ISTITUTO ZOOPROFILATTICO SPERIMENTALE DELLA LOMBARDIA E DELL EMILIA. Indice

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1 ISTITUTO ZOOPROFILATTICO SPERIMENTALE Unità Operativa Sistemi Informativi TEL. (030) TELEFAX (030) E_mail DELLA LOMBARDIA E DELL EMILIA (ENTE SANITARIO DI DIRITTO PUBBLICO) VIA A. BIANCHI, BRESCIA tel. (030) TELEFAX (030) E_mail Procedimento: gestione delle mailbox con Microsoft Exchange Fase: Guida utente per la gestione mailbox rev. 3.3 del 16 Febbraio 2012 Indice 1 Premessa I plus e i prerequisiti della nuova gestione I plus La dimensione La disponibilità e l indipendenza dal client utilizzato e dal tipo di connessione La delega La semplificazione dell accesso e il controllo in tempo reale di più mailbox La condivisione e la cooperazione La rubrica aziendale sempre aggiornata Prerequisiti La disponibilità della rete internet e del servizio Microsoft Accesso alla mailbox Utenti che utilizzavano Outlook o Web Mail (Francobollo) Nel caso di accesso in modalità Web Access Nel caso di accesso tramite plug-in/outlook si apre la form che segue: Quando outlook è configurato per gestire più di una casella di posta Errore in fase di invio con Outlook Owa - Rinomina delle cartelle Owa Visualizzazioni immagini Gestione della casella per utenti che utilizzavano Outlook Express Gestione della casella per utenti che utilizzano client non Microsoft (MAC, Tunderbird, ecc.) Selezione di un indirizzo di posta Gestione della password Cambio Password (quando l utente conosce quella vecchia) Reset della Password (quando l utente dimentica la pwd di accesso) Informazioni utili per la gestione della mailbox Come si fa ad attivare la Notifica di assenza o risposta automatica Segnalazioni di errore per gli utilizzatori di outlook Recupero msg di posta eliminati da out look e dalla cartella posta eliminata Outlook 2003, non appaiono i promemoria per le caselle di cui si accede con delega Outllok presenza cartella problemi di sincronizzazione antispam e antivirus MSG: DA 7 backup della mailbox...12 guida_utente_gest_mailbox_rev_3.3.doc pag. 1 di 14

2 8 Gestione della mailbox con dispositivi mobili Backup dei dati personali Criterio di sincronizzazione con il server visibilità msg sottocartelle con dispositivi Blackberry: Selezione contatti da rubrica aziendale con dispositivi Blackberry: Configurazione accesso alla mailbox...13 guida_utente_gest_mailbox_rev_3.3.doc pag. 2 di 14

