Dipartimento di Economia, 2. piano, aula 2. Messina, 15 dicembre 2015

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1 Corso di formazione in house su La nuova procedura amministrativo-contabile per l acquisizione del materiale bibliografico in formato cartaceo dell Ateneo di Messina Dipartimento di Economia, 2. piano, aula 2 Messina, 15 dicembre 2015

2 NUOVO MODELLO ORGANIZZATIVO DEL SISTEMA BIBLIOTECARIO DELL UNIVERSITA DI MESSINA Sistema Bibliotecario D Ateneo Facoltà Dipartimenti Biblioteche Biblioteche di Polo Sistema Bibliotecario d Ateneo Bibliotecari Servizi

3 Modello decentrato Amministrazione Centrale Procedura CIA database amministrativo. Gestione separata dei fornitori, budget e ordini SBA CATALOGO ALEPH Database bibliografico MES01 Facoltà Dipartimenti Centri Biblioteche

4 Modello Centralizzato SBA - Catalogo Aleph Database Bibliografico MES01 Database Amministrativo MES50 Polo Centrale Polo Annunziata Polo Papardo Polo Policlinico Punti Erogazione servizi Punti Erogazione servizi Punti Erogazione servizi UFFICIO ACQUISTI SBA

5 Modello centralizzato applicato a ordini provenienti da Dipartimenti o Centri SBA - Catalogo Aleph Database Bibliografico MES01 Database Amministrativo MES50 Biblioteca di Polo Punti Erogazione servizi UFFICIO ACQUISTI Dipartimenti / Centri

6 IL PROCESSO DI ACQUISIZIONI IN ALEPH 500 E SUE APPLICAZIONI NELLA NUOVA PROCEDURA AMMINISTRATIVO-CONTABILE Il processo di Acquisizioni include i seguenti passaggi: 1. Ricezione ed elaborazione delle proposte d acquisto. 2. Creazione di un record bibliografico "breve" con il modulo Acquisizioni. 3. Creazione di un ordine compilando la "Scheda ordine" del modulo Acquisizioni. 4. Invio dell'ordine (stampa della lista ordini da inviare al fornitore). 5. Registrazione parziale o completa dell'arrivo del materiale. 6. Inventariazione. 7. Catalogazione. 8. Distribuzione. 9. Collocazione.

7 SCHEMA GENERALE DELLA NUOVA PROCEDURA ACQUISTI BIBLIOGRAFICI Flusso Acquisizioni 1 fase <<Ordini>> Richiesta d acquisto Creazione lista ordine Aleph Controllo sul posseduto Polo Punto erogazione servizi Creazione di record bibliografici brevi e lista dei desiderata CIG, preventivo, buono d ordine U-Gov, invio dell ordine al fornitore UFFICIO ACQUISTI Flusso Acquisizioni 2 fase <<Arrivi>> Registrazione parziale o completa dell arrivo del materiale librario Inventario Polo Catalogazione Distribuzione Timbratura e collocazione Pagamento fattura e chiusura Ordine U-GOV UFFICIO ACQUISTI Punto erogazione servizi

8 Proposte d acquisto Le proposte d acquisto o liste dei desiderata arrivano alle Biblioteche dei servizi centrali di Polo attraverso i seguenti canali : Posta elettronica all indirizzo di ogni singola biblioteca di Polo Cataloghi editoriali cartacei con evidenziata la proposta da parte del docente ;

9

10 La gestione delle proposte prevede le seguenti procedure: lettura della posta elettronica; stampa delle proposte e suddivisione per Punti di erogazione servizi come Proposte arrivate ; invio della proposta d acquisto al punto di erogazione servizi più pertinente (per controllo sul posseduto) e creazione della lista dei desiderata filtrata; annotazione del totale proposte per resoconti mensili.

11 PARTICOLARE DI UNA LISTA DEI DESIDERATA FILTRATA

12 Schema riassuntivo iter richieste d acquisto e lista dei desiderata Le proposte d acquisto o liste dei desiderata sono inviate ai Poli centrali e, da questi, inoltrate ai Punti di erogazione servizi Lista dei desiderata filtrata Aleph Si ottiene una lista dei desiderata filtrata contenente i record dei titoli da ordinare creati in catalogazione provvisoria. La lista si trasmette ai servizi di Polo. Polo Ricerca bibliografica Proposte d acquisto (Comitato Tecnico Scientifico /altra tipologia di utente) Punto erogazione servizi Il bibliotecario effettua un accurata Ricerca nei cataloghi elettronici, cartacei, archivi, risorse elettroniche e banche dati

13 Lista ordine Aleph Punto erogazione servizi Lista dei desiderata filtrata Aleph Biblioteca di Polo Lista ordini Aleph UFFICIO ACQUISTI SBA CIG; richiesta preventivo fornitore/editore

14

15 SCHEMA RIASSUNTIVO ITER LISTA ORDINE ALEPH Punto erogazione servizi Titolo trovato Ricerca bibliografica Titolo non trovato Catalogazione veloce Catturare il record e avviare l ordine Lista dei desiderata filtrata Aleph Biblioteca di Polo Lista dei desiderata filtrata Aleph Lista ordini Aleph UFFICIO ACQUISTI SBA

16 Buono d ordine U-GOV Biblioteca di Polo Lista ordini Aleph UFFICIO ACQUISTI Buono d ordine U-GOV Lista ordini Aleph Fornitore / Editore

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18 REGISTRAZIONE ARRIVI, INVENTARIO, CATALOGAZIONE, DISTRIBUZIONE E COLLOCAZIONE Biblioteca di Polo Procedura arrivi Inventario Aleph Catalogazion e Punto erogazione servizi Collocazione Timbratura

19 Procedure in arrivi di competenza dell Ufficio Acquisti: PAGAMENTO FATTURA E CHIUSURA BUONO D ORDINE ALEPH-U-GOV CIG; richiesta preventivo fornitore/editore Buono d ordine U-GOV Lista ordini Aleph Pratic a n. x UFFICIO ACQUISTI Lista dei desiderata filtrata Aleph Fattura elettronica Copia della bolla/fattura con inventari

20 Alla fine dell iter della Nuova procedura Acquisti finalmente i documenti diventano consultabili nel catalogo di Ateneo e pronti per la consultazione e i servizi di prestito. OPAC del Catalogo collettivo d Ateneo ALEPH Prestito e consultazione

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