LA STESURA DI UNA PROPOSTA PROGETTUALE

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1 LA STESURA DI UNA PROPOSTA PROGETTUALE

2 Un esempio: il boscaiolo Ovvero Per scrivere un buon progetto c è bisogno di tecniche e metodologie adeguate

3 Riassumendo Il bando finanzia azioni necessarie per l implementazione di una politica comunitaria la cui elaborazione è iniziata molto tempo prima. Il bando fa riferimento, nella maggior parte dei casi, ad un programma di finanziamento tematico e di tipo pluriennale. Il bando è aperto per un periodo insufficiente per la stesura di un progetto valido. Per progettare: non è necessario attendere la pubblicazione del bando, servono tecniche adeguate: 1. Per l analisi del problema e l individuazione delle soluzioni; 2. Per implementare correttamente le soluzioni individuate.

4 Politiche, problemi, progetti La per un propone una di interesse pubblico. Il progetto, essendo l applicazione di una parte da un per definire una

5 Problema (1) Questione, situazione difficile o complessa di cui si cerca la soluzione (circolare in auto è un problema). Persona misteriosa o incomprensibile, il cui comportamento mette in difficoltà (quella ragazza è un problema) Dal greco pròblema, da proballo = metto avanti, propongo. (Vocabolario Gabrielli) Questione da risolvere partendo da elementi noti mediante il ragionamento, e per la quale si propongono soluzioni. I dati del problema = gli elementi noti. I problemi sono come gli alberi. Da piccoli possono essere sradicati con una mano, ma se crescono c è bisogno di un bulldozer. E meglio prevenire che curare.

6 Problema (2) Il problema è qualcosa che prima o poi può essere risolto Morfologia del problema: (setting - focalizzo e raccolgo dati per definirlo, solving identifico le soluzioni) Il problema è un riduttore di complessità Il problema va ambientato nel tempo, nel luogo e nel contesto Problemi ed emergenze Problema o condizione?

7 Problem setting e solving: il metodo F.A.R.E.

8 Problem setting e solving: 4 buone regole Il problem setting ci aiuta ad affrontare il disagio, a individuare il bisogno, a passare dallo stato ansioso alla visione chiara del problema da risolvere. E importante esaminare le condizioni che provocano disagio e separarle dall ambito in cui possiamo intervenire, entro il quale dobbiamo cercare la definizione del problema (U. Santucci). Evidenza Analisi Sintesi Enumerazione completa

9 Problem setting e problem solving: le analisi Scenario Contesto strategico Organizzazioni Settore Argomento

10 L analisi PESTLE Political fattori politici rilevanti a livello Europeo nazionale o locale Economic fattori economici, meccanismi di finanziamento, modelli di impresa, vincoli di bilancio Social - fattori sociali e culturali, opportunità di formazione ed occupazione,stili di vita, cambiamenti demografici, interculturalità Technological - principali cambiamenti ed innovazioni tecnologiche Legal - legislazione di riferimento, a livello locale ed europeo Environmental - Impatto ambientale a livello locale, nazionale ed internazionale

11 Scelte strategiche: da PESTLE a SWOT Politico Economico Sociale Tecnologico Legale Ambientale

12 PROBLEMA E PROGETTO L'etimologia di problema e progetto ci porta a qualcosa che si spinge in avanti, verso una visione futura. Proiettare se stessi e la propria immaginazione verso altri tempi, altri luoghi, altre situazioni. Il problema nasce comunque da una proiezione nel futuro e dal peso del passato (poiché le cose sono andate in un certo modo, vorrei che andassero in un altro modo).

13 Il progetto Il progetto indica un intervento caratterizzato da: 1. un obiettivo specifico, che ne connota la natura finalistica; 2. una scelta relativa all impiego di risorse suscettibili di usi alternativi; 3. un processo di cambiamento: crea e gestisce il passaggio da una situazione negativa/da migliorare a una situazione positiva/migliorata; 4. un contesto specifico dove beneficiari e portatori di fini/interessi interagiscono in uno spazio determinato; 5. una durata e un budget prestabiliti; 6. un organizzazione per la sua realizzazione.

