Documentazione. Divisione Sicurezza Dati

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1 Documentazione 1

2 Questa guida è rilasciata con la licenza Creative Commons Attribution-Non- Commercial-NoDerivs 2.5, consultabile all indirizzo Pertanto questa guida è libera, e può essere riprodotta e distribuita, con ogni mezzo fisico, meccanico o elettronico, a condizione che la riproduzione del testo avvenga integralmente e senza modifiche, a fini non commerciali e con attribuzione della paternità dell opera. 2

3 Indice generale Accesso ad Avant Fax...3 Pagina iniziale Avant Fax... 4 Mostra fax...5 Ruota fax...6 Scarica PDF... 6 Inoltra fax...8 PDF... 9 Aggiungi una descrizione Sposta in archivio...13 Elimina definitivamente...13 Invio fax...13 Archivio fax...19 Contatti Contatti...20 Numeri di fax...22 Lista di distribuzione

4 Accesso ad Avant Fax Per accedere ad Avant Fax è necessario digitare nella barra dell'indirizzo del proprio browser l'indirizzo interno alla rete (es ). In tal modo si ha accesso alla pagina di Login di Avant Fax (vedi illustrazione 1), quindi inserire username e password e cliccare su Entra. Illustrazione 1: Login Avant Fax Pagina iniziale Avant Fax Dopo aver effettuato il login si accede alla pagina principale di Avant Fax (vedi illustrazione 2). 4

5 Illustrazione 2: Pagina Iniziale Avant Fax In alto alla pagina sono presenti cinque icone, le quali permettono altre cinque differenti operazioni: Ingresso: permette di ritornare alla pagina principale. Invia Fax: permette l'invio di un nuovo fax. Archivio: permette l'accesso all'archivio contenete i diversi fax. Uscita: permette l'uscita da Avant Fax. Contatti: permette l'accesso ad una rubrica contenete tutti i contatti memorizzati. Inoltre in alto a destra è presente la voce Utente che indica il nome dell'utente, cliccando sul pulsante sottostante Opzioni è possibile modificare le impostazioni inerenti all'utente in oggetto ed infine la voce Esci permette l'uscita da Avant Fax. Infine accanto alla voce IAXmodem viene indicato lo stato di Avant Fax (Libero, In attesa di ricezione, ecc.) 5

6 La pagina principale è composta dall'elenco di tutti i fax ricevuti, indicandone il mittente, l'ora e la data della ricezione del fax, il numero di pagine del fax stesso ed una piccola anteprima del fax. Accanto a ciascuna anteprima di fax sono presenti diverse icone, ciascuna delle quali permette di effettuare differenti operazioni quali: Mostra Fax: permette di mostrare l'intero fax. Ruota Fax: permette di ruotare l'anteprima del fax. Scarica PDF: permette di scaricare il file e salvarlo in formato pdf. Inoltra Fax: permette l'inoltro del fax. PDF: permette di inoltrare il fax per . Aggiungi una descrizione: permette di modificare/aggiungere la descrizione del fax. Sposta in archivio: permette di spostare il file nell'archivio Elimina definitivamente: permette l'eliminazione definitiva del fax. Mostra fax Cliccando sull'icona Mostra Fax è possibile visualizzare il fax a schermo intero. Sul lato sinistro sono presenti le piccole anteprime di ciascuna pagina che compone il fax. Sul lato destro, invece, sono presenti le icone descritte. 6

7 Illustrazi one 3: Icone presenti sul lato destro nella visualizz azione del fax Ruota fax Cliccando sull'icona Ruota fax è possibile ruotare la miniatura del fax. Scarica PDF Cliccando sull'icona Scarica PDF 7

8 è possibile visualizzare il fax in formato PDF, quindi salvarlo sul proprio computer. Illustrazione 4: Scarica PDF Inoltra fax Cliccando sull'icona Inoltra fax 8

9 è possibile inoltrare un fax ricevuto. In particolare appare una schermata di invio fax nella quale definire: il destinatario del fax: è possibile scegliere tra le opzioni lista di distribuzione e Contatti (vedi Contatti). Scegli il file per il fax: indica la possibilità di allegare un ulteriore file. Usa la pagina di copertina: se spuntato indica l'utilizzo della copertina. Attn.: specifica all'attenzione di chi è destinato il fax. Attn. Azienda: specifica il nome dell'azienda a cui è destinato il fax. Per Ufficio: specifica l'ufficio al quale è destinato il fax. Attn. n tel: specifica il numero di telefono dell'azienda. Oggetto: indica il campo oggetto del fax. Commenti: indica il campo nel quale è possibile inserire alcuni commenti. Infine cliccare su Spedisci per inoltrare il fax o su Annulla per annullare l'invio. 9

