Sistema di Videoconferenza dell Unione Valdera. Guida rapida di collegamento al sistema di Videoconferenza

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1 Sistema di Videoconferenza dell Unione Valdera Guida rapida di collegamento al sistema di Videoconferenza

2 Indice 1. Requisiti di sistema... 3 Windows... 3 Mac... 3 Requisiti condivisi... 3 iphone o ipad... 3 Dispositivi Android Installazione... 4 Installazione su PC o MAC... 4 Plug-In per PC... 5 Plug-In per MAC... 5 Dispositivi Android, iphone o ipad Collegarsi come Moderatore o Partecipante... 7 Collegarsi con un Browser Web... 7 Collegarsi come Moderatore... 7 Collegarsi come Partecipante... 8 Collegarsi tramite l applicazione Spontania... 9

3 1. Requisiti di sistema Windows Processore Intel 2 GHz, 4 GB RAM e spazio HDD 100MB minimo. Sistema Operativo: Microsoft Windows Vista, Windows 7, Windows o Windows 10 Risoluzione minima: 1280x800 Browser Supportati: Internet Explorer 11 o superiore, Mozilla Firefox 43 o superiore, Safari 8 o superiore o Chrome 47 o superiore deve essere installato per utilizzare l applicazione, e i permessi di installazione/esecuzione del plug-in Spontania devono essere abilitati Mac Processore Intel, 4 GB RAM e spazio HDD 100MB minimo. Sistema Operativo: MacOs 10.6 (Snow Leopard), MacOs 10.7 (Lion), MacOs 10.8 (Mountain Lion), 10.9 (Mavericks), (Yosemite) and (El Capitán). Risoluzione minima: 1280x800 Browser supportati: Mozilla Firefox 43, Safari 8 e i permessi di installazione/esecuzione del plugin Spontania devono essere abilitati Requisiti condivisi Velocità minima della connessione ad Internet di 256 Kbps (512 Kbps raccomandati per una migliore qualità video) Le seguenti porte di comunicazione IP devono essere aperte per il funzionamento della piattaforma (Nota: potrebbe essere necessario modificare queste porte ad un livello amministrativo, per favore contatta il tuo amministratore IT in caso di bisogno): TCP 80 e TCP 443 (richieste) UDP (raccomandate) Una webcam e una periferica audio (microfono, cuffia, casse audio) iphone o ipad Sistema Operativo: ios 4.3 o superiore. Il software può essere scaricato e installato tramite l Apple Store. Dispositivi Android Android 2.3 e un processore che supporta le istruzioni ARMv7 o compatibile. Il software può essere scaricato e installato dal Google Play Store. Pagina 3 di 9

4 2. Installazione Questa sezione riassume come installare il software Spontania a seconda del dispositivo utilizzato. Installazione su PC o MAC Per installare il plug-in necessario al funzionamento del sistema di videoconferenza, occorre collegarsi con il browser all indirizzo e seguire le istruzioni per il collegamento alla stanza di videoconferenza. Se il plug-in di Spontania non è installato l utente deve cliccare sulla voce [Install] per iniziare l installazione. Cliccando sulla voce [Install] viene effettuato il download del software. In caso il browser non avviasse in automatico l installazione occorre procedere manualmente. La procedura di installazione, seguendo i passi che appariranno sullo schermo, durerà alcuni secondi a seconda del sistema operativo e dal browser utilizzato. Pagina 4 di 9

5 Plug-In per PC Una volta terminata l installazione l utente deve cliccare su [Launch] per collegarsi alla sessione di videoconferenza. Plug-In per MAC Una volta terminata l installazione l utente deve cliccare su [Launch] per collegarsi alla sessione di videoconferenza. Pagina 5 di 9

6 Dispositivi Android, iphone o ipad L installazione è simile a qualsiasi altra applicazione per Android, iphone o ipad. Le applicazioni sono disponibili su Google Play Store e Apple Store. Dopo l installazione, l applicazione sarà disponibile sul dispositivo cliccando sull icona Spontania. Per collegarsi ad una sessione di videoconferenza, l utente deve inserire i parametri di connessione indicati dall organizzatore della sessione. I parametri di connessione sono i seguenti: Spontania Server: webconference.unione.valdera.pi.it Utente: Il nome che si desidera venga visualizzato durante la sessione. Questo nome sarà visibile a tutti i partecipanti. ID Sessione: questo è il numero della sessione di videoconferenza alla quale vogliamo partecipare. Ospita una sessione/password: è un parametro opzionale. La password è richiesta in caso l utente debba collegarsi alla sessione in qualità di moderatore. In questo caso è disponibile anche l opzione per abilitare/disabilitare il video. Pagina 6 di 9

