Modello organizzativo

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1 Modello organizzativo Ex D.Lgs. 8 giugno 2001 n.231 Allegato A Reati contro la Pubblica Amministrazione e contro il Patrimonio Norme Comportamentali e Procedurali ULTIMO AGGIORNAMENTO MAGGIO 2008

2 INDICE 1. INTRODUZIONE 4 Obiettivo dell Allegato A 4 Struttura dell Allegato A 4 Aggiornamento dell Allegato A 4 2. I REATI CONTRO LA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE E CONTRO IL PATRIMONIO 5 La tipologia dei reati di cui al Decreto 5 3. AREE DI ATTIVITA CONSIDERATE A RISCHIO E REGOLE GENERALI DI COMPORTAMENTO 9 Elenco attività considerate a rischio 11 SCHEDA 1.A 12 Partecipazione a congressi e ad altri eventi medico scientifici da parte di medicochirurghi, strumentisti e paramedici. 12 SCHEDA 2.A 15 Contributi/sponsorizzazioni a congressi ed altri eventi. 15 SCHEDA 3.A 17 Collaborazioni medico scientifiche. 17 SCHEDA 4.A 19 Omaggi, donazioni e spese di rappresentanza. 19 SCHEDA 5.A 21 Piani di incentivazione 21 SCHEDA 6.A 23 Consulenze, intermediari, distributori. 23 SCHEDA 7.A 25 Partecipazioni a gare indette dalla Pubblica Amministrazione o da Enti privati accreditati. 25 2

3 SCHEDA 7.A bis 27 Vendita mediante trattativa privata a Enti privati accreditati. 27 SCHEDA 8.A 29 Assunzione del personale e incarichi professionali. 29 SCHEDA 9.A 31 Richiesta di contributi o agevolazioni alla Pubblica Amministrazione. 31 SCHEDA 10.A 33 Accessi, ispezioni o verifiche da parte di Pubblici Ufficiali. 33 3

4 1. INTRODUZIONE Obiettivo dell Allegato A Il Presente Allegato A risulta parte integrante del Modello Organizzativo ex D.Lgs 231/2001, unitamente alla Parte Generale e agli Allegati B, C e D ed a quanto in essi contenuto. L Allegato A concerne gli specifici modelli di organizzazione, gestione e controllo individuati dalla Società al fine di contrastare la possibile attuazione dei reati riguardanti i rapporti con la Pubblica Amministrazione e contro il Patrimonio, indicati dal Decreto. A tal fine è richiesto che tutti i dipendenti, amministratori e terzi che agiscono per conto della Società, adottino comportamenti che non si discostino da quanto stabilito con il presente documento, pena l applicazione delle sanzioni come specificate nella Parte Generale del presente Modello. Struttura dell Allegato A L Allegato A si compone di una parte introduttiva e di specifiche schede, aggiornabili, contenenti, per ogni specifica area di attività considerata a rischio per la commissione dei reati nei rapporti con la Pubblica Amministrazione indicati dal Decreto: - La relativa norma comportamentale - Le specifiche procedure - Le specifiche attività di controllo dell Organismo di Vigilanza. Aggiornamento dell Allegato A Il presente allegato, così come precisato nella Parte Generale, è soggetto ad aggiornamento in funzione, sia dell evoluzione dell attività caratteristica della Società, che dal grado di efficacia che le procedure individuate dimostreranno. L aggiornamento pertanto potrà riguardare, sia il miglioramento delle procedure delle attività a rischio già individuate, che l introduzione di nuove attività a rischio ove queste fossero successivamente accertate. Le modifiche e gli aggiornamenti dovranno essere attuati secondo le procedure individuate nella Parte Generale e di tali aggiornamenti dovrà essere data ampia diffusione ai dipendenti e terzi, al fine di assicurarne la relativa comprensione ed attuazione. 4

5 2. I REATI CONTRO LA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE E CONTRO IL PATRIMONIO La tipologia dei reati di cui al Decreto L Allegato in questione è stato predisposto al fine di evitare la commissione dei reati riconducibili ai rapporti con la pubblica amministrazione. Per meglio comprendere tali reati, è necessario precisare che alcuni di essi vengono posti in essere solo in presenza di determinate categorie di soggetti. La corruzione, ad esempio, nelle sue diverse manifestazioni, è reato proprio, nel senso che il soggetto che riceve la promessa o la dazione deve rivestire la qualifica di pubblico ufficiale o incaricato di pubblico servizio. La legge definisce pubblico ufficiale chi esercita una pubblica funzione legislativa (produzione di norme di diritto), giudiziaria (esercizio del potere giurisdizionale), amministrativa (caratterizzata dalla formazione o manifestazione della volontà della PA ovvero dal suo svolgersi per mezzo di poteri autoritativi o certificativi) (art. 357 cod. pen.). È incaricato di pubblico servizio colui che presta un attività disciplinata nelle stesse forme della pubblica funzione, ma caratterizzata dalla mancanza dei poteri tipici di questa (art. 358 cod.pen.). Al fine di identificare il soggetto che riveste la qualifica richiesta occorre avere riguardo alle caratteristiche della funzione esercitata, verificando in concreto se l attività posta in essere dall agente presenta i connotati della pubblica funzione. Sono considerati pubblici ufficiali o incaricati di pubblici servizi, a titolo esemplificativo, i seguenti soggetti: - i dipendenti dell Amministrazione dello Stato e degli altri enti territoriali le cui attività sono caratterizzate dai connotati tipici della pubblica funzione (ad es. funzionari e dipendenti di Comuni, Province, Regioni, appartenenti alla Guardia di finanza, Carabinieri e altri corpi dello Stato, personale di ASL, Arpa, e altre agenzie regionali); - chi svolge attività di carattere accessorio o sussidiario rispetto ai fini istituzionali dello Stato o di altri enti pubblici, nella misura in cui tale attività contribuisce alla formazione della volontà della P.A. Per una migliore comprensione del Modello, sono stati elencati i reati connessi ai rapporti con la Pubblica Amministrazione: Art. 316 bis c.p. - Malversazione a danno dello Stato o di altro ente pubblico Viene punita la condotta di chi, avendo ottenuto dallo Stato, da altro Ente pubblico o dalle comunità europee, contributi, sovvenzioni o finanziamenti finalizzati alla realizzazione di opere di pubblico interesse, ovvero allo svolgimento di attività di pubblico interesse, destina tali fondi a finalità di tipo diverso. Il reato si perfeziona nel momento in cui i fondi vengono utilizzati per finalità diverse ovvero non vengono utilizzati entro il termine stabilito dalla legge. Art. 316-ter c.p. Indebita percezione di erogazioni a danno dello Stato Viene punita la condotta di chi utilizza falsi documenti o dichiarazioni non rispondenti al vero allo scopo di ottenere contributi o finanziamenti agevolati dallo Stato o da altro ente pubblico, benefici che, in assenza di tale falsa documentazione, non si sarebbero ottenuti. 5

