h 04 formazione ASCOT WEB GESTIONE INDIRIZZI
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1 1 23 ASCOT WEB GESTIONE INDIRIZZI
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3 Tutti i diritti riservati. Proprietà INSIEL SpA. Materiale ad uso esclusivamente didattico. h sommario 1 GENERALITA Note generali per la gestione del campo CAP GESTIONE TABELLE Gestione parametri ente (TA011) GESTIONE INDIRIZZI PERSONE FISICHE Visura Cittadini (RERIC) Gestione mai residenti (GE013) GESTIONE INDIRIZZO PER I RESIDENTI ALL ESTERO GESTIONE INDIRIZZI PER LE PERSONE GIURIDICHE Gest. persona giuridica o associazione (GE011) GESTIONE INDIRIZZO PER I RESIDENTI IN ITALIA INSERIMENTO DELL INDIRIZZO FUORI COMUNE INSERIMENTO DELL INDIRIZZO DELLA SEDE LEGALE GESTIONE INDIRIZZO PER I RESIDENTI ALL ESTERO GESTIONE RECAPITI PER I CONTRIBUENTI Gestione scheda anagrafica contribuente (GE031) GESTIONE INDIRIZZO PER I RESIDENTI ALL ESTERO... 22
4 4 23 LEGENDA VOCI/PULSANTI CAMPI MESSAGGI FINESTRE DI DIALOGO ATTENZIONE Le voci o i pulsanti su cui fare CLIC sullo schermo sono stampati in grassetto tra virgolette o in <<grassetto tra parentesi >> I campi sono descritti in corsivo tra virgolette Sono riportati in corsivo Questo simbolo evidenzia un contenuto da leggere con attenzione Riferimento alla schermata in cui eseguire l azione 1 Fare CLIC su Esegui l accesso Azione da eseguire Numero progressivo della schermata di esempio 1 CLIC Schermata tratta dall applicazione Azioni da eseguire, con indicazione dei punti in cui farlo o aree rilevanti della schermata
5 GENERALITA I soggetti passivi, ovvero coloro i quali sono tenuti al versamento dell imposta possono essere classificati, a seconda delle loro caratteristiche, in : - persone fisiche che si suddividono a loro volta in residenti, gestiti dall Anagrafe e non residenti (denominate mai residenti ) non conosciuti dall Anagrafe e pertanto inseriti direttamente dall ufficio Tributi; - persone giuridiche; Per poter assoggettare una persona fisica e/o giuridica ad un tributo, imposta, tassa, tariffa, o altro o canone, questa deve essere conosciuta da AscotWeb come contribuente ovvero deve essere contraddistinta da un codice univoco. Le funzioni dei tributi gestiscono gli indirizzi esclusivamente per le persone fisiche non conosciute dai servizi demografici del comune ( mai residenti ). Tutte le altre categorie di contribuenti (residenti, residenti fuori comune, residenti all estero, cancellati, deceduti) sono gestite esclusivamente dagli uffici dell anagrafe comunale e, su di essi, gli uffici tributi non possono intervenire se non per registrare un recapito diverso dal domicilio fiscale tramite la funzione <GE031> (nella seconda pagina). Per la consultazione delle informazioni relative alle persone fisiche residenti nel comune, è possibile utilizzare la funzione propria dell Anagrafe Visura cittadini <RERIC>. Le persone fisiche mai residenti, possono essere inserite o modificate dall Ufficio Tributi tramite la funzione <GE013>. Non è possibile effettuare la cancellazione di un mai residente. Le persone giuridiche sono gestite dall Ufficio Tributi che può inserire i loro dati, variarli e cancellarli (qualora non siano legati ad una posizione, ruolo, bollettazione) tramite la funzione <GE011> ove è possibile memorizzare la sede dell attività sia nel comune (tramite l indirizzo codificato), sia fuori comune. Le persone giuridiche, infatti, non sono gestite dagli uffici anagrafe. I contribuenti in Ascot Web sono gestiti tramite la funzione <GE031> in cui è registrato il recapito cui inviare la corrispondenza relativa ai Tributi. Solitamente in questo contesto è memorizzata la sede legale per le persone giuridiche. La presenza di un recapito prevale su tutti gli altri indirizzi registrati nel sistema Tributi. Il recapito è legato a uno specifico tributo per cui, a ogni tributo, va associato il corretto indirizzo, altrimenti la corrispondenza riguardante quel tributo, sarà inviata al domicilio fiscale della persona fisica residente (<RERIC>), mai residente (<GE013>) o giuridica (<GE011>).
