SIAC-SORESA. Guida alla gestione ordini su Portale Enti

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1 SIAC-SORESA Guida alla gestione ordini su Portale Enti

2 Sommario Introduzione alla gestione ordini... 4 Menù Ordini... 4 Inserimento di un nuovo ordine... 4 Carico... 4 Dati di testata... 5 Carico da Articoli... 9 Dati di testata... 9 Inserimento Articoli Generazione Ordini Conferma ed Invio Ordini ( Utenti Ordinanti) Video Singolo Video Gruppo Indice delle figure Figura 1 - Carico... 5 Figura 2 - Lista Contratti... 6 Figura 3 - Inserimento righe... 6 Figura 4 - Selezione articoli da Contratto... 7 Figura 5 - Dettaglio Riga... 8 Figura 6 Ordine... 9 Figura 7 - Carico da Articoli Figura 8 - Magazzini Figura 9 - Luoghi di consegna Figura 10 - Criteri di selezione (Codice Interno) Figura 11 - Criteri di Selezione (Codice AIC)

3 Figura 12 - Selezione articoli per descrizione Figura 13 - Inserimento note di riga Figura 14 - Lista Articoli Figura 15 - Elenco proposte Figura 16 - Elenco proposte (Espanso) Figura 17 - Conferma Ordine Figura 18 - Dettaglio riga proposta d'ordine Figura 19 - Riepilogo Ordine Figura 20 - Attribuzione progressivo Figura 21 - Draft ordine Figura 22 - Ricerca ordini Figura 23 - Logs Azioni Figura 24 - Visualizza Dettagli Figura 25 - Riepilogo Dati Ordine da Inviare Figura 26 - Logs Invio Figura 27 - Video Singolo Figura 28 - Video Gruppo Figura 29 - Dettaglio Righe Figura 30 - Nota di riga

4 Introduzione alla gestione ordini Mediante il Portale Enti del SIAC viene resa disponibile una applicazione che consente l emissione degli ordini verso la Centrale Acquisti So.Re.Sa attraverso una serie di funzionalità ed automatismi integrati a livello regionale. Queste funzionalità sono rappresentate dalla Banca Dati Unificata dei Farmaci, Anagrafiche Fornitori e Contratti. Attraverso le funzionalità del Portale Enti sarà consentito l invio automatico, sebbene presidiato e soggetto a conferma da parte del responsabile relativo, degli ordini attraverso diverse forme di comunicazione quali Fax o inoltro alla struttura del Consorzio Dafne. Il Portale Enti consentirà di seguire i diversi stati dell ordine fino alla sua evasione. Menù Ordini Il menù ordini espone le seguenti voci : Carico Funzione che consente l inserimento di un ordine singolo collegato ad un contratto Carico da Articoli Funzione che consente l inserimento di una lista di articoli dalla quale verranno generati ordini multipli per singolo contratto Conferma ed invio Funzione di gestione della convalida e spedizione dell ordine riservata agli Utenti Ordinanti Video Singolo Visualizzazione di un singolo ordine Video Gruppo Visualizzazione di un insieme di ordini Inserimento di un nuovo ordine L inserimento di un nuovo ordine in piattaforma può avvenire mediante due diversi criteri di inserimento: o mediante la creazione di un ordine singolo legato ad un singolo specifico contratto (voce Carico) oppure mediante la creazione di una lista di articoli che verranno successivamente spacchettati in singoli ordini per singolo contratto (voce Carico da Articoli). Carico La funzione di Carico consente la creazione di un ordine singolo relativo ad un singolo contratto e composta da articoli appartenenti a tale contratto. 4

5 Dati di testata La videata per il carico del singolo ordine si presenta cosi come esposta nella immagine seguente (Figura 1 - Carico) dove di default viene proposto il primo progressivo valido per l ordine da generare. In corrispondenza del campo Fornitore è possibile inserire il codice del fornitore, oppure passando al campo immediatamente adiacente inserendo almeno due lettere verrà effettuata una selezione in base alla Ragione Sociale. E da evidenziare d altronde, che nel caso di ordini su piattaforma Centrale Acquisti il fornitore sarà sempre SO.RE.SA. Figura 1 - Carico Una volta inserito il fornitore viene evidenziata la lista dei Contratti per Depositario collegati al Fornitore selezionato, che saranno i destinatari dell ordine emesso. Nel caso della Centrale Acquisti rappresentano i reali fornitori degli articoli che verranno selezionati. (Figura 2 - Lista Contratti) 5

