Le FAQ della simulazione

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1 Le FAQ della simulazione L obiettivo di queste FAQ è fornire ai progettisti di corsi di formazione, a docenti, agli utenti di corsi di formazione e a coloro che sono addetti allo sviluppo delle risorse umane una panoramica dell utilizzo della simulazione nel mondo della formazione, con l ulteriore scopo di conoscere con maggior dettaglio l offerta FORManager in termini di modelli di simulazione. Il materiale riportato è frutto delle ricerche effettuate da alcuni studenti nell ambito di tesi di laurea inerenti la simulazione e i giochi di gestione aziendale, di cui alcuni dei collaboratori FORManager sono stati relatori. Cosa sono i modelli di simulazione? I modelli di simulazione e le esercitazioni esperenziali sono esercizi che risolvono problemi astratti ma problematiche reali che nascono dall attività operativa di tutti i giorni. La definizione sembrerebbe comportare alcune difficoltà: in prima approssimazione è definita come una serie di rappresentazioni dinamiche che usano elementi formali sostitutivi della realtà, modellizzando la stessa mediante un processo di astrazione (Ceriani), ovvero secondo Shannon la simulazione è il processo consistente nel progettare un modello di un sistema reale e nel condurre esperimenti con esso, allo scopo di comprendere il comportamento del sistema o di valutare varie strategie per operare sul sistema. A cosa serve la simulazione? Le simulazioni aziendali forniscono valore aggiunto al processo di formazione quando manager, organizzati in squadre, lavorano su un problema aziendale, con l aiuto dei modelli di simulazione e del computer e sotto la supervisione di un tutor didattico. Le simulazioni, infatti, permettono ai partecipanti di fare esperienza e di esplorare un problema, anche se simulato, in maniera pratica e pragmatica, ovvero con l obiettivo di arrivare ad una soluzione aziendale credibile e difendibile. Le suddette simulazioni includono giochi aziendali (business game), esercitazioni di pianificazione, di esplorazione di tecniche gestionali e di giochi di ruolo. Dove interviene principalmente l aspetto formativo nei modelli di simulazione? Il Learning by doing ma anche by thinking, l agire pensando, discutendo con sé stessi e con gli altri (cooperative learning) risulta oggi un aspetto fondamentale nella preparazione di un manager. Quando si utilizzano giochi di simulazione tutto ciò avviene nella fase di debriefing (la discussione che segue lo svolgimento delle varie sessioni) in cui la conoscenza appare non come qualcosa di dato, ovvero un entità indipendente da trasmettere e acquisire, ma come un processo in trasformazione, continuamente creato e ricreato prendendo l esperienza come fonte di apprendimento e sviluppo dell individuo. Nel debriefing, si introduce un lavoro di analisi degli aspetti comportamentali e relazionali emersi. In questa fase ogni gruppo sarà portato a riflettere sul comportamento dei propri membri e sulle motivazioni che lo hanno generato, ricevendo allo stesso tempo feedback dagli altri gruppi e dai docenti. Quali sono le caratteristiche essenziali della simulazione in ambito

