Global Procurement and Strategic Sourcing Servizi e-business. Supply Chain Automation

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1 Codice documento: EBUSIN03 Tipologia documento: Descrizione della soluzione Numero Revisione: 04 Data di creazione: 11/01/2010 Sigla documento: TITOLO : SOTTOTITOLO: Descrizione scambio documentale in formato elettronico con i Fornitori attraverso il marketplace Linee Guida per l integrazione ERP-Marketplace Data Revisione Descrizione della Revisione Preparato Controllato Approvato\ Nov 09 2.o Par. 5 e 6 M.C.LASTARIA M.C.LASTARIA Gen Par. 5 M.C.LASTARIA M.C.LASTARIA Gen Modello di documento M.C.LASTARIA M.C.LASTARIA Apr Aggiornamento generale M.C.LASTARIA M.C.LASTARIA Pag. 1/11

2 INDICE 1.1 SCOPO ED OBIETTIVO CAMPO DI APPLICAZIONE DEFINIZIONI 3 2 INTEGRAZIONE STANDARD 5 3 PROFILI ENI ATTIVI SUL MARKETPLACE 6 4 STRUMENTI DI MONITORAGGIO E TRACKING DEI DOCUMENTI SU HUB 7 5 FLUSSI PER PROFILO 8 6 DESCRIZIONE DEI DOCUMENTI DI SUPPLY CHAIN MANAGEMENT DESCRIZIONE DEL TRACCIATO XML DEI DOCUMENTI ESEMPI IN XML DEI DOCUMENTI SPECIFICI ENI ASN DETTAGLI IMPLEMENTATIVI POR DETTAGLI IMPLEMENTATIVI INV DETTAGLI IMPLEMENTATIVI MANUALI PORTALE/O2I CON SPECIFICITÀ ENI 10 7 FLUSSI DIRETTI DA ENI-BUYSITE MESSAGGI DI RICEZIONE ASN MESSAGGI DI APPROVAZIONE / RIFIUTO PEM 10 8 MODALITA DI TEST E GOLIVE 11 Pag. 2/11

3 1.1 SCOPO ED OBIETTIVO Il presente documento ha lo scopo di illustrare il flusso di, interscambio di documenti in formato elettronico (xcbl 3.0) tra società ENI e Fornitori tramite il Marketplace per documentare e condividere con i Fornitori tutte le informazioni necessarie per un utilizzo ottimale del Servizio stesso. 1.2 CAMPO DI APPLICAZIONE La soluzione di consente l automazione dello scambio di documenti di approvvigionamento tra società ENI i e Fornitori ed è offerta in collaborazione con il Marketplace 1.3 DEFINIZIONI Si allegano le principali definizioni legate alla terminologia utilizzata nei vari documenti. Buy-site CIDX Catalogo Cliente e-procurement ERP HUBWOO Marketplace Ordine di acquisto PIDX SAP SRM Scenario Mercato elettronico per l approvvigionamento di materiali/servizi organizzato e gestito dalla società acquirente che consente di interagire e transare con fornitori selezionati Chemical Industry Data Exchange (dialetto XML) Insieme di beni e servizi con relative condizioni di vendita / acquisto Società che ha stabilito una relazione contrattuale con ENI per l utilizzo del servizio da parte sua o di terzi da questa designati Servizio e-business per lo scambio di informazioni tecnico-commerciali tra imprese (business to business B2B), mediante processi gestiti via internet. Enterprise Resource Planning: definisce insieme di applicazioni software (in genere multi-modulari) per automatizzare funzioni aziendali come l amministrazione ed il controllo di gestione. E la società che gestisce i servizi e la piattaforma tecnologica del marketplace Mercato virtuale dove si incontrano domanda e offerta dei soggetti imprenditoriali che vi aderiscono Documento Sap R/3 con cui si definisce la richiesta di consegna in riferimento a contratto quadro Petroleum Index Data Exchange (dialetto XML) Servizio e-business per lo scambio di informazioni tecnico-commerciali tra imprese (business to business B2B), mediante processi gestiti via internet Scenario integrato: le transazioni generate dall applicativo e- Procurement vengono replicate automaticamente nel sistema di back-end aziendale Pag. 3/11

