Il Mercato Elettronico della Pubblica Amministrazione

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1 Pubblica Amministrazione

2 Principali tematiche il Mercato al Mercato 2/17

3 Il presente documento ha la finalità di supportare le Amministrazioni nell abilitazione al Mercato e nel suo concreto utilizzo. diretto Nel seguito si intende per Mercato il Marketplace sperimentale che Consip ha realizzato su incarico del Ministero dell Economia e delle Finanze e in ottemperanza a quanto previsto dal DPR n. 101/02. Le funzionalità, i requisiti e quant altro descritto nel seguito potranno subire variazioni in ragione di interventi successivi alla data di redazione del presente documento. 3/17

4 diretto 4/17 Il D.P.R. n. 101 del 4 aprile 2002 ha introdotto la disciplina per lo svolgimento delle procedure Le possono utilizzare in via alternativa o come supporto ai tradizionali sistemi di scelta del contraente: Gare Telematiche, per attuare la gestione on-line dell intero processo di gara, per acquisti sia sopra che sotto la soglia di rilievo comunitario Mercato Elettronico (Marketplace), soltanto per acquisti sotto soglia Il DPR n. 101/2002, art. 11, comma 5, assegna al Ministero dell Economia e delle Finanze ed al Dipartimento per l Innovazione e le Tecnologie della Presidenza del Consiglio dei Ministri il compito di predisporre, anche attraverso proprie concessionarie, un Mercato Elettronico cui tutte le possano accedere Il M.E.F. ha dato incarico alla Consip S.p.A. di realizzare il Mercato Elettronico Sperimentale della Il DPR si applica a tutti i soggetti, enti e organismi tenuti all applicazio normativa in tema di appalti pubblici - eccetto regioni, province, città metropolitane, comuni e comunità montane, che possono applicarlo se così dispongano nell ambito della propria autonomia

5 Nel Mercato PA ex art.11 DPR 101/02 i Punti Ordinanti della PA possono effettuare acquisti da più qualificati Punto Ordinante Punto Ordinante diretto MEF/CONSIP 3 pubblicano i cataloghi Punto Ordinante 4 consultano i cataloghi 2 trasmettono la documentazione e i cataloghi sui propri prodotti 5 inviano ordini e richiedono offerte 6 evadono gli ordini e presentano offerte 1 selezionano i e i prodotti Fornitore Fornitore Fornitore 5/17 I sono i soggetti registrati sul Mercato Elettronico - che possono impegnare l amministrazione di appartenenza per l di beni e servizi offerti dai abilitati

6 I possono utilizzare il Mercato per acquisti di importo inferiore alla soglia di rilievo comunitario secondo due modalità Il sistema consente di ricercare i prodotti rispondenti alle proprie esigenze nell ambito dei cataloghi elettronici e di effettuare confronti in base alle caratteristiche qualitative e commerciali diretto 6/17 Ordini di Acquisto diretto (OdA) I beni presenti in catalogo costituiscono offerte irrevocabili di vendita da parte dei e possono essere acquistati mediante emissione on-line di OdA. Richieste di Offerta (RdO) È possibile inviare a selezionati tra quelli abilitati RdO per prodotti con caratteristiche particolari o per condizioni di fornitura diverse da quelle standard. La Legge Finanziaria 2003 prevede, per gli acquisti sotto la soglia di rilievo comunitario effettuati tramite il Mercato PA, l esenzione dall applicazione delle procedure di gara comunitarie per importi superiori a Euro.

7 diretto L utilizzo del Mercato consente di conseguire rilevanti benefici sotto molteplici aspetti Trasparenza 4 facilità di confronto dei prodotti e dei prezzi, grazie all utilizzo dei cataloghi on-line, anche ai fini di rapide indagini di mercato; 4 possibilità di interagire con una ampia base di che rispondono a standard comprovati di efficienza e affidabilità. Efficienza 4 riduzione dei costi di contatto e dei tempi di contrattazione, grazie alla possibilità di richiedere offerte e di negoziare prezzi e condizioni agevolate in maniera estremamente rapida e automatizzata, senza spostamento di materiale e documentazione; 4 eliminazione di supporti cartacei e riduzione delle attività legate alla gestione documentale; 4 possibilità di tracciare gli acquisti eseguiti e di monitorarne le diverse fasi; 4 possibilità per il personale, in parte liberato da alcune incombenze amministrativo-burocratiche, di dedicarsi maggiormente ad attività quali analisi delle merceologie, programmazione dei fabbisogni, monitoraggio della spesa. 7/17

8 diretto 8/17 L utilizzo del Mercato consente di conseguire rilevanti benefici sotto molteplici aspetti Flessibilità ulteriore canale cui le anche quelle di piccole dimensioni - possono ricorrere liberamente per acquistare in maniera: 4 rapida grazie alla gestione elettronica delle transazioni e alla presenza, a fianco dei di dimensioni maggiori, anche dei piccoli locali, che in particolari aree territoriali possono rivelarsi particolarmente competitivi; 4 personalizzabile grazie alla possibilità di richiedere offerte a più per prodotti con caratteristiche particolari o per condizioni di fornitura diverse da quelle standard; 4 mirata grazie alla presenza di più per la stessa tipologia di beni/servizi e di più prodotti per la stessa merceologia. Impulso alle Piccole e Medie Imprese locali 4 possibilità di proporsi anche per il territorio di una sola Provincia e requisiti di ingresso legati all affidabilità più che alla dimensione; 4 opportunità di adottare un nuovo canale di vendita complementare a quelli già attivati e di allargare il proprio bacino di clientela, senza bisogno di sostenere onerosi investimenti; 4 incremento di efficienza e recupero di competitività, grazie alla gestione informatizzata del processo di vendita e all eliminazione di supporti cartacei; 4 maggiore visibilità.

9 Elettronico è un canale di diverso e complementare rispetto alle Convenzioni ex art.26 L.F.2000 Convenzioni Consip Trattano in maniera centralizzata beni e servizi con caratteristiche standard Mercato Consente di richiedere offerte a più per beni e servizi con caratteristiche particolari diretto Le modalità di fornitura -consegna dei beni ed erogazione dei servizi sono predefinite A fronte di ogni Convenzione, vi è un unico aggiudicatario per l intero territorio nazionale, per una determinata area geografica o merceologica (lotto) Spesso i sono aziende di dimensioni medio-grandi, in grado di soddisfare una domanda per volumi rilevanti Consentono risparmi derivanti dall aggregazio domanda Consente di richiedere modalità di fornitura personalizzate (es. consegna in giorni od orari diversi da quelli previsti) Le possono acquistare lo stesso bene da diversi, scegliendo quello che preferiscono sulla base delle loro puntuali esigenze Consente l accesso anche ai piccoli, che possono sfruttare il vantaggio competitivo della vicinanza geografica alle Locali Consente risparmi derivanti dalla possibilità di confrontare l di più in maniera agevole e veloce 9/17

10 : ricerca e confronto diretto La ricerca dei prodotti avviene tramite cataloghi elettronici: data-base contenenti tutti gli articoli offerti dai I Cataloghi vengono pubblicati a partire dalla documentazione inviata a MEF/Consip dal fornitore accreditato, dopodiché vengono firmati digitalmente da quest ultimo: una volta firmati costituiscono offerte pubbliche di vendita. Il fornitore invia la documentazione sui prodotti Il Gestore verifica e pubblica il catalogo in un area protetta Il fornitore controlla e firma digitalmente il catalogo Il Gestore pubblica il catalogo sul Marketplace Nei Cataloghi elettronici i singoli articoli sono descritti da numerosi attributi (fornitore, marca, prezzo, quantità, ) e aggregati in categorie merceologiche, sub-categorie, meta-prodotti: Categorie merceologiche Sub-categorie Meta-prodotti Macchine e apparecchi, attrezzature e articoli di consumo elettrici Apparecchi di illuminazione e lampade elettriche Componenti di circuiti elettrici Trasformatori Lampade a incandescenza Lampade a incand. ad alogeni Lampade fluorescenti Spine e prese Trasformatori di potenza 10/17 Il sistema consente di effettuare ricerche semplici e avanzate (su determinati attributi degli articoli), nonché di confrontare fino a 25 articoli sulla base di tutti gli attributi loro associati

11 : l Ordine di Acquisto diretto (OdA) diretto Individuati gli articoli di interesse, il può procedere direttamente all alle condizioni indicate 7 EVASIONE DELL ORDINE 1 COMSIZIONE CARRELLO Il compone il carrello selezionando gli articoli di interesse e specificandone le quantità richieste 6 VERIFICA CONTENUTI DELL ORDINE 2 VERIFICHE - Copertura area geografica? - Rispetto dell importo minimo per luogo di consegna? - Rispetto del lotto minimo ordinabile? 5 RICEZIONE NOTIFICA DELL ORDINE 3 COMPILAZIONE MODULO D ORDINE Il inserisce online: -informaz. generali -dati di spedizione -dati di fatturazione 4 FIRMA DIGITALE E INVIO Il scarica il modulo, appone la firma digitale e carica di nuovo il file a sistema 11/17 Il fornitore evade l ordine (o, ad esito negativo della verifica, invia comunicazione firmata digitalmente) Il fornitore verifica i contenuti dell ordine, il rispetto dell importo minimo per luogo di consegna e del lotto minimo ordinabile. Il sistema invia in automatico al fornitore una notifica per posta elettronica

12 : la Richiesta di Offerta (RdO) diretto o richiedere ad alcuni offerte per articoli con caratteristiche particolari o per modalità di fornitura diverse 1 COMSIZIONE CARRELLO Il compone il carrello selezionando gli articoli di interesse e digita il comando di creazione RdO 2 CREAZIONE RdO Il inserisce: - oggetto RdO -dati di spedizione e fatturazione - note/allegati - caratteristiche degli articoli richieste 3 DEFINIZIONE CICLO DI VITA RdO Il specifica: - data apertura - data anteprima - data chiusura - data accettazione - data ultima di consegna 4 LISTA FORNITORI da INVITARE Il sistema propone in automatico una lista di, che il può modificare e integrare 5 INVIO RICHIESTA Il inserisce il proprio codice PIN e procede all invio della richiesta ai selezionati 9 AGGIUDICA- ZIONE 8 VALUTAZIONE PROSTE PERVENUTE 7 INVIO PROSTE D OFFERTA 6 RICEZIONE NOTIFICA DELLA RdO 12/17 Alla data aggiudicazione il può accettare l più vantaggiosa, firmando digitalmente l accettazione Alla data chiusura il visualizza le offerte pervenute: il sistema elabora in automatico una graduatoria non vincolante, sulla base dei criteri indicati dal A partire dalla data apertura i interessati inviano proposte firmate digitalmente Il sistema invia in automatico ai una notifica per posta elettronica della RdO

13 : l abilitazione dei Per poter accedere al Mercato Elettronico, i Punti Ordinanti devono essere dotati di alcuni strumenti Requisiti tecnologici Descrizione diretto Hardware Software (Sistema operativo e Browser) Connessione Internet Kit di firma digitale PC dotato di una porta USB o seriale e attacco PS/2 cui collegare il lettore di Smart Card per la firma digitale. Lettore CD-rom. Sistema Operativo: Windows 98, ME, NT SP6, 2000 SP3 32 Mb Ram, Windows NT/2000/XP 64 Mb Ram. Browser:Netscape 4.7 e successivi, 128 bit; Microsoft Explorer 5.0 e successivi, 128 bit Non è richiesta una connessione con prestazioni particolari per l accesso alla piattaforma. Smart Card, Lettore di Smart Card e Software di firma. Deve essere intestata al soggetto che può impegnare l Amministrazione di appartenenza per acquisti di beni e servizi sotto la soglia di rilievo comunitario. 13/17 Il richiedente deve compilare l apposito modulo on-line sul portale (alle già registrate on-line al servizio in Rete della PA sarà richiesto solo di confermare i dati già presenti): il sistema genera automaticamente la user-id, mentre il sceglie e inserisce la password per l accesso e il PIN che utilizzerà per le RdO. Il scarica sul proprio PC la Domanda di Registrazione generata con i dati inseriti, la sottoscrive con la propria firma digitale e la carica a sistema.