3 1 PREMESSA Questa guida vuole essere sia uno strumento informativo sulle possibilità offerte dal nuovo sistema di gestione della posta elettronica sia una guida per la gestione della mailbox da parte dell utenza già abilitata. Il mese scorso è iniziata la migrazione di una parte delle caselle di posta, l obiettivo consiste nel portare tutte le caselle di posta dai due sistemi preesistenti ad un unico sistema Microsoft Exchange. L erogazione del servizio sarà di competenza di Microsoft Italia, al personale dei sistemi informativi compete la gestione amministrativa delle caselle, la configurazione degli accessi e la gestione dell infrastruttura di comunicazione. 2 I PLUS E I PREREQUISITI DELLA NUOVA GESTIONE 2.1 I plus La dimensione La casella messa a disposizione è di dimensione notevolmente superiore rispetto a quella attuale e la dimensione assegnata può essere di 25 GByte (caselle di struttura, di servizio e caselle personali assegnate alla dirigenza) o di 500 MB che presumibilmente dal prossimo anno diventeranno da 1 GByte La disponibilità e l indipendenza dal client utilizzato e dal tipo di connessione Microsoft garantisce la disponibilità dei dati e la possibilità di recupero delle mail, anche nel caso di cancellazione dal contenitore di posta eliminata, fino a 24 giorni dopo l eliminazione. L accesso può essere anche simultaneo da più postazioni e indipendentemente dal tipo di connettività (rete aziendale o Internet); i dati (posta, contatti, calendario, attività, ecc.) risiedono sul server e solo nel caso dell utilizzo di Outlook ne viene garantita una copia locale che si sincronizzerà col server al momento della connessione La delega Per delega si intende l autorizzazione alla gestione di una casella di servizio o di struttura in aggiunta alla gestione della propria casella personale. Questa possibilità è fornita in totale trasparenza nel senso che non è necessario conoscere la password di accesso alla casella aggiuntiva in quanto la delega determina l accesso automatico tramite le credenziali personali di accesso alla propria casella La semplificazione dell accesso e il controllo in tempo reale di più mailbox La possibilità di gestire in un unico profilo di Outlook più caselle e l utilizzo di un apposito plug in di accesso diretto permette di definire le credenziali solo in concomitanza della scadenza delle stesse. L accesso in modalità Web (OWA) richiede le credenziali una sola volta per tutte le caselle di cui si dispone del diritto di accesso La condivisione e la cooperazione Per gli utenti di outllok, è prevista la possibilità di condividere sia il calendario che la rubrica La rubrica aziendale sempre aggiornata Indipendentemente dalla modalità di accesso è sempre disponibile la rubrica aziendale aggiornata (non è più necessaria alcuna operazione di import da parte dell utente). 2.2 Prerequisiti La disponibilità della rete internet e del servizio Microsoft Per accedere alla casella è vedere i dati aggiornati è indispensabile la disponibilità della connessione Internet e del servizio BPOS di Microsoft. Per gli utilizzatori di Outlook, nel caso di indisponibilità della rete o del servizio BPOS sarà disponibile la mailbox allo stato dell ultima sincronizzazione. guida_utente_gest_mailbox_rev_3.3.doc pag. 3 di 14

4 3 ACCESSO ALLA MAILBOX 3.1 Utenti che utilizzavano Outlook o Web Mail (Francobollo) Le modalità di accesso possibili sono: dal sito cliccando su Posta Exchange Microsoft (modalità OWA): si aprirà una versione lite di Outlook e tale modalità non richiede installazione, sulla postazione di lavoro, di software aggiuntivo; Al primo accesso viene richiesta la scelta della lingua e del fuso orario. tramite il plug in Accesso a Microsoft Online Services, (che si apre in automatico sul desktop): in questo caso prerequisito indispensabile è l installazione del plug in e la disponibilità di Outlook, della versione 2003, ma preferibilmente 2007/2010. Questa modalità è possibile utilizzarla a condizione che sia già stata applicata alla postazione di lavoro la procedura riconfigurazione del client di posta. Per la riconfigurazione del client sono previste le modalità seguenti: o Per le postazioni presenti nelle U.O. dell amministrazione il personale dei Sistemi Informativi contatterà direttamente le strutture e quindi le stesse non devono richiedere alcun intervento a Stemar. o Per le postazioni (normalmente due) che in ogni reparto, della Sede e delle Sezioni, sono dedicate alla cosiddetta gestione amministrativa (gestione presenze, Dbe, ecc.) interverrà personale Stemar e l intervento viene richiesto direttamente dai Sistemi Informativi. o Per tutte le altre postazioni dove si dispone di Outlook (anche se si è sempre utilizzata la versione Express), nella versione 2003 o superiore, l utenza può richiedere direttamente a Stemar la riconfigurazione del client di posta indicando nel ticket: applicazione della procedura di adeguamento del client di posta. Ogni utente di rete deve avere configurato un unico profilo di Outlook in quanto l accesso ai contenuti del profilo (posta, contatti, calendario, ecc.) non è possibile controllarlo con password. Se si sbaglia la password di accesso dopo 6 tentativi l utente viene disabilitato automaticamente da Microsoft e verrà automaticamente riabilitato dopo circa un ora. Qualora non fosse disponibile la connessione ad internet o comunque l accesso non andasse a buon fine (es. password errata) il sistema locale non si sincronizzerà ed il contenuto (posta, calendario, ecc ) sarà aggiornato all ultima sincronizzazione (l icona. in basso a dx vicino all orologio avrà una x rossa) Nel caso di accesso in modalità Web Access L accesso è richiamabile sia direttamente dalla home page del sito aziendale cliccando sul pulsante Posta Exchange Microsoft sia digitando direttamente l indirizzo https://red002.mail.emea.microsoftonline.com/owa/ In entrambi i casi si apre la form: guida_utente_gest_mailbox_rev_3.3.doc pag. 4 di 14

