Modulo didattico 1 SISTEMI DI GESTIONE DELLA SICUREZZA E PROCESSI ORGANIZZATIVI

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1 ESCLUSIVAMENTE PER I NOSTRI ABBONATI CORSI ONLINE sicurezzalavoro.tecnichenuove.com Responsabile del progetto formativo: Centro Studi Italia Impresa Rischio: ALTO Settore: ATECO 2007: 25, 28 - Fabbricazione prodotti in metallo Durata del corso: 3 ore RSPP - DDL CORSO DI AGGIORNAMENTO 2013 articolato in 3 moduli didattici valido ai sensi dell art. 34, commi 2 e 3 del D. Lgs. 81/08 e s.m.i., secondo le previsioni dell art. 7 dell accordo stato-regioni del repertorio 223/csr. Modalità di erogazione: FAD in autoapprendimento Informazioni utili Il corso, a pagamento, è riservato agli abbonati della rivista Trattamenti e Finiture e associati a Italia Impresa. Per l iscrizione rivolgersi alla segreteria corsi: Tel: Fax: infocorsi@tecnichenuove.com sito: Per accedere alla piattaforma e seguire il corso online: collegarsi a registrarsi, inserendo username e password a scelta; confermare la propria registrazione tramite l che riceverà all indirizzo di posta elettronica indicato; effettuare l accesso tramite username e password precedentemente scelti; selezionare il corso che ha acquistato; inserire, solo al primo accesso, il codice di iscrizione ricevuto tramite dopo l acquisto del corso. Modulo didattico 1 SISTEMI DI GESTIONE DELLA SICUREZZA E PROCESSI ORGANIZZATIVI (Responsabile del Servizio di Prevenzione e Protezione - Datore di lavoro) Autore: Glauco L.S. Ricci Il corso deve essere completato tassativamente entro il 31 dicembre 2013 NOTA: manuale d uso disponibile sulla piattaforma - sezione AIUTO Per ottenere l attestato valido ai fini dell articolo 34 del D.Lgs. 81/08 è necessario: sostenere online e superare i test di apprendimento alla fine di ogni modulo (80% di risposte corrette - 8 su 10); compilare il questionario di gradimento (obbligatorio); scaricare l attestato (stampare e/o salvare sul proprio computer). Requisiti tecnici per seguire il corso online Computer con connessione attiva a Internet Software di navigazione (Internet Explorer 7.0 o superiori, Firefox 3.6 o superiori, Safari 5 o superiori, Chrome) Software: Adobe Acrobat Reader. Tecniche Nuove Spa è provider n accreditato per la formazione nell ambito del programma ECM del Ministero della Salute 57

2 RSPP-DDL aggiornamento 2013 SISTEMI DI GESTIONE DELLA SICUREZZA E PROCESSI ORGANIZZATIVI Trattamenti e Finiture ap rile 2013 I Sistemi di Gestione per la Salute e la Sicurezza sui Luoghi di Lavoro rispondono alle esigenze sempre più diffuse da parte delle organizzazioni, e dei loro clienti e fornitori, di avere un modello di riferimento al quale rispondere per dimostrare la qualità delle proprie attività nel rispetto di leggi e norme, vigenti e cogenti. 58

3 In principio furono i Sistemi di Gestione per la Qualità. Negli anni ottanta non erano poche le imprese, soprattutto di medie e grandi dimensioni nei settori produttivi, che intravidero nella Norma Iso 9001, dedicata alla qualità delle organizzazioni, la cartina al tornasole della bontà delle proprie attività. Le motivazioni che stavano alla base di tale scelta erano diverse: una spontanea esigenza di migliorare la propria gestione interna, una specifica richiesta da parte dei propri clienti, l obbligo diretto e indiretto derivato dalla partecipazione a gare aperte da Pubbliche Amministrazioni. Il Sistema di Gestione che ne derivava era costituito da documentazioni e registrazioni che rispondevano ai requisiti della Norma di riferimento e che, sottoposti a verifiche da parte di Enti accreditati, permettevano la Certificazione dell organizzazione. Il passaggio successivo fu l estensione applicativa anche alle piccole imprese e ai settori dei servizi, erroneamente giudicate in un primo momento non adatte a una gestione efficace dei punti della Norma. Da lì allo sviluppo