6 6 23 In questo contesto, assume particolare rilevanza la corretta compilazione dell indirizzo utilizzato per l invio della corrispondenza dei tributi tramite posta ordinaria. La presenza di dati scorretti o la mancanza di informazioni importanti inficia la gestione automatica dell imbustamento e aumenta i costi di spedizione addebitati dell Ente Poste. Il formato dell indirizzo per i Tributi, trae origine dal formato previsto per l anagrafe, ovvero risulta composto di tre righe, ciascuna delle quali assume un preciso significato. Inoltre, essendo gestito il tri-linguismo, per ciascuna delle tre righe sono presenti ulteriori due righe per la traduzione in altra lingua. La prima riga dell indirizzo è utilizzata per registrare il nominativo presso il quale inviare la corrispondenza (nel caso in cui si tratti di un soggetto diverso dal contribuente registrato). La seconda riga è utilizzata per registrare la via e la terza, il comune e la provincia. In fase di stampa delle lettere, le prime due righe dell indirizzo sono concatenate mentre la terza (solitamente corretta) è lasciata separata. L indirizzo è registrato diversamente a seconda che si tratti di persone fisiche o giuridiche residenti (che includono i residenti all estero) o non residenti. Per i residenti nel comune, l indirizzo è codificato secondo quanto previsto dal viario comunale ovvero: il codice identificativo della lingua ovvero, nei comuni ove sia attivato, consente la ricerca nel viario degli indirizzi inseriti nella seconda e terza lingua configurata; un codice identificativo della frazione; un codice identificativo della via; un codice identificativo del numero civico e del barrato. la codifica del comune e del CAP.
7 7 23 Per i non residenti inseriti dai Tributi invece, la compilazione delle tre righe è gestita completamente dall ufficio che inserisce la persona fisica o giuridica e questo, nel tempo, ha generato disallineamenti e incompletezze che si ripercuotono nella generazione delle lettere da inviare ai contribuenti. Le tre righe dell indirizzo, infatti, sono stringhe di caratteri la cui compilazione è libera, non vi è un formato di compilazione obbligatorio, pertanto in questo manuale saranno analizzate tutte le operazioni necessarie per la corretta gestione delle stesse. Per la gestione dei comuni esteri non esiste una codifica generalizzata come previsto per i comuni italiani. L Istat codifica esclusivamente gli stati e pertanto, la registrazione delle città estere nel data base Ascot Web segue la codifica stabilita da ciascun ufficio anagrafe. Per una più puntuale gestione delle residenze estere, in <GE031> la codifica di comune estero sarà separata da quella prevista per i comuni italiani. 1.1 Note generali per la gestione del campo CAP Il CAP rappresenta in modo sintetico e preciso l in riguardante la destinazione degli invii postali e pertanto è indispensabile riportarlo in modo corretto su ogni tipo di corrispondenza per consentire il trattamento automatico degli invii e, in generale, rendere il recapito della corrispondenza più puntuale e veloce ottimizzando la qualità del servizio. L assenza di un valore corretto nel campo CAP rende, infatti, impossibile il trattamento automatico degli invii da parte di Poste Italiane. Ciascuna cifra del CAP assume un significato ben preciso secondo la posizione occupata. Nello specifico la quarta e la quinta cifra, individuano la zona CAP cittadina. Il valore 00 è ammesso esclusivamente per i capoluoghi di provincia minori (per esempio Gorizia) che non sono stati suddivisi per zone CAP cittadine. Costituisce eccezione la città di Cesena che non è sede del Capoluogo, ma è suddivisa in zone CAP. Le città suddivise in zone postali sono: ALESSANDRIA, ANCONA, BARI, BERGAMO, BOLOGNA, BRESCIA, CAGLIARI, CATANIA, CESENA, FERRARA, FIRENZE, FOGGIA, FORLI', GENOVA, LA SPEZIA, LIVORNO, MESSINA, MILANO, MODENA, NAPOLI, PADOVA, PALERMO, PARMA, PERUGIA, PESARO, PESCARA, PIACENZA, PISA, RAVENNA, REGGIO CALABRIA, REGGIO EMILIA, RIMINI, ROMA, SALERNO, TARANTO, TORINO, TRENTO, TRIESTE, VENEZIA, VERBANIA, VERONA. Il sistema Ascot Web Tributi inserisce automaticamente il CAP sulla base del codice del comune inserito nelle maschere di gestione e pertanto, nel caso delle città non suddivise in zone, sarà inserito il CAP con le ultime due cifre impostate a zero. In questi casi è di rilevante importanza l inserimento del CAP corretto negli appositi campi.
