U.O. FORMAZIONE E COMUNICAZIONE - Direttore: Dott. Massimo Ferrari

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1 Indice Premessa...1 Quale formato da utilizzare rispetto all'impiego previsto...1 Come creare un file in formato PDF/A con OpenOffice.org o LibreOffice...2 Aprire il documento con Openoffice...2 Metadati...4 Perché compilare i metadati...5 Proprietà del file...5 Compilare i metadati...7 Come generare un file PDF-A...8 Come scegliere il nome del file...8 Come utilizzare un file PDF/A con contenuto open data...9 Salvare un file di testo in formato RTF...9 Salvare una tabella in formato CSV...10 Premessa Numerose norme disciplinano la produzione e distribuzioni di dati e documenti ai fini della pubblicazione sul sito web istituzionale. Oltre alle norme tecniche che disciplinano il settore dei cosiddetti 'open data', esistono norme stringenti che impongono requisiti di accessibilità e di disponibilità ai fini dell'archiviazione a lungo termine. Una soluzione apparentemente universale, potrebbe essere l'impiego del formato ODF, che è considerato un formato aperto e quindi utilizzabile direttamente. Così facendo però costringeremmo l'utente che ne sia sprovvisto ad installare la suite gratuita di OpenOffice con tutti gli inconvenienti che ne possono derivare. Sono perciò da preferire formati standard come PDF/A, RTF e CSV che è comunque possibile utilizzare anche con software proprietari. Un ragionevole compromesso che tuteli il diritto del cittadino a disporre in maniera gratuita ed immediata i dati messi a disposizione e permetta agli operatori dell'azienda di produrre tali file in maniera relativamente semplice, deve tenere conto anche dell'impiego previsto per questi files. Quale formato da utilizzare rispetto all'impiego previsto. 1. Per i testi intesi per non essere modificati dall'utente, come delibere, determine, bandi, regolamenti, ecc.. dove bisogna preservare anche aspetto grafico e impaginazione, impiegare il formato PDF/A idoneo anche alla archiviazione a lungo termine.. 2. Testi che l'utente deve poter compilare o modificare con il proprio computer, ad esempio facsimili di dichiarazioni o moduli di domanda, si può utilizzare il formato RTF (rich text format) utilizzabile da ogni software di videoscrittura, in modo da non imporre al cittadino l'installazione di un particolare software. 3. Per i dati in forma tabellare (foglio elettronico o database) che devono poter essere estratti ed elaborati autonomamente dall'utente importandoli su propri sistemi e database, il formato più adatto all'impiego è il formato CSV (comma separated values) 4. I contenuti attivi, cioè documenti, tabelle e database contenenti macro che svolgano calcoli, grafici o decodifiche NON possono essere distribuiti in formato proprietario come file di Microsoft Word od Excel. Allo stato attuale l'unica alternativa possibile è sviluppare tali applicazioni tramite OpenOffice.org o LibreOffice, visto che le alternative proprietarie Creare un file PDF/A con OpenOffice.org 1/10 Autore:Enrico Zamprogno

