CAPITOLATO SPECIALE D APPALTO SERVIZIO DI BIGLIETTERIA AEREA E SERVIZI CONNESSI

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1 CAPITOLATO SPECIALE D APPALTO SERVIZIO DI BIGLIETTERIA AEREA E SERVIZI CONNESSI Capitolato Speciale Pagina 1 di 29

2 CAPITOLATO SPECIALE D APPALTO CAPO I Capitolato Speciale Pagina 2 di 29

3 1 Premessa 4 2 DURATA E IMPORTO DELLA FORNITURA DEL SERVIZIO 6 3 CARATTERISTICHE DEL SERVIZIO di gestione della BIGLIETTERIA AEREA Servizio di assistenza (BTC) Servizio di prenotazione / conferma 7 P1 - Biglietto aereo Internazionale/Intercontinentale 11 P2 - Biglietto aereo Nazionale 12 P3 - Biglietto aereo Low Cost (Nazionale/Internazionale) Emissione e-ticket / Consegna e invio dei documenti di viaggio Consegne urgenti e al di fuori degli orari di apertura Prepagati Cancellazioni Rimborsi Servizio aggiuntivo - rilascio visti Reportistica 16 4 VERIFICA CONFORMITÀ PRODOTTI 17 5 CORRISPETTIVO Transaction fee Prezzo dei servizi a pagamento Corrispettivo e prezzo finale del prodotto 20 CAPITOLATO SPECIALE D APPALTO 21 6 FATTURAZIONE E PAGAMENTI 22 7 PENALI 23 8 RESPONSABILITA 24 9 CAUZIONI CLAUSOLA RISOLUTIVA ESPRESSA RECESSO DIVIETO DI CESSIONE DEL CONTRATTO E DIVIETO DI SUBAPPALTO STIPULA E DOCUMENTI CONTRATTUALI SPESE FORO COMPETENTE 27 Capitolato Speciale Pagina 3 di 29

4 1 PREMESSA Politecnico di Milano Con l Accordo per la gestione associata della procedura di gara per il servizio di biglietteria aerea e servizi connessi stipulato in data 02/01/2006 il Politecnico di Milano, l Università degli Studi di Milano e l Università degli Studi di Milano Bicocca (di seguito singolarmente denominate anche Università) hanno costituito un Aggregazione Temporanea di Atenei (di seguito denominata A.T.A.) nell ambito della quale è stato deciso di comune accordo di svolgere in forma associata una procedura di gara relativa all affidamento del. In base al predetto Accordo il Politecnico di Milano, in qualità di Ente Capofila, ha assunto il compito di svolgere una gara d appalto, con procedura telematica, nell interesse delle Università soprammenzionate, nonché di stipulare una apposita Convenzione con l Aggiudicatario del Servizio. Successivamente alla stipula della Convenzione, ciascuna Università avvierà l esecuzione della Convenzione medesima, a mezzo di apposito atto denominato Richiesta di prenotazione e acquisto biglietteria aerea. Con il presente atto si intendono regolati tutti i termini generali del rapporto tra le parti; in conseguenza, potranno essere previsti altri eventuali accordi attuativi o integrativi che regoleranno i rapporti tra le parti. Qualunque modifica al rapporto negoziale da parte delle singole Università non potrà aver luogo e non potrà essere provata che mediante atto scritto. Il presente Capitolato descrive il Servizio di Biglietteria aerea e servizi connessi a favore del personale di: Politecnico di Milano, Università degli Studi di Milano, Università degli Studi di Milano Bicocca. Detto servizio comprende il Servizio di prenotazione e biglietteria aerea e servizi connessi come di seguito dettagliato. Nel corpo del Capitolato Tecnico con il termine: Aggiudicatario: si intende l impresa che svolgerà il servizio in oggetto; Biglietto urgente: biglietto relativo a una trasferta di viaggio da effettuare entro il giorno successivo a quello della richiesta; BTC acronimo di Business Travel Center: si intende un centro di prenotazione unificato, presidiato da personale specializzato nel business travel, ove vengono recepite tutte le richieste di servizi da parte dei clienti; Capitolato Speciale Pagina 4 di 29

5 Coupon: si intende il titolo di viaggio che permette l identificazione della singola tratta che si può percorrere in aereo (es: una tratta di andata e ritorno da un luogo definito ad un altro si compone di 2 coupon); E-ticket: (forma contratta di Electronic Ticket = biglietto elettronico) transazione che dà luogo al pagamento del prodotto finale senza che venga prodotto un documento fisico che viene sostituito dalla comunicazione di un numero univoco di riconoscimento; Fornitura di servizi: si intende l insieme dei servizi in oggetto; G.D.S.: si intende l acronimo di Global Distribution System sistemi di prenotazione dei servizi di biglietteria aerea e camere alberghiere su scala mondiale; Giorni Lavorativi: si intendono i giorni dal lunedì al venerdì con esclusione del sabato, della domenica e dei giorni festivi; Low Cost: si intende il vettore aereo che fornisce E-ticket non attraverso il G.D.S. a tariffe normalmente ridotte; Modalità elettronica: procedure on line proposte dall Aggiudicatario; Prepagato: si intende un biglietto aereo che viene prenotato e pagato in anticipo e che comprende la produzione e consegna all intestatario direttamente presso la biglietteria dell aeroporto di partenza. Tale servizio prevede un costo supplementare, a carico della Università ed a favore dell Aggiudicatario; Prodotto (o titolo di viaggio): si intende il biglietto aereo, emesso in forma elettronica o cartacea; Punto di consegna: si intende l indirizzo di consegna dei titoli di viaggio, in caso di biglietto cartaceo; Richiedente: la persona fisica che, attraverso l utilizzo della Richiesta di prenotazione e Acquisto Biglietteria Aerea, interpella l Aggiudicatario. Titolare del viaggio: la persona fisica (dipendente o altro soggetto coinvolto in attività di interesse dell Università) a cui è intestata la Richiesta di prenotazione e Acquisto Biglietteria Aerea utilizzata per interpellare l Aggiudicatario. Transazione (Transaction): si intende il servizio effettuato dall Aggiudicatario verso le Università. Nel presente capitolato vengono identificate come transazioni: o Prenotazione/emissione e consegna biglietteria aerea (semplice o multi-tratta) o Cancellazioni e rimborsi o Emissione biglietteria prepagata o Consegne urgenti o Rilascio visti; Capitolato Speciale Pagina 5 di 29