8 GESTIONE TABELLE 2.1 Gestione parametri ente (TA011) Questa funzione gestisce i dati descrittivi dell'ente. La funzione si trova all interno del menù Definizione dei tributi (tabelle) <TR> sotto la voce Ente, causali, specie validità <TR01>. 1 Selezionare Gestione parametri Ente (TA011) per accedere 1 Doppio-CLIC per accedere alla funzione Per la corretta impostazione degli indirizzi è fondamentale la scelta del valore da far assumere ai due parametri utili per la gestione degli stessi. Il campo Indirizzo obbligatorio per le persone giuridiche valorizzato a Y richiede che nella funzione Gestione Ditte (GE011) sia reso obbligatorio almeno uno degli indirizzi presenti per la persona giuridica. Il campo Obbligo di valorizzazione del comune di residenza evidenzia se nella funzione Gestione Mai residenti (GE013) il comune di residenza (codice ISTAT) sia obbligatorio. 2 Valorizzare gli indicatori per la gestione degli indirizzi in GE011 e GE013 2
9 GESTIONE INDIRIZZI PERSONE FISICHE 3.1 Visura Cittadini (RERIC) La funzione si trova all interno del menù Contribuenti e posizioni (GE) sotto la voce Registrazione soggetto d imposta (GE01). 3 Selezionare Visura cittadini (RERIC) per accedere 3 CLIC per accedere alla funzione La funzione, propria dell Anagrafe, gestisce l'inserimento e la variazione delle informazioni dei cittadini residenti, residenti fuori comune, residenti all estero, cancellati e deceduti. Le informazioni riportate, sono solo in visura e pertanto non possono essere modificate dall ufficio Tributi Gestione mai residenti (GE013) La funzione si trova all interno del menù Contribuenti e posizioni (GE) sotto la voce Registrazione soggetto d imposta (GE01). 5 Selezionare Gestione mai residenti (GE013) per accedere
10 CLIC per accedere alla funzione La funzione consente l'inserimento e la variazione delle informazioni dei mai residenti, ovvero delle persone fisiche non presenti nell'anagrafe dei cittadini residenti, ma che sono comunque inserite negli archivi anagrafici poiché contribuenti dell'ente. 6 L indirizzo si compone di varie parti nessuna delle quali è obbligatoria: Il nominativo presso di cui va recapitata la corrispondenza (1), la descrizione estesa della via, incluso il numero civico (2), il CAP/ZIP (3), la località, incluso il codice della provincia (4), il codice Istat del comune (5), la decodifica del codice Istat del comune (6). 7 Per i comuni che utilizzano ancora il servizio messo a disposizione da Equitalia Servizi Spa per la stampa/invio ai contribuenti dei tributi ARSU/TIA/TARES/TARI tramite il tracciato record 290 o
11 esteso, si fa presente che il succitato tracciato non prevede un campo distinto per l indicazione del presso e pertanto è necessario inserire il nome del destinatario nel campo Via, prima della via, prestando attenzione al numero di caratteri inseriti (massimi 50). Per i comuni che utilizzano la bollettazione (lettera accompagnatoria e modello F24), il problema non sussiste in quanto i tracciati di interfaccia con l Ente Poste Italiane Spa prevedono lo specifico campo. Si consiglia di compilare tutti i campi con attenzione onde evitare problemi nella memorizzazione degli indirizzi che si possono ripercuotere nell invio della corrispondenza ai contribuenti. Nel campo Via va inserita la via, il numero civico e l eventuale barrato inclusi gli eventuali interno/piano/scala (come indicato nell help on line). 8 Il campo CAP/ZIP è protetto dalla digitazione. E inserito solo se la persona fisica è stata registrata come mai residente dagli uffici anagrafe in cui è presente la tabella di decodifica. Per la compilazione del campo Cod.C. esiste un apposita lista valori contenente i codici Istat dei comuni italiani ed esteri. La decodifica è automaticamente riportata nel campo (6). 9 Nel campo città deve essere inserito il codice del CAP della località nel caso in cui sia diverso da quello codificato nella tabella. Poiché vi sono alcune applicazioni che non leggono correttamente la decodifica del codice comune (campo cod.c ) nel campo città vanno SEMPRE indicati il comune e la provincia. La corretta compilazione dell indirizzo è pertanto la seguente. 10
12 GESTIONE INDIRIZZO PER I RESIDENTI ALL ESTERO Per la registrazione del domicilio estero per una persona fisica, si consiglia di utilizzare sempre il recapito in <GE031>.
