ARCHISCAN: SCANSIONE MASSIVA

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1 ARCHISCAN: SCANSIONE MASSIVA Scansione massiva con scanner Twain, riconoscimento OCR OMR BAR CODE Versione n Data : 29/09/2011 Redatto da: Veronica Gimignani Luca Mattioli Approvato da: Claudio Caprara Categoria: Documento tecnico Destinatari: Utenti, Commerciali, assistenti. Obiettivo Questo documento ha lo scopo di fornire le specifiche di funzionamento del programma ArchiScan Elenco delle versioni Inserite istruzioni per Doc Finder Modificata la gestione errore scanner, riprende da dove interrotto v.1 del Revisione contenuti 9/05/2010 Claudio Caprara, Veronica Gimignani ARCHISCAN_SCANSIONE_MASSIVA.DOCX Pagina n. 1 di 20

2 Indice 1 ArchiScan Requisiti per la scansione Requisiti per l etichettatura Processi standard Archivio sorgente Dav Documenti Acquisto Vendita e Contabili Etichettare alla ricezione Etichettare dopo la registrazione Organizzare gli archivi Creare GLI ARCHIVI DAV Relazionare Causali e tipi documento Attivare Doc Finder su Multi Configurare l esportazione per collegamento Archivia-Multi Configura ArchiScan per la Scansione Massiva DAV Scegliere / caricare il processo Importare e personalizzare il processo Scanner e dati fissi Configurare Archiprint per Archiviazione Prima nota Avviare il processo dei documenti contabili Stampa etichette Applicare le etichette Effettuare la scansione Apri Archivio Processo Automatico Controllo Progressivo Aggiornare Gecom Multi Registrazione a video Aggiornamento dei dati di registrazione (STPRI) Esportare prima nota da MULTI Eseguire Archiprint per Archiviare la prima nota generata Aggiornamento di multi dopo la registrazione Convertire archivi esistenti PARTICOLARITA Allegati alle dichiarazioni Creare\Importare il processo Creare un elenco per la stampa etichette stampa etichette Effettuare la scansione Campi Costanti Visualizzare il risultato della scansione Processo Automatico Comunicazioni agenzia entrate\f Creare\Importare il processo Scansione e Processo ARCHISCAN_SCANSIONE_MASSIVA.DOCX Pagina n. 2 di 20

3 1 ARCHISCAN ArchiScan è il modulo per la scansione massiva dei documenti cartacei e per il riconoscimento OCR, OMR e BAR CODE. E basato sui PROCESSI che sono un insieme di definizioni che determinano quale trattamento applicare alle immagini archiviate o acquisite con scanner. Un processo in genere individua: Una modalità per la separazione dei documenti. Gli scanner o i multifunzione trattano pagine, i documenti sono insiemi di pagine per cui occorre identificare un Elemento certo che fa capire inizio e fine di ogni documento come: o Un codice a barre in posizione fissa o Una etichetta con codice a barre in posizione variabile o Un foglio separatore Una modalità di Codifica Sempre nell ottica di trattare molti documenti, il processo dovrà includere una funzione di interpretazione del documento per ricavare le informazioni per l Archiviazione come: o La lettura del codice a barre (Bar Code) o La lettura di parte di testo (OCR) o La lettura di box marcati (OMR) Una modalità di memorizzazione La conservazione elettronica richiede formati sicuri, come tif, pdf/a, questi parametri vanno preparati e memorizzati nel Processo. 1.1 REQUISITI PER LA SCANSIONE ArchiScan può usare QUALSIASI SCANNER DOTATO DI INTERFACCIA TWAIN. Si possono anche importare immagini da multifunzione in formato TIF gruppo REQUISITI PER L ETICHETTATURA Occorre che al pc sia collegata e configurata una stampante di etichette di tipo Zebra Gk 420 T. La stampante deve essere dotata di etichette da 2 x 1 (50 mm x 25 mm) 1.3 PROCESSI STANDARD Il programma viene distribuito con alcuni processi già pronti, in questo manuale vengono illustrati i seguenti : DAV DOCUMENTI CONTABILI CLIENTI, FI DICHIARAZIONI, SG COMUNICAZIONI AGENZIE ENTRATE 1.4 ARCHIVIO SORGENTE I processi appoggiano le scansioni in un archivio temporaneo (SORGENTE) e i risultati finali nell archivio di conservazione della ditta ARCHISCAN_SCANSIONE_MASSIVA.DOCX Pagina n. 3 di 20

