CODICE DI CONDOTTA AZIENDALE ALCOA. Fate la cosa giusta!

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1 CODICE DI CONDOTTA ALCOA Fate la cosa giusta!

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3 Alcoa 390 Park Avenue New York, NY USA Klaus Kleinfeld Presidente e Chief Executive Officer Caro collega, Troverà in allegato la sua copia della Guida alla condotta aziendale Alcoa. I Valori di Alcoa sono la base su cui questa Società è stata costruita e continua a prosperare. È importante per ciascuno di noi comprendere e vivere i Valori di Alcoa: essi guidano le nostre interazioni con clienti, fornitori, colleghi, azionisti e le comunità in cui operiamo. Siamo una società globale che opera in ambienti culturali, politici ed economici diversi. In ogni nostra sede, i Valori di Alcoa e la nostra integrità restano il nostro punto di riferimento. Da sempre lottiamo per migliorare le prestazioni e incrementare il valore per gli azionisti; questi obiettivi sono fondamentali per il nostro costante successo. Se il soddisfacimento degli obiettivi finanziari e operativi è molto importante, dobbiamo sempre lottare per realizzare quegli obiettivi in conformità alle leggi e ai regolamenti applicabili, in linea con i nostri Valori. Ogni giorno, ciascuno di noi prende decisioni aziendali, alcune molto semplici, altre più complesse. Indipendentemente dalla situazione, dobbiamo sempre agire in base ai più alti principi etici, senza compromettere mai i Valori di Alcoa. In caso di dubbi, si fermi e si chieda: Le mie azioni sono legali? Le mie azioni sono conformi ai Valori di Alcoa e alle Politiche e Procedure dell Azienda? Mi comporto in modo equo e onesto? Le mie azioni sono tuttora valide? In che modo le mie azioni saranno giudicate pubblicamente? Le mie azioni potrebbero creare problemi alla mia famiglia? La preghiamo di leggere la Guida per comprendere i comportamenti attesi da Alcoa. In caso di domande, non esiti a porle all attenzione del suo supervisore o di un'altra delle risorse elencate nella Guida che potranno dare assistenza. Le chiedo di impegnarsi personalmente a mantenersi conforme alla Guida e a difendere i Valori di Alcoa ogni giorno, in tutto ciò che fa. In quanto Alcoani, agiamo con integrità e intendiamo Fare la cosa giusta. Cordiali saluti. Klaus Kleinfeld

4 INDICE IL PROGRAMMA ALCOA DI ETICA E CONFORMITÀ...1 Questa Guida...1 Linea Etica e Conformità...2 Responsabilità e Azioni...2 Segnalare problemi...2 Azioni conseguenti...2 PRESENTAZIONE DELLA CONDOTTA...3 VALORI ALCOA...4 CODICE DI CONDOTTA...5 Condotta personale e nei riguardi dei nostri colleghi...5 Responsabilità del management...5 Salute e Sicurezza...5 Rispetto e trattamento equo...5 Molestie...6 Diritti umani...6 Relazioni personali...6 Privacy del dipendente...6 Lavoro, attività o servizi esterni...7 Condotta nei riguardi dei partner commerciali...9 Conflitti d interesse...9 Uso corretto...9 Omaggi e intrattenimenti...9 Concorrenza leale e Antitrust...10 Condividere le informazioni di Alcoa...11 Ottenimento e utilizzo di informazioni concorrenziali...11 Partecipazione ad associazioni commerciali e a conferenze...11 Rapporti con i clienti...11 Rapporti d'affari con il Governo...12 Rapporti con i fornitori...12 Riciclaggio di denaro...12 Condotta delle risorse commerciali...14 Uso responsabile dei beni aziendali...14 Gestione degli archivi...14 Informazioni privilegiate e non pubbliche...14 Accuratezza della documentazione e delle relazioni...15 Pubblica rivelazione...16 Proprietà intellettuale...16 Materiale tutelato da diritti d autore...16 Uso di sistemi informatici e informazioni computerizzate...17 Condotta nei riguardi della comunità...19 Osservanza della legge applicabile...19 Ambiente...19 Rapporti con la comunità...19 Attività politiche e contribuzioni...20 Anti-corruzione...20 Commercio Internazionale...21 Richieste del Governo e dei media...21 RISORSE/COME OTTENERE AIUTO...24

5 IL PROGRAMMA ALCOA DI ETICA E CONFORMITÀ Alcoa mette in atto a livello societario un programma per coordinare, implementare e monitorare la conformità ai Valori societari, alle Politiche, alle Procedure, alle leggi e ai regolamenti. La vigilanza sul Programma di Etica e Conformità è compito del relativo Comitato di Consulenza. Il Comitato è formato dai seguenti rappresentanti di Alcoa Inc.: Chief Executive Officer Chief Financial Officer General Counsel e Chief Compliance Officer Global Director - Compliance Director Ethics, Compliance and Advisory Services L'azienda ha nominato dei Rappresentanti della Conformità Aziendale in diverse regioni geografiche, per fornire assistenza nell utilizzo dei materiali di etica e conformità, nel training relativo e nel monitoraggio e risoluzione di problematiche legate all etica e conformità. Questa Guida Questa Guida per la Condotta aziendale espone le responsabilità che Alcoa e noi, come dipendenti, abbiamo l uno verso l altro, nei confronti dei nostri partner nel mondo e delle nostre comunità. Ci aiuta a comprendere le responsabilità che condividiamo e ci mette in guardia verso importanti problemi etici e legali che potrebbero sorgere. Non troverete qui tutte le regole, le politiche e gli standard di Alcoa, né probabilmente ogni risposta che cercate. Ciò che troverete sono esempi di Valori che descrivono come Alcoa basa le sue scelte d'affari e quale è il comportamento che ci si aspetta da ciascun dipendente Alcoa. Se avete domande su questa guida, o preoccupazioni sulla condotta aziendale di qualcuno, contattate prima di tutto il vostro responsabile. Se non vi sentite a vostro agio nel farlo, utilizzate queste altre risorse Alcoa: Dipartimento Legale Dipartimento Risorse Umane Dipartimento Etica e Conformità Altri canali di comunicazione che pensate possano essere di aiuto Vedere Risorse/Come ottenere aiuto alla fine di questa guida per ulteriori informazioni. CODICE DI CONDOTTA ALCOA 1

