Microsoft. Le soluzioni e i servizi. Microsoft Lync Server Unified Communication e Collaboration 2013

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1 Unified Communication e Collaboration 2013 Microsoft Unified Communication e Collaboration rappresentano due pilastri nella visione Microsoft per la produttività, che si concretizza in un insieme di soluzioni e tecnologie che la Casa americana mette a disposizione in modalità on-premises, on the cloud e ibrida, lasciando così alle imprese la libertà di scegliere l'architettura che meglio si confà alle loro esigenze. La strategia per la Unified Communication di Microsoft ruota attorno alle famiglie di soluzioni Lync, Exchange e SharePoint che garantiscono l efficienza operativa con una gran parte delle infrastrutture aziendali esistenti. Attraverso le proprie soluzioni di Unified Communication Microsoft fornisce un'esperienza unificata che integra servizi di messaggistica istantanea, conferenza audio, video e Web, condivisione del desktop, collaborazione in tempo reale basata sulla presenza e chiamate vocali dal proprio computer. Le soluzioni e i servizi Microsoft Lync Server 2013 Risale al 2007 il lancio di Office Communication Server, la piattaforma unificata che ha posto le basi per lo sviluppo futuro dell'offerta di Microsoft in ambito UCC. L'evoluzione di quella soluzione (insieme a Microsoft Communications Online e Microsoft Communicator) ha portato alla gamma di prodotti Microsoft Lync e alla nuova generazione di servizi Microsoft per la comunicazione unificata e la collaboration, che sono parte integrante della visione vendor per la produttività personale e aziendale. Lync Server 2013 e il client software Lync sono distribuiti come una piattaforma unificata e amministrati attraverso una singola infrastruttura di gestione, riunendo i diversi modi in cui le persone comunicano e rimangono in contatto indipendentemente dalla loro ubicazione fisica. Le caratteristiche di messaggistica istantanea e presenza vengono installate automaticamente in ogni distribuzione di Lync Server, mentre è possibile scegliere se implementare le funzionalità di conferenza, Enterprise Voice e accesso remoto. 1

2 Microsoft In sintesi, le principali funzionalità fornite da Lync Server sono: Instant Messaging (IM) e presenza. Lync Server fornisce una piattaforma di Instant Messaging con la cronologia delle conversazioni e supporta la connettività per messaggistica immediata anche con gli utenti delle reti pubbliche di IM. Inoltre, mette a disposizione funzioni evolute di rilevamento della Presenza con stati quali: disponibile, occupato, torno subito e non disturbare. Conferenza. Lync Server include il supporto per la conferenza tramite IM, audio, Web, video e la condivisione di applicazioni. Tutti questi tipi di riunione sono supportati con un singolo client. Lync Server supporta anche la conferenza "dial-in", in modo che gli utenti della rete telefonica pubblica commutata (PSTN) possano prendere parte in audio ai meeting. Enterprise Voice. Enterprise Voice è l'offerta VoIP di Lync Server che mette a disposizione un'opzione vocale per migliorare o sostituire i sistemi tradizionali a centralino (PBX). In aggiunta alle funzioni di telefonia di un IP PBX, Enterprise Voice mette a disposizione funzionalità di presenza, IM, collaborazione e meeting. I tasti di selezione rapida personalizzati sono sostituiti dalle Liste di Contatti il collegamento di "intercomunicazione" viene sostituito con l'im. Supporto per utenti remoti. È possibile fornire le funzionalità di Lync Server agli utenti che si trovano al di fuori dei firewall dell'organizzazione distribuendo loro dei server chiamati "Edge Server"; questi utenti remoti possono connettersi alle conferenze utilizzando un personal computer con Lync 2013 installato, un telefono o utilizzando un'interfaccia Web. Supporto dei client mobili. Con i servizi di mobilità di Lync Server, gli utenti possono accedere alle funzionalità di Lync utilizzando dispositivi Apple ios, Android, Windows Phone o telefoni cellulari Nokia e sono in grado di eseguire attività quali l'invio e la ricezione di messaggi istantanei, visualizzare i contatti e lo stato di presenza. Integrazione con altri prodotti. Gli strumenti di meeting di Lync Server si integrano con Outlook per consentire di pianificare una riunione o avviare una conferenza improvvisata. Anche le informazioni di presenza sono integrate in Outlook e SharePoint. 2