10 Illustrazione 5: Inoltro fax PDF Cliccando sull'icona PDF è possibile inviare il fax via . Si accede alla pagina di invio , come di seguito: 10

11 Illustrazione 6: Inoltro fax per Compilare quindi i seguenti campi: dei destinarti: inserire le dei destinatari. Oggetto: di default è impostato il numero telefonico. Nome del file PDF: di default è impostato il termine Fax numero-telefonico.pdf. Messaggio: inserire il massaggio. Categoria: selezionare la categoria. Sposta in archivio: spuntare la casella se si vuole spostare il fax in archivio. Infine cliccare su Spedisci per inoltrare il fax in o Annulla per effettuare l'operazione omonima. 11

12 Si mostra la ricezione del fax tramite in Zimbra; si noti come il fax è visto come un semplice allegato, quindi possibile aprire il fax e salvarlo sul proprio computer. Illustrazione 7: Ricezione fax via Inoltre è possibile ricevere la conferma di invio fax anch'essa tramite mediante Zimbra. 12

13 Illustrazione 8: Conferma invio fax tramite Aggiungi una descrizione Cliccando sull'icona Aggiungi una descrizione è possibile inserire una breve descrizione inerente al fax in oggetto. 13

14 Illustrazione 9: Inserire descrizione fax A questo punto basta inserire nello spazio dedicato la descrizione e selezionare la categoria. Infine cliccare su Salva per salvare la descrizione o su Annulla per effettuare l'operazione omonima. Sposta in archivio Cliccando sull'icona Sposta in archivio è possibile spostare il fax nell'archivio presente (vedi Illustrazione 20). Elimina definitivamente Cliccando sull'icona Elimina definitivamente i fax saranno eliminati. Invio fax Per inviare un nuovo fax è necessario cliccare sull'icona in alto Invia Fax 14

15 15

16 Illustrazione 10: Pagina di Invio Fax Si accede così alla pagina di invio fax (vedi illustrazione precedente) con i relativi campi da compilare: Numeri di fax dei destinatari: campo che prevede l'inserimento del numero destinatario del fax (vedi illustrazione successiva). Illustrazione 11: Numero fax destinatari 16

17 Avant fax suggerisce due modalità di inserimento del numero fax: Liste di distribuzione: cliccando su tale voce appare una finestra di dialogo che permette la selezione di una lista di distribuzione, di seguito vedremo come crearne una nuova. Illustrazione 12: Lista di distribuzione A questo punto basta selezionare la lista e cliccare sul pulsante Aggiungi. Contatti: cliccando su tale voce è possibile accedere alla lista dei contatti precedentemente creati. Illustrazione 13: Contatti A questo punto basta selezionare il contatto e cliccare sul pulsante Aggiungi. Scegli il file per il FAX: cliccando sul pulsante Sfoglia... è possibile selezionare il file da inviare via fax. Si ricorda che la dimensione massima è 20MB e che è possibile allegare 17

18 soltanto i seguenti tipi di file: PostScript (.ps), PDF (.pdf), TIFF (.tif), Text (.txt) Illustrazione 14: Scelta del fax Usa la pagina di copertina: applicando una spunta è possibile scegliere l'inserimento della copertina, nella quale è individuato il nome della ditta insieme ad altri campi quali: Attn.: specifica all'attenzione di chi è destinato il fax. Attn. Azienda: specifica il nome dell'azienda a cui è destinato il fax. Per Ufficio: specifica l'ufficio al quale è destinato il fax. Attn. n tel: specifica il numero di telefono dell'azienda. Oggetto: indica il campo oggetto del fax. Commenti: indica il campo nel quale è possibile inserire alcuni commenti. Illustrazione 15: Usa la pagina di copertina Infine cliccando sul pulsante spedisci è possibile spedire il fax allegato. A termine dell'invio del fax appare la seguente conferma: 18

19 Illustrazione 16: Conferma Invio fax Accedendo all'icona in alto Uscita è possibile verificare lo stato del fax. Illustrazione 17: Stato fax E' inoltre possibile annullare l'invio del fax cliccando sul pulsante Nella finestra di dialogo che appare confermare l'operazione cliccando su OK. 19

