INDICE. SERAM S.p.A Ispezioni ed Audit PR SGSL 12 Rev. 4

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2 INDICE INDICE SCOPO CAMPO DI APPLICAZIONE RIFERIMENTI DEFINIZIONI RESPONSABILITA' AUDIT INTERNI Audit effettuati da RSGSL sul controllo operativo e sulle ispezioni (A) Audit effettuati da GEST (B) Audit effettuati da personale del JIG (C) Audit effettuati da Auditor qualificati (D) ALLEGATI Pag. 2 di 10

3 ELENCO DEI DESTINATARI N. copie Destinatari 1 Direttore / Gest 1 RSGS 1 RLSA Responsabile manutenzione 1 Capo turno 1 Operatore 1 Responsabile Approvvigionamenti 1 Addetto manutenzione Altro: Pag. 3 di 10

4 1. SCOPO Lo scopo della presente procedura è di assicurare la correttezza delle modalità organizzative, gestionali ed operative adottate nell ambito della SERAM, che sia garantita la conformità del SGSL al DM 9/8/2000 ed alla norma OHSAS nonché l integrità degli impianti, delle apparecchiature e dei sistemi dell azienda. La procedura dovrà fornire i mezzi per assicurare che: Il SGSL sia correttamente implementato e mantenuto, Le metodologie gestionali ed operative adottate da SERAM siano in linea con i più avanzati principi dell organizzazione aziendale, e con la normativa vigente; Potenziali processi di degrado della funzionalità delle strutture impiantistiche siano identificati e quantificati; Sia sviluppato e applicato uno schema di ispezioni per gestire e minimizzare, ai limiti accettabili, i rischi relativi a Salute, Sicurezza e Ambiente; Il personale sia adeguatamente formato e informato e reso partecipe della gestione dei rischi Tutti i rischi relativi alla Salute e Sicurezza e gli aspetti ambientali che possono dare luogo a incidenti siano correttamente gestiti e controllati con particolare riferimento a: 1. spandimenti di prodotto, o legati a qualsiasi tipo di fluido in pressione, 2. la possibile rottura di scale e passerelle aeree 3. incendio ed esplosione; 2. CAMPO DI APPLICAZIONE Le ispezioni previste dalla presente procedura saranno finalizzate a verificare che tutti gli strumenti gestionali di cui si avvale l azienda siano rispondenti alla normativa legislativa vigente ed alla norma OHSAS 18001, siano aggiornati a seguito di variazioni della normativa stessa, o di modifiche della struttura tecnica ed organizzativa della Società. In particolare saranno presi in esame: Manuale operativo; Manuale delle operazioni; Documento di Valutazione dei Rischi (DVR) Documento unico di valutazione dei rischi interferenti (DUVRI); Manuale e procedure del Sistema di Gestione della Sicurezza; Piano di Emergenza; Dovranno inoltre essere eseguite ispezioni su tutte le apparecchiature e/o sistemi che: Sono utilizzati per immagazzinare idrocarburi; Sono utilizzati per trasportare idrocarburi; Possano essere fonte di inquinamento per l ambiente; Sono necessari per il contenimento e lo spegnimento di incendi; Pag. 4 di 10

5 Sono collocati in quota; Per ognuno di questi sistemi si dovrà: Identificare le apparecchiature che necessitano le ispezioni; Identificare le modalità ispettive specificando i metodi e le frequenze delle ispezioni; Sviluppare programmi di ispezione da incorporare nelle procedure operative e nei programmi di manutenzione; Assicurare che le ispezioni siano svolte in linea con i programmi stabiliti; Effettuare la dovuta analisi ed il follow up dei risultati; Verificare la congruenza dei programmi di ispezione; Verificare l efficacia dei programmi di ispezione; 3. RIFERIMENTI Manuale Operativo, rev. 11 Luglio 2012; Standard for aviation fuel qualità control & operation procedures for Joint Airport Depots. Issue 11 January 2012; Sistema Gestione Sicurezza SERAM (ex D. Lgs 334/99); Procedura PR SGSL 06 Gestione delle manutenzioni; Procedura PR SGSL 07 Gestione delle modifiche; Procedura PR SGSL 08 Permessi di lavoro; Procedura PR SGSL 11 Gestione del Piano di Emergenza Interno; Procedura PR SGSL 15 Procedura di gestione delle non conformità, azioni preventive e correttive; Procedura PR SGSL 16 Prova dei sistemi e allarmi critici; D.Lgs 81/08 T.U su salute e sicurezza nei luoghi di lavoro; D.M. 9/8/2000 OHSAS ISO 19011: DEFINIZIONI Sono applicabili le definizioni riportate nei testi a riferimento. Pag. 5 di 10

