Settore Ordinamento ed Organizzazione Intersettoriale REGOLAMENTO CONTROLLO DI GESTIONE

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1 Settore Ordinamento ed Organizzazione Intersettoriale REGOLAMENTO CONTROLLO DI GESTIONE

2 Sommario Titolo I...3 Disposizioni Generali...3 Ambito di applicazione...3 Oggetto... 3 Organismo esterno preposto al Controllo di gestione... 3 Funzionamento dell'organismo esterno preposto al Controllo di Gestione... 4 Finalità...4 Titolo II...5 Competenza e relazioni...5 Attività...5 Direttore Generale...5 Relazioni con il Settore Finanziario...5 Relazioni con l'ufficio di Relazioni con il Pubblico... 5 Relazioni con il Collegio dei Revisori dei Conti...6 Titolo lii... 6 Modalità di svolgimento del Controllo di gestione... 6 Strumenti per l'esercizio del Controllo di gestione... 6 Il Piano esecutivo di gestione...6 La contabilità analitica direzionale...7 La reportistica...7 Gli indicatori...7 Il monitoraggio dei procedimenti trasversali...7 La consuntivazione ed i risultati del Controllo di Gestione. Referti...8 Entrata in vigore...;... 8 Abrogazione di norme

3 Titolo I Disposizioni Generali Art.1 Ambito di applicazione Il presente Regolamento disciplina, in conformità con lo Statuto, le normative in vigore, nonché gli art. 37 comma 2, 38 e 39 del vigente Regolamento di contabilità dell'ente, le modalità per l'attuazione del Controllo di gestione, nell'ambito del sistema complessivo di programmazione e controllo adottato dalla Provincia di Cosenza. Art. 2 Oggetto Il Controllo di Gestione verifica lo stato di attuazione degli obiettivi programmati, l'efficacia dei risultati conseguiti, la corretta ed economica gestione delle risorse umane e strumentali, il livello di efficienza del modello di organizzazione della struttura dell'ente. Art. 3 Organismo esterno preposto al Controllo di gestione La Provincia si avvale per il Controllo di gestione di un Organismo composto da tre esperti esterni, con specifica professionalità in tecniche di monitoraggio, valutazione e controllo, di cui uno con funzioni di coordinamento. La nomina dei componenti avviene secondo quanto definito nel vigente Regolamento sugli incarichi ed è effettuata dal Presidente, intuitu personae, che ne dà informativa alla prima Giunta utile. La durata in carica coincide con la durata dell'esercizio finanziario, può essere prorogata di anno in anno, non può essere superiore alla durata del mandato del Presidente e può essere revocata a Suo insindacabile giudizio. Sono altresì preposti a tale attività: i Servizi posti all'interno del Settore Bilancio e Programmazione, preposti al Controllo di gestione e alla contabilità integrata economico-patrimoniale; i Dirigenti; il Direttore Generale e/o Segretario Generale. Il compenso per l'incarico - in coerenza con le previsioni del bilancio annuale e pluriennale - è definito dalla Giunta e, comunque, non può essere superiore a quello attribuito ai componenti del Nucleo di valutazione. 3

