REALIZZARE IL PMO. Anna Maria Caccia - Matteo Coscia Milano, 15 Ottobre 2009

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1 Il PMO come soluzione di business Linee guida per la realizzazione e il miglioramento continuo di un PMO aziendale REALIZZARE IL PMO Anna Maria Caccia - Matteo Coscia Milano, 15 Ottobre 2009 PMI-NIC - Tutti i diritti riservati

2 Indice Contesto Responsabilità del PMO Pianificazione del progetto di set-up del PMO Approccio di lancio PMO In evidenza Comunicazione Rischi Risorse PMI-NIC - Tutti i diritti riservati 15/10/2009 2

3 Contesto metodologico La presentazione è basata su schema di riferimento presentato da Gerard M. Hill nel suo libro The Complete Project Management Office Handbook e discusso nell evento del PMI- NIC Il PMO come soluzione di business pubblicazioni di Tom Carter, PMP pubblicazioni di Derry Simmel Chaos report 2008, Standish Group PMI-NIC - Tutti i diritti riservati 15/10/2009 3

4 Contesto pratico La presentazione è basata sul set-up di 6 PMO, due inglesi e quattro italiani, nei settori finanziario, editoriale e IT, così posizionati secondo il Competency Continuum: STRATEGIC ALIGNMENT PROJECT OVERSIGHT Stage 1 PROJECT OFFICE Achieve project deliverables and objectives for cost, schedule and resource utilization PROCESS CONTROL Stage 2 BASIC PMO Provide a standard and repeatable PM methodology for use across all projects PROCESS SUPPORT Stage 3 STANDARD PMO Establish capability and infrastructure to support and govern a cohesive project environment BUSINESS INTEGRATION Stage 4 ADVANCED PMO Apply an integrated and comprehensive project management capability to achieve business objectives Stage 5 CENTER OF EXCELLENCE Manage continuous improvement and cross-department collaboration to achieve strategic business goals PMI-NIC - Tutti i diritti riservati 15/10/2009 4

5 Dove siamo Fase Fase 1: 1: Creare Creare le le condizioni per per realizzare un un PMO PMO Fase Fase 2: 2: Implementare il il PMO PMO Fase Fase 3: 3: Sostenere il il cambiamento Giustificare Giustificare il il PMO PMO Costruire Costruire la la vision vision e e la la strategia strategia di di implementazione implementazione del del PMO PMO Realizzare Realizzare il il cambiamento cambiamento Identificare Identificare e e gestire gestire gli gli stakeholders stakeholders Realizzare Realizzare il il PMO PMO Identificare Identificare i i passi passi evolutivi evolutivi del del PMO PMO PMI-NIC - Tutti i diritti riservati 15/10/2009 5

6 Cosa riceviamo dai passi precedenti Analisi delle necessità aziendali Analisi degli stakeholder Risultati attesi dal PMO Analisi e valutazione di usi e costumi di Project management Struttura organizzativa Analisi e valutazione risorse PMO CHARTER PMI-NIC - Tutti i diritti riservati 15/10/2009 6

7 Responsabilità del PMO Il PMO deve strutturarsi per erogare supporto nelle seguenti aree: Practice Management Infrastructure Management Resource Integration Technical Support Business Alignment PMI-NIC - Tutti i diritti riservati 15/10/2009 7

8 20 funzioni del PMO PRACTICE MANAGEMENT INFRASTRUCTURE MANAGEMENT RESOURCE INTEGRATION TECHNICAL SUPPORT BUSINESS ALIGNMENT PROJECT MANAGEMENT METHODOLOGY PROJECT TOOLS PROJECT GOVERNANCE ASSESSMENT RESOURCE MANAGEMENT TRAINING AND EDUCATION PROJECT MENTORING PROJECT PLANNING PORTFOLIO MANAGEMENT CUSTOMER RELATIONSHIP MANAGEMENT STANDARDS AND METRICS ORGANIZATION AND STRUCTURE CAREER DEVELOPMENT PROJECT AUDITING VENDOR RELATIONSHIP MANAGEMENT KNOWLEDGE MANAGEMENT FACILITIES AND EQUIPMENT TEAM DEVELOPMENT PROJECT RECOVERY BUSINESS PERFORMANCE PMI-NIC - Tutti i diritti riservati 15/10/2009 8

