"Centrale regionale acquisti lombarda e Appalti socio-sostenibili: cosa cambia nei bandi di gara"

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1 "Centrale regionale acquisti lombarda e Appalti socio-sostenibili: cosa cambia nei bandi di gara" Milano, settembre 2011 A cura di Laura Carpineti Responsabile U.O. Spesa di funzionamento ed acquisti verdi

2 Agenda Centrale di committenza Soluzioni GPP Acquisti sostenibili Prossimi passi 2

3 Agenda Centrale di committenza Soluzioni GPP Acquisti sostenibili Prossimi passi 3

4 Centrale Regionale Acquisti Centrale di committenza Supporto nella gestione degli acquisti di beni e servizi degli enti lombardi attraverso gare pubbliche aggregate CENTRALE REGIONALE ACQUISTI e-procurement Realizzazione e promozione di soluzioni e-procurement, per la gestione dei processi di approvvigionamento online Regione ed Enti regionali > 1700 Enti Pubblici di riferimento Enti Locali ed altre PA Enti Sanitari 4

5 Il processo di aggregazione: fabbisogni online Gare aggregate di CRA Tramite il FOL Centrale Regionale Acquisti può raccogliere in modo rapido ed efficace i fabbisogni di spesa di centinaia di Enti in Lombardia Utilizzo degli enti Fabbisogni OnLine: applicativo web per analizzare la domanda tramite questionari: fabbisogni di spesa Prezzi modalità di acquisto Livelli di servizio Gli Enti possono richiedere l utilizzo di questo strumento altamente flessibile per raccogliere ed analizzare dati relativi a procedure complesse, o per gestire in autonomia iniziative di acquisto/aggregazione della spesa 5

6 Il processo di aggregazione: analisi dell offerta Ogni gara aggregata è preceduta da studi approfonditi del mercato di riferimento. Barriere all ingresso Quali elementi ritiene possano costituire un limite alla partecipazione delle società all iniziativa? Nel caso di prodotti importati, quali modalità sono seguite per l esecuzione dei controlli di qualità? Struttura mercato Quali sono le principali variabili che influenzano il costo della fornitura? Quali sono i fattori su cui si gioca la competizione? le imprese e le associazioni di categoria vengono consultate tramite questionari online ed incontrate Specifiche tecniche Quali sono le principali caratteristiche del prodotto/servizio offerto? Quali innovazioni ha proposto e/o proporrà la sua azienda nell immediato futuro relativamente al prodotto/servizio? 6

7 La gestione integrata della supply chain RACCOLTA ANALISI FABBISOGN E-SURVEYING MERCAT I O SCELTA DEL E-TENDERING CONTRAENTE E-ORDERING ORDINE ARCHIVIAZIONE E-ARCHIVING E-INVOICING PAGAMENT E-PAYMENT O FOL SINTEL NECA Conservazione sostitutiva Cloud computing Strumenti a supporto Strumenti abilitanti Sito web Portale verifiche ispettive CRM contact center Business intelligence Firma digitale PEC 7

8 Sintel, la piattaforma di e-procurement regionale Soluzioni per l e-tendering Procedura aperta Procedura ristretta Procedura negoziata One-stop service Acquisto in economia Asta elettronica Accordo quadro Report automatici Elenco unico e-validation fornitori regionale Conservazione Tracciabilità eventi sostitutiva Sintel viene utilizzato in autonomia e gratuitamente da: Tutti gli Enti pubblici aventi sede in Regione Lombardia; Fornitori italiani e internazionali Asta elettronica adeguata al Regolamento attuativo del Codice Gli operatori economici accreditati possono operare con tutti gli Enti lombardi Centrale Acquisti utilizza la piattaforma Sintel per le sue procedure di gara 8

9 NECA (Negozio Elettronico della Centrale Acquisti) 1 2 Ordinativi di fornitura online Tramite il NECA èpossibile effettuare ordinativi di fornitura (coerentemente con i fabbisogni annui) per i prodotti oggetto delle convenzioni CRA Richieste di consegna online Da un solo ordinativo che copre il fabbisogno complessivo è possibile staccare diverse richieste di consegna nel corso del tempo, mediante la gestione dei carrelli della spesa inoltrati automaticamente ai fornitori fase contrattuale Ente-fornitore fase transazionale Gestione della struttura organizzativa Gestione di ordini provenienti da diverse sedi e centralizzazione della spesa Attribuzione di poteri di spesa diversi alle sottostrutture Gestione del magazzino Grazie alle richieste di consegna online e dilazionate nel tempo si ottimizza la gestione del magazzino Outsourcing Il NECA può essere utilizzato in outsourcing, per gestire gli acquisti di procedure pluriennali complesse 9