14 I protagonisti della programmazione e della progettazione

15 La qualità della progettazione Il tema della qualità nella progettazione o nella programmazione è un tema importante e sentito su cui dibattono da anni i responsabili delle politiche di sviluppo. Le domande a cui si dovrebbe rispondere in fondo sono semplici: i programmi che abbiamo finanziato sono stati utili? Hanno risolto i problemi dei beneficiari? E chi sono stati veramente i beneficiari? Questo tipo di riflessione è certamente più rilevante e frequente quando si tratta di fondi pubblici, laddove chi li ha impegnati sarebbe tenuto a garantire che essi siano stati usati per fini di utilità sociale. (F. Bussi)

16 I parametri qualitativi del progetto Rilevanza (coerenza con le politiche, rispondenza ai bisogni dei portatori d interesse, valore aggiunto europeo, ) Fattibilità (tecnica, economica, programma delle attività, metodologia adottata, capacità/esperienza del richiedente e dei partners, ) Sostenibilità 1. Impatto tangibile, effetto moltiplicatore, benefici di lungo periodo, creazione di istituzioni, nuove leggi e regolamenti, ) 2. Integrazione di ambiente/economia/sociocultura, equità (di genere, all interno del territorio e fra territori, tra generazioni), enfasi su diversità/networking e partnership/partecipazione/sussidiarietà)

17 Il valore aggiunto europeo Dimensione transnazionale e partnership Disseminazione Riproducibilità, trasferibilità, replicabilità Innovazione Mainstreaming: TIC, sviluppo locale sostenibile, pari opportunità, cooperazione territoriale

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19 La sostenibilità (1) Un progetto si può definire sostenibile quando continua a fornire benefici ai beneficiari per un lungo periodo dopo che la parte principale di assistenza erogata dall ente finanziatore è stata completata. La sostenibilità comincia con il design del progetto! Fattori che influenzano la sostenibilità di un progetto: Supporto politico: supporto per la continuazione dei servizi. Tecnologia appropriata: tecnologia che può durare molto tempo; adeguatezza delle norme di sicurezza; appropriatezza rispetto alla capacità locale di funzionamento e manutenzione. Capacità istituzionale e di management: volontà e capacità dei realizzatori del progetto dimettere a disposizione i servizi anche dopo la fine del finanziamento. Fattibilità economica e finanziaria: se i benefici incrementali del progetto superano i suoi costi; se il progetto rappresenta un investimento a lungo termine fattibile. Questioni socio-culturali legate al ruolo dei due sessi: soddisfazione delle necessità di tutti i gruppi beneficiari ed effetti del progetto sulla distribuzione dei benefici a lungo termine. Protezione ambientale: preservazione dell ambiente onde evitare che eventuali danni mettano a rischio il raggiungimento di benefici a lungo termine.

20 La sostenibilità (2) Key objectives: Environmental protection. Social equity and cohesion. Economic prosperity. Meeting our international responsibilities. Policy guiding principles: Promotion and protection of fundamental rights. Solidarity within and between generations. Open and democratic society. Involvement of citizens. Involvement of business and social partners. Policy coherence and governance. Policy integration. Use best available knowledge. Precautionary principle. Make polluters pay.

21 PROJECT CYCLE MANAGEMENT Problem Solving e Project Management La gestione del ciclo del progetto (project cycle management, PCM) è uno strumento elaborato dall Unità di Valutazione di EUROPEAID, nell ambito della Commissione Europea Questo strumento mira a: migliorare la qualità e l effettività della progettazione e della fase di gestione del progetto; integrare le fasi del progetto in modo che gli argomenti siano esaminati in modo sistematico; obbliga a focalizzarsi sui reali bisogni dei soggetti beneficiari.

