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1 Master in Project Management e Gestione dell'innovazione Project Management Base Modulo 1/3 Prima Parte Venerdì 15 Febbraio h Maria Cristina Barbero, MBA, PMI ACP, PMP Skype: mariacristina.barbero nexen.it 1

2 Obiettivo formativo Un obiettivo formativo deve descrivere cio che il discente o studente deve conoscere o deve essere capace di fare che non sapeva e non sapeva fare prima della somministrazione della formazione. Un obiettivo formativo non deve essere troppo astratto o generico, ma neppure troppo restrittivo o specializzato. Ciascun obiettivo formativo contribuisce al raggiungimento degli obiettivi finali dell intervento formativo. Best practices diffuse confermano che non si dovrebbero perseguire più di 6 10 obiettivi formativi per giorno di formazione. Un obiettivo formativo si descrive proseguendo la frase: Al termine della somministrazione della formazione i partecipanti dovrebbero essere capaci di... ed utilizzando un verbo fra i seguenti: spiegare, elencare, descrivere, dimostrare, calcolare, riferire, conforntare, analizzare, valutare, etc 2

3 Project Management Base: Modulo 1 (8 ore) Obiettivo Formativo Knowledge (Sapere) Performance / Skills (Saper Fare) Personal (Saper Essere) Utilizzare correttamente la terminologia di Project Management Riconoscere e gestire gli elementi di contesto del progetto: stakeholders, organizzazioni, ciclo di vita di prodotto e di progetto I processi di Project Management ed i processi product oriented Conoscere i termini citati nel PMBOK ed i termini PRINCE2 Saper illustrare gli elementi di contesto ed organizzativi (stakeholders, organizzazioni, ciclo di vita di prodotto e di progetto) Dato un contesto, saper identificare gli stakeholder di un progetto Saper disegnare la propria organizzazione aziendale rispetto al project management Saper distinguere processi di project management e product oriented Saper motvare i propri collaboratori all adozione di tecniche di Project Management, spiegando perchè sono convenienti Lezione frontale, 2 ore con slide Esercitazioni di gruppo, 2 esercizi di 30 minuti ciascuna 30 minuti, role play Conoscere e saper usare i Processi di Project Management base (Integration Knowledge Area) Conoscere i Processi dell Integration Conoscere denominazione e contenuti dei prncipali oggetti e documenti citati nei processi (P Charter, P Management Plan, Change, Deliverable, etc) Saper definire per un proprio progetto i processi di project management Saper redigere e riconoscere i documenti di cui si è trattato nella lezione teorica Saper guidare il proprio team ad affrontare la fase di impostazione di un progetto Lezione frontale, 2 ore con slide Esercitazioni di gruppo, 2 esercizi di 30 minuti ciascuna 30 minuti, role play 3

4 Organizzazione del pomeriggio 14:30 15:00 Introduzione e presentazioni 15:00 15:40 Definizione di progetto, Progetto ed operazioni Esercitazione 1.a (20 min) 16:00 16:40 Cos è il Project Management, Terminologia di Project Management Esercitazione 1.b (20 min) 17:00 17:30 Stakeholder e Stakeholder Analysis Esercitazione 1.c (30 min) 18:00 18:30 Ciclo di vita di Progetto, Ciclo di vita di Prodotto, Organizzazioni e Project Management 4

5 Il Progetto Progetti Progetti ed Operazioni 5

6 Cenni storici sul Project Management P.M. nel periodo precedente alle prime teorizzazioni Grandi opere dell antichità o Piramidi egiziane (3000 a.c.) o Muraglia cinese (dal III secolo a.c. al XV secolo d.c.) o Costruzione di città, acquedotti, strade da parte dei romani Difficoltà di ordine o Organizzativo (migliaia di lavoratori/schiavi) o Logistico (approvvigionamento materiali, sostentamento risorse) o Temporale o Economico Metodi empirici o Pianificazione delle attività o Pianificazione risorse (uomini) necessarie (piramidi: turnazione ogni 3 mesi) o Controllo dello stato di avanzamento 6

7 Cenni storici sul Project Management Le prime teorizzazioni sul Project Management Inizi 900 H. L. Gantt o Diagramma a barre delle attività: primo metodo per una pianificazione temporale delle fasi/compiti di lavoro 1943 Progetto Manhattan o Studio e realizzazione della bomba atomica o Primo esempio di applicazione del P.M. (project manager: R.Oppenheimer) Anni 50 Tecniche reticolari o 1957 M. Walker metodo CPM Critical Path Method o fine anni 50 metodo PERT Project Evaluation and Review Technique (progetto Polaris primo sottomarino atomico) Anni 60 Grandi progetti scientifici o Esperimenti spaziali della NASA 7

