Dipartimento per gli Affari di Giustizia Direzione Generale della Giustizia Civile Ufficio I. Nota

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1 Dipartimento per gli Affari di Giustizia Direzione Generale della Giustizia Civile Ufficio I Nota Prot. n. m_dg.dag u Ai Sigg. Presidenti delle Corti di Appello Loro sedi Ai Sigg. Procuratori Generali della Repubblica Loro sedi Al Sig. Procuratore Nazionale Antimafia Roma E P.C. All'Ispettorato Generale del Ministero della Giustizia Roma Alla Direzione Generale del Personale e della Formazione Ufficio VI Al Ministero dell'economia e delle Finanze Dipartimento della Ragioneria Generale dello Stato Ispettorato Generale di Finanza, Ufficio XIV Via XX Settembre, Roma OGGETTO: Regolazione e rimborso dei pagamenti ex art. 183 del Testo Unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di spese di giustizia. Problematiche inerenti al rimborso dei pagamenti anticipati da Poste Italiane spa. Con riferimento agli adempimenti contabili, rendicontazione, rimborsi e controlli, relativi ai pagamenti effettuati per spese di giustizia, si trasmette la nota prot. n in data 15 maggio 2006 con la quale il Ministero dell'economia e delle Finanze, Dipartimento della Ragioneria Generale dello Stato, Ispettorato Generale di Finanza, ha fornito opportuni chiarimenti in merito alle sottoindicate problematiche evidenziate dai funzionari delegati per le spese di giustizia. 1. Rimborso dei pagamenti anticipati da Poste Italiane spa in presenza di carenza della documentazione necessaria a giustificare la regolarità della spesa o in presenza di pagamenti ritenuti irregolari per fatto ascrivibile a responsabilità degli uffici giudiziari. 2. Problematiche relative alla trasmissione in sede di rendiconto della documentazione giustificativa dei pagamenti eseguiti. 3. Documentazione da allegare ai rendiconti. 4. Smarrimento del modello di pagamento da parte degli uffici postali dopo il pagamento.

2 5. Emissione del modello di pagamento contenente tutti gli elementi di cui all'art. 177 del D.P.R. 115/02 ma non conforme allo schema di cui all'allegato n. 2 del citato D.P.R. Le SS.VV. sono pregate di portare a conoscenza del funzionario delegato per le spese di giustizia i chiarimenti forniti, con l'allegata nota, dalla Ragioneria Generale dello Stato, nonché di dare massima diffusione della medesima a tutti gli uffici del distretto parimenti interessati all'iter procedurale del rimborso dei pagamenti effettuati per spese di giustizia. Roma, 29 maggio 2006 IL DIRETTORE GENERALE Alfonso Papa ALLEGATI : Allegato 1 Allegato 1 MINISTERO DELL'ECONOMIA E DELLE FINANZE Dipartimento della Ragioneria Generale dello Stato Ispettorato Generale di Finanza Ufficio XIV Roma, 15 maggio 2006 Prot. n Al Ministero dell'economia e delle Finanze Dipartimento della Ragioneria Generale dello Stato Ispettorato Generale di Finanza Ufficio XIV Al Ministero della Giustizia Dipartimento per gli Affari di Giustizia Direzione Generale della Giustizia Civile Via Arenula, ROMA Alle Ragionerie Provinciali dello Stato LORO SEDI e, per conoscenza, a Poste Italiane S.P.A. Divisione Bancoposta Direzione Imprese ed Enti Servizio Pubbliche Amministrazioni Centrali Viale Europa, ROMA

3 Alla Corte dei Conti Ufficio Controllo Contabilità Spese di Giustizia Via Guidubaldo Del Monte, ROMA OGGETTO: Regolazione e rimborso dei pagamenti ex art.183 del Testo Unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di spese di giustizia. Problematiche inerenti al rimborso dei pagamenti anticipati da Poste italiane S.p.A.. Con la nota in riferimento codesto Dicastero ha segnalato una serie di problematiche in ordine ai pagamenti ed ai rimborsi delle spese di giustizia, rilevate e rappresentate dai propri Uffici e dai propri funzionari delegati. Al riguardo occorre anzitutto premettere che la maggior parte delle questioni trovano origine nel particolare iter procedurale di tali spese, rispetto a quello di tutte le altre amministrate