6 IL PROGRAMMA ALCOA DI ETICA E CONFORMITÀ Linea Etica e Conformità Oltre ai normali canali di comunicazione e alle risorse a disposizione per l'assistenza, la Linea Etica e Conformità è un metodo semplice a disposizione di qualunque dipendente per esprimere preoccupazioni sull'azienda o su attività correlate al posto di lavoro che possono non essere in linea con i Valori Alcoa, o per porre domande in caso siano necessari chiarimenti o consigli. La Linea Etica e Conformità è operativa 24 ore al giorno. Le chiamate alla Linea Etica e Conformità possono essere fatte in modo anonimo. Se riportate un problema, siate preparati a fornire le seguenti informazioni sul caso: Ora e luogo Persone coinvolte Altre informazioni eventualmente utili per la risoluzione del problema Per informazioni specifiche sull'uso del servizio e i numeri di telefono per il vostro paese, fate riferimento agli opuscoli informativi e ai poster della Linea Etica e Conformità, o consultate la pagina Etica e Condotta, nella comunità Global Compliance sul portale Alcoa. Responsabilità e Azioni La conformità alla legislazione locale, ai Valori, alle Politiche e alle Procedure di Alcoa non è un optional. Tutto ciò esiste per proteggere i dipendenti, i clienti, i fornitori e la società da condotta impropria. Segnalare problemi Ogni dipendente Alcoa dovrebbe sollevare questioni o esprimere preoccupazioni in merito al comportamento sul posto di lavoro. In caso di dubbio - chiedete. Molte azioni non etiche sono causate dalla mancanza di corrette informazioni, dalla mancata comprensione delle informazioni in possesso, o per voler semplicemente fare il lavoro e concluderlo, piuttosto che da mancanza di carattere o intenzioni disoneste. Un dipendente che in buona fede cerca consiglio, solleva una preoccupazione o riferisce comportamenti impropri sta facendo la cosa giusta. Azioni conseguenti Alcoa non tollererà da nessuno e a nessun livello della società ritorsioni contro un individuo che abbia fatto la cosa giusta. Alcoa vieta a tutto il personale qualsiasi forma di ritorsione contro un dipendente che riferisca in buona fede una preoccupazione. Qualsiasi dipendente che non segua le pratiche di etica aziendale di Alcoa o che consapevolmente riferisca il falso, è soggetto ad azione disciplinare fino all eventuale conclusione del rapporto di lavoro. I dipendenti hanno il dovere di collaborare alle indagini aziendali nei casi di accusa di violazione della condotta etica e aziendale e devono sempre essere sinceri e disponibili nel corso delle indagini. 2 CODICE DI CONDOTTA ALCOA

7 PRESENTAZIONE DELLA CONDOTTA Il buon nome di una società è critico per il raggiungimento del successo. Alcoa può mantenere il proprio buon nome se i suoi dipendenti, i partner commerciali e i processi compiono continuamente la cosa giusta, nel modo giusto. La Visione di Alcoa è di essere sempre la migliore in tutto ciò fa. Alla base di questa Visione, adottiamo una serie di Valori in ogni paese, in ogni impianto e in ogni azione che facciamo. Fare la cosa giusta Mettete in pratica i Valori, le Politiche e le Procedure della società. Osservate tutte le leggi applicabili ovunque operiamo. Fare la cosa giusta nel modo giusto Comportatevi in modo etico, seguendo gli standard di comportamento professionale accettati. Seguite le Politiche e le Procedure Alcoa. Parlate quando vi trovate di fronte a situazioni dubbiose. I dipendenti e i partner commerciali di Alcoa devono assumersi in prima persona la responsabilità di proteggere il buon nome di Alcoa nel modo seguente: Comprendere il corretto comportamento al lavoro Ogni dipendente deve conoscere i Valori, le Politiche, le Procedure e i requisiti legali di Alcoa che guidano la loro condotta di lavoro. Se non ne è a conoscenza, deve chiedere aiuto prima di agire. Rispettare le persone e la legge sul posto di lavoro Ogni dipendente, fornitore, cliente o appaltatore è tenuto a comportarsi in maniera etica e legale nei rapporti d affari con Alcoa. Chiedere spiegazioni e/o informare di attività che sembrano violare i Valori Alcoa Ogni dipendente deve fare domande, esporre preoccupazioni e riportare azioni non etiche o disoneste da parte della società o qualsiasi suo dipendente, rappresentante o cliente e fornitore quando questi trattano con Alcoa. CODICE DI CONDOTTA ALCOA 3

8 VALORI ALCOA Alcoa è una società fondata sui valori. I valori forniscono la struttura comune per le nostre decisioni, azioni e i nostri comportamenti. I valori sono il nostro linguaggio universale - trascendono cultura e geografia. Vivere i nostri valori significa operare in base ai più alti standard di comportamento aziendale, in ogni aspetto degli affari, in ogni regione del mondo. Integrità La nostra integrità è il fondamento di Alcoa. Siamo aperti, onesti e affidabili nei rapporti con clienti, fornitori, colleghi, azionisti e con le comunità ove operiamo. EHS (Ambiente, Salute, Sicurezza) Lavoriamo in sicurezza con modalità che proteggono e favoriscono la salute e il benessere dell individuo e dell ambiente. Cliente Favoriamo il successo dei nostri clienti creando un valore eccezionale con prodotti e servizi innovativi. Eccellenza Perseguiamo senza sosta l eccellenza in tutto ciò che facciamo, ogni giorno. Persone Lavoriamo in un ambiente che stimola il cambiamento, le nuove idee, il rispetto per l individuo e le pari opportunità professionali. Redditività Otteniamo risultati finanziari sostenibili che consentono una crescita proficua e un eccellente valore per gli azionisti. Responsabilità Siamo responsabili individualmente e in gruppo dei nostri comportamenti, azioni e risultati. 4 CODICE DI CONDOTTA ALCOA

