PROCEDURE OPERATIVE PER L UTILIZZO DELL ALBO FORNITORI E DELLE GARE ON-LINE

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1 Direzione Acquisti e Contratti Il Direttore PROCEDURE OPERATIVE PER L UTILIZZO DELL ALBO FORNITORI E DELLE GARE ON-LINE 1 PROCEDURA OPERATIVA ALBO FORNITORI 1.1 ALBO FORNITORI L Albo Fornitori contiene l elenco generale dei fornitori, prestatori di servizi ed esecutori di lavori dell Azienda in cui sono iscritti e classificati gli operatori economici interessati, che dichiarano di essere in possesso di requisiti di ordine generale e di capacità professionale, idonei all affidamento dei contratti aziendali. L albo è gestito dalla Direzione Acquisti e Contratti di Atac S.p.A. 1.2 CATEGORIE E SOTTOCATEGORIE Le imprese selezioneranno le categorie principali e le relative sottocategorie, identificate sia per descrizione che per codice, per le quali intendono essere iscritte all Albo Fornitori. L elenco delle categorie e sottocategorie individuate ai fini della partecipazione alle procedure di scelta del contraente è disponibile sul sito nell area Portale Acquisti e Albo Fornitori. 1.3 MODALITÀ DI ISCRIZIONE Richiesta di iscrizione all Albo Fornitori Onde procedere alla richiesta di iscrizione all Albo Fornitori risulta necessaria la registrazione (primo accesso al Portale) e l abilitazione al Portale Acquisti (sottoscrizione delle Condizioni Generali di registrazione e di utilizzo del Portale Acquisti Atac) Selezione categorie merceologiche principali e sottocategorie Con il primo accesso al Portale Acquisti (sezione Iscrizione del Portale Acquisti e Albo Fornitori) al fornitore è data la possibilità di: Compilare un Questionario di registrazione al Portale; salvando i dati inserirti nel presente questionario, il fornitore riceverà via UID e PW per effettuare i successivi accessi al sistema; Compilare un Form di registrazione supplementare, contenete informazioni aziendali generali; Selezionare le categorie merceologiche di propria competenza; Compilare i Form specifici associati a ciascuna merceologia selezionata.

2 Al fine del perfezionamento della richiesta di iscrizione all Albo, si richiede: la compilazione di tutte le domande obbligatorie (contrassegnate da un asterisco) presenti nei questionari sopra indicati; la trasmissione via fax delle Condizioni generali di registrazione e utilizzo del Portale Acquisti Atac, compilato in tutte le sue parti, al numero indicato sul sito. Il Fornitore che abbia correttamente svolto tutte le operazioni indicate, potrà in qualsiasi momento verificare lo stato di compilazione dei dati obbligatori, modificare i dati inseriti nel Form di registrazione supplementare, nella Sezione Dati Aziendali / Stato Azienda e dei suoi Form specifici nella Sezione Classificazione / Classificazione corrente, entrando nel dettaglio delle categorie selezionate. Si sottolinea che Atac S.p.A. non procederà alla valutazione delle domande di iscrizione qualora manchi la compilazione di qualsiasi campo obbligatorio. Il Fornitore ha la possibilità in qualsiasi momento di stampare e/o salvare una copia dei dati inseriti nell Albo Fornitori consultando l area Profilo Utente e Albo Fornitori => Dati aziendali => Stato Azienda => Stampa Dossier. È onere del Fornitore verificare la correttezza delle informazioni presenti sul Portale. Per integrare la selezione delle categorie merceologiche, il fornitore dovrà accedere al Portale Acquisti e, nell Area Profilo Utente e Albo Fornitori, Sezione Classificazione, selezionare le categorie merceologiche principali ovvero le sottocategorie di interesse dell Albero delle Categorie Merceologiche, con la Funzione Aggiungi Categoria. Per deselezionare delle categorie merceologiche, il fornitore dovrà accedere al Portale Acquisti e, nell Area Profilo Utente e Albo Fornitori, Sezione Classificazione, entrare nel dettaglio della categoria che si intende deselezionare e procedere all eliminazione, con la Funzione Elimina Categoria Aggiornamento delle informazioni I soggetti iscritti all Albo Fornitori dovranno mantenere aggiornati i dati inseriti in fase di richiesta di iscrizione. Tale obbligo va assolto entro i trenta giorni successivi al verificarsi delle variazioni ed il suo mancato adempimento potrà comportare la decadenza dell accoglimento della domanda di iscrizione all Albo Fornitori. In particolare, l inserita per la prima volta in fase di registrazione ovvero quella aggiornata, rappresenterà l indirizzo al quale saranno inviate tutte le comunicazioni inerenti al Portale Acquisti e all Albo Fornitori. Ogni modifica dei dati inseriti negli appositi campi di domanda potrà essere effettuata in qualsiasi momento. 2