3 Unified Communication e Collaboration 2013 Gestione semplificata. Lync Server offre strumenti di gestione della configurazione centralizzata che si avvalgono dell'interfaccia di amministrazione Web based denominata Lync Server Control Panel; disponibile anche uno strumento di gestione "command-line" (Lync Server Management Shell). Microsoft Lync Microsoft Lync è il client per la comunicazione unificata utilizzato con Microsoft Lync Server o con Lync Online (quest'ultimo disponibile nella suite cloud Microsoft Office 365). Questo client prevede un dashboard che semplifica l'individuazione e l'utilizzo di funzioni di ampia diffusione quali la tastiera del telefono, la segreteria telefonica visiva, l'elenco dei contatti e l'elenco delle conversazioni attive. Lync utilizza la ricerca per competenza basata su Microsoft SharePoint, per agevolare la ricerca di persone con le caratteristiche adatte alle proprie esigenze. Nella ricerca per competenza è possibile immettere parole chiave per produrre un elenco di esperti dell'organizzazione con le qualità che si stanno cercando, per poi contattarli direttamente tramite Lync. Per impostazione predefinita è possibile visualizzare informazioni sulla presenza (quali persone sono disponibili, non sono al computer, non sono disponibili o sono offline) in Microsoft Outlook, SharePoint e altre applicazioni di Office che è possibile utilizzare per avviare una conversazione dall'applicazione. La connettività per la messaggistica istantanea pubblica consente di aumentare la quantità di persone contattabili, in quanto permette di connettersi con alcune reti IM pubbliche come MSN/Windows Live, Yahoo!, AOL e Google Talk. Grazie alla funzionalità di squillo simultaneo di Lync è possibile fare in modo che le chiamate vengano ricevute dal proprio telefono cellulare, dal proprio telefono di casa o da un altro numero telefonico, oltre che dal proprio client desktop. Lync include funzionalità predefinite di condivisione del desktop e delle applicazioni, prevede la possibilità di caricare file di PowerPoint e una gestione avanzata della lavagna, compresa la possibilità di copiare e incollare immagini e altri contenuti. È possibile pianificare riunioni e 3

4 Microsoft confermare la propria partecipazione a esse con un solo clic in Outlook o nel promemoria di riunione. È inoltre possibile raggruppare i partecipanti in una sala di attesa virtuale per maggiore sicurezza e controllo. La scheda Conversazioni contiene la cronologia delle interazioni con i contatti in Lync. È possibile scegliere di salvare messaggi istantanei per tenere traccia delle proprie comunicazioni. Lync conserva, inoltre, la cronologia delle telefonate ricevute ed effettuate, che vengono elencate insieme ai numeri telefonici per consentire una rapida consultazione. In tal modo, è possibile riprendere una conversazione con il contesto originale ed entrambi i partecipanti possono visualizzare la cronologia nella finestra di conversazione. Se una conferenza o una chiamata viene interrotta, è possibile riaccedervi dalla scheda Conversazioni senza comporre nuovamente il numero telefonico o cercare l'invito alla riunione. Microsoft Lync Online Microsoft Lync Online è la soluzione che fornisce servizi di messaggistica istantanea, telepresenza, audio e videoconferenza e chiamate vocali tra pc come componente del pacchetto Office 365. Le organizzazioni possono acquistare Lync Online come servizio autonomo di Microsoft Office 365 oppure come parte della suite Office 365 for Enterprises che include Lync Online, Microsoft Exchange Online, Microsoft SharePoint Online, Microsoft Office Professional Plus e Microsoft Office Web Apps. Le organizzazioni che sottoscrivono Lync Online mantengono il controllo sui servizi di collaborazione che offrono agli utenti, senza l'onere operativo di gestire un software server "on-premises". L'utilizzo di Lync Online prevede che Lync sia ospitato su server multitenant che supportano più clienti contemporaneamente; questi server sono collocati all'interno dei data center Microsoft e sono accessibili agli utenti attraverso un'ampia gamma di dispositivi sia dall'interno della rete corporate sia attraverso Internet. Le funzionalità di Lync Online consentono di offrire la possibilità ai propri clienti di partecipare alle "conference call" Lync anche se non sono utenti di Office 365 o di Lync Online. 4