6 Figura 2 - Lista Contratti Posizionandosi sulla riga prescelta, sia mediante un doppio click sia mediante il pulsante disponibile sulla barra laterale sinistra, sia mediante il tasto funzione F2, si seleziona il contratto di riferimento per gli articoli da inserire in ordine, che viene riportato nella testata dell ordine. A seguire si procede alla valorizzazione del luogo di consegna, la data massima di consegna, ed eventuali note di riferimento di testata. Dando invio su questo ultimo campo si procede all inserimento delle righe d ordine mediante il campo che viene reso disponibile nella parte inferiore della videata che riporta il numero di riga in inserimento. (Figura 3 - Inserimento righe) Figura 3 - Inserimento righe In tale sezione, conoscendo il codice Interno dell articolo a contratto si può procedere al suo inserimento, altrimenti inserendo due caratteri dell articolo stesso lo si può ricercare all interno del contratto. Se non si è 6

7 a conoscenza di tali articoli si può utilizzare il pulsante Visua (F7) per effettuare una ricerca all interno degli articoli a Contratto. Anche in tale maschera è possibile utilizzare diversi criteri di ricerca in base ai campi disponibili nella parte superiore. (Figura 4 - Selezione articoli da Contratto) Figura 4 - Selezione articoli da Contratto Selezionato l articolo prescelto, viene riportato nella maschera di dettaglio della riga per la valorizzazione delle quantità da ordinare, l eventuale data di consegna specifica di riga, il magazzino che ha effettuato l eventuale richiesta con i dati relativi alla richiesta stessa. (Figura 5 - Dettaglio Riga) 7

8 Figura 5 - Dettaglio Riga Una volta completati i campi si ritorna alla schermata precedente per la conferma della riga inserita mediante il pulsante disponibile sulla barra sinistra Conferma. In tal modo verrà valorizzata la riga nel corpo dell ordine. Qualora sia necessario modificare quanto inserito, in ogni riga è disponibile il pulsante Modifica che consente la modifica dei valori relativi alle quantità di riga e la data di consegna. (Figura 6 Ordine) 8

9 Figura 6 Ordine Una volta completato l ordine si procede al suo salvataggio ( Pulsante Salva F2 ). Viene proposta una videata di riepilogo dei dati contabili che una volta accettati (Pulsante Salva F2) rendono l ordine concluso ed accodato per l invio. Carico da Articoli Il Carico da Articoli è la funzionalità che consente la creazione di ordini partendo dalla selezione degli articoli rinvenienti anche da Contratti differenti. Attraverso tale funzione, si avrà la possibilità di struttura una lista di articoli, che il sistema provvederà a suddividere per singolo contratto, generando altrettanti ordini separati e gestibili singolarmente. Dati di testata Una volta selezionata la funzione si presenterà la videata seguente. ( Figura 7 - Carico da Articoli ) 9

10 Figura 7 - Carico da Articoli In tale videata si procederà a inserire il Magazzino di riferimento ed il relativo Luogo di Consegna. Mediante la pressione del tasto invio viene proposta la lista dei Magazzini di riferimento dalla quale sarà possibile selezionare quello desiderato. (Figura 8 - Magazzini) Figura 8 - Magazzini Alla stessa maniera andrà valorizzato il campo relativo al luogo di consegna mediante una lista analoga. (Figura 9 - Luoghi di consegna) 10

11 Figura 9 - Luoghi di consegna L inserimento della data massima di consegna può essere effettuata mediante l inserimento diretto nel formato GG/MM/AAAA oppure mediante la selezione a mezzo del calendario disponibile nel pulsante posto al lato de campo stesso. E possibile inoltre inserire delle note di testata che avranno effetto per ogni ordine generato dalla lista articoli. Inserimento Articoli La selezione degli articoli da inserire può avvenire mediante diversi metodi di ricerca. Con la pressione del pulsante presente nella barra a sinistra dello schermo Cng.Ins.Art.(CTRL-W) si può cambiare il contenuto del campo identificato di default con Codice Interno presente nella sezione Articolo ( Figura 10 - Criteri di selezione (Codice Interno) ) 11

12 Figura 10 - Criteri di selezione (Codice Interno) Di seguito vediamo l effetto conseguente alla pressione più volte del pulsante di cambio codifica, che cambia la sua descrizione in Codice AIC. In tal modo sarà possibile inserire il codice AIC per ricercarne l articolo corrispondente. ( Figura 11 - Criteri di Selezione (Codice AIC) ) 12

13 Figura 11 - Criteri di Selezione (Codice AIC) Le codifiche, se presenti nella anagrafica dell articolo, attraverso le quali è possibile effettuare la selezione sono : Codice Interno Codice Produttore Codice Distretto Barcode Codice Fornitore 13

