OUTLOOK EXPRESS CORSO AVANZATO

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1 Pagina 1 di 9 OUTLOOK EXPRESS CORSO AVANZATO Prima di tutto non fatevi spaventare dalla parola avanzato, non c è nulla di complicato in express e in ogni caso vedremo solo le cose più importanti. Le cose più importanti sono: Fare il backup di Outlook Express: Importa/esporta (rubrica, account, messaggi) Identità Visualizzazioni Strumenti/opzioni IMPORTA/ESPORTA L esigenza di importare o esportare questo tipo di informazioni è evidente: supponiamo di aver compilato una rubrica in modo accurato; di sicuro ci seccherebbe parecchio perdere tutto e doverla compilare nuovamente per colpa di una formattazione. Oppure potremmo avere l esigenza di trasportarla su un altro computer. Lo stesso dicasi per le mail (i messaggi). Facciamo finta di dover esportare tutto quello che abbiamo su un computer (tower) ad un altro (per esempio un portatile) Dal menù file si può importare od esportare la rubrica o i messaggi: Esporta Rubrica dobbiamo decidere se esportare in formato testo separato da virgole (in realtà è un file csv, viene letto con excell) oppure il formato Microsoft Exchange. (Vi consiglio il primo, per motivi di compatibilità) Pagina 1 di 9

2 Pagina 2 di 9 Click su sfoglia per decidere il percorso in cui salvare e il nome con cui salvare decidiamo anche quali campi della rubrica vadano salvati: Ed è fatta: nel percorso che avete deciso verrà salvato un file csv (abilitate sempre le estensioni dei file!) Non vi resta che fare la stessa cosa con i messaggi e ricordatevi di salvare il tutto su CD!!!! Importa Rubrica aprite express e selezionate altra rubrica e andrò ad importare il mio file. Pagina 2 di 9

3 Pagina 3 di 9 per cui express chiederà di fare il mapping: Quando verrà richiesto di effettuare il mapping selezioniamo tutti i campi Questo problema si pone solo nel caso in cui il programma di posta che esporta la rubrica marchi i campi con un nome diverso i campi rispetto a quello che fa il programma ricevente. Nell esempio fatto non abbiamo alcun problema perché Outlook Express esporta dal computer fisso e Outlook Express importa nel computer portatile. Esporta account Fare un backup degli account consente poi di ripristinare tutto senza doverlo fare a mano, evitandoci poi tutta la configurazione che magari non tutti sono capaci di fare. Salvare gli account è altrettanto semplice: create prima una cartella sul desktop, in Outlook dal menu Strumenti selezionare Account, nella finestra che si apre selezionare l'account da salvare e premere il pulsante Esporta; una volta selezionato il file da salvare premere il pulsante salva dopo aver scelto la cartella. Ripetere l'operazione per ogni account che si desidera salvare Pagina 3 di 9

4 Pagina 4 di 9 Importa account Dal menu Strumenti selezionare Account, poi premere il pulsante Importa, selezionare il file dell'account e premere Apri. Ripetere l'operazione per ogni account da importare. Esporta messaggi Per salvare i messaggi la cosa si fa un po' piu complicata. La funzione Esporta infatti permette di esportare i messaggi in Microsoft Outlook oppure Microsoft Exchange. Una volta che i messaggi sono stati esportati in uno di questi programmi allora è possibile salvarli effettivamente. Questa soluzione è davvero scomoda in quanto Microsoft Outlook e Microsoft Exchange non sono normalmente installati sui pc, perchè sono programmi contenuti in altri pacchetti Microsoft. Per salvare i messaggi dobbiamo quindi ricorrere a un trucchetto: si sa che Outlook Express salva i messaggi in file.dbx, non ci resta che trovare quei file e salvarli. Ora dobbiamo scoprire dove questi file sono salvati: da Outlook Express selezioniamo il menu Strumenti, Opzioni, tabella Manutenzione, premiamo il pulsante Archivia cartella. Si aprirà una finestra che mostra il percorso dell'archivio. Ora possiamo selezionare il percorso e poi copiarlo (tramite la combinazione di tasti Ctrl+C oppure premendo il tasto destro del mouse e scegliendo Copia). Ora apriamo una finestra qualsiasi, come risorse del computer e sulla barra degli indirizzi incolliamo il percorso appena copiato, (se ci sono le virgolette togliamole) poi premiamo invio. Si aprirà la cartella dove sono salvati i file. Ora possiamo selezionare i file e copiarli dove vogliamo. Ricordiamoci di salvare il percorso anche su un file di testo ci servirà per rimettere i file.dbx nel nuovo computer. In alternativa possiamo cambiare anche il percorso dove si conservano i messaggi. Importa messaggi Il procedimento è analogo a quello del backup, in quanto stiamo maneggiando proprio i file di archivio. Quindi dopo aver aperto la cartella (seguendo lo stesso procedimento fatto per il backup), semplicemente copiamoci dentro i file.dbx precedentemente salvati. Riavviare Outlook Express per rendere le modifiche effettive. Dobbiamo ricordarci, se i file erano stati salvati su un cd, di togliere l'attributo di "Sola lettura", altrimenti non riusciremo ad accedere agli archivi. CONCLUSIONI Il procedimento descritto consente di fare le operazioni a mano. Esistono dei software che permettono di farlo in automatico ma solitamente sono a pagamento e non fanno niente di più che fare quello che facciamo a mano. Citiamo due programmi, uno freeware e uno shareware che potrete trovare nella nostra fornitissima sezione download: OEBackup (freeware) e Outlook Express Backup (shareware). Si ricorda inoltre che le operazioni descritte andranno effettuate per ciascun utente, ossia se sul computer esistono più utenti e ognuno utilizza Outlook Express autonomamente, sarà necessario eseguire queste operazioni per ogni utente del computer. Pagina 4 di 9

