BILANCIO 2014 : GUIDA ALLA PROCEDURA PER L'APPROVAZIONE

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1 BILANCIO 2014 : GUIDA ALLA PROCEDURA PER L'APPROVAZIONE a cura di Celeste Vivenzi Le modalità di approvazione del bilancio sono diverse a seconda del tipo si società interessate : S.P.A. e S.A.P.A : si applica l'art del c.c. e gli Amministratori devono convocare l'assemblea per approvare il documento tramite avviso di convocazione da pubblicarsi sulla Gazzetta Ufficiale o su un quotidiano identificato nello Statuto Sociale almeno 15 giorni prima del termine previsto per l'adunanza. Per le società che non ricorrono al capitale di rischio lo Statuto può prevedere un termine ridotto a 8 giorni attraverso l'utilizzo di mezzi atti a garantire il ricevimento dell'avviso di convocazione ( fax,posta elettronica,lettera a mano con firma per ricevuta). L'art del c.c. prevede comunque la possibilità di convocare l'assemblea validamente,quindi in deroga alle modalità di cui sopra, quando è presente l'intero Capitale sociale,quando partecipa all'assemblea la maggioranza dei componenti dell'organo Amministrativo e di controllo, quando gli intervenuti sono stati informati sugli argomenti posti all'ordine del giorno ed infine quando nessuno si oppone alla trattazione degli argomenti. S.R.L.: l'art bis del c.c. delega allo Statuto sociale le modalità di convocazione dell'assemblea e, in mancanza di regole, tale avviso deve essere effettuato tramite lettera raccomandata ai Soci presso il

2 domicilio risultante dal Registro delle Imprese da spedirsi almeno 8 giorni prima dalla data fissata per la riunione. L'art bis del c.c. dispone che, pur in assenza delle modalità di convocazione descritte in precedenza, l'assemblea è valida in presenza dell'intero capitale sociale, quando l'intero organo Amministrativo e di controllo sono presenti o sono comunque stati informati della riunione e quando nessuno si oppone alla trattazione degli argomenti posti all'ordine del giorno. Il termine ordinario per l'approvazione del bilancio è regolato dall'art del c.c. e dall'art bis che prevedono per entrambe le tipologie societaria un termine non superiore ai 120 giorni dalla chiusura dell'esercizio; per la validità dell'assemblea occorre la presenza del seguente quorum: -S.P.A. E SAPA: deve essere presente almeno il 50 % del capitale sociale ( lo Statuto può prevedere anche percentuali maggiori); -S.R.L. : deve essere rappresentato almeno il 50 % del Capitale sociale. Gli articoli 2364 e 2478-bis del c.c. prevedono la possibilità di approvare il bilancio entro il termine di 180 giorni quando si è in presenza di almeno una delle seguenti condizioni: -redazione del bilancio consolidato; -quando si è in presenza di particolari esigenze della società ( la norma è rigida e tra i casi più importanti si possono citare: presenza di operazioni straordinarie o di ristrutturazione aziendale,approvazione degli stati di avanzamento dei lavori per le imprese edili, riorganizzazione interna della società in prossimità dell'approvazione del bilancio, modifiche del sistema informatico aziendale, presenza nell'attivo sociale di partecipazioni che devono essere valutate con il metodo del patrimonio netto,creazioni di patrimoni destinati a specifici affari di cui all'art.2447 del c.c.,presenza si sedi secondarie che richiedono tempi maggiori per determinare i valori di bilancio ).Lo spostamento del termine in 180 gg. deve essere previsto nell'atto Costitutivo / Statuto della società, pena il divieto di utilizzo del termine in oggetto e gli Amministratori devono segnalare nella relazione sulla gestione il motivo dello spostamento del termine e nel verbale di approvazione del bilancio deve essere menzionata la proroga. Per le società che adottano il classico Consiglio di Amministrazione / Amministratore Unico e la presenza del Collegio Sindacale si rende utile una discussione sul progetto di bilancio da parte dell'organo Amministrativo in carica entro i seguenti termini: -30 giorni prima della data prevista per l'assemblea in caso di presenza nella società dell'organo di controllo;