4 Art. 4 Funzionamento dell'organismo esterno preposto al Controllo di Gestione L 'organismo si riunisce presso la sede dell'ente, è convocato dal Coordinatore, anche in via breve, ed opera collegialmente. E' validamente costituito anche in caso di presenza di solo due componenti. L organismo redige verbali delle proprie riunioni ed è assistito dal funzionario dell'ente preposto al servizio del Controllo di gestione. Le determinazioni dell'organismo sono assunte a maggioranza. A parità di voti prevale quello del Coordinatore. Essi sono tenuti all'osservanza del segreto sui fatti e. sui documenti di cui hanno conoscenza per ragione del loro ufficio. Art. 5 Finalità L'Organismo cui è affidato il Controllo di gestione: 1. Verifica la rispondenza dei risultati agli obiettivi definiti nel PEG; 2. Verifica la corretta ed economica gestione delle risorse attribuite ai dirigenti ; 3. Predispone metodi e strumenti efficaci al fine di ottimizzare il rapporto tra costi e risultati; 4. Riferisce trimestralmente al Presidente e alla Giunta, a mezzo specifiche relazioni corredate da report sintetici, nelle quali sono evidenziati gli scostamenti e le criticità riscontrate; 5. Monitora, in coerenza con i contenuti e con la programmazione economico-finanziaria e del bilancio, il ciclo di gestione della performance; 6. Supporta gli organi di indirizzo politico - amministrativo e i dirigenti, fornendo elementi utili alla valutazione delle unità organizzative e dei dipendenti, attraverso il ciclo di gestione delle performance; 7. Fornisce agli organi di indirizzo politico - amministrativo e al Nucleo di valutazione elementi utili alla valutazione dei dirigenti, attraverso il ciclo di gestione delle performance; 8. Valuta attraverso rapporti e rilevazioni, assumendo l'attività di Controllo strategico, la coerenza dei risultati progressivamente raggiunti dalle strutture amministrative rispetto agli indirizzi della direzione politica. A tali fini verifica l'adeguatezza delle scelte compiute in sede di attuazione dei programmi, identifica eventuali fattori ostativi e/o responsabilità per il mancato o parziale conseguimento dei risultati e suggerisce i possibili rimedi; 9. Definisce ogni altra attività specificamente affidata dalle norme in vigore; 10. Suggerisce -sentiti i Dirigenti - al fine di supportare l'ente nel controllo sulla qualità dei servizi erogati - metodi e strumenti di rilevazione della soddisfazione dei cittadini. 4

5 Titolo II Competenza e relazioni Art. 6 Attività L'Organismo preposto al Controllo di gestione analizza i risultati dell'attività di tutti i Centri di responsabilità e/o di costo per misurarne e valutarne efficacia, efficienza ed economicità sia della gestione amministrativa che della gestione economico - finanziaria. Art. 7 Direttore Generale Il Direttore Generale e, in sua assenza, il Segretario Generale predispone entro 30 giorni dalla approvazione del Bilancio annuale il Piano dettagliato degli obiettivi, avvalendosi dell'organismo preposto al Controllo di gestione. Art. 8 Relazioni con il Settore Finanziario L'Organismo preposto al Controllo di gestione collabora con il Settore Bilancio e Programmazione e con i servizi posti all'interno del medesimo settore, di cui all'art. 3 del presente Regolamento, al fine di creare le necessarie relazioni tra gli strumenti economico - finanziari e quelli di contabilità analitica e ricevere le informazioni non solo di natura contabile ma anche extracontabile. L'Organismo preposto al Controllo di gestione, oltre ad avere un rapporto di collaborazione attiva con il Settore Bilancio e Programmazione, concorda con lo stesso qualsiasi cambiamento all'attuale sistema di contabilità economico-patrimoniale ed analitica, ritenuto necessario per migliorare l'espletamento delle attività.di monitoraggio e controllo. Art. 9 Relazioni con l'ufficio di Relazioni con il Pubblico L'Organismo preposto al Controllo di gestione si avvale dell'urp al fine di individuare corretti standard di qualità ed indicatori per la gestione dei reclami e il rapporto di comunicazione con i cittadini. 5

6 Art. 10 Relazioni con il Collegio dei Revisori dei Conti L'Organismo del Controllo di Gestione e l'organo di Revisione collaborano per il raggiungimento delle finalità a ciascuno demandate dalle Leggi, dallo Statuto e dai Regolamenti. Titolo III Modalità di svolgimento del Controllo di gestione Art. 11 Strumenti per l'esercizio del Controllo di gestione Ai fini del corretto esercizio del controllo di gestione si utilizzano i seguenti strumenti: Il Piano esecutivo di gestione; La contabilità analitica direzionale; La reportistica ; Sistemi di indicatori tecnico - fisici per la valutazione delle prestazioni ; Sistema di monitoraggio di procedimenti trasversali. Art. 12 Il Piano esecutivo di gestione Il Piano esecutivo di gestione determina gli obiettivi di gestione affidati a ciascun dirigente, sulla base degli obiettivi specifici individuati dalla Giunta riferibili agli obiettivi programmatici di mandato. Ogni obiettivo gestionale contiene l'indicazione delle risorse umane, finanziarie e strumentali necessarie al suo perseguimento, le attività programmate e da porre in essere nell'anno, gli atti formali da adottarsi nel corso della gestione, nonché gli indicatori di riferimento ed il relativo valore atteso. L'obiettivo gestionale possiede le seguenti caratteristiche: Significatività (gli obiettivi riguardano aspetti rilevanti dell'attività del Settore e/o Servizio); Misurabilità in base a criteri oggettivi (gli obiettivi sono espressi in termini quantitativi o comunque altrimenti misurabili); Diretta controllabilità (relativa indipendenza da fattori esogeni o da soggetti esterni); Temporalità determinata (di norma riferita all'anno finanziario). Ad ogni obiettivo possono essere associate una o più schede di bilancio. Il Piano esecutivo di gestione viene monitorato attraverso un programma informatizzato, ad uso dei dirigenti dell'amministrazione. 6

