Manuale Operativo. Contabilità Analitica

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1 Manuale Operativo Contabilità Analitica UR

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3 INDICE INTRODUZIONE... 4 ARCHIVI DI BASE... 5 P.d.C. Analitici... 5 C.d.C. Analitici... 6 Aziende... 8 Tabelle Preventivo... 9 Tabelle Consuntivo Tabelle Paghe UTILITÀ BUDGET Preventivo Consuntivo Maturato Controllo Budget Wolters Kluwer Italia Contabilità Analitica Pag. 3/27

4 INTRODUZIONE L applicativo si rivolge a tutte le società, associazioni, società di servizi, aziende associate, che intendono monitorare e analizzare in maniera puntuale costi e ricavi ed è totalmente integrato con la contabilità generale e la parcellazione/gestione associazioni. Da un punto di vista funzionale consente di integrare la Prima Nota di Contabilità Generale (PNGenerale) basata sul Piano dei Conti (PdcGenerale), con un nuovo elemento definito Prima Nota Analitica (PNAnalitica) basato su altri elementi di identificazione e classificazione definiti per semplicità Piani dei conti (PdcAnalitici) e Centri di Costo (CdcAnalitici). Non sono necessarie funzioni di import e di export, se non quelle già in uso per aggiornare la Sede Centrale con i dati delle periferie poiché si condivideranno già tutte le informazioni necessarie (anagrafiche, movimenti contabili, prestazioni da fatturare, ecc ). Per quanto riguarda le modalità di trattamento dei dati ci sono tre possibilità: la prima è rappresentata dalla PNAnalitica che integra quella contabile (Budget consuntivo); la seconda è rappresentata dalle prestazioni da fatturare che integrano la prima nota analitica (Budget maturato); la terza è rappresentata dal Budget preventivo che poi sarà raffrontato con le voci di consuntivo indicate sopra. Nella PNAnalitica, utilizzando i PdcAnalitici ed i CdcAnalitici, si potranno effettuare delle registrazioni sia legate alla contabilità che extracontabili. Vengono dunque previste le seguenti classificazioni: il Pdc utilizzato in PNGenerale che rispecchia sostanzialmente quelle che sono le esigenze civilistiche e fiscali dell azienda; il Pdc Analitico, più o meno dettagliato rispetto al PdcGenerale, con griglie di corrispondenza; fino a due tabelle di Cdc per classificare, in base alle esigenze aziendali, le destinazioni dei costi e dei ricavi (es..uffici/servizi.). La riclassificazione dei movimenti contabili su più dimensioni consente di effettuare dei bilanci trasversali rispetto alla codifica scelta. Grazie a questa possibilità infatti si possono effettuare bilanci sia per PdcAnalitico sia per CdcAnalitico (per Ufficio, Servizio, Natura) ma soprattutto è possibile incrociare i PdcAnalitici con il CdcAnalitico ottenendo quindi bilanci: per Ufficio diviso per Servizi per Servizio diviso per Uffici per Natura diviso per Ufficio, diviso per Servizio. Wolters Kluwer Italia Contabilità Analitica Pag. 4/27

5 ARCHIVI DI BASE All interno del menu in oggetto vengono gestiti gli archivi e le tabelle principali, da popolare prima di procedere con il flusso operativo. Segnaliamo che la procedura permette di utilizzare Pdc e CdC diversi per ogni annualità, per cui in tutte le principali funzioni viene richiesta l annualità per le quali tali funzioni vengono attivate. Per tutte le tabelle non è gestita un apposita voce di menu per poterne effettuare la stampa ma è possibile selezionare Dati in archivio + <Fx> Stampa dall help di campo presente nelle tabelle stesse. P.d.C. Analitici Anagrafica P.d.C. La funzione richiede l inserimento delle principali informazioni del Piano dei Conti analitico, ossia l anno di riferimento, il codice e la descrizione, il numero di livelli del PdC (massimo 4 livelli) e l etichetta che si vuole assegnare al PdC stesso (l etichetta viene utilizzata nelle intestazioni di colonna sia in gestione che in stampa). Si consiglia, almeno per il primo anno di gestione, di utilizzare un PdC analitico a 3 livelli per avere una uniformità con il Piano dei Conti contabile. Piano dei Conti Con questa funzione viene creata la struttura del Piano dei Conti fino al livello scelto. Nell esempio vengono creati mastri, conti e sottoconti (PdC a 3 livelli) con codice, descrizione, tipo (costo o ricavo) e alias (chiave di ricerca alternativa). Si segnala che, in alternativa alla creazione manuale, è possibile duplicare l intero Piano dei Conti contabile nel Piano dei Conti analitico utilizzando la procedura Import PdC Generale presente tra le Utilità, per poi procedere con la personalizzazione del PdC analitico tramite la cancellazione dei conti non utilizzati e l inserimento di nuovi conti più propriamente analitici. Wolters Kluwer Italia Contabilità Analitica Pag. 5/27

