Consulente contabile amministrativo

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1 [ Consulente contabile amministrativo 06/ Rassegna Stampa 2014 Specializzati e Lavora Subito

2 Home» Finanza Personale» Come gestire le fatture Come gestire le fatture Gestire la contabilità aziendale è il dovere di ogni attività economica ed il compito principale dell impiegato amministrativo, che dovrà garantire l applicazione della normativa fiscale, in materia di determinazione del reddito. Il neofita della contabilità si trova a chiedersi come discernere i documenti che transitano sulla scrivania; si tratta, in effetti, di distinguere quali abbiano una rilevanza contabile e quali necessitino unicamente di archiviazione. Ai nuovi contabili sveliamo subito che gli unici documenti rilevanti fiscalmente sono quelli che provano i movimenti economici inerenti all attività d impresa. Tutto gravita quindi attorno alle fatture che sanciscono la prova In primis diciamo che l ordine, insieme alla precisione, è l equipaggiamento fondamentale per l amministrativo che deve organizzare la sua attività. In virtù di questo, cominciamo a rivelare un primo spaccato del conto economico che distingue costi e ricavi. Si evince quindi l esigenza di separare le fatture di acquisto, emesse dai fornitori, dalle fatture di vendita, emesse dall azienda a fronte di cessioni. Questi documenti devono essere registrati in ordine cronologico rispettivamente sul registro acquisti e sul registro vendite. Le fatture hanno infatti competenza ai fini IVA, oltre a concorrere alla formazione del reddito. Gli altri documenti contabili quali ricevute di pagamento, scontrini, quietanze e versamenti daranno invece seguito ad una registrazione puramente contabile essendo irrilevanti ai fini Iva.

3 La contabilità può essere semplifica o ordinaria mentre caso a parte è la gestione contabile di chi usufruisce del regime dei contribuenti minimi. Scadenze e obblighi connessi alla registrazione sono differenti ma si ricorda che per tutti rimangono obbligatorie la numerazione e la conservazione delle fatture di acquisto con i relativi EX-1 (bollette doganali), la numerazione progressiva delle fatture di vendita (certificazione dei corrispettivi nel caso dei contribuenti minimi), la conservazione decennale dei documenti emessi e ricevuti, e l integrazione delle fatture di acquisto intracomunitario o in regime di reverse charge. Molti sono i software gestionali che facilitano le incombenze di registrazione e di emissione delle fatture stesse. In particolare, le loro qualità funzionali si rendono apprezzabili nella gestione della contabilità ordinaria e dell intero ciclo attivo e passivo. Cosa significa gestire le fatture in contabilità ordinaria? Significa occuparsi del ciclo attivo e passivo degli scambi commerciali. E cosa comporta? Innanzi tutto la registrazione della cosiddetta prima nota contabile di tutti gli acquisti per i quali è prevista l emissione di fattura da parte del fornitore. La prima nota aggiornerà il Registro IVA Acquisti, che riepiloga l IVA a credito ai fini della liquidazione IVA, ed il Libro Giornale, ovvero la cronologia delle movimentazioni contabili. Le vendite documentate da fattura o ricevuta/scontrino sono assoggettate allo stesso obbligo di registrazione. Esse confluiscono nel Registro IVA Vendite, il quale totalizza l IVA a debito, e nel Libro Giornale. Tutte le operazioni derivate tra cui pagamenti, incassi, storni, giroconti, rettifiche sono di rilevanza puramente contabile e vengono direttamente indicate sul Libro Giornale. Una nota particolare va fatta per le fatture inerenti all acquisto o la vendita di beni strumentali, atti all esercizio dell attività d impresa, detti anche cespiti". Queste fatture vengono registrate normalmente sul registro degli acquisti o delle vendite ma la loro registrazione viene inoltre inclusa in un apposito registro detto Registro dei Beni Ammortizzabili, ai fini del calcolo degli ammortamenti annuali. L ammortamento diluisce in più esercizi la detraibilità del costo sostenuto. La gestione delle fatture acquisti (IVA a credito) e vendite (IVA a debito) determina il risultato della liquidazione IVA periodica e pertanto l importo da versare all Erario o per il quale chiedere rimborso. L aspetto contabile delle registrazioni determina invece i costi e i ricavi sintetizzati nel conto economico. Queste registrazioni consentono l elaborazione del bilancio di verifica, particolarmente utile nelle valutazioni periodiche.