6 Transaction fee: si intende il costo della transazione come definito al l articolo 5.1 del presente Capitolato; Tratta: si intende il percorso da un punto geografico a un altro, che viene identificato da un costo di percorrenza (il presente capitolato si riferisce a tratte percorse con un mezzo aereo); Trip plan: piano di viaggio contenente tutte le informazioni relative alle prenotazioni delle tratte aeree e ulteriori informazioni quali, ad esempio, raccomandazioni, note esplicative, pro-memoria necessari al passeggero, nonché eventuali numeri di emergenza da chiamare in caso di necessità; Richiesta di Prenotazione e Acquisto Biglietteria Aerea: è l atto, conforme al modello posto in calce al presente Capitolato Speciale d Appalto, a mezzo del quale l Università, attraverso le singole persone fisiche, attiva la Convenzione e ne utilizza, di volta in volta, i servizi secondo le modalità indicate nel presente Capitolato Speciale d Appalto; 2 DURATA E IMPORTO DELLA FORNITURA DEL SERVIZIO La Convenzione avrà la durata di 24 (ventiquattro) mesi a decorrere dalla data di sottoscrizione della Convenzione medesima, fatto salvo l esaurimento dell importo contrattuale. Il volume complessivo di transato presunto e non garantito, comprensivo della Transaction Fee quale corrispettivo dell Aggiudicatario, per la suddetta durata, ammonta a (tremilioniseicentomila/00) Euro così suddiviso: ,00 per il Politecnico di Milano; ,00 per l Università degli Studi di Milano; ,00 per l Università degli Studi di Milano Bicocca. Detto importo è puramente indicativo e valutato sulla base della spesa sostenuta negli esercizi precedenti; ha la funzione di indicare il limite massimo delle prestazioni, mentre il valore del contratto sarà determinato dalle prestazioni effettivamente richieste. 3 CARATTERISTICHE DEL SERVIZIO DI GESTIONE DELLA BIGLIETTERIA AEREA Capitolato Speciale Pagina 6 di 29

7 Il servizio di gestione della biglietteria aerea e dei servizi connessi per il personale dell Università, oggetto del presente Capitolato Tecnico, si compone dei seguenti servizi: Servizio di assistenza (BTC) Servizio di prenotazione / conferma Emissione e-ticket / consegna documenti di viaggio Consegne urgenti e al di fuori degli orari di apertura Prepagati Cancellazioni Rimborsi Servizio aggiuntivo - rilascio visti Reportistica 3.1 Servizio di assistenza (BTC) Alla stipula della Convenzione, l Aggiudicatario dovrà mettere a disposizione dell Università un Business Travel Center (BTC) che funzioni da centro di ricezione e gestione delle richieste di prenotazione e acquisto di biglietteria aerea e/o di servizi: (i) relativamente alle richieste di prenotazione e acquisto stesse, (ii) e/o a specifiche esigenze dell Università. L orario minimo di funzionamento del BTC sarà, per tutti i giorni lavorativi dell anno, dalle ore 9,00 alle ore 19,00 senza interruzioni. Qualora le comunicazioni, da parte dell Università, avvengano al di fuori dell orario di operatività del BTC ovvero a meno di 30 minuti prima del termine del servizio del BTC, queste verranno considerate come pervenute all orario di inizio del servizio del giorno lavorativo successivo. 3.2 Servizio di prenotazione / conferma a. Svolgimento del servizio Il servizio consiste nel prenotare, su richiesta dell Università, voli aerei, sia nazionali che internazionali/intercontinentali, attraverso l utilizzo dei principali sistemi di prenotazione (es. G.D.S.) o attraverso altri sistemi di comunicazione con i terzi fornitori finali del servizio (telefono, fax, web, ). L Università inoltrerà all aggiudicatario via fax, via mail oppure in modalità elettronica la singola richiesta di prenotazione e acquisto di biglietteria aerea. Capitolato Speciale Pagina 7 di 29

8 L inoltro della richiesta avverrà tramite compilazione della sezione A dell allegato modello Richiesta di Prenotazione e Acquisto Biglietteria Aerea ; la richiesta dovrà riportare almeno le seguenti informazioni: Nome/Cognome della persona Richiedente; Nome/Cognome del Titolare del viaggio; Date e luoghi di partenza/ritorno; Eventuali richieste di variazione rispetto allo standard, ad esempio: o Volo open o Richiesta di un volo Low Cost o Richiesta dell eventuale emissione di biglietto cartaceo e indirizzo di consegna. Il servizio di prenotazione è caratterizzato dalle seguenti fasi: I fase: l Università, in persona del Richiedente, richiede all Aggiudicatario, via fax, via mail oppure in modalità elettronica, di individuare almeno 3 (tre) soluzioni di volo per una trasferta di lavoro. La richiesta dovrà essere standardizzata compilando la sezione A del modello Richiesta di Prenotazione e Acquisto Biglietteria Aerea che dovrà essere compilato in ogni sua parte e contenere le informazioni necessarie all identificazione delle esigenze relative alla trasferta di lavoro; II fase: verifica, da parte dell Aggiudicatario, della disponibilità di almeno 3 (tre) soluzioni di viaggio, di cui una Low Cost solo se richiesta dal viaggiatore, atte a soddisfare la richiesta del Richiedente e comunicazione delle stesse attraverso la compilazione della sezione B del modello Richiesta di Prenotazione e Acquisto Biglietteria Aerea. La suddetta comunicazione sarà inviata nella stessa modalità con la quale è stata inoltrata la richiesta (via fax, via ovvero in modalità elettronica). Le soluzioni che verranno proposte dovranno riportare le seguenti informazioni: tempo di validità (cioè entro quanto tempo possono essere confermate) e codice di riferimento; nel caso di richiesta di volo Low Cost e di mancata presentazione della soluzione di viaggio ad esso relativo, specificare nelle Note il motivo della non disponibilità della stessa; Capitolato Speciale Pagina 8 di 29