6 Per la commissione del reato si richiede che le somme ricevute a titolo di contributo, finanziamento o sovvenzione non siano dovute in quanto manchino gli estremi per poter beneficiarne. Art. 317 c.p. Concussione Con tale reato viene punito il pubblico ufficiale o l incaricato di pubblico servizio il quale, abusando della propria qualità, costringe un soggetto privato a farsi dare o promettere un indebita utilità. Può ipotizzarsi un accordo tra un soggetto funzionalmente legato alla società stessa e un pubblico ufficiale o incaricato di pubblico servizio, con la finalità di costringere o indurre un terzo a dare o fare qualcosa che avvantaggi sia il pubblico ufficiale che la Società. Pertanto i soggetti che possono essere coinvolti in tale fattispecie possono appartenere ad ogni settore dell attività aziendale.. Art. 318 c.p. Corruzione per un atto d ufficio Nel caso della corruzione impropria, il pubblico ufficiale, o l incaricato di pubblico servizio che sia pubblico impiegato, riceve dal privato la promessa o la dazione di denaro o altra utilità per compiere o per aver compiuto un atto dovuto, in linea con i propri doveri dell ufficio. La fattispecie è prevista, in particolare, a tutela dell imparzialità della pubblica amministrazione: i pubblici funzionari che accettano una retribuzione, infatti, non si trovano più in una situazione di estraneità rispetto agli interessi privati. Vengono puniti sia il pubblico ufficiale che riceve sia il soggetto privato che promette o offre. L elemento determinante che distingue la concussione dalla corruzione è costituito dall atteggiamento delle volontà rispettive del pubblico ufficiale e del privato. Si avrà concussione quando il pubblico ufficiale strumentalizza la propria autorità per coartare la volontà del soggetto, corruzione quando tale strumentalizzazione è assente. Art. 319 c.p. Corruzione per un atto contrario ai doveri d ufficio Con la fattispecie definita corruzione propria viene punito l accordo tra il privato e il pubblico ufficiale o l incaricato di pubblico servizio che, in cambio di denaro o altra utilità, compie un atto contrario ai doveri del proprio ufficio. Con tale norma viene tutelato il regolare funzionamento e la correttezza dell operato della P.A. Anche in questo caso vengono puniti sia il pubblico ufficiale che il privato. Art. 319-bis c.p. Circostanze aggravanti La pena di cui all art. 319 è aumentata se il fatto ha per oggetto il conferimento di pubblici impieghi o stipendi o pensioni o la stipulazione di contratti nei quali sia interessata l amministrazione alla quale il pubblico ufficiale appartiene. Art. 319-ter c.p. Corruzione in atti giudiziari. Nel caso in cui le ipotesi di corruzione o concussione siano commesse per favorire o danneggiare una parte in un processo civile, penale od amministrativo, viene previsto un inasprimento della pena. 6

7 Art. 320 c.p. Corruzione di persona incaricata di un pubblico servizio. Viene prevista l applicazione degli articoli 318 e 319 anche all incaricato di un pubblico servizio. Art. 321 c.p. Pene per il corruttore Le pene stabilite negli articoli precedenti si applicano anche a chi dà o promette al pubblico ufficiale o all incaricato di un pubblico servizio il denaro od altra utilità. Il dolo è specifico e consiste nella coscienza e volontà di compensare il pubblico ufficiale o l incaricato di pubblico servizio con doni o promesse per il compimento dell atto d ufficio o contrario ai doveri d ufficio. Art. 322 c.p. Istigazione alla corruzione Il reato si consuma nell offrire o promettere a un pubblico ufficiale o ad un incaricato di pubblico servizio denaro od altra utilità per indurlo a compiere un atto del suo ufficio o ad omettere o ritardare o fare un atto contrario ai suoi doveri d ufficio, qualora l offerta o la promessa non venga accettata. Art. 322-bis c.p. Peculato, concussione, corruzione e istigazione alla corruzione di membri degli organi delle Comunità europee e di funzionari delle Comunità europee e di Stati esteri. Tale disposizione estende taluni delitti contro la pubblica amministrazione anche ad una serie di soggetti che, pur non essendo parte dell amministrazione nazionale, sono ad essa connessi da una serie di collegamenti internazionali (come, ad es., i membri della Commissione delle comunità europee, del Parlamento europeo della Corte di Giustizia o della Corte dei Conti delle Comunità europee). Art. 640 c.p. Truffa Il reato prevede una condotta fraudolenta che mediante artifizi o raggiri, inducendo taluno in errore, procura all attore o ad altri un ingiusto profitto con altrui danno. Il comma 2, n.1, della norma prevede che l ingiusto profitto sia conseguito a danno dello Stato o di altro ente pubblico. Si tratta della fattispecie di truffa comune, caratterizzata dalla particolarità della vittima (il soggetto passivo del reato) identificata nel soggetto pubblico. Non è peraltro necessario che la condotta ingannatrice sia direttamente rivolta a un soggetto legato all ente pubblico, è sufficiente che vi sia un danno diretto all ente pubblico stesso. Art. 640 bis c.p. Truffa aggravata per il conseguimento di erogazioni pubbliche Il reato riguarda la truffa attuata al fine di percepire contributi, finanziamenti, mutui agevolati, ovvero altre erogazioni dello stesso tipo, concessi o erogati oltre che dallo Stato, da altri enti pubblici o della Comunità europea. Art. 640 ter c.p. Frode informatica Il reato riguarda l illecito arricchimento conseguito attraverso l impiego fraudolento di un sistema informatico, punendo chi interviene senza diritto su dati o programmi contenuti in un 7

8 sistema informatico, o telematico, alterandone il funzionamento, ovvero punendo chi interviene su dati, informazioni o programmi contenuti in un sistema informatico per il conseguimento di un ingiusto profitto, a danno dello Stato o di altro ente pubblico. La fattispecie può, in concreto, assumere rilevanza relativamente ai rapporti con la Pubblica Amministrazione sotto forma di comunicazione telematica o informatica.. 8