9 Condotta personale e nei riguardi dei nostri colleghi I nostri Valori si fondano sulla dignità e il rispetto reciproco. Questi Valori guidano le nostre attività. Responsabilità del management Tutti i manager di Alcoa devono mostrare, attraverso le loro azioni, un impegno verso i Valori di Alcoa. Devono inoltre promuovere un ambiente nel quale ci si aspetta conformità e nel quale il comportamento etico è la norma. Tutti i dipendenti di Alcoa devono osservare i Valori e i Principi della società. Nessuno può chiedere a qualsivoglia dipendente di Alcoa di infrangere la legge o di andare contro i Valori, le Politiche e le Procedure aziendali. Salute e Sicurezza (Riferimento: Politiche su Ambiente, Salute e Sicurezza) Alcoa non comprometterà salute e sicurezza sul posto di lavoro a scopo di profitto o di produzione. L obiettivo di ogni sede Alcoa è avere e mantenere un luogo di lavoro sicuro. Le regole di sicurezza e le Punti Chiave Nessuno può chiedere ad alcun dipendente di infrangere la legge o andare contro i Valori, le Politiche e le Procedure aziendali. Noi trattiamo tutti i dipendenti in modo leale. Noi non tolleriamo alcuna forma di molestia. Le informazioni personali sui dipendenti vengono trattate e protette conformemente alle leggi applicabili. Vengono fornite informazioni per compiere ogni lavoro in modo sicuro. I dipendenti non devono usare, portare o cedere ad altri armi o droga dentro alla proprietà aziendale. I dipendenti devono riferire di qualsiasi persona o attività sospette. procedure sono obbligatorie in ogni nostro stabilimento, ufficio e luogo di lavoro. Ognuno di noi deve svolgere il proprio lavoro attenendosi a queste regole di salute e sicurezza e deve immediatamente dare informazione di qualsiasi preoccupazione, violazione della sicurezza o incidente. I dipendenti non devono usare, portare o fornire ad altri droghe illecite all interno della proprietà aziendale. Ai dipendenti non è concesso lavorare sotto l influenza di alcol o stupefacenti. L'abuso di medicinali leciti sul posto di lavoro non è permesso. Alcoa non consentirà ad alcuno di lavorare nel caso in cui i medicinali leciti creino una condizione non sicura. Sul posto di lavoro i dipendenti non possono agire in modo violento o minacciare altri con la violenza e non possono portare o utilizzare armi. Rispetto e trattamento equo (Riferimento: Conformità alla politica relativa alle leggi e regolamenti su Pari Opportunità d'impiego e Azione Affermativa) Alcoa fornisce pari opportunità di lavoro a ogni individuo, indipendentemente da razza, religione, colore, paese di provenienza, età, sesso, handicap, condizione di reduce di guerra, orientamento sessuale o altri fattori. Tale trattamento equo è applicato a tutte le fasi del rapporto di impiego, compresi: Assunzione, trasferimento, promozione e licenziamento dei dipendenti. Opportunità di crescita e sviluppo. Riconoscimento di successi. Selezione di dipendenti per programmi di training. Determinazione di salari e indennità. CODICE DI CONDOTTA ALCOA 5

10 Nel nostro ambiente la comunicazione sarà chiara, onesta e tempestiva. Faremo di tutto per comprendere il punto di vista degli altri in modo rispettoso. La pluralità è una forza di Alcoa. Ogni dipendente deve rispettare le persone e le culture con le quali noi lavoriamo. Come società vogliamo pluralità ad ogni livello e auspichiamo un ambiente di lavoro nel quale tutti i dipendenti sviluppino al massimo le proprie potenzialità e contribuiscano al meglio. Molestie Alcoa non tollera alcuna forma di molestia. La molestia può avere varie espressioni, tutte inaccettabili, come indicato negli esempi che seguono. Scherzi, insulti, minacce e altre spiacevoli azioni riguardanti razza, colore, sesso, età, religione, origini, antenati, cittadinanza, disabilità, stato di reduce, stato sociale, condizioni economiche o background culturale. Approcci sessuali indesiderati, richieste di prestazioni sessuali e altre spiacevoli condotte verbali o fisiche di natura sessuale, o mostrare oggetti o immagini esplicitamente sessuali. Condotta verbale o fisica che possa turbare lo svolgimento delle mansioni di un altro lavoratore o creare un ambiente di lavoro ostile o imbarazzante. Diritti umani Alcoa apprezza e rispetta tutti coloro che scelgono di lavorare per la società. Ogni persona lavora per libera scelta, non perché è obbligata a farlo. Alcoa non si serve di lavoro minorile o lavoro nero. Alcoa rispetta la libertà dei dipendenti di unirsi o non unirsi, in associazioni od organizzazioni legalmente autorizzate. Relazioni personali Alcoa riconosce che ogni individuo ha diritto a lavorare in Alcoa. In alcuni casi, i dipendenti potranno avere anche membri della famiglia o amici che lavorano per Alcoa. In queste situazioni Alcoa, ove possibile, eviterà situazioni lavorative che creino una relazione diretta di dipendenza tra membri della stessa famiglia o individui in stretti rapporti personali. Privacy del dipendente (Riferimento: Politica sulle informazioni sui dipendenti) Alcoa rispetterà la privacy dei dipendenti. Alcoa raccoglierà e tratterà le informazioni sui dipendenti solo per motivi di lavoro compatibili con la legge applicabile. L'accesso alle informazioni personali sui dipendenti è limitato solo a coloro che hanno il diritto legale di visionare le informazioni e solo per uno scopo preciso inerente al loro lavoro. Gli incaricati al trattamento delle informazioni personali vengono regolarmente informati della necessità di proteggere tali informazioni. 6 CODICE DI CONDOTTA ALCOA