5 Unified Communication e Collaboration 2013 Microsoft Exchange Server 2013 Microsoft Exchange Server è la soluzione Microsoft per una comunicazione unificata che integra diverse modalità (tramite via Web, rete mobile e così via) per accedere a , Instant Messaging, voice mail, fax, calendario, contatti e ai dati relativi alla propria attività lavorativa. La comunicazione e la collaborazione si sono evolute in modo significativo da quando è stato rilasciato il primo Server Exchange sviluppato da Microsoft: è cambiato il modo in cui gli utenti comunicano e accedono alla posta e sono pressoché scomparsi i vincoli legati alle prestazioni della CPU. Per mitigare tale vincolo, Exchange 2007 era diviso in diversi ruoli del server che consentivano la scalabilità attraverso la separazione dei server ma ora gli obiettivi di progettazione principali di Exchange 2013 sono divenuti la facilità del ridimensionamento, l'utilizzo dell'hardware e l'isolamento degli errori. Per questo motivo in Exchange 2013 il numero di ruoli del server è stato ridotto a due: il ruolo del Client Access server e del Mailbox server (mentre attualmente non esiste una versione Exchange 2013 del server Edge Transport). Il Mailbox server gestisce tutta l'attività per le mailbox attive e include i protocolli di accesso client, i servizi di trasporto, il database Mailbox e la messaggistica unificata. Il Client Access server è un thin server che fornisce l'autenticazione, il reindirizzamento limitato e i servizi proxy e prevede tutti i protocolli di accesso client normalmente disponibili ovvero HTTP, POP e IMAP, SMTP. Le funzionalità di Exchange 2013 sono progettate per: Supportare una forza lavoro multigenerazionale. L'integrazione sociale e la semplificazione della ricerca dei contatti sono importanti per gli utenti. La ricerca avanzata apprende dal comportamento di comunicazione e collaborazione degli utenti per migliorare e definire la priorità dei risultati della ricerca in Exchange. Inoltre, con Exchange 2013, gli utenti possono unire i contatti da più origini per ottenere una singola visualizzazione di una persona, collegando le informazioni sul contatto estratte da molteplici posizioni. Fornire un'esperienza più interattiva. Microsoft Outlook 2013 e Microsoft Outlook Web App hanno un aspetto totalmente nuovo. Outlook Web App pone l'accento su un'interfaccia utente 5

6 Microsoft semplificata che supporta anche l'uso del tocco, migliorando l'esperienza dei dispositivi mobili con Exchange. Integrarsi con SharePoint e Lync. Exchange 2013 offre un'integrazione superiore con Microsoft SharePoint 2013 e Microsoft Lync 2013 attraverso le mailbox del sito e In-Place ediscovery. Insieme, questi prodotti offrono un ventaglio di funzionalità che supportano l'ediscovery aziendale e la collaborazione tramite l'utilizzo delle mailbox del sito. Favorire la compliance. La compliance e l'ediscovery rappresentano una sfida per molte organizzazioni. Exchange 2013 aiuta a trovare e cercare dati non solo in Exchange, ma nell'intera organizzazione. Grazie alle sue capacità di ricerca e indicizzazione è possibile eseguire ricerche in Exchange 2013, Lync 2013, SharePoint 2013 e nei file server Windows. Inoltre, le funzioni di Data Loss Prevention aiutano a identificare, monitorare e proteggere i dati sensibili attraverso un'analisi approfondita del contenuto. Offrire una soluzione resiliente. Exchange 2013 si basa sull'architettura di Exchange Server 2010 ed è stato riprogettato per facilitare il ridimensionamento, l'utilizzo dell'hardware e l'isolamento degli errori. Exchange 2013 offre un elevato livello di integrazione con SharePoint 2013 e Lync 2013; per esempio Lync Server 2013 può archiviare il contenuto in Exchange 2013 e utilizzare Exchange 2013 come archivio dei contatti. Office SharePoint Server 2013 Office SharePoint Server è un applicazione server che permette di migliorare la collaborazione, disporre di funzioni per la gestione del contenuto, implementare processi aziendali e abilitare l'accesso a informazioni essenziali per i processi e gli obiettivi aziendali. Tramite i modelli e le caratteristiche di cui dispone è possibile creare siti che supportano la pubblicazione di contenuti specifici e la gestione del contenuto stesso. Per esempio, è possibile creare sia siti a livello enterprise (quali siti presenza Internet o portali) oppure siti specializzati (per esempio archivi o aree di lavoro per riunioni). Questi siti consentono di collaborare e condividere informazioni con altre persone, sia all'interno sia all'esterno della propria organizzazione. 6