6 5. RESPONSABILITA' AZIONE FUNZIONE Elaborazione procedura Distribuzione procedura Informazione e formazione Applicazione procedura Controllo applicazione, segnalazione di non conformità Direttore / Gestore x x x x x x x x RSGS x x x x x x x x RLSA x Capo turno x x Responsabile manutenzione x x Audit Registrazioni Revisione e aggiornamento 6. AUDIT E ISPEZIONI Gli audit di cui trattasi dovranno prendere in esame tutti i punti della norma e tutti i processi aziendali per verificare la conformità del sistema alla legislazione vigente ed alla norma. Sarà necessario pertanto verificare la corretta applicazione di tutte le procedure vigenti nell azienda e rilevare eventuali carenze sia insite nelle procedure stesse a causa di inadeguate valutazioni di particolari problematiche in fase della prima stesura delle stesse, sia a mancato aggiornamento a seguito di eventi innovativi relativi alla struttura organizzativa ed impiantistica dell azienda. Le ispezioni tecniche oggetto di questa procedura, invece, dovranno riguardare tutte le apparecchiature il cui guasto / malfunzionamento possa costituire un rischio per la salute, la sicurezza (sia di persone che di beni) e l ambiente. Le apparecchiature da controllare e le relative modalità sono quelle individuate dal Manuale operativo SERAM, dalla legislazione vigente e/o identificate nel documento di analisi dei rischi. Il risultato di ogni ispezione deve essere opportunamente registrato, a cura del Responsabile della stessa, e tenuto a disposizione per gli audit interni e le ispezioni sia tecniche che HSE. L elenco delle ispezioni, con la relativa cadenza temporale e responsabilità è riportato in allegato 1. E inteso che questo allegato potrà essere aggiornato in funzione sia dell installazione di nuove apparecchiature sia di revisioni del documento di analisi dei rischi. Pag. 6 di 10

7 6. 1 AUDIT INTERNI In sede di riesame della direzione viene redatto un programma di audit che viene approvato e reso noto a tutti gli interessati. Il Programma è effettuato utilizzando l allegato 5 Vengono effettuati i seguenti tipi di audit A. Sul controllo operativo effettuati da RSGSL B. Sul SGSL (tranne i processi direzionali ) dal parte di GEST C. Sul sull applicazione delle procedure JIG da parte del JIG stesso D. Sul SGSL nel suo complesso da parte di un auditor esterno qualificato Audit effettuati da RSGSL sul controllo operativo e sulle ispezioni (A) Gli audit interni che interesseranno l attività e le strutture tecniche dovranno essere condotti, con cadenza trimestrale, a cura di RSGS. Lo scopo di questi audit è di assicurare che le ispezioni di cui al punto precedente siano svolte in modo corretto ed efficiente. Nel corso dell audit dovrà quindi essere effettuata sia una verifica documentale che opportune ispezioni in sito tendenti ad esaminare la correttezza delle registrazioni e delle procedure utilizzate per le ispezioni. Sono inoltre da analizzare tutti gli aspetti operativi correlati con la salute, sicurezza e protezione ambientale. Si riporta in allegato 2 una check list da utilizzare nel corso degli audit. Questa non va ritenuta esaustiva ma è suscettibile di essere implementata con le ulteriori verifiche ritenute necessarie. A completamento dell audit sarà redatto, a cura di RSGS, un verbale riportante i risultati dell audit stesso. Il verbale sarà discusso con gli interessati (Capi turno e Settori tecnici) prima della sua emissione definitiva. L archiviazione sarà a cura dello stesso RSGS. Eventuali non conformità andranno trattate secondo quanto previsto dal documento: Procedura di gestione delle non conformità, azioni preventive e correttive doc. PR SGSL 15. Copia del verbale di ogni Audit verrà inviata alla Direzione aziendale e sarà oggetto di riesame della direzione Nel caso venissero riscontrate non conformità maggiori (cat. 1), si dovrà tenere una riunione congiunta con la partecipazione del Direttore, del Responsabile Manutenzione di RSGSL e di un capo turno in rappresentanza del Settore operativo, per analizzare le cause che hanno portato alla non conformità e decidere le azioni correttive. Si ritiene opportuna, nei limiti del possibile, anche la partecipazione dell RLSA Pag. 7 di 10