14 Codice Repertorio Codice AIC Codice CND Codice ATC Qualora sia necessario effettuare una ricerca in base alla descrizione dell articolo sarà sufficiente inserire almeno due caratteri del articolo stesso per ottenere una lista di descrizioni compatibili con i caratteri inseriti. L esempio seguente mostra una lista filtrata per il termine TACHI. (Figura 12 - Selezione articoli per descrizione ) Figura 12 - Selezione articoli per descrizione Una volta selezionato l articolo, sia con un doppio click che mediante il pulsante Scegli F2 della barra laterale, viene valorizzata la corrispondente sezione sulla videata precedente, con il campo quantità attivo per la relativa valorizzazione. Questo campo, in presenza di articoli confezionati, effettua il controllo relativo al valore inserito che dovrà essere multiplo della quantità per confezione. Una volta inserito il quantitativo, mediante il tasto invio è possibile inserire delle note (max 120 caratteri ) relative alla riga che si sta inserendo. Una volta dato invio sul campo Note Riga (Figura 13 - Inserimento note di riga) l articolo viene inserito nella lista sottostante. (Figura 14 - Lista Articoli) Figura 13 - Inserimento note di riga 14

15 Figura 14 - Lista Articoli In tale fase è possibile modificare i dati di testata mediante la pressione del pulsante Testata F4, oppure modificare le quantità di riga mediante il pulsante Righe F3. E inoltre possibile svuotare l intera lista con la pressione del pulsante Svuota Lista F9. Generazione Ordini Una volta compilata la lista degli articoli da ordinare si può procedere alla gestione degli ordini da generare mediante la pressione del pulsante Gest.Ordini F8 che mostrerà la videata seguente dove gli articoli sono raggruppati per contratto. (Figura 15 - Elenco proposte) Figura 15 - Elenco proposte 15

16 Ogni singolo contratto può essere espanso per visualizzarne gli articoli associati cliccando sul triangolo nero posto a sinistra di ogni ramo, che avrà l aspetto seguente alla massima estensione e con l evidenza delle note di riga. (Figura 16 - Elenco proposte (Espanso)) Figura 16 - Elenco proposte (Espanso) In tale fase è possibile trasformare i raggruppamenti per contratto in ordine uno alla volta, mediante il pulsante Ordine F2 oppure trasformarli tutti in ordini separati per contratto contemporaneamente mediante il pulsante Trasforma tutti F8. Di seguito viene visualizzata la videata di conferma dell ordine singolo(figura 17 - Conferma Ordine), all interno della quale è possibile ancora modificare i dati di testata mediante il pulsante Su F5, e i dati di riga inserendone il numero corrispondente nella sezione disponibile in basso e denominata Selezione Righe Proposta D ordine 16

17 Figura 17 - Conferma Ordine Una volta inserito il numero di riga da modificare e dato Invio sulla tastiera si accede alla schermata riepilogativa della riga che consente la modifica delle quantità, della data di consegna e degli eventuali dati relativi alla richiesta d ordine, mediante la pressione del pulsante Modifica sulla barra laterale sinistra che abilita i suddetti campi alla modifica.(figura 18 - Dettaglio riga proposta d'ordine) Figura 18 - Dettaglio riga proposta d'ordine 17

18 Una volta terminate le modifiche mediante il tasto Invio della tastiera si accettano tutti i campi e si può effettuare la conferma delle modifiche stesse mediante il pulsante Conferma. Ritornati alla videata della proposta d ordine (Figura 17 - Conferma Ordine) mediante il pulsante Ordine F2 si passa alla schermata successiva di riepilogo contabile (Figura 19 - Riepilogo Ordine) dalla quale mediante il pulsante Salva F2 si procede alla sua emissione ed alla attribuzione del progressivo numerico di riferimento (Figura 20 - Attribuzione progressivo) con la possibilità di visualizzare e salvare il DRAFT dell ordine che sarà inviato (Figura 21 - Draft ordine) in formato PDF. Figura 19 - Riepilogo Ordine Figura 20 - Attribuzione progressivo 18