8 Cenni storici sul Project Management Il Project Management moderno Anni 70 : primo grande sviluppo del P.M. o Sviluppo dell industria petrolifera o Invenzione dei computer di piccole dimensioni Anni 80 : grande sviluppo del P.M. In vari settori industriali o Il P.M. diviene disciplina universale o Nascita del P.M.I. Project Management Institute Anni 90 : aggiunta aree di interesse alla disciplina del P.M. o Il Risk Management viene inserito nel Project Management o Il P.M. diviene parte integrante del processo di qualità aziendale o Internet dà un grosso impulso alla disciplina del P.M. Fine secolo o Grosso uso del P.M. per progetti informatici dal Millennium Bug all Euro o Il P.M. compare nella legge italiana 8

9 Cos è un progetto: definizioni Sforzo complesso, di regola di durata inferiore ai tre anni, comportante compiti interrelati eseguiti da varie organizzazioni, con obiettivi, schedulazioni e budget ben definiti (Archibald, 1994) Un insieme di sforzi coordinati nel tempo (Kerzner, 1995) Un insieme di persone e di altre risorse temporaneamente riunite per raggiungere uno specifico obiettivo, di solito con un budget determinato ed entro un periodo stabilito (Graham, 1990) Un insieme di attività tra loro correlate e interdipendenti, volte al raggiungimento di un obiettivo preciso, con un limite di tempo determinato, un budget di risorse stabilite, che vengono avviate alla ricerca di un aumento di valore per l azienda o per il soddisfacimento delle esigenze del cliente (SDA Bocconi Div. Ricerche 1999) 9

10 Cos è un progetto: definizioni Un progetto è una iniziativa temporanea intrapresa per creare un prodottoo servizio o risultato unico (PMBOK ) Temporaneo = ogni progetto ha un inizio ed una fine definiti La fine viene raggiunta quando: o gli obiettivi di progetto sono stati raggiunti, o o è chiaro che non è possibile raggiungere gli obiettivi, o o non esiste la necessità di proseguire il progetto ed esso viene così chiuso Temporaneo è un attributo che generalmente non si riferisce al prodotto o al servizio o al risultato del progetto. 10

11 Cos è un progetto: definizioni Un progetto è una iniziativa temporanea intrapresa per creare un prodottoo servizio o risultato unico (PMBOK ) Prodotto o servizio o risultato unico = ogni progetto crea dei deliverable unici, che sono prodotti o servizi, diversi da qualsiasi altro o ogni prodotto realizzato è quantificabile ed è o un entità finita o una parte di un entità più grande; o un progetto può tradursi nella capacità di svolgere un servizio, quale una funzione di business che supporti la produzione o la distribuzione; o un progetto può fornire un risultato o un documento 11

12 Cos è un progetto: definizioni Un progetto è una iniziativa temporanea intrapresa per creare un prodottoo servizio o risultato unico (PMBOK ) Elaborazione progressiva = sviluppare un pezzo alla volta e migliorarlo di continuo o L elaborazione progressiva delle specifiche di un progetto deve essere in linea con l ambito del progetto, soprattutto se il progetto dipende da un contratto. o Quando definito, lo scope del progetto, cioè il lavoro da fare, deve essere tenuto sotto controllo mano a mano che le specifiche del prodotto vengono elaborate. 12

13 Cos è un progetto: definizione ISO A project is a unique set of processes consisting of coordinated and controlled activities with start and finish dates, undertaken to achieve an objective. Achievement of the project objective requires deliverables conforming to specific requirements, including multiple constraints such as time, cost and resources. Although many projects may be similar, each project is unique as differences may occur in the deliverables provided by the project; the stakeholders influencing the project; the resources used; and the way processes are adapted to create the deliverables. Every project has a definite start and end, and is usually divided into phases. The project starts and ends as defined in clause

14 Cos è un progetto: l albero dei progetti Piano Industriale Progetto Progetto Progetto CdA Piano dell IT Progetto Progetto Progetto Direzione IT Contratto Fornitura Progetto Servizio Servizio Fornitore Es: Engineering Subappalto Interno Progetto Laboratorio 14

15 Cos è un progetto: progetti e operazioni Le organizzazioni eseguono lavori. Questi lavori comportano in genere progetti o operazioni, sebbene le due categorie possano talvolta sovrapporsi (PMBOK ) Projects Operations 15