9 N.B.: in caso di non disponibilità di posti per le date richieste nella I fase, l Aggiudicatario comunicherà al Richiedente (via fax, via e- mail ovvero in modalità elettronica) soluzioni di viaggio alternative; III fase: l Università, in persona del Richiedente, conferma all Aggiudicatario via fax, via ovvero in modalità elettronica, l ordine relativo alla soluzione di viaggio prescelta attraverso (i) la compilazione della sezione C del modello Richiesta di Prenotazione e Acquisto Biglietteria Aerea, e (ii) la compilazione del modello di autorizzazione di cui alla sezione D del modello Richiesta di Prenotazione e Acquisto Biglietteria Aerea ; nel caso in cui nessuna delle soluzioni proposte dall aggiudicatario soddisfi le esigenze del Richiedente, quest ultimo non procederà alla compilazione delle predette sezioni C e D; in questo caso nulla sarà dovuto all Aggiudicatario per la prestazione effettuata; IV fase: l Aggiudicatario comunica all Università, in persona del Richiedente, di cui alla I fase via fax, via ovvero in modalità elettronica, il buon fine dell operazione di prenotazione e acquisto di biglietteria aerea e invia gli estremi del biglietto elettronico con le seguenti informazioni: o Nome/Cognome del Titolare del viaggio; o Data di emissione del titolo di viaggio; o Data di utilizzo del titolo di viaggio; o Nome del vettore; o Prezzo del prodotto e/o dell opzione di prodotto; o Corrispettivo dovuto all Aggiudicatario; o Eventuali restrizioni relative al singolo titolo di viaggio prescelto; o Eventuali possibilità di variazioni di orari di partenza (tempi e modalità); o Eventuali possibilità di cancellazioni (tempi e modalità); o Penali in caso di variazioni e/o cancellazioni; o Facilitazioni eventualmente correlate; o Altre eventuali informazioni necessarie al viaggio (es. visti, validità passaporto, ecc.). Capitolato Speciale Pagina 9 di 29

10 In caso di proposte alternative e/o in caso di non disponibilità di posti nell ambito della II fase l Aggiudicatario dovrà comunicare all Università, in persona del Richiedente, unitamente alla/e soluzione/i di viaggio individuate/proposte o alle possibili alternative, tutte le informazioni obbligatorie e aggiuntive contenute nel presente e nei successivi paragrafi per i prodotti base. N.B.: nel caso in cui tra la III fase e la IV fase (benché la conferma sia avvenuta nei tempi stabiliti) le disponibilità di posti fossero venute a mancare, l Aggiudicatario sarà tenuto tempestivamente, e comunque entro il tempo limite di 1 (una) ora dalla conferma da parte dell Università, in persona del Richiedente, a sottoporre alla stessa un elenco di possibili alternative; in tal caso la Richiesta di Prenotazione e Acquisto Biglietteria Aerea già emesse si intenderà revocata e dovrà essere emessa una nuova Richiesta di Prenotazione e Acquisto Biglietteria Aerea conforme alle nuove alternative proposte dall Aggiudicatario. Qualora la comunicazione relativa alla nuova Richiesta di Prenotazione e Acquisto Biglietteria Aerea di cui sopra avvenga al di fuori dell orario di operatività del BTC ovvero a meno di 30 (trenta) minuti prima del termine del servizio del BTC, questa verrà considerata come pervenuta all orario di inizio servizio del giorno successivo. L Università, in persona del Richiedente, potrà comunque in qualsiasi momento mettersi in contatto con il BTC per avere chiarimenti circa le soluzioni individuate/proposte. La II fase deve essere completata entro 1 (una) ora dalla comunicazione di cui alla I fase, mentre la IV fase deve essere completata entro 1 (una) ora dalla comunicazione di cui alla III fase. Ai fini della determinazione dell invio delle comunicazioni, si farà riferimento all orario di invio dei documenti, così come riportato sulla in uscita o sull ordine inviato via fax, mentre in caso di comunicazioni in modalità elettronica si farà riferimento all orario assegnato dal sistema. Qualora le comunicazioni di cui alla I fase e alla III fase avvengano al di fuori dell orario di operatività del BTC ovvero a meno di 30 (trenta) minuti prima del termine del servizio del BTC, verranno considerate come pervenute all orario di inizio servizio del giorno successivo. b. Oggetto del servizio Capitolato Speciale Pagina 10 di 29

11 Nell adempimento del servizio l Aggiudicatario dovrà rispettare le seguenti indicazioni: dovranno essere utilizzati, se esistenti, gli accordi tra l Università e i vettori aerei privilegiando quelli economicamente più favorevoli e quotando almeno tre soluzioni di viaggio alternative; qualora non fossero presenti accordi specifici, l Aggiudicatario dovrà quotare almeno tre soluzioni di viaggio alternative; i voli aerei nazionali e internazionali/intercontinentali dovranno avere, salvo diverse indicazioni riportate dall Università nella Richiesta di Prenotazione e Acquisto Biglietteria Aerea di cui alla I fase, le seguenti caratteristiche: o Classe Economy o Volo chiuso o Biglietto elettronico L Aggiudicatario, attraverso la sua attività di intermediazione, dovrà procurare all Università uno dei seguenti Prodotti: - P1- Biglietto aereo Internazionale/Intercontinentale - P2- Biglietto aereo Nazionale - P3 Biglietto aereo Low Cost (Nazionale/Internazionale) P1 - Biglietto aereo Internazionale/Intercontinentale Titolo di viaggio individuale/nominativo che permette l utilizzo di un mezzo aereo per un viaggio con almeno uno scalo al di fuori del territorio nazionale. Il trip plan, se richiesto per questo prodotto, dovrà contenere anche le ulteriori informazioni: o Compagnia/e aerea da utilizzare; o Codice di prenotazione; o Aeroporto/i di partenza e di arrivo; o Eventuale assegnazione posto/i; o Informazioni su lista di attesa; o Numero di volo; o Tratta/e di utilizzo; o Data e Orario/i di partenza e arrivo (con indicazione dei tempi previsti per il check-in). Capitolato Speciale Pagina 11 di 29