9 3. AREE DI ATTIVITA CONSIDERATE A RISCHIO E REGOLE GENERALI DI COMPORTAMENTO Il Consiglio di Amministrazione della Società, anche attraverso l acquisizione di appositi questionari compilati dai responsabili delle diverse aree di attività e con la collaborazione di un gruppo di legali incaricati ad hoc, pur constatando che non risultano, nella storia della Società, precedenti che possano far ritenere che sussistano peculiari situazioni di rischio nello svolgimento dell attività caratteristica della Società, ha ritenuto di individuare specifiche aree di attività, ritenendole comunque potenzialmente a rischio per la commissione dei reati. In particolare per quanto concerne i rapporti con la Pubblica Amministrazione, al fine di attuare una ancor più stringente procedura di controllo, la Società ha sviluppato, oltre alle Regole Generali da adottarsi nei rapporti con pubblici ufficiali e incaricati di pubblico servizio, apposite schede contenenti le funzioni coinvolte, la norma comportamentale, la procedura adottata e la specifica attività di controllo richiesta. Fermi i doveri di comportamento esplicitati nel Codice Etico e il dovere generale per il Personale e per gli Amministratori della Società di riferire all OdV eventuali anomalie riguardanti l attività della Società, tutto il personale della Società, e tutti i collaboratori che comunque operano, direttamente o indirettamente per conto della Società sono tenuti, al fine di prevenire i reati sopra evidenziati, a conformarsi scrupolosamente alle seguenti regole generali di comportamento: 1) tutti i dipendenti, dirigenti, procuratori e amministratori della Società e comunque tutti i soggetti che sono in grado di spendere il nome della Società, compresi comunque i collaboratori esterni e i partners, devono aver preso conoscenza del Modello e di tutti gli Allegati e sono tenuti al rispetto delle relative previsioni. In particolare è fatto espresso obbligo di osservare le leggi e i regolamenti vigenti. Analogo impegno all osservanza delle leggi, regolamenti e del Modello sarà richiesto contestualmente all assunzione o all inizio della collaborazione con ogni nuovo soggetto che divenga parte dell organizzazione della Società. In nessun caso il Personale della Società potrà valersi di terzi per compiere attività non lecite o per violare il Modello. 2) L obbligo del rispetto dei principi del Modello e del Codice Etico riguarda anche consulenti, collaboratori e partner della Società: nei relativi contratti dovranno essere pertanto previste, per il caso di mancato rispetto della legge e/o del Modello della Società da parte di detti soggetti, sia clausole penali, sia la possibilità di risoluzione tout court del rapporto con richiesta danni a controparte. 3) Gli incarichi conferiti ai collaboratori esterni che comportino lo svolgimento di attività sensibili e/o rapporti con la P.A. devono sempre essere redatti per iscritto e approvati, almeno nell ambito aziendale, da almeno due soggetti. 4) Ogni decisione aziendale assunta con riguardo a settori sensibili ai fini del Decreto dovrà essere motivata, trasparente, congrua e documentata (ricostruibile ex post). 5) Il Responsabile di ogni area di business o settore aziendale ha il dovere di vigilare sulle attività e sulle condotte poste in essere da coloro che operano in base alle sue direttive e deve assicurarsi che il Modello venga rispettato. 9

10 6) Impegni con la Pubblica amministrazione, nelle sue diverse articolazioni, possono essere assunti e gestiti solo da soggetti della Società o collaboratori muniti dei necessari poteri per mezzo di specifica delega o procura. 7) Tutti i rapporti con la Pubblica amministrazione dovranno essere improntati ai criteri di massima correttezza, trasparenza e buona fede e nel più pieno rispetto dei principi del codice etico. In caso di ispezioni, verifiche, indagini o altra attività inquirente condotta da Pubbliche Autorità è fatto obbligo al personale della Società di avvertire immediatamente l Organo di Vigilanza e il Direttore Generale e di collaborare con le Autorità che conducono le ispezioni e/o investigazioni. 8) Ciascun dipendente, amministratore, collaboratore o consulente della Società ogni qual volta abbia rapporti di parentela con pubblici ufficiali, incaricati di pubblico servizio e/o comunque soggetti che appartengono alla P.A. dovrà comunicare senza indugio tali vincoli all Organo di Vigilanza e dovrà evitare ogni conflitto di interessi, eventualmente astenendosi dal compimento di attività o atti. 9) E fatto obbligo alla Società e a tutti coloro che agiscono per conto di essa, compresi i partner, collaboratori o consulenti di evitare situazioni di conflitti di interessi con la Pubblica Amministrazione. 10) La Società si è dotata di sistemi e di procedure informatiche per lo svolgimento della sua attività. Nell utilizzo delle suddette procedure informatiche e, in particolare quando tali programmi concernano o riguardino la P.A. o altro ente o soggetto a rilevanza pubblica, il Personale dovrà attenersi alle istruzioni della Società ed evitare alterazioni o manomissioni dei programmi e degli strumenti informatici e in ogni caso evitare un uso improprio dei predetti strumenti. 10

11 Al fine di attuare una ancor più stringente procedura di controllo e di prevenire i reati di cui al Decreto, la Società oltre alle norme generali di comportamento appena illustrate ha sviluppato apposite schede per singole attività sensibili con indicazione delle funzioni coinvolte, della norma comportamentale specifica e ulteriore di volta in volta da osservarsi, della procedura adottata e della puntuale attività di controllo richiesta all Organo di Vigilanza. Elenco attività considerate a rischio SCHEDA 1.A SCHEDA 2.A SCHEDA 3.A SCHEDA 4.A SCHEDA 5.A SCHEDA 6.A SCHEDA 7.A SCHEDA 7.Abis SCHEDA 8.A SCHEDA 9.A SCHEDA 10.A Partecipazione a congressi e ad altri eventi medico scientifici da parte di medico-chirurghi, strumentisti e paramedici Contributi/sponsorizzazioni a congressi ed altri eventi Collaborazioni medico scientifiche Omaggi, donazioni e spese di rappresentanza Piani d incentivazione Consulenze, intermediari, distributori Partecipazione a gare indette dalla Pubblica Amministrazione o da Enti privati accreditati Vendita mediante trattativa privata a Enti privati accreditati Assunzione del personale Richiesta di contributi o agevolazioni alla Pubblica Amministrazione Accessi, ispezioni o verifiche da parte di Pubblici Ufficiali Legenda: nelle schede per le singole attività sensibili sono riportate, per ogni area di attività, le funzioni principalmente coinvolte. Resta inteso, peraltro, che ogni soggetto che comunque si trovi a compiere una o più delle attività infra descritte sarà tenuto al rispetto delle singole procedure e delle norme comportamentali. 11