7 Unified Communication e Collaboration 2013 Inoltre, è possibile utilizzare Office SharePoint Server per svolgere la ricerca di persone, documenti e dati, per progettare processi aziendali basati su moduli e farne parte, nonché per accedere e analizzare grossi volumi di dati aziendali. Tra le modalità operative abilitate da Office SharePoint Server vi sono le seguenti. La collaborazione con altre persone della propria organizzazione. È possibile, per esempio, condividere calendari di eventi o raccolte di documenti, utilizzare blog e creare knowledge base gestite dagli utenti. Creare siti personali, in cui è possibile gestire e condividere informazioni con altri utenti. Ricercare rapidamente persone, competenze e dati nei database e nelle applicazioni aziendali. Per esempio, cercando nei siti personali della propria intranet è possibile scoprire che un collega ha una competenza o un interesse specifico, anche se non lo si conosce personalmente. Gestire documenti, record e contenuto Web per sviluppare una procedura, per esempio per ritirare o far scadere i documenti dopo un determinato periodo di tempo. Archiviare moduli aziendali XML che si integrano con i database o altre applicazioni aziendali. Pubblicare report, elenchi e KPI (Key Performance Indicators) collegandosi a applicazioni aziendali di business. Office SharePoint Server è stato ideato per interagire in modo trasparente con altri server e applicazioni di Microsoft Office System. La release 2013 di questa soluzione usufruisce di miglioramenti in molti ambiti. Tra questi vi sono nuove caratteristiche e funzionalità progettate per automatizzare l'assegnazione di criteri per la compliance, che consentono di controllare nel dettaglio chi ha accesso alle informazioni e di monitorare e notificare da chi viene eseguito l'accesso alle informazioni critiche e da chi vengono apportate le modifiche. La distribuzione della versione 2013 è stata anche resa più flessibile. SharePoint Server 2013 è stato, infatti, progettato, sviluppato e testato intorno alla strategia Microsoft Software as a Service (SaaS, software come servizio). È possibile scegliere tra una distribuzione tradizionale in modalità locale, un servizio hosted con siti di Microsoft Office 365 con tecnologia 7

8 Microsoft Microsoft SharePoint Online, una distribuzione in Azure Infrastructure as a Service o una combinazione di queste opzioni. SharePoint Server 2013 offre nuovi servizi per le applicazioni. Tra questi vi sono Servizi di traduzione basati sul cloud e capaci di tradurre non solo i siti, ma anche il relativo contenuto e un nuovo servizio di Gestione delle App pensato per superare le incertezze relative alla gestione delle applicazioni, delle autorizzazioni e delle licenze, sia che l'installazione avvenga tramite SharePoint Marketplace sia che avvenga tramite una directory delle app interne. Apps in SharePoint Server 2013 Un nuovo servizio di gestione del lavoro offre supporto per l'aggregazione di eventi basati su azioni tra diversi prodotti server Microsoft, tra cui Microsoft Exchange Server, Lync Server, Project Server e SharePoint Server SharePoint Server 2013 include anche il nuovo PowerPoint Automation Service, simile al Word Automation Service, in grado di convertire le presentazioni di Microsoft PowerPoint in numerosi formati (inclusi pagine Web e PDF) al fine di consentire un ampio livello di accessibilità. Migliorate anche le prestazioni grazie anche a un nuovo servizio di cache distribuita che contribuisce a ridurre il tempo di elaborazione delle richieste. SharePoint Server 2013 include un'interfaccia di amministrazione coerente, estensibile e accessibile da remoto e il supporto nativo per Windows PowerShell 3.0 che include una piattaforma di gestione per i diversi aspetti 8

