Unità didattica 2. La gestione dei clienti nelle fasi ante check-in e check-in. La Scheda dati anagrafici e la Prenotazione del cliente

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1 Unità didattica 2 Unità didattica 2 La gestione dei clienti nelle fasi ante check-in e check-in La Scheda dati anagrafici e la Prenotazione del cliente Una volta terminate le principali operazioni di configurazione di un azienda nel sistema Hotel Automation, è possibile entrare nel vivo della gestione dei clienti, che costituisce il fulcro principale di tutto il programma e consente di assolvere a tutte le procedure relative al soggiorno degli ospiti, dal loro primo contatto con l albergo fino alla loro partenza. La prima operazione che si compie, generalmente, nella fase del primo contatto con la clientela riguarda la compilazione della scheda relativa ai dati anagrafici, che può essere utilizzata sia per inserire nuovi contatti sia per la ricerca in archivio di clienti già registrati. Fig. 1 La prima casella da compilare riguarda il cognome del cliente. Dando un semplice invio si inizia una ricerca in archivio per verificare se il cognome inserito è già presente o meno. Se l esito della ricerca è negativo, si procede con l inserimento degli altri dati anagrafici del nuovo potenziale cliente selezionando l opzione Nuovo cliente (vedi Fig. 2); oltre al cognome, saranno allora inseriti i seguenti dati. Nome: nome del cliente. Titolo: titolo del cliente (Rag., Avv., Dott. ecc.). Indirizzo: indirizzo del cliente. 201

2 Fig. 2 Modulo 5 Città: città di residenza del cliente. CAP: codice di avviamento postale (proposto in automatico in base alla Città). Prov.: provincia (proposta in automatico in base alla Città). Nazione: Stato presso il quale il cliente possiede la nazionalità (da inserire selezionandola dall apposito elenco). Telefono: numero di telefono del cliente. Telefax: numero di fax del cliente. Cellulare: numero di cellulare del cliente. indirizzo di posta elettronica del cliente. Cliccando sull icona collocata immediatamente a fianco della casella è possibile spedire direttamente una all indirizzo specificato. Questo campo, qualora compilato, attiva la possibilità di invio della di conferma prenotazione. Carta di credito: dati relativi alla carta di credito del cliente. Targa auto: targa dell automezzo del cliente (grazie ai dati immessi in questo campo è possibile effettuare la ricerca della targa del cliente dall apposito pulsante inserito nel quadro prenotazioni). Codice listino: è possibile indicare un listino preferenziale che sarà applicato alle prenotazioni del cliente (come abbiamo già osservato, i listini devono essere preventivamente inseriti nella procedura Listino prezzi ). Cod. fisc.: codice fiscale del cliente. Partita IVA: partita IVA del cliente. Codici corrispondenza: codici liberi attraverso i quali classificare il cliente per selezioni future in occasione di stampe varie a scopi commerciali o statistici. È possibile visualizzare l elenco dei codici corrispondenza inseriti nell apposita tabella cliccando sul pulsante visualizzabile in fondo alla casella di inserimento; possono essere inseriti fino a tre codici per segmentare ulteriormente la selezione dei clienti. Privacy: il campo deve essere abilitato qualora il cliente non abbia dato l autorizzazione all utilizzo dei propri dati personali; i clienti per i quali questo campo risulta attivo sono automaticamente esclusi dalla stampa liste anagrafiche (e, quindi, per esempio, dalle etichette per i mailing) e possono essere cancellati in 202

