Camera del Lavoro Territoriale - Pistoia

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1 Camera del Lavoro Territoriale - Pistoia Al Coordinamento nazionale degli archivi della CGIL Pistoia, 28 marzo 2013 Alla Fondazione Di Vittorio Comitato scientifico Resoconto indagine per l'archiviazione corrente Nei mesi tra agosto e ottobre 2012, sulla spinta delle riflessioni scaturite nel corso del seminario nazionale sull'archiviazione corrente e dopo una breve discussione con la segretaria confederale e con il segretario organizzativo, è stata realizzata nella Camera del Lavoro di Pistoia un'attività di indagine finalizzata all'acquisizione di informazioni sulle pratiche di archiviazione in uso ed alla prima stesura di una bozza di titolario di classificazione. L'indagine veniva condotta attraverso una serie di interviste dirette, faccia a faccia, sulla base di una traccia semi strutturata (Allegato 1), che serviva come foglio di appunti e non è stata consegnata agli intervistati. Si è scelto di limitare il target ai membri della segreteria confederale, al presidente del Comitato direttivo della C.D.L. e ai responsabili dei dipartimenti confederali. La ricerca doveva servire a conoscere lo stato dell'arte rispetto all'archiviazione corrente (pratiche dei singoli, quantità del cartaceo e del digitale, modalità di fruizione dei materiali) in un contesto dove, con l'esclusione degli uffici amministrativi, non è in funzione nessuna pratica condivisa e centralizzata di gestione del flusso documentario. Agli intervistati veniva poi lasciata una prima bozza di titolario, da leggere e riconsegnare completata delle eventuali osservazioni e suggerimenti. La bozza era stata elaborata a partire dal titolario di classificazione di Maria Costa e Maurizio Magri (titolario di Milano), semplificata e aggiornata tenendo conto dei cambiamenti del mondo del lavoro (per es. i contratti atipici) intervenuti nel frattempo. Nella bozza ci si limitava a 3 titoli, articolati su 2 livelli gerarchici di classi e sottoclassi. Dall'indagine è emerso che solo l'ufficio amministrazione ha una propria pratica di archiviazione organica, che comprende tra l'altro la stampa di tutti i documenti (ma non di tutte le comunicazioni via ), già in parte organizzato con titoli, classi e sottoclassi. Sulla base delle proposte per - venute sotto forma di osservazioni alla bozza di titolario lasciata in consultazione si è deciso di far proprio nella sua completezza l'articolazione dell'archivio amministrativo, che riguarda solo il Titolo 1 Classe 11, che si articolava su tre livelli: classe, sottoclasse, tipologia. Questo per due ordini di motivi: 1) Si è considerato efficiente e compatibile il sistema adottato dall'ufficio amministrazione; 2) E' stata valutata impraticabile un'ipotesi di riorganizzazione della prassi archivistica di questo ufficio che avrebbe posto problemi insormontabili. Per quanto attiene il resto dell'organizzazione presa in esame, l'indagine ha rivelato l'esistenza di pratiche disparate e legate ai singoli. Esistono sistemi di conservazione sia del cartaceo che del digitale, ma non sono organici e non sempre sono comunicanti al loro interno anche per quanto at-