2 costringerebbero gli utenti a dover acquistare un software a pagamento. Il formato nativo dei file prodotti da tale suite per ufficio è il cosiddetto ODF ( open document format ) e avranno suffisso.ods per i file dell'elaboratore di testi e.odt per i file del foglio elettronico. In questo caso ovviamente i cittadini che non dispongano sul loro PC di una copia di OpenOffice dovranno installarla. E' naturalmente possibile inserire lo stesso documento in più formati. Ad esempio sia PDF che CSV nel caso si voglia che una tabella sia utilizzabile per elaborazioni automatiche, ma anche stampabile in maniera fedele all'originale, oppure.odt ed.xls per permettere l'utilizzo dello stesso foglio elettronico sia agli utenti con Excel che a quelli con OpenOffice.org. In generale la presenza del formato proprietario è ammessa solo se è disponibile a fianco dello stesso documento in formato aperto. Come creare un file in formato PDF/A con OpenOffice.org o LibreOffice Procedure necessarie per creare un documento in formato PDF/A-1a secondo standard ISO :2005 come richiesto dalla delibera CIVIT in materia di formati aperti e le preesistenti norme in tema di archiviazione elettronica a lungo termine e di accessibilità utilizzando software open source. Prerequisiti software: disponibilità di OpenOffice o LibreOffice in versione recente o superiore alla 3.x ; consigliata la versione 4.x per la pubblicazione dei dati tabellari. Premessa: il formato in questione nasce per l'archiviazione a lungo termine dei testi, in modo che tali testi siano riproducibili su stampa esattamente come all'origine e contengano le informazioni originali di archiviazione. Questo comporta, rispetto al normale PDF alcune restrizioni: 1. i cosiddetti metadati del documento sono obbligatori. Un documento in formato PDF/A con i metadati in bianco o riempiti con valori prefissati non desunti dal contenuto non può essere considerato in formato PDF/A. Tale obbligo ad una corretta compilazione dei metadati sussiste anche nei vincoli posti all'allegato 2 dalla delibera CIVIT n.50/ tutti i font, cioè i tipi di carattere, impiegati dal documento devono essere memorizzati integralmente nel pdf stesso. Si noti che questo non pregiudica la accessibilità dell'informazione contenuta nel documento, ma al più la sua resa grafica. 3. un file in formato PDF/A non deve contenere ne link ipertestuali che rinviino a risorse esterne al documento stesso, come ad esempio i collegamenti ad indirizzi Internet, ne contenuti multimediali che non possano essere trasferiti su carta come video o audio. Fatta questa premessa, vediamo come è possibile generare tali file con l'impiego di software libero. Le schermate di esempio provengo da LibreOffice Writer ma sono del tutto equivalenti a quanto potrebbe vedere un utente di OpenOffice.org. Aprire il documento con Openoffice Le istruzioni in questo documento si applicano all'utilizzo della suite per ufficio open-source OpenOffice.org o Libreoffice. Nel caso che il documento originale sia nel formato proprietario Microsoft Office ( Word, Excel o Powerpoint) e nel vostro computer siano installati entrambi i software, cliccando sull'icona del documento il programma che verrà eseguito in automatico sarà probabilmente il corrispondente applicativo Microsoft. In tal caso la maniera più semplice di ovviare questo problema è: Creare un file PDF/A con OpenOffice.org 2/10 Autore:Enrico Zamprogno

3 1. aprire il programma OpenOffice equivalente al programma proprietario con qui è stato creato il file: Calc per i fogli elettronici, Writer per i testi, Impress per le presentazione 2. trascinare l'icona del documento da convertire sulla finestra di OpenOffice appena aperta con una operazione di drag&drop. Il file, se supportato, verrà aperto automaticamente; naturalmente è sempre possibile usare la funzione Apri nel menù File 3. può capitare, soprattutto a causa dell'impiego di font di caratteri proprietari o altre funzioni non corrispondenti, che il documento risultante non venga impaginato esattamente allo stesso modo; in questo caso andrà sistemato manualmente fino a raggiungere l'aspetto desiderato. Creare un file PDF/A con OpenOffice.org 3/10 Autore:Enrico Zamprogno

4 Metadati I metadati costituiscono informazioni riguardo il documento ma non fanno parte del contenuto stesso. Un esempio comune di impiego dei metadati sono ad esempio le parole chiave che possono essere aggiunte per migliorare l'indicizzazione del documento sul web, il nome dell'autore, eventuali date di revisione, ecc... In particolare nei documenti PDF possiamo andare ad identificare un set minimo di metadati, consultabile alla voce Proprietà del menù File di Acrobat Reader Creare un file PDF/A con OpenOffice.org 4/10 Autore:Enrico Zamprogno

