PRESENTAZIONE DELLA APPLICAZIONE. REV 2.0 del

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1 Gestione spese Budget, Controllo e rendicontazione PRESENTAZIONE DELLA APPLICAZIONE REV 2.0 del Requisiti: Microsoft Excel 2003 o versioni successive Entratel.Com Servizi Telematici per Imprese e Professionisti Via Scarlatti Carpi (Mo) Fax info@entratel.com Partita I.V.A REA MO

2 Sono tempi difficili: Tasse, difficoltà finanziarie, aumento dei costi e delle spese C è necessità di maggior controllo per non perdere la bussola

3 Sappiamo quanto spendiamo? Normalmente lo sappiamo dopo avere speso, ma se ci chiediamo dove abbiamo speso il nostro denaro, spesso non abbiamo la risposta giusta Per questo abbiamo creato un programma di Gestione del Bilancio famigliare

4 Richiedi sempre scontrini e fatture. Caricali in questo programma e tieni sotto controllo la tua spesa

5 Pochi passi per fare goal Siamo partiti dai documenti di spesa (scontrini, fatture, ricevute, ecc.) E sufficiente inserire queste informazioni e l applicazione si incarica di memorizzare ogni spesa per tipo e categoria Saremo contemporaneamente contribuenti onesti e nel contempo potremo anche giustificare poi le nostre spese per un eventuale accertamento

6 Prima di tutto configura il sistema: deve essere predisposto al meglio per aiutarti a gestire il tuo denaro Serve per preparare i fogli di lavoro per un successivo anno o per cancellare tutti i dati e ripartire Serve per immettere l anno di competenza nel quale lavorare Facoltativo, se si intende utilizzare il browser da dentro l applicazione Serve per configurare le banche con cui si lavorerà (massimo 9) Parametri per la spunta automatica dell estratto conto Importazione dati da altri archivi Sono i tipi di spesa (massimo 23) che potremo caricare nell applicazione, a loro volta suddividibili in sottocategorie (massimo 10 per ogni tipo)

7 La colonna si riempie automaticamente con le spese effettuate giornalmente suddivise per tipologia Ogni mese si può fare un budget di spesa, tenendo conto di quanto si è speso nel mese precedente e di quanto verrà incassato: il programma avviserà man mano se lo superiamo! E possibile richiamare uno qualsiasi dei mesi precedenti per vedere quanto si è speso e quanto si era messo a budget per quel mese tipo per tipo La colonna deve essere riempita con il massimo spendibile (presunto) per ogni tipologia Se qualche tipo di spesa raggiunge o supera la somma messa a budget il segnalino diventa rosso (per avvertire) Segnala quanto è possibile spendere ogni giorno per stare nel budget E possibile avere una panoramiche delle spese che presumibilmente dovremo sostenere nei periodi successivi Ed avere la situazione delle somme incassate nei mesi precedenti

8 Pochi passi per fare goal I giornali ci dicono che una famiglia su due ha difficoltà ad arrivare alla fine del mese Per questo abbiamo scelto il mese come unità minima di tempo per determinare il budget delle spese correnti Se inseriamo le previsioni di spesa del mese avremo man mano un vero cruscotto di dove vanno a finire i nostri soldi per correggere il tiro o ripartire diversamente le spese

9 Una volta stabilito il budget mensile è sufficiente inserire gli scontrini di spesa (si può fare in ogni momento) La descrizione della spesa effettuata La data del giorno al quale si vuole imputare la spesa: ovviamente può essere modificato a piacere L importo Tipo e categoria della spesa: è possibile richiamare tali informazioni per comodità della scelta Il riferimento al file che eventualmente contiene il documento di spesa (es. pdf della fattura pagata) Qualora il pagamento sia avvenuto mediante addebito sul conto (o carta di credito) se si sceglie questo mezzo Serve per ricercare l eventuale file giustificativo (richiamando automaticamente explorer) Qualora sul conto o sulla carta venga addebitato un importo diverso (es. abbiamo pagato la cena per tutti con la carta di credito, ma abbiamo diviso l importo)

