SMART WORKING. Leveraging the technology to change the mindset. Giuseppe Cardinale Ciccotti Dir. Esercizio Infrastrutture DCOD INAIL

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1 SMART WORKING Leveraging the technology to change the mindset Giuseppe Cardinale Ciccotti Dir. Esercizio Infrastrutture DCOD INAIL

2 Ricerca Verifiche Sanità Assicurazione Prevenzione Riabilitazione

3 Do more with less

4 Better work life balance

5 Have the superpowers

6 What superpowers? Utilizzo più device Internal apps Productivity/ collaboration Personal/social RT Communication Accedo a tutti i tipi di dato Dati strutturati Documenti Foto Mapper (geo-loc) Smart Work Applicazioni legacy e moderne Line of business Software as a service Personal vs. business App store Da qualsiasi sorgente dati Data warehouse SaaS Corp cloud Personal cloud RSS feeds

7 The Smart Work program pillars ESC Mobil e Cloud UC

8 Why Unified Communications? risparmi per dipendente pari a Euro/anno per un valore assoluto a livello di sistema paese superiore ai 2,9 miliardi di Euro/anno. eliminare gli ostacoli alla comunicazione e alla collaborazione, velocizzando i processi e incrementando l'efficienza

9 The Unified Communications project

10 The plan Diffusione e integrazione degli strumenti di Unified Communications all interno dell Istituto con l utilizzo della piattaforma Microsoft Lync. Distribuzione massiva di smartphone e device mobili Integrazione con la VDC Progressiva dismissione delle piattaforme in sovrapposizione nell ottica della riduzione dei costi. UC come abilitatore nell adozione di nuovi modelli di lavoro («smartworking»)

11 UC leverage on the exsisting assets and de facto standards

12 Benefici The Business Case a. Diminuzione TCO per dismissione apparati/sistemi/prodotti duplicati b. Aumento produttività dei dipendenti (come da studio NETICS) c. Riduzione dei costi dei viaggi e conseguenze sull ambiente d. Miglioramento dei canali di accesso e delle relazioni col pubblico (interazioni via Skype) e. Più efficienti i processi interni 1. Helpdesk 2. Telelavoro 3. Formazione 4. Integrazione con applicazioni interne (es. INPS Informa, Ask the Expert, Contact Center) 5. Fruizione servizi in mobilità (ispettori, medici, )

13 Less spending exst.: 5.1M in 3 yrs. Item Anno 1 Anno 2 Anno 3 Dettaglio Costi Licenze Software Deployment servizi base di Lync per tutti e inzio programma di adozione (IM/Presence/AV P2P) Estensione servizi Audio/Video/Web Conference e VOIP Multipunto (per 5000 utenti) 500K 500K 500K Costi Servizi 330K 530 K 1130 K Estensione dei servizi Lync a tutti gli utenti e rimozione completa infrastruttura telefonica e VDC Risparmi quantificabili 120K costi SPC 600 K costi SPC 1400 k costi telefonici e spese viaggio (20% studio Netics) 1320 k costi SPC 3000 k costi telefonici e spese viaggio (20% studio Netics) 2500 k rimozione apparati VDC e VOIP ROI*** +760 K -920 k k Risparmi stimati dallo studio Netics 690 K /anno (50% delle stime Netics sull aumento della produttività per utenti) 3500 K /anno (50% di risparmi ottenibili da studio Netics** per utenti) 7600 K /anno (50% di risparmi ottenibili da studio Netics** per utenti)

14 The 1 year project plan Lync + voice on pdl and mobile Blue print defined for UC Blue print partially implemented Budget definition Collaboration + UC available * Collaboration platform needs to be available

15 In search of the blueprints

16 The state of the art

17 Conservative set up

18 Contemporary set up

19 Towards more agile set up

20 Work in progress office

21 Esoteric devices testing

22 Discarding the past

23 Future steps big achievements

24 Redesign the spaces

25 Measuring the advance STATISTICHE LYNC (SYSTEM USAGE) QUANTITÀ RELATIVE AL VI BIMESTRE 2014 Registration Accesso utenti unici Peer-to-peer Sessioni totali Peer-to-peer Sessioni di audio-video conferenza Totale minuti audio-video conferenza Conference Totale conferenze Totale conferenze audio/video 197 Totale minuti conferenze audio/video 9.564

26 Thank you Giuseppe Cardinale Ciccotti CTO INAIL DCOD Linkedin giuseppeciccotti