16 Cos è un progetto: progetti e operazioni Progetti ed operazioni hanno caratteristiche comuni: o eseguiti da persone o vincolati dalle risorse disponibili o soggetti a pianificazione, esecuzione e controllo 16

17 Cos è un progetto: progetti e operazioni Organizations perform work to achieve specific goals. Generally this work may be categorized as either operations or projects. Operations and projects differ primarily in that operations are performed by relatively stable teams through ongoing and repetitive processes and are focused on sustaining the organization. Projects are performed by temporary teams, are non repetitive and create original deliverables. 17

18 General Management e Project Management 18

19 General Management e Project Management Da «Il Project Management emergente» Varanini, Ginevri, pag 18 «Il Project Manager gode di una considerazione tecnica, ma appare in qualche modo una figura subordinata rispetto al manager a tutto tondo. Invece, non solo possiamo dire che il project manager è innanzitutto un manager, un manager come gli altri, un manager a tutti gli effetti. Possiamo a ragione anche sostenere che il project manager è il manager del futuro, è la figura che ci permette di guardare oltre i limiti del management. Oltre il management che con la sua inadeguatezza danneggia l impresa. Mentre il manager può, almeno in una certa misura, darsi gli obiettivi da solo, il project manager si confronta con obiettivi assegnati. Mentre il manager può modificare il regime di vincoli, il project manager assume su di sè il peso del vincolo da rispettare. Mentre il manager può seguire l andazzo, può nascondersi nella folla, può giustificarsi dichiarando di aver seguite le indicazioni di un qualche consulente, il project manager non ha vie di fuga. Il mandato, e l impegno assunto, sono chiari. Mentre per il manager funziona l alibi delle condizioni esterne sfavorevoli ed impreviste, per il project manager non c è alibi che tenga: lui l obiettivo deve raggiungerlo comunque. Così, guardando come il project manager giorno dopo giorno lavora, possiamo immaginare il management del futuro; possiamo descrivere il management che serve a costruire il futuro. Tutto questo, però, è vero se, e solo se, il project manager anzichè conformarsi a una immagine del mondo semplificata e schematica accetta di farsi carico della complessità del progetto.» 19

20 General Management e Project Management Da «Il Project Management emergente» Varanini, Ginevri, pag 18 «Così, lontano da ogni manifestazione del management, il ruolo del project manager si manifesta come cura, come guida e come governo. Cura = attenzione a prendersi cura degli altri e a procurare ciò che serve loro Guida = mostrare come si fa non come capo ma accompagnandosi agli altri coem primus inter pares Governo = il gesto del timoniere che conosce il porto d arrivo e, per aggiustamenti successivi, tiene la rotta» 20

21 Esercitazione 1.a: Il mio progetto o Esercitazione in coppia o Raccontare all altro il proprio progetto; fare in modo che il collega sia in grado di descrivere questo progetto dai tre punti di vista temporaneo, risultato unico, elaborato progressivamente o Citare delle attività aziendali ripetitive (operations) che potrebbero essere confuse con le attività progettuali 21

22 Termonologia Project Management Alcune principali definizioni di Project Management 22

23 Project Management: definizioni Il Project Management è un sistema gestionale orientato ai risultati (Miscia, 94) Il Project Management è la gestione sistemica di un impresa complessa, unica e di durata determinata, rivolta al raggiungimento di un obiettivo chiaro e predefinito mediante un processo continuo di pianificazione e controllo di risorse differenziate e con vincoli interdipendenti di costi tempi qualità (Archibald, 94) «Project management is the application of knowledge, skills, tools and techniques to project activities to meet the project requirements. Project management is accomplished through the appropriate application and integration of some logically grouped project management processes comprising the 5 process groups (PMBOK ) 23

24 Project Management: definizioni La gestione di un progetto tipicamente comprende: o Identificazione dei requisiti (requirements) o L indirizzamento sia in pianificazione che in esecuzione delle svariate necessità (needs), preoccupazioni (concerns), and aspettative (expectations) delle persone e strutture coinvolte nel progetto o Bilanciamento dei vincoli in gioco, quali per esempio: Quality Schedule Risk Scope Budget Resources 24

25 Project Management: definizioni "Il Project Management consiste nel pianificare, organizzare, monitorare e controllare tutti gli aspetti di un progetto e tutte le motivazioni che contribuiscono al raggiungimento degli obiettivi entro tempi, costi e criteri di performance prestabiliti" Cost (Budget) Target Performance (Requisiti) Time (Date attese) 25