3 1.4 ESITO DELLA RICHIESTA DI ISCRIZIONE Il procedimento di iscrizione si intenderà completato alla avvenuta compilazione di tutti i questionari/informazioni richieste, ed in particolare nel caso in cui tutti i campi obbligatori del Form di registrazione supplementare e dei Form specifici delle Categorie selezionate siano completati. Atac provvederà quindi alla verifica dei soggetti, seguendo indicativamente l ordine progressivo con cui le relative richieste di iscrizione sono state perfezionate. Farà fede, a tale scopo, il giorno e l ora in cui telematicamente tali questionari sono pervenuti ad Atac. Qualora Atac dovesse richiedere chiarimenti in merito alle dichiarazioni/informazioni presentate in sede di iscrizione, la verifica verrà interrotta, previo avviso agli interessati, sino a che il soggetto non fornisca i richiesti chiarimenti ed integrazioni. Il Fornitore visualizzerà l esito del processo di valutazione, accedendo con la propria utenza al portale, nell Area Profilo Utente e Albo Fornitori, Sezione Classificazione / Classificazione corrente. In caso di esito negativo della verifica della domanda di iscrizione, Atac comunicherà al fornitore i motivi del rifiuto. Atac si riserva inoltre di utilizzare le modalità indicate nel successivo paragrafo 1.5 Comunicazioni. 1.5 COMUNICAZIONI Atac potrà utilizzare differenti sistemi per trasmettere comunicazione ai Fornitori iscritti all Albo: Attraverso la sezione Aree di Collaborazione, accessibile dalla pagina principale del Portale Acquisti, per trasmettere allegati visionabili dai destinatari (a titolo di esempio non esaustivo richiesta di chiarimenti, comunicazioni esito della verifica della domanda di iscrizione, etc.); Attraverso l invio di di sistema; Attraverso fax, lettera raccomandata con ricevuta di ritorno o qualsiasi altro mezzo idoneo. 1.6 DOCUMENTI E TITOLI PER LA VERIFICA DEI REQUISITI DI ISCRIZIONE Atac si riserva di verificare quanto dichiarato dai soggetti richiedenti: nelle Dichiarazioni Sostitutive prodotte all atto della richiesta di iscrizione; nel/i Questionario/i, compilato/i ai fini del perfezionamento della richiesta di iscrizione. 3

4 Tale verifica si sostanzierà nella richiesta della documentazione comprovante il possesso dei requisiti di ordine generale di cui all art. 38 del D.Lgs 163/2006 ovvero attraverso la richiesta di ogni ulteriore documentazione che si rendesse necessaria, secondo le modalità di volta in volta comunicate. 1.7 SEGNALAZIONE DELLE VARIAZIONI E MANTENIMENTO DELL ISCRIZIONE Ai fini del mantenimento dell iscrizione i soggetti devono aggiornare i dati inseriti nei diversi Questionari secondo quanto indicato nel documento Disciplinare dell Albo Fornitori. 4

5 2 PROCEDURA OPERATIVA GARE ON LINE ATAC avvierà la gara on-line secondo le modalità di seguito descritte, in particolare utilizzando gli strumenti Richiesta di Offerta (RDO) on-line e Asta on-line disponibili sul portale. I Fornitori (di seguito anche Concorrenti) che intendono partecipare alle gare dovranno essere registrati al sito. Ogni Concorrente disporrà di una cartella personale dove sarà resa disponibile la documentazione contenente i dati delle gare anche sotto forma di file allegati. In particolare potranno essere definite nella singola gara specifiche modalità operative, secondo quanto indicato nella documentazione di gara. Le comunicazioni per via informatica saranno effettuate all indirizzo comunicato al momento della registrazione, e nella propria cartella personale disponibile sul portale (messaggio di sistema). E onere del Concorrente aggiornare tempestivamente nella propria cartella personale sul sito qualsiasi variazione di questo indirizzo . Le offerte pervenute per via telematica dal Concorrente identificatosi a mezzo di User ID e password sono a tutti gli effetti vincolanti ed impegnative. 2.1 RICHIESTA DI OFFERTA ON-LINE (RDO) Invito dei Concorrenti ATAC inoltrerà l'invito ai Concorrenti pubblicando la RDO on-line sul sito, notificando l evento tramite o mezzi alternativi (a titolo di esempio esemplificativo non esaustivo Fax, Raccomandata ricevuta AR) ai Concorrenti invitati. ATAC pubblicando la RDO on-line renderà disponibili i Dati relativi alla gara (a titolo di esempio non esaustivo la Lettera di Invito e la documentazione tecnico-amministrativa occorrente per la formulazione dell offerta) nelle cartelle personali dei Concorrenti invitati I Dati della RDO on-line si riferiscono generalmente e non esaustivamente a: la descrizione dell oggetto della gara; i prezzi a base di gara; la modalità di formulazione dell offerta; i tempi e modalità di consegna della fornitura o dell erogazione del servizio nonché dell appalto di lavori; la cauzione provvisoria; la data e ora di chiusura della RDO on-line. 5