10 Si possono memorizzare le scadenze relative ad importi che si presume saranno pagate (o incassate) nell arco dell anno (es. le bollette del telefono o delle altre utenze o le rate di mutuo): esse saranno imputate alle spese alla loro maturazione Sono le scadenze inserite, che possono sempre essere modificate o cancellate Si possono inserire nuove scadenze L immissione dei dati è molto semplice (data, descrizione, importo ed, eventualmente, ripartire tale importo in più rate, massimo 12). Viene effettuato il controllo che il totale delle rate inserite sia uguale a quello originario

11 Le scadenze inserite, alla loro maturazione, possono essere computate tra le spese, alla stessa stregua delle normali spese giornaliere. Basta sceglierne una e confermarne i dati

12 Tutte le spese (e gli incassi ) inserite possono essere oggetto di ricerca. La ricerca avviene per molteplici parametri, anche contemporanei

13 I movimenti della banca possono essere inseriti qui (e spuntati, se vanno bene). Analogamente possono essere modificati o cancellati

14 Gli eventuali documenti inseriti (associati ad un movimento di spesa o di incasso) sono sempre reperibili e visualizzabili

15 Tracciabilità del denaro Vengono gestiti i comuni mezzi di pagamento (conto corrente, carte di debito/credito, prepagate) Se associamo ad un acquisto o un incasso un mezzo di pagamento potremo gestire anche l andamento del nostro conto corrente o tenere sotto controllo la nostra carta di credito Potremo così avere sempre la nostra situazione finanziaria complessiva sotto controllo per le successive decisioni di spesa

16 Il modulo consente di ottenere le informazioni inserite in forma grafica secondo diverse rappresentazioni

17 I movimenti banca possono essere spuntati manualmente quando se ne riscontra la conformità (con l estratto conto o le contabili)

18 Il cliente e la banca La banca rendiconta periodicamente le spese Ma rintracciare i relativi giustificativi a posteriori non sempre è agevole L applicazione elimina completamente questa difficoltà consentendo il controllo puntuale tra le registrazioni della banca e quanto memorizzato nel periodo

19 Automatismi Non c è nulla che non possa essere fatto in modo automatico Abbiamo introdotto meccanismi di spunta automatica delle rendicontazioni, laddove la banca fornisca le informazioni (trattabili) Con semplicità facilitiamo il rapporto tra la banca e il cliente

20 Il modulo consente anche possibilità di spunte automatiche con i dati forniti dalla banca in formato TXT o CSV Banca Il movimento è stato trovato Trovato, ma con qualche differenza. Viene richiesto un intervento manuale, tra quelli previsti sotto

21 Per i più esperti Per chi possiede una stampante/scanner è anche possibile associare il documento di spesa (scansionato) alla registrazione In questo modo potremo non solo memorizzare importo e tipo di spesa, ma anche il documento originale E nel tempo sarà sempre possibile recuperarlo con ricerche mirate e semplici, nel massimo della trasparenza

22 Le spese fisse Sappiamo a priori quanto del nostro reddito dobbiamo accantonare per pagare le spese fisse (affitto, tasse, bollette varie, auto, ecc.)? Per consentire questo, l applicazione permette di inserire delle scadenze future, che, al loro maturare, avvisano della spesa l utente In questo modo saremo in grado di conoscere con certezza la parte di reddito destinato alle spese irrinunciabili e utilizzare la restante parte per le spese correnti

23 Strumenti semplici: Stiamo parlando di famiglie (o di liberi professionisti, piccoli imprenditori, artigiani), pertanto abbiamo bisogno di strumenti semplici Per questo abbiamo scelto lo strumento più diffuso in assoluto: Un file Excel! Mascherato come applicazione, ma sempre un semplice file excel con delle macro evolute