6 Abbinamento PdC/PdC Generale Con questa funzione viene effettuato l abbinamento tra i conti del PdC generale (cioè quello contabile) e quelli del PdC analitico, selezionando sempre l ultimo livello del PdC. A ciascun conto del PdC contabile possono essere abbinati uno o più conti del PdC analitico. Nel caso in cui sia stata effettuata la duplicazione del PdC generale descritta nel paragrafo precedente, si troveranno automaticamente già abbinati tutti i conti (uno ad uno, codice conto contabile uguale a codice conto analitico); partendo da tale struttura si potrà procedere con la cancellazione o con la disabilitazione dei conti non utilizzati (test Abilitato impostato a N ). C.d.C. Analitici Anagrafica C.d.C. La funzione permette di inserire le informazioni principali del Centro di Costo, ossia l anno di riferimento, il codice e la descrizione, il numero di livelli fino al quale di vuole discendere in fase di codifica dei CdC (massimo 3 livelli) e l etichetta che si vuole assegnare al CdC stesso. Centri di Costo Con questa funzione viene creata la struttura dei Centri di Costo fino al livello prescelto, dopo aver Wolters Kluwer Italia Contabilità Analitica Pag. 6/27

7 richiamato il CdC anagrafico impostato con la funzione precedente. Occorre prestare attenzione alla particolare modalità di caricamento che prevede che, dopo la conferma del Livello 1, il caricamento del Livello 2 sia possibile solo a seguito della digitazione del Livello 1 (non si può richiamare il Livello 1 tramite help F2, in quanto in questo caso viene saltato l input sul Livello 2). Analoga modalità si deve utilizzare per il caricamento del Livello 3 in riferimento al precedente Livello 2. Nella fase di parametrizzazione della struttura dei Centri di Costo si consiglia di inserire un centro di costo 999 Tutti i CdC da ripartire (CdC virtuale) utilizzato nel caso di quei costi indiretti per i quali in fase di registrazione della fattura non si conosce la precisa destinazione; questo specifico centro di costo deve essere creato per tutti i livelli della struttura. Per i CdC in oggetto dovranno poi essere create delle Ripartizioni da applicare in fase di stampa del bilancio analitico, per ripartire appunto il centro di costo virtuale negli specifici centri di costo reali. Abbinamento CdC/PdC Generale Con questa funzione viene effettuato l abbinamento tra i conti del PdC contabile e quelli del CdC analitico (selezionando sempre l ultimo livello del CdC). Al conto del PdC contabile possono essere abbinati uno o più CdC analitici. In questo modo la procedura è in grado, in fase di caricamento di un documento dalla contabilità, di proporre il CdC più opportuno in relazione al conto di costo o di ricavo impostato in nel castelletto CO.GE. Wolters Kluwer Italia Contabilità Analitica Pag. 7/27

8 Aziende Anagrafica Azienda Dopo aver creato i PdC analitici ed i CdC analitici occorre scegliere le anagrafiche delle aziende che si intende gestire con la contabilità analitica. Sul campo Codice Azienda è possibile caricare una nuova azienda utilizzando il tasto funzione <F x> Caricamento azienda (e richiamarla con il tasto funzione <F x> Help Aziende Caricate ) oppure è possibile richiamare un azienda gestita in contabilità con il tasto funzione di help standard. Vengono poi richiesti l anno, il codice del PdC analitico ed il codice del/dei CdC analitici (fino ad un massimo di 2). L azienda gestita in contabilità, per avere l aggancio automatico alla contabilità analitica in fase di caricamento o variazione dei movimenti contabili, deve avere il test Contabilità analitica valorizzato ad S. Si sottolinea inoltre che le aziende che gestiscono i Centri di Costo in contabilità devono continuare a valorizzare il test Gestione Centri Costo ad S in quanto i CdC sui conti patrimoniali continueranno ad essere gestiti dalla contabilità; la gestione dei CdC sui costi e ricavi verrà invece demandata alla contabilità analitica (vedi videata sotto riportata). Budget / Contabilità Questa funzione permette di abbinare l azienda (gestita per specifico anno budget) con l esercizio contabile e decidere se abilitarla o meno alla gestione analitica. Wolters Kluwer Italia Contabilità Analitica Pag. 8/27