5 Pagina 5 di 9 Identità Ovvero: chi è che usa il programma? Non mi ci soffermerò più di tanto. Due o più persone usano lo stesso computer? Avete account di posta diversi? Impostate diverse identità! Per aggiungere una nuova identità durante l'utilizzo della Rubrica Scegliere Cambia identità dal menu File, quindi fare clic sul pulsante Gestisci identità. Scegliere Nuova, quindi digitare il nome per la nuova identità. Se si desidera includere una password per questa identità, selezionare l'opzione per la richiesta della password e immettere la password. File/identità Se volete un minimo di privacy impostate anche le password. Per cambiare identità: File/cambia identità La gestione identità è importante per un aspetto: un identità (una persona) può essere impostata come default (cioè in mancanza di specificazioni il programma accede a quella piuttosto che ad un altra). Per modificare le impostazioni correnti di un'identità dalla Rubrica Scegliere Cambia identità dal menu File, quindi fare clic sul pulsante Gestisci identità. Modificare le impostazioni desiderate. Per modificare il nome o la password della propria identità, selezionarne il nome, quindi scegliere Proprietà. Per cambiare l'identità visualizzata all'avvio, selezionare quella desiderata dalla casella di riepilogo a discesa. Se la casella di controllo è deselezionata, verrà chiesta l'identità desiderata ogni volta che si apre un programma che la riconosce dopo che è stato riavviato il computer. Per cambiare l'identità che si desidera utilizzare in tutti i programmi durante l'esecuzione di processi automatici (indipendentemente dal fatto che la riconoscano o meno), selezionare l'identità desiderata dalla casella di riepilogo a discesa. Per eliminare un'identità dalla Rubrica Scegliere Cambia identità dal menu File, quindi fare clic sul pulsante Gestisci identità. Selezionare l'identità desiderata, quindi scegliere Rimuovi. Non è possibile eliminare l'identità corrente, né l'ultima identità rimanente. Quando si elimina un'identità, vengono eliminate le impostazioni corrispondenti ma non i relativi dati. Il comando Cambia identità è disponibile nella Rubrica solo quando questa viene aperta dal menu di avvio (fare clic sul pulsante Start, scegliere Programmi, quindi Accessori e infine Rubrica). Pagina 5 di 9