11 Tutti i dipendenti hanno il diritto di rivedere e commentare le informazioni contenute negli archivi personali gestiti dall'azienda e possono eseguire altre azioni sui loro archivi come previsto dalle leggi nazionali sulla privacy applicabili. Lavoro, attività o servizi esterni Lavoro, attività o servizi esterni non possono interferire con il lavoro in Alcoa. Non possiamo eseguire servizi fuori da Alcoa che entrino in conflitto con il lavoro che svolgiamo per l'azienda. Non possiamo vendere un prodotto in competizione con Alcoa, anche se tramite lavoro autonomo. Cosa fareste? 1. Domanda: Sembra che definiamo obiettivi sempre più alti ogni anno. I miei colleghi ed io siamo parecchio sotto pressione per conseguire i risultati. È questo il modo giusto per condurre un'attività? Risposta: I Principi che supportano il nostro Valore dell'eccellenza dichiarano che ci poniamo obiettivi oltre il massimo e chiediamo, premiamo e riconosciamo l'eccellenza. Tuttavia, dobbiamo conseguire questi risultati osservando le leggi applicabili e le Politiche Alcoa nel rispetto dei singoli dipendenti. Esponete i vostri problemi al supervisore o a un addetto del Dipartimento Risorse Umane. 2. Domanda: Il mio supervisore mette in imbarazzo parecchi di noi con barzellette e battute volgari. Cosa dovrei fare? Risposta: Parlate con il vostro supervisore di come vi sentite. Se non vi sentite liberi di parlare direttamente con lui, parlate con un altro responsabile, o con un addetto delle Risorse Umane. Noi non sopportiamo molestie o un ambiente di lavoro ostile in cui i dipendenti si sentono minacciati o intimiditi. 3. Domanda: Durante una presentazione del dipartimento ho posto una domanda. Ritengo che la risposta ottenuta sia stata offensiva e mi sono sentito umiliato. Molte persone presenti nella stanza hanno iniziato a ridere. Risposta: Alcoa incoraggia la comunicazione aperta, le opinioni differenti sui problemi e un sano dibattito nel corso di un processo decisionale. Tuttavia, in caso di disaccordo, dobbiamo esprimerci in modo professionale e rispettoso. Parlate con la persona che vi ha messo in imbarazzo oppure rivolgetevi al vostro supervisore o a un addetto delle Risorse Umane. 4. Domanda: Sospetto che un collega a volte arrivi al lavoro ubriaco e forse beva mentre è al lavoro. Sono preoccupato per la salute e la sicurezza di questo collega. Cosa posso fare? Risposta: Consultate il vostro supervisore, che prenderà i provvedimenti necessari per coinvolgere gli esperti. Se non vi sentite liberi di discutere la questione con il vostro supervisore, prendete in considerazione la possibilità di rivolgervi alle Risorse Umane. CODICE DI CONDOTTA ALCOA 7

12 5. Domanda: Ho notato attività che potrebbero creare pericoli alla sicurezza e all ambiente, ma questa non è la mia area e non voglio essere coinvolto. Non devo fare rapporto, vero? Risposta: Questo non è il modo migliore per gestire la vostra preoccupazione. La sicurezza e l ambiente sono aree di tutti i dipendenti. Esprimete la vostra preoccupazione al vostro responsabile o a chi addetto alla salvaguardia dell ambiente, della salute e della sicurezza nella vostra sede. Pensate a come vi sentireste se qualcuno si facesse male seriamente perché non avete agito. 6. Domanda: Mi sono fatto un piccolo taglio mentre lavoravo. Quando mi sono rivolto al mio responsabile, questi mi ha suggerito che poiché era piccolo non era il caso di renderlo noto. Pensavo che fossimo tenuti a riferire ogni incidente o lesione. Cosa dovrei fare? Risposta: Avete ragione tutte le ferite e gli incidenti sul lavoro devono essere resi noti, anche se piccoli. 7. Domanda: Un responsabile mi ha detto di spedire un prodotto prima del completamento del collaudo in laboratorio. Sono certo che questo va contro le procedure standard. Devo dire qualcosa? Risposta: Sì. Chiedete al responsabile di spiegare le procedure standard. Forse non siete al corrente di cambiamenti nella procedura. Se le istruzioni ricevute erano in conflitto con la procedura, il responsabile deve rendersi conto dell errore e ritardare la spedizione fino al completamento del collaudo. In caso contrario, dovete parlarne ad un livello più alto, oppure chiamare la Linea Etica e Conformità. 8. Domanda: Mi è stato chiesto di preparare documenti falsi per nascondere una situazione che non era nel rispetto delle nostre politiche stabilite. Non mi sento tranquillo. Cosa dovrei fare? Risposta: Mai preparare documenti falsi. Al più presto, portare la situazione all attenzione del responsabile o contattare la Linea Etica e Conformità. Non è permesso falsificare i documenti aziendali, cosa che potrebbe portare a un azione legale contro Alcoa o contro di voi. 9. Domanda: Esistono delle restrizioni se intraprendo un secondo lavoro fuori da Alcoa? Risposta: Sì. Qualunque impiego fuori da Alcoa non deve in alcun modo creare, o dare l impressione di creare, un conflitto di interessi con le vostre responsabilità all'interno di Alcoa. La vostra seconda occupazione deve essere tenuta completamente separata dal lavoro in Alcoa. In nessun caso potete usare nome, informazioni, tempo, proprietà o altre risorse di Alcoa per lo svolgimento del secondo lavoro. 10. Domanda: Sono preoccupato per una cosa che non è contemplata in questa guida. Vuol forse dire che il problema non esiste? Risposta: No. In un documento come questo, che costituisce una guida generale, non è possibile elencare ogni situazione. I Valori Alcoa e il vostro senso di ciò che è giusto e ciò che è sbagliato devono essere la vostra guida. Parlate con il vostro supervisore o chiamate la Linea Etica e Conformità se avete domande o preoccupazioni circa un attività presso la vostra sede. 8 CODICE DI CONDOTTA ALCOA