3 -15 giorni prima della data prevista per l'assemblea negli altri casi. Gli Amministratori devono esaminare il contenuto dello Stato Patrimoniale e del conto economico, della Nota Integrativa e della relazione sulla gestione se prevista dalla normativa, decidere la destinazione dell'utile o della perdita dell'esercizio e fissare la data di approvazione del bilancio da parte dell'assemblea dei soci. LA PROBLEMATICA DELL'INVALIDITA' DELLA DELIBERA DI APPROVAZIONE DEL BILANCIO Il termine ordinario applicabile per l'annullamento della delibera è di tre mesi dal deposito nel registro delle imprese mentre il termine per proporre azione di nullità della delibera è di tre anni dal deposito nel registro imprese ; tuttavia l'art bis del c.c. dispone che non possono essere proposte azioni di invalidità/annullabilità delle delibere dopo che è avvenuta l'approvazione del bilancio dell'esercizio successivo( le regole valgono sia per le SPA che per le SRL). IL PERCORSO PER L APPROVAZIONE DEL BILANCIO 2013 PREMESSA GENERALE Entro il prossimo 30 aprile 2014 le società di capitali devono provvedere all'approvazione del bilancio chiuso al 31/12/2013. L'approvazione può, in generale, avvenire entro il maggior termine di 180 giorni, ove tale possibilità sia prevista dallo Statuto, se sussistono particolari esigenze connesse alla struttura ed all oggetto della società e per le società tenute al consolidamento del bilancio. Il Bilancio (Conto Economico,Stato Patrimoniale, Nota integrativa ed eventualmente Relazione sulla Gestione ) è redatto dagli Amministratori (Consiglio di Amministrazione o Amministratore Unico). Il bilancio va predisposto, entro il 31 marzo e gli amministratori lo trasmettono al Collegio Sindacale (o al revisore unico almeno 30 gg. prima della data fissata per l Assemblea (tenuto conto dell eventuale differimento nei 180 giorni) mentre, in assenza di controllo contabile, deve essere predisposto entro il 15 aprile. In seguito deve essere depositato presso la sede sociale almeno 15 giorni prima della data prevista per la riunione dell Assemblea unitamente alla relazione del Collegio sindacale se presente..nelle società in cui è presente l'organo di controllo ovvero il collegio sindacale, il sindaco unico o il revisore/società di revisione quest'ultimo deve riferire all Assemblea sui risultati dell esercizio sociale, avanzando osservazioni e proposte in ordine al bilancio ed alla sua approvazione e predisporre la Relazione del Collegio Sindacale, di cui all art Codice civile.