6 La partecipazione alla RDO on-line implica integrale ed incondizionata presa visione ed accettazione dei Dati pubblicati da ATAC Modifiche dei Dati fase Richiesta di Offerta on line ATAC ha la facoltà di modificare i Dati (le "Modifiche"), nella propria Cartella Personale fino alla chiusura della RDO on-line; ATAC si riserva di inviare tramite , notifica ai Concorrenti invitati di aver apportato le Modifiche relative ai Dati, invitandoli a prenderne visione a loro cura; Qualora vengano apportate Modifiche da parte di Atac l'invio di un offerta da parte dei Concorrenti invitati deve considerarsi quale presa visione ed accettazione integrale ed incondizionata delle modifiche apportate da ATAC Svolgimento della Richiesta di Offerta on-line Secondo quanto specificato per la singola gara i Concorrenti potranno rispondere tramite lo strumento RDO on line secondo quanto indicato nei punti successivi La Richiesta di Offerta on line si conclude alla data e ora definite da ATAC e visualizzabili dai Concorrenti nella propria cartella personale. Entro tale termine i Concorrenti dovranno presentare l Offerta La presentazione dell Offerta deve essere effettuata tramite la compilazione e l'invio dei moduli di risposta presenti nella Cartella Personale di ciascun Concorrente invitato I moduli di risposta devono contenere tutte le informazioni indicate come obbligatorie (compilazione di campi predefiniti ed eventuale trasmissione di altre informazioni da allegare in formato elettronico secondo le indicazioni specificate) secondo quanto indicato nella specifica gara La presentazione dell Offerta dovrà avvenire entro il termine indicato per la chiusura della Richiesta di Offerta on line I Concorrenti, per inviare un Offerta, dovranno predisporla cliccando sul tasto Rispondi, successivamente sul tasto Modifica Risposta procedendo alla compilazione dei singoli moduli ed infine sul tasto Invia Risposta, in modo da renderla visibile ad ATAC (offerta pubblicata). Il sistema invia automaticamente al Concorrente via avviso di avvenuta pubblicazione dell offerta. 6

7 I Concorrenti hanno la facoltà di predisporre la propria Offerta utilizzando la funzione Salva, in tal caso l Offerta risulta in stato Da Pubblicare e pertanto non presentata. I Concorrenti al fine della presentazione dell Offerta dovranno comunque cliccare sul tasto Invia Risposta Le Offerte non pubblicate non saranno visibili a ATAC e si intendono pertanto non presentate. Il Concorrente dovrà visualizzare nella cartella personale l avvenuta pubblicazione dell Offerta (Stato della Risposta Pubblicata ). E onere e cura di ciascun Concorrente verificare entro il termine lo stato della propria risposta e la completezza della propria Offerta Il sistema non accetta la pubblicazione di un offerta o la modifica di un offerta già pubblicata dopo la chiusura della RDO on-line I Concorrenti possono modificare l Offerta precedentemente inviata entro e non oltre il termine indicato per la chiusura della RDO on line tramite la funzione Modifica Risposta, successivamente salvare le modifiche cliccando sul tasto Salva le Modifiche ed inviarle tramite il tasto Invia le Modifiche. È onere di ciascun Concorrente verificare l Offerta inviata. ATAC considererà unicamente l ultima Offerta inviata dal Concorrente entro il termine I Concorrenti possono ritirare l offerta precedentemente pubblicata entro e non oltre la chiusura della RDO on line utilizzando il tasto Cancella la tua risposta. I Concorrenti potranno successivamente inviare una nuova Offerta entro il termine di chiusura della RDO on line secondo quanto indicato ai punti precedenti E onere e cura di ciascun Concorrente verificare entro il termine fissato per la chiusura della RDO on line: lo stato della propria risposta che dovrà essere in stato Pubblicata al fine di essere presentata a Atac; la completezza e correttezza secondo le indicazioni presenti in Lettera di Invito della propria Offerta Pubblicata La pubblicazione dell offerta costituisce accettazione implicita da parte dell offerente di tutta la documentazione di gara, allegati inclusi È onere del Concorrete presentare le offerte in tempo utile. Si consiglia di non tardare nell effettuare l offerta in prossimità della scadenza dell intervallo temporale poiché 7