e all applicazione di altri Sistemi di Gestione, quali quelli legati ad Ambiente e Sicurezza, il passo è stato breve. Oggi, i Sistemi di Gestione per la Salute e la Sicurezza sui Luoghi di Lavoro sono sempre più diffusi, nelle organizzazioni di qualunque tipologia e dimensione, soprattutto in quelle organizzazioni sempre più attente a raggiungere e dimostrare obiettivi di salute e sicurezza tenendo sotto controllo i propri rischi. La molla propositiva è data da una legislazione sempre più severa in materia, ma anche dallo sviluppo di politiche economiche che promuovono le buone pratiche e dall attenzione crescente delle parti interessate verso di esse. Molte organizzazioni, per meglio rispondere ai requisiti legislativi, intraprendono già in completa autonomia analisi e verifiche periodiche dello stato di salute e sicurezza nel tempo le prescrizioni interne e esterne, quelle legali in primis. Per essere davvero efficaci, queste analisi e verifiche è bene che siano programmate e condotte nel quadro di un sistema di gestione strutturato e integrato con gli altri sistemi eventualmente presenti. Lo Standard Ohsas (acronimo di Occupational Health and Safety Assessment Series), l alter ego delle Norma Iso per la Qualità e l Ambiente, ha lo scopo di fornire gli elementi per un efficace sistema di gestione della salute e della sicurezza sul lavoro. Lo Standard internazionale Ohsas specifica i requisiti di un sistema di gestione che risponda ai requisiti legislativi e normativi, vigenti e cogenti, e alle politiche e agli obiettivi societari in materia di salute e sicurezza. Come tutti gli standard internazionali, è applicabile a tutte le organizzazioni, di qualunque tipologia e dimensione, in ogni possibile situazione geografica, culturale e sociale. Il modello di base di tale approccio è sintetizzabile in alcuni passi, così sintetizzabili: l organizzazione emette una sua Politica che dimostri l impegno in materia di salute e sicurezza, pianifica e attua le attività, monitorizza costantemente le stesse attuandone le eventuali necessarie azioni di miglioramento, ne riesamina i risultati periodicamente, rimanendo sempre in uno sviluppo di miglioramento continuo. Un modello di questo tipo dipende fortemente dal coinvolgimento e dall impegno di tutti i livelli dell organizzazione, della Direzione in particolare. Lo Standard Ohsas non include requisiti specifici di altri sistemi di gestione, quali quelli di qualità, ambientali o altri ancora, ma i suoi elementi possono essere allineati e/o integrati con quelli degli altri sistemi eventualmente presenti. Come svilupparlo e integrarlo a livello documentale dipende, poi, dal campo di applicazione del sistema, dalle dimensioni dell organizzazione, dalla natura delle sue attività, da prodotti e servizi interessati. Quali possono essere i passi che condusui propri luoghi di lavoro, effettuando, ad esempio, sopralluoghi documentali e operativi che confermino la congruità dell esistente con quanto richiesto dalle leggi nazionali e di settore. Questi sopralluoghi possono essere condotti da personale interno qualificato e/o esperti esterni che rilasciano alla Direzione un report con eventuale indicazione delle carenze riscontrate per concordare e attivare un piano di miglioramento opportuno. Tuttavia, tali pratiche, pur essendo sicuramente delle buone prassi, possono non essere sufficienti ad assicurare all organizzazione che le proprie prestazioni non solo soddisfino ma continueranno a soddisfare 59

