GESTIONE DEI DOCUMENTI DI REGISTRAZIONE DELLA QUALITA E ANALISI DEI DATI

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1 Pag. 1 di 8 ANALISI DEI DATI INDICE 1. Scopo e campo di applicazione 2. Termini e definizioni 3. Legenda 4. Documenti di riferimento 5. Flusso delle modalità operative 6. Modalità operative aggiuntive 7. Descrizione delle revisioni Copia controllata n. 3 RQ DS 01/10/14 2 RQA DS 01/10/12 1 RQA DS 29/10/09 0 RQA DS 20/06/03 Sigla( ) Firma Sigla( ) Firma Rev. Data Redazione/Verifica Approvazione ( ) Sigla Funzione

2 Pag. 2 di 8 1. SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE 1.1 La presente procedura stabilisce le modalità, le prescrizioni e le responsabilità per tenere sotto controllo le registrazioni della qualità (in termini della loro identificazione, distribuzione, archiviazione, protezione, reperibilità, durata di conservazione ed eliminazione) ed effettuare l analisi dei dati per valutare la possibilità di miglioramenti dell efficacia dei processi e servizi del Sistema di Gestione per la Qualità (SGQ) dell'istituto G. Bonfantini. 1.2 La gestione della documentazione generale del SGQ è stabilita nella procedura DOC Tutte le Funzioni dell Istituto sono responsabili dell applicazione della presente procedura. 2. TERMINI E DEFINIZIONI Definizione Registrazione della qualità Azione Correttiva Azione Preventiva Descrizione Documento che riporta i risultati ottenuti o le attività svolte per fornire evidenza della conformità ai requisiti e dell efficace funzionamento del Sistema di Gestione per la Qualità. Il documento può avere qualunque forma o tipo di supporto. Azione adottata per eliminare la causa di una non conformità rilevata o di altre situazioni indesiderabili rilevate. Azione adottata per eliminare la causa di una potenziale non conformità o di altre situazioni potenzialmente indesiderabili. 3. LEGENDA Sigla Definizione DS DSGA RQ RA SGQ N/A ISO Dirigente Scolastico Direttore dei Servizi Generali e Amministrativi Responsabile Qualità Responsabile Accreditamento Sistema di Gestione per la Qualità Non applicabile International Standard Organization

3 4. DOCUMENTI DI RIFERIMENTO 4.1. Leggi/norme Pag. 3 di 8 Norma ISO 9000: 2000 Norma ISO 9001: 2008 Norma ISO 9004: 2000 Sistema di Gestione per la qualità Fondamenti e terminologia Sistemi di Gestione per la qualità Requisiti Sistemi di Gestione per la qualità Linee guida per il miglioramento delle prestazioni 4.2. Procedure DOC-01 MAM-04 MAM-05 RIS-01 RIS-02 SER-03 Redazione, verifica, emissione e distribuzione delle Procedure, delle Istruzioni e dei moduli del Sistema di Gestione per la Qualità Gestione delle azioni correttive Gestione delle azioni preventive Formazione, aggiornamento e qualificazione Gestione della struttura Approvvigionamento 4.3. Istruzioni N/A 4.4. Modulistica N/A

4 Pag. 4 di 8 5. FLUSSO DELLE MODALITA OPERATIVE PROCESSO DI GESTIONE DELLE REGISTRAZIONI DELLA QUALITA Fase Attività Responsabile Documenti prodotti o applicati Procedure e Istruzioni di riferimento Analisi dei processi da documentare 10 con le relative registrazioni 20 Emissione modulistica di registrazione RQ + Funzioni coinvolte DS +RQ + Funzioni coinvolte Appunti Procedure/Istruzioni con Moduli di registrazione DOC-01 DOC Registrazioni da tenere sotto controllo RQ ISO 9001: Compilazione/emissione 50 Distribuzione 60 Archiviazione / protezione / reperibilità 70 Conservazione/eliminazione Funzione emittente Funzione emittente Funzione emittente Funzione emittente Registrazioni firmate

5 Pag. 5 di 8 PROCESSO DI PER IL MIGLIORAMENTO Fase Attività Responsabile Documenti prodotti o applicati Procedure e Istruzioni di riferimento 10 Elementi in ingresso per l analisi dei dati relativi a: Registrazioni da tenere sotto controllo Soddisfazione/insoddisfazione degli Utenti esterni e interni Indicatori Prestazioni dei Fornitori 20 Analisi dei dati con tecniche statistiche ove applicabili Tutte le Funzioni Responsabili + RQ Analisi di tendenza RIS-01 RIS-02 SER Azioni correttive RQ MAM Azioni preventive RQ MAM Progetti di miglioramento DS 60 Funzioni emittenti Archiviazione