26 Project Management: definizione ISO Project management is the application of methods, tools, techniques and competencies to a project. Project management includes the integration of the various phases of the project life cycle as described in clause Project management is accomplished through processes The processes selected for use in a project should be aligned in a systemic view. Each phase of the project life cycle has deliverables. These deliverables are regularly reviewed during the project to meet the requirements of the sponsor, customer and other stakeholders 26

27 Il Project Management nel mondo Gli Standard Il Project Management Institute (www.pmi.org) Fondato nel 1969 Propone lo standard del PMBOK, su cui sono basati i programmi di certificazione personale e di accreditamento di scuole di formazione e di università. Presente in 50 paesi circa. Riferimento di IBM, SAP, etc L International Project Management Association (www.ipma.ch) Dal 1965 Propone l IPMA Competence Baseline ed un programma di certificazione a quattro livelli. Alleanze in SouthAfrica e Australia L Association for Project Management Dal 1996 promuove la metodologia PRINCE2 (www.prince2.org.uk) ed i suoi due livelli di certificazione (Foundation, Practitioner). OGC è proprietario del marchio PRINCE2 e promotore anche di ITIL L International Organization for Standardization (www.iso.org) ha pubblicato recentemente Guidance on Project Management. Ampia compatibilità con la PMBOK Guide, denominata ISO 21500:

28 Il Project Management nel mondo Who has PM s standards? 28

29 Portfolio and Portfolio Management A Portfolio refers to a collection of projects or programs and other work that are grouped together to facilitate effective management of that work to meet strategic business objectives. The projects or programs of the portfolio may not necessarily be interdependent or directly related. Portfolio Management refers to the centralized management of one or more portfolios, which includes identifying, authorizing, managing and controlling projects, programs, and the relate work Portfolio management focuses on ensuring that projects and programs (a) are reviewed to prioritize resource allocation, and that the management of the portfolio is (b) consistent and (c) aligned to organizational strategies. 29

30 Portfolio and Portfolio Management A project portfolio is a collection of projects and programmes and other work that are grouped together to facilitate the effective management of that work to meet strategic goals. Project portfolio management is the centralized management of one or more project portfolios, which includes identifying, prioritising, authorising, directing and controlling projects, programmes and other work to achieve specific strategic goals. It may be appropriate to conduct the opportunity identification, selection, approval and management of projects through a project portfolio management system. 30

31 A Program A program is a group of related projects managed in a coordinated way to obtain benefits and control not available from managing them individually.. Programs may include elements of related work outside of the scope of the discrete projects in the program. Aproject may or may not be part of a program but a program will always have projects A new communications satellite system with projects for: o design of the satellite and of the ground stations, o construction of each, o integration of the system and o launch of the satellite 31

32 Program Management Program Management is defined as the centralized coordinated management of a program to achieve the program s strategic objectives and benefits 32

33 Program Management A programme is a group of related projects and other activities aligned with an organizational strategy or with major goals. Programme management consists of centralized and coordinated activities to achieve the goals 33

34 Portfolio, Program, Project 34

35 Portfolio, Program, Project 35

36 Portfolio, Program, Project 36

37 Portfolio, Program, Project 37

38 Projects and Organizations Organization Organizational Strategy Opportunities Benefits Project Environment Project Governance Business Case Project Organization Project Operations Project Management Processes Deliverables Product Processes Support Processes 38

39 Project Management Office (PMO) A Project Management Office (PMO) isanorganizationalbodyor entity assigned various responsibilities related to the centralized and coordinated management of those projects under domain. The responsibilities of a PMO can range from providing project management support functions to actually being responsible for the direct management of the project. A PMO may be delegated the authority to: o Act an integral stakeholder o Act as a key decision maker during the initiation stage o Makes recommendations, o Terminate projects to keep the business objectives consistent o Be involved in the selection, management, and redeployment, if necessary, of project personnel 39

40 Project Management Office (PMO) 40

41 Esercitazione 1.b: progetto, programma, portfolio o Esercitazione in coppia o Scambiatevi il racconto di un programma, di un portfolio e di un PMO in cui vi siete trovati ad operare o di cui avete sentito parlare in modo che il collega possa mettere per iscritto il vostro racconto 41