2 formativo? Le caratteristiche essenziali dei modelli di simulazione in ambito formativo sono: alto realismo dei risultati in un ottica sistemica. Il modello si sforza di rappresentare la realtà dinamica di un sistema socio-economico complesso in modo integrato e globale, pur con le dovute semplificazioni; alta personalizzazione, ovvero possibilità di adattare il modello alle specifiche necessità didattiche in quanto individua la struttura del sistema in termini di relazioni logiche; alta finalizzazione, soprattutto verso due dimensioni fortemente interrelate nella pratica gestionale: la complessità del singolo ruolo aziendale (in termini di contenuti, funzioni e obiettivi) e la complessità dell articolazione organizzativa (in termini di struttura, relazioni interfunzionali, livelli gerarchici, ecc.). La simulazione è utile nei corsi di formazione a distanza? Internet e il computer si rivelano strumenti potenti e versatili, in grado di ampliare gli orizzonti della formazione anche oltre la realtà fisica, come avviene quando si utilizza la simulazione a scopo formativo. Si tratta di strumenti che permettono all utente di agire in un contesto analogo a quello reale, sperimentando senza rischi determinati comportamenti da applicare, poi, alla propria realtà lavorativa, all esperienza concreta, all interno della multiforme realtà aziendale. Il business game è un modello di simulazione? Il Business Game è un sistema di simulazione di gestione d impresa in cui ai partecipanti è affidata la conduzione strategica di un azienda virtuale, operante in un mercato competitivo. Vi sono diversi utenti, organizzati in squadre; si può giocare sia in aula che a distanza. Secondo Wolfe il primo Business Game fu ideato da Marie Birshtein: tra la fine degli anni Venti e i primi anni Trenta, al Leningrad Institute of Engineering and Economics, questa studiosa riuscì a mettere a punto alcuni metodi attivi per formare dei lavoratori del settore commerciale, in vista dell assunzione di posizioni manageriali. In Italia, nel 1972, la Pirelli utilizza un Business Game molto complesso all interno di un proprio corso di formazione per manager di alto livello. Negli anni Ottanta iniziano ad affermarsi anche nel nostro Paese i primi sistemi di simulazione veri e propri, sebbene ancora molto semplici e in grado di coprire una sola area della gestione (tipicamente il marketing o la produzione). Il Business Game è il primo esempio di simulazione a scopo didattico della storia. I Case History sono business game? Il Business Game e i metodi basati sullo studio di casi presentano alcune somiglianze accanto a sostanziali differenze. Entrambe le metodologie condividono il medesimo obiettivo formativo: sviluppare capacità analitiche e decisionali. Naturalmente, causa le rispettive specificità, tale obiettivo verrà perseguito in modi diversi. Nello studio di casi si parte dalla valutazione/valorizzazione delle esperienze vissute dai partecipanti per attivare determinate metodologie di lavoro in gruppo.

3 Il Business Game e i metodi basati sullo studio di casi presentano alcune somiglianze accanto a sostanziali differenze. Entrambe le metodologie condividono il medesimo obiettivo formativo: sviluppare capacità analitiche e decisionali. Naturalmente, causa le rispettive specificità, tale obiettivo verrà perseguito in modi diversi. Nello studio di casi si parte dalla valutazione/valorizzazione delle esperienze vissute dai partecipanti per attivare determinate metodologie di lavoro in gruppo. Quali sono state le ragioni del successo dei modelli di simulazione? Imprenditori e dirigenti d azienda si muovono quotidianamente in un ambiente complesso, in cui i comportamenti hanno un alta variabilità, investono più dimensioni contemporaneamente e richiedono lo sviluppo di capacità molteplici, di tipo gestionale, decisionale, relazionale. In simili situazioni, le soluzioni formative finora più diffuse si sono dimostrate spesso insufficienti. C è bisogno di sperimentare nuovi metodi formativi al fine di attivare un esperienza stimolante e creativa, oltre che utile e formativa quale può essere un gioco. Collaborazione, cooperazione ma anche competizione, leadership, organizzazione, capacità di comunicazione sono tutti elementi costitutivi dell azione manageriale che possono essere ritrovati e sperimentati, simultaneamente, in ambienti di apprendimento dedicati: i giochi di simulazione. L apprendimento attraverso il fare (Learning by doing) può essere considerato come un ulteriore specificazione dell apprendimento esperienziale. Attualmente sembra essere la strategia migliore per imparare, dove l imparare non significa solo memorizzare ma, prima e soprattutto, il comprendere. Quale è il processo alla base della simulazione? Il termine giochi aziendali, o meglio di gestione aziendale, fu usato inizialmente in sostituzione dei war game, simulazioni applicate al settore militare. Generalmente, il processo di sviluppo della simulazione passa attraverso tre fasi: Studio e preparazione Simulazione Revisione e discussione Come si sviluppa la fase iniziale della simulazione? Dopo un breve introduzione al problema, i partecipanti sono divisi in piccoli gruppi - da 3 a 6 persone massimo, in funzione del tipo di simulazione - che cominciano a familiarizzare tra loro e con il problema da affrontare. Successivamente, la maggior parte del loro impegno dovrà essere dedicato alla simulazione, ovvero a prendere decisioni e a analizzarne i risultati scaturiti. Come si sviluppa il processo decisionale nella simulazione? Quanto tempo ci vuol per decidere? Quante sono le decisioni? Una simulazione aziendale coinvolge i partecipanti nella soluzione del problema attraverso una serie di decisioni assunte in più periodi, detti di simulazione. In ogni periodo, le decisioni