12 Tale titolo di viaggio dovrà essere emesso elettronicamente (e-ticket) e la comunicazione che ne sostituisce la produzione deve contenere le medesime informazioni sopra esposte. Ove sulla/e tratta/e richiesta/e non fosse possibile emettere un biglietto elettronico, si potrà emettere il biglietto in formato cartaceo. In questo caso dovrà essere suddiviso in tanti coupon quante sono le tratte singole che compongono il viaggio completo e non sarà richiesto alcun importo per l emissione e la consegna. P2 - Biglietto aereo Nazionale Titolo di viaggio individuale/nominativo che permette l utilizzo di un mezzo aereo per un viaggio che preveda solo scali all interno del territorio nazionale. Il trip plan, se richiesto per questo prodotto dovrà contenere anche le ulteriori informazioni: o Compagnia/e aerea da utilizzare; o Codice di prenotazione; o Aeroporto/i di partenza e di arrivo; o Eventuale assegnazione posto/i; o Informazioni su lista di attesa; o Numero di volo; o Tratta/e di utilizzo; o Data e Orario/i di partenza e arrivo (con indicazione dei tempi previsti per il check-in). Tale titolo di viaggio dovrà essere emesso elettronicamente (e-ticket) e la comunicazione che ne sostituisce la produzione deve contenere le medesime informazioni sopra esposte. Ove sulla/e tratta/e richiesta/e non fosse possibile emettere un biglietto elettronico, si potrà emettere il biglietto in formato cartaceo. In questo caso dovrà essere suddiviso in tanti coupon quante sono le tratte singole che compongono il viaggio completo e non sarà richiesto alcun importo per l emissione e la consegna. P3 - Biglietto aereo Low Cost (Nazionale/Internazionale) Capitolato Speciale Pagina 12 di 29

13 Titolo di viaggio individuale/nominativo che permette l utilizzo di un mezzo aereo tramite un vettore Low Cost. Tale tipologia di biglietto potrà valere per un volo nazionale o internazionale. Il trip plan, se richiesto per questo prodotto dovrà contenere anche le ulteriori informazioni: o Compagnia/e aerea da utilizzare; o Codice di prenotazione; o Aeroporto/i di partenza e di arrivo; o Eventuale assegnazione posto/i (se applicabile); o Informazioni su lista di attesa; o Numero di volo; o Tratta/e di utilizzo; o Data e Orario/i di partenza e arrivo (con indicazione dei tempi previsti per il check-in). Tale titolo di viaggio sarà emesso elettronicamente (e-ticket) e la comunicazione che ne sostituisce la produzione deve contenere le medesime informazioni sopra esposte. Si precisa che la richiesta di prenotazione di un volo Low Cost non garantisce la sua disponibilità al momento della sua conferma (III Fase). Qualora, durante la III Fase, le disponibilità di posti venisse a mancare oppure l'importo precedentemente comunicato abbia nel frattempo subito modifiche, l Aggiudicatario sarà tenuto tempestivamente, e comunque entro il tempo limite di 1 (una) ora dalla conferma da parte dell Università, in persona del Richiedente, a sottoporre alla stessa un elenco di possibili alternative. L'emissione di tale biglietto sarà oggetto di separato corrispettivo; verrà quindi richiesta la valorizzazione del costo di tale servizio che sarà considerato sostitutiva alla transaction fee per un biglietto internazionale / intercontinentale (P1) o nazionale (P2). 3.3 Emissione e-ticket / Consegna e invio dei documenti di viaggio In caso di biglietto elettronico, l Aggiudicatario dovrà, nei tempi sopra indicati, inviare comunicazione all Università, ovvero al Richiedente, tramite Capitolato Speciale Pagina 13 di 29

14 posta elettronica, contenente tutte le informazioni necessarie al viaggio (ad es. codice di prenotazione) unitamente alle informazioni obbligatorie di cui sopra. In caso di biglietto cartaceo, il servizio di consegna consiste nel consegnare tutta la documentazione necessaria per il viaggio quale prenotazioni e biglietti unitamente al dettaglio del piano di viaggio (trip plan) così come previsto in precedenza nel presente Capitolato. La consegna dei documenti di viaggio sarà effettuata da personale dell Aggiudicatario o comunque da persona da questi incaricata, presso la sede dell Università indicata e secondo la tempistica di seguito riportata: o per richieste pervenute entro le ore 13.30, la consegna dovrà avvenire entro le ore dello stesso giorno; o per richieste pervenute dopo le ore 13.30, la consegna dovrà avvenire entro le ore del giorno successivo. 3.4 Consegne urgenti e al di fuori degli orari di apertura Per partenze urgenti o in seguito a modifiche improvvise nell organizzazione della trasferta, se non è possibile emettere il biglietto elettronico, l Università, in persona del Richiedente, potrà richiedere la consegna urgente dei documenti cartacei di viaggio che dovrà avvenire entro 2 (due) ore dalla comunicazione di accettazione di cui alla III fase (se prevista) o dalla richiesta di cui alla I fase, compatibilmente con gli orari di servizio BTC. Tale servizio sarà oggetto di separato corrispettivo; verrà quindi richiesta la valorizzazione del costo di tale servizio che sarà considerato addizionale rispetto alla transaction fee. 3.5 Prepagati Nel caso in cui non sia possibile emettere un biglietto elettronico e si sia nella necessità di ricevere il biglietto aereo in brevissimo tempo, su richiesta dell Università verrà messo a disposizione presso la biglietteria dell aeroporto di partenza un biglietto prepagato. L esecuzione della richiesta di emissione di biglietto prepagato avverrà dalla comunicazione di accettazione di cui alla III fase (se prevista) o dalla richiesta di cui alla I fase, sempre e comunque compatibilmente con gli orari di apertura dell ufficio prepagati dell aeroporto interessato. Capitolato Speciale Pagina 14 di 29