5 Selezionare: Computer privato se si sta utilizzando un sistema in rete aziendale, pubblico in tutti gli altri casi Indicare user completo (es. Inserire pwd Accedi Si apre la form: Per l utente che ha in gestione più caselle è possibile aprire finestre aggiuntive attraverso le quali potrà gestire le varie caselle. L apertura delle caselle aggiuntive si ottiene selezionando la voce dal menù a tendina previsto, in alto a destra, vicino alla indicazione della mailbox attualmente attiva (nella fattispecie v. Bosio Ivo); si apre la form che segue e che richiede di indicare l indirizzo mail della mailbox aggiuntiva da gestire (es. guida_utente_gest_mailbox_rev_3.3.doc pag. 5 di 14

6 3.1.2 Nel caso di accesso tramite plug-in/outlook si apre la form che segue: la voce Posta elettronica e calendario permette l accesso automatico al proprio Outlook (senza inserire la password della casella di posta). La voce Portale aziendale per ora non viene documentata ed essendo in fase di perfezionamento non ne è consigliato l utilizzo. La voce opzioni permette di accedere ad un menù secondario che permette, oltre ad altre possibilità secondarie, di aggiornare la password di accesso alla mailbox Quando outlook è configurato per gestire più di una casella di posta Quando outlook è configurato per gestire più di una casella di posta (es. casella personale più casella di struttura), è necessario, in fase di invio di un msg, porre attenzione alla definizione del mittente in quanto la mancata definizione assegna automaticamente allo stesso l indirizzo di posta della casella personale. La scelta è possibile in fase di preparazione del msg, Indicando il mittente nel campo Da, (opzioni, da) vedi form che segue: guida_utente_gest_mailbox_rev_3.3.doc pag. 6 di 14

7 Qualora la versione di outlook fosse 2003, il msg inviato o eliminato, viene posizionato sempre nella casella personale, dalla quale può essere spostato manualmente nella posizione corretta. Dalla versione 2007 il messaggio, inviato o eliminato, viene posto automaticamente nella cartella di posta corrispondente al mittente definito Errore in fase di invio con Outlook Quando la rubrica locale non si è ancora sincronizzata con la rubrica sul server, in fase di invio della mail si genera l errore come nell esempio: guida_utente_gest_mailbox_rev_3.3.doc pag. 7 di 14

8 Premesso che è possibile inviare senza errore da OWA, per risolvere il problema in Outlook è necessario cancellare i contenuti della rubrica locale procedendo come segue: Quando, immettendo nel campo del destinatario parte del nome appare tramite l autocomplete il nome precompilato, premere CANC Cancellare quanto inserito Riscrivere parte del nome + Ctrl-K Owa - Rinomina delle cartelle Qualora le cartelle (posta in arrivo/inviata, ecc ) fossero duplicate in lingue diverse, la rinomina è possibile procedendo come segue: Selezionare Opzioni Impostazioni internazionali, si presenta la form Nella posizione indicata dalla freccia, selezionare il link di rinomina Owa Visualizzazioni immagini Quando si apre un messaggio, qualora fosse necessario visualizzare le eventuali immagini presenti, con il tasto destro del mouse si seleziona scarica immagini e solo successivamente le stesse diventeranno disponibili. 3.2 Gestione della casella per utenti che utilizzavano Outlook Express Hanno due possibilità: a. Continuano a vedere la vecchia posta da Outlook Express e gestiscono tutta la nuova posta in modalità Web utilizzando il link Posta Exchange b. Dispongono di licenza Msoffice nella versione 2003 o superiore e ritengono necessario passare ad Outlook: hanno le stesse possibilità di cui al punto e devono comportarsi nello stesso modo. 3.3 Gestione della casella per utenti che utilizzano client non Microsoft (MAC, Tunderbird, ecc.) Server POP3: pop.mail.emea.microsoftonline.com Port number: 995 Security protocol: Secure Sockets Layer (SSL) (sicurezza della protezione selezionare: SSL/TLS e password normale) Server SMTP: Smtp.mail.emea.microsoftonline.com SMTP port 587 TLS enabled (sicurezza della protezione selezionare: STARTTLS e password normale) guida_utente_gest_mailbox_rev_3.3.doc pag. 8 di 14