42 Contesto di progetto Gli Stakeholder di progetto 42

43 Gli Stakeholder Gli stakeholder di un progetto sono le persone fisiche e le organizzazioni, interne ed esterne, cointeressate al/dal progetto e sul quale possono esercitare una qualche tipologia di influenza positiva o negativa, sia sui deliverable dello stesso sia sul gruppo di lavoro 43

44 Gli Stakeholder Customers Project Governance Business Partners Project Managemenr Office Project Sponsor Employees Finance Provider Special Interest Group Public Project Manager Project Management Team Shareholders Suppliers Project Team Project Organization 44

45 Gli Stakeholder I problemi della comunicazione con gli stakeholders... 45

46 Gli Stakeholder: il Project Manager Chi è il Project Manager Un project manager è un facilitatore. Il project manager ideale fa tutto il necessario per assicurare che i membri del Team di progetto possano fare il loro lavoro. Questo significa sia lavorare con il management per assicurare che provveda a fornire le risorse necessarie ed il supporto richiesto, sia affrontare i problemi che possano impattare negativamente sulla produttività del team Le azioni del project manager dovranno essere quasi invisibili e quando un progetto sta procedendo tranquillamente... Le persone sono talvolta tentate a domandarsi la necessità della presenza di un project manager. In ogni caso, quando un bravo PM viene rimosso dal Team, il progetto tende a non rispettare i tempi ed il budget 46

47 Gli Stakeholder: il Project Manager Il Project Manager è sempre più manager e sempre meno (R. Thomsett) esperto dei singoli contenuti progettuali Contesto Stakeholders Related projects Risk Benefits Costs Schedules Estimates Policy Project Management Scope Objectives Strategy Quality Contenuto Data/Function/ Object requirement Design Module specs Test plans Subject Matter Competence 47

48 Gli Stakeholder: il Project Manager The Project Manager is the person assigned by the performing organization to achieve the project objectives In addition to any area specific skills and general management proficiencies required for the project, effective project management requires that the project manager possess the following characteristics knowledge performance personal what the project manager knows about project management sapere what project manager is able to do and accomplishes while applying project management knowledge saper fare how the project manager behaves when performing the project o related activity saper essere 48

49 Stakeholder Analysis 1. Identify Identify all potential project stakeholders and relevant information, such as their roles, departments, interests, knowledge levels, expectations, and influence levels. 2. Classify Identify the potential impact or support each stakeholder could generate, and classify them so as to define an approach strategy power/interest power/influence influence/impact 3. Assess Assess how key stakeholders are likely to react or respond in various situations, in order to plan how to influence them to enhance their support and mitigate potential negative impacts. 49

50 Stakeholder Analysis 50

51 Stakeholder Analysis 51

52 Esercitazione 1.c: stakeholder o Esercitazione in coppia o Scegliete uno dei due progetti o Elencate gli stakeholder, individuando il tipo di classificazione che ritenete più interessante o Identificate le strategie di gestione delle diverse classi di stakeholder 52

53 Contesto di progetto Ciclo di vita Organizzazioni 53

54 Ciclo di vita Se i project manager o le organizzazioni suddividono i propri progetti in fasi, garantiscono una gestione più accurata degli stessi e facilitano la loro connessione con le operazioni che vengono svolte continuativamente all interno dell organizzazione. L unione delle suddette fasi costituisce il ciclo di vita del progetto. 54

55 Ciclo di vita Stakeholder influences, risk, and uncertainty, are greatest at the start of the project. These factors decrease over the life of the project Ability to influence the final characteristics of the project s product, without significantly impacting cost, is highest at the start of the project and decreases as the project progresses towards completion. 55

56 Ciclo di vita di prodotto e di progetto 56

57 Organizzazioni e Project Management Organizzazioni Funzionali In a functional organization each employee has one clear superior Staff members are grouped by specialty (production, marketing, engineering, and accounting at the top level) Functional organizations still have projects, but the scope of the project is usually limited to the boundaries of the function. 57

58 Organizzazioni e Project Management Organizzazioni per Progetti In a projectized organization, team members are often collocated. Most of the organization s resources are involved in project work, and project managers have a great deal of independence and authority. Projectized organizations often have organizational units called departments, but these groups either report directly to the project manager or provide support services to the various projects. 58

59 Organizzazioni e Project Management Organizzazioni a Matrice 59

60 Organizzazioni e Project Management Rappresentazione di R. Youker FUNZIONI MATRICE PROGETTI 100% 0% Personale in forza alle unità specialistiche Personale in forza al progetto 0% nessun coordinatore Matrice debole part full time time coordinatore Matrice forte project manager project office team separato 100% 60

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