9 Unified Communication e Collaboration 2013 del data center: server, rete e archiviazione. I miglioramenti delle funzionalità di business intelligence di SharePoint Server 2013 includono visualizzazioni ottimali tramite report Power View, miglioramenti di Excel Services per l'esplorazione dei dati e una protezione e un controllo maggiore per la gestione dei beni di business intelligence con nuovi strumenti di conformità. Le funzionalità sopra elencate sono supportate in dispositivi e piattaforme, sia in locale sia nel cloud. SharePoint Online SharePoint Online è la versione prevista all'interno dell'offerta Office 365. I siti di Office 365 basati su SharePoint Online offrono le funzionalità di base di SharePoint Server 2013, con la possibilità di accedere alle proprie informazioni attraverso un'esperienza coerente tra pc, Web e dispositivi mobili. Oltre a offrire le funzionalità tipiche di SharePoint, SharePoint Online semplifica la gestione perché è possibile gestire un ambiente online ovunque ci si trovi utilizzando una semplice interfaccia Web oppure, nel caso di operazioni complesse o in blocco, Windows PowerShell. La sincronizzazione delle directory da servizi di dominio Active Directory locale a Microsoft Online Services consente di utilizzare le informazioni dalla directory locale e, pertanto, non è necessario eseguire l'amministrazione in due luoghi distinti. SharePoint Online può essere utilizzato come estensione della distribuzione locale di SharePoint per trasferire parte del carico di lavoro al cloud. Usufruisce di un supporto disponibile 24 ore al giorno, 7 giorni la settimana. Microsoft Office 365 Con Office 365 Microsoft punta a portare le soluzioni di comunicazione e collaborazione nel cloud ad aziende di ogni dimensione, per favorire risparmi in termini di tempo, costi e risorse utilizzate. Il tutto sotto forma di servizio in abbonamento. Office 365 è il frutto dell'unione delle versioni cloud dei prodotti software Microsoft di collaborazione, comunicazione e posta elettronica - ovvero Exchange Online, SharePoint Online e Lync Online - con la famiglia di prodotti per il desktop Office Professional Plus. È supportato da un sistema di sicurezza affidabile e da un contratto di servizio che garantisce, secondo 9

10 Microsoft quanto sostenuto dal vendor, una continuità di attività del 99,9%. Office 365 consente di accedere da qualsiasi posizione a caselle di posta elettronica, documenti, contatti, calendari e unisce i servizi basati su cloud con gli strumenti di produttività utilizzati quotidianamente. Office 365 si integra perfettamente con Microsoft Office e garantisce l'utilizzo degli aggiornamenti più recenti di Exchange Online, SharePoint Online, Lync Online e l'ultima versione disponibile della famiglia di prodotti Office Professional Plus. Una console di amministrazione di facile utilizzo consente di controllare le funzionalità, le impostazioni e la distribuzione a livello aziendale. La società Fondata nel 1975, Microsoft è un'azienda globale che opera nel software, nei servizi e nelle tecnologie Internet per la gestione delle informazioni di persone e aziende. Offre una gamma completa di prodotti e servizi per consentire a tutti di migliorare, grazie al software, i risultati delle proprie attività - in ogni momento, in ogni luogo e con qualsiasi dispositivo. Microsoft è presente sul territorio italiano dal 1985 con tre sedi principali, a Milano, Roma e Torino. Ulteriori informazioni relative a Microsoft sono disponibili sul sito 10

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