13 GESTIONE INDIRIZZI PER LE PERSONE GIURIDICHE 4.1 Gest. persona giuridica o associazione (GE011) La funzione si trova all interno del menù Contribuenti e posizioni (GE) sotto la voce Registrazione soggetto d imposta (GE01). 11 Selezionare Gest.persona giuridica o associazione (GE011) per accedere 11 Doppio-CLIC per accedere alla funzione La funzione consente l'inserimento, la variazione e la cancellazione dei dati anagrafici delle persone giuridiche e delle associazioni. 12 Nella funzione, sono presenti tre indirizzi, ciascuno dei quali ha un significato diverso. Il primo indirizzo (identificato dall etichetta Indir ) è l indirizzo riservato per le persone giuridiche con sede legale nel comune. E codificato sulla base del viario comunale.
14 14 23 Il secondo indirizzo (identificato dal blocco Fuori com. c/o ) è riservato per la memorizzazione del domicilio per le persone giuridiche con sede fuori comune. Il terzo indirizzo (identificata dal blocco Sede leg. c/o ) è riservato per l indicazione dell eventuale sede legale, qualora posta fuori dal comune. Attualmente non è utilizzato. Essendo l indirizzo della sede legale quello a cui va inviata tutta la corrispondenza dei tributi, è obbligatorio memorizzarlo come recapito in <GE031>. Se è presente l indirizzo codificato, questo prevale sugli altri due indirizzi eventualmente inseriti. Non è possibile inserire esclusivamente l indirizzo della sede legale. Deve essere obbligatoriamente inserito l indirizzo dell attività (nel comune o fuori comune). L inserimento della sola sede legale è bloccato dal sistema e l errore è segnalato in calce allo schermo GESTIONE INDIRIZZO PER I RESIDENTI IN ITALIA INSERIMENTO DELL INDIRIZZO NEL COMUNE L indirizzo nel comune è codificato sulla base delle tabelle inserite dagli uffici anagrafe per la gestione del viario del comune. Si compone di varie parti nessuna delle quali è obbligatoria: il codice della frazione (1), il codice della via (2), la descrizione della frazione e/o della via (3), il numero civico (4), il barrato (5), dell interno/scala/corte (6), CAP (7), Comune (8). Per la compilazione di questi campi, esistono le specifiche liste valori il cui contenuto è riempito sulla base dei valori inseriti nelle tabelle previste per il viario comunale. Non è possibile inserire valori non presenti nelle liste valori. E necessario rivolgersi agli operatori dell ufficio anagrafe per aggiungere la nuova codifica in tabella. Si fa presente che, qualora nella lista valori sia presente il valore 99 MAI RESIDENTE questo è riservato esclusivamente alla gestione degli indirizzi degli immobili per i quali l indicazione del numero civico è obbligatoria, e pertanto NON DEVE essere utilizzato per la gestione degli indirizzi delle persone giuridiche.