4 2 DAV DOCUMENTI ACQUISTO VENDITA E CONTABILI La scansione massiva dei documenti contabili (tutti) è semplice se si provvede a ETICHETTARE la prima pagina con un CODICE PARLANTE che indica: la Ditta, il Tipo documento, la Serie, il Numero progressivo. I tipi documento sono di tre tipi: Le fatture di vendita (codice 1), le fatture di acquisto (codice 2) I documenti contabili (codice 0), questi ultimi sono personalizzabili ma val la pena solo in situazioni particolarmente complesse. 2.1 ETICHETTARE ALLA RICEZIONE Le fatture (per legge) seguono il protocollo IVA che è un progressivo in base all inserimento nel registro iva o al numero di emissione (per le vendite). Se ordiniamo le fatture per data e applichiamo sopra una etichetta con progressivo, di fatto abbiamo solo anticipato la numerazione iva. L utente che registra dovrà FORZARE il protocollo e inserire come numero quello che trova sul documento. In realtà se si segue l ordine di data, i due numeri coincidono senza alcuna forzatura. I documenti Contabili normalmente non vengono numerati dal software gestionale, occorre quindi applicare una etichetta con progressivo PRIMA DELLA REGISTRAZIONE. Quando si registra il documento in prima nota, nel campo NUMERO DOCUMENTO, va riportato il numero presente sulla etichetta. Con l esportazione della Prima Nota per Archivia, si completano i dati di ricerca; contestualmente si può attivare sul gestionale il collegamento all immagine (Doc Finder) ARCHISCAN_SCANSIONE_MASSIVA.DOCX Pagina n. 4 di 20

5 2.2 ETICHETTARE DOPO LA REGISTRAZIONE Per le fatture si può attivare l etichettatura dopo la registrazione. In questo caso l etichetta deve seguire il protocollo ottenuto dalla prima nota I documenti Contabili dovranno in ogni caso essere numerati prima, anche le fatture di vendita possono essere etichettate prima, poiché il protocollo segue rigorosamente il numero della fattura che è un progressivo. L etichettatura post registrazione quindi rimane comoda solo per le fatture passive che con un po di organizzazione possono rientrare facilmente tra quelle numerate ante registrazione. 2.3 ORGANIZZARE GLI ARCHIVI Negli Studi, si tende a creare una struttura semplice che non faccia proliferare il numero di archivi da controllare. In genere viene creata un Area (06 DOCUMENTI ACQ. VEND. CLIENTI) Questa contiene un archivio per ogni ditta. All interno di quell archivio troviamo i diversi tipi di documenti dei diversi anni CREARE GLI ARCHIVI DAV Per la generazione degli archivi DAV (Documenti Acquisto e Vendita), possiamo utilizzare il wizard che consente di creare uno o più archivi contemporaneamente con pochi click. Da ArchiConfig, selezionare Strumenti Creazione archivi Dav e configurare i parametri di seguito descritti ARCHISCAN_SCANSIONE_MASSIVA.DOCX Pagina n. 5 di 20

6 Seleziono le ditte di cui voglio creare gli Archivi DAV 2. Indico il percorso Documenti, solitamente \\server\amdati\amdoc\dav, il programma poi si preoccuperà di creare una sottocartella per ogni ditta selezionata 3. Seleziono i Permessi 4. Indico l area predefinita per tutti gli archivi che verranno creati 5. Seleziono l utente responsabile che sarà abilitato alla masterizzazione dei documenti e avvio la creazione degli archivi 2.4 RELAZIONARE CAUSALI E TIPI DOCUMENTO I sistemi contabili sono basati sulle Causali mentre l archivio viene in genere organizzato per tipo documento. Esempio le fatture fornitori, a seconda della tipologia useremo le 3 causali sotto indicate ma tutte e tre verranno numerate progressivamente in base al sezionale. Quindi le 3 causali corrisponderanno al tipo documento 2 Fatture Fornitori. Fatture fornitori italia Causale 11 ; Fatture Fornitori R.S.M. Causale 17; Fatture Fornitori Intra cee Causale 19. Tutte sono fatture Fornitori e vanno nello stesso registro con la stessa numerazione. Per ogni causale utilizzata indicare il tipo documento corrispondente 0 doc. generici 1 Fatt. Vendita 2 Fatt. Acquisto Per «relazionare» correttamente i movimenti contabili con l archivio dei documenti occorre gestire il «Dizionario Causali» ARCHISCAN_SCANSIONE_MASSIVA.DOCX Pagina n. 6 di 20