12 SCHEDA 1.A Partecipazione a congressi e ad altri eventi medico scientifici da parte di medico-chirurghi, strumentisti e paramedici. FUNZIONI PRINCIPALMENTE COINVOLTE Direzione Generale Direzione Vendite e rete commerciale Direzione finanziaria Dipartimento Marketing Ufficio Eventi e Congressi Terzi in grado di impegnare la Società NORMA COMPORTAMENTALE La Società è impegnata nella formazione professionale di coloro i quali sono chiamati ad interagire con i prodotti Zimmer, ritenendo la formazione un elemento indispensabile per il corretto impiego dei nostri prodotti e per il loro corretto funzionamento. La partecipazione a congressi, simposi, riunioni tecniche od altri eventi di medico-chirurghi, strumentisti e altre qualifiche professionali che sono coinvolte nell utilizzo dei nostri prodotti può essere sostenuta da Zimmer solo ed esclusivamente qualora l evento abbia una rilevanza tecnica e/o scientifica tale da assumere funzione di necessario aggiornamento professionale per un migliore impiego, diretto od indiretto, dei nostri prodotti. Non possono essere sostenute spese a diretto favore dell invitato, anche da parte di terzi in grado di impegnare la società, non connesse alla partecipazione all evento quando esse eccedano la natura di semplice rappresentanza ed ospitalità, ed in ogni caso esclusivamente per il periodo necessario per la partecipazione all evento. Il tutto comunque in conformità ai principi di cui al Codice Etico (Code of Business Conduct). PROCEDURA ADOTTATA 1. Inviti alla partecipazione ad eventi medico scientifici possono essere effettuati esclusivamente previa autorizzazione del General Manager o del Finance Director, il quale informa preventivamente l Odv con riguardo al tipo di evento e al numero di invitati a carico della Società o che da essa vengano, anche parzialmente, rimborsati. 12

13 2. Al fine dell ottenimento di tale autorizzazione dovranno essere forniti i nominativi degli invitati, il loro titolo professionale e il loro impiego attuale, specificando se trattasi di libero professionista, dipendente pubblico o dipendente di struttura privata, con ulteriore specifica di azienda convenzionata con il SSN o meno. 3. Ove non già presente presso la sede della Società dovrà essere fornita, anche in via elettronica, la documentazione concernente il programma dell evento con l indicazione dei relatori. 4. Qualora il General Manager ritenga che sussistano le caratteristiche, come indicate nella norma comportamentale, di scientificità dell evento autorizza l invito alla partecipazione, dandone comunicazione all Ufficio Eventi e Congressi e all Organo di Vigilanza per conoscenza. 5. Qualora l invito riguardi un dipendente pubblico, l Ufficio Eventi e Congressi dovrà obbligatoriamente predisporre apposita richiesta di autorizzazione indirizzata all ente competente che dovrà essere sottoscritta dal General Manager. 6. L Ufficio Marketing e/o l Ufficio Eventi e Congressi procede all emissione dell ordine di acquisto dei beni e servizi necessari a consentire la partecipazione all evento, seguendo la procedura ordinaria indicata nella Parte Generale del presente Modello. 7. Non possono essere autorizzati ordini che prevedano l acquisto di beni e servizi, non strettamente correlati alla partecipazione all evento e destinati all invitato, ove questi eccedano, nella forma e per il loro ammontare, la natura di normale ospitalità. 8. E assolutamente fatto divieto, anche ai terzi in grado di impegnare la società, di sostenere e/o anticipare spese per eventuali accompagnatori del personale sanitario invitato all evento Qualora le spese di soggiorno per un evento siano state sostenute dalla società in forma forfettaria, l Ufficio Marketing e l Ufficio Eventi e Congressi dovranno predisporre un documento indicante l importo che dovrà essere sostenuto in proprio dagli accompagnatori e la metodologia di computo utilizzata. Tale documento dovrà essere sottoposto all approvazione della Direzione Generale e trasmesso dall Ufficio Eventi e Congressi all Organo di Vigilanza. Una volta approvato l importo, l Ufficio Eventi e Congressi informerà per iscritto, anche via , gli operatori sanitari invitati all evento del costo che essi dovranno sostenere per eventuali accompagnatori, specificando che ne la società ne terzi aventi rapporti commerciali con Zimmer potranno anticipare tale importo. Qualora la consegna agli operatori sanitari di tale documento dovesse avvenire per tramite di agenti, coordinatori d area o distributori della Società, a questi ultimi dovrà essere richiesto in forma scritta di inviare conferma, anche via , dell avvenuta consegna del documento all operatore sanitario con contestuale avviso che la mancata consegna agli operatori sanitari di tale documento, così come l eventuale anticipazione di spese di competenza degli operatori sanitari, comporterebbe l automatica applicazione nei loro confronti delle sanzioni che prevedono anche la risoluzione del contratto per giusta causa L Ufficio Eventi e Congressi dovrà conservare copia delle comunicazioni inoltrate agli operatori sanitari di cui al punto precedente, così come qualsiasi documento attestante il sostenimento delle spese per accompagnatori. E obbligo di qualsiasi dipendente dell Ufficio Eventi e Congressi segnalare con tempestività alla Direzione Generale e all Organo di Vigilanza la mancanza di documentazione attestante 1 Paragrafo aggiunto con delibera del CdA del 14 maggio Idem 13

14 l inoltro agli operatori sanitari invitati all evento dell informativa sui costi per eventuali accompagnatori, così come la presenza di documentazione che dimostri il sostenimento di tali costi da parte di terzi aventi rapporti commerciali con la 1 Società. 11. E assolutamente fatto divieto di consegnare all invitato denaro in anticipo per il sostenimento delle spese di partecipazione all evento. 12. Il rimborso di spese sostenute direttamente dall invitato per la partecipazione all evento, potrà essere effettuato solo contro consegna di documenti giustificativi di spesa in originale e previa autorizzazione scritta da parte del General Manager. Le spese devono essere comunque congrue. ATTIVITA DI CONTROLLO DELL ORGANO DI VIGILANZA L Organo di Vigilanza, oltre ai controlli indicati nella Parte Generale, trimestralmente e comunque ogni qual volta ne ravvisi l opportunità dovrà effettuare i seguenti specifici controlli: 1. Verificare per ciascun evento per il quale siano state sostenute spese a favore di invitati eccedenti 250,00 cadauno, la sussistenza della documentazione inerente al programma e ai relatori. 2. Verificare che siano state inoltrate le richieste per la partecipazione all evento agli enti competenti di tutti i dipendenti di enti pubblici. 3. Verificare in funzione degli ordini emessi per ciascun evento, che non siano state sostenute spese di importo significativo non strettamente connesse alla partecipazione dell invitato all evento. 4. Effettuare qualsiasi ulteriore verifica ritenuta dall Organo di vigilanza utile al rispetto della norma comportamentale. 1 Paragrafo aggiunto con delibera del CdA del 14 maggio