5 Perché compilare i metadati I cosiddetti metadati vengono inseriti nel documento non tanto a beneficio dell'utente, che raramente li consulta, quanto a beneficio dei programmi che possono farne uso per estrarre informazioni dai documenti ed impiegarli per elaborazioni automatiche. I casi più comuni sono l'impiego dei metadati da parte dei motori di ricerca per indicizzare correttamente il documento e per presentare risultati più comprensibili all'utente, oppure da parte di programmi screen reader per i non vedenti. La corretta compilazione dei metadati è tanto più importante quanto più è difficile estrarre le informazioni dai pdf stessi, come ad esempio quando essi sono costituiti da immagini scannerizzate di documenti cartacei o fotografie digitali. Proprietà del file Una volta aperto il documento in OpenOffice, accedere al menù File Proprietà come alla schermata seguente Selezionare la voce Proprietà... nel menù File Apparirà la seguente schermata Creare un file PDF/A con OpenOffice.org 5/10 Autore:Enrico Zamprogno

6 Selezionare la linguetta Descrizione sotto la barra del titolo della finestra. Apparirà la seguente schermata. Creare un file PDF/A con OpenOffice.org 6/10 Autore:Enrico Zamprogno

7 Compilare i metadati Titolo: scegliere un titolo breve ma descrittivo. In generale è preferibile mantenere la lunghezza del titolo inferiore alla lunghezza di una riga dattiloscritta, da 60 ad 80 caratteri, in modo che non venga troncato nel motore di ricerca. Appare in neretto nei risultati delle ricerche. Argomento: (oggetto in PDF) questo campo può essere usato come sottotitolo per aumentare il dettaglio della descrizione. Inserire un breve paragrafo di chiarimento, possibilmente lungo meno di 200 caratteri. Keyword: o parole chiave. Una lista di parole chiave separate da virgole contenente tutti i termini per cui si desideri che il motore di ricerca ritorni il documento tra i risultati di ricerca. Può essere usato per classificare il documento, rafforzare l'importanza di un termine già presente negli altri campi, per introdurre termini imprecisi o colloquiali attinenti al contenuto ma che non appaiono nel testo o per inserire criteri di classificazione del documento Commento: può servire per inserire una breve introduzione del documento, ad esempio ad indicare l'ambito di applicazione o i destinatari previsti. NON VIENE ESPORTATO IN PDF Ad esempio: Altri metadati che vengono inseriti automaticamente da OpenOffice/LibreOffice sono: l'autore del documento, che viene prelevato dai dati utente dell'installazione ( Menù Creare un file PDF/A con OpenOffice.org 7/10 Autore:Enrico Zamprogno

8 Strumenti Opzioni ) la data di creazione viene sempre a coincidere con la data di esportazione del PDF e non con quella di creazione del documento la data di ultima modifica è lasciata sempre in bianco. Come generare un file PDF-A File Esporta in PDF.. Settare le seguenti opzioni Incorpora file OpenDocument : (disponibile solo con OpenOffice e LibreOffice ver. 4.x) in questo modo se l'utente dispone sul proprio PC di una installazione di OpenOffice.org in versione 4 o superiore, può accedere ai dati in esso contenuti direttamente ( ad esempio estrarre i dati da un foglio elettronico o compilare elettronicamente un modulo ) PDF/A-1a: abilita la compatibilità minima ISO :2005 Esporta i segnalibri: attiva eventuali link interni ( ad esempio per l'uso di un sommario ipertestuale o per l'inclusione della struttura del documento ) Come scegliere il nome del file Dopo aver cliccato il bottone Esporta, vi verrà chiesto dalla solita finestra di dialogo, di inserire il nome del file, proponendovi il nome del file originale. Scegliete un nome file semplice, che contenga solo numeri, lettere base dell'alfabeto, escluse quindi le lettere accentate, e utilizzi trattini ( -, _ ) per separare le parole. Non usare mai per il nome del file, spazi, virgolette, apici, doppi apici, parentesi o altri simboli non Creare un file PDF/A con OpenOffice.org 8/10 Autore:Enrico Zamprogno