4 prese vanno in input al modello di simulazione che produce i risultati e li invia ai partecipanti (ad ogni squadra i propri). In base all analisi degli stessi risultati e alle valutazioni che ne scaturiscono ciascuna squadra produrrà il proprio set di decisioni per il successivo periodo. Attivando il modello di simulazione per parecchi periodi di simulazione che possono essere mesi, trimestri, semestri, anni - si consente ai partecipanti di approfondire la loro conoscenza del problema affrontato, in maniera dinamica e senza alcun rischio aziendale (eccetto naturalmente quello di non risolvere in maniera efficace il problema dato!). La durata di ogni periodo dipende dal tipo di simulazione. Per una simulazione complessa può richiedere parecchie ore, mentre per quelle più semplici solo qualche minuto. Spesso la durata dei singoli periodi non è costante nel tempo, in quanto si tende, con il progredire della simulazione, ad accorciare la durata necessaria per fornire la decisione, per cui P1 può essere più lungo di P6. Questo al fine di dare maggiore pressione ai partecipanti e costringerli a prendere decisioni, come avviene del resto nella gestione operativa reale, in condizioni di stress. Per quanto riguarda il numero dei periodi di simulazione essi generalmente variano tra 4 e 8. Una semplice simulazione può essere attivata e chiusa in sole 2 ore, mentre quelle complesse possono richiedere fino a una settimana d aula, anche due mesi se avviene a distanza. Quali sono le principali tipologie di simulazione? I modelli di simulazione possono essere divisi essenzialmente in 6 macroclassi, ognuna delle quali soddisfa diverse tipologie di domanda formativa. Le prime 4 classi (modelli di strategia aziendale, modelli di valutazione del business, modelli di budgeting aziendale e modelli di simulazione integrata) coinvolgono generalmente tutte le funzioni aziendali e sono detti appunto modelli di simulazione d impresa. Si differenziano dai precedenti i modelli funzionali di simulazione e i modelli concettuali di simulazione che invece si focalizzano soltanto su alcuni aspetti della gestione aziendale. I modelli di simulazione, inoltre, si differenziano per le relazioni fra i diversi gruppi di partecipanti. Infatti, qualora il modello di simulazione sia di tipo competitivo la relazione tra le squadre partecipanti è totale, nel senso che i risultati di ognuna squadra dipendono non solo dalle decisioni prese dalla stessa squadra ma anche da quelle delle concorrenti. Qualora tale relazione non sussista, i modelli vengono detti non concorrenziali: in questo caso i risultati raggiunti sono il frutto del proprio operato, non essendoci alcuna interferenza del mercato della concorrenza. Modelli di simulazione strategica Queste simulazioni si occupano di definire un piano strategico aziendale, per cui sono complesse e richiedono notevole impegno intellettuale e fisico. Possono durare vari giorni, possono essere girati in un'unica sessione oppure spalmate su un intero corso e quindi richiedere un numero di periodi di simulazione da sviluppare su più mesi. Dal momento che tali modelli hanno a che fare con tutte le funzioni aziendali, sono modelli integrati: le decisioni riguardano la finanza, il marketing, la produzione, la gestione delle

