TAVOLA ROTONDA: Esperienze a confronto

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1 CONFERENZA ANNUALE SBBL 16 novembre 2010 TAVOLA ROTONDA: Esperienze a confronto

2 CENTRO DOCUMENTAZIONE BIOMEDICA A.O. NIGUARDA Il personale sanitario dell A.O. Niguarda è costituito da: dirigenti sanitari circa tra infermieri, fisioterapisti, tecnici sanitari Il patrimonio documentale storico è costituto fondamentalmente da collezioni cartacee di circa 1600 riviste, alcune delle quali dal 1947

3 CENTRO DOCUMENTAZIONE BIOMEDICA - A.O. NIGUARDA Fino alla fine degli anni 90 la biblioteca è stata gestita da un solo bibliotecario, con funzioni di gestione degli abbonamenti, catalogazione e collocazione dei periodici, fotocopiatura di articoli e, occasionalmente, richiesta di articoli attraverso il circuito ACNP. Dalla fine degli anni 90 la biblioteca è coordinata da un medico, sotto la Direzione Sanitaria, che ha promosso un primo sviluppo attraverso: - Organizzazione di numerosi corsi sulla EBM - Ampliamento ( ) della biblioteca con personale specializzato dedicato a: Creazione di un archivio informatizzato Ricerche bibliografiche Avvio del passaggio carta-online degli abbonamenti ai periodici Sviluppo del Document Delivery anche attraverso SBBL

4 Tra il 2002 e il 2003 lo sviluppo della biblioteca subisce una battuta di arresto; nonostante la ferma opposizione del coordinatore, il personale specializzato (a contratto) viene sostituito da due interni amministrativi con quasi nessuna competenza nella gestione di servizi bibliotecari. Fino al 2003 il servizio di richieste di articoli via SBBL, in misura comunque limitata, è gestito unicamente dal personale della biblioteca, il solo ad avervi accesso diretto (con password).

5 Dal 2001 vengono messi a disposizione i primi abbonamenti online (alcuni abbonamenti diretti e alcuni su piattaforma OVID). La necessità di contenere la spesa porta ad operare una prima selezione dei periodici ricorrendo ai dati di utilizzo, che cominciano ad essere raccolti sistematicamente. Si arriva ad una prima parziale riduzione della spesa ad (2003).

6 Si evidenziano peraltro queste necessità: - far conoscere più capillarmente le risorse disponibili - promuovere un accesso online autonomo alle risorse (cfr. resistenze degli utenti nel passaggio carta-online) - abilitare gli utenti ad un uso corretto delle banche dati - condividere criteri oggettivi per il mantenimento o l acquisizione di risorse La nuova direzione sanitaria, particolarmente attenta e sensibile a dare nuovo impulso alla biblioteca e promuovere un maggior utilizzo delle risorse per l autoaggiornamento, dalla fine del 2003 affianca al coordinatore della biblioteca un documentalista, con lo scopo di sviluppare i servizi della biblioteca. Le sempre più ampie funzioni e attività svolte, portano a ridefinire la biblioteca come Centro di Documentazione Biomedica

7 Dalla fine del 2003 il Centro Documentazione Biomedica sviluppa il suo intervento secondo tre direzioni : - RAZIONALIZZAZIONE DELLE RISORSE - FORMAZIONE - SVILUPPO DEI SERVIZI

8 1. RAZIONALIZZAZIONE DELLE RISORSE Vengono individuati precisi criteri, approvati dalla Direzione Sanitaria e condivisi con i responsabili di strutture complesse, con la finalità di : - Incentivare l utilizzo delle risorse possedute - Eliminare le risorse inutilizzate o ridondanti - Contenere la spesa - Acquisire nuove risorse

9 RAZIONALIZZAZIONE DELLE RISORSE Spesa per abbonamenti Spesa per abbonamenti a periodici Dal 2004 SBBL fornisce progressivamente alcune collezioni online (con mantenimento da parte di Niguarda di un cosiddetto print value ) e alcune banche dati

10 RAZIONALIZZZAIONE: SPESA PER PERIODICI SPESA PER DIRIGENTE SANITARIO La razionalizzazione relativa ai periodici è stata possibile anche grazie a: - Acquisizione progressiva di collezioni di riviste online via SBBL - Implementazione del servizio di Document Delivery

11 RAZIONALIZZAZIONE - Spesa periodici Spesa reale Spesa senza intervento Lineare (Spesa senza intervento) Lineare (Spesa reale) Per la spesa senza intervento sono considerati i soli aumenti editoriali (n di abbonamenti fisso dal 2003) Per la spesa reale negli anni successivi al 2009 sono considerati i soli aumenti editoriali (n di abb.ti invariato dal 2009)

12 RAZIONALIZZAZIONE DELLE RISORSE La minor spesa sostenuta ha permesso di acquisire nuove risorse: - Banca dati EBM di supporto alle decisioni in ambito clinico (Dynamed) - Estensione a tutto il personale di MICROMEDEX, fondamentale banca dati su farmacologia e tossicologia - Banca dati con Prontuario Terapeutico Nazionale e gestione del Prontuario Terapeutico Aziendale - Upgrade al full text di CINAHL - Upgrade al full text di MEDLINE - Collezioni di periodici - Gestore di bibliografie

13 2. FORMAZIONE Tra il 2003 e il 2010 il personale del Centro Documentazione Biomedica ha condotto 65 corsi residenziali (dal 2007 con crediti ECM), per un totale di 970 partecipanti di cui: 629 dirigenti sanitari 341 altro personale sanitario (infermieri, tecnici della riabilitazione, ecc.)