10 Il modello di customer care Qualità monitoraggio della qualitàdelle forniture tramite verifiche ispettive svolte da auditor esterni rilevazione della customer satisfaction tramite attività di surveying Costante manutenzione evolutiva dei servizi e-procurement Assistenza Diversi canali di contatto per dare supporto e assistenza completa e tempestiva: Affiancamento e consulenza tecnico specialistica Training on the job Formazione in aula e moduli per la formazione a distanza Portale Web aggiornato quotidianamente, knowledge base Contact Center specializzato - Numero Verde - Fax - 10

11 Risultati raggiunti: gare aggregate Numero e valore gare bandite gare Farmaci Mezzi di contrasto Vaccini. 10 gare Energia elettrica Cancelleria Fotocopiatori.. 3 gare Centro stampa Stampati Vigilanza 2 gare Divise per la polizia locale Opacimetri 43 gare da Luglio 2007 Oltre 430Enti iscritti ai servizi della CRA, di cui tutti gli Enti sanitari lombardi 340 Enti ordinanti Risparmio medio ponderato sui prezzi storici d acquisto ~25% Aumento della qualità delle forniture Prodotti e servizi verdi Enti di piccole dimensionipossono accedere a forniture di qualitàa prezzi competitivi Dati aggiornati al 19/09/

12 Agenda Centrale di committenza Soluzioni GPP Acquisti sostenibili Prossimi passi 12

13 Centrale di committenza: approccio e tecniche per il GPP Approccio Tecniche Definire la qualitàe l ecosostenibilitàdei prodotti, confrontando caratteristiche dei mercati con esigenze ambientali Analisi di mercato mirata Benchmarking delle best practice GPP Interfacciamento con esperti del settore Stimolare il mercatoad offrire prodotti e servizi innovativi da un punto di vista ecologico Requisiti verdi di ammissione alla gara Punti premianti verdi per l offerta tecnica Sensibilizzare la domanda pubblica a comportamenti ed acquisti ecosostenibili Iniziative (eventi, seminari) dedicate al GPP Nei contratti, previsione di reportistica verde da parte del fornitore (inquinamento prodotto nell esecuzione) 13

14 Centrale di committenza: approccio e tecniche per il GPP, un esempio Servizi e prodotti verdi possono essere più costosi dei prodotti standard. Sfida nella definizione e premiazione della maggiore qualità Qualitàin in una Qualitàin una procedura di gara Esempio: gara fotocopiatori procedura di gara Requisiti Requisiti minimi minimi Punti Punti premianti premianti Funzionamento con carta riciclata Fronte-retro Riduzione di consumi energetici Certificazione Blauer Engel inoltre, l aggiudicatario era obbligato ad offrire GRATUITAMENTE un servizio di consulenza volto alla definizione dei fabbisogni oggettivi del personale Il Il parco parco macchine macchine di di un un ente ente pubblico pubblico èstato èstato ridotto ridotto di di apparecchi apparecchi tra tra stampanti, stampanti, fax fax e e fotocopiatori fotocopiatori 14

15 Accordo volontario Regione Lombardia, Unioncamere Lombardia, ARPA Lombardia e Lombardia Informatica Centrale Regionale Acquisti (LISPA) hanno stipulato nel 2010 un accordo volontario per incentivare l eco-innovazione mediante la promozione di beni e servizi verdi all interno del mercato In attuazione del Piano d Azione Nazionale sono stati pubblicati sul Supplemento ordinario n.74 alla GU n.64 del 19 marzo 2011 i seguenti "criteri ambientali minimi" adottati con DM n. 21/11 dal Ministro dell'ambiente: Prodotti tessili; Arredi per ufficio; Apparati per l'illuminazione pubblica; IT (computer, stampanti, apparecchi multifunzione, fotocopiatrici); La definizione dei CAM consente di facilitare il compito delle Stazioni Appaltanti nell attuazione del GPP 15