2 tiene il singolo funzionario. Chi archivia per tema, chi per nome e cognome, chi per azienda ecc... chi utilizza cartelle create sul gestionale di posta elettronica lotus, chi ha un sistema di cartelle sul proprio computer, chi inserisce documenti nelle cartelle condivise sul server della C.d.L., chi stampa alcuni allegati ecc... Di particolare difficoltà appare essere l'uniformazione del sistema di archiviazione per temi (ammortizzatori, casse integrazioni, accordi ecc...) con quello legato alle aziende (nel fascicolo dedicato all'azienda si trova di tutto: comunicati stampa, accordi, casse integrazioni ecc..). Il problema è inerente sopratutto alla diversa pratica che viene espletata nello svolgimento delle funzioni sindacali. Oltre a questo, se da una parte si è riscontrata l'esigenza di avere un sistema gestionale del flusso documentario, seppur con sensibilità diversificate, dall'altra permane la volontà di poter gestire i propri fascicoli in maniera autonoma, per quanto attiene il nome da assegnarli e la facoltà di aprirli o chiuderli ed i materiali da inserirvi, pur sottostando ad un sistema gerarchico di collocazione. E' stato ritenuto opportuno anche fare il punto della situazione con il responsabile informatico del locale CED, il quale ha evidenziato come sarebbe possibile fare un lavoro finalizzato alla creazione di un sistema di cartelle digitali, gerarchizzato e modellato sul titolario, all'interno del sistema di condivisione cartelle del O.S. Windows, depositato sul server della C.d.L. Anche qui i problemi sono molteplici. Andrebbero configurati limiti di accesso a determinate cartelle, con password, solo per fare un esempio. Concludendo, è stato riscontrato anche un problema di messa a punto e di partenza, che ha portato il lavoro di indagine, che voleva risolversi nella messa in funzione di un sistema di archiviazione corrente da far partire alla data del 1 gennaio 2013, almeno per gli uffici confederali, a fermarsi alla sua prima parte conoscitiva, realizzando tuttavia un titolario di classificazione aggiornato (Allegato 2). Le domande emerse attengono al come calare e rendere funzionale un sistema di archiviazione, sia cartaceo che digitale, all'interno di una struttura sfaccettata e continuamente al lavoro? Quali strumenti tecnici utilizzare? Come impiantare un meccanismo funzionale? Che formazione impartire ai funzionari per renderli in grado di utilizzare un sistema archivistico? Si è deciso pertanto di attendere le novità provenienti dalla Rete nazionale, anche per evitare di svolgere un lavoro su cui poi dover rimettere completamente le mani. Sulla base di quanto emerso alla scorsa riunione del Coordinamento nazionale, di concerto con il Comitato scientifico della Fondazione di Vittorio, il 19 marzo 2013, si invia con questa relazione al gruppo di lavoro costituitosi in tale occasione, come richiesto, la traccia di questionario e il titolario, da considerarsi una bozza con l'avvertenza che si tratta di un modello basato su una Camera del Lavoro, e non sulle categorie, e di dimensioni contenute. Un caro saluto Il responsabile dell'archivio storico CGIL Pistoia Stefano Bartolini Via Puccini, Pistoia (0573) Fax (0573)

3 Allegato 1 - Questionario Nome e cognome Funzioni nell'oo.ss Tipologie di documenti trattati: prodotti ricevuti Pratiche di gestione e conservazione in essere: - esiste una conservazione? - esiste una classificazione? - se si, specificare le diverse modalità in essere: - per il cartaceo - per il digitale - altro L'archivio che ne deriva può essere considerato maggiormente di tipo personale o appartenente all'organizzazione? Esistono pratiche di condivisione dei documenti prodotti e/o ricevuti con il resto dell'organizzazione?

4 Allegato 2 Titolario di classificazione 1 Titolo: AMMINISTRAZIONE E FUNZIONAMENTO DEI SERVIZI 11 Classe: AMMINISTRAZIONE 110 Sottoclasse: Gestione contabile 111 Sottoclasse: Piano dei conti 112 Sottoclasse: Normative amministrative e fiscali 113 Sottoclasse: Scritture d'esercizio 114 Sottoclasse: Bilancio d'esercizio 115 Sottoclasse: Consulenze 116 Sottoclasse: Gestione finanziaria 117 Sottoclasse: Patrimonio 118 Sottoclasse: Società controllate e partecipate 119 Sottoclasse: Economato 1151 Tipologia: Acquisti di beni e servizi 1152 Tipologia: Autorizzazioni e licenze 1153 Tipologia: Contratti di fornitura 1154 Tipologia: Convenzioni 1155 Tipologia: Assicurazioni 1156 Tipologia: Manutenzione 1157 Tipologia: Gestione beni mobili 117 Sottoclasse: Canalizzazioni 118 Sottoclasse: Sottoscrizioni 119 Sottoclasse: Amministrazione del personale 1191 Tipologia: Retribuzioni 1192 Tipologia: Previdenza e assistenza 1193 Tipologia: Ferie 1194 Tipologia: Congedi 1195 Tipologia: Maternità 1196 Tipologia: Prestiti 1197 Tipologia: Distacchi 1198 Tipologia: Categorie speciali 1199 Tipologia: Collaborazioni 12 Classe: TESSERAMENTO 120 Sottoclasse: Varie 121 Sottoclasse: Dati tesseramento 122 Sottoclasse: Campagne tesseramento 13 Classe: GIURIDICO LEGALE 130 Sottoclasse: Varie 131 Sottoclasse: Azioni legali 132 Sottoclasse: Procedure concorsuali 133 Sottoclasse: Consulenze e controllo 14 Classe: FORMAZIONE 140 Sottoclasse: Varie 141 Sottoclasse: Agenzie di formazione 142 Sottoclasse: Politica dei quadri 143 Sottoclasse: Programmi e organizzazione dei corsi 144 Sottoclasse: Materiali di studio e documentazione