14 FORMAZIONE Obiettivi: Far conoscere i servizi e le risorse disponibili Diffondere l utilizzo dei servizi offerti da SBBL (in particolare l uso del Metacrawler per la ricerca bibliografica su Medline e il servizio di DD) Implementare l utilizzo delle banche dati SBBL (Embase, Cochrane, Cinahl, Codifa) Oltre ai corsi residenziali, la formazione è stata condotta anche: - A livello individuale, sui servizi SBBL e sull uso del Metacrawler, in occasione del rilascio di password per l accessi ai servizi SBBL - Nell ambito di gruppi di miglioramento, eventi formativi organizzati dai Dipartimenti

15 3. SVILUPPO DEI SERVIZI A) Attivazione (2005) della biblioteca virtuale Sistema di accesso autenticato (proxy) alle risorse utilizzabile anche extra rete aziendale; dal 2006 la biblioteca virtuale si sviluppa come portale, mettendo a disposizione molti link verso siti di utilità clinica, selezionati secondo criteri di qualità delle informazioni scientifiche in essi contenuti (registri di CT, Linee-guida, siti certificati HON, motori di ricerca, ecc.)

16 Centro Documentazione Biomedica

17 Attivazione (2005) della biblioteca virtuale ACCESSI AL PORTALE DEL CENTRO DOCUMENTAZIONE BIOMEDICA da casa; da casa; da casa; Dato 2010 parziale (gen-ott) dall'azienda; 2452 dall'azienda; 2257 dall'azienda; Il portale viene utilizzato più frequentemente extra rete aziendale (88,5 % degli accessi)

18 Attivazione (2005) della biblioteca virtuale N UTILIZZATORI DEL PORTALE UTILIZZATORI DIVERSI EXTRA AZIENDA EXTRA RETE AZIENDALE Le risorse online sono utilizzate extra rete aziendale da un numero crescente di utenti

19 SVILUPPO DEI SERVIZI B) Diffusione dell accesso ai servizi SBBL PASSWORD RILASCIATE (progressione) (Dato a novembre 2010) L 80% delle pw sono state richieste da dirigenti sanitari. La diffusione è stata favorita dalla formazione e dal passaparola innescatosi grazie alla qualità dei servizi offerti

20 SVILUPPO DEI SERVIZI C) Catalogo SBBL e servizio di Document Delivery Dal 2004 inserimento del posseduto cartaceo ed online nel catalogo collettivo SBBL (a partire dalle riviste attive, progressivamente in estensione al patrimonio storico ) Dal 2008 il Centro Documentazione di Niguarda eroga il servizio di DD alle biblioteche SBBL (è tra i maggiori erogatori)

21 SVILUPPO DEI SERVIZI D) Ricerche bibliografiche Vengono effettuate: - Dai documentalisti scientifici su indicazioni degli utenti - Insieme agli utenti Le ricerche sono effettuate su banche dati, siti specializzati, registri di CT, linee-guida

22 Lo sviluppo della formazione, della biblioteca virtuale (accesso anche da casa) e dei servizi SBBL ha favorito un più ampio utilizzo delle banche dati e dei periodici. TOTALE ACCESSI AL FULL TEXT (Riviste Biblioteca + riviste SBBL) La media di consultazioni è passata da 20 (2003) a 80 (2009) per dirigente sanitario (le consultazioni delle altre figure sanitarie sono in crescita, ma ancora limitate)

23 SVILUPPO DEI SERVIZI E) Settore multimediale Il personale sanitario viene supportato nella comunicazione dei risultati dell attività clinica attraverso la realizzazione di : - Poster - Presentazioni in slides - Realizzazione di documenti multimediali

24 SVILUPPO DEI SERVIZI F) Pubblicazioni scientifiche Raccolta sistematica in un database accessibile anche sul web dei lavori scientifici realizzati da autori appartenenti al A.O. Niguarda e pubblicati su periodici indicizzati dalle più importanti banche dati biomediche

25 SVILUPPO DEI SERVIZI G) Archivio Open Access Nasce dalla necessità di condividere più ampiamente con la comunità scientifica i risultati di quell attività clinica di particolare interesse non ancora strutturata per un eventuale pubblicazione e che rimane dunque sconosciuta all esterno e non valorizzata. Il progetto, in fase di sviluppo, prevede l indicizzazione in un archivio dedicato e aperto al web di casi clinici, protocolli, immagini diagnostiche non ancora pubblicati.

26 RAPPORTI CON SBBL Dalla fine del 2003 i rapporti con SBBL si sono sempre più intensificati, passando da collaborazioni estemporanee con il CRC, alla partecipazione a progetti insieme ad altre Aziende Sanitarie, alla promozione di iniziative di ampia portata (es. razionalizzazione), alla conduzione della formazione richiesta a SBBL da diverse strutture. Al cospicuo patrimonio storico progressivamente messo a disposizione del Sistema SBBL, va inoltre aggiunta una intensa attività di Document Delivery svolta dal Centro Documentazione Biomedica a favore delle srutture di SBBL. Anche per questo ruolo sempre più attivo all interno di SBBL, dal 2010 Niguarda fa parte del Comitato di Gestione.