22 PERCHÉ IL PROJECT CYCLE MANAGEMENT? Esperienze pregresse - Quadro strategico poco chiaro - Progetti dominati dall offerta - Debole analisi della situazione - Pianificazione orientata alle attività - Impatto non verificabile - Pressione all esborso - Visione di breve termine - Documenti di progetto imprecisi

23 IL CICLO DI PROGETTO (Project Cycle Management) Programmazione Quadro di programmazione all interno del quale i progetti vanno identificati e preparati. Equivale a individuare le politiche di riferimento, lo stato dell arte, Comprende: analisi stakeholders, problem setting, problem solving Valutazione Identificazione Implementazione Formulazione Sviluppo dell idea progettuale ed analisi della sua fattibilità e sostenibilità. Si decide se stendere una proposta. Finanziamento Presentazione della proposta alle autorità finanziatrici. Segue valutazione ed eventuale approvazione.

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25 L approccio del quadro logico E lo strumento principale utilizzato per il design di progetto durante le fasi di identificazione e formulazione del ciclo di progetto. L approccio prevede due fasi: 1. ANALISI (identificazione) La situazione esistente viene analizzata per sviluppare una immagine della situazione desiderata futura e selezionare le strategie che saranno applicate per conseguirla. Obiettivo: assicurare che le idee del progetto siano rilevanti. 2. PIANIFICAZIONE (formulazione) L idea di progetto viene declinata in dettagli operativi Obiettivo: assicurare la fattibilità e sostenibilità del progetto.

26 FASE - ANALISI Analisi dei problemi: -identificare i portatori di interesse ed i loro problemi chiave -identificare i vincoli e le opportunità determinare le relazioni causa effetto. Analisi degli obiettivi: -sviluppare gli obiettivi dai problemi identificati -identificare i mezzi per chiudere le relazioni causa-effetto. Analisi strategica: -identificare le differenti strategie per raggiungere gli obiettivi -determinare gli obiettivi complessivi e lo scopo del progetto.

27 Analisi dei portatori di interesse (stakeholders) PARTNERS TEAM DI PROGETTO MANAGER DELLE VARIE FUNZIONI DELL ORGANIZZAZIONE CLIENTE/ENTE APPALTANTE PROGETTO SOGGETTI CHE CONTROLLANO LE RISORSE PROGETTUALI SOGGETTI CONDIZIONANTI, INDIRETTAMENTE COINVOLTI BENEFICIARI INDIVIDUI E GRUPPI CHE ESERCITANO INFLUENZA

28 I beneficiari Partners del progetto/beneficiari diretti: quelli che beneficiano di un finanziamento comunitario in vista di gestire la concezione e la realizzazione di un progetto. Beneficiari intermedi: quelli che beneficiano di un appoggio nel quadro del progetto in vista di meglio fornire i servizi al (ai) gruppo(i) bersaglio. Gruppi bersaglio: i gruppi o entità che saranno coinvolti in modo positivo dal progetto a livello dell obiettivo specifico e che lavoreranno in stretta collaborazione con il progetto e viceversa. Beneficiari finali: quelli che, al di là dei gruppi bersaglio, beneficiano del progetto a lungo termine a livello della società o del settore in senso largo.

29 Analisi degli stakeholder La rilevanza degli stakeholder La rilevanza dipende da tre fattori: capacità di influenzare le decisioni legittimità delle aspettative urgenza con cui occorre soddisfare le aspettative dello stakeholder

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31 Esempio di applicazione: mortalità infantile in Africa 1) Analizzo le politiche di cooperazione e raccolgo dati sul contesto 2) Individuo i portatori d interesse: ONG, Autorità locali, etc 3) Raccolgo I problemi segnalati dai portatori d interesse Alti tassi mortalità infantile e delle madri Alto tasso di infezione bambini e neonati Alto tasso complicazioni acute alla nascita Alti tassi di infezione post parto e neonatale Scarso stato nutrizionale dei bimbi e dei neonati Pochi bimbi e neonati vaccinati Complicazioni alla nascita diagnosticate tardi o per niente Bassi standard di igiene e cura pazienti da staff Pressione commerciale uso sostituti latte Bassa disponibilità di cibi alte proteine Bassa frequentazione cliniche rurali Mancanza di medicine Scarse capacità staff Madri non disponibili frequenza cliniche Copertura cliniche insufficiente o inadeguata