16 Le convenzioni green Fotocopiatori in noleggio Servizio di agenzia viaggi Carta in risme 1ª e 2ª edizione Le Le convenzioni green della CRA Divise per la polizia locale Prodotti di cancelleria tradizionale ed ecologica 2ª edizione in attivazione Energia elettrica 2^ edizione 16

17 Le convenzioni green: carta in risme 2ª 2 ed. Il rinnovo dell iniziativa di gara per la fornitura di carta in risme ha previsto, oltre ai requisiti minimi e ai punti tecnici per gli aspetti green dell offerta: L offerta di carta con grammatura 75 gr/mq quale requisito minimo per la partecipazione in gara L assegnazione di punti tecnici per il servizio di consegna con pallet ecologici Il peso della risma A4 si riduce del 6,5% Riduzione del 18% del consumo di legno Riduzione del 14% del consumo di acqua Riduzione del 23% del consumo di energia Riduzione del 6% dei rifiuti Tracciabilità della materia prima grazie all utilizzo di legno certificato FCS e PEFC Produzione con materiale riciclato Utilizzo di energia rinnovabile nel processo produttivo Applicazione dei principi di Eco-design con riduzione peso/volume a parità di prestazione 17

18 Le convenzioni green: prodotti di cancelleria 2ª 2 ed. La convenzione per la fornitura di prodotti di cancelleria tradizionale ed ecologica, ha previsto: consegna con veicoli verdi nei Comuni della Regione Lombardia con piùdi abitanti possibilità di acquistare 15 tipologie di prodotti ecologici, in possesso di una delle certificazioni ambientali FSC, PEFC, Blaue Engel o Ecolabel I I prodotti prodotti ecologici sono sono offerti offerti senza senza alcuna alcuna maggiorazione di di prezzo prezzo rispetto rispetto ai ai corrispondenti prodotti prodotti tradizionali 18

19 Le convenzioni green: servizio di agenzia viaggi La convenzione per la fornitura del servizio di agenzia viaggi prevede l obbligo per il Fornitore di trasmettere alle Amministrazioni la reportistica relativa al valore cumulato di emissioni di biossido di carbonio (CO 2 ) prodotto per i servizi richiesti consulenza sulla travel policy finalizzata anche alla gestione dell impatto ambientale delle trasferte di lavoro L obiettivo èquello èquello di di costruire una una coscienza verde verde relativa relativa all impatto ambientale delle delle trasferte di di lavoro lavoro 19

20 Le convenzioni green: divise per la polizia locale La convenzione per la fornitura delle divise per la polizia locale prevede i seguenti aspetti di green procurement Consegna con veicoli verdi nei Comuni della Regione Lombardia con più di abitanti Confezionamento degli articoli con pellicola protettiva in polietilene o materiale equivalente 100% riciclabile Imballaggi esterni per il trasporto e le scatole costituiti da materiale riciclato non contenente biossido di cloro (attestazione ECF) Certificazione Oeko-Tex Standard 100 richiesta per alcuni Articoli (giacche, pantaloni, camicie, calze, gonne) finalizzata a garantire l assenza di residui di sostanze dannose per la salute umana Certificazioni di prodotto richiesta per le calzature realizzate in pellame per l assenza di residui di sostanze dannose per la salute umana 20

21 Le convenzioni Green: Energia Elettrica 2ª 2 ed. A maggio 2011 èstata bandita la seconda edizione della gara per la fornitura di energia elettrica destinata al fabbisogno degli Enti e delle Amministrazioni lombarde La prima edizione bandita nel 2009 non conteneva l offerta di energia elettrica prodotta da fonti rinnovabili poiché non richiesta dalle Amministrazioni coinvolte nella analisi dei fabbisogni Tuttavia, CRA èfirmataria dell Accordo Volontario stipulato con Regione Lombardia, Unioncamere Lombardia e ARPA per il sostegno dell ecoinnovazione mediante la promozione di beni e servizi verdi all interno del mercato La seconda edizioneprevede la quotazione in fase di gara dell energia prodotta da fonti rinnovabili assieme all energia elettrica tradizionale 21