4 AMMINISTRAZIONEAZIENDALE.COM La Contabilità Dicesi contabilità il sistema aziendale per la rilevazione continua di qualsiasi evento che ha una rilevanza di tipo economico. La contabilità viene utilizzata presso qualsiasi struttura operativa, pubblica e/o privata, anche se il concetto di contabilità andrebbe esteso anche nell'ambito personale della vita quotidiana (contabilità individuale). Una seconda definizione utilizzata in ragioneria, sostiene che la contabilità rappresenti l'insieme degli spostamenti di capitale aziendale organizzati secondo un criterio che consenta un veloce accesso ed elaborazione dei dati. La contabilità individuata come annotazione delle operazioni commerciali è una pratica in uso fin dall'antichità. Prima del XV secolo i fatti aziendali erano registrati con il metodo della partita semplice con una serie di voci sotto le quali veniva annotato di volta in volta una nuova registrazione senza alcun collegamento tra le operazioni, il che non dava alcuna possibilità di controllo incrociato e quindi di riscontro. Verso la fine del 1400 vengono inseriti i criteri della partita doppia, che per ogni operazione vengano eseguite due registrazioni, in due conti distinti, in sezioni opposte (dare ed avere), per importi uguali, in modo che la totalità dei valori registrati nelle due sezioni, sia sempre la medesima. Utilizzando questo metodo vi è la possibilità di riscontro e di autocontrollo e soprattutto mediante con una determinata struttura del piano dei conti è possibile avere una visione continua dellasituazione economica e patrimoniale dell'impresa. Classificazione delle contabilità Nelle aziende, coesistono due funzioni fondamentali:

5 Mercantile o commerciale, che permette di relazionare l'azienda con il mondo esterno e riguarda l'acquisto di materiali (uscite) e la vendita di prodotti o servizi (entrate) Industriale o tecnica che resta all'interno della struttura e riguarda i processi di lavorazione e trasformazione dei materiali acquistati in prodotti finiti. Da questa distinzione derivano: Contabilità ordinaria che registra la totalità dei i fatti amministrativi tra l'azienda e l'ambiente esterno. I dati rilevati sono solo quelli accertati e documentati secondo rigidissime regole formali. Contabilità industriale o analitica che registra solamente fatti di gestione interna. I dati possono essere ricavati utilizzando come riferimento costi e ricavi rilevati dalla contabilità generale oppure derivare da previsioni. Altra distinzione che adremo a descrivere nel dettaglio all'interno delle pagine di questa sezione è rappresentata dalla distinzione tra contabilità semplificata e contabilità ordinaria: la Contabilità ordinaria tiene monitorati i movimenti sia economici che finanziari (quindi si registrano le banche, le carte di credito, i movimenti di denaro contante) la Contabilità semplificata tiene conto solo dei movimenti economici (fatture acquisti e fatture vendite)

6 Da grande farò l Addetto alla contabilità generale L addetto alla contabilità generale è colui che si occupa di eseguire la registrazione e la documentazione di ogni documento contabile. Alcune delle sue attività si possono riassumere in: tenuta della prima nota di cassa registrazione e gestione di pagamenti ed entrate redazione di scritture contabili di base e dei relativi registri stesura del bilancio predisposizione di adempimenti fiscali e previdenziali

7 Con l evoluzione dell organizzazione aziendale, l addetto alla contabilità generale può operare sia all interno dell azienda, che al di fuori, come consulente. Questa figura professionale deve possedere ampie conoscenze non solo dei principi che governano la contabilità generale e fiscale d impresa, ma anche di quelli che regolano il bilancio d esercizio negli aspetti civilistici e giuridici, le fasi della contabilità analitica e le procedure di budgeting. Nella sua preparazione non deve mancare una solida conoscenza di organizzazione aziendale e di diritto tributario. Infine è indispensabile una completa padronanza di software e programmi informatici quali: Lotus, Excel, Access e dei sistemi ERP (Enterprise Resource Planning e System Application and Products in Data Processing), utilizzati ormai in tutte le aziende per le operazioni contabili. Si può accedere a questa professione con il diploma di ragioneria, meglio se arricchito da vari corsi di formazione. A livelli più elevati e soprattutto in ambiente aziendale è richiesta almeno una Laurea triennale ad indirizzo economico-aziendale, oppure una Laurea in Economia e Commercio o in Amministrazione aziendale. E consigliata tuttavia una Laurea Specialistica, oppure la frequentazione di un Master, ormai numerosissimi, utili per affinare le competenze per poter intraprendere una carriera in azienda. Il percorso professionale si svolge abbastanza linearmente soprattutto per coloro che, in possesso di Laurea,

8 possiedono una solida conoscenza del sistema ERP e SAP e degli altri programmi informatici specializzati. Molti scelgono una carriera in azienda, mentre altri preferiscono operare come liberi professionisti o associarsi in studi professionali, in cui la figura del contabile ha funzioni più complesse e può vantare di maggiore autonomia. In generale le mansioni e gli orari di lavoro dipendono dalle dimensioni dell azienda, mentre la retribuzione dipende dagli anni di esperienza del candidato. L addetto alla contabilità generale è una figura professionale presente in tutte le aziende. In questi anni, tuttavia, nel mercato del lavoro si richiedono soprattutto figure di addetti con funzioni più operative, piuttosto che responsabili di medio e alto livello. /addetto-alla-contabilita/

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