9 Tabelle Preventivo Ripartizioni C.I. La funzione Ripartizioni C.I. viene utilizzata per ripartire i costi indiretti imputati al centro di costo 999 Tutti i cdc da ripartire. Le ripartizioni create vengono applicate solo in fase di stampa, senza generare né modificare i movimenti di contabilità analitica. Elenco campi di testata : Azienda: indicare l azienda Ripartizione: serve a definire il tipo di formula. Può essere indicato 1, 2 o 3 per definire se la formula vale per la prima classificazione, la seconda classificazione oppure entrambe. Cdc1/Cdc2/Pdc: indica la classificazione da considerare. L ordine di Cdc1 e Cdc2 è subordinato al tipo ripartizione impostato nel campo precedente. Numero/Dt. Inizio/Dt. Fine: servono per impostare regole diverse nel corso dell anno. Tipo: indicare il tipo di ripartizione ossia P per percentuale oppure C per conto. La ripartizione dei costi indiretti può essere effettuata per valori percentuali ( Tipo = P ), con gestione manuale delle regole di ripartizione, oppure per conto ( Tipo = C ) con la gestione di formule dinamiche legate ad esempio a dati ricavati dalla contabilità analitica stessa (es. volume d affari...). In quest ultimo caso verrà associata la regola impostata nel campo Nome param.bil. e creata dalla scelta Parametri Ripartizioni C.I.. Anno Param.Bil.: indicare l anno budget di riferimento. Nome Param.Bil.: indicare il nome della parametrizzazione salvata nei parametri ripartizioni. Attiva: indicare se la formula è attiva o meno; solo se la formula risulta attiva verrà valutata in stampa. Note: indicare le annotazioni desiderate. Dopo aver confermato la testata viene richiesto come ripartire i movimenti cui la formula deve essere applicata. Se il campo Ripartizione è stato impostato a 1 o 2 viene richiesta la sola compilazione di Cdc1 o Cdc2, se invece lo stesso campo è stato impostato a 3 devono essere compilati entrambi. Stampa Ripartizioni C.I. La funzione Ripartizioni C.I. viene utilizzata per stampare le ripartizioni create con la precedente funzione. Wolters Kluwer Italia Contabilità Analitica Pag. 9/27

10 Viene richiesto di imputare l azienda, l anno e, nel campo Formule, se si vogliono stampare tutte le formule create oppure solo quelle prenotate (valori T utte o P renotate). In quest ultimo caso viene aperto il seguente help nel quale possono essere prenotate con il tasto tag/untag le formule che si desidera stampare. Parametri Ripartizioni C.I. Con questa procedura si definisce e memorizza il criterio di stampa di bilancio che rappresenta la base di calcolo; in pratica viene detto al programma di effettuare le ripartizioni dei costi indiretti sulla base dei parametri parametri impostati (es. volume d affari). Elenco campi: Azienda: indicare l azienda. Anno budget: indicare l anno budget. Nome: indicare il nome da assegnare al parametro. Altre aziende: come per la stampa dei bilanci è possibile prenotare altre aziende nel caso in cui si voglia gestire un bilancio consolidato del gruppo. Data inizio/fine: indicare il periodo di riferimento. Tipo movimenti: come per la stampa dei bilanci è possibile decidere se considerare solo i movimenti contabili, solo quelli extracontabili oppure entrambi (valori C ontabili E xtracontabili T utti). Selezione: occorre indicare T utti per selezionare tutti i sottoconti oppure P renotati per selezionare con il tag/untag i sottoconti del PdC analitico che rappresentano ad esempio il volume d affari. Tabelle Consuntivo Ripartizioni C.I. Vedere l omonima funzione presente nelle Tabelle Preventivo. Stampa Ripartizioni C.I. Vedere l omonima funzione presente nelle Tabelle Preventivo. Parametri Ripartizioni C.I. Vedere l omonima funzione presente nelle Tabelle Preventivo. Wolters Kluwer Italia Contabilità Analitica Pag. 10/27