13 Condotta nei riguardi dei partner commerciali I nostri Valori, la nostra onestà e il nostro comportamento non si fermano alle nostre azioni o alla nostra porta. Ci aspettiamo lo stesso dai nostri fornitori, clienti e coloro che hanno relazioni con noi. Conflitti d interesse (Riferimento: Politiche di Condotta Aziendale) Le decisioni commerciali devono essere fondate su un sano giudizio, non sul profitto o sull interesse personale. Un conflitto di interessi può verificarsi nel momento in cui gli interessi personali influenzano il giudizio, l'obiettività e la lealtà di un dipendente nei confronti di Alcoa. Evitate qualsiasi situazione che crei o sembri creare conflitto. Nessun dipendente deve rappresentare Alcoa in una transazione d affari se lui/lei, un membro della sua famiglia o un suo amico personale ne trae un interesse finanziario. Nessun dipendente deve intraprendere un operazione commerciale per interesse personale, o per beneficiare un parente o un amico. I dipendenti devono parlare al Consulente Legale di Alcoa di qualsiasi situazione in cui potrebbe esserci un conflitto d interesse. Uso corretto (Riferimento: Politiche di Condotta Aziendale) Alcoa si impegna a non fare e non ricevere pagamenti in denaro, beni, servizi o oggetti di valore, che possano essere usati per scopi illegali o per qualunque scopo all'infuori di quelli descritti nella documentazione a supporto della transazione. Punti Chiave Evitare conflitti di interesse e individuare le situazioni in cui questi possano aver luogo. Non accettare o fare omaggi, favori o intrattenimenti se ciò risulta illegale o sembra obbligare la persona che li riceve. Utilizzare e fornire esclusivamente prodotti e servizi sicuri e affidabili. Rispettare i nostri concorrenti e non usare pratiche commerciali non eque per danneggiare la concorrenza. Non avere discussioni formali o informali con i nostri concorrenti su prezzi, mercati, prodotti o sui livelli di produzione o delle scorte. Le informazioni su concorrenti, fornitori e clienti devono essere raccolte, protette e usate in modo adeguato. Fabbricare e produrre prodotti in conformità alle specifiche contrattuali. Commercializzare i nostri prodotti e servizi in modo onesto ed equo. Non compromettere i nostri Valori per il profitto. Omaggi e intrattenimenti (Riferimento: Politiche di Condotta Aziendale) In molti settori e molti paesi, gli omaggi e gli intrattenimenti costituiscono pratica comune per rafforzare le relazioni d affari. In tutto il mondo, la posizione di Alcoa è chiara: nessun omaggio, favore o intrattenimento deve essere accettato o fornito se obbliga o sembra obbligare la persona a cui è destinato. Ricevere o fare omaggi in denaro o equivalente non è mai permesso. CODICE DI CONDOTTA ALCOA 9

14 I dipendenti dell azienda possono accettare o fare omaggi, favori e intrattenimenti solo se questi rispondono a tutti i seguenti criteri: Non sono contro la legge o la politica della società controparte. Sono in linea con le pratiche consuetudinarie d affari nel paese o nel settore. Sono ragionevolmente legati ai rapporti d affari. Non costano troppo e sono conformi alle linee guida di ogni Business Unit esistente. Non possono essere considerati motivo di corruzione, ricatto o influenza impropria. La pubblica rivelazione dei fatti non metterà in imbarazzo la società o il dipendente. Non violano in alcun altro modo i nostri Valori aziendali o etici. Se vi è offerto un omaggio che non rientra nella lista precedente, dovreste educatamente rifiutare. Ci potrebbe essere il raro caso, come ad esempio una presentazione pubblica, dove il rifiuto dell omaggio può non essere possibile, o in alcuni paesi le usanze culturali possono impedire di rifiutare un omaggio senza essere scortese. In tali situazioni potete accettare l omaggio e immediatamente consegnarlo ad Alcoa. Non è mai accettabile la richiesta o pretesa di omaggi personali, favori, intrattenimenti o servizi. Per evitare problemi connessi agli omaggi, spesso è utile mettere in chiaro ciò che non è permesso prima di iniziare un rapporto d affari. Concorrenza leale e Antitrust (Riferimento: Rispetto delle Leggi Antitrust) Alcoa ritiene che una concorrenza leale e aperta sia vantaggiosa per i clienti, per i consumatori e per la società intera. In tutto il mondo le società vengono incoraggiate a condurre gli affari in maniera aggressiva ma leale. Molti paesi hanno leggi sulla concorrenza o sull antitrust volte a fissare e mettere in atto gli standard di comportamento personale e aziendale in questo settore. Infrangere queste leggi può portare a punizioni molto severe, sia per la società sia per l individuo. Alcoa si attiene pienamente a queste leggi. Tale osservanza include le seguenti linee guida: I rappresentanti di Alcoa non possono discutere o stipulare un accordo formale o informale con qualsiasi concorrente su prezzi o questioni che influenzino prezzo, livelli di produzione o di inventario e gare d appalto, oppure che dividano produzione, territorio di vendita, prodotti, clienti o fornitori. Una buona regola generale è quella di non incontrare i concorrenti. In molte giurisdizioni non sono permessi accordi con clienti e fornitori che stabiliscano il prezzo di rivendita di un prodotto, che limitino il diritto del cliente di rivendere i prodotti o condizionino la vendita di un prodotto in funzione di un accordo per comprare altri prodotti Alcoa. Le decisioni di terminare un rapporto d affari o collocare un prodotto in una fascia di prezzo al di sotto dei livelli stabiliti possono essere limitate dalle leggi locali. Dato che molti temi su concorrenza e antitrust sono specifici, questa è un area in cui dovreste contattare il Consulente Legale di Alcoa se avete bisogno di indicazioni. 10 CODICE DI CONDOTTA ALCOA