20 Illustrazione 18: Annullamento fax Cliccando invece sul pulsante è possibile modificare il fax mediante le opzioni presenti nella finestra di dialogo che appare. 20

21 Illustrazione 19: Modifica fax Quindi è possibile agire sui seguenti campi: Nuova destinazione: inserire la nuova destinazione anche scegliendola dai Contatti cliccando sul pulsante omonimo. Priorità: scegliere la priorità del fax individuando un numero compreso tra 0 e 250. Dispositivo: indicare il dispositivo da cui inoltrare il fax. Numero prove: indicare il numero delle prove da effettuare per l'invio del fax. Tempo massimo: indicare quando inviare il fax. Il tempo è stabilito aggiungendo ore, minuti e giorni partendo dal momento in cui si invia il fax (adesso). Pianifica consegna: indicare l'ora nella quale inviare il fax. Infine cliccare sul pulsante Salva per salvare le modifiche effettuate. Archivio fax Cliccando sul pulsante Archivio è possibile accedere ai fax archiviati. 21

22 Illustrazione 20: Archivio In particolare è possibile effettuare la ricerca in differenti modalità: Cerca azienda: cerca il fax in base all'azienda inserendone il nome o selezionandola dall'elenco delle aziende presente. ID fax: cercare il fax inserendone l'id corrispondente. Parola Chiave: cercare il fax mediante una parola chiave inserita nel campo omonimo. Categoria: cercare il fax in base alla categoria selezionata. Utente: cercare il fax in base all'utente selezionato. Data inizio: cercare il fax in base alla data di inizio dello stesso. Data fine: cercare il fax in base alla data di fine dello stesso. Spediti ricevuti: cercare il fax in base allo stato; è possibile scegliere tra spediti e ricevuti, solo i miei fax spediti, solo i miei fax ricevuti. Infine cliccando sul pulsante Cerca è possibile avviare la ricerca o azzerarla mediante il pulsante omonimo. Contatti Cliccando sul pulsante Contatti è possibile accederne a tre differenti tipi: 1. Contatti, nel quale saranno memorizzati tutti i contatti Numeri di fax, nel quale saranno memorizzati tutti i numeri di fax. 22

23 3. Lista di distribuzione, nella quale saranno memorizzate le differenti liste con i numeri fax corrispondenti. 23

24 Illustrazione 21: Contatti Contatti Illustrazione 22: Contatti E' possibile caricare il file dei contatti in formato vcf cliccando sul pulsante Sfoglia... per individuare il file e successivamente su Carica per caricare lo stesso. Inserire un nuovo record è molto semplice, basta inserire il nome e l' corrispondente nei campi omonimi e cliccare su Crea. Il nuovo contatto sarà aggiunto alla lista. Apparirà un messaggio di conferma come il seguente: 24

25 Illustrazione 23: Conferma inserimento contatto Infine è possibile cercare i contatti inserendone il nome nel campo Cerca. Numeri di fax Illustrazione 24: Numeri di fax E' possibile caricare il file dei contatti in formato vcf cliccando sul pulsante Sfoglia... per individuare il file e successivamente su Carica per caricare lo stesso. Inserire un nuovo record è molto semplice, basta compilare i campi proposti quali: Azienda : inserire il nome dell'azienda. 25

26 Nuovo numero fax: inserire il numero di fax. A: inserire il nome della persona di riferimento. Per Ufficio: inserire l'ufficio a cui inviare il fax. Attn. N tel.: inserire il numero di telefono dell'azienda. Categoria: scegliere la categoria. Descrizione: indicare una breve descrizione. Infine cliccare sul pulsante Crea. Inoltre è possibile cercare i contatti inserendone il nome nel campo Cerca. Lista di distribuzione Illustrazione 25: Lista di distribuzione Creare una nuova lista è semplice, basta inserire il nome e cliccare su Crea. A questo punto appare una maschera nella quale è possibile definire ulteriori dettagli, quali: 26

27 Illustrazione 26: Maschera di creazione nuova lista di distribuzione Aggiungi n fax: cliccare sul pulsante omonimo se si vuole inserire un nuovo numero fax. Apparirà una finestra di dialogo simile a quella presente nell'illustrazione 13. E' quindi possibile inserire un nuovo numero fax o selezionarne uno già esistente. Infine cliccare sul pulsante Aggiungi. Elimina n fax: cliccare sul pulsante omonimo se si vuole eliminare il numero di fax. Elimina lista: cliccare sul pulsante omonimo per eliminare la lista creata. 27

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