Modificare, firmare e inviare i documenti via fax

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1 Modificare, La firmare modifica, e inviare firmare i documenti e inviare via faxi documenti Modificare, firmare e inviare i documenti via fax Pop fax. com, professionali servizi fax in tutto il mondo

2 Premessa Quando si tratta di processi di business, la firma dei documenti è molto importante. Eppure ci sono ancora molte aziende che utilizzano documenti firmati su carta, rompendo il flusso di lavoro online. Ora, con le nuove funzionalità Popfax, gli utenti possono modificare, firmare e inviare via fax i documenti direttamente online, tramite un'interfaccia web e in pochi clic, risparmiando tempo e aiutando l'ambiente. Per beneficiare di queste funzioni, gli utenti devono acquistare il pacchetto opzioni. Questa guida vi mostra come è facile modificare, firmare e inviare i documenti via fax con Popfax. 2

3 Popfiles - Rendere modificabile un fax PopFiles è una cartella presente nell account del cliente che contiene documenti modificabili. Così, se è necessario modificare un fax, adesso è possibile farlo rapidamente e facilmente dal proprio account Popfax, selezionando il fax che si desidera modificare e facendo clic sul pulsante Modifica. Se sono stati selezionati 2 o più fax, saranno uniti in un unico documento modificabile. Sarete informati attraverso una finestra di pop up che il/i fax selezionato/i verrà/verranno copiato/i nella cartella PopFiles per diventare modificabile/i. Per impostazione predefinita, il sistema assegna al documento modificabile un nome, che è possibile cambiare attraverso la finestra di pop up. 3

4 Popfiles - Aggiungere un nuovo documento modificabile Nella cartella PopFiles, cliccando su pulsante "Aggiungi nuovo documento, è possibile aggiungere un nuovo documento modificabile: -Caricandolo dal dispositivo (se il file system del dispositivo può essere sfogliato). -Creandolo da zero su un foglio bianco A4. -Caricandolo tramite . Sarà possibile caricare un file (max 8 MB) in uno dei seguenti formati: DOC, DOCX, XLS, XLSX, PPT, PPTX, ODT, ODS, SXW, ODP, PDF, PS, BMP, GIF, JPG, JPEG, TIF, TIFF, EPS, RTF, TXT. Per caricare i file via , è necessario inviare un a popfiles@popfax.com dall indirizzo con cui vi siete registrati a Popfax. L oggetto e il corpo del messaggio devono essere vuoti. Se si invia più di un file, i file verranno uniti in un unico documento. Tutti i file caricati vengono convertiti in formato fax prima di diventare disponibili nella cartella PopFiles. L elaborazione dei file può richiedere 1-2 minuti. 4

5 Popfiles - Modificare un documento Per rinominare un documento dalla cartella PopFiles, è sufficiente fare clic sul nome del documento e modificarlo. È possibile aprire il documento nell Editor facendo clic sul pulsante Modifica nella cartella PopFiles o nella pagina di anteprima del documento. Grazie all'editor di documenti, è possibile aggiungere testo, date e firme dal menu a sinistra. Tutte le modifiche che non sono state salvate andranno perse. I testi aggiunti nel documento saranno ricercabili grazie alla nostra funzione di ricerca. 5

6 Creare una firma La gestione delle firme avviene attraverso una cartella denominata "Firme", situata proprio accanto alla cartella "PopFiles" all interno del vostro account Popfax. Ci sono 4 modalità con cui è possibile aggiungere una firma: 1. Caricandola dal dispositivo, il file immagine deve essere di uno dei seguenti tipi: JPG, PNG, GIF. La dimensione massima dei file è di 8 MB. 2. Disegnandola direttamente nell interfaccia Popfax - la funzione consente di richiamare la vostra firma con il dispositivo di puntamento o con il dito sul touch screen. 3. Digitandola utilizzando uno dei tipi di carattere disponibili. 4. Caricandola tramite - è possibile caricare le proprie firme inviando una con un immagine allegata a sign@popfax.com dall'indirizzo con cui avete sottoscritto l account Popfax. L oggetto e il corpo del messaggio devono essere vuoti. 6