32 L ALBERO DEI PROBLEMI

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34 TRASFORMAZIONE DEI PROBLEMI IN OBIETTIVI Problema Obiettivo Alti tassi mortalità infantile e delle madri Tassi mortalità infantile e delle madri ridotti Alto tasso complicazioni acute alla nascita Tasso complicazioni acute alla nascita ridotto Complicazioni diagnosticate tardi o per niente Precoce diagnosi complicazioni alla nascita Situazione negativa attuale Situazione desiderata futura

35 L ALBERO DEGLI OBIETTIVI Tassi mortalità infantile e delle madri ridotti FINI Tasso di infezione bambini e neonati ridotto Tasso complicazioni acute alla nascita ridotto Tassi di infezione post parto e neonatale ridotti Stato nutrizionale bimbi e neonati migliorato Bimbi e neonati vaccinati in maggior numero Precoce diagnosi complicazioni alla nascita Standard di igiene e cura pazienti da staff migliorati Aumento bambini allattati Accresciuta disponibilità di cibi proteici Accresciuta frequentazione cliniche rurali Medicine sufficienti Capacità staff migliorate Madri disponibili frequenza cliniche Copertura cliniche accresciuta e regolare MEZZI

36 L ANALISI DELLE STRATEGIE Tassi mortalità infantile e delle madri ridotti FINI Tasso di infezione bambini e neonati ridotto Tasso complicazioni acute alla nascita ridotto Tassi di infezione post parto e neonatale ridotti Stato nutrizionale bimbi e neonati migliorato Bimbi vaccinati in maggior numero Precoce diagnosi complicazioni alla nascita Standard di igiene e cura pazienti da staff migliorati Aumento bambini allattati Accresciuta disponibilità di cibi alte proteine Accresciuta frequentazione cliniche rurali Medicine sufficienti Capacità staff migliorate Strategia nutrizionale Madri disponibili frequenza cliniche Copertura cliniche accresciuta e regolare MEZZI Strategia cure sanitarie primarie Strategia cure sanitarie secondarie

37 LA PIANIFICAZIONE L attività di progettazione è facilitata dal Logical Framework (LFA). Quest ultimo è una matrice che permette di organizzare gli aspetti più importanti di un progetto: Logica di intervento Indicatori Fonti di verifica Fattori esterni Il Logical Framework fornisce una metodologia per verificare la corretta strutturazione dell intervento e supporta l implementazione del monitoraggio e della valutazione.

38 IL LOG(ICAL) FRAME(WORK) Logica intervento Indicatori verificabili Fonti della verifica Fattori esterni (ipotesi) Obiettivi generali Obiettivo specifico del progetto Risultati Attività Mezzi Costi Pre-requisiti per lo sviluppo del progetto (elementi dell analisi di contesto)

39 LA LOGICA DI INTERVENTO Viene descritta dalla gerarchia degli obiettivi da conseguire: OBIETTIVI GENERALI: benefici a lungo termine, obiettivi delle politiche OBIETTIVO SPECIFICO DEL PROGETTO: benefici che i destinatari finali del progetto riceveranno. SMART: Specific, Measurable, Achievable, Realistic, Timed. RISULTATI: 1) prodotti e servizi che verranno resi disponibili per i destinatari finali (outputs); 2) effetti generati (outcomes). ATTIVITÀ: come verranno resi disponibili i beni ed i servizi del progetto

40 Gli indicatori

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42 Livello Obiettivo Generale Tassi mortalità infantile e delle madri ridotti IN OUT Livello Obiettivo Specifico Tassi di infezione bambini e neonati ridotti Tassi complicazioni acute alla nascita ridotti Tassi di infezione post parto e neonatale ridotti Livello Risultati Bimbi e neonati vaccinati in maggior numero Precoce diagnosi complicazioni alla nascita Standard di igiene e cura pazienti da staff migliorati Accresciuta frequenza cliniche rurali Medicine sufficienti Madri disponibili frequenza cliniche Capacità staff migliorate Aumento nascite assistite Livello Attività

