Istruzioni per le ASD e le società sportive

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1 Tesseramento Online Istruzioni per le ASD e le società sportive versione 0.2 del 24/5/13 Strada di Montevalle Alseno (PC) T F W www-sdms.it E info@sdms.it

2 Indice Domande e risposte 4 Cos è il tesseramento online? 4 Cosa sono gli enti? 4 A cosa serve il tesseramento online? 4 Come si paga con il tesseramento online? 4 Come funziona il pagamento con carta di credito? 5 Quali sono i pregi di pagare con carta di credito? 5 Come funziona il pagamento con il credito dell ente? 5 Chi può accedere al tesseramento online? 6 Entrare nel sistema 7 Accedere al sistema 7 Prima registrazione 8 Login (accesso) 11 Password smarrita 12 Cambio password 13 Struttura delle funzioni e dei comandi 14 Gestione ente 15 Rinnovo della quota associativa annuale 15 Pacchetti promozionali 16 Ricaricare il credito 16 Strada di Montevalle Alseno (PC) T F W www-sdms.it E info@sdms.it

3 3 Tesseramento 18 Domande e risposte 18 Quali tesserati posso vedere? 18 Posso vedere i tesserati di altri enti? 18 Come faccio a rinnovare un tesserato che in precedenza era rinnovato presso un altro ente? 18 Devo inserire un nuovo tesserato. Come faccio a sapere che non è già inserito presso un altro ente? 18 Nuovo tesserato (o trasferimento) 19 Elenco tesserati 19 Rinnovo 20 Stampa della tessera Aprire il PDF della tessera Inserire nella stampante il modulo federale Stampare il PDF sul modulo Regolare la posizione di stampa 22 Pagamenti 24 Procedere al pagamento 25 Pagamento con il credito dell ente 25 Tornare al pagamento con carta di credito quando questo non viene terminato 27 Pagamento completato 28

4 4 Domande e risposte Cos è il tesseramento online? Il tesseramento online è un programma sul cloud 1, accessibile da un computer connesso a internet. Il tesseramento online è una parte dell intero sistema gestionale della federazione, la parte accessibile dai responsabili degli enti. Cosa sono gli enti? Gli enti sono i cosiddetti centri ippici: le Associazioni Sportive Dilettantistiche, le Società Sportive Dilettantistiche, gli affiliati ed aggregati alla federazione. A cosa serve il tesseramento online? Il tesseramento online serve principalmente per emettere nuove tessere e rinnovare i tesserati esistenti, ma anche per controllare i dati del proprio ente, rinnovare la quota associativa annuale di affiliato o aggregato, controllare i propri documenti (statuto, atto costitutivo,...) e diverse altre funzioni. Come si paga con il tesseramento online? Si può pagare in due modi: 1. Con carta di credito 2. Con il credito prepagato di cui l ente dispone 1 cioè accessibile da tutti tramite internet

5 5 Come funziona il pagamento con carta di credito? Per il pagamento con carta di credito usiamo il servizio Paypal 2. Si tratta di un servizio che consente di pagare con Visa, Mastercard, PostePay e altre. Il servizio Paypal è tra i più usati al mondo (ad esempio lo usa Trenitalia S.p.a. per vendere i biglietti del treno). Una volta inseriti i dati della vostra carta di credito, Paypal vi fornirà una password, grazie alla quale sarà possibile evitare di inserire ogni volta i dati della carta. Quali sono i pregi di pagare con carta di credito? Il trasferimento di denaro è immediato, l attivazione della patente è istantanea, potete subito stampare la tessera. E possibile pagare anche con il conto Paypal del socio che rinnova la patente. E possibile far inviare i soldi dal tesserato anche sul conto Paypal del proprio ente 3. Come funziona il pagamento con il credito dell ente? Per pagare con il credito ente è necessario che il proprio ente abbia abbastanza credito. Il credito può essere acquistato: Acquistando un pacchetto promozionale Facendo un bonifico o pagando un bollettino postale alla federazione. Sono necessari alcuni giorni per vedersi caricato il credito. Ricaricando il credito online, pagando con carta di credito. Una volta che si possiede abbastanza credito per coprire un acquisto, è possibile decidere di pagare con il credito e l acquisto avviene immediatamente. Come si ottengono le tessere? Le tessere sono stampare direttamente dall ente che effettua il tesseramento. Per stamparle, l ente riceve dalla federazione degli speciali moduli e delle tessere in plastica con uno spazio per applicare 2 il servizio Paypal non è direttamente collegato con la Fitetrec-Ante né con Sdm Studio ma appartiene a una società terza. Per i dettagli fate riferimento a 3 Funzionalità avanzata non fornita direttamente dal tesseramento online, ma che l ente può usare se lo ritiene opportuno usando strumenti forniti da Paypal. Verifica gli strumenti per pagare e farsi pagare su