11 Tabella Esclusioni La funzione viene utilizzata per escludere eventuali sottoconti del PdC dalla gestione analitica. Questa procedura viene utilizzata ad esempio per escludere i sottoconti Ratei/Risconti oppure Fatture da emettere/ricevere perché questi tipi di conti possono essere gestiti con l ausilio dei movimenti temporali analizzati più avanti. Formule Ripartizione Tra le tabelle relative al consuntivo troviamo anche la tabella che permette di impostare delle formule per la ripartizione automatica degli importi dei costi/ricavi imputati, ripartizione applicata sia in fase di inserimento manuale della PNAnalitica che in fase di generazione automatica. Le formule di ripartizione o, meglio definite, causali di analitica, permettono di definire, anche post startup cliente, come generare in automatico un movimento di analitica; vengono solitamente applicate ai ricavi ma possono essere gestire anche per i costi. Stampa Formule Ripartizioni La funzione viene utilizzata per stampare tutte le formule di ripartizione create oppure solo quelle prenotate (impostando il valore P nel campo Formule viene aperto l help sulle formule stesse). Wolters Kluwer Italia Contabilità Analitica Pag. 11/27

12 Tabelle Paghe Abbinamento Tot./PdC Generale La procedura in oggetto genera dalle paghe la partita contabile ed il movimento analitico. Dal modulo paghe deve essere prodotto un file «Nopaco» per ogni singola azienda che conterrà le seguenti informazioni: mese/anno/azienda/totalizzatori con importi + segno (D/A) con dettaglio Cdc/Reparto + riepilogo nello stesso file. Si aggancia il totalizzatore paghe ad un sottoconto di Contabilità Analitica. Si può operare una personalizzazione a livello di azienda/reparto. Occorre obbligatoriamente creare un totalizzatore virtuale (nel senso che non sarà presente sul file del DataBase Paghe) con codice ARR da agganciare sia in Dare che in Avere per accogliere eventuali differenze presenti sul file. Formule di Ripartizione Questa tabella serve alla generazione della Contabilità Analitica. In questa fase si specifica la destinazione di un reparto paghe (che corrisponde all unità minima di contabilizzazione, quindi un singolo dipendente od un gruppo di dipendenti) con possibilità di personalizzazione per periodo e totalizzatore. Wolters Kluwer Italia Contabilità Analitica Pag. 12/27

13 Stampa Formule E la stampa delle formule di ripartizione illustrate in precedenza. Wolters Kluwer Italia Contabilità Analitica Pag. 13/27

14 UTILITÀ All interno del menu in oggetto vengono gestite i programmi di utilità di carattere generale. Aggiornamento Ripartizioni C.I. (P) Questa funzione serve per determinare automaticamente le percentuali ed a memorizzarle sulle formule prima di lanciare i bilanci. Tale procedura deve essere eseguita una volta inizialmente e poi solo quando i criteri di ripartizione devono essere rivisti (o la base di calcolo è mutata); in questo caso, se dalla stampa di Bilancio si richiede la ripartizione, i costi indiretti legati a queste formule verranno ripartiti. In pratica, dopo aver impostato i parametri di ripartizione, occorre lanciare tale aggiornamento per avere per avere in Ripartizioni C.I. (P) la ripartizione aggiornata. I campi richiesti sono : Azienda: indicare l azienda. Anno budget: indicare l anno budget. Formule: indicare T utte per selezionarle tutte oppure P renotate per poter selezionare, dall help sotto riportato, le formule che si desidera aggiornare. Aggiornamento Ripartizioni C.I. (C) Vedere il paragrafo Aggiornamento Ripartizioni C.I. (P) sopra descritto. Duplicazione Tabelle Con questa funzione è possibile duplicare le tabelle sotto visualizzate. La procedura deve essere utilizzata per duplicare le tabelle di anno in anno sulla stessa azienda ma può essere anche utilizzata per duplicare le informazioni da un azienda ad un altra. Per ogni tabella viene richiesto se duplicare in sostituzione T (scelta solitamente usata), in accodamento D oppure se non duplicare N. Wolters Kluwer Italia Contabilità Analitica Pag. 14/27