4 cono l impresa e la sua direzione a applicare lo Standard? Potremmo parlare di un evoluzione culturale, suddivisibile in tre distinte fasi. La prima è la fase della non significatività : la forza lavoro e l ambiente sono considerati, a torto, come beni disponibili in modo illimitato. Nella seconda fase, che potremmo chiamare della regolamentazione, l impresa si trova a far fronte a importanti restrizioni sull uso del lavoro e delle risorse naturali, restrizioni che sono vissute come limitanti, anche per le sanzioni previste, e l atteggiamento diventa reattivo. L ultima è la fase della responsabilità : l impresa fa propria la tutela dell ambiente e della sicurezza, considerando la corretta gestione di tali fattori come opportunità per elevare la qualità delle proprie prestazioni. Crescono, allora, le motivazioni aziendali: necessità di ridurre i costi incidentali non assicurati, inquadrare ogni incidente come risultato di un controllo assente o inadeguato, migliorare i risultati economici, ricerca e costruzione di un immagine positiva. Lo Standard Bs Ohsas 18001:2007 Un Sistema di Gestione della Salute e della Sicurezza sui Luoghi di Lavoro opera sulla base del processo dinamico pianificazione, attuazione, verifica, riesame, che prevede queste fasi in sequenza ciclica. I capitoli dello Standard riassumono queste fasi in: f requisiti generali; f politica per la Salute e la Sicurezza; f pianificazione; f attuazione e operatività; f controllo della documentazione; f riesame della Direzione; f miglioramento Continuo. Requisiti generali Lo Standard chiarisce subito che l organizzazione deve stabilire, documentare, attuare, mantenere attivo e migliorare un sistema che sia conforme ai requisiti stessi dello Standard e che la stessa organizzazione deve definire e documentare il campo di applicazione del sistema. È la parte di più semplice attuazione ma, certamente, quella più delicata: si dice chiaramente che sta alla Direzione stabilire a quali siti e a quali attività applicare lo Standard; ma anche che, una volta decisa l attuazione, la stessa deve essere documentata, chiaro invito a produrre documenti e registrazioni che sono poi richiesti negli altri punti dello Standard. In epoca iper tecnologica, non necessariamente si parla di documentazione cartacea, anche la soluzione elettronica è gradita. In particolare, se è obbligatoria una Politica scritta dedicata a Salute e Sicurezza, non si parla di un Manuale obbligatorio, come, invece, per i Sistemi di Gestione della Qualità: se già esistente per la Qualità, il Manuale potrà essere integrato per dare migliore evidenza al rispetto dei requisiti. La Politica per la Sicurezza L impresa deve definire, sottoscrivere, condividere, aggiornare se necessario, una Politica per la Sicurezza che dichiari come la Direzione si impegni a prevenire i rischi e a migliorare le prestazioni aziendali per la Sicurezza. Come scrivere una Politica adeguata? Certamente deve essere congrua a scopo e campo di applicazione del sistema. Inoltre, deve includere l impegno alla prevenzione di infortuni e malattie professionali, al rispetto di Leggi e Norme, un richiamo agli obiettivi aziendali per la Sicurezza. Anche questo, punto importante da rispettare nel miglior modo possibile: la Politica, una vera e propria Mission aziendale, non deve essere fine a sé stessa, scritta solo per soddisfare il requisito, con contenuti speculari a quanto richiesto, ma il più possibile vera e attinente ai veri obiettivi societari. E, soprattutto, va rivista, riesaminata come dice lo Standard, e aggiornata se i cambiamenti organizzativi, strutturali e infrastrutturali, legislativi e normativi, lo richiedono. E, ovviamente, in presenza di altri sistemi, può essere integrata, emettendo, ad esempio, una Politica Qualità Ambiente Sicurezza. Pianificare la Sicurezza Come pianificare la corretta gestione della Sicurezza? Lo Standard richiede l identificazione dei pericoli e la valutazione dei rischi, determinandone le misure di controllo, conformemente ai requisiti interni e esterni, fissando obiettivi e programmi di miglioramento. L organizzazione deve stabilire, attuare e mantenere attiva una metodologia (procedura, non necessariamente documentata) per identificare i pericoli, valutare e controllare i rischi, tenendo conto di: f attività svolte, da personale esterno e interno, visitatori inclusi; f comportamento e capacità dei singoli; f pericoli esterni, comprese le situazioni 60