da funzionari delegati, per le quali un unico agente provvede alla liquidazione, all'ordinazione ed al pagamento. La procedura relativa alle spese di giustizia prevede, invece, l'intervento di tre differenti attori, con diversificate e separate responsabilità, i quali, distintamente, provvedono: uno alla liquidazione ed all'ordinazione, un altro al pagamento ed un terzo al rimborso. Soltanto il soggetto che provvede al rimborso riveste la qualifica di funzionario delegato ed è obbligato alla resa del rendiconto amministrativo di cui all'art. 60 della legge di contabilità di Stato. Di conseguenza, la fase di controllo, anche se esercitata su un unico prospetto contabile (rendiconto) presentato dal soggetto finale del procedimento amministrativo, deve necessariamente esaminare e separare le diverse responsabilità che intervengono nell'iter procedurale. Va precisato, inoltre, che lo scrivente ha già avuto modo di intervenire puntualmente sulla gestione amministrativo contabile delle spese in argomento, in ossequio a quanto specificatamente disciplinato dal D.P.R. 30 maggio 2002, n. 115 (Titolo II Capi I, II, III, IV e V articoli dal n. 173 al n. 189), con la circolare n. 53 del 15 dicembre 2003, alla quale si rimanda per una più completa disamina dell'intera materia. In relazione ai quesiti posti nei singoli punti della lettera in argomento, si forniscono i chiarimenti richiesti. 1. Rimborso dei pagamenti anticipati da Poste italiane S.p.A. in presenza di carenza della documentazione necessaria a giustificare la regolarità della spesa o in presenza di pagamenti ritenuti irregolari per fatto ascrivibile a responsabilità degli uffici giudiziari. E' stato chiesto di chiarire se il funzionario delegato sia tenuto a rimborsare le spese di giustizia anticipate da Poste italiane S.p.A. in carenza della documentazione necessaria a giustificare la regolarità della spesa o in presenza di pagamenti ritenuti irregolari per fatto non ascrivibile a responsabilità degli uffici postali. Al fine di dare esito alla problematica, è necessario ricordare un'altra anomalia dell'iter procedurale dei pagamenti di spese di giustizia, dovuta alla circostanza che la documentazione probatoria della spesa, per espressa previsione dell'art. 77 del citato T.U. n. 115/2002, non accompagna il modello di pagamento contenente l'ordine di pagare emesso dall'ufficio giudiziario e da questi trasferito all'ufficio postale per l'esecuzione, ma viene trasmessa direttamente dallo stesso ufficio giudiziario al funzionario delegato. L'ufficio postale esegue i pagamenti esclusivamente sulla base del modello di pagamento pervenutogli dall'ufficio giudiziario, dopo averne accertato la regolarità formale e verificato che contenga tutti gli elementi indicati nell'art. 177, comma 1, del citato T.U. n. 115/2002. E' evidente, pertanto, che nessun addebito può essere mosso ad un ufficio postale per la mancanza o lo smarrimento di atti relativi alla liquidazione della spesa e, pertanto, Poste italiane S.p.A. ha diritto ad ottenere il rimborso delle somme anticipate. Per le medesime motivazioni, identico diritto deve essere riconosciuto alla citata Società in presenza di una irregolare e/o erronea liquidazione della spesa eseguita dall'ufficio giudiziario. Gli adempimenti degli uffici postali, infatti, non contemplano la revisione della liquidazione e l'esame della documentazione. In ambedue i casi, non potendosi ascrivere alla responsabilità dell'ufficio postale la carenza, la mancanza o lo smarrimento di documentazione e l'irregolare o errata liquidazione, il funzionario delegato deve disporre il pagamento in favore di Poste italiane S.p.A., non potendosi legittimamente negarle il diritto al rimborso delle somme anticipate. Lo stesso funzionario delegato, però, deve formalmente comunicare all'ufficio giudiziario e, per conoscenza, alla competente Ragioneria provinciale dello Stato, le carenze o le irregolarità rilevate, ai fini delle conseguenti iniziative.