7 2.5 ATTIVARE DOC FINDER SU MULTI Per attivare in Gecom Multi la visualizzazione dei documenti conservati, occorre attivare Doc Finder In Multi andare in Gesarc Tabelle 27 Personalizzazione Procedura 1 Personalizzazione Procedura Flag 25 (Interno 95) mettere S 2.6 CONFIGURARE L ESPORTAZIONE PER COLLEGAMENTO ARCHIVIA-MULTI Da Archivia Plus selezionare Utilità Configurazione Esportazione per applicativi esterni Cliccare su Nuovo 7 2. Selezionare gli Archivi per i quali si desidera attivare l esportazione 3. Indicare il nome della procedura MULTI 4. Indicare il percorso di Esportazione. In questo caso occorre indicare lo stesso percorso specificato in MULTI GESARC 1 24 Indirizzari Archivi per ARCHIVIA 5. Indicare il prefisso del file che verrà esportato DAV 6. Indicare i campi da includere nell esportazione selezionandoli con l apposito bottone. I campi che è necessario includere sono Anno, Cod_tipo_doc_f, Tipo_doc_f, Num_Doc, Serie_Doc, Data_Reg, Num_reg, Causale_num, Causale, Cod, Ditta, Piva, Cod_Fiscale. 7. Salvare la configurazione ARCHISCAN_SCANSIONE_MASSIVA.DOCX Pagina n. 7 di 20

8 3 CONFIGURA ARCHISCAN PER LA SCANSIONE MASSIVA DAV Avviare ArchiScan e scegliere Acquisizione Twain. I comandi a sinistra avviano : 1. La Scansione 2. L annullamento 3. La stampa delle Etichette 4. Il processo di riconoscimento 5. Il processo manuale 6. Il controllo dei progressivi 7. L esportazione dati per Docfinder. 3.1 SCEGLIERE / CARICARE IL PROCESSO 1. Scelta del processo 2. Configurazione del processo 3. Log delle elaborazioni 4. Aggiorna la videata 5. Apre l archivio delle scansioni Se il processo non è caricato, con la scelta 2, si accede ad un secondo menu dove possiamo importare una definizione aggiornata ARCHISCAN_SCANSIONE_MASSIVA.DOCX Pagina n. 8 di 20

9 3.1.1 IMPORTARE E PERSONALIZZARE IL PROCESSO Cliccate su Importa Processo, viene chiesto di indicare un file valido, selezionare il file che contiene la definizione del processo( processo_d AV.xml), scaricabile dall area aggiornamenti e confermate. Le impostazioni vengono caricate e possono essere modificate. Vanno modificati i due archivi, quello sorgente e quello di destinazione. E salvare le modifiche. Si consiglia di selezionare come Archivio di destinazione di Default, l archivio DAV DOCUMENTI CONTABILI DITTA XXX che non è associato ad alcuna ditta. In questo modo avremo un archivio di scarto per i documenti scansionati di cui erroneamente non abbiamo creato l archivio di destinazione. 3.2 SCANNER E DATI FISSI Se lo scanner è installato, viene visualizzato nella lista. L impostazione dei campi fissi, serve ad inserire dei valori che devono essere riportati su tutti i documenti che verranno acquisiti, L anno viene sempre mostrato perché requisito fondamentale di tutti i processi. Gli altri campi si attivano con il comando Scelta scanner 2. Attiva scansione veloce, nascondendo interfaccia driver e richiesta inserimento altri documenti 3. Configura scanner 4. Aggiorna videata 5. Imposta Anno 6. Imposta altri campi fissi del processo ARCHISCAN_SCANSIONE_MASSIVA.DOCX Pagina n. 9 di 20