9 3.4 Selezione di un indirizzo di posta Le tre modalità principali sono: dalle rubriche selezionabili in fase di composizione del messaggio: o Aziendale (Izsler Al) o Personale (Contatti) diretta selezione automatica digitando nel campo la parte iniziale dell indirizzo seguito dalla combinazione dei tasti Control + K: verrà restituito l indirizzo completo o, se la condizione viene soddisfatta da più indirizzi, l elenco degli stessi. dalle altre rubriche non selezionabili in fase di composizione del messaggio: Devo trascinarlo dalla rubrica contatti in cui si trova al campo A 4 GESTIONE DELLA PASSWORD 4.1 Cambio Password (quando l utente conosce quella vecchia) La password di accesso alla mailbox scade ogni 90 giorni e in fase di ridefinizione va tenuto conto che la stessa deve corrispondere ad alcuni requisiti minimi: deve essere lunga almeno 8 caratteri e contenere numeri e lettere di cui almeno una maiuscola. Il cambio password è possibile in due modalità dipendenti dalla modalità di accesso (plug in o OWA): Se si utilizza esclusivamente la modalità Web Access/OWA: Cliccando su link Exchange cambio pwd presente nella home page sul sito aziendale (sezione accesso alla posta): Se compare la form: Cliccare su vai direttamente al portale aziendale. guida_utente_gest_mailbox_rev_3.3.doc pag. 9 di 14

10 Inserire user e pwd (quella da cambiare) di accesso alla posta, comparirà: NB: qualora il cambio pwd non andasse a buon fine per indisponibilità del server o per tempo scaduto, procedere alla pulizia dei file temporanei e dei cookie del Browser o o o Da strumenti opzioni di Internet Elimina Chiudi e riapri il Browser Nel caso si disponga di accesso con Plugin/Outlook: Selezionando, dal plugin, la voce opzioni e quindi cambio pwd Il cambio della password è possibile solo una volta al giorno. guida_utente_gest_mailbox_rev_3.3.doc pag. 10 di 14