15 SCHEDA 2.A Contributi/sponsorizzazioni a congressi ed altri eventi. FUNZIONI PRINCIPALMENTE COINVOLTE Direzione Generale Direzione Vendite e rete commerciale Direzione finanziaria Direzione Marketing NORMA COMPORTAMENTALE Possono essere oggetto di contributi da parte di Zimmer solo convegni, congressi e riunioni scientifiche, rivolte ad una pluralità di partecipanti, su tematiche comunque attinenti all impiego dei prodotti commercializzati da Zimmer. L obiettivo esclusivo di tali contributi deve essere lo sviluppo delle competenze scientifiche della classe medica. Nell ambito delle manifestazioni in esame non potranno essere elargite somme, a qualunque titolo, per iniziative collaterali a carattere culturale o turistico. PROCEDURA ADOTTATA 1. Contributi o sponsorizzazioni, anche a carattere personale, da parte della Società o dai collaboratori e/o dagli agenti a congressi e altri eventi dovranno essere previamente autorizzati dal General Manager. 2. Le proposte in tal senso dovranno essere inoltrate alla Direzione Vendite e alla Direzione Marketing corredate dalla documentazione necessaria per valutare la conformità dell evento con i requisiti richiesti dalla norma comportamentale. 3. I proponenti dovranno sottoscrivere un documento che attesti che il contributo o la sponsorizzazione non è rivolto al sostenimento di iniziative collaterali all evento a carattere culturale o scientifico. 4. La Direzione Vendite, verificata la sussistenza del documento di cui al punto 3 che precede, trasmetterà la richiesta di autorizzazione alla Direzione Generale e, per conoscenza, all Organo di Vigilanza. 5. L ordine di pagamento dovrà contenere indicazione sottoscritta dalla Direzione Vendite che il contributo o la sponsorizzazione sono in linea con quanto prescritto dalla norma comportamentale indicata nella Scheda 2.A del presente Modello. ATTIVITA DI CONTROLLO DELL ORGANO DI VIGILANZA L Organo di Vigilanza, oltre ai controlli indicati nella Parte Generale, trimestralmente e comunque ogni qual volta ne ravvisi l opportunità dovrà effettuare i seguenti specifici controlli: 15

16 1. Per ciascun evento oggetto di contributo o sponsorizzazione verificare la sussistenza dell attestazione di cui al punto 3 della procedura firmata dal proponente. 2. Per ciascun evento oggetto di contributo o sponsorizzazione verificare l esistenza sull ordine di pagamento dell indicazione di cui al punto 5. della procedura firmata dalla Direzione Marketing. 3. Per ciascun evento oggetto di contributo o sponsorizzazione verificare la sussistenza dell autorizzazione da parte della Direzione Generale. 4. Effettuare qualsiasi ulteriore verifica ritenuta dall Organo di vigilanza utile al rispetto della norma comportamentale. 16

17 SCHEDA 3.A Collaborazioni medico scientifiche. FUNZIONI PRINCIPALMENTE COINVOLTE Direzione Generale Direzione Finanziaria NORMA COMPORTAMENTALE Zimmer è sempre tesa al miglioramento dei propri prodotti e del loro utilizzo attraverso sia una specifica conoscenza delle problematiche medico-scientifiche, sia attraverso la ricerca e lo sviluppo di nuovi prodotti, così come, per mezzo della diffusione presso la classe medicochirurgica delle tecniche all avanguardia, per l utilizzo dei prodotti. In tale ottica, la collaborazione con medico-chirurghi di chiara fama diviene elemento essenziale, necessario e connaturato all attività aziendale per il raggiungimento di tali obiettivi. Pertanto le collaborazioni medico scientifiche devono essere improntate al principio della controprestazione a carattere professionale con compensi commisurati esclusivamente alla natura della prestazione e all esperienza del collaboratore. In nessun caso contratti di collaborazione possono essere stipulati, o anche solo promessi, al fine di offrire un vantaggio pecuniario al collaboratore o a persona a lui vicina e/o da lui indicata. PROCEDURA ADOTTATA 1. Qualunque collaborazione a carattere medico scientifico sarà gestita direttamente dalla casa madre americana Zimmer Inc., con il più rigoroso rispetto dei principi dettati dal codice etico adottato dalla Società e da tutto il gruppo Zimmer. 2. Solo ed esclusivamente il General Manager avrà la possibilità di segnalare a Zimmer Inc. personale specializzato (medici e/o chirurghi) per una possibile collaborazione con il gruppo, segnalando solo personale altamente qualificato e di provata fama. 3. Tali segnalazioni saranno fatte rigorosamente per iscritto, e una copia della segnalazione dovrà essere comunicata all Organo di Vigilanza. Nessuna segnalazione potrà essere effettuata in caso di conflitto d interessi. 4. Nessuna proposta di collaborazione potrà essere avanzata e gestita direttamente dalla società Zimmer S.r.l. nei confronti di medici e/o chirurghi, se non previa espressa delibera del Consiglio di Amministrazione e conseguente adeguamento del Modello. 5. In ogni caso anche le collaborazioni medico scientifiche, retribuite o meno, gestite dalla casa madre americana che vedano quale controparte dipendenti della Pubblica Amministrazione italiana o di enti privati convenzionati con il Servizio Sanitario Nazionale, potranno essere effettuate esclusivamente qualora la Direzione Generale sia in precedenza venuta in possesso dell Autorizzazione rilasciata in tal senso dall ente competente. Ogni comunicazione tra la Società e gli enti competenti 17