6 Pag. 6 di 8 6. MODALITA OPERATIVE AGGIUNTIVE 6.1 PER IL PROCESSO DI GESTIONE DELLE REGISTRAZIONI Le registrazioni necessarie nell ambito dei processi dell Istituto sono decise a seguito dell analisi fatta dalle Funzioni/Enti coinvolti col supporto di RQ per stabilire le procedure/istruzioni documentate da emettere e gestire secondo la procedura DOC-01. La modulistica di registrazione predisposta per la compilazione è elencata nel punto 4.4 delle procedure operative e viene resa disponibile e tenuta aggiornata a cura di RQ. 30 Le registrazioni (documenti o moduli) riguardano le evidenze oggettive richieste dalla norma ISO 9001: 2008 che sono le seguenti (fra parentesi i punti della norma con la specifica richiesta): risultati dei riesami SGQ della Direzione (5.6.1) registrazioni per il personale (6.2.2) su: grado di istruzione, aggiornamento ecc. registrazioni necessarie per la conformità dei processi di erogazione dei servizi ai requisiti definiti dall Istituto (7.1) risultati dei riesami dei requisiti del servizio in sede del Piano di Offerta Formativa (POF) (7.2.2) requisiti in ingresso per la progettazione (7.3.2) risultati dei riesami della progettazione (7.3.4) risultati delle verifiche della progettazione (7.3.5) risultati delle validazioni della progettazione (7.3.6) risultati del riesame delle modifiche alla progettazione (7.3.7) risultati delle valutazioni dei fornitori di prodotti (7.4.1) risultati dei sistemi di misura dell apprendimento (7.6) risultati degli audit (8.2.2) evidenze della conformità del servizio ai criteri di accettabilità (8.2.4) registrazioni relative al servizio non conforme (8.3) risultati delle azioni correttive (8.5.2) risultati delle azioni preventive (8.5.3). 40 Le registrazioni, adeguatamente identificate secondo le procedure applicabili, devono avere come minimo la firma del compilatore; le eventuali firme aggiuntive di verifica/approvazione devono essere apposte quando prescritte dalle procedure applicabili. Le firme autografe o le sigle informatiche devono permettere di identificare le persone responsabili. Le registrazioni devono essere facilmente identificabili e rimanere leggibili per la durata di conservazione prescritta dalle misure applicabili alla gestione dei documenti scolastici (v. fase 70) e devono essere rintracciabili. 50 La distribuzione delle registrazioni, quando applicabile, deve essere indicata sui documenti stessi. 60 L archiviazione deve essere fatta con modalità che assicurino la loro pronta reperibilità e la loro protezione e riservatezza. Le registrazioni sono disponibili per presa visione presso l Istituto da parte dell Utente. 70 La durata minima dell archiviazione (tempi aggiuntivi all anno di emissione delle registrazioni) deve essere di: in generale conforme ai requisiti normativi per la gestione dell Istituto Scolastico 10 anni per le registrazioni attinenti alla sicurezza e/o a requisiti cogenti senza limiti di tempo per le registrazioni di natura storica per l Istituto e/o ai fini della conservazione delle conoscenze.

7 Pag. 7 di 8 L eliminazione delle registrazioni obsolete (invio al macero se cartacee, eliminazione file se elettroniche) dopo la scadenza della durata di conservazione deve essere autorizzata dal DS e deve essere conforme ai metodi indicati dalla legislazione applicabile. 6.2 PER IL PROCESSO DI PER IL MIGLIORAMENTO L analisi dei dati è un principio di gestione per la qualità che deve permettere ai Responsabili di Funzione dell Istituto di prendere decisioni efficaci basate su dati di fatto e informazioni reali. Nell analisi dei dati devono essere utilizzate tecniche statistiche quali, ove applicabili: Fogli raccolta dati Diagrammi e istogrammi Analisi di Pareto. L analisi dei dati provenienti dai processi che si svolgono all interno dell Istituto (registrazione, soddisfazione/insoddisfazione degli utenti interni ed esterni, indicatori delle prestazioni dei servizi erogati, etc ) e delle relative tendenze, deve permettere di valutare in termini quantitativi le prestazioni del SGQ a fronte degli obiettivi della politica per la qualità e di individuare le aree di miglioramento dei processi. L analisi è lo strumento per individuare le cause di problemi anche potenziali e quindi per adottare efficaci azioni correttive e preventive o per proporre progetti di miglioramento. Queste attività per il miglioramento sul breve o medio termine devono essere gestite secondo le successive fasi che fanno riferimento alle procedure gestionali da applicare. L analisi dei dati è un processo da svolgere in modo continuativo, in parallelo con la generazione dei dati, da parte dei Responsabili delle Funzioni di Istituto e, col supporto della Funzione RQ, con periodicità in funzione di necessità contingenti; al minimo una volta all anno in vista del riesame del Sistema di Gestione per la Qualità da parte del Dirigente Scolastico, che deve stabilire gli obiettivi del Piano annuale di miglioramento. 60 I risultati delle analisi dei dati sono registrazioni della qualità da gestire secondo quanto indicato nella procedura DOC-01.

8 Pag. 8 di 8 7. DESCRIZIONE DELLE REVISIONI Revisione Descrizione Data 0 Prima emissione del documento 20/06/03 1 Aggiornamento della denominazione dell Istituto 29/10/ Aggiornamento delle procedure di riferimento DOC-01, RIS-01, RIS-02, SER-03, MAM-04, MAM-05 Sostituzione della funzione di Responsabile Qualità e Accreditamento con le due funzioni di Responsabile Qualità e di Responsabile Accreditamento 01/10/12 01/10/14