7 Art. 13 La contabilità analitica direzionale Ai fini del Controllo di gestione la struttura organizzativa della Provincia è ripartita in Centri di responsabilità ed in Centri di costo. Ogni centro di costo è preordinato all'erogazione di un prodotto/servizio, ed è individuato dal consumo di risorse reso necessario dalla erogazione del prodotto/servizio stesso. I centri di responsabilità sono titolari del procedimento di spesa (Peg); ogni centro di costo fa riferimento a un solo Centro di responsabilità. Il sistema di rilevazione dei costi che alimenta la contabilità analitica direzionale, è gestito dal servizio Controllo di Gestione, in coerenza ed in rapporto con la contabilità propria del Settore finanziario. Le procedure informatiche seguite sono concordate con il Servizio dei Sistemi Informativi, anche in riferimento all'aggiornamento periodico dei fattori produttivi. La definizione dei singoli centri di costo sono concordati dal servizio Controllo di Gestione con i Dirigenti dell'ente. Art. 14 La reportistica La reportistica viene promossa dall'organismo preposto al Controllo di gestione di concerto con il servizio Controllo di Gestione. Essa si configura come un prodotto informativo di supporto alle decisioni dei Centri di responsabilità. Art. 15 Gli indicatori Gli indicatori sostanziano modalità di rappresentazione della realtà; ove rapportati a diverse scadenze temporali, possono costituire una base dati seriale. L'indicatore di risultato o di performance può essere inserito in atti di programmazione al fine di costituire un elemento per la valutazione della gestione. Gli indicatori di risultato possono essere di tempo, di quantità, di qualità, anche associati tra loro, essi costituiscono il riferimento per il raggiungimento del risultato e sono collegati a specifici obiettivi gestionali. Art. 16 Il monitoraggio dei procedimenti trasversali Per il controllo di attività che cointeressano i Dirigenti di più Settori (costruzione di opere pubbliche, programmazione negoziata, etc.) si istituiscono, preferibilmente, sistemi unitari per il monitoraggio dei relativi procedimenti. La conferenza dei Servizi, istituita tra i Dirigenti interessati e il Controllo di gestione, presceglie la metodologia più adeguata e, con il supporto conoscitivo del Dirigente dei Servizi Informatici, si dota degli strumenti informatici a ciò preposti. 7

8 Art. 17 La consuntivazione ed i risultati del Controllo di Gestione. Referti Entro il mese di settembre di ciascun anno il servizio Controllo di Gestione predispone, per il successivo inoltro all'organo Consiliare, la ricognizione sullo stato di attuazione dei programmi dell'ente, dettagliati per obiettivo. I risultati di gestione concorrono alla formazione del rendiconto, attraverso una relazione illustrativa alla Giunta predisposta dal servizio Controllo di Gestione, che esprime le valutazioni di efficacia dell'azione condotta sulla base dei risultati conseguiti in rapporto ai programmi ed ai costi sostenuti. Ai fini della predisposizione del rendiconto della gestione, la Provincia si avvale anche del sistema di contabilità analitica. Il servizio Controllo di Gestione fornisce ai Responsabili rapporti periodici sullo stato di attuazione del PEG per l'esercizio in corso, da predisporsi secondo le scadenze indicate. Art. 18 Entrata in vigore Il presente Regolamento entra in vigore dopo la pubblicazione all'albo pretorio della Provincia. Art. 19 Abrogazione di norme Dalla data di entrata in vigore del presente Regolamento si intendono abrogate le altre norme con esso in contrasto. 8

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