11 4.2 Reset della Password (quando l utente dimentica la pwd di accesso) Quando un utente non si ricorda più la password ed è necessario reimpostarla, la stessa si reimposta dal sito microsoft di amministrazione degli utenti e tale attività è di competenza dei Sistemi Informativi. Il personale dei sistemi assegna una nuova password temporanea e l utente dovrà provvedere a definirne una definitiva. Ricevuta la pwd temporanea, la modalità che l utente deve seguire è diversa a seconda se l utente utilizza il plugin (Outlook) o se accede esclusivamente tramite OWA: Se utilizza esclusivamente OWA: cliccare sul link di cambio pwd previsto nella Home page del sito Izsler e inserire la pwd temporanea assegnata e quindi la nuova pwd. Se utilizza Outllok e quindi dispone del plugin Microsoft di Sign-in: o Dal Plugin cliccare su esci o Riaprire il plugin con la pwd temporanea o Da opzioni del plugin effettuare il cambio password 5 INFORMAZIONI UTILI PER LA GESTIONE DELLA MAILBOX 5.1 Come si fa ad attivare la Notifica di assenza o risposta automatica Si apre la mailbox dal sito aziendale (modalità OWA), in opzioni, regole fuori sede, flag sulla voce Invia risposte automatiche fuori sede, si sceglie il periodo, si scrive il msg Sono assente e rientro.., selezionare il msg e copiarlo (Ctrl C)) e incollarlo, nel campo previsto per gli utenti esterni. 5.2 Segnalazioni di errore per gli utilizzatori di outlook2003 appare in basso a dx il msg In attesa di aggiornare gli elementi interi della posta in arrivo Premesso che, per chi riceve molta posta e ha la necessità di essere informato in tempo reale sull arrivo di nuovi messaggi, conviene aprire outlook al mattino e poi mantenerlo aperto (ridotto a icona), si deve innescare invia/ricevi, dopo aver richiesto Invia/Ricevi appare la maschera Stato invio/ricezione in out look! Errore dell attività Server di Microsoft Exchange (0x F): Operazione non riuscita. Impossibile trovare un oggetto. Chiudere la maschera è un falso problema 5.3 Recupero msg di posta eliminati da out look e dalla cartella posta eliminata I giorni entro cui possono essere recuperati sono 14. Se out look 2007 o 2010: basta andare nel folder dove è stato cancellato l oggetto, option, recover deleted items. Se out look 2003 vedi guida_utente_gest_mailbox_rev_3.3.doc pag. 11 di 14

12 5.4 Outlook 2003, non appaiono i promemoria per le caselle di cui si accede con delega I promemoria funzionano solo sulla mailbox personale; sulla mailbox di cui si ha la delega funzionano solo se si accede direttamente alla casella delegata e non se si accede dalla propria. 5.5 Outllok presenza cartella problemi di sincronizzazione Non è un vero problema, i messaggi contenuti in questa cartella sono dei doppioni di messaggi presenti nelle cartelle posta in arrivo e posta inviata generati per problemi temporanei in fase di sincronizzazione fra il client di posta e il server Exchange; quindoi la cartella può essere svuotata tranquillamente. 6 ANTISPAM E ANTIVIRUS 6.1 MSG: DA La posta in entrata viene controllata da sistemi antispam e antivirus dedicati. Quando questi sistemi rilevano anomalie provvedono a comunicarlo al destinatario nel formato simile al seguente: Inviato:giovedì 24 novembre A: SEZ. DI MANTOVA Oggetto: Spam Quarantine Notification: 2 New Dear You have 2 NEW spam messages as of November 19, :34 AM (UTC) The following is a list of messages that have been stopped by the Spam Quarantine filtering service. To recover a message to your Inbox, click the "Move to Inbox" link. Messages are automatically deleted from Spam Quarantine after 15 days. *The 'Not Junk' feature is not available for items filtered due to custom spam filter settings or for those who do not have permission to access Spam Quarantine. Sender Subject Date (UTC) Size Move to Inbox Not Junk 1 Veritare, voce del Nov 20, :30 PM Move to Inbox Not Junk verbo veritare. Nel tempo dell' 2 "BUREAU OF DIPLOMATIC AFFAIRS" CONTACT Nov 23, :21 PM 5184 DIPLOMATIC AGENT CALL HIM ,HE Move to Inbox Not Junk Il destinatario può scegliere entro 15 gg se accettare il msg (Move to Inbox) o se cancellare la mail. 7 BACKUP DELLA MAILBOX Se si utilizza Outlook i contenuti (mail, contatti, calendario, ecc.) sono sempre sincronizzati fra il Pc ed il server Microsoft, quindi se per qualche motivo fosse impossibile accedere alla mailbox sul sito di Microsoft, sul pc è comunque presente la copia esatta aggiornata all ultima sincronizzazione. Nel caso di cancellazione involontaria di un elemento, lo stesso viene messo in posta eliminata ed è recuperabile con il semplice trascinamento dalla cartella posta eliminata alla cartella di origine. Nel caso l elemento venga cancellato anche dalla cartella posta eliminata, entro 24 giorni dalla sua cancellazione è ancora possibile recuperarlo. Quindi il backup del file locale che contiene copia sincronizzata può ritenersi, salvo casi particolari, superfluo. guida_utente_gest_mailbox_rev_3.3.doc pag. 12 di 14