15 Sarà responsabilità dell Aggiudicatario dare comunicazione all Università, in persona del Richiedente, dell avvenuta emissione del biglietto prepagato, attraverso , con l indicazione del luogo di ritiro e di eventuali ulteriori informazioni necessarie unitamente al dettaglio del piano di viaggio (trip plan). Tale servizio sarà oggetto di separato corrispettivo; verrà quindi richiesta la valorizzazione del costo di tale servizio che sarà considerato addizionale rispetto alla transaction fee. 3.6 Cancellazioni Il servizio di cancellazione fa parte dell attività di gestione dei prodotti P1-P2 descritti precedentemente. Le cancellazioni potranno essere effettuate solo se verranno rispettate le modalità e tempistiche previste nella documentazione inviata all Università, in persona del Richiedente, a seguito dell avvenuta prenotazione/emissione. La cancellazione che genera l addebito di una penale (parziale o totale sul costo del titolo di viaggio) e che necessita quindi dell attivazione di una procedura di rimborso verrà considerata una transazione, che sarà quotata separatamente in sede di offerta e sarà gestita secondo le modalità riportate nel punto seguente. 3.7 Rimborsi Il servizio si applica ai prodotti P1-P2 descritti precedentemente e consente all Università di ottenere i rimborsi dei biglietti aerei non utilizzati, nei limiti imposti dai vettori, così come indicato nella documentazione inviata all Università a seguito dell avvenuta prenotazione/emissione. Il servizio viene assolto con la ricezione, da parte dell Aggiudicatario, della richiesta di rimborso dell Università unitamente all originale del titolo di viaggio non utilizzato o utilizzato parzialmente. In particolare, l Aggiudicatario deve garantire la gestione delle pratiche di rimborso, di cui ha ricevuto la documentazione completa, entro i 5 giorni lavorativi antecedenti la fine del mese di ricezione della richiesta di rimborso; in tale circostanza l accredito della somma da rimborsare avverrà nel mese di richiesta, altrimenti sarà contabilizzato nell estratto conto del mese successivo. Qualora la documentazione ricevuta dall Aggiudicatario non fosse Capitolato Speciale Pagina 15 di 29

16 completa, questi avrà l obbligo di contattare tempestivamente l Università, al fine di ottenere la documentazione/informazioni mancanti. 3.8 Servizio aggiuntivo - rilascio visti Su richiesta dell Università, l Aggiudicatario provvede a espletare tutte le operazioni necessarie per l ottenimento del visto d ingresso da parte degli uffici competenti. Con riferimento a tale servizio non viene richiesta la valorizzazione del costo in sede di gara. La relativa remunerazione sarà oggetto di separato corrispettivo concordato di volta in volta tra le parti. 3.9 Reportistica Il servizio consiste nel produrre e inviare all Università report articolati (R1, R2) contenenti informazioni sul servizio prestato. I report dovranno essere prodotti entro il 15 del mese successivo a quello di riferimento ed essere inviati telematicamente in formato excel. a. R1 - Estratto conto In coincidenza con l emissione delle fatture mensili, l Aggiudicatario deve consegnare all Università, per ciascuna di esse, in formato cartaceo e su file, un documento riepilogativo, in ordine cronologico, delle attività effettuate nel periodo di riferimento, le cui caratteristiche saranno oggetto di accordo tra le parti e il cui contenuto è sotto riportato: Riferimento Università: codice rif. pratica; Riferimento capitolo di spesa: codice capitolo di spesa indicato nella sezione D del modello RICHIESTA PRENOTAZIONE E ACQUISTO BIGLIETTERIA AEREA ; Nr. titolo di viaggio: il numero d identificazione esposto dall Aggiudicatario sul biglietto aereo stesso; Data transazione: data nella quale è stato richiesto il prodotto oggetto della transazione; Data servizio: data di utilizzo del prodotto richiesto; Nome Titolare del viaggio: nome della persona fisica che ha usufruito del prodotto; Capitolato Speciale Pagina 16 di 29

17 Origine e destinazione: luogo di partenza e luogo di arrivo; Costo del prodotto relativo alla tariffa applicata : importo lordo di addebito del prodotto oggetto della transazione; Costo della transazione (transaction fee): importo netto di addebito della transazione; Eventuali oneri aggiuntivi: altri importi (es. costi servizi aggiuntivi) che si aggiungono al costo del prodotto; Tariffa standard: importo lordo di confronto rispetto al costo del prodotto, ovvero la Tariffa applicata. L Università potrà richiedere ulteriori informazioni, oltre a quelle sopra richiamate, nel qual caso il nuovo formato sarà oggetto di accordo tra le parti. b. R2 - Reportistica analitica per Università: Vettori aerei Tali report verranno emessi trimestralmente nei confronti dell Università e dovranno contenere un riepilogo progressivo dei mesi precedenti a partire dall anno corrente e una breve relazione che evidenzi: Trend generale dei viaggi Opportunità di risparmio da cogliere Suggerimenti di ottimizzazione della procedura viaggi In particolare, dovranno contenere, oltre alle informazioni riportate nell estratto conto, almeno le seguenti informazioni (a titolo esemplificativo): Vettori utilizzati Tariffa piena (IATA full fare) Tariffa applicata Tariffa standard Risparmio su tariffa piena Risparmio su tariffa standard 4 VERIFICA CONFORMITÀ PRODOTTI Capitolato Speciale Pagina 17 di 29