15 CODICE DELLA FRAZIONE (1) inserendo un valore in questo campo, è automaticamente riportata la sua descrizione (3). E possibile, qualora conosciuto, digitare direttamente il codice della frazione (senza passare per la lista valori). Qualora sia digitato un codice non previsto, il sistema segnala l errore nell ultima riga dello schermo. 15 CODICE DELLA VIA (2) inserendo un valore in questo campo, è automaticamente riportata la sua descrizione (3) che va a ricoprimento dell eventuale descrizione associata alla frazione. DESCRIZIONE DELLA FRAZIONE E/O DELLA VIA (3) questo campo è protetto e non è possibile modificare il suo valore che deriva dalla decodifica della frazione o della via. NUMERO CIVICO (4-5) il numero civico si compone di due parti: il numero e l eventuale barrato. Per la sua compilazione è presente una lista valori (se esistente per quella frazione/via). INTERNO/SCALA/CORTE (6) per la sua compilazione è presente una lista valori (se esistente per quella frazione/via/numero civico). CAP (7) e Comune (8) sono protetti dall aggiornamento e sono inseriti direttamente dal sistema. Non è possibile inserire un indirizzo non codificato nel viario. In questi casi è necessario rivolgersi all ufficio Anagrafe per la sistemazione del viario comunale INSERIMENTO DELL INDIRIZZO FUORI COMUNE L indirizzo per la gestione dei residenti fuori comune è composto dai campi: indirizzo (1), codice comune (2-3-4). 16 Per la compilazione del campo indirizzo, è prevista una lista valori il cui contenuto è impostato sulla base dei valori già inseriti per quel campo. E possibile inserire direttamente l indirizzo senza passare per la lista valori così come inserire un indirizzo non previsto nella lista valori. Particolare rilevanza assume la compilazione del campo CAP, specialmente per le città divise in zone postali dove ogni zona ha un suo CAP.
16 16 23 L errata impostazione di questo campo produce l errata registrazione dell indirizzo nel sistema. Il sistema inserisce automaticamente il campo CAP (6) sulla base del codice del comune (campo Cod.C ). Per le città divise in zone postali, è inserito con le ultime due cifre a zero. (es ). Per tali città il CAP della zona dovrà essere inserito nel campo CAP (5). 17 Lo stesso risultato è possibile ottenerlo anteponendo il codice del CAP all indirizzo come di seguito indicato 18 Non inserendo alcun CAP nel campo CAP o anteposto all indirizzo, per le città suddivise in zone postali, il CAP sarà memorizzato in maniera scorretta INSERIMENTO DELL INDIRIZZO DELLA SEDE LEGALE L indirizzo per la gestione della sede legale, qualora sia posta in un comune diverso da quello della sede dell attività, è composto dai campi: indirizzo (1), città (2).
17 Per la compilazione del campo indirizzo, è prevista una lista valori il cui contenuto è impostato sulla base dei valori già inseriti per quel campo. E possibile inserire direttamente l indirizzo senza passare per la lista valori così come inserire un indirizzo non previsto nella lista valori. Nel campo città va inserito il comune preceduto dal codice del CAP e seguito dal codice della provincia. Inserendo nel campo città il solo comune, l indirizzo registrato sarà incompleto 21 Questo indirizzo non è attualmente utilizzato. L indirizzo della sede legale, se fuori comune, deve essere inserito come recapito in <GE031> GESTIONE INDIRIZZO PER I RESIDENTI ALL ESTERO Per registrare un domicilio estero, deve essere utilizzato il blocco Fuori com.: con il seguente criterio: nel campo indir. va inserito l indirizzo della sede estera completo di numero civico. Il campo CAP deve essere lasciato non impostato. nel campo cod.c. va inserita la città estera ove locata la sede. Per la compilazione di questo campo esiste un apposita lista valori gestita dall ufficio anagrafe. Qualora la città estera non sia presente nella lista valori associata al campo cod.c, deve esserne richiesto l inserimento all ufficio anagrafe. 22
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19 GESTIONE RECAPITI PER I CONTRIBUENTI 5.1 Gestione scheda anagrafica contribuente (GE031) La funzione si trova all interno del menù Contribuenti e posizioni (GE) sotto la voce Registrazione posizione contributiva (GE03). 23 Selezionare la voce Gestione scheda anagrafica contribuente (GE031) 23 Doppio-CLIC per accedere alla funzione La funzione consente la gestione della scheda anagrafica del contribuente ovvero l inserimento o la modifica delle informazioni anagrafiche relative al contribuente in relazione ai Tributi. 24 Nella seconda pagina, sono presenti i campi indirizzo per la registrazione del recapito del contribuente.
