AVVISO PER IL PERSONALE: leggere attentamente l Informativa sul trattamento dei dati personali e l informativa sul sistema di geolocalizzazione che

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1 AVVISO PER IL PERSONALE: leggere attentamente l Informativa sul trattamento dei dati personali e l informativa sul sistema di geolocalizzazione che si trovano all interno del veicolo

2 INFORMATIVA SUL SISTEMA BLACK BOX Su questo veicolo è installato ed attivo un dispositivo denominato Black Box che, con modalità telematica (GPS e GSM/GPRS), invia informazioni al centro servizi della ditta OctoTelematics circa lo stato della macchina (accesa/spenta), la posizione e la relativa data e ora. Tali dati consentono di ripercorrere i tragitti dell autovettura e di ricostruire anche la dinamica di eventuali incidenti, per tutelare il patrimonio, gli effetti postali e la sicurezza delle persone, nonché per una efficiente organizzazione della flotta di Poste Italiane. Modalità di funzionamento del dispositivo Il dispositivo Black Box utilizzando la tecnologia GPS e GSM/GPRS, trasmette i dati ad intervalli di tempo pianificati (ogni 90 Km ovvero ogni 5 giorni) al centro servizi dell azienda OctoTelematics. Inoltre, il dispositivo è dotato anche di un dispositivo di alta precisione che fornisce dati utili alla ricostruzione della dinamica di eventuali sinistri. Finalità del suo utilizzo Sicurezza: il dispositivo consente di monitorare la scadenza degli interventi manutentivi dei veicoli e di effettuare una puntuale programmazione della stessa. Tutela dei beni aziendali: è di primaria importanza anche il risvolto che l utilizzo della Black Box ha come deterrente contro i furti dei veicoli, riuscendo quindi a garantire anche una migliore tutela e sicurezza degli effetti postali trasportati. Organizzative: l introduzione di sistemi automatizzati per ottenere informazioni omogenee a supporto dell organizzazione degli automezzi è fondamentale per pianificare e gestire nel tempo l ottimale allocazione della flotta. In tal modo il dispositivo consente una gestione più efficiente del parco macchine. Inoltre, l omogeneità dei dati consente di avere una reportistica in formato elettronico, riducendo anche i margini di errore e l onerosità della raccolta di analoghe informazioni distribuita sul territorio. Dati raccolti I dati raccolti saranno archiviati da una società esterna e resi disponibili a Poste Italiane/Divisione Servizi Postali/Trasporti/Gestione Flotta, solo in forma aggregata. Autorizzazione In ragione delle finalità sopra esposte che escludono un qualsiasi interesse aziendale al controllo a distanza sull attività dei lavoratori di Poste Italiane, l istallazione del dispositivo Black Box è avvenuta, ai sensi di quanto previsto dalla legge n. 300 del 1970, previo accordo sindacale con la RSU competente o su autorizzazione delle Direzioni Territoriali del Lavoro.

3 Informativa sul trattamento dei dati personali ai sensi dell art. 13 del D.Lgs. n. 196/2003 (Codice in materia di protezione dei dati personali) nonché sulle caratteristiche del sistema e sulla natura dei dati trattati. Poste Italiane S.p.A. - società con socio unico (di seguito, anche Poste ), con sede in Roma, Viale Europa, 190, in qualità di Titolare del trattamento, nel rispetto delle disposizioni dettate dal D. Lgs. n. 196/03 (Codice in materia di protezione dei dati personali, di seguito anche Codice ), fornisce ai soggetti che conducono veicoli aziendali dotati di dispositivi in grado di rilevare la posizione geografica di persone od oggetti mediante una rete di comunicazione elettronica, le seguenti informazioni riguardanti il trattamento dei dati personali, le caratteristiche del sistema e la natura dei dati trattati. Tale trattamento, oggetto di notificazione al Garante per la protezione dei dati personali, avverrà nel rispetto delle garanzie previste dall art. 4 della Legge n. 300/1970. Caratteristiche del sistema e natura dei dati trattati Il dispositivo di localizzazione è composto da un modulo GPS ed un modulo GSM/GPRS, gestiti da un microprocessore ed include un accelerometro triassiale. Le informazioni/dati che il sistema fornisce riguardano la ubicazione dei veicoli, l orario di funzionamento, il chilometraggio, il consumo, gli interventi manutentivi. Tali dati consentono di ripercorrere i tragitti dell autovettura e di ricostruire anche la dinamica di eventuali incidenti. I dati saranno trattati in forma aggregata relativamente ad intervalli di tempo pianificati (ad esempio a scadenza mensile o settimanale). Finalità del trattamento La finalità di trattamento dei dati ricavati dai dispositivi installati a bordo degli autoveicoli di servizio di Poste Italiane - che consentono la localizzazione del veicolo e la comunicazione della posizione geografica rilevata - è esclusivamente quella di soddisfare specifiche esigenze organizzative, produttive e di sicurezza sul lavoro; rimane, pertanto, esclusa ogni altra finalità, diretta ed indiretta, di controllo a distanza dell attività lavorativa del personale operante sui veicoli, nel rispetto dell art. 4 della Legge n. 300/

4 Modalità di trattamento e conservazione dei dati Poste tratterà i dati ricavati dai dispositivi in forma aggregata e, ad eccezione dei casi in cui sia strettamente necessario identificare l interessato, in forma anonima. Il trattamento dei dati personali avverrà mediante strumenti cartacei, informatici e telematici, con logiche strettamente correlate alle finalità sopra indicate e, comunque, in modo da garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati stessi, nel rispetto delle misure minime di sicurezza e di misure di sicurezza necessarie ed idonee. I tempi di conservazione delle diverse tipologie di dati personali eventualmente trattati saranno commisurati tenendo conto di ciascuna delle finalità in concreto perseguite. I dati rilevati tramite sistema satellitare GPS (Global position system) saranno conservati e organizzati in banche dati di cui Poste è Titolare. Soggetti o categorie di soggetti ai quali i dati possono essere comunicati o che possono venire a conoscenza in qualità di Responsabili o Incaricati I dati personali e i dati relativi alla localizzazione dei veicoli saranno trattati unicamente da Incaricati del trattamento, designati dal Responsabile del trattamento, e opereranno sotto la diretta autorità di quest ultimo, nel rispetto delle istruzioni ricevute; gli Incaricati, in ragione delle mansioni svolte, potranno, pertanto, accedere a tali informazioni per dare attuazione ai propri compiti. Il Responsabile del trattamento in ambito Servizi Postali è il responsabile pro tempore della funzione Trasporti di Poste Italiane S.p.A. - società con socio unico, con sede in Viale Europa, 175, Roma, al quale l Interessato potrà rivolgersi per richiedere l'elenco aggiornato degli eventuali ulteriori Responsabili interni ed esterni e per conoscere l identità degli eventuali amministratori di sistema, in relazione ai diversi servizi informatici cui possono essere preposti. In ambito Risorse Umane e Organizzazione, Responsabili del trattamento sono i responsabili pro tempore delle funzioni Risorse Umane Regionali Nord Ovest, Lombardia, Nord Est, Centro Nord, Centro 1, Centro, Sud, Sud 1, Sud 2 di Poste Italiane S.p.A. - società con socio unico, con sede in Viale Europa, 175, Roma. Poste Italiane potrà comunicare i dati personali a soggetti terzi, ivi comprese le società del Gruppo Poste Italiane, per lo svolgimento di alcune attività (o parte di esse) strettamente necessarie per il perseguimento delle finalità di cui sopra. I predetti soggetti opereranno in qualità di Responsabili esterni, appositamente nominati da Poste, oppure in qualità di Titolari autonomi del trattamento; in tale ultimo caso, provvederanno a rendere all Interessato idonea informativa ai sensi dell art. 13 del D. Lgs. n. 196/03. Tali soggetti, in relazione al servizio da espletare per Poste, saranno individuati nell ambito delle seguenti categorie: A) soggetti che forniscono i dispositivi di localizzazione e che 2

5 estraggono i dati da tali dispositivi; B) soggetti che gestiscono i sinistri; C) soggetti ai quali Poste Italiane affida l installazione/manutenzione di impianti e/o sistemi informatici/telematici e/o la consegna, l installazione/manutenzione degli apparati e dei prodotti (ivi compresa la posta elettronica); D) soggetti incaricati per la stampa e imbustamento delle comunicazioni dirette agli interessati; E) soggetti che prestano attività di assistenza e consulenza; F) soggetti che svolgono servizi bancari, finanziari e assicurativi o che gestiscono sistemi o strumenti di pagamento. Per conoscere l elenco aggiornato dei soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati, è possibile rivolgersi al sopra indicato Responsabile del trattamento in ambito Servizi Postali di Poste Italiane S.p.A.. Esercizio dei diritti ai sensi dell art. 7 del D. Lgs. n. 196/03 Presso il sopra indicato Responsabile del trattamento in ambito Servizi Postali di Poste Italiane S.p.A., l Interessato potrà esercitare i seguenti diritti previsti dall art. 7 del D.Lgs. n. 196/2003: Articolo 7. Diritto di accesso ai dati personali ed altri diritti. 1. L'interessato ha diritto di ottenere la conferma dell'esistenza o meno di dati personali che lo riguardano, anche se non ancora registrati, e la loro comunicazione in forma intelligibile. 2. L'interessato ha diritto di ottenere l'indicazione: a) dell'origine dei dati personali; b) delle finalità e modalità del trattamento; c) della logica applicata in caso di trattamento effettuato con l'ausilio di strumenti elettronici; d) degli estremi identificativi del titolare, dei responsabili e del rappresentante designato ai sensi dell'articolo 5, comma 2; e) dei soggetti o delle categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza in qualità di rappresentante designato nel territorio dello Stato, di responsabili o incaricati. 3. L'interessato ha diritto di ottenere: a) l'aggiornamento, la rettificazione ovvero, quando vi ha interesse, l'integrazione dei dati; b) la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge, compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti o successivamente trattati; c) l'attestazione che le operazioni di cui alle lettere a) e b) sono state portate a conoscenza, anche per quanto riguarda il loro contenuto, di coloro ai quali i dati sono stati comunicati o diffusi, eccettuato il caso in cui tale adempimento si rivela impossibile o comporta un impiego di mezzi manifestamente sproporzionato rispetto al diritto tutelato. 4. L'interessato ha diritto di opporsi, in tutto o in parte: a) per motivi legittimi al trattamento dei dati personali che lo riguardano, ancorché pertinenti allo scopo della raccolta; b) al trattamento di dati personali che lo riguardano a fini di invio di materiale pubblicitario o di vendita diretta o per il compimento di ricerche di mercato o di comunicazione commerciale. 3

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