4 L'Assemblea è regolarmente costituita anche in assenza della formalità della convocazione se : -sono presenti tutti i soci rappresentanti l'intero Capitale sociale; -sono presenti o informati gli Amministratori e abbiano consentito alla convocazione; -sono presenti o informati I sindaci e abbiano consentito alla convocazione; -nessuno si oppone alla trattazione dell'ordine del giorno. LA CONVOCAZIONE DELL ASSEMBLEA L Assemblea è convocata dagli Amministratori secondo le modalità previste dallo Statuto ovvero in mancanza tramite lettera raccomandata A/R con un preavviso di almeno 8 gg prima dell adunanza( non si tiene conto del giorno della spedizione della raccomandata e si conta l'ultimo giorno).l Assemblea è regolarmente costituita anche in assenza della formalità di convocazione nel caso in cui sono presenti tutti i soci, sono presenti o informati tutti gli Amministratori in carica, sono presenti o informati tutti i membri effettivi del Collegio Sindacale (se esistente) e nessuno si opponga alla trattazione dell argomento. Vi è da dire che gli Statuti moderni prevedono modalità di convocazione innovative quali: pecfax, sms e convocazioni dell'assemblea anche in videoconferenza. Il Termine ordinario per la prima convocazione dell'assemblea per l'approvazione del bilancio d'esercizio, è fissato entro i 120 giorni dalla chiusura dell'esercizio sociale (art bis C.C.) e pertanto entro il 30/04/2013. Se lo statuto lo prevede, il termine può essere differito a 180 giorni dalla chiusura dell'esercizio, in presenza di particolari esigenze. Il MANCATO RISPETTO DEI TERMINI DI CONVOCAZIONE (O DI MOTIVAZIONE DEL RINVIO) non determina l invalidità della delibera di approvazione del bilancio ma comporta la eventuale responsabilità degli amministratori (e dei sindaci) per essere venuto meno ai loro doveri (ex art C.C.). Per l'approvazione del Bilancio gli Amministratori possono ricorrere alla riunione assembleare (anche a distanza) ovvero alla riunione non assembleare dove i soci non si riuniscono ma deliberano in forma scritta. In presenza di perdite superiori al terzo del Capitale l'avviso di convocazione deve fare riferimento agli art bis e 2482-ter del codice civile. La delega del Socio a d un terzo è valida se prevista dallo Statuto e la delega al Consulente del Socio è valida con il consenso unanime di tutti i Soci. LA RESPONSABILITÀ DEGLI AMMINISTRATORI In materia di responsabilità degli Amministratori si possono rilevare le seguenti casistiche:

5 -la responsabilità patrimoniale per danni causati alla società; - la sanzione da euro a euro (art CC), aumentata di 1/3 in caso di convocazione in presenza di perdite (superiori al terzo o comportanti la perdita del capitale) e la responsabilità personale che comporta la revoca per giusta causa. Le sanzioni si applicano autonomamente a ciascun amministratore e a ciascun membro del Collegio sindacale (se esistente). La possibilità di convocazione nei 180 gg. è condizionata all esistenza di apposita clausola nello statuto e al verificarsi di particolari esigenze relative alla struttura ed all oggetto sociale (il BILANCIO CONSOLIDATO è sempre una causa valida per il rinvio). La scelta di avvalersi del rinvio nei 180 giorni andrà riportato nel "Libro delle determinazioni dell'amministratore Unico" dove andranno circostanziate le particolari esigenze che motivano la richiesta e tale decisione deve essere formalizzata anche nella Nota Integrativa. N.B. E' la Convocazione dell'assemblea che deve avvenire entro i 120 gg. dalla chiusura dell'esercizio ovvero entro 180 gg. in presenza di specifici motivi e non l'approvazione del bilancio (in effetti ci potrebbe essere la regolare convocazione dell'assemblea ma non la susseguente approvazione del bilancio ). La protratta mancanza di approvazione del bilancio (art c.c.) ha come conseguenza la possibile messa in liquidazione dietro apposita istanza od opera degli Amministratori ovvero dietro ordine del Giudice a seguito di istanza di uno dei Soci. La mancata approvazione del bilancio in prima convocazione può dipendere da molteplici motivi : -mancanza quorum deliberativo,mancanza quorum costitutivo,mancanza di votazione(aggiornamento ad altra data ),irregolarità nella prima convocazione( ad esempio omissione ordine del giorno). La convocazione dell'assemblea in seconda convocazione può avvenire con due modalità a seconda del caso di specie: -1)se lo Statuto prevede la possibilità di fissare l'assemblea in seconda convocazione non va convocata una nuova assemblea se la prima convocazione ha già provveduto in materia ;- se invece in prima convocazione non si è provveduto a fissale la data della nuova assemblea essa deve essere riconvocata nel rispetto dello Statuto; - anche se lo Statuto non prevede la possibilità di fissare le adunanze in seconda convocazione occorre riconvocare l'assemblea. Altra casistica è l'assemblea mantenuta aperta : in questo caso essa è convocata nei termini e validamente costituita ma viene aggiornata ad altra data successiva ( non richiede, pur permettendo un allungamento dei termini per l'approvazione del bilancio, la convocazione di ulteriori convocazioni restando valida quella di prima convocazione.