15 Condividere le informazioni di Alcoa (Riferimento: Politica sulle informazioni) Ad esclusione dei casi in cui la condivisione di informazioni con fornitori esterni e clienti vada contro la legge o la pratica aziendale, Alcoa incoraggia lo scambio di informazioni qualora possa migliorare la qualità o l utilizzo dei nostri prodotti. Se informazioni di proprietà di Alcoa devono essere date al di fuori della società, accertatevi che sia stato redatto un accordo di riservatezza e di non divulgazione e che vengano predisposti appropriati controlli per gestire il flusso delle informazioni. Ottenimento e utilizzo di informazioni concorrenziali I dipendenti di Alcoa possono ottenere informazioni solo con mezzi legali e non devono mai servirsi di mezzi illegali o non etici per ottenere informazioni su altre società. Non condividete informazioni confidenziali, ricevute da clienti o fornitori, con nessuno al di fuori di Alcoa, senza permesso scritto. Se esistono accordi firmati per la protezione delle informazioni, accertatevi di seguirne i termini e le condizioni. Non rubate o utilizzate impropriamente informazioni commerciali segrete. Non suggerite o chiedete ad altri di rivelare segreti commerciali, specialmente a nuovi dipendenti provenienti da aziende concorrenti. Partecipazione ad associazioni commerciali e a conferenze I dipendenti di Alcoa possono partecipare a conferenze. A questi incontri si viene spesso in contatto con concorrenti. Laddove l associazione o la conferenza fornisca un opportunità per condurre discussioni d affari legittime e legali, è permessa ed incoraggiata la partecipazione. È richiesta l approvazione del Presidente della Business Unit, del Presidente del gruppo o del Consiglio Esecutivo per quegli incontri ai quali probabilmente saranno presenti concorrenti. I contatti con concorrenti devono avvenire nel rispetto delle leggi sulla Concorrenza Leale e sull Antitrust (vedere sezione sulla Concorrenza Leale e l Antitrust di questa guida). Limitate i contatti a situazioni che non violino, o non sembrino violare, tali leggi. Se una discussione inizia a vertere su un argomento inappropriato o potenzialmente illegale, chiedete che la discussione abbia termine. In caso contrario, abbandonate la riunione. In entrambi i casi, avvisate immediatamente il Consulente Legale di Alcoa dell incontro e delle informazioni discusse. La natura di alcune associazioni commerciali può richiedere una preparazione particolare prima della partecipazione. Chiedete al Consulente Legale di Alcoa di indirizzarvi in merito. Alcune situazioni richiedono la presenza di quest ultimo. Rapporti con i clienti (Riferimento: Politica della Qualità) Alcoa compete negli affari con aggressività e onestà. Noi stimiamo i nostri clienti e li trattiamo in modo leale. Non presentate in modo erroneo prodotti, servizi o prezzi. Non fate false dichiarazioni sulle offerte dei concorrenti. Alcoa spesso certifica la conformità alle specifiche di controllo qualità, le procedure di prova e i dati di prova. Ognuna di tali certificazioni deve riflettere correttamente azioni compiute e risultati ottenuti. Non emettete certificazioni false, tendenziose o incorrette. Alcoa non cambierà le specifiche di prodotti o servizi nella progettazione o nei materiali, non userà parti diverse, salvo quando chiaramente permesso dal cliente o da regolamenti o pratiche commerciali. Alcoa fornirà solo prodotti e servizi sicuri che rispondono a tutti gli standard e ai regolamenti governativi applicabili. CODICE DI CONDOTTA ALCOA 11

16 Rapporti d'affari con il Governo Intrattenere rapporti commerciali con l industria della difesa o altri enti governativi, sia direttamente che indirettamente, non è sempre come fare affari con altre società. Le amministrazioni pubbliche possono avere regole diverse da quelle delle società private. Alcune pratiche accettabili per le società private possono causare problemi quando si lavora con un ente governativo. Specialisti all interno della società possono esservi di aiuto in queste attività. Rapporti con i fornitori Basate ogni decisione d approvvigionamento sul valore migliore per Alcoa. Basate l'acquisto della merce e dei servizi solo su aspetti quali prezzo, qualità, prestazioni e idoneità. Una buona condotta di approvvigionamento include quanto segue: Utilizzare accordi di fornitura fissati a livello globale o regionale Ottenere offerte competitive quando non esistono accordi leveraged Controllare la situazione legale e finanziaria del fornitore Verificare i reclami su servizio e qualità a intervalli regolari Assicurarsi che gli accordi d acquisto indichino chiaramente i servizi o i prodotti da fornire, i termini di pagamento e il tasso o la commissione applicabili Verificare che le fatture indichino in modo chiaro e preciso la merce e i servizi forniti Evitare accordi reciproci o scambi di favori La commissione o il prezzo pagato da Alcoa per merci e servizi deve rappresentare il valore delle merci o dei servizi forniti. I pagamenti possono essere effettuati solo alla persona o alla società che fornisce effettivamente la merce o i servizi e devono avvenire nel paese del fornitore, dove questi conduce la propria attività, o dove è stata venduta la merce o dove sono stati forniti i servizi, a meno che non si ottenga approvazione dal Consulente Legale. Alcoa non utilizzerà coscientemente fornitori che prendano parte alle seguenti attività: Fornitura di prodotti o servizi non sicuri Violazione di leggi o regolamenti Utilizzo di lavoro minorile o lavoro nero Utilizzo di punizioni fisiche per disciplinare i dipendenti, anche se ammesso dalla legge locale Riciclaggio di denaro (Riferimento: Politica di conformità anti-corruzione Alcoa) Il riciclaggio di denaro è il processo secondo cui persone o enti tentano di occultare fondi illegali o di farli apparire leciti. Alcoa non tollera, agevola o supporta attività di riciclaggio del denaro. Due aspetti che meritano particolare attenzione sono richieste di pagamento con metodi insoliti e clienti che sembrano non mostrare integrità nel loro operato. Allarmarsi nei seguenti casi: Richieste di pagamenti in contanti, con travelers check o assegni di terzi sconosciuti Metodi di pagamento complessi Trasferimenti insoliti da o verso paesi non connessi alla transazione Clienti che sembrano ansiosi di evitare qualunque tipo di registrazione contabile Transazioni in luoghi precedentemente associati a riciclaggio di denaro o evasione fiscale 12 CODICE DI CONDOTTA ALCOA