6 6 un adesivo. Tramite il sistema, la tessera viene stampata dall ente sul modulo e l adesivo viene poi applicato sul tesserino in plastica. In questo modo l ente può consegnare immediatamente la tessera al proprio tesserato. Per i dettagli vedi il capitolo Stampa della tessera. Chi può accedere al tesseramento online? Al tesseramento online possono accedere tutti gli enti affiliati o aggregati alla federazione.

7 7 Entrare nel sistema Accedere al sistema Per accedere al sistema, visitare la pagina: La connessione è criptata (https). Se vi viene chiesto, accettate l eccezione di sicurezza. Vedere in seguito la prima registrazione o il login.

8 8 Prima registrazione Accedete alla pagina e cliccate su Registrati. Nella pagina che segue dovrete inserire il codice ente e l indirizzo dell ente.

9 9 Codice ente: è il codice del vostro ente nella federazione. E riportato su tutte le comunicazioni che ricevete e lo dovete indicare ad esempio sulle vecchie schede di tesseramento. Se non lo conoscete, chiedetelo al comitato regionale. Indirizzo è l indirizzo del vostro ente, che è stato comunicato alla federazione sulla scheda di sottoscrizione/rinnovo annuale. cosa fare se.....conosco il codice ente ma l'indirizzo che inserisco non funziona: devi contattare il tuo comitato regionale e chiedere di inserire nella tua scheda l'indirizzo corretto per il tuo ente....non ho mai comunicato un indirizzo del mio ente alla federazione: devi contattare il tuo comitato regionale e chiedere di inserire nella tua scheda l'indirizzo corretto per il tuo ente. Inserite codice ente e e cliccate su Avanti. se non ci sono problemi, potete cliccare su procedi e vi verrà spedita una .

10 10 Controllate la vostra . Se non vedere l ricevuta, controllate che non sia finita nello spam (la cartella della posta indesiderata). L viene spedita immediatamente e dovreste vederla subito. Nella che riceverete ci sarà un link da cliccare. Cliccate il link. Si aprirà la pagina: Vi viene spedita una seconda contenete la password. Potete quindi andare alla pagina di login e inserire il vostro codice ente e la password che avete ricevuto per .

11 11 Login (accesso) Accedere alla pagina: e inserire nel blocco a destra il proprio codice ente e la propria password. Se è la prima volta che si accede la password è quella pervenuta via . E possibile cambiare la password una volta entrati. Login è il termine universalmente adottato per la procedura di autenticazione. Viene dall inglese log-in, registra l ingresso e può essere tradotto con autenticati per accedere al sistema.

12 12 Password smarrita Se la password è stata smarrita, cliccare su Non ricordi la password? nella pagina di Login Se è la prima volta che si accede la password è quella pervenuta via . E possibile cambiare la password una volta entrati. Si apre la pagina di recupero password. Inserire il codice ente e l indirizzo del vostro ente.

13 13 Verrà generata una nuova password e vi verrà spedita via . Cambio password E possibile modificare la password di accesso dopo essere entrati (login). Scegliere Modifica password dal menù. Dovrete inserire la vecchia password per conferma e potrete poi scegliere la nuova password da inserire due volte.

14 14 Struttura delle funzioni e dei comandi

15 15 Gestione ente Nell area di menù Il mio ente è possibile gestire funzioni e dettagli del proprio ente. Rinnovo della quota associativa annuale Prima di effettuare il tesseramento è necessario rinnovare la propria quota associativa annuale. Premere il bottone Rinnova la quota associativa... nella pagina Dettagli del mio ente. Da qui è possibile procedere inserendo il rinnovo nel carrello e procedendo al pagamento. Vedi i dettagli in seguito. Una volta pagata la quota associativa resta comunque necessario spedire al comitato regionale i moduli per il rinnovo.