6 ELENCO DELLE IPOTESI CHE GIUSTIFICANO LA CONVOCAZIONE ENTR0 180 GIORNI -SOCIETÀ CON PIÙ SEDI DISTACCATE (anche nel medesimo Comune); -RISTRUTTURAZIONI AZIENDALI; -ASSENZA DEL PERSONALE AMMINISTRATIVO come dimissioni o licenziamento, gravidanze o malattie prolungate, ecc.); -SOSTITUZIONE DEL SISTEMA INFORMATICO ; -CAUSE DI FORZA MAGGIORE come calamità naturali, furti, incendi ; -ADOZIONE DEGLI IAS nell'esercizio di prima applicazione dei principi contabili internazionali; -SOCIETÀ COLLEGATE per la necessità di verifiche sui bilanci delle società partecipate. L'ASSEMBLEA IN SECONDA CONVOCAZIONE Quando l'assemblea in prima convocazione non delibera l'approvazione del bilancio è possibile ricorrere alla seconda convocazione. I motivi che giustificano la convocazione in seconda chiamata sono : -mancanza del quorum deliberativo, mancanza del quorum costitutivo, irregolarità della prima convocazione. Il Termine per la convocazione dell'assemblea in seconda convocazione non può avvenire nello stesso giorno della prima e oltre 30 giorni dalla prima. Con il termine di assemblea in seconda convocazione si fa riferimento a tutte le situazioni in cui l'assemblea si riunisce successivamente alla prima e il riferimento va fatto anche per la terza convocazione e per tutte quelle successive che si rendessero necessarie. Come già chiarito non vi è un limite alle convocazioni delle assemblee; l'unico limite è configurato dalla mancata possibilità di approvare un bilancio e la conseguente messa in liquidazione per sopravvenuta impossibilità di raggiungimento dell'oggetto sociale.

7 QUORUM COSTITUTIVO E DELIBERATIVO Salvo diversa disposizione dell atto costitutivo, i soci deliberano con i seguenti quorum:.- costitutivo: almeno il 50% del capitale sociale;- deliberativo: maggioranza assoluta del capitale presente. A titolo informativo il 50 % a favore e il 50% non porta a nessuna delibera ; 50 % a favore e 50 % astenuti porta ud una delibera approvata. Non rileva il numero dei Soci ma il Capitale rappresentato. IL BILANCIO IN FORMA ABBREVIATA L art bis prevede la facoltà di redigere il bilancio in forma abbreviata per le società di capitali (Srl e Spa) che non hanno superato per 2 esercizi consecutivi almeno 2 dei seguenti limiti quantitativi (art. 1 c. 4 DLgs 173/08): PARAMETRI RIFERIMENTO Totale ATTIVO euro al netto dei fondi di ammortamento e di svalutazione) Totale RICAVI (voce A1 del Conto Economico) euro Media dei Dipendenti Media su base giornaliera (gg presenza di tutti i dipendenti/ 365) 50 dipendenti In particolare, il bilancio può essere redatto in forma abbreviata: A) nel primo esercizio di attività: se non siano stati superati 2 dei 3 parametri. In caso di esercizio di durata inferiore o superiore all anno solare, non va effettuato alcun ragguaglio a periodo. B) successivamente: se per 2 esercizi consecutivi (considerato quello in via di predisposizione) non siano superati 2 dei 3 parametri già in relazione al secondo di tali esercizi. APPROVAZIONE DEL BILANCIO E TERMINI PER IL VERSAMENTO DELLE IMPOSTE In via generale le imposte devono essere versate entro il giorno 16 del sesto mese successivo a quello di chiusura del periodo d'imposta ( 16 giugno ; in