17 Cosa fareste? 1. Domanda: Un mio amico è agente di vendita per una ditta concorrente. Occasionalmente, parliamo di piani di marketing. Mi devo preoccupare? Risposta: Sì. State rivelando informazioni confidenziali per il cui sviluppo Alcoa ha impiegato tempo e denaro. Potete anche violare leggi antitrust che vietano discussioni di marketing e prezzi. Parlate di altro. 2. Domanda: Sono stato oratore Alcoa ad una recente conferenza. Lo sponsor della conferenza mi ha consegnato un assegno come simbolo di apprezzamento. Posso tenere l'assegno? Risposta: No. Ai dipendenti Alcoa non è mai permesso ricevere omaggi in contanti, assegni o equivalenti, quali vaglia al portatore o buoni regalo. È meglio ringraziare lo sponsor per il gentile omaggio, spiegargli la politica di Alcoa sull'accettazione dei regali e restituire l'assegno. 3. Domanda: Mi sto recando ad una fiera. Posso visitare lo stand di un concorrente? Risposta: Sì. Potete recarvi allo stand e procurarvi qualsiasi materiale distribuito pubblicamente. Tuttavia, se parlate con qualcuno allo stand, identificatevi come dipendente Alcoa ed evitate qualunque conversazione d'affari. 4. Domanda: Mio fratello possiede un'attività e vuole diventare fornitore di Alcoa. Posso indirizzarlo a un dirigente Alcoa? Risposta: Sì. Potete indirizzarlo a una persona che possa avere interesse ai prodotti o servizi proposti. Tuttavia, il supervisore e l'addetto agli acquisti devono essere informati del rapporto di parentela. Si dovranno seguire le normali procedure Alcoa per la selezione del fornitore al fine di verificare che a vostro fratello non venga riservato alcun trattamento speciale. 5. Domanda: Uno dei fornitori Alcoa mi ha inviato una grande scatola di noccioline e dolciumi per le feste. Non l avevo chiesto. Ero già d accordo di usare il fornitore per un altro anno, quindi questo fatto non ha influenzato la mia decisione. Posso tenere la scatola di noccioline e dolciumi? Risposta: Potete tenere le noccioline e i dolciumi a condizione che li condividiate con i colleghi affinché l'accettazione non venga considerata come un trattamento speciale. Quindi, contattate il fornitore e spiegategli che, pur apprezzando il pensiero, non potrete più accettare omaggi in futuro. 6. Domanda: Ho sentito dire che chiediamo omaggi dai fornitori per contribuire alla beneficenza locale della nostra comunità. E una pratica accettabile? Risposta: No. Non è in alcun modo accettabile chiedere omaggi o favori. Non vogliamo che i nostri fornitori pensino che la loro attività commerciale con Alcoa dipende dagli omaggi. 7. Domanda: Ho notato che a volte spediamo prodotti che non rientrano nelle specifiche contrattuali. Se non lo facciamo molto spesso, è accettabile? Risposta: No. La reputazione di Alcoa è importante. I nostri clienti si aspettano che i prodotti rispondano sempre alle specifiche. Informate immediatamente di questo problema il vostro supervisore. Se non vi sentite a vostro agio nel farlo, o non ottenete una risposta soddisfacente, chiamate la Linea Etica e Conformità. CODICE DI CONDOTTA ALCOA 13

18 Condotta delle risorse commerciali Gli azionisti di Alcoa confidano che noi compriamo, utilizziamo e proteggiamo i beni della società rispettando la proprietà e i diritti degli altri. Uso responsabile dei beni aziendali (Riferimento: Politiche di Condotta Aziendale) Tutti i dipendenti devono proteggere i beni aziendali, come attrezzature, scorte, forniture, denaro e informazioni. Trattate i beni aziendali con la stessa cura che avreste se fossero vostri. Usate le risorse della società solo per condurre affari aziendali. Nessun dipendente può commettere furto, frode, appropriazione indebita o usare impropriamente i beni aziendali. Gestione degli archivi Le informazioni di Alcoa sono un bene della società. Le informazioni possono essere di vario tipo (documenti, file, grafici, archivi dati) e possono essere conservate su carta, in formato elettronico o su film. Etichettate opportunamente e gestite con cura le informazioni confidenziali, delicate e di proprietà. Riponetele in luogo sicuro quando non le utilizzate. Fate riferimento al Records Retention Schedule Punti Chiave Non utilizzare informazioni privilegiate relative alla società per profitto personale. Non dare tali informazioni ad altri. Non utilizzare le risorse aziendali per guadagno personale o altro scopo non commerciale. Etichettare e proteggere le informazioni confidenziali e di proprietà. Non utilizzare le risorse aziendali per inviare, ricevere, accedere o salvare informazioni elettroniche con esplicito contenuto sessuale, o che promuovano odio, violenza, gioco d azzardo, droga o acquisto illegale o utilizzo di armi. Non apportare registrazioni false, fuorvianti o incomplete nei registri e archivi della società. (programma per la conservazione delle registrazioni) di Alcoa per istruzioni sulla conservazione e la distruzione degli archivi. Ricordate che possono essere richiesti periodi di conservazione più lunghi in casi particolari come: Requisiti specifici locali o della Business Unit o Resource Unit che sono al di fuori delle linee guida aziendali in materia di conservazione. E in corso o in fase di valutazione un reclamo, una controversia, un indagine o un azione giudiziaria. Alcoa Inc. ha esercizi fiscali aperti che richiedono periodi di conservazione più lunghi del normale. Non distruggete documenti ufficiali o archivi aziendali importanti prima che scada il termine di conservazione, procedete invece alla distruzione quando tali documenti non hanno più alcun scopo commerciale utile. Informazioni privilegiate e non pubbliche (Riferimento: Politica sull'insider Trading) Alcoa condivide le informazioni apertamente con i suoi dipendenti. Talvolta, possiamo ricevere informazioni confidenziali riguardanti la società prima che esse vengano rese pubbliche e disponibili agli investitori. Alcune di tali informazioni possono essere considerate sostanziali e determinanti per un investitore che decide di comprare, vendere o conservare titoli, come le azioni Alcoa. Esempi di informazioni che potrebbero essere sostanziali sono: Informazioni su eventuali trattative d'affari, quali fusioni, acquisti, vendite o joint venture Risultati finanziari o variazioni nei dividendi 14 CODICE DI CONDOTTA ALCOA