16 16 Pacchetti promozionali Nella pagina Pacchetti promozionali è possibile vedere quali pacchetti promozionali si sono eventualmente sottoscritti e sottoscriverne altri. Un pacchetto promozionale modifica i prezzi di rinnovo per determinati tesserati per tutto l anno obbliga all acquisto di un credito prepagato pacchetto promozionale = modifica prezzi per tutto l anno + ricarica credito Ricaricare il credito Per ricaricare il credito del proprio ente, andare alla pagina Il mio credito.

17 17 E possibile indicare l importo da ricaricare. Premendo il bottone il credito va nel carrello di pagamento e può essere pagato come si farebbe per un rinnovo tesserato. Successivamente ci si troverà il credito caricato e si potrà usare quello per pagare i rinnovi oltre che la carta di credito.

18 18 Tesseramento Domande e risposte Quali tesserati posso vedere? Puoi vedere solo i tesserati del tuo ente. Puoi vedere anche i tuoi tesserati che non rinnovano da anni e che sono rimasti abbinati al tuo ente. Posso vedere i tesserati di altri enti? No. Per rispettare le leggi sulla privacy, puoi vedere solo i tuoi tesserati e non quelli di altri enti. Come faccio a rinnovare un tesserato che in precedenza era rinnovato presso un altro ente? Devi inserire numero di tessera oppure codice fiscale nella pagina Nuovo tesserato. Se il tesserato può essere trasferito al tuo ente diventerà un tuo tesserato, altrimenti ti verrà detto perché non può essere trasferito. Devo inserire un nuovo tesserato. Come faccio a sapere che non è già inserito presso un altro ente? Per inserire un nuovo tesserato dovrai inserire il suo codice fiscale nella pagina Nuovo tesserato. Se questo tesserato esiste già ti verrà proposto il trasferimento senza farti perdere tempo a inserire i suoi dati.

19 19 Nuovo tesserato (o trasferimento) Per creare un nuovo tesserato o per trasferirlo al tuo ente con un cambio di residenza sportiva, clicca su Nuovo tesserato e inserisci il suo codice fiscale (se nuovo) o il suo numero di tessera (se da trasferire). Una volta creato o trasferito potrai rinnovarlo nello stesso modo rispetto ai tesserati già esistenti. Vedrai subito la pagina di rinnovo, ma lo troverai anche in elenco e potrai cliccare sul pulsante di rinnovo. Elenco tesserati Puoi accedere all elenco tesserati cliccando su una delle voci di elenco.

20 20 Per accedere alle funzioni di un tesserato, cliccare sul suo nome in elenco. Rinnovo Per rinnovare un tesserato clicca sul pulsante di rinnovo che trovi nella sua riga in elenco: o nella sua scheda: Segui poi le istruzioni. Il rinnovo andrà nel carrello dei pagamenti. Paga il carrello per attivare il rinnovo (vedi in seguito). Stampa della tessera Dopo aver rinnovato un tesserato è possibile stampare direttamente la sua tessera. 1. Aprire il PDF della tessera Per stampare la tessera, cliccare sul pulsante, presente nell elenco tesserati e nella scheda di ogni tesserato, oppure sul link stampa tessera nei link veloci della pagina I miei pagamenti online. Dopo aver premuto il pulsante o il link, si aprirà il documento PDF della tessera. Se il documento viene scaricato anziché visualizzato direttamente, aprirlo.

21 21 Esempio di PDF della tessera che viene aperto o scaricato nel computer. 2. Inserire nella stampante il modulo federale Inserire ora nella stampante il modulo federale. Esempio di modulo federale per la stampa della tessera.

