Imagicle StoneFax User Guide Ottobre 2013 ver.2.1

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1 Imagicle StneFax User Guide Ottbre 2013 ver.2.1

2 Smmari Imagicle StneFax... 3 Cme inviare un Fax cn StneFax... 4 Invia Fax tramite Integrazine cn Outlk... 5 Invia Fax tramite interfaccia Web... 6 Fax inviati persnali... 7 Fax inviati di repart/azienda... 8 Invia Fax lanciand una stampa... 8 Invia fax tramite stampante multifunzine... 9 Invia fax utilizzand l applicazine Imagicle fax... 9 Cme ricevere un Fax cn StneFax Ricevi un Fax nella tua Ricevi un Fax tramite interfaccia web Fax ricevuti di repart/azienda Ricevi un fax nella stampante di rete Ricevi un fax utilizzand l applicazine Imagicle Fax Imagicle Fax per il tu smartphne/tablet Installazine su dispsitivi ios (iphne/ipad) Installazine su dispsitivi Andrid Cnfigurazine applicazine Imagicle Fax Invia un fax cn Imagicle Fax Ricevi un fax cn Imagicle Fax

3 Imagicle StneFax La sluzine sftware di IP Fax server che aumenta il risparmi e la prduttività della tua azienda. Ecc il tu nuv cllabratre! Da ggi in azienda diventa mlt più velce e cmd inviare e ricevere fax: nn hai più bisgn di alzarti dalla tua scrivania e andare alla macchina fax. Pui fare tutt direttamente dal tu PC, via , tramite interfaccia web lanciand la stampa di un dcument. Niente più cde davanti al fax, nessun fax rtt e nessun tner da sstituire e carta inceppata finita. In più, se sei spess in gir per lavr, pui gestire i fax vunque ti trvi tramite il tu smartphne/tablet. E se sei un tradizinalista, nn preccuparti: pui cntinuare ad inviare e ricevere i fax tramite la tua stampante di rete multifunzine. Faster, Smarter, Easier. 90% del temp risparmiat Grazie alla virtualizzazine della gestine dei fax 0 temp di apprendiment all us Semplice cme stampare un dcument inviare-ricevere una Riservat e persnale. I fax sn inviati e ricevuti direttamente cn la prpria casella di psta elettrnica dal prtale web riservat, vunque ti trvi 0 carta, 0 tner Niente carta da stampare-archiviare, cnsumabili e macchine fax da mantenere 3-18

4 Cme inviare un Fax cn StneFax StneFax cnsente di inviare un fax in 5 diverse mdalità: Invia Fax tramite StneFax permette di inviare i fax direttamente dal prpri client di psta elettrnica. Basta semplicemente inviare una a (chiedi l indirizz crrett all amministratre dei sistemi della tua azienda). StneFax riceverà la tua , la trasfrmerà in un fax e la invierà al destinatari che hai scelt. Il rapprt di trasmissine verrà restituit direttamente nella tua casella . Per prcedere cn l invi devi: inserire nel camp A inserire il numer di fax del destinatari nel camp ggett aggiungere un messaggi nel crp della un eventuale allegat inviare la Pui anche inserire il nme del destinatari sempre nel camp ggett. In quest cas il numer del fax va mess a destra del nme tra due parentesi tnde Giuseppe Rssi (( )) Il test della andrà a cstituire il crp del fax. In alternativa, è pssibile allegare qualsiasi tip di dcument (nell stess md in cui si allega un file ad una ), che StneFax invierà cme crp del fax. StneFax, in questa mdalità, permette l invi anche di allegati multipli. E pssibile allegare file: dc, dcx, gif, jpeg, jpg, pdf, png, rtf, tif, tiff, txt, xls, xlsx. 4-18

5 E pssibile inviare direttamente il fax anche inserend nel camp A:, il numer del destinatari. Ad esempi (questa pzine è dispnibile sl se è stata abilitata dall amministratre sul tu server di psta). Sn dispnibili una serie di pzini speciali, da separare cn punt e virgla: inserire un ggett: se hai necessità di specificare l ggett del fax, pui metterl a destra delle dppie parentesi. Giuseppe Rssi (( )) Cnferma d rdine. Ess sarà riprtat nell intestazine. inviare a destinatari multipli ; ; Mary Smith (( )); Giuseppe Rssi (( )) ppure indicand un nme di rubrica di Speedy (la nstra sluzine per la gestine centralizzata delle rubriche aziendali) creat per un grupp ((nmerubrica)) selezinare un tra i frntespizi dispnibili: CverPage((URGENT.COV)). Chiedi all amministratre i frntespizi dispnibili ppure vedi l elenc nell area web nella scheda Crp del fax, nel menu a tendina dedicat inviare ad un rari differit: SendAt((14:30)) Es. Jseph White (( )) Order cnfirmatin; CverPage((URGENT.COV)); SendAt((14:30)) Se nn ricrdi le pzini speciali, basta inviare una mail a mettend nell ggett help. Riceverai immediatamente una cn tutte le pzini dispnibili. Integrazine cn Outlk StneFax è integrabile direttamente in Micrsft Outlk csì da permettere l us della rubrica (camp business fax) e l inseriment del destinatari/destinatari direttamente nel camp A: Inltre, l integrazine cn Outlk, permette l invi di allegati multipli cn allegati di qualsiasi frmat cnvertiti sul client. NOTA: l'integrazine cn Outlk richiede la cnfigurazine sul tu cmputer delle funzinalità di fax print t fax e del fax mail tran sprt. Chiedi al tu amministratre per abilitare questa integrazine. 5-18

6 Invia Fax tramite interfaccia Web StneFax permette di inviare i fax anche tramite una pratica interfaccia web. Accedi a (verifica cn il tu amministratre l indirizz crrett per la tua azienda) e clicca su Invia un Fax. Un pratic wizard ti guiderà velcemente nell invi del fax. Dati mittente Quest camp è aut cmpilat cn i dati di access all area web della suite. Premi su per verificare che i dati sian crretti. Pui anche decidere di inviare il fax ad altr nme editand questi campi. Dati destinatari/i Questi sn gli unici campi bbligatri di tutta la frm. Pui decidere di inserire manualmente il nme ed il numer del destinatari. Premi sul tast per aggiungere il destinatari alla lista di invi. E pssibile selezinare più di un destinatari. Pui anche aggiungere un destinatari scegliendl tra i cntatti presenti nelle rubriche aziendali (sincrnizzate grazie a Speedy - la nstra sluzine per la gestine centralizzata delle rubriche - ) premend sul tast. Una pratica finestra ti permette di cercare un cntatt tra quelli presenti nelle rubriche cercandl per nme, cgnme, azienda. Pui anche addirittura decidere di inviare un fax ad un intera rubrica (clienti, frnitri, ecc.). Funzine mlt utile per campagne pubblicitarie, prm, cmunicazini, ecc. 6-18

7 Crp del Fax In questa sezine pui indicare l ggett da inserire nella cpertina del fax, scegliere il frntespizi che desideri utilizzare dal menu a tendina ed inserire manualmente il test del fax che desideri inviare. Pui anche decidere di utilizzare cme crp del fax un file da allegare. Aggiungere un allegat Quand selezini Aggiungi allegat, il bttne in bass a destra, dve prima cmpariva la scritta Invia fax, cambia in Selezina File. Cliccand su quest ultim ptrai scegliere il file che desideri inviare via fax. E pssibile allegare file: dc, dcx, gif, jpeg, jpg, pdf, png, rtf, tif, tiff, txt, xls, xlsx. In questa mdalità, StneFax cnsente di allegare un sl file per invi. Opzini aggiuntive Nell ultim bx pui decidere di: ricevere il rapprt di trasmissine direttamente nella tua allegare al rapprt di trasmissine una cpia del fax inviare immediatamente il fax prgrammare l invi del fax ad un ra prestabilita Una vlta cmpilati i dati precedenti, per inviare il fax devi semplicemente cliccare su Invia Fax. Fax inviati persnali In gni mment pui verificare l stat dei fax persnali inviati premend sulla scheda In uscita. Qui vengn riprtati tutti i dettagli dei fax persnali inviati: stat, nme e numer destinatari, ggett, data e ra di invi, data di fine trasmissine, ID dcument e nme PC di invi. Nel cas ci sian più fax pui ricercare velcemente il fax utilizzand il pratic strument di ricerca cn filtri persnalizzabili. Pui: visualizzare il fax inviat eliminare il fax inltrare il fax 7-18

8 Fax inviati di repart/azienda Nel cas tu sia un utente amministratre che può gestire i fax di un repart nel menu di sinistra sarà visibile anche la scheda Reprt Inviati dve vengn mstrati tutti i fax inviati dell azienda/repart. Qui vengn riprtati tutti i dettagli dei fax inviati: stat, nme e numer destinatari, ggett, data e ra di invi, data di fine trasmissine, ID dcument e nme PC di invi. Nel cas ci sian più fax pui ricercare velcemente il fax utilizzand il pratic strument di ricerca cn filtri persnalizzabili. Pui: eliminare un singl fax esprtare l elenc dei file in csv Excel eliminare l inter database Invia Fax lanciand una stampa E anche pssibile l invi direttamente dal prgramma che stai utilizzand su PC Windws, semplicemente lanciand la stampa su stampante. Pui infatti spedire un fax direttamente dal prgramma che stai utilizzand, sia ess un elabratre di testi, di immagini quant altr. E la stessa prcedura di quand stampi un dcument. Una vlta lanciata la stampa, nella finestra cn le impstazini di stampa è necessari selezinare dal menu a tendina il nme della stampante Stne- Fax. Se la stampante StneFax nn è dispnibile, chiedi all amministratre di sistema. 8-18

9 Il wizard di invi del fax, permette di scegliere nme e numer del destinatari/destinatari (anche da una rubrica lcale di Windws cntatti Outlk), il frntespizi cn l ggett del fax, quand spedirl (subit ad una data ra) e cn quale prirità. E anche pssibile visualizzare un anteprima del fax prima di cncludere la prcedura. Una vlta terminata la stampa, se si è scelt l pzine di ntifica via mail ptrai verificare direttamente nel tu client di psta se l invi del fax è avvenut crrettamente. Invia fax tramite stampante multifunzine Cn Netwrk Scanner, Digital Sender, Stampanti MFP di rete è pssibile inviare i dcumenti cartacei tramite Stne- Fax integrandli nel fluss dei fax in uscita e archiviandli in unic archivi centralizzat. Inviare un fax è semplice e velce, basta inserire il fgli, premere il tast fax e digitare il numer del destinatari: Il fgli viene scansinat ed inviat via a StneFax (mdalità Internet Fax) StneFax invia la ricevuta di ritrn all indirizz di assciat alla casella fax del dispsitiv (per i dispsitivi che cnsentn l autenticazine l invi sarà effettuata cn il prpri utente e la ricezine del rapprtin avverrà sulla prpria ) Per tutti i mdelli nn verificati è pssibile utilizzare la mdalità Scan2Mail dispnibile sul dispsitiv: si effettua la scansine e si invia via a inserend in ggett il numer del destinatari. Invia fax utilizzand l applicazine Imagicle fax Vedi paragraf dedicat all applicazine Imagicle fax, l 'applicazine Client dell StneFax disegnata per ipad/iphne e per i dispsitivi Andrid e, che rende facile e velce spedire e ricevere fax direttamente dal tu dispsitiv quand vui e da dve vui. 9-18

10 Cme ricevere un Fax cn StneFax StneFax cnsente di ricevere un fax in 4 diverse mdalità: Ricevi un Fax nella tua StneFax permette di ricevere i fax direttamente nella prpria cme allegat in frmat PDF TIFF. Pui decidere se aprirl direttamente ppure salvarl e leggerl in seguit

11 Ricevi un Fax tramite interfaccia web StneFax permette di ricevere i fax anche tramite la pratica interfaccia web. Accedi a (verifica cn il tu amministratre l indirizz crrett per la tua azienda) e clicca su In arriv. Qui vengn riprtati tutti i dettagli dei fax persnali ricevuti: nme e numer di chi ha inviat il fax, numer di pagine, data e ra di ricezine. Nel cas ci sian più fax pui ricercare velcemente il fax utilizzand il pratic strument di ricerca cn filtri persnalizzabili. Pui: visualizzare il fax ricevut eliminare il fax inltrare il fax Fax ricevuti di repart/azienda Nel cas tu sia un utente amministratre che può gestire i fax di un repart nel menu di sinistra sarà visibile anche la scheda Reprt Ricevuti dve vengn mstrati tutti i fax ricevuti dell azienda/repart. Qui vengn riprtati tutti i dettagli dei fax ricevuti: utente che ha ricevut il fax, stat, nme e numer di chi ha inviat il fax, numer pagine, data ed ra di ricezine ggett, ID dcument e nme PC che ha ricevut il fax. Nel cas ci sian più fax pui ricercare velcemente il fax utilizzand il pratic strument di ricerca cn filtri persnalizzabili. Pui: eliminare un singl fax esprtare l elenc dei file in csv Excel eliminare l inter database 11-18

12 Ricevi un fax nella stampante di rete StneFax cnsente anche di stampare direttamente su una stampante di rete i fax ricevuti, cme avviene cn l us di una macchina fax tradizinale. Funzine mlt utile per velcizzare i prcessi aziendali che richiedn cmunque la stampa e/ la cnservazine di una cpia cartacea. In quest cas, StneFax cnsente anche di definire una stampante diversa per gni utente/numer fax (sn utilizzabili anche stampanti usb cllegate direttamente al server). Per abilitare questa funzine è necessari mappare la stampante sul server (chiedi al tu amministratre di rete). Ricevi un fax utilizzand l applicazine Imagicle Fax Vedi paragraf dedicat all applicazine Imagicle fax, l 'applicazine Client dell StneFax disegnata per ipad/iphne e per i dispsitivi Andrid e, che rende facile e velce spedire e ricevere fax direttamente dal tu dispsitiv quand vui e da dve vui

13 Imagicle Fax per il tu smartphne/tablet Imagicle Fax è l'applicazine Client dell StneFax disegnata per ipad/iphne e per i dispsitivi Andrid e, che rende facile e velce spedire e ricevere fax direttamente dal tu dispsitiv quand vui e da dve vui. Cn Imagicle Fax, StneFax diventa il prim IP Fax server che estende le numerse capacità di invi e ricezine fax ai dispsitivi mbili, ptenziand al massim il tu sistema di cmunicazine ideale sia per le piccle-medie imprese che per le grandi aziende. Scpri nella sezine dedicata le mdalità di installazine e cnfigurazine delle applicazini. Installazine su dispsitivi ios (iphne/ipad) Imagicle Fax è dispnibile gratuitamente su itunes Stre. Se si dispne di un PC cnness ad Internet e al dispsitiv Apple iphne ipad, l applicazine itunes è lanciata autmaticamente nel mment che si cnnette il dispsitiv prtatile al PC tramite cav USB. Si entra in itunes Stre e si immette nel camp di ricerca imagicle fax. A secnda del dispsitiv pssedut, basta selezinare la relativa App cliccand su GRATIS. Se nn ancra inserit, itunes ptrebbe richiedere l inseriment delle prprie credenziali Apple ID. Quindi l applicazine sarà scaricata dal sit Apple ed installata sul dispsitiv iphne ipad cnness al PC. E inltre pssibile scaricare ed installare l applicazine Imagicle Fax direttamente dal dispsitiv prtatile, accedend all App Stre tramite l appsita icna presente in tutti i dispsitivi Apple: 13-18

14 Anche in quest cas, basta selezinare Cerca ed immettere nel camp di ricerca Imagicle Fax. Tccand su GRATIS si passa alla pagina di installazine: Infine, tccand su INSTALLA, si avvia il dwnlad e l installazine dell applicazine, previ inseriment del prpri Apple ID. Imagicle Fax 14-18