8 potrebbe non essere valutato correttamente il tempo restante e ciò potrebbe non permettere all offerta di raggiungere il sistema in tempo utile ATAC potrà visualizzare solo a seguito della chiusura della RDO on line l Offerta emessa da ogni Concorrente Malfunzionamenti In caso di necessità di supporto tecnico, guasti alla struttura tecnologica, applicativa e di comunicazione, i Concorrenti invitati hanno la facoltà di procedere secondo le modalità indicate nella specifica gara Esclusivamente nei casi indicati al punto precedente e specificati nella documentazione di gara i Concorrenti potranno comunicare con BravoBus, trasmettendo e ricevendo informazioni e dati, nonché proprie istruzioni e manifestazioni di volontà via fax, via e- mail o via telefono E facoltà di BravoBus, nel rispetto delle norme di legge, procedere alla registrazione delle conversazioni telefoniche intercorse. I concorrenti accettano che le registrazioni telefoniche effettuate da BravoBus costituiscano piena prova dei fatti e delle circostanze rappresentate Aggiudicazione della RDO on-line Le modalità di aggiudicazione saranno specificate in ciascuna gara In ogni caso l aggiudicazione al termine della RDO on-line è provvisoria, l aggiudicazione definitiva avverrà secondo quanto indicato nella documentazione di gara Messaggi E facoltà di ATAC inviare comunicazioni ad uno o più Concorrenti invitati, ed è facoltà dei Concorrenti invitati inviare comunicazioni a ATAC tramite la funzione Messaggi La funzione Messaggi è attiva durante il periodo di svolgimento della gara Ciascun Concorrente può visualizzare i messaggi ricevuti nella sezione Messaggi. La presenza di un Messaggio nella cartella di un Concorrente viene notificata via al 8

9 Concorrente stesso. E onere e cura di ciascun Concorrente prendere visione dei messaggi presenti. 2.2 ASTA ON LINE Invito Asta on line ATAC inoltrerà l'invito ai Concorrenti pubblicando l Asta on-line sul sito, notificando l evento tramite o mezzi alternativi (a titolo di esempio esemplificativo non esaustivo Fax, Raccomandata ricevuta AR) ai Concorrenti invitati. ATAC pubblicando l Asta on-line renderà disponibili i Dati relativi alla gara (a titolo di esempio non esaustivo la Lettera di Invito e la documentazione tecnico-amministrativa occorrente per la formulazione dell offerta) nelle cartelle personali dei Concorrenti invitati. L Asta online si svolgerà secondo quanto di seguito descritto I Dati dell Asta on-line si riferiscono generalmente a: il valore di ribasso a base dell Asta on line (Prezzo Base); incremento minimo del ribasso; la modalità di formulazione dell offerta; la data e ora di svolgimento dell Asta dinamica on-line; la descrizione dell oggetto della gara; i prezzi a base di gara; la modalità di formulazione dell offerta; i tempi e modalità di consegna della fornitura o dell erogazione del servizio nonché dell appalto di lavori; la cauzione provvisoria. La partecipazione all asta on-line implica integrale ed incondizionata presa visione ed accettazione dei Dati pubblicati da ATAC Modifiche dei Dati Asta on-line ATAC ha la facoltà di modificare i Dati dell'asta (le "Modifiche"), nella propria Cartella Personale fino al momento in cui l'asta on-line è confermata, secondo quanto previsto all'articolo

