REGOLAMENTO E-PROCUREMENT

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1 REGOLAMENTO E-PROCUREMENT TITOLO I DISPOSIZIONI GENERALI Art.1 Oggetto 1.1 Il presente Regolamento disciplina: - lo scambio elettronico di documenti inerenti ai contratti stipulati tra Wind e i fornitori (c.d. Web EDI); - l utente master ; 1.2 Tale Regolamento annulla e sostituisce quanto definito finora in materia. Art. 2 Ambito di applicazione 2.1 Il presente Regolamento è applicabile a tutti i contratti tra le Parti già in essere all atto della sottoscrizione del Modulo di adesione, e a quelli di futura stipula tra le medesime. Art.3 Definizioni 3.1 Ai fini del presente Regolamento si intende per: Wind: Wind Telecomunicazioni SpA e le Società dalla stessa controllate o collegate ai sensi dell art c.c. (di seguito Wind); Fornitore: l appaltatore, il fornitore di beni o il prestatore di servizi,- organizzato in forma individuale o di impresa individuale, anche artigiana, di società commerciale società cooperativa o associazione di imprenditori - abilitato ai sensi del presente regolamento a partecipare allo scambio elettronico dei documenti attraverso il processo di autorizzazione. Parti: Wind e il Fornitore collettivamente considerati (se singolarmente considerati di seguito "Parte"); Associazione temporanea di imprese (ATI): imprese riunite individuali, commerciali o artigiane, e consorzi che hanno conferito mandato collettivo speciale con rappresentanza ad una di esse qualificata capogruppo, la quale esprime l offerta in nome e per conto proprio e delle mandanti; Contratti: i contratti di appalto di lavori, forniture e servizi; Portale: il Portale WebEdi di Wind disponibile all indirizzo dove sono resi disponibili i servizi e gli strumenti tecnologici necessari all espletamento delle procedure di scambio elettronico dei documenti;

2 Modulo di adesione: il modulo, scaricabile dal Portale, che compilato e trasmesso a Wind dal Fornitore comporta l adesione e l accettazione del presente Regolamento; Web EDI: il canale con cui il Fornitore effettua la trasmissione elettronica di documenti; Documento: una serie di informazioni organizzate in conformità di formati standard, in modo da poter essere acquisite ed interpretate automaticamente in maniera univoca dai sistemi informatici; Trasmissione elettronica di documenti: il trasferimento elettronico di informazioni tra sistemi informatici; Formato dei dati: il formato standard XML, approvato ed aggiornato a cura del Consorzio W3C od altro standard o versione; Protocollo di scambio: insieme di regole e formati di dati che permettono una comunicazione fra sistemi informativi; Vettoriamento: il canale Internet con protocollo di sicurezza HTTPS, utilizzato per lo scambio dei documenti; Nome utente (Userid): l identificativo tramite il quale il Fornitore abilitato deve presentarsi al server tramite protocollo HTTPS senza impiego di Certificati lato client; Password: l informazione segreta che, abbinata al Nome utente (Userid), consente l autenticazione del Fornitore da parte del server. Codici di accesso: il Nome Utente e la Password collettivamente considerati; Sistema: le soluzioni e gli strumenti elettronici che consentono l utilizzo delle applicazioni informatiche di cui al presente regolamento; Utente Master : il soggetto, autonomamente individuato dal fornitore, cui è conferito il compito di accedere all'applicazione ed utilizzare i relativi servizi; Registrazioni: gli archivi elettronici contenenti gli atti, i dati, i documenti e le informazioni relativi alle procedure telematiche di acquisto; Gruppi merceologici: le categorie merceologiche in cui sono raggruppate le forniture, i lavori ed i servizi che Wind è interessata ad approvvigionare. Art. 4 Dotazioni informatiche 4.1 Ai fini dello scambio elettronico dei documenti, il Fornitore deve dotarsi da subito e a proprie spese di: - un PC dotato di un browser; - un collegamento ad Internet. Per i dettagli relativi ai requisiti tecnici minimi necessari ed adeguati si rinvia alla apposita sezione del Portale, il cui contenuto e sue successive modiche ed integrazioni sono da considerarsi parte integrante del presente Regolamento. 4.2 Ai fini dello scambio elettronico dei documenti, Il Fornitore si impegna ad utilizzare gli strumenti hardware e software, indicati negli allegati tecnici di cui al successivo art.12, necessari ed adeguati per assicurare uno scambio corretto, tempestivo e sicuro dei dati, provvedendo tra l altro alle necessarie abilitazioni, secondo quanto più dettagliatamente descritto nel Portale. 4.3 Le Parti concordano fin d ora che gli oneri connessi alle dotazioni hardware e software necessarie ai fini di quanto contemplato nel presente Regolamento, nonché tutte le dotazioni necessarie a seguito di evoluzioni delle piattaforme tecnologiche, sono a carico di ciascuna Parte in relazione agli adempimenti di propria competenza.