22 La promozione del Green Public Procurement La Centrale Regionale Acquisti mette in campo una serie di attivitàe strumenti finalizzati alla promozione del GPP Collaborazione con DG Ambiente Firmataria dell Accordo Volontario con Regione Lombardia, Arpa e Unioncamere Partecipazione eventi e fiere (es. Compraverde) Creazione della pagina del portale CRA dedicata agli acquisti verdi Pubblicazione di articoli su riviste specializzate Adesione al progetto GPPinfoNET L obiettivo èquello di diffondere informazioni e buone pratiche, oltre a stimolare gli enti pubblici lombardi a seguire una politica ecologica degli acquisti 22

23 Monitoraggio sulla qualità Per garantire un controllo attivo e costante sugli aspetti di GPP presenti nelle convenzioni della CRA, vengono utilizzati diversi strumenti: Per tutte le convezioni dove èofferto dal fornitore il servizio di consegna con veicoli verdi vengono effettuate verifiche ispettive su tale servizio 23 Per carta in risme e divise per la polizia locale, i controlli sono affidati a laboratori accreditati terzi, i quali verificano tecnicamente che le caratteristiche green dei prodotti siano aderenti a quanto stabilito in Convenzione

24 Sintel: impatti su dematerializzazione GPP Per le gare Nel 2009 sono sottosoglia, gli state svolte ca. Enti pubblici 700 gare con lombardi in media Sintel: hanno consumano 400 permesso di tonnellate di carta salvare 30 alberi l anno, pari a ca. 1 albero salvato 6900 alberi (non ogni 24 gare online considerando i consumi dei 30 fornitori) L uso a regime di Sintel prevede che Enti lombardi realizzino il 30% delle gare sottosoglia online Ca alberi salvati all anno L uso a regime di Sintel consentirebbe di preservare o reintegrare ogni anno oltre il 40% del Parco del Lambro 41% del Parco Lambro Alberi consuma ti Alberi salvati Nota: i dati sono relativi ad analisi condotta da Centrale Regionale Acquisti su un campione di Enti lombardi, si riferiscono a gare svolte su Sintel dal 01/04/2008 al 01/04/2009 Ipotesi: 5 gr./foglio ; 17 alberi di medie dimensioni per 1 tonnellata di carta. Fonte: Istituto di ricerca sull impresa e lo sviluppo del Consiglio Nazionale delle Ricerche di Torino, CERIS-CNR,

25 Sintel: accreditamento fornitori Regione Lombardia ha istituito* l Elenco unico fornitori regionale,, gestito con Sintel FORNITORE REGISTRATO FORNITORE ACCREDITATO La piattaforma contiene ora una banca dati con tutte le informazioni rilevanti sui fornitori, sempre disponibili per gli Enti Disponibilità di informazioni anagrafiche Comprova requisiti di partecipazione ex Art. 38 D.Lgs 163/2006 FORNITORE ACCREDITATO + Sottomissione di certificazioni (qualità, green, etiche, etc.) Forte riduzione oneri: per il fornitore in fase di presentazione delle offerte per l Entein fase di invito dei fornitori e di valutazione delle offerte ricevute * L.R. 33/2007 Art. 1, c. 6/bis 25

26 Sintel e GPP: accreditamento fornitori "green" Certificazioni etiche, certificazioni in materia di lavoro, certificazioni in materia fiscale e tributaria Certificazioni mediche Certificati sull igiene Certificazioni marchio ecologico di prodotto: Certificazione prodotto etichetta tipo I ISO Certificazione prodotto etichetta tipo II ISO Certificazione prodotto etichetta tipo III ISO Altro Certificati Green: Serie ISO 14001:2004 Certificazione Standard Energy Star (o equivalente) Certificazione Blauer engel (o equivalente) Certificazione Elemental Chlorine Free (ECF) (o equivalente) Certificazione FSC (o equivalente) Certificazione Ecolabel (o equivalente) Altro Accreditato Green 26