18 L Università ha l obbligo di eccepire eventuali inesattezze/inadempienze dell Aggiudicatario, relative ai documenti di viaggio ricevuti, entro le 24 ore successive alla ricezione dei documenti stessi, sabato, domenica e festivi esclusi. L Università dovrà, quindi, contattare l Aggiudicatario per la risoluzione delle anomalie e successivamente formalizzare per iscritto, entro le predette 24 ore, e inviare via all Aggiudicatario l accaduto con la descrizione delle inesattezze/inadempienze riscontrate. Trascorso il termine di 24 ore di cui sopra, l Aggiudicatario considererà il prodotto consegnato conforme a quanto richiesto. L Aggiudicatario sarà tenuto a risolvere tempestivamente l inconveniente, anche al fine di rispettare gli orari/modalità della trasferta, mediante le procedure più idonee (es: cambio prenotazione, emissione biglietto prepagato, consegna urgente, etc..) senza alcuna spesa addizionale a carico dell Università. 5 CORRISPETTIVO All Aggiudicatario verrà riconosciuta una Transaction fee e un corrispettivo specifico per i servizi a pagamento oltre al rimborso delle somme anticipate per il pagamento dei titoli di viaggio, secondo quanto precisato nei successivi punti. Nei successivi punti con il termine di: Tariffa piena: si intende la tariffa IATA full fare relativa a prodotti senza limitazioni sull utilizzo e sulle prenotazioni e totalmente rimborsabili; Tariffa standard: si intende la tariffa della compagnia aerea che soddisfi appieno le esigenze espresse dall Università e tenga conto di eventuali specifici accordi con l Università; Tariffa migliorativa: si intende la tariffa proposta dall Aggiudicatario, quando richiesta e/o disponibile, inferiore alla Tariffa standard; Tariffa applicata: si intende la tariffa accettata dall Università; I prezzi e gli sconti si riferiscono all arco temporale di durata della Convenzione; Capitolato Speciale Pagina 18 di 29

19 Tariffa low-cost: si intende la tariffa applicata dalle compagnie aeree Low- Cost. 5.1 Transaction fee La transaction fee è il corrispettivo spettante all aggiudicatario con riguardo alla singola transazione. Tale importo verrà aggiunto al costo base del prodotto che è stato anticipato dall Aggiudicatario al vettore aereo per conto dell Università. Di seguito si riportano i valori posti a base d asta relativamente alle diverse tipologie di transazione. Transazione Transaction Fee Biglietto aereo Nazionale 10,00 Biglietto aereo Internazionale / Intercontinentale 20,00 Biglietto aereo Low Cost (Nazionale/Internazionale).30,00 Si precisa che una transaction fee aggiuntiva di 5,00 (cinque/00) sarà riconosciuta all Aggiudicatario in caso di richiesta specifica di emissione di biglietto cartaceo, ove fosse possibile l emissione di E-ticket, nel modulo Richiesta di Prenotazione e Acquisto Biglietteria Aerea (par. 3.2a). 5.2 Prezzo dei servizi a pagamento Nella seguente tabella vengono riportati i livelli di transaction fee, previsti come base d asta, per le opzioni di servizio a pagamento. Transazione Transaction fee (base d asta) Consegne urgenti 10 Cancellazioni/Rimborsi 10 Prepagati 30 Capitolato Speciale Pagina 19 di 29

20 5.3 Corrispettivo e prezzo finale del prodotto Per quanto sopra esposto il corrispettivo finale dovuto all Aggiudicatario sarà determinato: - da una transacion fee (per il prodotto) - e da una transaction fee, eventuale, per i servizi opzionali. Oltre a quanto sopra precisato, all Aggiudicatario sarà rimborsato il costo base ovvero la tariffa applicata del titolo di viaggio. Capitolato Speciale Pagina 20 di 29

21 CAPITOLATO SPECIALE D APPALTO CAPO II Capitolato Speciale Pagina 21 di 29

22 6 FATTURAZIONE E PAGAMENTI Il pagamento dei corrispettivi sarà effettuato da ogni singola Università in favore dell Aggiudicatario, sulla base delle fatture emesse da quest ultimo alla fine di ciascun mese, conformemente alle modalità previste dalla normativa, anche secondaria, vigente in materia, nonché dal presente atto. Le fatture mensili dovranno contabilizzare tutti i biglietti aerei emessi nel mese di riferimento, la cui spesa gravi sul medesimo Capitolo di bilancio indicato nella sezione D del modello Richiesta di Prenotazione e Acquisto Biglietteria Aerea. Tutti i dettagli saranno riportati nell estratto conto di cui all art. 3.9 R1. Ciascuna fattura dovrà essere intestata e inviata secondo le indicazioni contenute nella sezione D del suddetto modello. L importo delle predette fatture verrà corrisposto secondo la normativa vigente in materia di contabilità dello Stato, nel termine di 45 (quarantacinque) giorni solari data di ricevimento della fattura. L Aggiudicatario comunicherà, all atto della stipula della Convenzione, le proprie coordinate bancarie ove effettuare il pagamento delle fatture e, sotto la propria esclusiva responsabilità, renderà tempestivamente noto alle Università le variazioni che si verificassero circa le modalità di accredito; in difetto di tale comunicazione, anche se le variazioni venissero pubblicate nei modi di legge, l Aggiudicatario non potrà sollevare eccezioni in ordine ad eventuali ritardi dei pagamenti, né in ordine ai pagamenti già effettuati. Resta tuttavia espressamente inteso che in nessun caso, ivi compreso il caso di ritardi nei pagamenti dei corrispettivi dovuti, l Aggiudicatario potrà sospendere la prestazione dei Servizi e, comunque, delle attività previste nella Convenzione. Qualora l Aggiudicatario si rendesse inadempiente a tale obbligo, l Università potrà risolvere di diritto il rapporto contrattuale mediante semplice e unilaterale dichiarazione da comunicarsi con lettera raccomandata a.r., fermo restando il risarcimento degli eventuali danni. Nel caso in cui risulti aggiudicatario della presente Convenzione un raggruppamento temporaneo di imprese, fermo restando quanto espressamente previsto dalle norme sulla Contabilità Generale dello Stato per i contratti passivi in materia di pagamento del corrispettivo, la fatturazione Capitolato Speciale Pagina 22 di 29