4 integrato/standalone Scenario standalone: le transazioni generate dall applicativo e- Procurement non vengono replicate automaticamente nel sistema di back-end aziendale, ma devono essere imputate manualmente Sistema di back-end Sistema ERP (Enterprise Resource Planning): definisce insieme di applicazioni software (in genere multi-modulari) per automatizzare funzioni aziendali come l amministrazione ed il controllo di gestione. Ex-Commerster/O2I Portal/O2I Ex-TRx ora econnect/hub Portale ora OrderToInvoice: tool disponibile nel marketplace per la gestione degli ordini lato Fornitore Trade Ranger Exchange. Piattaforma per lo scambio documentale appartenente al marketplace Architettura di accesso gratuita ad una comunità virtuale: Verticale: specializzato in un settore merceologico Orizzontale: generico in più settori merceologici WebMethods xcbl XML E un Enterprise Integration Application Engine per l esecuzione di servizi di data mapping e comunicazione tra sistemi, utilizzato per i servizi di Integrazione. XML Common Business Library (dialetto XML) Extensible Markup Language. Serve a dare un formato standard ai documenti scambiati Pag. 4/11

5 2 INTEGRAZIONE STANDARD L integrazione standard tra società ENI e Fornitore attraverso il marketplace prevede lo scambio delle seguenti tipologie di documento elettronico: Flusso per la gestione Ordine di Acquisto: ordine di acquisto (PurchaseOrder o PO) variazione d ordine (ChangeOrder o CO) accettazione/rifiuto dell ordine (OrderResponse o OR) proposta entrata merci (AdvanceShipmentNotice o ASN) Flusso per i documenti amministrativi: fattura (Invoice o INV) Sono disponibili due tipologie di connessione : modalità non integrata lato Fornitore: prevede la creazione dell ordine di acquisto nel Servizio ENI E-Procurement e il successivo inoltro al marketplace. Qui un portale internet mette a disposizione dei Fornitori l ordine e la possibilità di creare e inviare I documenti di ritorno (ASN e POR) che vengono ricevuti sulla piattaforma applicativa del Servizio ENI. L utilizzo del portale e delle sue applicazioni è documentato nel sito https://eprocurement.eni.it alla sezione Fornitori. Non è ancora prevista lo scambio della fattura in questa modalità. modalità integrata lato Fornitore: prevede la creazione dell ordine di acquisto nel Servizio ENI E-Procurement con il successivo inoltro al sistema ERP del Fornitore attraverso l infrastruttura del Servizio markeplace. I documenti di ritorno (ASN e POR) vengono ricevuti sulla piattaforma applicativa del Servizio ENI. Il presente documento presuppone la conoscenza delle tecnologie e dei protocolli necessari alla realizzazione della connessione dell ERP (del fornitore ) all Hub transazionale nonché degli standard adottati per la trasmissione dei documenti: Hubwoo Reference HUB_ALL_DOC_1011_4.2_EN Hub Integration Guide Version 4.2 Date December 9, 2009 Questo documento può essere richiesto via all indirizzo riportato nel sito https://eprocurement.eni.it alla sezione Marketplace. Il presente documento integra la documentazione standard del Markeplace con le informazioni pertinenti la configurazione delle società ENI. Pag. 5/11

6 3 PROFILI ENI ATTIVI SUL MARKETPLACE Il marketplace accessibile attraverso un browser e Internet è il punto di accesso alla piattaforma applicativa gestita da HUBW OO ove i documenti scambiati vengono resi disponibili ai fornitori (anche a quelli integrati, come backup) per la creazione del flusso di risposta (secondo un workflow standard ) e ai relativi mittenti per il controllo dello stato della comunicazione. Eni (Corporate, Div. E&P, Div. G&P, Corporate University) [eni001] ENI Div. Refining & Marketing [eni015] EniServizi (acting as Buyer) [eni002] EniServizi-Grantour (acting as Supplier) [EniServ_GT] Eni-standalone (companies using Self Service Procurement) [eni014] Italgas [eni004] Italgas (non core) [eni006] Saipem [eni003] Saipem (non core) [eni007] Pag. 6/11

7 4 STRUMENTI DI MONITORAGGIO E TRACKING DEI DOCUMENTI SU HUB Tramite l accesso al Portale, l applicazione Gestione Evento e Opzione rintraccio documento, dalla lista dei documenti inviati e ricevuti, si passa ad una pagina di dettaglio e al file XML scaricabile. Pag. 7/11