15 Import PdC Generale Utilizzando questa procedura è possibile duplicare uno specifico PdC contabile (selezionato nel campo P.d.C. COGE ) in un PdC analitico (selezionato con anno + codice PdC). Confermando i dati parte l elaborazione al termine della quale si chiude automaticamente la procedura. Questa funzione può essere utilizzata ogni qualvolta viene effettuata una modifica sul PdC contabile (o, ad esempio, lanciata ogni giorno). Per quanto riguarda i Cdc non esiste invece una importazione dell archivio dalla contabilità generale a quella analitica; ho la possibilità, però, di creare un Cdc indiretto (bidone) dove appoggio i movimenti desiderati, i quali verranno poi ripartiti nei vari Cdc specifici utilizzando le Ripartizioni. Wolters Kluwer Italia Contabilità Analitica Pag. 15/27

16 BUDGET Preventivo La funzione in oggetto viene utilizzata per caricare manualmente dei movimenti analitici di tipo preventivo. I campi richiesti sono: Codice Azienda: indicare l azienda. Anno Budget: indicare l anno budget. Numero Budget: è il progressivo del movimento caricato proposto automaticamente dal programma. Sul campo è attivo il tasto funzione di help che apre la seguente maschera dalla quale è possibile scegliere un movimento precedentemente caricato per visualizzarlo oppure modificarlo. Data operazione: indicare la data dell operazione. Importo: indicare l importo del movimento. PdC: indicare il sottoconto del Piano dei Conti analitico al quale collegare il movimento. Da notare che si possono inserire tutti i livelli del Pdc, dal primo al quarto. CdC: indicare il Centro di Costo analitico al quale collegare il movimento. Nell ultima parte possono essere inserite delle informazioni aggiuntive quali Note, N. Riferimento e Dt. Riferimento. Stampa Brogliaccio Utilizzando tale scelta è possibile stampare il brogliaccio dei movimenti analitici di tipo preventivo. Wolters Kluwer Italia Contabilità Analitica Pag. 16/27

17 I campi richiesti sono l azienda, l anno, la data inizio/fine con le quali leggere il range dei movimenti desiderati, il sottoconto ed il centro di costo; in questi ultimi due campi è possibile inserire il valore T (tutti) oppure P (prenotati), selezionando con il tag/untag dalla maschera presentata i Conti/CdC desiderati. Bilancio Preventivo Utilizzando tale funzione è possibile fare la stampa grafica di un bilancino analitico di tipo preventivo. Si sottolinea che, in questa come in tutte le altre stampe dell analitica, non vengono gestiti i progressivi ossia non viene congelata la situazione ad una certa data di stampa effettiva in quanto non trattiamo con bilanci di tipo fiscale ma gestionale. I campi da indicare sono : Codice Azienda: indicare l azienda. Anno Budget: indicare l anno budget. Altre aziende: indicare N (nessuna) oppure P (prenotate) se si desidera selezionare una o più altre aziende i cui movimenti vogliono essere inclusi nel bilancino; selezionando le aziende che si intende raggruppare viene prodotto un bilancio di tipo consolidato. Data inizio/fine: indicare la data inizio/fine movimenti. Data Stampa: indicare la data stampa. Tipo movimenti: l input viene saltato in quanto è un campo utilizzato per la stampa del bilancio consuntivo e del controllo budget. In tali stampe i valori che può assumere il campo sono C per stampare solo i movimenti contabili, E per stampare solo i movimenti extracontabili oppure T per stamparli entrambi. Simulazione Ripartizioni: indicare uno dei valori spiegati nell help sotto riportato. Wolters Kluwer Italia Contabilità Analitica Pag. 17/27

18 Tipo output: indicare S (stampa) oppure F (file). Indicando F viene richiesto il percorso ed il nome del file da produrre; in questo caso viene in pratica generato un file formattato Excel. Specchietto dettaglio stampa; nello specchietto viene definita la logica di stampa del bilancio. Devono essere valorizzati i seguenti campi : PdC: valorizzato a T (tutti) o P (prenotati) CdC: valorizzato a T (tutti) o P (prenotati). Su entrambi i campi viene aperto l help sotto riportato : Esposizione: indicare 1,2 o 3 secondo la logica sotto riportata (campo presente per PdC e CdC). In pratica occorre definire in che ordine stampare i 3 livelli e quali stampare. Dettaglio: indicare Spazio, 1, 2 o 3 (campo presente per PdC e CdC). Totali: indicare S o N (campo presente per PdC e CdC). Wolters Kluwer Italia Contabilità Analitica Pag. 18/27