23 relativa alle prestazioni dovrà essere emessa unicamente dalla società mandataria del Raggruppamento. Parimenti, il pagamento delle fatture da parte di ciascuna Università avverrà esclusivamente in favore della società mandataria del Raggruppamento. Dagli importi di cui sopra, come specificato in seguito, potranno essere detratte tutte le somme dovute dall Aggiudicatario per penalità o danni arrecati, precedentemente notificati e sanciti da apposito documento contabile di addebito emesso dall Università. 7 PENALI Per ogni emissione di biglietti contestata entro i termini di cui all art. 4 e non corretta, si applicano le seguenti penalità: - fino a un numero di 10 (dieci) emissioni per semestre, non verrà corrisposta la Transaction fee; - a partire dall undicesima e fino alla quindicesima emissione di biglietti nell arco di un semestre, verrà applicata una penale pari al doppio della Transaction fee da corrispondere; - a partire dalla sedicesima e fino alla ventesima emissione di biglietti nell arco di un semestre, verrà applicata una penale pari al triplo della Transaction fee da corrispondere; - a partire dalla ventesima emissione di biglietti nell arco di un semestre, il rapporto contrattuale potrà essere risolto automaticamente da parte dell Università interessata. In tutti i precedenti casi è fatto salvo il risarcimento del maggior danno. Per ogni giorno solare di ritardo, rispetto ai termini stabiliti, della trasmissione della reportistica per il monitoraggio dei consumi e il controllo della spesa, imputabile all Aggiudicatario, l Università potrà applicare una penale pari a 100,00= (cento/00), fatto salvo il risarcimento del maggior danno. Ai fini dell applicazione di detta penale deve considerarsi ritardo anche il tempestivo invio della reportistica il cui contenuto non sia però conforme a quanto prescritto al paragrafo 3.9. In caso di mancato rispetto del termine di consegna dei biglietti urgenti di cui al paragrafo 3.4, con conseguente pregiudizio del volo, l Aggiudicatario è Capitolato Speciale Pagina 23 di 29

24 tenuto a corrispondere all Università una penale pari a 100,00= (cento/00), fatto salvo il risarcimento del maggior danno. Alla quarta mancata emissione del biglietto urgente nei tempi previsti, seguirà automaticamente la risoluzione del rapporto contrattuale da parte dell Università interessata. Deve considerarsi ritardo anche il caso in cui l Aggiudicatario esegua le prestazioni contrattuali in modo anche solo parzialmente difforme dalle prescrizioni contenute nel presente documento, in tali casi la singola Università applicherà all Aggiudicatario le predette penali sino al momento in cui la prestazione inizierà a essere prestata in modo conforme alle disposizioni contenute in capitolato, fatto salvo in ogni caso il risarcimento del maggior danno. Gli eventuali inadempimenti contrattuali che daranno luogo all applicazione delle penali di cui ai precedenti commi, verranno contestati all Aggiudicatario dalle singole Università per iscritto. Le singole Università potranno compensare i crediti derivanti dall applicazione delle penali di cui al presente paragrafo con quanto dovuto all Aggiudicatario a qualsiasi titolo, anche per i corrispettivi dovuti all Aggiudicatario medesimo. 8 RESPONSABILITA Qualora le singole Università siano costrette a sostenere direttamente costi o spese conseguenti e/o relativi a difformità e/o ritardi e/o errori nella esecuzione del rapporto contrattuale da parte dell Aggiudicatario, imputabili all Aggiudicatario medesimo, quest ultimo dovrà tenere indenne le singole Università dai suddetti costi o spese, ulteriori rispetto a quanto stabilito dal presente documento, sostenuti per la trasferta. Inoltre l Aggiudicatario si impegna a manlevare e tenere indenne ciascuna Università, in sede di esecuzione del contratto, da qualsiasi richiesta di risarcimento e/o pretese che soggetti terzi dovessero avanzare nei confronti dell Università per danni derivanti dalla mancata o non corretta esecuzione del rapporto contrattuale. 9 CAUZIONI Capitolato Speciale Pagina 24 di 29

25 A garanzia delle obbligazioni contrattuali assunte dall Aggiudicatario con la stipula della Convenzione, l Aggiudicatario medesimo dovrà prestare a ogni Università una cauzione definitiva a garanzia dell adempimento di tutte le obbligazioni derivanti dal rapporto negoziale, del risarcimento danni derivati dall inadempimento delle obbligazioni stesse, nonché del rimborso delle somme che ciascun Ateneo avesse eventualmente pagato in più durante l appalto in confronto al credito dell Aggiudicatario, fatto salvo il ricorso a ogni altra azione nel caso in cui la cauzione risultasse insufficiente. Alla cauzione ciascun singolo Ateneo potrà far ricorso al fine di incamerare il valore di eventuali penali applicate per inadempienze nell esecuzione del servizio fino alla concorrenza massima della cauzione stessa. La cauzione definitiva a favore di ogni Università è stabilita in ragione di ,00= (diecimila/00). Le singole cauzioni dovranno essere prestate mediante fideiussione bancaria o assicurativa, dovranno avere sottoscrizione autenticata da notaio, essere incondizionate, prevedere espressamente la rinuncia al beneficio della preventiva escussione del debitore principale, nonché la loro operatività su semplice richiesta scritta dell Università, anche per il recupero delle penali contrattuali. Per la validità della fideiussione, l istituto garante dovrà espressamente dichiarare: di avere preso visione dei documenti contrattuali e degli atti in essa richiamati; di rinunciare al termine semestrale previsto dall art c.c.; di obbligarsi a versare al Committente, su semplice domanda, senza eccezioni o ritardi, l ammontare della somma garantita o della minore somma richiesta dall Ente; di ritenere valida la fideiussione fino al completo esaurimento del rapporto contrattuale. La fideiussione dovrà recare la firma dell istituto garante autenticata ex art c.c. Lo svincolo della cauzione verrà disposto dalla singola Università tre mesi dopo l estinzione del rapporto contrattuale, secondo le disposizioni di legge regolanti la materia. Capitolato Speciale Pagina 25 di 29