22 22 Come inserire il modulo nella stampante Ogni stampante stampa i fogli diversamente. Dovete scoprire da soli qual è il verso di introduzione corretto per la vostra stampante. Un sistema per scoprire come introdurre il modulo è il seguente: 1. Disegnate una grande A (a maiuscola) su un foglio bianco e inseritelo nella stampante. 2. Stampate il PDF della tessera. 3. Osservate il risultato: a. se la A e il testo della tessera sono stampate sulla stessa facciata e nello stesso verso, allora avete trovato il modo giusto di inserire il foglio; b. se la A si trova sull altra facciata, ripetete dal punto 1 capovolgendo il foglio quando lo inserite nella stampante; c. se la A si trova sulla stessa facciata ma è capovolta rispetto al testo della tessera, ripetete dal punto 1 ruotando il foglio quando lo inserite nella stampante. 3. Stampare il PDF sul modulo A questo punto avete inserito il modulo nella stampante nel verso giusto e avete il PDF della tessera aperto davanti a voi. Premete Stampa (Ctrl+P per Windows, Comando-P per Mac, oppure menù File->Stampa). Nel dialogo delle impostazioni di stampa, selezionate la stampa al 100%, ovvero disattivate il ridimensionamento del foglio per adattarsi ai margini di stampa. Non ci saranno comunque tagli perché il PDF della tessera ha i margini bianchi. Verificate che la scritta della tessera sia correttamente stampata sull etichetta nel riquadro azzurro. Se così non è, per prima cosa verificate di aver inserito correttamente il foglio e di aver correttamente stretto le guide intorno al foglio nel cassetto della carta della vostra stampante. Se è tutto a posto, leggete il paragrafo successivo per l impostazione della posizione di stampa. 4. Regolare la posizione di stampa Se la tessera non risulta stampata correttamente sull etichetta, potete impostare una posizione personalizzata della scritta per meglio adattarsi alla vostra stampante. Nel gestionale, aprite la pagina impostazioni, in fondo al menù.

23 23 In questa pagina, aumentate o diminuite i margini di stampa premendo sulle frecce o introducendo direttamente i valori. Seguite le istruzioni presenti nella pagina. Premete salva. Ripetete la stampa e verificate che queste impostazioni siano corrette, altrimenti tornate nella pagina delle impostazione e modificatele nuovamente.

24 24 Pagamenti Nell area Pagamenti troviamo il cosiddetto Carrello, che contiene gli articoli e i beni (rinnovi, pacchetti,...) che dobbiamo pagare prima di andare alla cassa e l elenco pagamenti, che contiene quelli che in un negozio sarebbero gli ordini in corso o già effettuati.

25 25 Procedere al pagamento Una volta inseriti uno o più beni (o oggetti, servizi, articoli) nel carrello, selezionare il sistema di pagamento, cliccare sulla casella di accettazione delle condizioni e cliccare sul pulsante in fondo. Appena cliccato questo pulsante viene creato un pagamento che potrete trovare nella pagina I miei pagamenti online. Pagamento con il credito dell ente Se pagate con il credito del vostro ente, la proceduta di pagamento è immediata.

26 26 Pagamento con carta di credito Se pagate con carta di credito, la proceduta ha un passo in più. Si aprirà la pagina Cliccate su Paga con Paypal. Verrete inviati alla pagina di pagamento del sistema Paypal.

27 27 Inserite i dati o, se gli avete già inseriti in precedenza inserite semplicemente e password di Paypal per richiamare i dati automaticamente. Procedete al pagamento all interno di Paypal. Al termine potete scegliere di tornare al sito Fitetrec- Ante, e verrete rimandati al gestionale. Tornare al pagamento con carta di credito quando questo non viene terminato Se per qualche motivo non potete completare il pagamento con carta di credito (ad esempio perchè non trovate la carta e scade il tempo utile per pagare), potete ritornare alla procedura di pagamento andando nella pagina I miei pagamenti online.

28 28 Troverete il pagamento non effettuato. Cliccate il pulsante Procedi al pagamento e vi ritroverete sulla pagina di pagamento con carta di credito. Procedete quindi al pagamento cliccando su Paga con Paypal. Pagamento completato Se il pagamento viene completato, nella pagine I miei pagamenti online troverete conferma.

29 29 Se il pagamento riguardava uno o più rinnovi di tesserati, potrete stampare la tessera direttamente dalla conferma di pagamento: