REGOLAMENTO PER LA GESTIONE DELL ALBO PRETORIO ON-LINE

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1 REGOLAMENTO PER LA GESTIONE DELL ALBO PRETORIO ON-LINE Recante discipline e riferimenti normativi per una corretta gestione del sito Versione 1.00 del 11/10/2013 Approvato con delibera n. 23 del consiglio d Istituto del 11/10/2013 Il presente regolamento entra in vigore a decorrere dal 12/10/2013 Atto da pubblicare sull albo pretorio: Data pubblicazione: 12/10/2013 Periodo di pubblicazione: Fino a nuovo versione del regolamento

2 I N D I C E Art. 1 Oggetto e Contesto normativa 3 Art. 2 Finalità 4 Art. 3 Istituzione dell' Albo Pretorio on-line 4 Art. 4 Responsabile del Procedimento e responsabile di pubblicazione degli atti 4 Art. 5 Responsabili che generano l'atto 5 Art. 6 Atti soggetti alla pubblicazione 6 Art. 7 Atti non soggetti alla pubblicazione 6 Art. 8 Struttura del!' Albo Pretorio on-line 6 Art. 9 Durata, modalità e gestione della pubblicazione 6 Art. 10 Pubblicazione degli atti formati dall'ente 7 Art. 11 Pubblicazione degli atti per conto di soggetti esterni all'ente 7 Art. 12 Registro degli atti pubblicati 8 Art. 13 Sicurezza e Garanzie di riservatezza 9

3 REGOLAMENTO PER LA GESTIONE DELL' ALBO PRETORIO ON-LlNE Art. 1 Oggetto e Contesto normativo 1. IL presente regolamento disciplina la tenuta, il funzionamento e le competenze di pubblicazione con le quali l'istituto professionale Dalmazio Birago di Torino gestisce il proprio "Albo Pretorio online" per la pubblicazione della pubblicità legale ai sensi dell'articolo art.32, comma 1 della Legge n.69 del 18 giugno 2009, che reca disposizioni dirette alla eliminazione degli sprechi relativi al mantenimento di documenti in forma cartacea e successivo comma 5 dello stesso art A decorrere dal 1 gennaio 2011 le pubblicazioni effettuate su carta, non hanno più valore legale; per ciò che concerne invece i bandi di gara e i bilanci, il passaggio completo al digitale è stabilito al 1 gennaio La direttiva n. 8 del e le linee guida emanate in attuazione della direttiva stessa, elencano e descrivono i diversi ruoli coinvolti, ruoli che dovranno essere regolamentati e che dovranno essere ricoperti dalle diverse figure presenti all'interno dell'istituto. 4. Le linee guida differenziano due ambiti professionali coinvolti nella realizzazione e nella gestione del sito web che nel nostro istituto sono così identificati: a. competenze tecnologiche - Responsabile dei sistemi informativi. - Responsabile della sicurezza informatica. - Responsabile della gestione della rete. - Responsabile dell'accessibilità informatica. - Webmaster. b. competenze editoriali - Responsabile del procedimento che ha generato l'atto soggetto a pubblicità legale. - Responsabile procedimento di pubblicazione sull'albo on-line. - Responsabile dell'ufficio relazioni con il pubblico.

4 Art. 2 Finalità 1. La pubblicazione di atti all'albo Pretorio on-line è finalizzata a fornire la conoscenza legale degli atti. Art. 3 Istituzione dell' Albo Pretorio on-ilne 1. L'istituzione dell Albo Pretorio on-line, ossia l'individuazione di uno spazio "web" presente nel sito informatico istituzionale di questo Istituto, il cui indirizzo è è riservato esclusivamente alla pubblicazione di tutti quegli atti per i quali la legge ne prevede l'obbligo di pubblicazione, con effetto di pubblicità legale. 2. L'Albo Pretorio on-line è collocato nella "Home page" del sito alla voce Albo pretorio. Art. 4 Responsabile del Procedimento di pubblicazione degli atti 1. La responsabilità di pubblicazione dell'atto soggetto a pubblicità legale è del Responsabile del Procedimento di Pubblicazione di seguito denominato RPP ed è identificato nel nostro Istituto nel Direttore SGA, che può delegare, a sua volta altro personale. 2. Le principali funzioni del RPP sono: a) Ricevere il modulo compilato di richiesta di pubblicazione dell'atto da parte di chi l'ha generato. b) Assicurarsi dell'esattezza delle date di "affissione" e "defissione". c) Pubblicare l'atto amministrativo in formato non modificabile. d) Conservare il repertorio degli atti pubblicati. e) Operare in sinergia con ciascun responsabile di settore (o delegato), con l'operatore che materialmente redige l'atto e con il responsabile del trattamento dei dati personali, ogni qualvolta si rendesse necessaria la pubblicazione di dati personali. f) Annullare un documento che comunque deve rimanere in pubblicazione per il periodo indicato e riportare la dicitura "annullato". I documenti annullati devono essere compresi nel repertorio di pubblicazione.

5 Art. 5 Responsabili che generano l'atto 1. La responsabilità della formazione dell'atto soggetto a pubblicità legale è del responsabile del procedimento che ha generato l'atto. 2. I responsabili che generano l'atto devono attenersi scrupolosamente ai principi della necessità e proporzionalità delle informazioni e hanno l'obbligo di: a) Caricare il documento in formato elettronico; b) Inviare l'atto al RPP in tempo utile per la pubblicazione. c) Assicurarsi che saranno pubblicati in un formato non modificabile da terzi; d) Assicurarsi che la consultazione degli atti pubblicati riporti chiara e ben visibile: l'ente che ha pubblicato l'atto; il numero di protocollo generale; la data di pubblicazione e di scadenza la descrizione (o oggetto); la lista degli allegati da pubblicare e/o consultabili in amministrazione. e) Porre attenzione alle informazioni che contengono dati personali di natura sensibile per non violare il diritto alla riservatezza dell'interessato. Art. 6 Atti soggetti alla pubblicazione 1. Sono soggetti alla pubblicazione all'albo Pretorio on-line tutti gli atti per i quali la legge ne preveda l'obbligo, conformi alla loro versione integrale, fatto salve le parti omesse per rispetto della privacy e i relativi allegati consultabili presso la segreteria amministrativa. 2. I provvedimenti sono forniti in un formato elettronico, e pubblicati in formato non modificabile. 3. Tutti i provvedimenti adottati dalle scuole (compresi quelli riguardanti al carriera degli alunni e la valutazione, fatte salve le norme speciali in materia di disciplina del personale e degli studenti e diventano definitivi il 15 o giorno dalla pubblicazione (art.14 del DPR N.275 del 8 marzo 1999). 4. Per ottenere la pubblicazione di un atto all'albo pretorio, il servizio che l'ha adottato (delibere di collegi docenti, delibere del consiglio d'istituto ecc.) e altro soggetto cui in ogni modo è riconducibile l'atto, provvede a inviarlo all'ufficio di protocollo in tempo utile per la pubblicazione unitamente all'allegato Per la visione degli eventuali allegati e per il rilascio di copie bisogna rivolgersi all'ufficio che detiene l'atto.

6 Art. 7 Atti non soggetti alla pubblicazione 1. Non sono soggetti alla pubblicazione gli atti e i documenti cui l'adempimento non produca effetti legali che potranno essere collocati in altre sezioni del sito. Art. 8 Struttura dell'albo Pretorio on-line 1. La struttura dell'albo Pretorio on-line, e le modalità di accesso, sono tali da consentire l'integrale reperibilità del documento pubblicato, salvo eventuali allegati. 2. Sono pubblicati all'albo Pretorio on-line gli atti adottati dagli organi di governo dell'istituzione Scolastica o da una norma di legge o di regolamento. Art. 9 Durata, modalità e gestione della pubblicazione 1. I documenti restano pubblicati per il tempo stabilito dalle singole disposizioni di legge o di regolamento e salvo casi o richieste specifiche, la durata è di quindici giorni. 2. Il computo dei giorni inizia dal giorno successivo alla data di pubblicazione. 3. La pubblicazione avviene per giorni interi naturali e consecutivi, comprese le festività civili. 4. Con i termini di "affissione" e "defissione" si intendono l'inserimento e la rimozione di un documento informatico nel o dall'albo pretorio on-line. 5. Gli atti da pubblicare sono inviati in formato elettronico ed a mezzo posta elettronica al RPP. 6. Tutti gli atti per cui esiste l'obbligo di pubblicazione, per essere pubblicati devono seguire la procedura indicata nell'art. 5 e nell'art. 6 comma 3 del presente regolamento. 7. Dalla data di pubblicazione all'albo Pretorio on-line, il documento è consultabile, anche per il completo esercizio di accesso agli atti, presso l'ufficio di segreteria che lo detiene e che ne ha chiesto la pubblicazione. 8. Durante il periodo di pubblicazione è vietato sostituire e/o modificare, informalmente, il contenuto dei documenti salvo che tali modifiche non siano formalmente presenti nello stesso documento. 9. Se l'ultimo giorno di pubblicazione coincide con un giorno festivo, il termine è prorogato al primo giorno lavorativo utile. 10. Le eventuali modifiche apportate devono risultare dallo stesso documento sostituito o modificato ovvero da altro atto allegato allo stesso. Di norma il termine di pubblicazione incomincia a decorrere ex novo dalla data dell'avvenuta sostituzione o modifica. 10. Su motivata richiesta scritta del Responsabile che ha generato l'atto, la pubblicazione può essere interrotta. Detto evento deve essere annotato sia sul documento sia sul repertorio. 11. L'Albo Pretorio on-line è accessibile in tutti i giorni dell'anno, salvo interruzioni determinate da cause di forza maggiore, come manutenzione dei macchinari, gestione software ecc.

7 12. Alla scadenza dei termini, gli atti già pubblicati non sono più visionabili ma nel sito rimane la traccia nell'albo Pretorio Storico. Art. 10 Pubblicazione degli atti formati dall'ente 1. La pubblicità legale dell'atto si realizza quando sono garantite: la autenticità dell'atto pubblicato la conformità all'originale inalterabilità (presupposto per garantire la integrità) possibilità di conservazione il rispetto dei requisiti di accessibilità e usabilità validi per tutti i documenti pubblicati 1. modalità di redazione degli atti pubblici il Responsabile che genera l'atto deve attenersi scrupolosamente ai principi della necessità e proporzionalità delle informazioni concernenti dati personali fornite dall'atto. Per necessità e proporzionalità si intende che il Responsabile che genera l'atto deve indicare nell'atto solo ed esclusivamente quelle informazioni che possono essere ritenute rilevanti ed indispensabili al fine della comprensione della fattispecie e della congruità della motivazione ed al fine di consentire agli eventuali interessati e contro interessati all'atto, la conoscenza necessaria e sufficiente per esercitare, rispettivamente, la funzione di controllo e la tutela dei propri diritti e/o interessi legittimi. Tutte le informazioni che esulano dalle finalità di cui al precedente devono contenere ''l'omissis''. Art. 11 Pubblicazione degli atti per conto di soggetti esterni all'ente 1. L'Istituto provvede alla pubblicazione all'albo pretorio on-line di documenti provenienti da altra pubblica amministrazione o da altro soggetto abilitato tramite l'emanazione di un atto o decreto di pubblicazione (es. graduatorie). 2. Ciascun ente o organismo, autorizzato a pubblicare al sistema, è responsabile della pubblicazione degli atti di competenza. 3. L'Istituto non assume alcuna responsabilità in merito al contenuto degli atti e alla loro ubicazione, che costituiscono obblighi gravanti sull'ente o sull'organismo che ne richiede la pubblicazione. 4. La referta di pubblicazione è redatta direttamente dall'ente o dall'organismo richiedente la pubblicazione.

8 Art. 12 Repertorio degli atti pubblicati 1. Tutto ciò che dovrà essere affisso all'albo pretorio on-line, deve essere protocollato, a tal fine le circolari di servizio recanti atti da pubblicare all'albo pretorio on-line vanno protocollate. 2. Tutti i documenti inseriti devono essere firmati in originale o apportare la dicitura La firma è omessa ai sensi dell articolo 3 comma 2 del D.Lgs. 12/2/1993 n Il contenuto del repertorio sarà il seguente: Data e n. d'ordine cronologico in base alla data e l'ora di inserimento nell'albo pretorio. Data di ricevimento dell'atto, Data e ente o persona che ha emesso l'atto da pubblicare, Data e n... protocollo e data dell'atto da pubblicare, a tal fine le circolari di servizio recanti atti da pubblicare all'albo vanno protocollate. Tutto ciò che dovrà essere affisso deve essere protocollato. Natura dell'atto da pubblicare Periodo di pubblicazione dal... al..., L'atto è esecutivo dal..., L'atto è consultabile c/o l'ufficio/servizio......, Qualifica e firma leggibile di chi affigge. Art. 13 Sicurezza e Garanzie di riservatezza 1. La pubblicazione degli atti all'albo pretorio on-line, salve e impregiudicate le garanzie previste dalla legge n. 241 del in tema di accesso ai documenti amministrativi, avviene nel rispetto della tutela alla riservatezza dei cittadini, secondo quanto disposto dal decreto legislativo n. 196 del , in materia di protezione dei dati personali, trattamento dei dati sensibili e giudiziario 2. L'accesso agli atti pubblicati all'albo Pretorio on-line dovrà essere consentito in modalità di sola lettura, al fine di evitare che gli stessi possano essere modificati o cancellati dallo spazio "web", Potranno essere scaricabili dall'albo Pretorio online gli atti pubblicati in un formato elettronico tale da impedire qualsiasi alterazione del medesimo. 3. Le regole di pubblicazione all'albo Pretorio on-line degli atti e documenti contenenti dati personali, devono avere caratteristiche di sicurezza e inviolabilità conformi alle misure previste dagli articoli 31 e seguenti del D.lgs. n. 196/2003 e dall'art. 51 del D.lgs. n. 82/ La pubblicazione di atti all'albo Pretorio on-line, costituendo operazione di trattamento di dati personali, consistente, ai sensi dell'art. 4, lettera m) del D.lgs , n. 196, nella diffusione degli stessi dati, deve essere espletata nel rispetto delle specifiche norme previste dal citato decreto legislativo, di cui principalmente: tutti i dati personali possono essere oggetto di una o più operazioni di trattamento purché finalizzate allo svolgimento di funzioni istituzionali e nel rispetto dei presupposti e dei limiti previsti dal D.lgs. 196/2003, da ogni altra disposizione di legge di regolamento, dai provvedimenti del Garante per la privacy, di cui principalmente la deliberazione n. 17 del "Linee guida in materia di trattamento di dati personali contenuti anche in atti e documenti amministrativi effettuato da soggetti pubblici per finalità di pubblicazione e diffusione sul web" sono da rispettare i principi di necessità e di proporzionalità dei dati personali diffusi rispetto alla finalità della pubblicità-notizia che con la pubblicazione si persegue; la diffusione dei dati sensibili e giudiziari è lecita se la stessa sia realmente indispensabile