6 Pagina 6 di 9 Visualizzazioni In Outlook Express è possibile creare visualizzazioni personalizzate che consentano di visualizzare i messaggi nel modo desiderato. Scegliere Visualizzazione corrente dal menu Visualizza, quindi fare clic su Definisci visualizzazioni. Scegliere Nuovo. Selezionare una o più condizioni per la nuova visualizzazione. Nella casella Descrizione visualizzazione sarà riportata una descrizione della visualizzazione in fase di creazione. Aggiungere o eliminare condizioni, secondo le proprie esigenze, per creare la visualizzazione desiderata. Fare clic su una parola sottolineata nella casella Descrizione visualizzazione per scegliere un'opzione o digitare un valore. ( per esempio mostra messaggi con giacenza oltre 15 giorni) Fare clic su Mostra/Nascondi per specificare se mostrare o nascondere i messaggi che soddisfano le condizioni di visualizzazione. (creare per esempio mostra messaggi con giacenza oltre 15 giorni) Per utilizzare le visualizzazioni per leggere i messaggi. È possibile utilizzare una delle visualizzazioni predefinite di Outlook Express senza crearne di nuove. Scegliere Visualizzazione corrente dal menu Visualizza, quindi fare clic su una delle seguenti opzioni: Mostra tutti i messaggi Verranno visualizzati tutti i messaggi nuovi e vecchi, letti e non letti presenti in una delle cartelle, ad esempio Posta in arrivo. Nascondi i messaggi già letti Verranno nascosti tutti i messaggi già letti e saranno visualizzati solo quelli non letti. Nascondi i messaggi letti o ignorati Verranno nascosti i messaggi già letti o a cui è stato applicato il comando Ignora conversazione. I messaggi in arrivo possono anche essere ordinati in base all'oggetto. Per eseguire questa operazione, scegliere Raggruppa messaggi per conversazione dal menu Visualizzazione corrente. Davanti ad ogni messaggio apparirà il simbolo + : Pagina 6 di 9

7 Pagina 7 di 9 Strumenti/opzioni Generale: Opzioni generali: cosa vogliamo che faccia Outlook non appena è stato avviato. Come voglio che si comporti Outlook all atto di ricevere i nuovi messaggi Io non voglio che Outlook tenti di connettersi per conto suo, decido io quando. Nel mio caso uso principalmente un altro programma di posta che è settato come default e invece è gestore di news predefinito. Lettura: Ci trovate il colore per evidenziare i messaggi, le opzioni di lettura, i caratteri del testo predefiniti. Conferme: Penso sappiate che per ogni messaggio possiamo chiedere la ricevuta di ritorno e sapere se la nostra mail e stata aperta, suggerisco di non usare questa opzione salvo per cose estremamente importanti Invio Abbastanza importante: potete scegliere se i messaggi debbano essere spediti subito oppure messi nella cartella posta in uscita, se salvare una copia delle mail spedite (consiglio di si, non si sa mai), Avete un opzione utilissima che salva automaticamente in rubrica gli indirizzi di Pagina 7 di 9

8 Pagina 8 di 9 chi vi scrive (ma se siete coperti da spam e meglio disattivarla), possiamo scegliere in che formato rispondere, se includere il messaggio originale nella risposta. Composizione Si tratta di scegliere il tipo di carattere (per il formato html) ed eventualmente lo sfondo di default quando componiamo un nuovo messaggio. Lascio perdere i biglietti da visita, tanto non li usa nessuno. Firma Questa può essere utile: Ai messaggi in uscita potete aggiungere una scritta magari potete scrivere due notizie su di voi o un indirizzo di posta alternativo, o magari il vostro sito Francesco Baffa Via Artaria Como Tel Pagina 8 di 9

9 Pagina 9 di 9 oppure scrivere: Le informazioni contenute nella presente comunicazione e i relativi allegati possono essere riservati e sono, comunque, destinati esclusivamente alle persone sopraindicate. La diffusione, distribuzione e/o copiatura del documento trasmesso da parte di qualsiasi soggetto diverso dal destinatario è proibita, sia ai sensi dell'art. 616 c.p. che ai sensi del D.Lgs. n. 196/2003. Se avete ricevuto questo messaggio per errore, vi preghiamo di distruggerlo e di informarci immediatamente inviando un messaggio all'indirizzo del mittente. Avanzate: vi consente di selezionare gli account per i quali volete usare la firma che avete preparato. Controllo ortografia No comment Protezione se spuntate non consentire salvataggio o apertura vuol dire che non aprirete nessun allegato che vi viene inviato. Se usate la posta per lavoro e in ufficio meglio andare sul sicuro, così come se vi arrivano mail strane o da sconosciuti. Gli ID digitali sono dei certificati, se volete seguire mamma Microsoft in tutto e per tutto potete procurarvene uno personale, la vostra posta sara certificata (e un segno di qualita per chi lavora, ma non stupitevi troppo se poi gli altri con cui lavorate non dovessero averlo) Pagina 9 di 9

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