3 Art.5 Comunicazioni tra le Parti 5.1 Per le comunicazioni, Wind e il Fornitore eleggono domicilio come indicato nell apposito Modulo di adesione allegato al presente Regolamento. 5.2 Ai fini dello scambio elettronico dei documenti tutte le comunicazioni tra le Parti dovranno essere effettuate per iscritto, a mezzo fax o tramite agli indirizzi di posta elettronica indicati nel Modulo di adesione allegato al presente Regolamento. 5.3 Il Fornitore è tenuto a comunicare tempestivamente a Wind le modifiche che siano intervenute relativamente ai dati registrati, nonché ogni mutamento della struttura organizzativa dell'impresa imputabile ad operazioni straordinarie (es. cessioni, fusioni, trasferimenti di rami di azienda, ecc). In tali circostanze Wind effettuerà le eventuali opportune verifiche allo scopo di confermare la validità dell adesione precedentemente ricevuta dal Fornitore ovvero procedere al recesso. Art. 6 Processo di autorizzazione Abilitazione e Codici di accesso 6.1 Per accedere al Sistema è necessario collegarsi al Portale scaricare le indicazioni ivi pubblicate allo scopo di richiedere a Wind i relativi codici di accesso necessari per l abilitazione. Solo dopo la verifica e l'accettazione da parte di Wind della documentazione necessaria alla registrazione, verranno forniti i Codici di Accesso al fornitore. 6.2 Il Fornitore è solo ed unico responsabile del mantenimento della segretezza e della riservatezza dei Codici di accesso e conseguentemente è il solo ed unico responsabile per tutti gli usi dei codici di accesso, siano essi autorizzati o non autorizzati dal Fornitore stesso. Inoltre il Fornitore assume esclusiva responsabilità per ogni sua attività svolta nell ambito del Sistema e si impegna a manlevare e tenere indenne Wind da qualsiasi rivendicazione, pretesa o minaccia relativa o derivante dall uso o dall abuso della propria partecipazione alle operazioni online. 6.3 Il Fornitore abilitato prende atto che la conoscenza dei Codici di accesso da parte di terzi consente a questi ultimi di accedere al Sistema e di compiere atti giuridicamente rilevanti direttamente imputati al fornitore stesso. 6.4 In relazione a quanto sopra il Fornitore si obbliga a comunicare immediatamente a Wind, a mezzo di posta elettronica, successivamente confermando via fax, il verificarsi di qualsiasi uso non autorizzato da parte di terzi dei propri Codici di accesso o ogni altra violazione della sicurezza di cui venisse a conoscenza, impegnandosi comunque fin d ora a manlevare e mantenere indenne Wind da ogni qualsiasi richiesta, anche di risarcimento danni, proposta e/o derivante direttamente o indirettamente, dal suddetto uso o abuso da parte di chiunque. TITOLO II DELLO SCAMBIO ELETTRONICO DEI DOCUMENTI (WEB EDI) Art. 7 Accesso al Sistema Web EDI