8 Dal link XML-Visualizza si accede ai dati XML. 5 FLUSSI PER PROFILO Flusso PO/CO POR ASN : da e per Eni (Corporate, Div. E&P, Div. G&P, Corporate University) [eni001] ENI Div. Refining & Marketing [eni015] EniServizi (acting as Buyer) [eni002] Eni-standalone (companies using Self Service Procurement) [eni014] Italgas (non core) [eni006] Saipem (non core) [eni007] I tracciati xcbl sono identifici per profilo, possono cambiare i contenuti dei opzionali. campi Pag. 8/11

9 Flusso INV : viene indirizzato a EniServizi (acting as Buyer) [eni002] ma instradato alla società di gestione amministrativa. 6 DESCRIZIONE DEI DOCUMENTI DI SUPPLY CHAIN MANAGEMENT 6.1 DESCRIZIONE DEL TRACCIATO XML DEI DOCUMENTI Disponibili sul sito https://eprocurement.eni.it nella sezione Supply Chain Management. 6.2 ESEMPI IN XML DEI DOCUMENTI SPECIFICI ENI Tramite download dal Portale Hubwoo accedendo con profilo del Fornitore. In allegato alla descrizione dei tracciati del paragrafo precedente. 6.3 ASN DETTAGLI IMPLEMENTATIVI Nel documento ASN è importante tenere presente che: Dati obbligatori sono il TrackingNumber ovvero il DDT - <ASNReferences> - <TrackingInformation> - <TrackingNumber> - <Reference> <RefNum>track112009</RefNum> </Reference> - La data di Spedizione (riferimenti dei livelli di servizio contrattuali) -- <ASNDates> <ShippedDate> T14:59:40+02:00</ShippedDate> </ASNDates> - il campo <BuyerLineItemNum>1</BuyerLineItemNum> deve coincidere con il numero della Riga d Ordine e non con la numerazione del DDT o del documento ASN. Inoltre, sono ammesse ASN parziali ma non devono essere presenti Righe d Ordine con quantità spedita pari a 0 poiché questa ASN viene rifiutata in toto e genera messaggio di errore. Pag. 9/11

10 6.4 POR DETTAGLI IMPLEMENTATIVI Nel documento POR è importante tenere presente che i soli valori accettati per il tipo documento sono: OrderAccepted oppure OrderRejected. 6.5 INV DETTAGLI IMPLEMENTATIVI Sono descritti nei seguenti documenti: EBUSIN03-SCM-FatturaPassiva-Dettaglio EBUSIN03-SCM-FatturaPassiva-Layout EBUSIN03-SCM-Tracciato-Fattura MANUALI PORTALE/O2I CON SPECIFICITÀ ENI Disponibili sul sito https://eprocurement.eni.it nella sezione Supply Chain Management. 7 FLUSSI DIRETTI DA ENI-BUYSITE 7.1 MESSAGGI DI RICEZIONE ASN Nel flusso descritto al Par. 41., lo step 15 descrive la ricezione dei messaggi di elaborazione della ASN da parte dei sistemi di ENI. I messaggi possono essere di successo o di errore, come dai due esempi sotto riportati. E necessario monitorare gli errori e provvedere alla loro gestione quanto prima. P.O. nr (Company: ). A.S.N. nr has been received and processed correctly. P.O. nr (Company: EN01). A.S.N. nr , (Tracking number: 508) has been received but NOT processed correctly: system error code (001) 7.2 MESSAGGI DI APPROVAZIONE / RIFIUTO PEM Il messaggio di Rifiuto di una PEM deve essere gestito prendendo contatti con il buyer. Pag. 10/11

11 8 MODALITA DI TEST E GOLIVE Attivazione connessione e Test Connessione con supporto Hubwoo; Unit test su singolo documento anche con uso del validatore sul portale Hubwoo 1. PO/CO in ricezione 2. POR in invio 3. ASN in invio 4. INV in invio End-to-end test per ciascun profilo per ciclo PO/ASN: da concordare con eprocurement. End-to-end test per INV per 1 profilo ricevente: da concordare con eprocurement. Pag. 11/11

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