4 1. Carenza di documentazione La mancanza o la carenza di documentazione può essere rilevata dal funzionario delegato, in sede di verifica della corrispondenza tra il prospetto riepilogativo ed i relativi modelli di pagamento, che deve essere effettuato "anche sulla base della documentazione" a lui pervenuta, come recita l'art. 183 del T.U. Nel caso di carenza di atti, l'ufficio giudiziario, su comunicazione del funzionario delegato, deve provvedere ad integrare la documentazione entro i termini di presentazione del rendiconto (25 luglio per il rendiconto del primo semestre e 25 gennaio per quello del secondo semestre dell'esercizio di riferimento), affinché possa esservi allegata prima dell'inoltro alla Ragioneria provinciale dello Stato. Anche nell'ipotesi di mancata integrazione della documentazione, il funzionario delegato inoltrerà il rendiconto, corredato anche della corrispondenza intercorsa, alla Ragioneria provinciale dello Stato la quale, ove null'altro abbia a rilevare, ne darà discarico. La mancata integrazione della documentazione di supporto produrrà l'irregolarità della spesa, con la conseguente configurazione di ipotesi di responsabilità patrimoniale a carico del responsabile dell'ufficio giudiziario, da segnalare alla Procura regionale della Corte dei conti, sia, in prima istanza, da parte del funzionario delegato, sia, in caso di inerzia, da parte della Ragioneria provinciale dello Stato, la quale, in ogni caso, avrà il compito di vigilare sull'evolversi della questione in senso favorevole per lo Stato. Ove la carenza di documentazione giustificativa della spesa fosse rilevata in sede di controllo dalla Ragioneria provinciale dello Stato, questa deve provvedere a richiederne l'integrazione all'ufficio giudiziario che ha disposto il pagamento - con comunicazione estesa per conoscenza al funzionario delegato - fissando un termine perentorio per l'adeguamento. Poiché l'irregolarità non è ascrivibile a carico dell'ufficio postale o del funzionario delegato, la Ragioneria provinciale darà comunque discarico del rendiconto, provvedendo, poi, ad unirvi gli ulteriori documenti prodotti dall'ufficio giudiziario, prima dell'eventuale trasmissione alla Corte dei conti. Naturalmente, come già detto, in caso di mancato adempimento rimarrà impregiudicata l'adozione di tutte le iniziative volte a tutelare gli interessi dell'erario. 2. Errata liquidazione della spesa. Nel caso di errata liquidazione della spesa, ascrivibile, quindi, all'ufficio giudiziario e non all'ufficio postale, il funzionario delegato rimborserà a Poste italiane S.p.A. le somme anticipate e comunicherà le irregolarità rilevate all'ufficio giudiziario, affinché proceda al recupero delle somme indebitamente percepite dal beneficiario. La comunicazione va inoltrata, per conoscenza, alla Ragioneria provinciale dello Stato ed alla Procura regionale della Corte dei conti. Il funzionario delegato provvederà, quindi, ad inoltrare il proprio rendiconto, corredato anche della sopra richiamata segnalazione, alla stessa Ragioneria provinciale dello Stato, la quale, ove non rilevi ulteriori anomalie, ne darà discarico. Ove l'irregolarità fosse rilevata, in sede di controllo, dalla Ragioneria provinciale dello Stato, questa provvede a segnalarla all'ufficio giudiziario che ha emesso l'ordine di pagamento, con comunicazione estesa per conoscenza al funzionario delegato ed alla Procura regionale della Corte dei conti. Non appena ricevuta la comunicazione da parte del funzionario delegato o della Ragioneria provinciale dello Stato, il responsabile dell'ufficio giudiziario avvierà immediatamente la procedura di recupero della somma irregolarmente liquidata, invitando il beneficiario a riversarla, entro un termine perentorio, alla competente Sezione di tesoreria provinciale dello Stato, con imputazione al capitolo afferente alle entrate eventuali e diverse dello stato di previsione dell'entrata del Ministero della giustizia, ovvero disponendo la corrispondente ritenuta sugli eventuali emolumenti cui l'indebito percettore avesse diritto. Ove il recupero nelle forme descritte risultasse infruttuoso, l'ufficio giudiziario dovrà procedere all'iscrizione a ruolo per il recupero coattivo delle somme in argomento. Nel caso che anche l'esecuzione forzata non desse risultati positivi, il responsabile dell'ufficio giudiziario che eseguì l'irregolare liquidazione dovrà provvedere a rifondere allo Stato la somma indebitamente pagata. In tutto l'iter descritto l'attività di vigilanza e di controllo della Ragioneria provinciale dello Stato dovrà essere costante, esercitando una continua azione di sollecitazione e di stimolo per le parti e provvedendo a relazionare periodicamente la Corte dei conti sullo stato del contesto, comunicandole gli esiti finali ai fini dell'archiviazione della pratica o delle eventuali azioni di competenza in sede giurisdizionale.