4 Abilitazione e Codici di accesso 7.1 Per accedere a WEBEDI verranno utilizzati dal fornitore i codici di accesso citati nell'articolo Regole per la policy di gestione degli account: - Al primo accesso gli utenti avranno una password di default che dovranno obbligatoriamente cambiare al primo accesso. - La password dovrà essere lunga almeno otto caratteri, contenere almeno una lettera minuscola, una maiuscola, una cifra ed un carattere speciale ($,, %, ecc.), e non contenere riferimenti alla username, al nome o al cognome dell operatore né sequenze di tre o più caratteri identici. - Il tempo di durata della password è di due mesi, allo scadere dei quali la password dovrà essere cambiata. - La password non dovrà essere uguale all'ultima inserita - Dopo sei mesi senza accesso al sistema l utente verrà disabilitato. Art. 8 Formati e tracciati record 8.1 Le Parti si impegnano ad applicare e rispettare gli standard e le regole tecniche indicati negli allegati di cui all art. 12, nei quali sono anche precisati i formati ed i tracciati record che devono avere i documenti oggetto di scambio elettronico. 8.2 Allo scopo di ampliare lo scambio elettronico di documenti o comunque di ottemperare a provvedimenti normativi e autoritativi, Wind si riserva la facoltà di indicarne ulteriori o di modificare i formati ed i tracciati record di quelli già disponibili, mediante comunicazione (contenente le relative informazioni di carattere tecnico) inviata con preavviso di 30 giorni all indirizzo di posta elettronica indicato dal Fornitore nel Modulo di adesione. 8.3 Il Fornitore accetta sin d ora la possibilità che: - Wind possa ampliare la tipologia dei documenti scambiabili elettronicamente di cui al - successivo art.12, senza la necessità di modificare il presente Regolamento, previo preavviso - di 90 giorni da inviarsi all'indirizzo e- mail indicato dal Fornitore stesso; - Web EDI venga utilizzato come canale privilegiato per la trasmissione dei documenti. 8.4 Il formato dei nuovi documenti sarà pubblicato sul Portale. Per quanto non espressamente previsto dal presente Regolamento, le Parti rinviano alle clausole dei singoli contratti stipulati in materia. Art. 9 Allegati 9.1 Con la sottoscrizione del presente Regolamento, il Fornitore dichiara, inoltre, di avere preso conoscenza dei formati e tracciati record indicati negli allegati pubblicati sul Portale e di accettarli specificamente.

5 Art. 10 Conservazione dei documenti scambiati elettronicamente 10.1 Fermo restando l obbligo del Fornitore di conservare e registrare i documenti scambiati, Wind effettua, eventualmente anche tramite terzi, la memorizzazione integrale e cronologica dei documenti nel formato in cui sono stati trasmessi e ricevuti Detti documenti sono archiviati sul servente utilizzato da Wind e sono direttamente consultabili dal Fornitore, via rete, per almeno sei mesi dalla data di ricezione degli stessi; successivamente possono essere archiviati off-line per il tempo previsto dalla normativa vigente Resta fermo, con particolare riguardo all ipotesi prevista al successivo art. 14, l obbligo delle Parti, per talune tipologie di documenti, di conservare la documentazione anche in forma cartacea per il tempo fissato dalla normativa vigente. Art. 11 Adempimenti ai fini fiscali 11.1 Le Parti garantiscono, anche ai fini fiscali, la piena corrispondenza a quanto registrato nei propri archivi contabili dei dati relativi alle fatture trasmesse per via elettronica secondo le modalità disciplinate dal presente Regolamento Le Parti si obbligano ad effettuare, a loro cura e spese, la stampa delle fatture rispettivamente ricevute ed inviate elettronicamente ed ogni altro adempimento connesso, previsto dalle vigenti disposizioni fiscali. Art. 12 Fatturazione nel caso di ATI o Consorzi 12.1 Nei casi in cui Fornitore sia un Consorzio, ovvero un Associazione Temporanea di Imprese (di seguito ATI), valgono le condizioni particolari di seguito indicate: - il Consorzio, può richiedere a Wind che la fatturazione sia effettuata direttamente da parte di quelle Imprese consorziate che hanno effettivamente eseguito i lavori, a condizione che ciascuna di dette imprese abbia previamente sottoscritto e trasmesso a Wind il Modulo di adesione al presente regolamento; - nel caso di ATI, la fatturazione diretta da parte delle singole imprese raggruppate, può essere effettuata esclusivamente nel caso in cui le stesse abbiano previamente sottoscritto e trasmesso a Wind il Modulo di adesione al presente regolamento; 12.2 In tutti i predetti casi di fatturazione, il Consorzio ovvero la mandataria dell ATI autorizzano da subito Wind ad effettuare direttamente alle imprese interessate i pagamenti delle fatture emesse, ritenendo implicitamente rilasciato ogni eventuale benestare o autorizzazione da parte loro Il Consorzio o la mandataria dell ATI rimangono comunque solidalmente responsabili con tutte le imprese partecipanti in relazione alle attività contrattuali.