19 Saldo: indicare S o N (campo presente per PdC e CdC). Salto pagina: indicare S o N per effettuare o meno il salto pagina quando cambia il valore della classificazione. All interno della procedura, e anche per il bilancio maturato, consuntivo e per il controllo budget, sono presenti i seguenti tasti funzione: <F x> Salva Paramametri Bilancio per salvare con un nome la/le parametrizzazioni volute. <F x> Apri Paramametri Bilancio per aprire una parametrizzazione precedentemente salvata. <F x> Cancella Paramametri Bilancio per cancellare la/le parametrizzazioni volute. <F x> Data proiezione per effettuare la stampa del bilancio con la proiezione desiderata. Esempio di stampa Consuntivo Extracontabile La funzione in oggetto permette di caricare manualmente dei movimenti analitici di tipo consuntivo senza passare dalla gestione contabile. Wolters Kluwer Italia Contabilità Analitica Pag. 19/27

20 I campi richiesti sono : Azienda: indicare l azienda. Anno budget: indicare l anno budget. Nr. Partita: è un numeratore progressivo proposto automaticamente. Sul campo è attivo il tasto funzione di help (sotto riportato) per vedere le partite già caricate. Si sottolinea che l archivio dei numeri di partita dei movimenti extracontabili è tenuto separato rispetto a quello dei movimenti contabili. Data operazione: indicare la data dell operazione. Nella griglia del dettaglio operazione occorre imputare i seguenti dati : Numero: è il numero progressivo del rigo movimentato. Segno: inserire il segno dell operazione ossia (D)are o (A)vere. Importo: indicare l importo del movimento Pdc: inserire il sottoconto del Pdc analitico. Cdc1: indicare il centro di costo 1. Cdc2: indicare il centro di costo 2. Su tutti i campi della griglia di dettaglio (eccetto il campo Numero ) è attivo il tasto funzione <F x> Gestione Altri Dati che permette di inserire le note e la data di fine operazione. È opportuno precisare che la data fine serve a gestire la competenza di un costo/ricavo, nel tempo; corrisponde alla funzione attiva ratei e risconti della contabilità generale. Il risultato sarà che nell anno in corso nei bilanci verrà riproporzionata l incidenza del movimento rispetto alle date inizio e fine richieste; la stessa cosa avverrà negli anni successivi perché, in fase di duplicazione tabelle (che corrisponde ad una apertura anno), si potrà selezionare S nel campo Travaso Movimenti Temporali. Gestione Contabile La funzione viene utilizzata per visualizzare e/o manutenere il movimento di analitica generato dalla Prima Nota ordinaria; in pratica la maschera sotto riportata viene visualizzata attivando la scelta in oggetto ed altresì confermando il movimento dalla Prima Nota (scelte PI, PN, PV ed MP). L aggancio con la gestione analitica è subordinato all attivazione del test Contabilità analitica presente in anagrafica azienda e va a testare che nel movimento in oggetto siano presenti dei conti di costo e/o ricavo (non dipende dal codice causale). Solitamente tale procedura viene utilizzata per i movimenti di acquisto; per quanto riguarda i movimenti di vendita viene solitamente utilizzata la procedura Generazione movimenti analitici che genera i movimenti riconducendo il Cdc contabile a quello analitico ed il conto contabile di ricavo al conto del Pdc analitico. Wolters Kluwer Italia Contabilità Analitica Pag. 20/27