27 Agenda Centrale di committenza Soluzioni GPP Acquisti sostenibili Prossimi passi 27

28 2011 Verso gli acquisti sostenibili : i criteri sociali La centrale sta mettendo in piedi il processo degli acquisti sostenibili, inserendo i cosiddetti criteri sociali negli appalti pubblici, ossia regole per il raggiungimento di finalità sociali, nel rispetto delle indicazioni della Commissione Europea e di quelle del Ministero dell Ambiente e della Tutela del Territorio e del Mare. Sono i criteri tesi a promuovere l applicazione, lungo la catena di fornitura, degli standard sociali riguardanti i diritti umani e le condizioni di lavoro, riconosciuti a livello internazionale I criteri sociali sono definiti da: le otto Convenzioni fondamentali dell Organizzazione Internazionale del Lavoro (International Labour Organization ILO), ossia, le Convenzioni n. 29, 87, 98, 100, 105, 111 e 182; la Convenzione ILO n. 155 sulla salute e sicurezza nei luoghi di lavoro; la Dichiarazione Universale dei Diritti Umani ; l art. n. 32 della Convenzione sui Diritti del Fanciullo ; la legislazione nazionale, vigente nei Paesi ove si svolgono le fasi della catena di fornitura, riguardanti la salute e la sicurezza nei luoghi di lavoro, nonchéla legislazione relativa al lavoro, inclusa quella relativa a all assicurazione sociale (previdenza e assistenza). 28

29 2011 Verso gli acquisti sostenibili : le fasi del dialogo strutturato L approccio da adottare per inserire i criteri sociali nelle gare CRA, si basa sulla trasparenza e tracciabilità della catena di fornitura. Tale approccio prevede la costruzione di un dialogo strutturato tra le Amministrazioni aggiudicatrici e i relativi fornitori, che si articola in 2 fasi: 1 ^ fase: INFORMAZIONE e CONFRONTO con gli operatori economici interessati circa la definizione dei criteri sociali che verranno considerati e integrati gradualmente nelle procedure ad evidenza pubblica indette dalla CRA 2 ^ fase: INSERIMENTO nelle procedure ad evidenza pubblica delle condizioni di esecuzione contrattuale attinenti ad esigenze di carattere sociale. Tale fase si articola nella previsione di clausole e dichiarazioni contrattuali, nel monitoraggio e nella verifica della conformità ai criteri sociali, nella previsione di strumenti contrattuali volti a sanzionare la non conformità a detti criteri. 29

30 Gli Acquisti sostenibili sul portale 30

31 2011 Verso gli acquisti sostenibili : status avanzamento lavori 1 ^ fase: Attualmente la Centrale Acquisti si trova nella prima fase di attuazione del progetto Acquisti sostenibili : L informazione e il confronto con gli operatori economici sta avvenendo tramite: un questionario da sottoporre ai fornitori per sondare le loro conoscenze in materia, pubblicato sul sito ; avvisi che Lispa ha pubblicato e pubblicherà sullo stesso sito ove verranno fornite ulteriori informazioni circa le tematiche d interesse e gli aspetti procedurali del dialogo strutturato avviato, ivi inclusa l organizzazione di incontri con gli operatori interessati. Sono pervenuti 2 questionari dal mese di agosto 31

32 Il questionario Sul portale della centrale è possibile scaricare il questionario in formato Word che la CRA ha predisposto per i fornitori. Nelle domande si chiede alle imprese: se sono a conoscenza della Responsabilità Sociale d Impresa e dei Criteri sociali ; se sono a conoscenza delle fasi della loro filiera produttiva e delle imprese in essa coinvolte; se sono dotate di un Codice di condotta e, in caso affermativo, se tale codice contiene i criteri sociali ed èconforme alle otto Convenzioni fondamentali stabilite da ILO; Se l azienda ha condotto negli ultimi 12 mesi, o ha fatto condurre da auditor esterni indipendenti, verifiche ispettive presso i fornitori e sub-fornitori relative alla conformità agli standard sociali minimi, o inclusi nel proprio Codice di Condotta o documento equivalente. 32

33 Il questionario sul portale 33

34 Agenda Centrale di committenza Soluzioni GPP Acquisti sostenibili Prossimi passi 34

35 Prossimi passi Per realizzare il progetto Acquisti sostenibili la Centrale Acquisti procederà con: Inserimento dei criteri sociali all interno della documentazione di gara Monitoraggio in fase di esecuzione contrattuale lungo la catena della fornitura tramite verifiche ispettive. Previsione di strumenti contrattuali volti a sanzionare la non conformità a detti criteri. 35

36 Centrale Regionale Acquisti Grazie! Laura Carpineti Link portale Centrale Acquisti: 36