18 dovrà avvenire nella massima trasparenza e correttezza, senza elusioni, omissioni o comportamenti contrari alla buona fede. ATTIVITA DI CONTROLLO DELL ORGANO DI VIGILANZA L Organo di Vigilanza, oltre ai controlli indicati nella Parte Generale, trimestralmente o comunque quando ne ravvisi l opportunità, dovrà effettuare i seguenti specifici controlli: 1. Verificare che le schede di segnalazione siano state regolarmente compilate dal Direttore Generale che propone la collaborazione con la casa madre, segnalando eventuali incongruenze e/o conflitti di interessi. 2. Per ogni contratto di collaborazione, ove applicabile, verificare la sussistenza dell autorizzazione rilasciata dall ente competente. 3. Effettuare qualsiasi ulteriore verifica ritenuta dall Organo di Vigilanza utile al rispetto della norma comportamentale. 18

19 SCHEDA 4.A Omaggi, donazioni e spese di rappresentanza. FUNZIONI PRINCIPALMENTE COINVOLTE Direzione Generale Direzione Finanziaria Direzione Vendite e rete commerciale Direzione Marketing NORMA COMPORTAMENTALE Non possono essere corrisposte somme di denaro o altre utilità a favore di pubblici ufficiali o incaricati di pubblico servizio. Al fine esclusivo dell aggiornamento professionale e scientifico, è consentito fornire testi scientifici, anche in versione informatizzata e per la sola parte software. Spese di rappresentanza sono consentite qualora non risultino al di fuori di quanto previsto dalle normali pratiche di cortesia. Donazioni, comodati d uso e altri atti di liberalità possono essere effettuati solo a favore di istituti universitari, ospedali, case di cura ed associazioni medico scientifiche aventi lo stato riconosciuto di Onlus, previa autorizzazione del Direttore Generale e relazione scritta del soggetto che propone la donazione/liberalità. PROCEDURA ADOTTATA 1. Donazioni, comodati d uso e altri atti di liberalità devono previamente essere autorizzati dalla Direzione Generale, previo esame di una relazione scritta del proponente la donazione/liberalità. La Direzione Generale comunicherà tali autorizzazioni per conoscenza all Organo di Vigilanza. 2. In caso di liberalità effettuate a favore di associazioni medico scientifiche, è necessario previamente ottenere copia dello statuto dell associazione e una certificazione attestante la qualifica di Onlus riconosciuto. 3. In caso di liberalità effettuate a favore di istituti universitari, ospedali e case di cura, queste potranno essere effettuate nel rispetto delle procedure previste per tali fattispecie dall Ente beneficiario. Conseguentemente, prima dell effettuazione della liberalità, dovrà essere data comunicazione della volontà di Zimmer all ente beneficiario, al fine di rispettare le formalità richieste. 4. Gli ordini di acquisto di beni o servizi oggetto di donazione, comodato d uso o altro tipo di liberalità, potranno essere emessi, nel rispetto dell ordinaria procedura indicata nella Parte Generale del presente modello, qualora contengano una attestazione sottoscritta dalla Direzione Marketing dell avvenuto controllo della sussistenza dei requisiti richiesti dalla presente procedura e qualora siano autorizzati dalla Direzione Vendite. 19

20 5. Gli ordini di acquisto di beni o servizi di rappresentanza rivolti a pubblici ufficiali o incaricati di pubblico servizio, potranno essere emessi, nel rispetto dell ordinaria procedura indicata nella Parte Generale, previa autorizzazione del General Manager e con dichiarazione scritta, da parte del proponente, della ricorrenza o degli altri motivi di cortesia che ne giustificano l emissione. ATTIVITA DI CONTROLLO DELL ORGANO DI VIGILANZA L Organo di Vigilanza, oltre ai controlli indicati nella Parte Generale, trimestralmente o comunque quando ne ravvisi l opportunità, dovrà effettuare i seguenti specifici controlli: 1. Per ogni liberalità a favore di Enti o Associazioni verificare il rispetto dei requisiti richiesti ai punti e Per ogni ordine di acquisto riguardante beni o servizi di rappresentanza rivolti a pubblici ufficiali o incaricati di pubblico servizio, verificare la sussistenza della dichiarazione di cui al punto 5 della procedura. 3. Effettuare qualsiasi ulteriore verifica ritenuta dall Organo di vigilanza utile al rispetto della norma comportamentale. 20

21 SCHEDA 5.A Piani di incentivazione FUNZIONI PRINCIPALMENTE COINVOLTE Direzione Generale Direzione Vendite e Rete Commerciale Direzione Finanziaria NORMA COMPORTAMENTALE I piani di incentivazione a favore di dipendenti e terzi aventi rappresentanza della Società, dovranno essere improntati al principio dell efficiente conseguimento degli obiettivi aziendali e prevedere target di performance realistici. Il raggiungimento degli obiettivi stabiliti dai piani di incentivazione non potrà mai essere motivo per giustificare il mancato rispetto delle procedure e delle norme comportamentali stabilite dal presente Modello. PROCEDURA ADOTTATA 1. I piani di incentivazione sono stabiliti dalla Direzione Vendite in funzione dei dati contenuti nel Budget della Società per l anno di riferimento. Obiettivi che si discostino in percentuale di oltre 10 punti rispetto alle voci corrispondenti indicate nel Budget della Società, dovranno essere motivati per iscritto dalla Direzione Vendite e sottoposti all approvazione della Direzione Generale, che ne darà comunicazione per conoscenza all Organo di Vigilanza. 2. Qualsiasi piano di incentivazione dovrà essere formulato per iscritto e controfirmato dal destinatario. 3. Eventuali rettifiche in corso degli obiettivi precedentemente stabiliti, dovranno essere motivate per iscritto dalla Direzione Vendite e sottoposte all approvazione della Direzione Generale. 4. Operazioni a premi rivolte a categorie di dipendenti e/o di terzi aventi rappresentanza dovranno essere previamente autorizzate dalla Direzione Generale. 5. I pagamenti di premi collegati a piani di incentivazione, potranno avvenire previa attestazione da parte della Direzione Vendite di avvenuto raggiungimento degli obiettivi e dovranno essere autorizzati dalla Direzione Generale. 21

22 ATTIVITA DI CONTROLLO DELL ORGANO DI VIGILANZA L Organo di Vigilanza, oltre ai controlli indicati nella Parte Generale, trimestralmente o comunque quando ne ravvisi l opportunità, dovrà effettuare i seguenti specifici controlli: 1. Verificare che l ammontare dei premi corrisposti coincida con quanto indicato nei relativi documenti scritti. 2. Verificare che i pagamenti dei premi collegati a piani di incentivazione siano avvenuti nel rispetto di quanto indicato nel punto 4. della procedura. 3. Effettuare qualsiasi ulteriore verifica ritenuta dall Organo di Vigilanza utile al rispetto della norma comportamentale. 22