6 Art. 13 Mancato utilizzo di Web EDI, variazioni, recesso 13.1 Qualora per un periodo di almeno un anno, Wind accerti che il Fornitore non abbia utilizzato il canale Web EDI, questa si riserva la facoltà, a suo insindacabile giudizio, di disattivare la relativa abilitazione dello stesso, previa comunicazione all indirizzo di posta elettronica indicato dal Fornitore La riattivazione dell abilitazione è subordinata all accertata ripresa della trasmissione elettronica di documenti e viene comunicata da Wind all indirizzo di posta elettronica indicato del Fornitore. Ciascuna Parte può recedere dal Web EDI, con preavviso di sette giorni, dandone comunicazione all indirizzo di posta elettronica. Art. 14 Difficoltà di scambio ed errori 14.1 Fermo restando quanto stabilito al successivo art.24, al fine di assicurare comunque la continuità del rapporto e del servizio, il perdurare di eventuali situazioni di difficoltà o di impossibilità è risolto con lo scambio off line dei documenti interessati Qualora i documenti trasmessi elettronicamente contengano dati errati, per eventuali errori di codifica o derivanti da automatismi elettronici, le Parti provvedono ad effettuare i necessari controlli e verifiche allo scopo di apportare le necessarie modifiche, dandone comunicazione all altra Parte via o fax al domicilio indicato dal Fornitore. TITOLO III DELL ANAGRAFICA DEI FORNITORI Art. 15 Inserimento e modifica dati Anagrafici 15.1 Il fornitore, per il tramite dell utente utilizzatore opportunamente abilitato, può aggiornare, utilizzando le funzioni di amministrazione del Portale WebEdi, i seguenti dati relativi alla sede legale: Indirizzo; Comune; Provincia; CAP; Iscrizione tribunale; Iscrizione CCIIA; Capitale sociale; Telefono;

7 Fax; Telex; ; e i seguenti dati relativi alla sede amministrativa: Indirizzo; Comune; Provincia; CAP; Telefono; Fax; Telex; Il fornitore modifica i dati, fornendone, se richiesto dal sistema, opportuna motivazione Wind si riserva di accettare le modifiche effettuate, ed in caso di valutazione positiva, il sistema registra i nuovi dati ed invia messaggio di conferma al fornitore al fine di comunicare l accettazione delle modifiche apportate La modifica dei dati comporta la cancellazione di quelli indicati precedente Per tutti i dati non elencati si fa rimando alle specifiche procedure di abilitazione di cui al successivo art. 16. TITOLO IV DELL UTENTE MASTER Art. 16 Processo di autorizzazione Abilitazioni 16.1 Tutti i fornitori interessati devono compilare il modulo di adesione al presente regolamento, contenente anche l istanza di abilitazione dell Utente Master Il modulo di adesione disponibile sul Portale opportunamente compilato deve essere inviato a mezzo fax, sottoscritto dal Legale Rappresentante o idoneo procuratore L abilitazione, rilasciata all Utente Master si intende rilasciata al Fornitore Wind si riserva di non procedere alle abilitazioni richieste. Art. 17 Disabilitazione, Revoca e Sostituzione