5 risorse umane, etc. Comunque l enfasi, in termini di numero di decisioni prese, è rivolta soprattutto sulla finanza e sul marketing e ogni periodo rappresenta le operazioni di un trimestre e, in alcuni casi, di un anno. Per limitarne la complessità, e quindi la durata, le principali decisioni di budgeting (gestione degli acquisti, della distribuzione, di programmazione della produzione, etc.) vengono demandate al computer con procedura automatica, per cui in tali aree nessuna decisione è generalmente assunta. Per la loro natura, queste simulazioni si rivolgono a dirigenti aziendali (middle e senior). Modelli di simulazione del budget aziendale Queste simulazioni si occupano di definire il budget aziendale: non risultano complesse come le precedenti e si concentrano sugli aspetti interni all azienda per operazioni di più breve periodo. Anche questi modelli hanno a che fare con tutte le funzioni aziendali, anche se in questo caso le problematiche di marketing sono rese molto semplici e l enfasi, in termini di numero di decisioni prese, è rivolta soprattutto sull uso efficiente delle risorse, sul controllo dei costi e sui flussi finanziari generati dalle operazioni. A causa della loro complessità le simulazioni possono andare oltre la giornata di impegno, mentre la durata del periodo di simulazione può andare dal trimestre al mese. Per limitarne la complessità, e quindi la durata, le principali decisioni strategiche sono deterministiche e non includono lil fattore inflattivo, mentre quelle tipiche di budgeting possono presentare una qualche casualità. Per la loro natura, queste simulazioni si rivolgono a giovani dirigenti aziendali (junior). Modelli di simulazione di valutazione di business Queste simulazioni sono disegnate per mostrare ai manager le caratteristiche, gli obiettivi e le funzionalità dell area di business che si sta analizzando. Generalmente sono di difficoltà intermedia, per cui la loro durata può variare da uno a due giorni. Le simulazioni di questo tipo possono essere completate in una singola sessione o programmate su più giorni nell ambito di corsi di formazione con uno o più periodi di simulazione da svolgere ogni giorno. Per il fatto che non sono caratterizzate da una ossessiva complessità possono essere erogate anche in corsi di formazione a distanza. Anche questi modelli hanno a che fare con tutte le funzioni aziendali, pure se in questo caso le problematiche di finanza sono rese molto semplici. Per valutare il grado di apprendimento, ai partecipanti viene chiesto di compilare un piano finanziario a partire dalle stime delle vendite. Ogni periodo simulato può rappresentare un trimestre o un anno. Queste simulazioni sono disegnate particolarmente per manager junior, specialisti di funzione e neo-dirigenti. Modelli di simulazioni integrate Queste simulazioni cercano di replicare, nel maggior dettaglio possibile, tutte le operazioni di un azienda o business reale. Esse combinano le caratteristiche delle simulazioni di strategia e di budgeting. Sono molto complesse e richiedono in ogni periodo di simulazione un numero di decisioni che può variare da una dozzina ad alcune decine di decisioni. A causa di ciò richiedono un notevole impegno fisico e intellettuale. Spesso queste simulazioni sono sviluppate in ambienti universitari dove il loro svolgimento può essere attuato anche per lunghi periodi e il tempo non costituisce una variabile determinante.

6 Per quanto riguarda il loro impiego nell ambiente aziendale questi modelli possono trovare un utile impiego solo attraverso una corretta tempificazione delle attività didattiche, anche a distanza. Le simulazioni funzionali Queste simulazioni coinvolgono i partecipanti a cimentarsi nei ruoli di responsabili di funzione (marketing, finanza, produzione, etc.) prendendo decisioni di ordine strategico, tattico e operativo. Risultano modelli abbastanza complesse e generalmente vengono ultimate in uno o due giorni. In ogni periodo vengono prese più decisioni, che comunque differiscono per importanza. In altri termini, mentre le simulazioni integrali attraversano orizzontalmente l intera struttura organizzativa di un azienda e tutte le decisioni hanno eguale rilevanza, i modelli di simulazione funzionale valutano un aspetto verticale dell organizzazione (solo la produzione, per esempio). Per quanto riguarda il numero e la tipologia delle decisioni occorre dire che costituiscono fattori molto variabili, dipendenti dalla funzione in analisi. A titolo esemplificativo, consideriamo la funzione produttiva: si potrebbe prevedere una prima fase di start-up del settore e, successivamente, una seconda fase di gestione della produzione con decisioni di scheduling da ripetere in ogni periodo di simulazione. Generalmente questi modelli sono non competitivi, cioè non esiste interazione tra i partecipanti, e hanno natura stocastica e non deterministica, dovendo essere il più possibile vicini alla realtà operativa. Modelli di pianificazione Hanno l obiettivo di simulare la costruzione di un piano basato su una serie di what if analysis. Consentono la preparazione e la stesura di un business plan mettendo nelle condizioni i partecipanti di applicare in concreto tutte le conoscenze acquisite nei corsi di management. Anche questi modelli non sono competitivi, il processo decisionale è completamente diverso in quanto non esistono periodi di simulazione e i risultati sono disponibili e valutabili soltanto alla fine del processo di pianificazione stesso. Sono di particolare importanza quando i manager hanno bisogno di capire le implicazioni economiche, patrimoniali e finanziarie di un progetto d investimento o il lancio di un nuovo prodotto o di una nuova attività imprenditoriale.

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