13 8 GESTIONE DELLA MAILBOX CON DISPOSITIVI MOBILI 8.1 Backup dei dati personali Quando si utilizza un dispositivo mobile (Black Berry o altro), sul quale si memorizzano informazioni aggiuntive, oltre alla posta ai contatti e al calendario, es. file personali, immagini, sfondi, sms, ecc. è opportuno tramite il software fornito a corredo col dispositivo, ( BlackBerry Desktop Software o equivalente) provvedere periodicamente al backup dei contenuti del proprio dispositivo, in quanto la re inizializzazione del dispositivo, che potrebbe innescarsi anche automaticamente, cancella i dati presenti sul dispositivo. 8.2 Criterio di sincronizzazione con il server Per quanto concerne invece il criterio di priorità, la sincronizzazione fra il dispositivo ed il server delle modifiche fatte localmente sulla posta, sul calendario e sui contatti, può cambiare a seconda delle impostazioni fatte sul dispositivo, per quanto concerne i Blackberry, la configurazione predefinita è la seguente: Se cancello o modifico un contatto la sincronizzazione è a doppio senso e immediata Se cancello posta da Exchange il BB si sincronizza, al contrario invece una cancellazione su BB non determina la cancellazione della posta sul server 8.3 visibilità msg sottocartelle con dispositivi Blackberry: Sul BB da gestione della posta: cartelle,seleziona tutte o quelle che si vogliono vedere 8.4 Selezione contatti da rubrica aziendale con dispositivi Blackberry: Comporre inizio del display name esempio v bosio cerca 8.5 Configurazione accesso alla mailbox Se il dispositivo è un blackberry è preferibile rivolgersi ai Sistemi Informativi chiedendo di Bissolotti Annamaria, per gli altri modelli, verificato che il telefono naviga in Internet, i dati per settare l accesso alla mailbox sono: e mail: es. casella nome utente: password: nome del server: dominio: usa firma(se richiesto):: izsler quella assegnata Punto di accesso(se richiesto):: Connessione protetta SI red002.mail.emea.microsoftonline.com lasciare il campo vuoto NO internet Numero porta (se richiesto): 443 Qualora la sincronizzazione della posta non dovesse funzionare, il problema è dovuto quasi sempre alla definizione del punto di accesso a Internet. Sia per l'accesso a Internet che alla casella di posta, la connessione da utilizzare non è quella predefinita (WAP) ma TIMweb; La connessione TimWeb è da selezionare fra quelle previste già sul cellulare e va impostata come predefinita. Ad esempio, sui cellulari Nokia, la modalità di scelta del punto di accesso è: Pannello di controllo, impostazioni, connessione, destinazioni, senza categoria, selezionare TimWeb (non entrare), opzioni, organizza, sposta in altre destinazioni, selezionare Internet. Tornare indietro, siamo su destinazioni di rete, seleziono internet, (ci sono 2 connessioni TimWap e TimWeb) sposto TimWap e lo metto in un altro punto di accesso es TimWap (seleziono TimWAP, opzioni, organizza, sposta in altre destinazioni, serviziwap). Alla fine devo avere nel punto di accesso Internet solo TimWeb (verificabile con Pannello di controllo, impostazioni, connessione, destinazioni,internet). Da questa posizione, selezionando Internet, opzioni, connessione predefinita, impostare chiedi sempre. Abbiamo configurato correttamente il punto di accesso se richiamando il Menu, esci, andiamo sulla pagina iniziale, posizionandoci su Web (icona del mondo), apriamo una connessione internet, ci viene guida_utente_gest_mailbox_rev_3.3.doc pag. 13 di 14

14 richiesto (Internet TIMWeb ), connessione in corso e appare il sito che abbiamo configurato per default (suggerisco Ivo Bosio guida_utente_gest_mailbox_rev_3.3.doc pag. 14 di 14

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