5 di emergenza; f infrastrutture, attrezzature, materiali presenti; f obblighi di legge; f attività di progettazione. Una volta identificati pericoli e rischi, si dovrà pianificare e attuare la riduzione dei rischi, privilegiando la seguente sequenza: f eliminazione; f sostituzione e/o riduzione; f controlli tecnici; f controlli procedurali e segnalazioni; f utilizzo dei dispositivi di protezione individuali (dpi). L esito delle attività di identificazione e valutazione deve seguire una metodologia adeguata e dedicata (ad es. basandosi su banche dati disponibili e utilizzando tabelle predefinite) e deve essere documentato. Il documento principe che meglio risponde, nelle organizzazioni, a questo requisito e che già è richiesto dalla legislazione vigente è il Documento Valutazione Rischi, altrimenti detto Dvr. Parte importante di questo documento è il Piano di Miglioramento, che definisce Obiettivi (cosa si desidera raggiungere) e Programmi (come raggiungerli, grazie alle risorse messe a disposizione). Il piano comprenderà, per ogni singolo obiettivo, responsabilità, risorse umane coinvolte, costi, tempi, indicatori del raggiungimento o meno, storicizzazione dell obiettivo negli anni, se ancora presente. Il tutto nel rispetto di Leggi e altre prescrizioni, che devono essere identificate e tenute sotto controllo nel loro stato di aggiornamento, tra le quali: f standard di riferimento; f leggi e Norme, vigenti e cogenti (ad es., il D.lgs. 81:2008 e le successive modifiche e integrazioni); f accordi con la Pubblica Amministrazione; f accordi con i clienti; f codici di buona pratica; f linee Guida non obbligatorie; f accordi con gruppi rappresentativi delle Comunità e organizzazioni non governative. f impegni pubblici dell organizzazione di appartenenza. Attuazione e operatività: Formazione e Comunicazione Il capitolo forse più importante dello Standard, perché riguarda la fase operativa della gestione. Tutto il capitolo fonda i propri principi sul ruolo attivo della Direzione, che deve, innanzitutto, dimostrare il proprio impegno nella giusta gestione di risorse, ruoli, responsabilità, che devono essere chiari e disponibili. In particolare, la Direzione deve individuare un proprio Rappresentante, che fa parte del suo staff, con il compito di riferire sull andamento del Sistema di Gestione della Salute e della Sicurezza. Spesso questo ruolo, come avviene negli altri Sistemi di Gestione, può essere assunto dalla stessa Direzione ad interim o può coincidere con il Responsabile del Sistema di Gestione, a sua volta nominato viste e accertate competenze e disponibilità. La necessaria competenza è spesso richiamata in questo come negli altri Standard dedicati ai Sistemi di Gestione, vera chiave di volta della garanzia di un modello gestionale efficace perché gestito da funzioni competenti. Evidente che sono necessari piani di formazione dedicati e mirati, di cui si devono conservare le relative registrazioni. Una formazione adeguata, anche sotto il punto di vista linguistico in caso di presenza di lavoratori non italiani, mantiene e fa crescere la competenza ma anche la consapevolezza delle conseguenze positive o negative delle proprie attività, della responsabilità del proprio ruolo nel raggiungimento degli obiettivi aziendali per la Sicurezza. Altro impegno mandatario della Direzione, creare i giusti canali di comunicazione, partecipazione e consultazione: le informazioni pertinenti ai pericoli e al Sistema di Gestione devono essere comunicate internamente a tutti i livelli e funzioni, esternamente agli appaltatori e ai visitatori; anche le comunicazioni che arrivano dall esterno devono essere recepite e gestite con attenzione, soprattutto se riguardano la sicurezza. Devono essere coinvolti i lavoratori nell analisi dei rischi, ad esempio, come già evidenziato dalla legislazione vigente, permettendo che il Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza (RLS) acceda al Documento Valutazione Rischi e sia consultato dagli stessi Lavoratori e dalla Direzione per questioni inerenti la Sicurezza. Gestiamo correttamente la documentazione La Documentazione del Sistema deve comprendere: f Politica e obiettivi; f Documenti e Registrazioni richieste dallo Standard; 61