14 : l abilitazione dei diretto Il DPR 101/02 prevede che la selezione dei abilitati avvenga attraverso la pubblicazione di apposito bando Pubblicati i bandi, sul portale i possono scaricare la documentazione relativa al Bando di Abilitazione al quale vogliono partecipare. Inseriscono i loro prodotti nel file Excel scaricato dal sito, predisposto per la creazione del catalogo. Compilano on-line sul portale l apposita Domanda di Abilitazione, la scaricano sul PC, appongono sulla domanda e sulla Lista prodotti la firma digitale del legale rappresentante dell impresa e caricano il tutto a sistema. L apposita Commissione di Abilitazione valuta la domanda e la lista prodotti, richiedendo eventuali chiarimenti, ed emette un provvedimento di abilitazione/diniego che viene notificato per posta elettronica al fornitore. A questo punto verrà predisposto il Catalogo elettronico dei beni/servizi offerti, che il fornitore dovrà firmare digitalmente prima della pubblicazione nel Mercato Elettronico. 14/17

15 L utilizzo di un Marketplace (e più in generale dell eprocurement) è suscettibile di generare cambiamenti dal punto di vista organizzativo RILEVAZIONE FABBISOGNI/ RICEZIONE RICHIESTE RICERCA FORNITORI E PRODOTTI CONTATTI, SELEZIONE E NEGOZIAZIONE INVIO ORDINI/ STIPULA CONTRATTO ARCHIVIAZ./ GESTIONE DOCUMENTALE RICEZIONE, CONTROLLO E SMISTAMENTO DELLA MERCE CONTROLLO AVANZAMENTO ORDINI E GESTIONE RESI LIQUIDAZIONE diretto RILEVAZIONE FABBISOGNI/ RICEZIONE RICHIESTE ACQUISTO ON-LINE RICEZIONE, CONTROLLO E SMISTAMENTO DELLA MERCE CONTROLLO AVANZAMENTO ORDINI E GESTIONE RESI LIQUIDAZIONE 15/17 COMPETENZE AMMINISTRATIVE (correttezza formale di atti e attività legate agli acquisti) COMPETENZE GESTIONALI (programmazione e controllo dei fabbisogni, analisi dei mercati dell, supporto metodologico alle altre Funzioni, adozione di modalità innovative di, )

16 Agenda Mattina Introduzione al Corso Il valore generato dal web nella PA Ora Durata (15 min.) (0.45 min.) L e-procurement Break (0.30 min.) PA Pausa Pranzo Pomeriggio Linee guida per l adozione e l utilizzo della Firma digitale La simulazione d sul Mercato PA Le registrazione al Mercato Elettronico della PA 3 (0.60 min.) (0.30 min.) (0.45 min.) (0.45 min.) 16/17 Dibattito (0.30 min.)

17 Agenda Mattina Introduzione al Corso Il valore generato dal web nella PA Ora Durata (15 min.) (0.45 min.) L e-procurement Break (0.30 min.) PA Pausa Pranzo (0.60 min.) Pomeriggio Linee guida per l adozione e l utilizzo della Firma digitale (0.30 min.) La simulazione d sul Mercato PA (0.45 min.) Le registrazione al Mercato Elettronico della PA (0.45 min.) 17/17 Dibattito (0.30 min.)