Archiviazione elettronica e Gestione della conoscenza Dott. Timur Khoussainov Toffoletto De Luca Tamajo e Soci Studio Legale

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1 Archiviazione elettronica e Gestione della conoscenza Toffoletto De Luca Tamajo e Soci Studio Legale Bologna, 30 ottobre 2015

2 CHE COS È (PER NOI) LA CONOSCENZA? Toffoletto De Luca Tamajo e Soci

3 Che cos è la conoscenza? dal Webster: the fact or condition of knowing ( ) something with familiarity gained through experience or association dal Devoto: apprendimento / presa di contatto / consapevolezza acquisita / acquisizione sul piano logico o dell esperienza Experience or association o Acquisizione Toffoletto De Luca Tamajo e Soci

4 Che cos è (per noi) la conoscenza? ARCHIVIAZIONE ELETTRONICA La conoscenza è prevalentemente esperienza Toffoletto De Luca Tamajo e Soci

5 Caratteristiche del knowledge management negli studi legali: Il settore legale è fra i primi (in media 10 anni) ad aver adottato sistemi di knowledge management. Il motivo è sempre stato quello di incrementare la qualità del servizio. Toffoletto De Luca Tamajo e Soci

6 Caratteristiche del knowledge management negli studi legali: La gestione della conoscenza negli studi legali ha un ambito oggettivo ristretto (nel nostro caso il diritto del lavoro); La tipologia di materiale è anch'essa limitata (giurisprudenza, dottrina, pareri, contratti, etc.). L archiviazione e la classificazione sono fatte da professionisti del settore. Toffoletto De Luca Tamajo e Soci

7 IL SISTEMA DI KNOWLEDGE MANAGEMENT DEL NOSTRO STUDIO Toffoletto De Luca Tamajo e Soci

8 Le tre funzioni del nostro sistema di Knowledge Management archiviazione di materiale; ricerca libera e ricerca per temi e wiki; creazione di documenti (contratti di lavoro, transazioni, etc.). Toffoletto De Luca Tamajo e Soci

9 ARCHIVIAZIONE Toffoletto De Luca Tamajo e Soci

10 Archiviazione: Selezione e upload dei documenti nel sistema da parte dei collaboratori (giurisprudenza, dottrina, pareri, contratti, etc.). Classificazione manuale dei documenti da parte dei collaboratori. Ricerca dei documenti da parte dei collaboratori. Toffoletto De Luca Tamajo e Soci

11 RICERCA LIBERA Toffoletto De Luca Tamajo e Soci

12 Ricerca libera: Una banca dati unica per contenere tutti i diversi tipi di informazione: giurisprudenza, dottrina, stampa, legislazione, conoscenza interna (collegamento con il gestionale di studio). Automazione di alcuni processi di data entry: l estrattore di informazioni; Multiclassify: lo stesso documento può essere archiviato sotto diverse voci (cc.dd. tag). Ad esempio una sentenza che tratta di licenziamento per giusta causa, di contratto a termine e di patto di non concorrenza può essere inserita nelle diverse cartelle (licenziamento/licenziamento per giusta causa/contratto a termine/patto di non concorrenza), senza necessità di duplicare il documento. Toffoletto De Luca Tamajo e Soci

13 Ricerca libera: Ricerca full text e semplificata senza standards di inserimento (per esempio per cercare sentenze sull art. 18 dello Statuto dei lavoratori è sufficiente digitare: ). Riferimenti normativi e giurisprudenziali vengono estratti automaticamente e vengono creati collegamenti automatici tra i documenti: questo consente ad esempio di ricercare tutte le sentenze che citano una certa sentenza o una norma giuridica etc. Toffoletto De Luca Tamajo e Soci