3 Unità didattica 2 blocco servendosi dell apposita opzione in CLIENTI (AZZERAMENTI CAN- CELLAZIONE SELETTIVA CLIENTI). Note: note relative a caratteristiche specifiche del cliente, che rimarranno sempre associate all anagrafica. Memo: il pulsante attiva una finestra nella quale è possibile memorizzare informazioni particolari (condizioni, pagamenti) relative all anagrafica in oggetto. Se sono state inserite delle note, il pulsante presenta la scritta memo in colore blu. Fig. 3 Una volta compilate tutte le caselle, è possibile scegliere se registrare una nuova prenotazione associandola al cliente in oggetto oppure se limitarsi a inserire il nominativo nella lista anagrafica in attesa di futuri contatti. Nel primo caso, occorrerà procedere cliccando in alto a sinistra sulla scheda in corrispondenza della dicitura Nuova prenotazione ; nel secondo caso, invece, sarà sufficiente cliccare su OK. La nuova prenotazione e l apertura di un conto Nella finestra relativa alla scheda per la nuova prenotazione del cliente compaiono i seguenti dati nell ordine. 1. Agenzia (vedi Fig.4): cliccando sulla barra di scorrimento posizionata a fianco della casella di inserimento viene visualizzata la lista di tutte le agenzie registrate in archivio e con le quali l albergo intrattiene già rapporti di collaborazione. Pertanto, se si intende utilizzare una nuova agenzia occorre, prima di tutto, inserirla nell apposito Archivio Agenzie/Ditte di cui abbiamo avuto modo di parlare nel corso dell Unità didattica 1 di questo Modulo. 2. Codice listino (vedi Fig. 5): si tratta di un codice numerico da inserire in corrispondenza del listino precedentemente aperto che si desidera utilizzare per la prenotazione in oggetto (può trattarsi di quello associato alla singola agenzia che ha effettuato la prenotazione per conto del cliente, di quello associato all anagrafica del cliente in caso di prenotazione diretta o, infine, di un altro listino a scelta). Si ricordi che il listino 0 corrisponde a quello ufficiale affisso nei locali dell albergo e applicato ai clienti privati. 203

4 Fig. 4 Modulo 5 Fig Tipo di addebito agenzia: la casella può assumere i tre valori seguenti. Half credit (vedi Fig. 6): indica una prenotazione indiretta a mezzo voucher usato dal cliente per pagare i propri extra in hotel, mentre la retta giornaliera è stata già pagata in agenzia. Inserendo una prenotazione avente queste caratteristiche, occorrerà digitare half credit e, in maincourante, saranno così evidenziati in colore blu gli addebiti del soggiorno di competenza dell agenzia (che non saranno stampati sul conto del cliente) e, in colore nero, gli extra a carico del cliente (che saranno stampati sul suo conto). Alla partenza del cliente in questione, dovrà essere emessa una ricevuta o una fattura fiscale relativa agli extra da lui usufruiti oppure una ricevuta a importo zero qualora l ospite non abbia usufruito di alcun extra. 204

5 Fig. 6 Unità didattica 2 Full credit (vedi Fig. 7): il cliente in possesso di voucher full credit non paga né gli extra né la retta giornaliera, oneri di competenza di una agenzia/ditta o comunque di terzi. In maincourante tutti gli addebiti saranno evidenziati in colore blu (soggiorno ed extra), per significare che essi non verranno stampati sul conto del cliente alla cui partenza dovrà essere emessa una ricevuta a importo zero recante la dicitura Soggiorno ed extra sospeso con <nome agenzia>. Fig. 7 No credit (vedi Fig. 8): in questo caso, il cliente dispone di un voucher di tipo riserva ed è considerato come privato, pertanto sul suo conto appariranno sia gli importi relativi al soggiorno sia quelli relativi agli extra. Alla partenza del cliente in questione sarà emessa una ricevuta intestata automaticamente all agenzia/dit- 205