10 4 CONFIGURARE ARCHIPRINT PER ARCHIVIAZIONE PRIMA NOTA Avviare Archiprint Configurazione Imposta Spooler e creare le configurazioni per archiviare la prima nota per ditte ordinarie e semplificate Cliccare su Nuovo Proprietà impostare i parametri della maschera che viene aperta. 1. Selezionare l opzione Singolo o più files 2. Impostare il percorso (indicare lo stesso 1 percorso specificato in MULTI GESARC 1 24 Indirizzari Archivi per ARCHIVIA) e il nome del file che dovrò archiviare; STPRIO*.TXT per le 5 ditte ordinarie e STPRIS*.TXT per le semplificate. 3. Scegliere lo schema; STPRIO10XX.scm per le ordinarie e STPRIS10XX.scm per le semplificate. 4. Scegliere l archivio, genericamente DAV DOCUMENTI CONTABILI DITTA XXX 5. Seleziono l opzione Aggiorna i valori dei campi e clicco su OK AVVIARE IL PROCESSO DEI DOCUMENTI CONTABILI 5.1 STAMPA ETICHETTE Collegata la stampante, caricate le etichette, il nastro e dopo aver effettuato la calibrazione, possiamo stampare le prime etichette. 1. Seleziona il processo 2. Scegli la stampante, 3. Scegli la ditta 4. L anno 5. Il tipo documento 6. Il sezionale 7. Il numero iniziale 8. e finale 9. Numero documento Inziale, può essere ottenuto con il comando Ultimo valore (+1) 10. Carica un file csv con i codici da usare. La funzione 9 interroga l archivio per vedere quanti documenti di quel tipo sono già presenti e propone il numero successivo APPLICARE LE ETICHETTE Le etichette vanno applicate sulla prima pagina di ogni documento ARCHISCAN_SCANSIONE_MASSIVA.DOCX Pagina n. 10 di 20

11 5.2 EFFETTUARE LA SCANSIONE Impostato l anno fiscale e eventuali altri campi fissi possiamo avviare la scansione. Si apre l interfaccia dello scanner dove possiamo effettuare le regolazioni necessarie e con il comando di scansione avviare la lettura Nel riquadro centrale vediamo l avanzamento dell acquisizione e la codifica ottenuta con il riconoscimento dell etichetta APRI ARCHIVIO Si apre l archivio sorgente dove sono state memorizzate temporaneamente le scansioni e si possono effettuare le eventuali correzioni PROCESSO AUTOMATICO Lanciando il processo automatico, i documenti, inizialmente nell archivio di Appoggio scansioni, verranno convertiti in PDF/A e inseriti negli archivi delle singole ditte. 5.4 CONTROLLO PROGRESSIVO Tutti i documenti contabili devono avere un progressivo, questa funzione controlla che non vi siano buchi nella numerazione. Possiamo effettuare un controllo sul lotto (una serie di scansioni è chiamata Lotto di scansione) o su tutti gli archivi. - Controllo lotto: genera un report con i risultati del controllo evidenziando i Buchi - Controllo archivi: Controlla l intero archivio coinvolto nel processo di quel lotto. In pratica se c erano già dei documenti esamina anche quelli. Il report è un file PDF. 5.5 AGGIORNARE GECOM MULTI E possibile effettuare l esportazione dei documenti in questa fase. In questo modo, creeremo un collegamento al documento scansionato nell area dei documenti IN ATTESA DI REGISTRAZIONE di Multi. Avremo cosi la possibilità di registrare direttamente da MPRI richiamando con Docfinder le immagini a video ARCHISCAN_SCANSIONE_MASSIVA.DOCX Pagina n. 11 di 20