21 Elenco campi: Azienda: indicare l azienda. Esercizio Co.Ge.: indicare l esercizio di contabilità generale; sul campo è attivo il tasto funzione di help per selezionare l esercizio desiderato. Nr. Partita: è il numero di partita assegnato automaticamente in fase di generazione del movimento contabile; sul campo è attivo il tasto funzione di help che permette di selezionare i movimenti già eventualmente caricati. Data l univocità del numero partita tra la contabilità generale e quella analitica, in contabilità non va eseguita (per nessun motivo!) la rinumerazione delle partite (in caso contrario si avrebbero disallineamenti irreversibili tra i due moduli). Data operazione: indicare la data del movimento. Nella griglia di dettaglio i dati da indicare sono i seguenti : Numero: indicare il rigo del movimento (numero rigo partita contabile/numero interno al rigo). Si specifica che il numero interno al rigo non parte da 1 ma da 0 e viene incrementato automaticamente dalla procedura quando si procede con le ripartizioni. Sul campo è attivo il tasto funzione di help che permette di selezionare uno dei righi del movimento contabile caricato; nell help viene evidenziato nel campo Differenza l importo non ancora ripartito (vedi figura sottostante). Conto: indicare il sottoconto contabile. Segno: indicare (D)are oppure (A)vere. Importo: indicare l importo del movimento. Sul campo è attivo il tasto funzione <F x> Azienda che permette di impostare un azienda diversa da quella che stiamo movimentando dalla contabilità generale; in questo caso e solo per l azienda diversa viene creato un movimento di tipo extracontabile. Inoltre sul campo è attivo il tasto funzione <F x> Altri Dati che permette di inserire le note per ciascun rigo, di personalizzare la data del movimento e di impostare la data fine (quest ultimo tasto funzione è attivo anche sui successivi campi di input). Il campo Data operazione (o data inizio) risulta solitamente uguale alla data del movimento contabile. Il campo Data fine può essere utilizzato per definire la durata dei costi pluriennali e/o dei costi infrannuali (esempio R/R o R/R infrannuali), definiti anche movimenti temporali ; in questo caso l incidenza del costo nella stampa del bilancio viene frammentata su base giornaliera. Se, invece, il campo Data fine viene lasciato a 00/00/0000 lo specifico costo grava tutto alla data movimento. Percentuale: Viene evidenziata la percentuale rispetto al totale del rigo. Anno: indicare l anno contabile. Pdc: indicare il sottoconto analitico. Cdc1: indicare il centro di costo 1. Cdc2: indicare il centro di costo 2. Ogni singolo rigo può avere una sua struttura di Pdc/Cdc autonoma (ad esempio nel caso di cambio azienda). Wolters Kluwer Italia Contabilità Analitica Pag. 21/27

22 Nel caso in cui la gestione venga attivata in fase di registrazione del movimento contabile la maschera risulterà precompilata con i dati del movimento stesso. I dati proposti di default sono quelli evidenziati nella figura sottostante. Si evidenzia che l importo del movimento può essere ripartito su più righi (andando in modifica sul campo Percentuale ) e che su ciascun rigo può essere associato un differente sottoconto / centro di costo analitico. Generazione Movimenti Analitici La funzione in oggetto viene utilizzata nel caso in cui si vogliono trasferire in blocco dei movimenti contabili in contabilità analitica, non precedentemente collegati alla gestione. Questa funzione risulta particolarmente utile per quelle strutture che recuperano dalle sedi territoriali i movimenti contabili solitamente riferiti alle fatture emesse (ricavi). I campi richiesti sono : Codice Azienda: indicare l azienda. Esercizio Co.Ge.: indicare l esercizio Co.Ge. Data inizio/fine: indicare la data di inizio e quella di fine elaborazione. Tipo elaborazione: indicare (E)ffettiva oppure (S)imulata; in caso di effettiva le partite contabili vengono scritte in analitica mentre in caso di simulata vengono lette le partite da trasferire ma non realmente scritte in analitica. Stampa brogliaccio: indicare (S)i oppure (N)o; con S viene stampato un brogliaccio dei movimenti trasferiti o da trasferire mentre con N non viene prodotta alcuna stampa. Dopo aver impostato tutti i parametri parte l elaborazione che legge tutte le partite contabili ed evidenzia in stampa (se richiesta) le partite che sono state trasferite in analitica (se effettiva) oppure che dovranno essere trasferite (se simulata); il messaggio che compare sul 24 rigo è : ELABORAZIONE IN CORSO... Partita (Letta) : xxx Partita (Scritta) : xxx. Stampa Brogliaccio Utilizzando tale scelta è possibile stampare il brogliaccio dei movimenti analitici di tipo consuntivo. Per la spiegazione dei campi si rimanda all omonima scelta presente nel menu Budget Preventivo. Bilancio Consuntivo Utilizzando tale funzione è possibile fare la stampa grafica di un bilancino analitico di tipo consuntivo. Per la spiegazione dei campi si rimanda alla scelta Bilancio Preventivo presente nel menu Budget Preventivo. Wolters Kluwer Italia Contabilità Analitica Pag. 22/27