5 Riassumendo: 3. qualora risulti che l'ufficio postale abbia legittimamente pagato sulla base e nel rispetto dei propri compiti e dei propri obblighi fissati dal T.U. n. 115/2002, il funzionario delegato deve provvedere a rimborsare a Poste italiane S.p.A. le somme anticipate; 4. il funzionario delegato non ha potere di esame del merito o della legalità delle spese; i suoi adempimenti, già analiticamente indicati nella citata circolare n. 53/2003, si estrinsecano in: a. verifica della corrispondenza tra il prospetto riepilogativo ed i modelli di pagamento in esso elencati; b. accertamento della correttezza formale dei modelli di pagamento e verifica che gli stessi siano debitamente quietanzati e che portino allegata l'eventuale delega per il pagamento a soggetto diverso dal beneficiario; c. verifica della tempestività del pagamento prima del decorso del termine di decadenza; d. verifica del contenuto del prospetto riepilogativo, coerente con le indicazioni dell'art. 182 del T.U.; 5. il funzionario delegato e l'ufficio postale non possono essere ritenuti responsabili della errata liquidazione delle somme da pagare; pertanto, sia il pagamento, sia il rimborso devono essere giudicati regolari e legittimi; 6. nel caso sopra contemplato, anche il rendiconto del funzionario delegato deve considerarsi regolare e la Ragioneria provinciale dello Stato deve ammetterlo a discarico, inviandolo alla Corte dei conti, qualora rientri nei programmi di controllo della competente Sezione regionale; 7. le irregolari o errate liquidazioni di somme da pagare devono essere direttamente contestate all'ufficio giudiziario che le ha disposte e non possono dar luogo a rilievi sul rendiconto del funzionario delegato; le irregolarità devono essere comunque segnalate alla Procura regionale della Corte dei conti; 8. la mancata regolarizzazione della documentazione da parte dell'ufficio giudiziario produce l'illegittimità della relativa spesa, con conseguente responsabilità patrimoniale, da segnalare alla Procura regionale della Corte dei conti; 9. il mancato recupero e riversamento nella tesoreria statale delle somme indebitamente pagate determina danno erariale da denunciare alla Procura regionale della Corte dei conti. 2. Problematiche relative alla trasmissione in sede di rendiconto della documentazione giustificativa dei pagamenti eseguiti. E' stato posto il problema se il funzionario delegato sia tenuto a conservare agli atti dell'ufficio, unitamente ai prospetti riepilogativi ed ai modelli di pagamento, anche copia della documentazione giustificativa della spesa, atteso che gli originali vengono uniti al rendiconto inviato alla Ragioneria provinciale dello Stato., con la conseguente esigenza di effettuare migliaia di riproduzioni di documenti, con un notevole dispendio di risorse umane e finanziarie. Riguardo a tale problematica si fa presente, in via preliminare, che i rendiconti relativi a pagamenti di spese di giustizia possono rientrare nei programmi del controllo a campione delle Ragionerie provinciali dello Stato, a norma dei decreti del Ministro dell'economia e delle finanze 10 marzo 2004 e 4 agosto 2005, emanati ai sensi dell'art. 9, comma 9, del D.P.R. 20 aprile 1994, n. 367, con le modalità fissate dalle circolari dell'ispettorato generale di finanza n. 26 del 7 giugno 2004, n. 32 del 26 ottobre 2005 e n. 38 del 30 novembre Secondo le disposizioni citate, i funzionari delegati devono trattenere presso di loro, con debito di custodia, la documentazione giustificativa delle spese e produrre alle Ragionerie provinciali, a richiesta di queste, soltanto i documenti relativi ai rendiconti che, essendo inclusi nei programmi semestrali di controllo, verranno sottoposti a riscontro amministrativo contabile sistematico. Pertanto, soltanto nel caso di espressa richiesta delle Ragionerie Provinciali i funzionari delegati devono presentare anche la documentazione giustificativa della spesa e viene meno, quindi, la necessità immediata della riproduzione dei documenti, eventualmente limitando le copie ai soli atti afferenti ai rendiconti richiesti dalla Ragioneria provinciale dello Stato. Per quanto riguarda la conservazione agli atti dell'ufficio dei soli prospetti riepilogativi con i relativi ordini di pagamento e non anche della copia della documentazione giustificativa delle spese è una problematica interna all'amministrazione e non coinvolge gli organi di controllo. Si ritiene che non sia necessario che i funzionari delegati abbiano espressa autorizzazione a non conservare copia degli atti allegati al rendiconto da trasmettere alla Ragioneria provinciale dello Stato, avendo ampia e legittima facoltà di decidere in merito.