12 5.6 REGISTRAZIONE A VIDEO Per poter accedere ai documenti in attesa di registrazione da MULTI lanciare MPRI e premere F3 (o cliccare sul bottone Doc. Docfind). Comparirà l elenco delle ditte che hanno documenti da registrare; selezionare la ditta e premere invio. Dopo aver inserito data di Registrazione e Causale premere nuovamente F3, comparirà l elenco di documenti che per quel tipo di causale dobbiamo registrare, selezionare il documento e premere invio, verrà aperta l immagine e contestualmente avviata la registrazione dello stesso in prima nota. Al termine, il documento verrà automaticamente collegato alla registrazione appena effettuata, attivando la possibilità di essere visualizzato in consultazione dei movimenti nei comandi MPRI e MINQ. 5.7 AGGIORNAMENTO DEI DATI DI REGISTRAZIONE (STPRI) Una volta completate le registrazioni, sarà necessario integrare le scansioni presenti In Archivia Plus, con i dati di prima nota presenti in MULTI ARCHISCAN_SCANSIONE_MASSIVA.DOCX Pagina n. 12 di 20

13 5.7.1 ESPORTARE PRIMA NOTA DA MULTI Lanciare il comando STPRI. 1. Scegliere Gen. Spool per Archivia ordinario o Gen. Spool per Archivia se2mplificato 2. Impostare i filtri di esportazione 3. Impostare il nome del file STPRIO.TXT o STPRIS.TXT che verrà generato 4. Selezionare la ditta o le ditte da esportare 5. Cliccare su stampa e confermare ESEGUIRE ARCHIPRINT PER ARCHIVIARE LA PRIMA NOTA GENERATA Eseguire Archiprint e attivare l archiviazione spuntando il flag Archiviazione Spools di stampa ARCHISCAN_SCANSIONE_MASSIVA.DOCX Pagina n. 13 di 20

14 5.8 AGGIORNAMENTO DI MULTI DOPO LA REGISTRAZIONE Se attiviamo l esportazione in questa fase in Gecom Multi, viene aggiornato il codice immagine nel record contabile. Archivia Plus Utilità Esportazione per applicativi esterni. Con il comando Esporta esportiamo solo i documenti non esportati, con Riesporta, riesportiamo tutti i documenti Avviando il comando MPRI, i dati esportati da Archivia Plus verranno caricati in MULTI, consentendo di richiamare il documento dalla variazione\ricerca di prima nota e dal partitario (MPRI, MINQ, MINQS). Abbiamo aggiunto nel visualizzatore la possibilità di aprire l archivio in cui il documento visualizzato è contenuto. In questo modo sarà possibile sfruttare tutte le funzioni del programma per gestire il documento archiviato ARCHISCAN_SCANSIONE_MASSIVA.DOCX Pagina n. 14 di 20

15 5.9 CONVERTIRE ARCHIVI ESISTENTI Per adattare Archivi già esistenti e provenienti da vecchie gestioni di scansione massiva è possibile utilizzare lo strumento di conversione Archivi DAV (Archiconfig Strumenti Conversione DAV). Per casi particolari o dubbi si consiglia comunque di contattare il servizio di assistenza assistenza@multimediait.net PARTICOLARITA Gli archivi destinazione hanno una chiave primaria formata dai campi: Anno Cod Cod_tipo_doc_f Serie Num_doc e non hanno il dizionario delle anagrafiche agganciato (per gestire anche le ditte quater). L archivio sorgente, al contrario, non ha chiave primaria e il dizionario delle anagrafiche è agganciato a tutti i campi correttamente ARCHISCAN_SCANSIONE_MASSIVA.DOCX Pagina n. 15 di 20

16 6 ALLEGATI ALLE DICHIARAZIONI Tramite l apposizione di una etichetta sulla prima pagina del fascicolo, è possibile acquisire ed abbinare in maniera massiva e automatica gli allegati alle relative dichiarazioni. Occorre un archivio Sorgente uguale all archivio Dichiarazioni senza chiave primaria. L etichetta, in questo caso, sarà formata dal codice Redditi del contribuente e dal codice tipo documento che identifica il modello al quale collegare l allegato. 6.1 CREARE\IMPORTARE IL PROCESSO Se non avete il processo FI DICHIARAZIONI, sarà possibile importarlo automaticamente, scaricandone la definizione dall area download aggiornamenti ( processo_DICHIARAZIONI.xml). Dopo averlo importato sarà sufficiente impostare i due archivi Sorgente e Destinazione e salvare le modifiche effettuate. 6.2 CREARE UN ELENCO PER LA STAMPA ETICHETTE Aprite l archivio Dichiarazioni e fate la ricerca di un tipo documento (in questo caso abbiamo cercato i 760) Con la funzione Archivio Esporta in formato CSV, create un file che contiene tutti i codici dei dichiaranti(esportiamo solo il campo Cod_R) ARCHISCAN_SCANSIONE_MASSIVA.DOCX Pagina n. 16 di 20