7 3. Collegarsi come Moderatore o Partecipante Quando la sessione di videoconferenza è organizzata da altri, occorre collegarsi come Partecipante. Collegarsi invece in veste di Moderatore significa agire da organizzatore di una sessione di videoconferenza, questo comporta ulteriori privilegi e possibilità di controllo della sessione che non sono disponibili ai Partecipanti. Collegarsi con un Browser Web Utilizzate il browser per accedere all indirizzo Nella pagina il partecipante ha la possibilità di scegliere le opzioni Host a meeting oppure Attend a meeting, rispettivamente per collegarsi come Moderatore o come Partecipante. Collegarsi come Moderatore La seguente immagine mostra la schermata con l opzione Host a Meeting selezionata (arancio). Ad ogni moderatore è stata assegnata una stanza di videoconferenza, un nome utente ed una password. Il moderatore può avviare la sessione con video abilitato (Video meeting) oppure una sessione solo voce (Audio-only meeting). In funzione di questo anche gli altri partecipanti accederanno alla sessione con la stessa modalità. Una volta inseriti i dati necessari occorre cliccare sul pulsante Start Meeting Pagina 7 di 9

8 Collegarsi come Partecipante L immagine seguente mostra la schermata con l opzione Attend a meeting selezionata (arancio). Il moderatore che organizza una sessione provvede a comunicare ai partecipanti il numero della stanza, questo numero andrà inserito nel campo Meeting ID, nel campo Name andrà inserito il nome identificativo del partecipante, questo nome sarà visibile dagli altri partecipanti alla sessione di videoconferenza. Una volta che le informazioni necessarie sono state inserite cliccare sul pulsante Join the Meeting Una volta avviata la sessione come Moderatore o Partecipante ha inizio la connessione alla stanza. Apparirà la schermata Spontania Wizard che permette di seguire la configurazione guidata delle varie periferiche audio/video connesse al computer e testare la connessione Internet, è consigliabile eseguire questa procedura almeno la prima volta che ci si collega al sistema, selezionando la voce Don t show the wizard the next time la configurazione guidata non si ripresenterà alle successive connessioni al sistema. Se qualcuno dei test dovesse fallire, all utente verrà presentata la possibilità di rivedere la configurazione in modo da trovare la configurazione ottimale per le varie periferiche audio/video connesse al computer. Una volta che tutti i test si sono conclusi positivamente, l utente avrà accesso alla sessione di videoconferenza. Pagina 8 di 9

9 Collegarsi tramite l applicazione Spontania Una volta stata avviata per la prima volta una sessione in qualità di Moderatore tramite la pagina web, l applicazione Spontania sarà disponibile sul desktop dell utente. Con un doppio clic sarà quindi possibile avviarla. Nell immagine seguente, vengono presentate le opzioni sia per avviare una sessione di videoconferenza come Moderatore (Start a Meeting) sia per partecipare ad una sessione già attiva (Join a Meeting). Start a Meeting Come moderatore può essere specificato se la sessione sarà con videoconferenza oppure una conferenza in solo audio, se sarà necessaria una password per l accesso e quale sarà. Se viene deciso di utilizzare una password, questa dovrà avere una lunghezza fra gli 8 e i 15 caratteri (i caratteri non validi sono &<>\+ # ), oppure è possibile generare una password casuale cliccando sull icona presente accanto al campo password. La password inserita sarà da comunicare ai partecipanti insieme al numero della sessione di videoconferenza. Premere quindi il pulsante Start per avviare la sessione. Join a Meeting Specificare nel campo Meeting ID il numero della stanza alla quale dobbiamo collegarci e poi premere il pulsante Join. Se fosse stata specificata una password di accesso dal moderatore, questa verrà richiesta prima dell accesso alla sessione. Pagina 9 di 9