8 17.1 Ciascun fornitore può chiedere di essere disabilitato, fermo restando gli obblighi già assunti. La richiesta di disabilitazione deve essere inoltrata con un preavviso di trenta giorni a mezzo fax A seguito dell'invio della richiesta, il Fornitore si impegna a non utilizzare il sistema, fatta salva l'esecuzione delle attività richieste per il corretto e completo adempimento degli obblighi già assunti Wind si riserva il diritto di revocare, in qualsiasi momento, le abilitazioni rilasciate. La revoca delle abilitazioni è preceduta da apposita comunicazione. Nel caso di urgenza Wind si riserva di procedere ad una sospensione immediata delle abilitazioni ed in tal caso della revoca è data tempestiva comunicazione al fornitore interessato, via Ciascun Fornitore può richiedere la sostituzione dell Utente Master. La suddetta richiesta deve essere inoltrata a Wind a mezzo fax con preavviso di almeno 30 giorni. TITOLO V DISPOSIZIONI FINALI Art. 18 Malfunzionamenti, difficoltà di scambio ed errori 18.1 Le Parti si impegnano a dare reciproca tempestiva informazione su eventuali difficoltà di collegamento (es. riconoscibilità del mittente, incomprensibilità del contenuto del documento, ecc.), ivi compresa l eventuale cessazione del rapporto con il proprio provider internet Il Fornitore che incontri difficoltà o impossibilità nell utilizzare i servizi oggetto del presente Regolamento dovrà immediatamente comunicarlo a Wind, e attivarsi per rimuovere gli ostacoli. Art. 19 Contenuto ed efficacia delle registrazioni 19.1 Il sistema è realizzato con soluzioni che impediscono di operare variazioni o modifiche di alcun genere sui documenti, sulle registrazioni di sistema e sulle altre rappresentazioni informatiche degli atti e delle operazioni telematiche Il sistema consente a Wind di controllare i parametri principali di funzionamento del sistema stesso, segnalando anomalie delle procedure Costituiscono piena ed esclusiva prova fra tutte le Parti, riguardo al contenuto ed al tempo dei documenti/messaggi scambiati per via elettronica, le registrazioni presenti sul file di log generato dal Sistema. Art. 20

9 Responsabilità per danni 20.1 Nessuna responsabilità assume Wind per i malfunzionamenti o le impossibilità di collegamento o di connessione derivanti da cause indipendenti dal proprio servente Il Fornitore esonera pertanto Wind da qualsivoglia responsabilità per conseguenze pregiudizievoli di qualsiasi natura o danni diretti o indiretti che fossero arrecati ad esso o a terzi per l'utilizzo abusivo, improprio e pregiudizievole dei Codici di Accesso, impegnandosi a risarcire Wind dei danni di qualsiasi natura che dovesse eventualmente subire in conseguenza di tali eventi Il Fornitore è responsabile dei danni derivati a Wind da qualsiasi atto, inadempienza od omissione dovuta a fatto imputabile ai terzi di cui si avvale per quanto riguarda la prestazione dei servizi di cui al presente Regolamento. Art. 21 Trattamento dei dati personali 21.1 Le Parti si impegnano a che il trattamento dei dati personali scambiati avvenga nel rispetto della normativa vigente e danno il loro consenso affinché tali dati siano oggetto di trattamento e comunicazione a terzi, esclusivamente nei limiti e per le finalità indicate nel presente Regolamento. Art. 22 Foro competente 22.1 Per la risoluzione delle controversie derivanti dall applicazione del presente Regolamento o comunque ad esso collegate che le parti non riescono a risolvere in via bonaria entro quarantacinque giorni dalla loro insorgenza, è competente, in via esclusiva, il Foro di Roma. Art. 23 Comportamenti concludenti 23.1 L utilizzo del sistema comporta in ogni caso l'accettazione del presente Regolamento e delle sue eventuali successive modifiche e integrazioni Wind si riserva il diritto, a suo insindacabile giudizio, di modificare il presente Regolamento. In tal caso la nuova versione del Regolamento verrà pubblicata sul Portale e contestualmente un messaggio sarà inviato alla casella di posta elettronica segnalata dal fornitore all atto della compilazione del modulo di adesione Il fornitore potrà comunicare la propria accettazione della nuova versione del Regolamento secondo le indicazione che saranno fornite con il messaggio di cui al precedente punto 23.2.

10 Art. 24 Legge applicabile 24.1 Per quanto non espressamente previsto nel presente regolamento si rimanda alle disposizioni di legge vigenti in materia.