6 f Documenti e Registrazioni richieste da Leggi e Norme di riferimento. Un Manuale, a differenza di quanto richiesto dalla Norma sulla Qualità, non è obbligatorio, ma una sua emissione, anche integrato con Qualità e/o Ambiente, permette di descrivere al meglio l organizzazione e le sue risposte ai requisiti normativi e legislativi, la Politica e gli Obiettivi, ruoli e responsabilità. Non esistono Procedure obbligatorie, come invece sono richieste dalla Norma Iso 9001, con l eccezione della Procedura documentata richiesta per la descrizione del controllo operativo, ma anche in questo caso le Procedure possono essere utili per definire chi fa cosa e come, quando, dove. Ancora più puntuali e precise, le Istruzioni Operative possono, anche se non obbligatorie, descrivere al meglio l operatività richiesta sul posto di lavoro. Definite le regole, e fornita la Modulistica necessaria, la stessa può essere utilizzata per compilare al meglio le Registrazioni richieste e dimostrare all interno e verso l esterno la corretta gestione del Sistema in rispondenza ai requisiti vigenti e cogenti. Un esempio: il Manuale può dichiarare che sono previsti Audit Interni di verifica, le Procedure ne descrivono le modalità di gestione, la Modulistica permette la Registrazione dei risultati. Una volta realizzata, la documentazione dovrà essere gestita, anzi, tenuta sotto controllo, che significa chiaramente identificata, sempre aggiornata con le modifiche evidenziate, distribuita dove serve, chiara e leggibile (e, in ambienti di difficile manutenzione, spesso non è così facile). Il Controllo Operativo L unico punto della Norma dove si fa riferimento all obbligo di una Procedura documentata è quello del Controllo Operativo. Si richiede all organizzazione di definire le operazioni e le attività connesse ai pericoli per Salute e Sicurezza e per le quali, quindi, siano da adottarsi misure dedicate, quali: f attuazione dei criteri operativi da seguire; f metodologie per gli acquisti; f controllo di imprese esterne e visitatori; f prevenzione delle deviazioni dai requisiti definiti in Politica e Obiettivi. Essenzialmente, definiti pericoli e rischi, si tratta di emettere Istruzioni Operative che, collegate alla Procedura base per la gestione della Sicurezza, permettano di gestire al meglio le diverse attività, soprattutto quelle che possono causare problemi. E, come richiesto anche dai Decreti Legislativi di riferimento, ci si deve preparare alle eventuali richieste di risposta alle emergenze che si dovessero presentare, siano esse calamità naturali, quali terremoti o allagamenti, e non, quali incendi e esplosioni. La gestione delle emergenze fa parte di tutta la letteratura in tema di Sicurezza e lo Standard lo ribadisce, suggerendo non solo le prove d evacuazione già obbligate dalle Leggi ma, soprattutto, la loro effettuazione coinvolgendo anche tutte le parti interessate, clienti, fornitori e visitatori compresi. Misurazioni e Riesame I due capitoli finali dello Standard Bs Ohsas 18001:2007 ci parlano di come effettuare le misure e i monitoraggi delle prestazio- 62