23 Esempio di stampa riferito a costi sostenuti per erogare i servizi contabili e fiscali Contabilizzazione Paghe Il programma di contabilizzazione provvede a generare sia la contabilità generale che la contabilità analitica. La contabilizzazione utilizza il file di nota contabile prodotto dal DataBase Paghe che deve contenere, al suo interno, tutti gli importi con il dettaglio richiesto dalla contabilità. Rispetto ad una contabilizzazione di tipo manuale (che parte cioè dalla nota contabile cartacea) si devono verificare altre 2 condizioni: nella nota contabile su file devono essere presenti solo gli importi che servono (solitamente in quella cartacea ce ne sono altri che vengono ignorati dagli operatori che contabilizzano manualmente); tutti i suddetti importi devono essere dettagliati per reparto (il concetto di reparto è dell applicativo paghe) ma devono essere anche totalizzati. Questo lo si ottiene lanciando la generazione del file con gli opportuni parametri, dal DataBase Paghe. Dopo il lancio (che può essere effettivo o simulato) si ottengono 3 prospetti: il primo con eventuali errori (es. voci paghe/totalizzatori presenti sul file ma non collegati a conti) e viene sempre evidenziato l eventuale arrotondamento (contabile) per dar modo all operatore di valutare se trattasi di un problema fisiologico o sostanziale. Il secondo riporta il brogliaccio contabile dell articolo in Partita Doppia, ed il terzo il corrispondente Brogliaccio Analitico. Da notare che la contabilizzazione paghe genera, mensilmente, uno o al massimo due articoli di Partita Doppia; qualora si dovesse correggere qualcosa, è conveniente cancellare il movimento contabile (automaticamente viene rimosso anche quello analitico), procedere alle correzioni (sia sulle paghe che sulle Wolters Kluwer Italia Contabilità Analitica Pag. 23/27

24 tabelle della Contabilità Analitica) per poi effettuare una nuova contabilizzazione. La procedura di contabilizzazione paghe può essere lanciata in simulata ( Tipo elaborazione = S ) oppure in effettiva ( Tipo elaborazione = E ). Maturato Estrazione Maturato La funzione permette di estrarre, chiedendo solo l anno budget, tutte le prestazioni inserite (ricavi) nell anno stesso per tutte le aziende abilitate al budget. L estrazione può avvenire dalla stessa macchina oppure da una macchina remota e legge i movimenti di maturato caricati utilizzando la procedura di fatturazione presente nel menu Gestione Associazioni del nostro applicativo; per movimenti di maturato si intendono le bolle o parcelle ancora da fatturare (righi RIGPAR di SISASS ). La maschera visualizzata è la seguente: Accodamento Maturato La procedura di accodamento azzera e ricrea l archivio del maturato corrente nella macchina che funge da collettore della contabilità analitica (probabilmente quella provinciale). Poiché l archivio del maturato non è lo stesso dell archivio delle prestazioni di Prima Nota anche nella sede provinciale deve essere eseguita la funzione di import e di export. Le due maschere riportate sotto vengono visualizzate in successione: Wolters Kluwer Italia Contabilità Analitica Pag. 24/27

25 Bilancio Maturato Utilizzando tale funzione è possibile fare la stampa grafica di un bilancino analitico considerando i valori del maturato presenti alla Data Stampa del bilancio. Per Maturato si intendono le prestazioni inserite nel modulo Gestione Associazioni e non ancora fatturate. In dettaglio si tratta dei righi inseriti in Attività giornaliere -> Prima Nota -> Prestazioni giornaliere prima che vengano fatturate tramite l utilizzo della fatturazione a flussi. Non vengono invece considerate le prestazioni immediatamente fatturate tramite l utilizzo della procedura Fatturazione Immediata. Per la spiegazione dei campi si rimanda alla scelta Bilancio Preventivo presente nel menu Budget Preventivo. Wolters Kluwer Italia Contabilità Analitica Pag. 25/27

26 Esempio di stampa Controllo Budget La procedura permette di effettuare una stampa di controllo della situazione budget caricata. In particolare mette a confronto i valori caricati come preventivo con quelli inseriti come consuntivo e maturato; nella colonna Totale viene, per ogni singolo sottoconto del Pdc analitico, effettuata la seguente operazione [(Consuntivo + Maturato) Preventivo]. Per la spiegazione dei campi si rimanda alla scelta Bilancio Preventivo presente nel menu Budget Preventivo. In particolare dobbiamo segnalare la presenza del tasto funzione <F x> Varia date che permette di variare le date di inizio/fine del budget preventivo/consuntivo e maturato. Wolters Kluwer Italia Contabilità Analitica Pag. 26/27

27 Esempio di stampa Wolters Kluwer Italia Contabilità Analitica Pag. 27/27