5 2 Titolo: ORGANIZZAZIONE, ORGANI STATUTARI, NORME E DIREZIONE POLITICA 21 Classe: STATUTI, REGOLAMENTI E NORME DISCIPLINARI 22 Classe: CONGRESSO 220 Sottoclasse: Varie 221 Sottoclasse: Mozioni e documenti preparatori 222 Sottoclasse: Atti precongressuali 223 Sottoclasse: Norme sulla struttura e sull'elezione degli organismi dirigenti 224 Sottoclasse: Delegati e invitati 225 Sottoclasse: Elezioni organismi congressuali 226 Sottoclasse: Elezione dei delegati al congresso dell'istanza superiore 227 Sottoclasse: Elezione del comitato direttivo 228 Sottoclasse: Elezioni organismi di garanzia 229 Sottoclasse: Mozioni e documenti del congresso confederale territoriale 23 Classe: CONFERENZE DI ORGANIZZAZIONE, PROGRAMMAZIONE E QUADRI 24 Classe: COMITATO DIRETTIVO 240 Sottoclasse: Varie 241 Sottoclasse: Atti e documenti 242 Sottoclasse: Atti e direttive della Presidenza 243 Sottoclasse: Verbali del Comitato direttivo 244 Sottoclasse: Elezioni 245 Sottoclasse: Regolamento 246 Sottoclasse: Convocazione del Comitato direttivo 247 Sottoclasse: Convocazione del Congresso 248 Sottoclasse: Regolamento 249 Sottoclasse: Bilancio 25 Classe: SEGRETERIA, DIREZIONE GENERALE 250 Sottoclasse: Varie 251 Sottoclasse: Atti e direttive di direzione generale 252 Sottoclasse: Atti e direttive di Segreteria 253 Sottoclasse: Atti della Segreteria generale 254 Sottoclasse: Coordinamento strutture 255 Sottoclasse: Gestione del personale, inquadramento e nomine 256 Sottoclasse: Rapporti con le altre strutture sindacali 257 Sottoclasse: Rapporti con le parti sociali 258 Sottoclasse: Rapporti con le strutture superiori 259 Sottoclasse: Affari politici generali e istituzionali 26 CLASSE: ORGANIZZAZIONE 260 Sottoclasse: Varie 261 Sottoclasse: Atti e direttive organizzative 262 Sottoclasse: Dipartimenti 263 Sottoclasse: Comitato esecutivo 264 Sottoclasse: Servizi 265 Sottoclasse: Strutture decentrate 266 Sottoclasse: Enti collegati 267 Sottoclasse: Eventi collettivi 267 Sottoclasse: Logistica