14 CREAZIONE DI DOCUMENTI Toffoletto De Luca Tamajo e Soci

15 Punti critici del modello tradizionale di creazione dei documenti: Centinaia di modelli con nomi incomprensibili; Difficoltà a mantenere un elenco unico e aggiornato (nascono tanti archivi non condivisi); Facile sottrazione da parte di collaboratori in uscita; Difficoltà nel controllo della qualità (ogni volta bisogna rileggere tutto perché non si sa dove si è andato a prendere il modello). Toffoletto De Luca Tamajo e Soci

16 Attività ARCHIVIAZIONE ELETTRONICA Punti critici del modello tradizionale di creazione dei documenti: Parte creativa Invio al cliente Revisioni Bozza Errore Ricerca del modello Studio 1 ora Tempo Toffoletto De Luca Tamajo e Soci

17 Creazione di documenti ARCHIVIAZIONE ELETTRONICA Abbiamo invertito il processo tradizionale di gestione della conoscenza, fondato principalmente sull'archiviazione di modelli predeterminati che comportava: lungo tempo di ricerca, incertezza, moltiplicazione di modelli non facilmente catalogabili, impossibilità di tenere conto delle innovazioni. Lo abbiamo, quindi, sostituito con un procedimento che crea ogni volta il documento, tenuto conto delle variabili della fattispecie, con la stessa logica che sta alla base del ragionamento dell avvocato. Il sistema ha anche una funzione didattica: spiega il perché delle domande. Toffoletto De Luca Tamajo e Soci

18 Creazione di documenti ARCHIVIAZIONE ELETTRONICA Quindi, l avvocato può concentrarsi soltanto sul contenuto invece che sull'aspetto formale del documento (cosa che avviene nel normale processo fondato su directory/word processor). Toffoletto De Luca Tamajo e Soci

19 Attività Creazione di documenti ARCHIVIAZIONE ELETTRONICA Invio al cliente Revisione Parte creativa Studio e creazione documento 1 ora Tempo Toffoletto De Luca Tamajo e Soci

20 Il nostro processo di creazione dei documenti Il processo di creazione si svolge attraverso un intervista, che richiede di rispondere a una serie di domande, facendo una scelta tra le possibili opzioni. Al termine dell intervista, viene redatto dal sistema un documento. Il documento può essere corretto in ogni sua parte, ritornando alla domanda inerente la singola clausola e modificando la risposta. Al termine del processo di redazione, il documento viene convertito in formato testo (RTF) o PDF. Toffoletto De Luca Tamajo e Soci

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24 Conclusioni Da una corretta gestione della conoscenza consegue non solo un incremento nella qualità del prodotto offerto al cliente ma anche nell efficienza del lavoro. Il modello di gestione della conoscenza non deve uniformare gli utilizzatori ma deve essere in grado di adattarsi alle caratteristiche del singolo. Perché? 1. Uniformare gli utilizzatori richiede energie e tempo (è inefficiente); 2. È più semplice creare un modello di gestione della conoscenza che recepisca le diverse tipologie di input e le classifichi in modo uniforme (facilitando la ricerca). 3. La partecipazione degli utilizzatori è naturalmente incentivata. Toffoletto De Luca Tamajo e Soci

25 Milano Via Rovello, 12 Milano Tel. (+39) Fax (+39) Napoli Viale Antonio Gramsci, 14 Napoli Tel. (+39) Fax (+39) Roma Piazza Cavour, 19 Roma Tel (+39) Fax(+39) Bergamo Via XX Settembre, 18/b Bergamo Tel. (+39) Fax (+39) North America: Canada - Mexico - United States Central & South America: Argentina - Brazil - Colombia - Panama - Peru Western Europe: Austria - Belgium - Cyprus - Denmark - Finland - France - Germany - Greece - Ireland - Italy Luxembourg - Netherlands - Norway - Portugal - Spain - Sweden - Switzerland - United Kingdom Eastern Europe: Belarus - Czech Republic - Estonia - Hungary - Latvia - Lithuania - Poland - Romania - Russia - Slovakia - Turkey - Ukraine Middle East & Asia Pacific: China - India - Israel - Japan - Korea, Republic of - New Zealand - Singapore - United Arab Emirates

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