9 Le attività esempio di WBS Deliverable: Deliverable: Project Project Charter Charter Deliverable: Deliverable: Project Project Management Management Plan Plan Deliverable: Deliverable: PMO PMO operativo operativo PMO PMO SET-UP Pianificazione Pianificazione strategica strategica Pianificazione Pianificazione di di dettaglio dettaglio Definizione Definizione processi processi e e procedure del procedure del PMO PMO Project Project Management Management tools tools Formazione Formazione Mettere Mettere in in atto atto il PMO il PMO Specificità Specificitàdel del progetto progetto di di set-up set-up del del PMO PMO secondo secondo il il Project Project Charter Charter PMI-NIC - Tutti i diritti riservati 15/10/2009 9

10 Pianificazione strategica Pianificazione strategica Studio Studio di di fattibilità Definizione obiettivi e preparazione del Charter Definizione Fattori Fattori di di Successo e Metriche Approvazione top top management e stakeholder chiave chiave PMI-NIC - Tutti i diritti riservati 15/10/

11 Pianificazione di dettaglio Pianificazione di di dettaglio Pianificazione Pianificazione e allocazione allocazione risorse risorse per per setup setup Definizione Definizione ruoli ruoli e responsabilità responsabilità Definizione Definizione struttura struttura organizzativa organizzativa e attivazione attivazione persone persone e acquisizione acquisizione infrastrutture infrastrutture Sviluppo Sviluppo piano piano di di comunicazione comunicazione e integrazione integrazione Processo Processo per per selezione selezione progetti, progetti, assegnazione assegnazione e revisione revisione priorità priorità Analisi Analisi dei dei rischi rischi Deliverable Deliverable specifici specifici (es. (es. Procurement Procurement Plan, Plan, Quality, Quality,...)...) Definizione Definizione budget budget Approvazione Approvazione del del Project Project Master Master Plan Plan PMI-NIC - Tutti i diritti riservati 15/10/

12 Definizione processi e procedure del PMO Definizione processi e procedure del del PMO PMO Definire Definire i i processi processi decisionali Definire Definire processo processo di di escalation Definire Definire i i metodi metodi per per il il controllo controllo avanzamento progetti progetti Processi Processi per per lo lo status status reporting reporting attività attivitàe iniziative iniziative Definire Definire il il processo processo di di gestione gestione delle delle issue issuee change changecontrol control Creazione Creazione di di moduli, moduli, template template e report report Definire Definire il il processo processo di di gestione gestione dei dei rischi rischi PMI-NIC - Tutti i diritti riservati 15/10/

13 Project Management Tools Project Management Tools Tools e documentazione dei dei requisiti requisiti Selezione Selezione dei dei tool tool Acquisizione e messa messa in in opera opera PMI-NIC - Tutti i diritti riservati 15/10/

14 Formazione Formazione Definizione dei dei requisiti requisiti formativi formativi dei dei percorsi percorsi formativi formativi Piano Piano di di formazione Erogazione della della formazione Supporto Supporto on on the the job job PMI-NIC - Tutti i diritti riservati 15/10/

15 Mettere in atto il PMO Mettere in in atto atto il il PMO PMO Ricalibrazione Ricalibrazionedegli degli obiettivi, obiettivi, dello dello scope scope e delle delle risorse risorse Pilota Pilota delle delle infrastrutture infrastrutture di di PM PM Creazione Creazione del del team team allargato allargato Implementazione Implementazione dei dei vari vari processi processi Supportare Supportare la la gestione gestione dei dei progetti progetti Manutenzione Manutenzione del del PMO PMO (formazione, (formazione, tools, tools, persone, persone, processi) processi) Gestione Gestione allocazione allocazione risorse risorse Monitoraggio Monitoraggio progressi progressi dei dei progetti progetti Gestione Gestione del del portafoglio portafoglio (demand (demand e priorità) priorità) PMI-NIC - Tutti i diritti riservati 15/10/