9 (art. 3, art. 4 comma 1, lettere d) ed e), art. 22, commi 3, 8 e 9 del D.lgs. n. 196/2003) e pertinenti rispetto al contenuto del provvedimento e non eccedenti rispetto al fine che con esso si intende perseguire, in conformità all'apposito Regolamento per il trattamento dei dati sensibili e giudiziari approvato con Decreto Ministeriale n. 305 del 7 Dicembre 2006; i dati sensibili possono essere oggetto di diffusione, soltanto se tale operazione di trattamento sia prevista da una norma di legge o dall'apposito Regolamento approvato dal Ministero della P. I. già citato; i dati idonei a rivelare lo stato di salute non possono mai essere diffusi (ex art. 22, comma 8 D.lgs. 196/2003); i dati giudiziari possono essere oggetto di diffusione, soltanto se siffatta operazione di trattamento sia prevista da una norma di legge o da provvedimenti dell'autorità Garante della Privacy; i dati personali diversi dai dati sensibili e giudiziari possono essere oggetto di diffusione se siffatta operazione di trattamento sia prevista da una norma di legge o di regolamento; 5. Al contenuto integrale degli atti sarà comunque consentito l'accesso da parte dei soggetti titolari di un interesse diretto, concreto e attuale, corrispondente ad una situazione giuridicamente tutelata e collegata al documento al quale è richiesto l'accesso come previsto dall'art. 22 della legge n. 241/1990 e dall'art. 2 del D.P.R. n. 184/2006. Il rispetto dei principi e delle disposizioni in materia di riservatezza dei dati personali, anche in relazione alla pubblicazione obbligatoria all'albo Pretorio on-line, è assicurato con idonee misure o accorgimenti tecnici da attuare in sede di redazione dell'atto stesso da parte del Responsabile che genera l'atto. A tal fine, ciascun responsabile, redige l'esemplare di atto da pubblicare utilizzando uno dei seguenti criteri: a. cifratura dei dati identificativi, mediante indicazione delle sole iniziali del soggetto interessato, nelle ipotesi in cui si voglia far conoscere l'oggetto del provvedimento, tutelando l'identità del diretto interessato; b. utilizzo di omissis, al fine di garantire la protezione dei dati oggettivi; predisposizione di un allegato riservato, contenente i dati personali, che siano eccedenti ovvero non indispensabili ai fini della pubblicazione. Pertanto, del contenuto degli atti pubblicati, in relazione al rispetto delle norme per la protezione dei dati personali, anche con riguardo alla loro diffusione per mezzo della pubblicazione dei rispettivi atti all'albo Pretorio on-line, è responsabile il Responsabile che genera l'atto. Art Entrata in vigore 1. Il presente Regolamento è pubblicato nel sito dell'istituzione Scolastica ed entra in vigore il giorno successivo all'approvazione da parte del Consiglio d'istituto. Il Dirigente scolastico Prof. Luciano Ravetta

10 Modello da inviare on-line insieme agli atti da pubblicare all'albo Pretorio dell'istituto Al responsabile del Procedimento di Pubblicazione Oggetto: richiesta pubblicazione di atti all'albo Pretorio on-line Il sottoscritto in qualità di Responsabile del procedimento che genera l'atto, trasmette per la pubblicazione all'albo Pretorio dell'istituto il documento di seguito indicato, comprensivo degli allegati: 1. Disposizione normativa: 2. Titolo/Oggetto dell'atto: PRECISA CHE a) tale documento dovrà essere pubblicato a decorrere dal... al... per n. giorni consecutivi. b) il documento è assunto agli atti della scuola con Protocollo n. del.. c) il documento consta di n. allegati visionabili presso l'ufficio e n. allegati affissi all Albo Pretorio on-line per la pubblicazione della pubblicità legale. Torino F.to Parte riservata al Responsabile del Procedimento di pubblicazione Il Responsabile del Procedimento di pubblicazione all'albo Pretorio On-Line, ricevuta la richiesta così come in essa precisato, ed eseguite tutte le opportune verifiche, pubblica in data il documento, comprensivo degli allegati con il numero... di repertorio delle pubblicazioni e sarà defissato in data _/_/ Torino F.to

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