9 alfanumerici. Se il documento che state creando dovrà essere pubblicato su di un server web, è utile sapere alcune cose al riguardo. Ogni oggetto presente sul web, deve essere indirizzato tramite una URL ( Uniform Resource Locator ). Il nome del file che andate creando costituirà l'ultima parte della URL ( cioè dell'indirizzo web ) con cui verrà pubblicato. Ad esempio: Billi-la-stomia-intestinale-in-poche-parole.pdf 1. Le URL sottostanno a regole di sintassi piuttosto rigide e la mancata aderenza a questi standard può comportare problemi imprevisti. Utilizzare per il nome del file solo lettere, numeri e trattini (_ oppure -). Evitare lettere accentate, parentesi, barre e, soprattutto, apici o doppi apici. E' preferibile anche sostituire gli spazi all'interno del nome del file con dei trattini. 2. Per i motori di ricerca, le parole contenute nelle URL sono keyword molto importanti, per cui, quando scegliete il nome del file, usate termini che siano significativi per l'utente che deve cercare il documento non per agevolare la vostra archiviazione o qualunque altro criterio interno che adottiate. La soluzione più ragionevole è, ferme restando le indicazioni al punto precedente, quella di utilizzare il titolo del documento come inserito nei metadati. Come utilizzare un file PDF/A con contenuto open data Se aprite con Acrobat Reader un file PDF/A, dovreste vedere una schermata come questa: Nel caso che manchi la attestazione di compatibilità, il file non è in formato PDF/A. Ciò non significa che non possa essere comunque in formato aperto, ma la verifica è più complessa. Se il file contiene dei dati trattabili in una logica open data, ad esempio sotto forma di tabella di foglio elettronico, è possibile per l'utente estrarli utilizzando aprendo il file PDF con OpenOffice vers. 4.x o superiore. In questo modo, senza modificare il file originale, l'utente potrà utilizzare liberamente i dati disponibili. Salvare un file di testo in formato RTF La procedura per generare un file.rtf utilizzando microsoft word od openoffice.org consiste semplicemente nel salvare il file dal menù File Salva con nome scegliendo dall'elenco dei formati possibili il formato Rich Text Format *.rtf. Ricordate sempre di scegliere un nome file Creare un file PDF/A con OpenOffice.org 9/10 Autore:Enrico Zamprogno

10 semplice, che contenga solo lettere base dell'alfabeto, escluse quindi le lettere accentate, numeri e trattini per separare le parole. Non usare mai per il nome del file, spazi, virgolette, apici, doppi apici, parentesi o altri simboli non alfanumerici. Attenzione: il formato RTF ( rich text format ) è un semplice formato per l'interscambio di documenti tra sistemi di elaborazione testi. Se il documento da convertire ha una struttura molto complessa RTF non riuscirà a renderla correttamente. Occorre quindi rinunciare ad impaginazioni complesse e cercare di produrre documenti molto semplici che non utilizzino testo multi colonna o contengano composizioni sofisticate di testo ed immagini. Fatta questa premessa, il formato è idoneo ad essere utilizzato quando si vuole dare all'utente la possibilità di compilare elettronicamente un facsimile sul proprio PC per poi eventualmente inviarlo per posta elettronica certificata o stampato firmato e consegnato. Salvare una tabella in formato CSV La procedura per generare un file.csv utilizzando excel od openoffice.org consiste semplicemente nel salvare il file dal menù File Salva con nome scegliendo dall'elenco dei formati possibili il formato Testo CSV *.csv oppure CSV (MSDOS). Ricordate sempre di scegliere un nome file semplice, che contenga solo lettere base dell'alfabeto, escluse quindi le lettere accentate, numeri e trattini per separare le parole. Non usare mai per il nome del file, spazi, virgolette, apici, doppi apici, parentesi o altri simboli non alfanumerici. Attenzione: il formato CSV ( comma separated values ) è un semplice formato per l'interscambio di tabelle dati tra sistemi. Esporta solo i dati tabellari. 1. Se il foglio elettronico contiene più fogli sovrapposti, ogni foglio dovrà essere salvato separatamente. 2. Grafici e immagini non vengono trasferiti, così come formattazioni particolari delle intestazioni, bordi, allineamento dei test, ecc... La tabella risultante conterrà solo i dati puri e semplici. Creare un file PDF/A con OpenOffice.org 10/10 Autore:Enrico Zamprogno