20 Il recapito completo, prevale su tutti gli altri indirizzi registrati in Ascot Web in <RERIC>, <GE013>, <GE011> come indirizzo di recapito di qualsiasi documento (lettera, avviso di accertamento, notifica, F24 ecc) che il Comune invia a quel contribuente. L indirizzo si compone di varie parti nessuna delle quali è obbligatoria: Il nome presso di cui va recapitata la corrispondenza (1). la descrizione estesa della via (2), il numero civico (3), il barrato (4), il codice di avviamento postale (5) la località (6) il codice della provincia (7) il codice Istat del comune (8) la decodifica del codice Istat del comune (9) 26 La compilazione dei campi è libera. Non sono associate liste valori e per questo è particolarmente importante una compilazione accurata. Si consiglia di compilare tutti i campi con attenzione per evitare la registrazione errata nel data base Ascot Web. Nel campo c/o va inserito il nominativo presso di cui va recapitata la corrispondenza.
21 21 23 Si fa presente che, nel caso di tributo TARI, il campo c/o NON E LETTO e pertanto il nome del destinatario va inserito nel campo Via, prima della via, prestando attenzione al numero di caratteri inseriti (al massimo 50). Nel campo Via va inserita la via dove recapitare la corrispondenza al contribuente. Il numero civico va diviso dall eventuale barrato. Il numero si registra nel campo (3), il barrato nel campo (4). Particolare rilevanza assume la compilazione del campo CAP per le città divise in zone postali dove ogni zona ha un suo CAP. In questo caso, il campo CAP deve essere sempre compilato con il CAP relativo alla zona in cui si trova la via, non deve essere mai inserito il CAP con le ultime due cifre a zero. (es ). 27 Qualora non sia presente alcun valore nel campo CAP, il sistema lo inserisce automaticamente sulla base del codice del comune (campo Cod.Com. ). Per le città divise in zone postali, è inserito con le ultime due cifre a zero. (es ). L errata compilazione del campo CAP genera un indirizzo di spedizione non gestibile in maniera automatica dall ente Poste Italiane. 28 Per la compilazione del campo Cod.Com. esiste un apposita lista valori contenente i codici Istat dei comuni italiani ed esteri. La decodifica è automaticamente riportata nel campo (9). Possono essere inseriti solamente i comuni presenti nella lista valori. Come sotto evidenziato, l assenza del campo fa sì che il recapito sia registrato in maniera incompleta generando, nello stesso tempo, un indirizzo di spedizione non gestibile in maniera automatica dall ente Poste Italiane.
22 GESTIONE INDIRIZZO PER I RESIDENTI ALL ESTERO La registrazione di un recapito estero deve essere fatta secondo il seguente criterio: nel campo Via va inserito l indirizzo, qualora conosciuto, del contribuente. Nel campo Nr va inserito il numero civico, qualora conosciuto, del contribuente e l eventuale barrato. i campi Città e CAP vanno lasciati vuoti. Nel campo Cod.Com va inserita la città estera di residenza. Per la sua compilazione esiste un apposita lista valori. Lo stato sarà automaticamente decodificato sulla base di quanto presente nella tabella associata alla lista valori. Possono essere inseriti solamente i comuni presenti nella lista. Qualora la città estera non sia presente nella lista valori associata al campo Cod.cm, deve esserne richiesto l inserimento in tabella all ufficio anagrafe. 30
23 Tutti i diritti riservati. Proprietà INSIEL SpA. Materiale ad uso esclusivamente didattico. h Compilato: Nome Cognome (Progettista) Barbara Milazzi Rivisto: Nome Cognome (Progettista) Stefano Goi Autorizzato: Nome Cognome (Responsabile Formazione Clienti)? Versione: 1 Variante: codice corso: WTRIP.doc data 16 dicembre 2014
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