16 Approccio di lancio PMO Nel pianificare il set-up di un PMO, occorre impostare un percorso di almeno 3 passi per garantire la sopravvivenza e l accettazione del nostro neonato ufficio. 3 mesi 6 mesi dopo Quick wins Accettazione Valore PMI-NIC - Tutti i diritti riservati 15/10/

17 I primi tre mesi del PMO PRIORITA identificate i vostri potenziali utenti, fate conoscere i vostri servizi in modo da comunicare il valore che potete fornire loro e come si dovranno interfacciare con voi OBIETTIVI SECONDARI fate marketing e PR ovvero fatevi conoscere in una luce positiva e fattiva conoscete l organizzazione, le persone e quali stakeholder saranno vostri alleati piuttosto che fonte di possibile resistenza PMI-NIC - Tutti i diritti riservati 15/10/

18 I primi tre mesi del PMO FOCUS SUI QUICK WINS concentratevi inizialmente su piccole cose che generano benefici immediati per gli utenti e fanno percepire positivamente la nascita del PMO Esempi di quick win assistere durante le fasi di kick off dei progetti guidare sessioni per la definizione di WBS dare supporto ai PM con le lessons learned, ad esempio nella stima delle attività, o nell individuare rischi noti guidare committenti e sponsor nella determinazione dei benefici e ROI di progetto assistere i progetti in crisi PMI-NIC - Tutti i diritti riservati 15/10/

19 Entro i primi 6 mesi La criticità è sopravvivere e mantenere vivo l interesse degli stakeholder chiave, che altrimenti entro questo periodo verranno distratti da altre contingenze. PMI-NIC - Tutti i diritti riservati 15/10/

20 In evidenza Comunicazione Rischi Risorse PMI-NIC - Tutti i diritti riservati 15/10/

21 Comunicazione Pianificazione di di dettaglio Pianificazione Pianificazione e allocazione allocazione risorse risorse per per setup setup Definizione Definizione ruoli ruoli e responsabilità responsabilità Definizione Definizione struttura struttura organizzativa organizzativa e attivazione attivazione persone persone e acquisizione acquisizione infrastrutture infrastrutture Sviluppo Sviluppo piano piano di di comunicazione comunicazione e integrazione integrazione Processo Processo per per selezione selezione progetti, progetti, assegnazione assegnazione e revisione revisione priorità priorità Analisi Analisi dei dei rischi rischi Deliverable Deliverable specifici specifici (es. (es. Procurement Procurement Plan, Plan, Quality, Quality,...)...) Definizione Definizione budget budget Approvazione Approvazione del del Project Project Master Master Plan Plan PMI-NIC - Tutti i diritti riservati 15/10/

22 Comunicazione Identificare e analizzare tutti gli stakeholder (Matrice importanza/influenza) Definire i fabbisogni informativi di ogni stakeholder primario Identificare gli eventi comunicativi per ogni stakeholder PMI-NIC - Tutti i diritti riservati 15/10/

23 Comunicazione Determinare contenuti, modalità e frequenza di ogni evento Allocare le necessarie risorse ad ogni evento Costruire un piano dettagliato per gli eventi e le risorse necessarie PMI-NIC - Tutti i diritti riservati 15/10/

24 Comunicazione Esempio di ciclo di reporting Lunedì - Mercoledì Giovedì Venerdì Aggiornamento Aggiornamento dei piani di dei piani di progetto progetto Aggiornamento Aggiornamento Rischi Rischi e e Issue Issue Elaborazione Elaborazione dati dati ricevuti ricevuti Preparazione Preparazione report report Invio Invio report report agli agli stakeholder stakeholder PMI-NIC - Tutti i diritti riservati 15/10/