43 Obiettivo Generale Tassi mortalità infantile e delle madri ridotti IN OUT Obiettivo Specifico Stato di salute delle donne incinte, di quelle che accudiscono i bambini, dei bambini e dei neonati migliorato Livello Risultati Precoce diagnosi complicazioni alla nascita Standard di igiene e cura pazienti da staff migliorati Stato nutrizionale dei bimbi e dei neonati migliorato Bimbi e neonati vaccinati in maggior numero Medicine sufficienti Aumento bambini allattati Medicine sufficienti Accresciuta frequenza cliniche rurali Capacità staff migliorate Accresciuta disponibilità di cibi alte proteine Strategia cure sanitarie primarie Madri disponibili frequenza cliniche Strategia cure sanitarie secondarie Strategia nutrizionale Copertura accresciuta e regolare da parte delle cliniche Livello Attività Management, formazione, creazione clinica mobile,

44 Le ipotesi (fattori esterni) Si tratta di quei fattori che, pur importanti per la buona riuscita del progetto, sono al di fuori dell ambito di intervento dello stesso. La valutazione dei fattori esterni viene realizzata attraverso il seguente algoritmo: SI Il fattore esterno è importante? NO Si verificherà? Quasi certamente Non includerlo nel LFA E probabile Includerlo come Presupposto Non è probabile E possibile il redesign del progetto per influenzare il fattore esterno? SI NO Riprogettate l intervento: - aggiungete Attività e/o Risultati - riformulate l Obiettivo Specifico del Progetto, se necessario La Condizione è un Presupposto killer. Da un punto di vita tecnico, l intervento non è realizzabile a meno che le Autorità trovino la soluzione utile affinché il presupposto si realizzi o a trasformarlo in una Precondizione integrabile.

45 Obiettivo generale Obiettivo specifico Logica di intervento Tassi mortalità infantile e delle madri ridotti Stato di salute delle donne incinte, di quelle che accudiscono i bambini, dei bambini e dei neonati migliorato Risultati 1. Servizio sanitario primario funzionante a livello di distretto 1.1.Precoce diagnosi complicazioni alla nascita 1.2 Aumento bimbi e neonati vaccinati 1.3 Medicine sufficienti 1.4 Accresciuta frequenza cliniche rurali 1.5 Madri disponibili frequenza cliniche 1.6 Copertura accresciuta e regolare da parte delle cliniche 2. Qualità ed efficienza del servizio sanitario secondario migliorata 2.1 Standard di igiene e cura pazienti da staff migliorati 2.2. Medicine sufficienti 2.3 Capacità staff migliorate Indicatori oggettivamente verificabili Tassi di mortalità ridotta da x a y dall anno 200 per i bambini al disotto di 1 e 5 anni e donne incinte e madri che accudiscono i bambini Incidenza delle infezioni postparto e neonatali all interno dei centri sanitari ridotta da x a y dall anno Numero di villaggi forniti di servizi sanitari regolari aumentato da x a y dall anno Numero di bambini al di sotto dei 5 anni vaccinati contro la polio accresciuto da x a y dall anno Fonti di verifica Statistiche del Ministero della Sanità analizzate ex ante, in itinere ed ex post. Dati degli ospedali e delle cliniche analizzati ex ante ed ex post Dati del Ministero della Sanità Dati clinici di vaccinazione analizzati ogni 3 mesi.. Ipotesi Nutrizione domestica migliorata attraverso un accresciuta disponibilità stagionale di cibi ad alte proteine, e accresciuta proporzione di bambini nutriti al seno. Attivit à 1. Recuperare o rimpiazzare le attrezzature e le ambulanze 2. Realizzare un programma di ospedalizzazione mobile 3. Reclutare ed addestrare personale per assistere la nascita 4. Assistenza tecnica Attrezzature Forniture mediche (vedi il piano delle attività) Costi rimborsabili (vedi il budget) Il Ministero della Sanità mantiene livelli di finanziamento ai livelli precedenti al progetto in termini reali.