26 10 CLAUSOLA RISOLUTIVA ESPRESSA Oltre a quanto previsto dagli artt e seguenti del codice civile, le singole Università, per il proprio rapporto negoziale di pertinenza, potranno risolvere di diritto la Convenzione ai sensi dell art cod. civ., previa dichiarazione da comunicarsi per iscritto all Aggiudicatario, nei seguenti casi: a) in caso di violazione del divieto di cessione e/o del divieto di subappalto della Convenzione come disciplinato all art. 12; b) per i casi espressamente previsti nell art. 7 Penali di cui sopra; c) in caso di estinzione della cauzione di cui all art. 9 conseguentemente all applicazione delle penali di cui all art. 7, fatta salva la possibilità per le Università di richiedere il reintegro della cauzione. 11 RECESSO Le singole Università si riservano la facoltà, ai sensi dell art. 1373, comma 2 c.c., di recedere dal rapporto contrattuale a loro insindacabile giudizio, con preavviso di 15 giorni mediante A/R. In tale ipotesi le singole Università resteranno obbligate al pagamento delle sole fatture emesse in relazione agli ordini effettuati alla data in cui il recesso avrà efficacia; con tale pagamento l Aggiudicatario si riterrà soddisfatto di ogni suo avere e dichiara sin d ora che non avrà altro a pretendere per qualsiasi titolo e, in particolare, per l anticipato scioglimento del singolo rapporto negoziale. Il recesso della singola Università non comporterà la cessazione dei rapporti tra l Aggiudicatario e gli altri componenti dell A.T.A. 12 DIVIETO DI CESSIONE DEL CONTRATTO E DIVIETO DI SUBAPPALTO E fatto assoluto divieto all Aggiudicatario di cedere, a qualsiasi titolo, la Convenzione e le singole Richiesta di Prenotazione e Acquisto Biglietteria Aerea, a pena di nullità della cessione stessa. In tal caso, l Ente Capofila, fermo restando il diritto di risarcimento del danno, ha facoltà di dichiarare risolta di diritto la Convenzione. Capitolato Speciale Pagina 26 di 29

27 E fatto assoluto divieto all Aggiudicatario di subappaltare o comunque affidare a terzi l esecuzione, in tutto o in parte, delle obbligazioni previste dalla Convenzione. 13 STIPULA E DOCUMENTI CONTRATTUALI I documenti che faranno parte del contratto sono: 1. Il capitolato speciale d appalto Capi I e II; 2. L offerta. 14 SPESE Tutte le spese, imposte e tasse inerenti alla Convenzione e ai suoi atti esecutivi, quali quelle di bollo, quietanza, diritti di segreteria, scritturazione, registrazione e altro saranno a carico dell aggiudicatario. 15 FORO COMPETENTE Qualsiasi controversia insorgente tra le Parti sarà devoluta in via esclusiva al Foro di Milano. Capitolato Speciale Pagina 27 di 29

28 RICHIESTA PRENOTAZIONE E ACQUISTO BIGLIETTERIA AEREA Ai sensi della Convenzione in vigore, Repertorio n../.. per: Politecnico di Milano Università degli Studi di Milano Università degli Studi di Milano-Bicocca SEZIONE A - da compilare a cura del Richiedente o del Titolare del Viaggio DATA RICHIESTA: NOME E COGNOME DEL RICHIEDENTE: NOME E COGNOME DEL TITOLARE DEL VIAGGIO: Si prega di individuare e presentare, senza impegno, come da contratto in essere con la Vostra Spett.le Società, tre soluzioni di viaggio per la seguente richiesta con le presenti caratteristiche: Classe Economy Volo chiuso Biglietto elettronico LUOGO DI PARTENZA : LUOGO DI DESTINAZIONE : DATA PARTENZA : DATA RIENTRO : ORARIO ORARIO SOLO ANDATA A/R Il biglietto aereo dovrà avere le seguenti caratteristiche solo se indicato: BIGLIETTO CARTACEO (Att. Transaction fee aggiuntiva pari ad.. 5,00 (cinque/00) VOLO OPEN VOLO LOW-COST Note: SEZIONE B - da compilare a cura dell Aggiudicatario Codice rif. pratica PROPOSTA I: VETTORE DATA PARTENZA : ORARIO DATA RIENTRO ORARIO Capitolato Speciale Pagina 28 di 29

29 TARIFFA STANDARD TARIFFA MIGLIORATIVA TEMPO VALIDITA OFFERTA PROPOSTA II: VETTORE DATA PARTENZA : ORARIO TARIFFA STANDARD DATA RIENTRO ORARIO TARIFFA MIGLIORATIVA TEMPO VALIDITA OFFERTA PROPOSTA III / PROPOSTA LOW-COST: VETTORE DATA PARTENZA : ORARIO TARIFFA STANDARD DATA RIENTRO ORARIO TARIFFA MIGLIORATIVA TEMPO VALIDITA OFFERTA Note: SEZIONE C - da compilare a cura del Richiedente o del Titolare del Viaggio Scelta della proposta di viaggio: PROPOSTA I PROPOSTA II PROPOSTA III / PROPOSTA LOW-COST CAPITOLO DI SPESA SEZIONE D - da compilare a cura dell'ufficio Amministrativo dell Università Si autorizza l ordinativo del biglietto aereo di cui alla Proposta indicata nella Sezione C. La fattura dovrà essere intestata e spedita a: Il biglietto cartaceo dovrà essere consegnato a: Codice Capitolo di Spesa: Capitolato Speciale Pagina 29 di 29