10 ATAC si riserva di inviare tramite notifica ai Concorrenti invitati di aver apportato le Modifiche relative ai Dati, invitandoli a prenderne visione a loro cura L'inserimento di un offerta da parte dei Concorrenti invitati durante lo svolgimento dell'asta on- line, deve considerarsi quale presa visione ed accettazione integrale ed incondizionata delle modifiche apportate da ATAC Messaggi E facoltà di ATAC inviare comunicazioni ad uno o più Concorrenti invitati, ed è facoltà dei Concorrenti invitati inviare comunicazioni a ATAC tramite la funzione Messaggi La funzione Messaggi è attiva durante il periodo di svolgimento della gara, ad eccezione della durata dell asta, secondo quanto stabilito agli artt e Ciascun Concorrente può visualizzare i messaggi ricevuti nella sezione Messaggi. La presenza di un Messaggio nella cartella di un Concorrente viene notificata via al Concorrente stesso. E onere e cura di ciascun Concorrente prendere visione dei messaggi presenti Conferma dei Dati d'asta Successivamente al compimento delle azioni di cui ai punti ed eventualmente ATAC deve confermare i Dati d'asta L avvenuta Conferma dei Dati dell Asta on-line viene notificata tramite ai Concorrenti invitati Svolgimento dell Asta on line L Asta on-line si svolge attraverso l'emissione e l'inserimento sul sistema di offerte economiche successive da parte dei Concorrenti fino alla data e ora di chiusura della fase d Asta, secondo quanto stabilito al successivo art Per offerte economiche si intende offerte espresse sia in valore assoluto che in forma di ribasso percentuale, secondo quanto indicato nella specifica gara I Concorrenti possono visualizzare sul sistema on-line, in un'apposita tabella: le proprie Offerte; 10

11 il proprio posizionamento in classifica; eventuali altri elementi indicati nella specifica gara I Concorrenti prendono atto ed accettano che il sistema non consente loro di visualizzare l'identità degli altri Concorrenti Ciascun Concorrente al fine di migliorare la propria posizione in classifica può immettere Offerte economiche successive migliorative (i "Rilanci") Il Concorrente prende atto e accetta che ATAC applica un valore minimo di rilancio obbligatorio (incremento o decremento minimo). Tale valore sarà fissato e pubblicato da ATAC nelle cartelle personali dei Concorrenti e precisato nella documentazione di gara L Asta on-line si conclude alla data e ora stabilita da ATAC, fermo restando quanto previsto al punto successivo relativamente al processo di auto estensione ATAC definirà per la specifica Asta on-line un periodo di auto estensione ; nel caso in cui un Concorrente inserisca sul sistema on-line un offerta in tale periodo, la chiusura dell Asta on-line verrà automaticamente prorogata per un ulteriore periodo di auto estensione. L Asta on-line si chiuderà solo a termine del primo periodo di auto estensione durante il quale non siano pervenute offerte da parte dei Concorrenti. Si consiglia di non tardare nell effettuare l offerta alla scadenza poiché il refresh time del video potrebbe non consentire di valutare correttamente il tempo restante e quindi non permettere all offerta di raggiungere il sistema in tempo utile. È onere del Concorrete effettuare le offerte in tempo utile L'inserimento di un offerta da parte dei Concorrenti durante lo svolgimento dell'asta online, deve considerarsi quale presa visione ed accettazione integrale ed incondizionata dei Dati d'asta Aggiudicazione dell asta on-line A seguito dell avvenuta chiusura dell Asta on-line, il sistema permette la visualizzazione della propria posizione in graduatoria e delle proprie offerte presentate Le modalità di aggiudicazione saranno specificate in ciascuna gara In ogni caso l aggiudicazione al termine dell Asta on-line è provvisoria, l aggiudicazione definitiva avverrà secondo quanto indicato nella documentazione di gara. 11

12 I Concorrenti prendono atto ed accettano che il sistema a seguito dell avvenuta chiusura dell Asta on-line non consente loro di visualizzare l'identità degli altri Concorrenti Sospensione dell asta e successiva ripresa In caso di necessità di supporto tecnico, guasti alla struttura tecnologica, applicativa e di comunicazione, i Concorrenti invitati hanno la facoltà di procedere secondo le modalità indicate nella specifica gara Esclusivamente nei casi indicati al punto precedente e specificati nella documentazione di gara i Concorrenti potranno comunicare con BravoBus, trasmettendo e ricevendo informazioni e dati, nonché proprie istruzioni e manifestazioni di volontà via fax, via e- mail o via telefono E facoltà di BravoBus, nel rispetto delle norme di legge, procedere alla registrazione delle conversazioni telefoniche intercorse. I concorrenti accettano che le registrazioni telefoniche effettuate da BravoBus costituiscano piena prova dei fatti e delle circostanze rappresentate ATAC si riserva la facoltà di sospendere temporaneamente e riprendere l asta in corso a sua discrezione L Asta on-line eventualmente sospesa verrà ripresa in ora, data e con durata comunicate da ATAC ai Concorrenti (orario di inizio, orario di fine e stato sono riportati nei dati dell Asta in oggetto presenti nella cartella personale) e riprenderà dall ultima offerta ritenuta valida secondo quanto risulterà dal motore ufficiale di negoziazione del sito. 12

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