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47 Le attività - Elencare le principali attività - Determinare la sequenza ed i vincoli di dipendenza delle attività - Stimare inizio, durata e fine - Scheduling delle attività - Definire milestones e deliverables - Definire l expertise - Assegnare le responsabilità e i compiti Attenzione a: 1. descrivere l attività (chi, come, che cosa, perché, quando, quanto - 5 W e 1 H) 2. indicare le ipotesi alla base dello svolgimento delle attività e i piani di reazione al venir meno di tali ipotesi Piano delle risorse: - sviluppare dal piano delle attività, il piano degli input ed il budget

48 La scomposizione (breakdown) delle attività Es. Task (attività): Corso di formazione Azioni: definizione programma didattico promozione del corso reclutamento docenti preparazione bando raccolta iscrizioni svolgimento lezioni valutazione

49 Esempio di scheduling

50 Contenuto del documento di progetto

51 La matrice di finanziabilità (1) Conclusa la fase di pianificazione è utile predisporre una matrice in grado di incrociare le strategie ed i progetti selezionati e pianificati con gli strumenti di finanziamento, diretti ed indiretti, più appropriati. Vantaggi: possibilità di valutare la coerenza tra progetto e fonte di finanziamento strumento guida per il team di progetto (per seguire i bandi, )

52 La matrice di finanziabilità (2): un esempio PROGETTO FINANZIABILITÀ Programma Misura Bando Ipa Adriatico 2.3 Risparmio energetico ed energia da fonti rinnovabili Atteso a fine Energia e territori MED 2.2. Promozione delle fonti rinnovabili e miglioramento dell efficienza energetica Aperto dal 16 febbraio al 13 marzo SEE 2.4 Promuovere le risorse e l efficienza energetica Aperto a Marzo Attenzione: non è ancora noto se si tratterà di una call generalista o ristretta (a certe misure e beneficiari) IEE Il programma, a gestione diretta, sostiene la creazione di agenzie locali/regionali per l energia. Nei primi mesi del 2009.

53 La matrice di finanziabilità (3): la coerenza PROGETTO Programma Coerenza (da 1 a 3) Energia e territori Ipa Adriatico (indiretto) MED (indiretto) ** SEE (indiretto) IEE *** (diretto) In questo caso si vede come il progetto abbia una coerenza medio/elevata con i programmi individuati.

54 L analisi della call: il pacchetto informativo Attenzione: La call non è solo la call Non basta il testo pubblicato sulla GUCE ma occorre reperire ed analizzare: - formulari (application form, budget form) - linee guida per il proponente - Grant agreement - Altra documentazione necessaria (schede di identificazione finanziaria, tabella diarie, modulo conflitto di interessi, )

55 L analisi della call: elementi da focalizzare 1. Contesto giuridico e normativo= politiche, programmi, 2. Obiettivo= priorità della call 3. Azioni eleggibili = attività che si possono implementare 4. Beneficiario= soggetto che può richiedere la sovvenzione 5. Paesi partecipanti/partners= da dove? Quanti? 6. Destinatari=Target cui debbono essere rivolte le azioni 7. Durata dei progetti 8. Dotazione di bilancio/dimensione finanziaria del progetto 9. Tasso di cofinanziamento 10. Modalità di erogazione della sovvenzione 11. Criteri di valutazione: formali, di merito (rilevanza, fattibilità, sostenibilità 12. Spese ammissibili 13. Modalità di presentazione 14. Scadenza

56 L analisi della call: gli output Check list dei documenti da produrre e dei requisiti formali da rispettare Indicazioni sulle caratteristiche dei progetti: dimensione finanziaria, partenariato, attività, Check list per il fine tuning e l autovalutazione della ns proposta progettuale (i.e. come la call interpreta rilevanza, fattibilità, sostenibilità)

57 Grazie per l attenzione Mauro Vanni, m.vanni@civica.cc