8 presenza di differimento nei 180 gg. dell'approvazione le imposte vanno versate entro il giorno 16 del mese successivo ( 16 luglio). E' applicabile ad entrambi i casi il differimento di ulteriori 30 giorni con la maggiorazione dello 0,40%. Esempio DELIBERA DI DISTRIBUZIONE DEGLI UTILI Con l approvazione del bilancio i soci decidono circa la distribuzione degli utili solo se effettivamente conseguiti come risultanti da bilancio. L atto costitutivo può consentire una partecipazione agli utili non proporzionale alle partecipazioni sottoscritte, con l unico limite costituito dal divieto di patto leonino. La delibera di approvazione del bilancio che prevede anche la distribuzione degli utili va registrata entro 20 gg. dalla data dell atto soggetta ad imposta di registro in misura fissa di. 200 e in calce al verbale dell Assemblea devono essere indicati, alternativamente gli estremi di avvenuta registrazione con indicazione della data, del numero e dell Ufficio ricevente ovvero va evidenziato che la delibera è in corso di registrazione. DEPOSITO DEL BILANCIO AL REGISTRO IMPRESE Entro 30 giorni dall approvazione, il bilancio deve essere depositato presso il Registro delle Imprese ove la società ha la sede legale. Il DPCM 10/12/2008 ha introdotto l'obbligo di deposito del bilancio in formato "XBRL" per la redazione di bilanci delle società di capitali e delle cooperative. LA REDAZIONE DEI DOCUMENTI Il formato XRBL è richiesto per il deposito dei seguenti documenti: - bilanci in forma ordinaria, -bilanci in forma abbreviata, bilanci consolidati, Stati patrimoniali dei consorzi. Non è invece richiesta per altri documenti come ad esempio bilanci finali di liquidazione, fusioni, ecc.). Il file in formato XBRL, contiene lo Stato patrimoniale e il Conto economico ; il file in formato PDF/A riguarda la Nota integrativa relazione sulla gestione relazione del Collegio Sindacale (se esistente) relazione del soggetto incaricato al controllo contabile (se diverso dal Collegio sindacale) verbale di assemblea. Lo scorso 9 aprile 2014 è stata pubblicata, in consultazione, sul sito internet di Xbrl Italia ( la nuova tassonomia che consentirà di codificare digitalmente l'intero bilancio di esercizio, sia ordinario che abbreviato, comprensivo anche di nota integrativa. Per partecipare alla sperimentazione sarà sufficiente unire al deposito del bilancio un allegato disponibile sul sito Web-Telemaco contenente la nota integrativa in formato elaborabile (la nota integrativa in formato XBRL non è sostitutiva di quella in

9 formato PDF/A e l'avvio della sperimentazione è previsto da maggio 2014). Per il deposito di bilancio va utilizzato il Modello B del registro Imprese. ELENCO DEI SOCI Non esiste più l obbligo di presentazione dell elenco dei soci per le Srl (a differenza delle Spa), a decorrere dal deposito del bilancio Redazione istanza di deposito L'istanza di deposito deve essere in formato XBRL e va firmata digitalmente ed allegata alla pratica in aggiunta ai normali documenti di bilancio. I documenti informatici da depositare devono essere sottoscritti con la firma digitale, che può essere alternativamente apposta: 1) dal legale rappresentante della società (amministratore o liquidatore); 2) dal professionista incaricato del deposito. RETTIFICA DI UN BILANCIO GIÀ DEPOSITATO Nel caso di bilancio già depositato per il quale si accerti successivamente l'errata o omessa compilazione di parti dello stesso, è possibile procedere nel seguente modo: a)nel caso di errori di impaginazione o omissione di parti della documentazione relativa al deposito di bilancio già inviato: si dovrà procedere ad un nuovo deposito del bilancio con tutta la documentazione; b) qualora l'assemblea provveda ad una nuova approvazione del bilancio in quanto la precedente approvazione era riferita a documenti contabili che necessitino di rettifiche: si dovrà procedere ad un nuovo deposito del bilancio, compreso l'elenco soci riferito alla nuova data di approvazione (solo nel caso di Spa/Sapa), con tutta la documentazione. CELESTE VIVENZI