7 Modificare una firma Cliccando sull anteprima nella cartella Firme, si apre il Signature Editor. Sono disponibili i seguenti strumenti per modificare le firme che sono state caricate: - Ridimensionamento (disponibile solo quando la firma viene creata) - Rotazione - Regolazione dei limiti Per le firme che sono state disegnate o digitate, è possibile modificare solo la rotazione. 7

8 Modificare, firmare e inviare il documento via fax Supponiamo che abbiate ricevuto un contratto via fax che dovete restituire sempre via fax, aggiungendo i dati dell azienda e la firma. Per avviare il processo, dovete andare nella vostra Inbox e aprire il fax ricevuto. Per aggiungere i dati della vostra azienda, fate clic sul pulsante Modifica. L'Editor del documento verrà aperto. Le azioni che si possono eseguire sul vostro fax all interno dell'editor dei documenti comprendono: - Inserire la data corrente. - Digitare i dettagli della società (nome, indirizzo, numero telefonico, , ecc.) come testo libero. - Inserire una firma salvata in precedenza. Ora, è possibile inviare il vostro contratto via fax modificato e firmato, cliccando su " Salva e invia via fax ". 8

9 Facile, economico efficace! AFFIDATE I VOSTRI FAX AI PROFESSIONISTI MOBILITÀ: i fax sono disponibili nella mail degli utenti ovunque e in qualsiasi momento. SICUREZZA: gli utenti hanno accesso sicuro e privato agli account Popfax. SEMPLICITÀ: nessuna installazione è necessaria; basta avere il PC collegato a Internet. CONVENIENZA ECONOMICA: al costo di 3.99 al mese, vi attiviamo un NUMERO DI FAX LOCALE per inviare e ricevere una quantità illimitata di fax via Internet o via . AFFIDABILITÀ: servizio 24/7 con la massima tempestività. RISPETTA L AMBIENTE: niente inchiostro, niente carta - il fax virtuale contribuisce ad un ufficio più ecologico. Informazioni su Popfax Popfax è uno dei principali provider globali di servizi di Internet Fax. Popfax.com consente ai suoi utenti di inviare e ricevere fax utilizzando un'interfaccia web o la posta elettronica dei clienti oppure applicazioni desktop e mobile. La disponibilità di un ampia gamma di strumenti professionali (OCR, indicizzazione, modifica e firma dei fax, scansione e invio dei fax, segreteria telefonica, invio a più destinazioni, API, ecc.) rende i servizi POPFAX molto più innovativi e funzionali rispetto a quelli dei concorrenti. L integrazione con il back office e il front office delle applicazioni, consente agli utenti di effettuare le attività transazionali via fax. Le cifre di Popfax parlano da sole: il servizio ha oltre 50,000 clienti in tutto il mondo e fornisce numeri locali in più di 700 città in oltre 20 nazioni. Il servizio web supporta più di 20 lingue e l assistenza clienti è disponibile in 7 lingue diverse. Il servizio è svolto dal Gruppo POPESCO, che offre modalità di pagamento in 15 paesi e in 10 valute locali. Popfax è una soluzione sia per i liberi professionisti (PMI e SOHO) sia per i clienti aziendali che utilizzano per la spedizione dei propri fax la nostra piattaforma in outsourcing: sia che si tratti del sistema di fax server, sia per parchi fax o per applicazioni transazionali. Diventando partner Popfax inoltre, è possibile sfruttare tutti i vantaggi di un servizio fax ben referenziato, professionale e ai prezzi più competitivi del mercato. Per saperne di più Per maggiori informazioni sul programma partner di Popfax, contattateci all indirizzo support@popfax.com. POPFAX - 3, passage des bleuets CARRIERES SUR SEINE - FRANCE 9