25 Rischi Pianificazione di di dettaglio Pianificazione Pianificazione e allocazione allocazione risorse risorse per per setup setup Definizione Definizione ruoli ruoli e responsabilità responsabilità Definizione Definizione struttura struttura organizzativa organizzativa e attivazione attivazione persone persone e acquisizione acquisizione infrastrutture infrastrutture Sviluppo Sviluppo piano piano di di comunicazione comunicazione e integrazione integrazione Processo Processo per per selezione selezione progetti, progetti, assegnazione assegnazione e revisione revisione priorità priorità Analisi Analisi dei dei rischi rischi Deliverable Deliverable specifici specifici (es. (es. Procurement Procurement Plan, Plan, Quality, Quality,...)...) Definizione Definizione budget budget Approvazione Approvazione del del Project Project Master Master Plan Plan PMI-NIC - Tutti i diritti riservati 15/10/

26 Rischi Dalla ricerca PMO: dove siamo PMI -NIC In caso di fallimento, quali sono stati i fattori che hanno determinato il fallimento del PMO? 0% 5% 10% 15% 20% 25% Scarso coinvolgimento Attivo di tutti gli Stakeholder 19% Scarsa Visibilità e Comunicazione a livello aziendale delle iniziative del PMO Inadeguato Supporto ai Responsabili di Progetti/Programmi PMO legato a specifiche Iniziative e non ad una apposita Unità Organizzativa 13% 13% 16% Sponsorizzazione Inadeguata Metodologie, Standard e Strumenti Inadeguati o non introdotti del tutto 10% 9% Aziende con PMO già avviato Programmi formativi inadeguati Costituzione di un PMO composto da risorse inesperte con skill non specifici Funzioni, Ruoli e Responsabilità del PMO definiti in modo Inadeguato Non Utilizzo di Consulenti Esterni Altro 0% 6% 5% 5% 3% PMI-NIC - Tutti i diritti riservati 15/10/

27 Analisi dei rischi più comuni Posizionamento incorretto in seno all organizzazione Leve organizzative insufficienti per ottenere i risultati attesi (PMO deve confrontarsi con sponsor e senior management) Essere percepiti come inutile burocrazia, e come tale evitati Non fornire valore al business Non assistere sufficientemente la base (i PM), ma concentrarsi solo sul top management PMI-NIC - Tutti i diritti riservati 15/10/

28 Risorse Pianificazione di di dettaglio Pianificazione Pianificazione e allocazione allocazione risorse risorse per per setup setup Definizione Definizione ruoli ruoli e responsabilità responsabilità Definizione Definizione struttura struttura organizzativa organizzativa e attivazione attivazione persone persone e acquisizione acquisizione infrastrutture infrastrutture Sviluppo Sviluppo piano piano di di comunicazione comunicazione e integrazione integrazione Processo Processo per per selezione selezione progetti, progetti, assegnazione assegnazione e revisione revisione priorità priorità Analisi Analisi dei dei rischi rischi Deliverable Deliverable specifici specifici (es. (es. Procurement Procurement Plan, Plan, Quality, Quality,...)...) Definizione Definizione budget budget Approvazione Approvazione del del Project Project Master Master Plan Plan PMI-NIC - Tutti i diritti riservati 15/10/

29 Risorse - Attitudini richieste Dalla ricerca PMO: dove siamo PMI -NIC 2007 Le risorse assegnate al PMO devono avere principalmente attitudini a comunicare, organizzare, negoziare e gestire conflitti Quali Quali attitudini attitudini di di base base ritiene ritiene devono devono esserci esserci per per una una persona persona che che entra entra o è è all interno all interno di di un un PMO? PMO? Supervisionare; Supervisionare; 15% 15% Innovare; Innovare; 11% Altro; 11% Altro; 1% 1% Comunicare; Comunicare; 21% 21% Negoziare; Negoziare; 16% 16% Gestire Gestire Conflitti; Conflitti; 16% 16% Organizzare; Organizzare; 20% 20% PMI-NIC - Tutti i diritti riservati 15/10/

30 Risorse competenze richieste Le competenze richieste al personale del PMO variano secondo la tipologia di ufficio. In linea di massima, sono richiesti Comprensione del business aziendale Project Management Knowledge management Didattica Skill tecnici su strumenti utilizzati Skill emotivi Skill relazionali PMI-NIC - Tutti i diritti riservati 15/10/

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