8 Le riunioni citate in questo paragrafo saranno verbalizzate a cura della Direzione che manterrà l archivio dei verbali. Pianificazione: Considerato il ciclo operativo SERAM si ritiene che l esecuzione di quattro audit per anno sia ampiamente sufficiente ad assicurare una corretta gestione delle attività sottoposte a verifica. Programmazione: Gli audit si svolgeranno con il seguente programma: 1 audit marzo, secondo audit giugno, terzo audit settembre, quarto audit dicembre Audit effettuati da GEST (B) Questo tipo di audit viene effettuato da Gest con cadenza annuale e prevede l analisi del sistema nel suo complesso. La conformità del sistema, della documentazione e l attività di RSGS. A completamento dell audit sarà redatto, a cura di GEST, un verbale riportante i risultati dell audit stesso. Il verbale sarà discusso con gli interessati (RSGS, Capi turno e Settori tecnici) prima della sua emissione definitiva. L archiviazione sarà a cura dello stesso RSGS. Eventuali non conformità andranno trattate secondo quanto previsto dal documento: Procedura di gestione delle non conformità, azioni preventive e correttive doc. PR SGSL 15. Il verbale sarà uno degli elementi di input per il riesame della direzione Pianificazione: L audit del Gestore è propedeutico sia all audit di sistema, e al Riesame della Direzione. Va quindi effettuato una volta l anno, prima delle attività citate. Programmazione: Per quanto sopra visto l audit del Gestore verrà effettuato normalmente in ottobre Audit effettuati da personale del JIG (C) Gli Audit esterni sono di norma effettuati dagli Ispettori JIG. Le ispezioni Internazionali JIG hanno frequenza annuale e vengono effettuate da ispettori qualificati nello specifico campo della gestione di depositi aeroportuali. Al termine dell ispezione viene emesso un Rapporto di ispezione in lingua inglese, con riportati i risultati e le azioni correttive richieste. Il follow up delle azioni intraprese da SERAM a soluzione delle prescrizioni date nel corso dell ispezione JIG, viene effettuato tramite un apposito tool, denominato JIG audit system, che fa capo ad un data base gestito dal JIG. La programmazione dell audit JIG è a cura del JIG stesso Pag. 8 di 10

9 6.1.4 Audit di Sistema effettuati da Auditor qualificati (D) Questo tipo di audit completa e integra quelli precedenti ed è quello che garantisce che l interno sistema sia auditato in maniera completa ed indipendente almeno una volta l anno. L auditor interno è un professionista esterno che deve possedere le caratteristiche seguenti - Essere un auditor certificato per la OHSAS e per lo specifico settore EA della SERAM Alternativamente deve essere - In possesso di una laurea scientifica - Avere comprovata esperienza nel settore petrolifero nel settore della salute e sicurezza sul lavoro e nella conduzione di audit. Tale competenza deve essere comprovata da almeno 10 audit come team leader sulla OHSAS di cui almeno 3 nel settore petrolifero. Pianificazione: l audit di Sistema ha lo scopo di verificare l adeguatezza del sistema di gestione SERAM rispetto a quanto stabilito dal D.M. 9/8/2000 e dalla norma OHSAS Tale audit, in conformità a quanto stabilito nel bollettino JIG n. 32 e dalla delibera del CdA SERAM 275 del 20/10/2011, copre anche la prescrizione di audit specifico HSSEM triennale. Tale audit avrà cadenza annuale. Programmazione: L audit di sistema verrà effettuato, preferibilmente, a Dicembre, prima quindi del Riesame della Direzione. 6.4 Safety Walk Il presidente, ovvero rappresentanti degli azionisti, in collaborazione con la direzione e con i quadri dell azienda svolgerà almeno una volta all anno un Safety Walk in campo al fine di stabilire e mantenere le proprie aspettative in termini di livello della performance operativa. I Safety Walks forniranno l opportunità di rendere palese il coinvolgimento del management nelle problematiche relative alla SSA (Salute, Sicurezza ed Ambiente) e consentiranno di verificare cosa sta effettivamente accadendo in campo, e di comprendere i risultati delle politiche su SSA adottate dall azienda attraverso il parere e le osservazioni raccolti direttamente dai dipendenti della SERAM e delle ditte esterne. Pag. 9 di 10

10 7. ALLEGATI Allegato 1: Check List Audit interno; Allegato 2: Rapporto Audit interno; Allegato 3: Check List Audit Management; Allegato 4: Audit management Risultati; Allegato 5: programma di audit Pag. 10 di 10