6 27 Classe: ORGANI DI CONTROLLO 270 Sottoclasse: Varie 271 Sottoclasse: Collegio dei sindaci 272 Sottoclasse: Ispettori 273 Sottoclasse: Comitato di garanzia 274 Sottoclasse: Collegio statutario 28 Classe: RELAZIONI ESTERNE 280 Sottoclasse: Varie 281 Sottoclasse: Conferenze stampa 282 Sottoclasse: Comunicati stampa 283 Sottoclasse: Compagne di informazione 284 Sottoclasse: Periodici 285 Sottoclasse: Comunicazione web 3 Titolo: COMPETENZE SPECIFICHE 31 Classe: RELAZIONI INDUSTRIALI 310 Sottoclasse: Varie 311 Sottoclasse: Diritti 312 Sottoclasse: Rappresentanza 313 Sottoclasse: Precarietà 314 Sottoclasse: Partecipazione 315 Sottoclasse: Concertazione 316 Sottoclasse: Contrattazione 317 Sottoclasse: Costo del lavoro e retribuzioni 318 Sottoclasse: Pensioni 319 Sottoclasse: Enti bilaterali 32 Classe: ORGANIZZAZIONE DEL LAVORO 320 Sottoclasse: Varie 321 Sottoclasse: Orario di lavoro 322 Sottoclasse: Tempi e metodi 323 Sottoclasse: Salute, sicurezza e condizioni di lavoro 324 Sottoclasse: Lavoro atipico 325 Sottoclasse: Ristrutturazione aziendale 326 Sottoclasse: Riconversione produttiva 327 Sottoclasse: Innovazione tecnologica, ricerca e sviluppo 328 Sottoclasse: Corsi di formazione e di aggiornamento 33 Classe: MERCATO DEL LAVORO 330 Sottoclasse: Varie 331 Sottoclasse: Occupazione 332 Sottoclasse: Disoccupazione 333 Sottoclasse: Esclusione e discriminazione 334 Sottoclasse: Genere 335 Sottoclasse: Giovani 336 Sottoclasse: Diverse abilità 337 Sottoclasse: Interventi legislativi e normativi 338 Sottoclasse: Politiche attive 339 Sottoclasse: Ammortizzatori

7 34 Classe: PROGRAMMAZIONE ECONOMICA E POLITICHE SETTORIALI 340 Sottoclasse: Varie 341 Sottoclasse: Politiche economiche europee e nazionali 342 Sottoclasse: Programmazione regionale, provinciale e degli enti locali 343 Sottoclasse: Industria 344 Sottoclasse: Agricoltura e agroindustria 345 Sottoclasse: Terziario 346 Sottoclasse: Energetico 347 Sottoclasse: Aziende pubbliche e parapubbliche 348 Sottoclasse: Cooperative 349 Sottoclasse: Piccole imprese e artigianato 35 Classe: TERRITORIO 350 Sottoclasse: Varie 351 Sottoclasse: Ambiente 352 Sottoclasse: Politiche abitative 353 Sottoclasse: Mobilità 354 Sottoclasse: Infrastrutture 355 Sottoclasse: Servizi sociali 356 Sottoclasse: Istruzione 357 Sottoclasse: Servizi municipalizzati 358 Sottoclasse: Beni culturali 359 Sottoclasse: Sport e tempo libero 36 Classe: WELFARE 360 Sottoclasse: Varie 361 Sottoclasse: Sanità 362 Sottoclasse: Previdenza 363 Sottoclasse: Assistenza 364 Sottoclasse: Ammortizzatori sociali 365 Sottoclasse: Terzo Settore 37 Classe: STATO E PUBBLICA AMMINISTRAZIONE 370 Sottoclasse: Varie 371 Sottoclasse: Riforme dello Stato e della Pubblica Amministrazione 372 Sottoclasse: Fisco e politica di bilancio 373 Sottoclasse: Giustizia e legalità 374 Sottoclasse: Ordine pubblico e sicurezza 375 Sottoclasse: Autonomie locali 38 Classe: RELAZIONI INTERNAZIONALI 380 Sottoclasse: Varie 381 Sottoclasse: Solidarietà internazionale 382 Sottoclasse: Pace 383 Sottoclasse: Migranti 384 Sottoclasse: Cooperazione e sviluppo 385 Sottoclasse: Rapporti con le organizzazioni sindacali estere e internazionali

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