23 SCHEDA 6.A Consulenze, intermediari, distributori. FUNZIONI PRINCIPALMENTE COINVOLTE Direzione generale Direzione finanziaria Direzione Vendite e rete commerciale Direzione Marketing NORMA COMPORTAMENTALE Chiunque agisca in nome e/o per conto di Zimmer, nell espletamento del proprio incarico dovrà uniformarsi a quanto contenuto nel presente Modello, pena l applicazione delle sanzioni indicate nella Parte Generale. I consulenti, intermediari, distributori dovranno in ogni caso segnalare alla Società possibili situazioni di conflitto di interessi con la Pubblica Amministrazione e/o interessi diretti od indiretti nella propria attività di pubblici ufficiali o incaricati di pubblico servizio aventi funzioni tali da cui la Società possa ottenere, anche involontariamente, benefici per la propria attività istituzionale. 1 PROCEDURA ADOTTATA 1. Qualunque incarico a terzi che comporti o possa comportare, per sua natura, rapporti con la Pubblica Amministrazione dovrà essere dato per iscritto e previa autorizzazione della Direzione Generale o dal settore aziendale preposto ai sensi dell organigramma aziendale, che ne daranno notizia all Organo di Vigilanza. 2. Il documento d incarico dovrà espressamente includere la richiesta del suo espletamento nel rispetto di quanto indicato dal presente Modello, così come le sanzioni derivanti dalla sua mancata osservanza. 3. Il documento di incarico dovrà essere controfirmato dalla controparte, a cui dovrà essere contestualmente consegnata copia aggiornata del presente Modello e del quale la controparte accuserà ricevuta per iscritto. 4. Nel caso in cui gli incarichi debbano essere attribuiti a persone giuridiche, dovrà previamente essere ottenuta visura camerale da cui emerga l elenco degli amministratori e soci. Qualora da tale visura si evidenzino possibili situazioni di conflitto d interesse come specificate nella norma comportamentale, l incarico potrà essere conferito solo previa autorizzazione motivata da parte del Consiglio di Amministrazione. 2 1 Paragrafo aggiunto con delibera del CdA del 28 marzo Idem 23

24 ATTIVITA DI CONTROLLO DELL ORGANO DI VIGILANZA L Organo di Vigilanza, oltre ai controlli indicati nella Parte Generale, trimestralmente o comunque quando ne ravvisi l opportunità, dovrà effettuare i seguenti specifici controlli: 1. Verificare che gli incarichi a terzi che contemplino rapporti con la Pubblica Amministrazione siano stati dati in forma scritta e autorizzati dalla Direzione Generale e/o dal responsabile di area del settore aziendale preposto. 2. Verificare che i documenti di incarico contemplino quanto richiesto dal punto 2 della procedura e siano controfirmati dalla controparte. 3. Effettuare qualsiasi ulteriore verifica ritenuta dall Organo di Vigilanza utile al rispetto della norma comportamentale. 24

25 SCHEDA 7.A Partecipazioni a gare indette dalla Pubblica Amministrazione o da Enti privati accreditati. FUNZIONI PRINCIPALMENTE COINVOLTE Direzione generale Servizio Clienti Ufficio Gare Direzione Vendite e rete commerciale Product Specialist NORMA COMPORTAMENTALE La partecipazione da parte di Zimmer a gare indette dalla Pubblica Amministrazione o da Enti privati accreditati deve essere improntata al massimo rispetto delle procedure richieste in genere dalla legge e quelle specifiche richieste dall ente appaltante, secondo il principio della correttezza, trasparenza e verità delle informazioni fornite. Qualsiasi dipendente o terzo che agisca per conto di Zimmer deve astenersi da qualsiasi azione non lecita che possa favorire, anche indirettamente, Zimmer nell aggiudicazione di qualunque gara indetta dalla Pubblica Amministrazione o da Enti privati accreditati. E assolutamente fatto divieto a qualunque dipendente o terzo di fornire o richiedere a competitori, concorrenti o funzionari dell Ente pubblico informazioni commerciali concernenti le modalità di partecipazione a gare di appalto indette dalla Pubblica amministrazione o da Enti privati accreditati. PROCEDURA ADOTTATA 1. Per ogni bando di gara indetto dalla Pubblica Amministrazione o da Enti privati accreditati il responsabile dell Ufficio Gare dovrà inoltrare copia del capitolato alla Direzione Vendite e al Product Specialist al fine di valutare l eventuale partecipazione da parte di Zimmer. 2. In caso di giudizio positivo, il responsabile dell Ufficio Gare / Direzione Vendite dovrà ottenere la definizione dei prezzi da parte del Sales Manager o dell Area Manager. se presente, della rete vendita competente per ogni singolo componente, con contestuale dichiarazione del proponente di essere a piena conoscenza della norma comportamentale sopra specificata. 3. Se alcune delle attività propedeutiche alla partecipazione a bandi di gara dovessero essere delegate ad altre funzioni aziendali interne o a terzi, di ciò il delegante dovrà darne comunicazione al responsabile dell Ufficio Gare, attestando di avere avuto dichiarazione scritta dal delegato della sua piena conoscenza della norma comportamentale sopra specificata. 4. L Ufficio Gare, per ciascuna partecipazione a bandi di gara indetti dalla Pubblica Amministrazione o da Enti privati accreditati, dovrà predisporre un format 25

26 contenente l elenco dei soggetti che hanno interagito con tale Ufficio al fine di definire i contenuti della partecipazione e la funzione da essi svolta. 5. L Ufficio Gare predispone la documentazione per la partecipazione al bando la quale dovrà essere firmata da procuratore della società munito di idonei poteri, avendo verificato che le attestazioni e dichiarazioni rilasciate alla Pubblica Amministrazione od a Enti privati accreditati corrispondano al vero, che sussistano le dichiarazioni di cui ai punti 2 e 3 così come il format di cui al punto 4. Di tale attività di controllo dovrà essere rilasciata dichiarazione firmata con un documento interno e inviata copia anche all Organo di Vigilanza. ATTIVITA DI CONTROLLO DELL ORGANO DI VIGILANZA L Organo di Vigilanza, oltre ai controlli indicati nella Parte Generale, trimestralmente o quando ne ravvisi l opportunità, dovrà effettuare i seguenti specifici controlli: 1. Verificare, per ciascun bando di gara aggiudicato, la sussistenza delle dichiarazioni rilasciate dai proponenti sui prezzi di partecipazione. 2. Verificare, per ciascun bando di gara aggiudicato, la sussistenza della dichiarazione di avvenuto controllo della documentazione per la partecipazione al bando di gara rilasciata dal responsabile del Servizio Clienti. 3. Effettuare qualsiasi ulteriore verifica ritenuta dall Organo di Vigilanza utile al rispetto della norma comportamentale. 26