17 6.3 STAMPA ETICHETTE Dopo aver selezionato il processo Dichiarazioni, selezionare Stampa Etichette. Impostare la stampante, scegliere il tipo di documento e anzichè indicare dei valori, caricare il file CSV creato in precedenza. Stampare e applicare l etichetta sulla prima pagina del fascicolo. 6.4 EFFETTUARE LA SCANSIONE Se non lo avete fatto, dovete prima selezionare uno scanner (6) e regolare il driver (7). Con Avvia Scanner vengono acquisiti i documenti. Il formato di memorizzazione, l archivio di destinazione, i parametri di riconoscimento sono già presenti nel processo quindi l operatore deve SOLO REGOLARE LO SCANNER CAMPI COSTANTI Si può avere la necessità di inserire valori costanti (come l anno) da riportare in tutti I documenti. Con il comando 10 si apre la scheda dell archivio per digitare quanto desiderato VISUALIZZARE IL RISULTATO DELLA SCANSIONE Si apre l archivio sorgente dove sono state memorizzate temporaneamente le scansioni ARCHISCAN_SCANSIONE_MASSIVA.DOCX Pagina n. 17 di 20

18 6.5 PROCESSO AUTOMATICO Viene effettuato il riconoscimento dell etichetta. viene anche creato il documento finale in TIF e inserito nello stesso record della dichiarazione. Per visualizzare il modello o l immagine usare il comando Join ARCHISCAN_SCANSIONE_MASSIVA.DOCX Pagina n. 18 di 20

19 7 COMUNICAZIONI AGENZIA ENTRATE\F23 Dalla versione è possibile scansionare massivamente tutte le comunicazioni inviate all agenzia delle entrate. In questo caso non sarà necessario applicare l etichetta barcode, in quanto i documenti vengono già prodotti all origine con il Barcode. Consigliamo oltretutto di scansionare come pagina allegata alla comunicazione anche la copia dell F23 Versato. Sfruttando quindi l archiviazione dei documenti in formato pdf prodotti in fase di Gestione Bolli (vedi Leggimi Bolli), e la scansione massiva degli stessi (ricordiamo che i documenti che vengono modificati dopo la stampa per poter essere conservati devono essere scansionati), saremo in grado di ottenere un archiviazione completa e valida fiscalmente per F23 e comunicazioni. 7.1 CREARE\IMPORTARE IL PROCESSO Se non avete il processo SG COMUNICAZIONI AGENZIA ENTRATE, sarà possibile importarlo automaticamente, scaricandone la definizione dall area download aggiornamenti ( processo_COMUNICAZIO NI.xml). Dopo averlo importato sarà sufficiente impostare i due archivi Sorgente e Destinazione e salvare le modifiche effettuate. Per il corretto funzionamento del processo è necessario aver creato gli archivi sorgente e destinazione con versione o successiva ARCHISCAN_SCANSIONE_MASSIVA.DOCX Pagina n. 19 di 20

20 7.2 SCANSIONE E PROCESSO Per quanto riguarda la scansione ed il processo i passaggi sono gli stessi visti nei precedenti processi DAV e DICHIARAZIONI. Come risultato finale avremo la copia cartacea della comunicazione e dell f23 abbinati alla comunicazione precedentemente archiviata in formato pdf nell archivio SG1 INVIATI/RICEVUTI XXXX. Di seguito l elenco delle operazioni da compiere: 1. Archiviare F23(Gestione Bolli+Autospool), formato pdf 2. Archiviare comunicazione(gestione Bolli + Autospool), formato pdf 3. Scansione Massiva Comunicazioni con allegati F23 Versati, formato immagine tif 4. Processo di unione documenti scansionati con pdf precedentemente archiviati, formato pdf+tif ARCHISCAN_SCANSIONE_MASSIVA.DOCX Pagina n. 20 di 20