7 ni in materia di Sicurezza e di come discuterne con i diversi responsabili in sede di Riesame della Direzione. Quali strumenti dobbiamo e possiamo utilizzare per misurare e monitorare? In primis, gli Audit Interni, condotti da personale, intermo o esterno, competente e qualificato su tutti i processi, periodicamente è suggerito, almeno una volta all anno sicuramente in una piccola/media organizzazione. Gli Audit possono essere strettamente operativi, effettuati, ad esempio con sopralluoghi nelle aree di lavoro, ma anche di sistema, per verificare la rispondenza ai requisiti normativi, e legi- slativi, per verificare se siamo in linea con quanto vigente e cogente. Il relativo rapporto potrebbe segnalare Non Conformità e/o semplice Raccomandazioni per il Miglioramento, o semplici Osservazioni. Le stesse segnalazioni potrebbero derivare dal quotidiano, generando Azioni Correttive, per rimuovere le cause delle Non Conformità, e/o Azioni Preventive, per rimuovere le possibili cause di Non Conformità potenziali. Anche in questi casi, le Registrazioni saranno chiare, leggibili, disponibili dove sono richieste e sono utili. Lo Standard dedica le sue ultime pagine al Riesame della Direzione: devono essere riesaminate periodicamente le prestazioni del sistema per assicurare la sua adeguatezza ed efficacia e per verificare il raggiungimento degli Obiettivi stabiliti per perseguire il Miglioramento Continuo. Alla riunione partecipano i responsabili aziendali, la Direzione e il suo Responsabile di Sistema innanzitutto, secondo un ordine del giorno chiarito dallo Standard e con informazioni in uscita che riguardano Obiettivi, Politica, risorse, e che devono essere disponibili per comunicazione e consultazione. RIPRODUZIONE RISERVATA Test di apprendimento La normativa vigente prevede che il test debba essere sostenuto obbligatoriamente online. Le domande e le risposte nel test online appariranno in ordine casuale, diverso a ogni accesso al sito. Lo Standard internazionale Bs Ohsas 18001:2007 specifica i requisiti di un sistema di gestione che: risponda ai requisiti legislativi e normativi, vigenti e cogenti, e alle politiche e agli obiettivi societari in materia di salute e sicurezza risponda solo ai requisiti legislativi e normativi, vigenti e cogenti risponda solo a politiche e obiettivi societari Lo Standard internazionale Bs Ohsas 18001:2007 è applicabile alle solo aziende con rischio alto alle piccole imprese nei settori produttivi a tutte le organizzazioni di qualunque tipologia e dimensione I requisiti dello Standard internazionale Bs Ohsas 18001:2007: possono essere integrati con quelli degli altri sistemi di gestione presenti devono essere separati da quelli di altri sistemi di gestione presenti possono essere integrati solo con quelli dei sistemi di gestione per la qualità I Sistemi di Gestione per la Salute e la Sicurezza sui Luoghi di Lavoro prevedono: attuazione e verifica pianificazione e attuazione pianificazione, attuazione, verifica, riesame Il Manuale del Sistema di Gestione per la Salute e la Sicurezza: è sempre obbligatorio è obbligatorio solo per le aziende di grandi dimensioni non è obbligatorio La Politica per la Salute e la Sicurezza: può essere integrata con le Politiche per Qualità e Ambiente può essere integrata solo con la Politica Ambientale non è integrabile con altre Politiche L identificazione e la valutazione dei rischi: sono descritti nel Manuale della Sicurezza sono descritti nel Documento Valutazione Rischi sono descritti in una Procedura dedicata Il Rappresentante della Direzione per la Sicurezza: può coincidere con la stessa Direzione non può coincidere con la Direzione deve essere affidato a un consulente esterno La Documentazione del Sistema di Gestione per la Salute e la Sicurezza: non prevede Procedure obbligatorie prevede la sola Procedura obbligatoria del Controllo Operativo prevede le stesse Procedure obbligatorie del Sistema di Gestione per la Qualità Gli Audit Interni: devono essere condotti solo da personale esterno qualificato devono essere condotti solo dalla Direzione devono essere condotti da personale competente e qualificato 63