19 Importanti cambiamenti a livello dirigenziale Grosse penurie o scoperte di materie prime Sviluppi di prodotti o processi produttivi importanti Acquisizione o perdita di un importante cliente o fornitore Azione legale importante o indagine normativa Qualunque altra informazione che può influenzare positivamente o negativamente il prezzo delle azioni di Alcoa o di un'altra società Non utilizzate informazioni confidenziali per vantaggio personale. Non contrattate titoli sulla base di informazioni privilegiate. Non fornire informazioni privilegiate ad altri. I dipendenti possono acquistare e vendere azioni Alcoa, esercitare opzioni ad essi concesse o trasferire azioni a/da fondi azionari Alcoa in qualsiasi piano di risparmio aziendale o di altro tipo, a condizione che non siano in possesso di informazioni privilegiate. Consultate il vostro supervisore o Consulente Legale Alcoa se non siete sicuri di possedere o meno informazioni privilegiate sostanziali. Per non essere sospettati di sfruttamento di informazioni privilegiate sostanziali, evitate di scambiare i titoli Alcoa durante i periodi trimestrali di blackout o altri periodi di blackout a voi riservati. Anche se non siete soggetti a limitazioni formali di blackout, è opportuno attendere almeno 24 ore dalla divulgazione pubblica delle informazioni privilegiate sostanziali prima di procedere alla contrattazione, affinché il mercato abbia avuto l'opportunità di recepire e valutare le informazioni. Accuratezza della documentazione e delle relazioni (Riferimento: Politiche di Condotta Aziendale) (Riferimento: Politica di conformità anti-corruzione Alcoa) Gli investitori si aspettano che Alcoa utilizzi e fornisca informazioni precise in modo da poter prendere le giuste decisioni. Tutti i dipendenti Alcoa devono registrare in modo appropriato molti tipi di informazioni commerciali. Tutti i registri finanziari, gli archivi e i conti devono riflettere in maniera corretta le transazioni e gli eventi. Tale documentazione deve inoltre rispettare i principi contabili generalmente accettati e il sistema interno di controllo di Alcoa. Di seguito sono riportati esempi di attività non permesse: Non registrare o rendere noti fondi o proprietà che dovrebbero essere registrati Riportare false dichiarazioni su una nota spese, un foglio presenze o altro tipo di modulo Fornire risultati falsi su sicurezza e qualità Registrare vendite false o registrare vendite fuori dal periodo temporale in cui sono realmente avvenute Sottovalutare o sopravalutare passività e attività note Ritardare la registrazione di voci che dovrebbero essere spese correnti Nascondere la vera natura di qualsiasi transazione Fornire informazioni non precise o fuorvianti su programmi della società Assicuratevi che ogni documento che preparate o firmate sia corretto e veritiero. CODICE DI CONDOTTA ALCOA 15

20 Pubblica rivelazione (Riferimento: Politica sulle comunicazioni finanziarie) Dobbiamo accertarci che le divulgazioni effettuate da Alcoa in rapporti e documenti archiviati presso le agenzie governative, o rese pubbliche in altro modo da Alcoa, siano complete, veritiere, precise e tempestive. Questo obbligo è esteso a tutti i dipendenti, compresi i dirigenti finanziari, responsabili della preparazione di tali rapporti, ivi comprese la creazione di bozze, la revisione, la firma o la certificazione delle informazioni oggetto di divulgazione. Tutti gli azionisti e gli esponenti della comunità finanziaria verranno posti sullo stesso livello relativamente all'accesso alle informazioni privilegiate. Proprietà intellettuale (Riferimento: Politiche di Condotta Aziendale) Alcoa assegna un valore alle idee commerciali e riguardanti nuovi prodotti, ai concetti e alle altre informazioni che produciamo. Ogniqualvolta non identifichiamo o proteggiamo altrimenti questa Proprietà intellettuale, Alcoa rischia di perdere i diritti a questa legati ed i vantaggi competitivi offerti. Proteggete i diritti sulla proprietà intellettuale di Alcoa evitando rivelazioni inappropriate o non autorizzate. Proteggete la proprietà intellettuale da uso illegale o altro uso improprio assicurandovi della presenza o identificazione con un marchio di fabbrica, un marchio di servizio, un avviso di diritti d autore o un brevetto. Riferite alla direzione qualsiasi innovazione sviluppata durante il lavoro presso la società o attraverso l utilizzo di risorse o informazioni della società, in modo che questa possa decidere se ricercare idonea protezione. Alcoa rispetterà e onorerà i diritti di proprietà intellettuale di altri. Noi non utilizzeremo diritti di brevetto di altri senza avere prima ottenuto una licenza o l'approvazione del Consulente Legale Alcoa. Materiale tutelato da diritti d autore Le leggi sui diritti d autore proteggono molti materiali utilizzati nel corso del nostro lavoro. Non possiamo riprodurre, distribuire o alterare materiale tutelato da diritti d autore di proprietà altrui senza avere preventivamente ottenuto il permesso di farlo. Esempi di materiali che spesso sono tutelati da diritti d autore sono: Software per computer Registrazioni audio e video Libri, riviste e pubblicazioni commerciali Materiale per presentazioni e training Modelli gestionali e di processo Alcoa ha ottenuto i diritti di fare fotocopie e copie elettroniche di molte pubblicazioni stampate. Le licenze di Alcoa negoziate sono limitate alle fotocopie e alle copie elettroniche (digitali). Le nostre licenze non coprono software per computer, registrazioni sonore, registrazioni video, fotografie ed altre categorie di materiale protetto da diritti d autore. Per ulteriori indicazioni, rivolgersi al Consulente Legale. 16 CODICE DI CONDOTTA ALCOA