15 Installazine su dispsitivi Andrid Imagicle Fax è dispnibile gratuitamente sul sit web Ggle Play, se si dispne di un PC cnness ad Internet e al dispsitiv Andrid. Immettend nel camp di ricerca imagicle fax, si trva velcemente l applicazine. Cliccand su INSTALLA, si può prcedere al dwnlad ed installazine di Imagicle Fax sul dispsitiv Andrid cnness al PC. Il sit ptrebbe richiedere l inseriment delle credenziali del prpri accunt Ggle. E inltre pssibile scaricare ed installare l applicazine Imagicle Fax direttamente dal dispsitiv prtatile, accedend a Ggle Play tramite l appsita icna presente in tutti i dispsitivi Andrid. Anche in quest cas, basta immettere nel camp di ricerca imagicle fax per visualizzare la relativa applicazine ed avviare l installazine della stessa nel dispsitiv, cn mdalità del tutt simili a quant descritt nel precedente paragraf. Cnfigurazine applicazine Imagicle Fax Imagicle Fax richiede la cnfigurazine una-tantum di alcuni parametri relativi alla AppSuite ed alle credenziali dell utente che utilizza le funzini StneFax. Tale cnfigurazine si presenta cn gli stessi parametri sia in ambiente Apple che Andrid: Username dell utente, csì cme cnfigurat in AppSuite Passwrd utente, cme cnfigurata in AppSuite Indirizz IP del server AppSuite. Chiedi all amministratre di sistema l indirizz crrett. Tccand infine su Lgin, se le impstazini sn crrette, si accede al menù principale

16 Fax Wizard: è l pzine che cnsente di inviare un nuv fax vers un numer telefnic inserit manualmente ppure prelevat dalla rubrica del telefn. Incming Faxes: mstra l elenc di tutti fax ricevuti in fase di ricezine sul prpri numer di fax persnale. Outging Faxes: mstra l elenc di tutti i fax inviati ppure in fase di invi/accdati in StneFax. Invia un fax cn Imagicle Fax Pui: fare una ft al dcument e inviarl via fax inviare un dcument esistente allegat ad una inviare un semplice test Inltre, pui utilizzare la rubrica del telefn per selezinare i destinatari e verificare l stat dei fax. Tccand su Fax Wizard si accede alla seguente schermata, dve è pssibile inserire tutti i dati relativi ad una trasmissine fax: Frm: nminativ utente, cme cnfigurat in AppSuite T: numer fax di destinazine, ppure un cntatt cn numer fax inserit nella rubrica. Subject: se cmpilat, è inserit nel frntespizi del fax Cver: cpertina fax, selezinabile tra quelle cnfigurate in StneFax dall utente dall amministratre del sistema File: allegat da inviare. Tiplgie accettate: xls, dcx, dc, pdf, rtf, txt, jpg, png, ecc. Text: se cmpilat, sarà visibile nella pagina dp il frntespizi 16-18

17 Ricevi un fax cn Imagicle Fax Selezinand un fax ricevut dalla lista degli Incming Faxes, pui visualizzare la data/ra della transazine fax e le infrmazini telefniche. Se è presente un allegat, sarà visinabile direttamente dal dispsitiv mbile, tccand sull icna relativa. Imagicle Fax per Apple cmprende anche un semplice PDF reader per quest scp, che cnsente di scrrere le varie pagine e effettuare l zm cn due dita. Visualizza allegat 17-18

18 Imagicle spa Headquarters Via Fndacci, Massarsa (LU) Italy T F Skype: Imagicle Operatinal HQ Via Fratelli Di Di, Magenta (MI) Italy Operatinal HQ Via Brin, 48/a Trevis (TV) Italy Cpyright Imagicle Spa Tutti i diritti riservati. Imagicle e il lg Imagicle sn marchi registrati di Imagicle spa, tutti gli altri marchi sn dei rispettivi prprietari. Le specifiche e le infrmazini cntenute nel presente dcument pssn variare senza preventiva infrmazine. Le immagini sn indicative, i prdtti pssn variare. Ogni sfrz è stat fatt per curare l accuratezza del cntenut di quest dcument, ciò nnstante, a seguit dei cntinui aggirnamenti e sviluppi Imagicle spa nn può garantire la cmpleta accuratezza, e declina gni respnsabilità per eventuali errri manchevlezze. Il presente dcument ha fini unicamente infrmativi e nn può essere assunt cme dcument specifica cntrattuale

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