6 Ciò, anche nel caso che codesta Amministrazione non intenda intervenire con idonee disposizioni al riguardo. Nella considerazione, poi, che la documentazione giustificativa della spesa debba essere presentata soltanto su richiesta della Ragioneria provinciale, le problematiche connesse alla riproduzione degli atti avranno minore impatto sulla funzionalità degli uffici, anche per i funzionari delegati che decidano di conservare copia della documentazione inviata alla Ragioneria provinciale. 3. Documentazione da allegare ai rendiconti. E' stato chiesto di precisare se ai rendiconti deve essere allegata la documentazione in copia conforme oppure in originale. A norma dell'art. 333 del regolamento di contabilità generale dello Stato, va precisato che al rendiconto vanno allegati tutti i documenti necessari a giustificare la regolarità della spesa, con ciò intendendosi, ovviamente, che i documenti devono essere prodotti in originale, anche, ma non solo, al fine di evitare falsificazioni o riutilizzo fraudolento di documenti. E' stato osservato da codesta Amministrazione che in molti casi la documentazione giustificativa delle spese di giustizia deve rimanere conservata nel fascicolo processuale, in quanto presupposto di successivi atti di natura giurisdizionale ed esecutiva. In tali casi, risultando prevalenti le esigenze di natura giurisdizionale, rispetto a quelle contabili e di controllo, l'ufficio giudiziario può produrre copia degli atti, con il vincolo della certificazione della loro conformità agli originali e dell'attestazione della necessità della conservazione dei documenti originali nel fascicolo processuale. 4. Smarrimento del modello di pagamento da parte degli uffici postali dopo il pagamento. Riguardo a tale problematica è stato chiesto di conoscere se può essere eseguito il rimborso di quei titoli di pagamento che sono andati smarriti presso gli uffici postali dopo il pagamento e, comunque, prima della rendicontazione al funzionario delegato. L'art. 590, comma 2, delle istruzioni generali sui servizi del tesoro dispone che i documenti autorizzativi di spese di giustizia, smarriti dopo il pagamento e prima della presentazione al rimborso, non sono rinnovabili. Ciò sembrerebbe escludere il diritto al rimborso di Poste italiane S.p.A. nel caso che il titolo di pagamento venga smarrito dagli uffici postali o dalle Filiali della citata società, prima della presentazione del relativo prospetto riepilogativo al funzionario delegato. In tal caso mancherebbe la certezza dell'effettivo pagamento, comprovabile dalla quietanza del percettore delle somme. Tuttavia, qualora l'avvenuto pagamento all'effettivo beneficiario, entro i termini prescritti e con le modalità previste, fosse incontrovertibilmente provato, difficilmente potrebbe essere negato che Poste italiane S.p.A., soggetto giuridico di diritto privato, abbia titolo al rimborso; in un eventuale giudizio. Si ritiene che nella fattispecie considerata Poste italiane S.p.A. possa richiedere formalmente il rimborso producendo la seguente documentazione: a. copia certificata conforme al modello di pagamento rilasciata dall'ufficio giudiziario; b. attestazione dell'ufficio postale di eseguito pagamento, con l'indicazione della data e delle generalità del beneficiario; c. originali, o copie certificate conformi, dei documenti che comprovano l'eventuale accreditamento della somma sul c/c postale o bancario del beneficiario; d. dichiarazione del beneficiario, resa davanti a pubblico ufficiale, attestante l'acquisizione della somma, di cui rende quietanza definitiva. 5. Emissione del modello di pagamento contenente tutti gli elementi di cui all'art. 177 del D.P.R. n. 115/2002, ma non conforme allo schema di cui all'allegato n. 2 del citato D.P.R. E' stato segnalato che alcuni uffici giudiziari, mediante l'utilizzo di applicativi non forniti dall'amministrazione, procedono all'emissione di modelli di pagamento, che, sebbene contengano tutti gli elementi previsti dall'art. 177 del T.U. n. 115/2002, non riproducono fedelmente lo schema di cui all'allegato n. 2 allo stesso Testo Unico. Al riguardo, si ritiene che il vincolo della corrispondenza del modello di pagamento allo schema allegato al T.U. sia soddisfatto qualora ne sia assicurata la conformità sostanziale, anche se per ragioni di ordine meccanografico non può essere rispettata la fedeltà squisitamente formale al prototipo di riferimento. Pertanto, qualora il modello di pagamento contenga tutti gli elementi previsti nell'allegato n. 2 al T.U., deve ritenersi perfettamente valido ed idoneo ad esplicare i suoi effetti giuridici e contabili.

7 Si rappresenta, però, la necessità che le modifiche ai modelli contabili o la loro produzione informatica sia autorizzata da questa Ragioneria generale dello Stato, Ispettorato generale di finanza, ai sensi dell'art. 646 del regolamento di contabilità generale dello Stato. Il RAGIONIERE GENERALE DELLO STATO F.to Canzio