27 SCHEDA 7.A bis 1 Vendita mediante trattativa privata a Enti privati accreditati. FUNZIONI PRINCIPALMENTE COINVOLTE Direzione generale Servizio Clienti Ufficio Gare Direzione Vendite e rete commerciale Product Specialist NORMA COMPORTAMENTALE Qualunque rapporto commerciale avviato da parte di Zimmer con Enti privati accreditati dovrà essere improntato ai criteri di massima correttezza, trasparenza e buona fede e nel più pieno rispetto dei principi del codice etico. Qualsiasi dipendente o terzo che agisca per conto di Zimmer deve astenersi da qualsiasi azione non lecita che possa favorire, anche indirettamente, Zimmer nella trattativa commerciale con l Ente privato accreditato. E fatto inoltre divieto di promettere, anche verbalmente, condizioni di vendita al di fuori dei processi autorizzativi interni stabiliti dalla procedura di seguito indicata. I dipendenti o terzi dovranno comunicare tempestivamente eventuali situazioni anomale e/o critiche che dovessero riscontrare nel rapporto commerciale avviato o instaurato con Enti privati accreditati. PROCEDURA ADOTTATA 1. Offerte di fornitura a Enti privati accreditati potranno essere fatte solo in forma scritta. Ogni offerta dovrà chiaramente indicare i prezzi dei prodotti e/o servizi, lo sconto concesso, le condizioni di fornitura, le condizioni di pagamento e la validità della stessa. 2. Tali offerte potranno essere sottoscritte solo da soggetti dotati di specifica procura o appositamente autorizzati dalla Direzione Generale e/o dalla Direzione Vendite. La Direzione Vendite periodicamente deve stabilire i limiti di sconto, anche in merce, concedibili dalle singole persone autorizzate a sottoscrivere le offerte, dandone comunicazione all Ufficio Gare e all Organo di Vigilanza. 3. L Ufficio Gare, prima dell inoltro dell offerta, verifica che la sottoscrizione della stessa sia stata effettuata da persona con adeguata autorizzazione in funzione dello sconto concesso. Ove la verifica dia esito negativo, l Ufficio Gare trasmette l offerta alla Direzione Vendite. 1 Scheda introdotta con delibera del CdA del 4 dicembre

28 4. L Ufficio Gare per ciascuna offerta inviata a Enti privati accreditati, al fine di consentire la rintracciabilità delle attività svolte dai propri dipendenti o terzi incaricati dalla Società, dovrà conservare nel proprio archivio i nominativi di quei dipendenti o terzi che hanno promosso l offerta all Ente. Ove tale informazione non sia desumibile dalla normale attività svolta dall Ufficio, questo dovrà farne specifica richiesta alla Direzione Vendita che dovrà prontamente darne riscontro. 5. Eventuali rettifiche alle condizioni commerciali o finanziarie stabilite in offerte precedentemente inviate ad Enti privati accreditati, potranno essere autorizzate esclusivamente dalla Direzione Generale o dalla Direzione Vendite. Rettifiche con efficacia retroattiva dovranno inoltre essere approvate anche dalla Direzione Amministrativa e comunicate all Organo di Vigilanza. ATTIVITA DI CONTROLLO DELL ORGANO DI VIGILANZA L Organo di Vigilanza, oltre ai controlli indicati nella Parte Generale, trimestralmente o quando ne ravvisi l opportunità, dovrà effettuare i seguenti specifici controlli: 1. Verificare a campione che le offerte siano sottoscritte solo da soggetti dotati di specifica procura o appositamente autorizzati dalla Direzione Generale e/o dalla Direzione Vendite. 2. Verificare a campione, che eventuali rettifiche alle condizioni commerciali o finanziarie stabilite in offerte precedentemente inviate ad Enti privati accreditati, siano autorizzate esclusivamente dalla Direzione Generale o dalla Direzione Vendite. 3. Effettuare qualsiasi ulteriore verifica ritenuta dall Organo di Vigilanza utile al rispetto della norma comportamentale. 28

29 SCHEDA 8.A Assunzione del personale e incarichi professionali. FUNZIONI PRINCIPALMENTE COINVOLTE Direzione Generale Direzione del Personale Ufficio del Personale NORMA COMPORTAMENTALE Le assunzioni di personale e l attribuzione di incarichi a carattere professionale da parte di Zimmer dovranno essere attuate esclusivamente adottando valutazioni di carattere professionale e di competenza. Assunzioni o incarichi che dovessero riguardare coniugi e parenti in linea retta di pubblici ufficiali o incaricati di pubblico servizio aventi funzioni da cui la Società possa ottenere, anche involontariamente, benefici per la propria attività istituzionale, dovranno essere previamente approvate dal Consiglio di Amministrazione con adeguata motivazione. PROCEDURA ADOTTATA 1. L Ufficio del Personale in occasione dei colloqui con i candidati per l assunzione dovrà raccogliere dichiarazione che non sussistano rapporti di parentela in linea retta o coniugali con pubblici ufficiali o incaricati di pubblico servizio in campo sanitario o tributario, né situazioni di conflitto di interessi. 2. Medesima dichiarazione dovrà essere rilasciata anche da quei soggetti individuali a cui la Società sia intenzionata ad affidare incarichi di carattere professionale. 3. La Direzione Generale, prima di procedere all assunzione del personale o ad autorizzare l incarico professionale, dovrà verificare la sussistenza di tale dichiarazione controfirmata da parte del soggetto individuato. Qualora il candidato prescelto o il professionista dichiarasse la sussistenza di rapporti di parentela di cui al punto precedente, la decisione in merito all assunzione o all assegnazione dell incarico professionale, dovrà essere demandata dalla Direzione Generale al Consiglio di Amministrazione indicando per iscritto la procedura seguita nella selezione del personale e i motivi professionali e di competenza che indicano quale migliore candidato all assunzione o all incarico professionale, il soggetto prescelto. 4. Il Consiglio di Amministrazione esprime il suo parere a maggioranza, anche in assenza di riunione formale, a mezzo di comunicazione scritta al Presidente dell organo amministrativo, che informa della decisione la Direzione Generale. 5. La Direzione del Personale, all atto di una nuova assunzione ne dà notizia all Organo di Vigilanza. 29