19 Figura 21 - Draft ordine Mediante il pulsante Trasforma Tutti F8 presente nella videata che mostra la lista dei contratti e degli articoli (Figura 15 - Elenco proposte), qualora non vi sia necessità di modificare ulteriormente i dati inseriti, si procede alla emissione degli ordini suddivisi per contratto con relativa attribuzione dei progressivi e con la possibilità di visualizzazione e salvataggio in formato PDF. Conferma ed Invio Ordini ( Utenti Ordinanti) Mediante la funzione del menù principale d accesso al Portale Enti Conferma ed Invio si accede alla gestione del workflow per l invio definitivo dell ordine al Fornitore/Depositario per la sua lavorazione. La videata principale (Figura 22 - Ricerca ordini) consente mediante diversi campi valorizzabili di poter selezionare uno o più ordini per visualizzarne le informazioni relative nell ambito del processo di invio. 19

20 Nella sezione Ordini Attivi saranno visualizzati gli ordini attualmente ancora in lavorazione, mentre nella sezione Archivio verranno esposti gli ordini spediti. Figura 22 - Ricerca ordini Ogni riga presenta sotto la colonna Azioni tre simboli che rappresentano delle funzioni relativa alla riga in esame. Posizionandosi con il puntatore del mouse su ognuna di esse se ne vedrà la descrizione breve, ossia Scarica PDF, Logs Azioni, Visualizza Dettagli. Inoltre ogni colonna di tale elenco può essere riordinata mediante la pressione sulla sua intestazione. La funzione Scarica PDF consente il download dell ordine in formato PDF, il Logs Azioni riepiloga i diversi passaggi di stato dell ordine (Figura 23 - Logs Azioni), mentre il Visualizza Dettagli fornisce informazioni di dettaglio circa l ordine in esame (Figura 24 - Visualizza Dettagli) 20

21 Figura 23 - Logs Azioni 21

22 Figura 24 - Visualizza Dettagli Dall utilizzo di tali informazioni il responsabile dell invio dell ordine avrà a disposizione tutte le informazioni necessarie alla presa in carico dell ordine per la spedizione, selezionandone la riga desiderata e tramite la funzione Prendi in Carico disponibile nel menu a sinistra. Il Prendi in Carico blocca l ordine in modo da impedirne modifiche da parte dell ufficio emittente e valorizza la riga identificando l utente che ha preso in carico l ordine. Una volta preso in carico l ordine, mediante la funzione Conferma ed Invia l ordine viene spedito.un ordine preso in carico può anche essere sbloccato e reso disponibile per eventuali modifiche, prima della spedizione, mediante la funzione Restituisci che lo renderà disponibile per la modifica. Una volta azionata la funzione Firma ed Invia si aprirà una finestra di dettaglio con l evidenza dei mezzi di trasmissione associati al Depositario/Fornitore, attraverso i quali sarà inviato l ordine mediante la pressione del pulsante Conferma ed Invia. (Figura 25 - Riepilogo Dati Ordine da Inviare) 22

23 Figura 25 - Riepilogo Dati Ordine da Inviare A questo punto, dopo l elaborazione, nella sezione Archivio verrà mostrato l ordine inviato. Su ogni riga, oltre le Azioni precedentemente illustrate, sarà presente l azione Logs Invio che descriverà l esito di ogni singolo canale trasmissivo utilizzato per l ordine in questione (Figura 26 - Logs Invio) 23

24 Video Singolo Figura 26 - Logs Invio Mediante la funzione di Video Singolo è possibile consultare il dettaglio di un ordine singolo conoscendone il progressivo. Una volta inserito il valore nei campi proposti, mediante il pulsante Conferma si accede alla videata di dettaglio dell ordine (Figura 27 - Video Singolo) Figura 27 - Video Singolo 24

25 In tale videata viene esposto il dettaglio degli articoli contenuti nell ordine in esame, oltre alla possibilità di consultarne le note (Note F6, Note Riga F7). Inoltre è possibile vedere la stampa del Draft dell ordine mediante il pulsante Stampa F10. Video Gruppo Mediante tale funzione è possibile visualizzare più ordini mediante criteri multipli, per poi visualizzarne i dettagli di ogni singolo elemento nella sezione sottostante in maniera sintetica, selezionando la riga corrispondente all ordine desiderato. (Figura 28 - Video Gruppo) Figura 28 - Video Gruppo Qualora si desideri un maggiore dettaglio per un ordine specifico,mediante il menù laterale si può utilizzare la funzione che permette la visualizzazione dei dettagli inerenti le righe e le note di testata contenute nell ordine (Righe F6, Note F7) nonché la stampa dell ordine (Stampa F10). Nella videata di dettaglio invocata mediante la funzione RigheF6 (Figura 29 - Dettaglio Righe) utilizzando la funzione Note Riga F7 si potranno consultare le note attribuite alla singola riga selezionata. (Figura 30 - Nota di riga) 25

26 Figura 29 - Dettaglio Righe Figura 30 - Nota di riga 26