6 Modulo 5 ta che potrà presentare il corrispettivo pagato (qualora il cliente paghi direttamente per poi richiedere il rimborso dalla ditta) oppure non pagato, e sarà allora possibile emettere una fattura o ricevuta fiscale riepilogativa dei corrispettivi sospesi dal menu fatturazione agenzie, sezione ricerca sospesi. Fig Voucher: numero di riferimento del voucher emesso dall agenzia che sarà sempre ricordato nella fattura differita emessa a chi si farà carico del conto cliente. 5. Stato Prenotazione: in questo campo è possibile indicare la condizione della prenotazione (confermata, waiting list, in attesa di caparra ecc.); i vari stati devono essere precodificati nel menu Tabelle alla voce Stato Prenotazione. 6. Arrivo: data di arrivo del cliente. 7. Partenza: data di partenza del cliente. 8. Camera (vedi Fig. 9): è possibile digitare direttamente il numero della camera oppure, premendo il tasto invio senza digitare il numero, aprire automaticamente il quadro delle camere o planning. Cliccando sulla casella contraddistinta da una freccia visualizzabile nella parte alta della finestra, si può scegliere di visualizzare le camere in base alla loro tipologia; cliccando sulla casella tutte le camere sarà visualizzato il quadro completo. La prima colonna della tabella indica i giorni del mese in cui cade la prenotazione. Le caselle a sfondo verde contrassegnate dal numero 1 indicano le camere già prenotate nel periodo in esame. Le caselle a sfondo rosso contrassegnate da un numero maggiore di 1 indicano le camere interessate da un conflitto di prenotazioni, per le quali, cioè, sono state registrate più prenotazioni nello stesso periodo (ciò può verificarsi qualora per la camera esistano conti separati o qualora sia stata attuata la procedura dell overbooking). Le caselle a sfondo grigio indicano camere con prenotazioni in opzione (che possono essere riprenotate a discrezione dell utente). È sufficiente selezionare la riga corrispondente alla camera da assegnare (la quale verrà evidenziata in giallo). Se, invece di utilizzare questa procedura, si inserisce direttamente il numero della camera, il programma accetta l immissione senza fare nessun tipo di verifica sulla disponibilità della camera stessa. Nel caso di prenotazione di un gruppo, è possibile selezionare anche più camere contemporaneamente. 206

7 Fig. 9 Unità didattica 2 8. Selezione automatica e controllo allotment (vedi Fig. 10): in questa procedura, in alternativa alla selezione manuale appena illustrata, è possibile limitarsi a indicare il numero totale delle camere da prenotare suddivise per tipologia e richiedere al programma di selezionare automaticamente le camere corrispondenti alla richiesta effettuata. In questa finestra è visualizzato anche il controllo della disponibilità delle camere in base agli allotment di agenzia. Per ogni tipologia di camera vengono mostrati: il numero delle camere libere; il numero delle camere in allotment all agenzia che sta prenotando; la disponibilità teorica delle camere (calcolata sottraendo al totale delle camere libere quelle in allotment ad agenzie diverse da quella che sta prenotando); Fig

8 Modulo 5 il numero delle camere richieste per la prenotazione (da immettere manualmente); il numero delle camere prenotate automaticamente dal programma cliccando sul pulsante PRENOTA. Una volta terminata la scelta delle camere, occorre confermare cliccando su OK. Ritornando alla finestra Nuova Prenotazione, sarà allora possibile notare che le caselle successive sono state compilate in base ai dati (numero e tipologia della camera) inseriti nella finestra Camere libere. 8) Supplementi (vedi Fig. 11): per inserire gli eventuali supplementi e la quantità relativa occorre cliccare con il tasto destro del mouse nella colonna supplemento, quindi sulla freccia a fianco dell apposito campo facendo apparire una lista di opzioni quali, ad esempio, singola, culla, TV color (la lista deve essere precedentemente compilata nella tabella supplementi sotto la voce tabelle ), selezionare il supplemento desiderato e definirne la quantità. Fig Allotment: qualora si stia prenotando una camera per conto di un agenzia avente un allotment nel periodo indicato, occorre specificare se la camera deve essere sottratta dall allotment dell agenzia o meno. Per sottrarre la camera dall allotment è necessario inserire la lettera s nella colonna a. Questa procedura è svolta automaticamente qualora si prenoti una camera per conto di un agenzia in un periodo per il quale, conteggiando anche i giorni di release, esiste un allotment valido. 10. Occupanti, arrangiamento e tariffe: la griglia successiva permette di inserire le date effettive della durata del soggiorno del cliente. È possibile anche spezzare la permanenza nel caso in cui uno stesso cliente occupi camere diverse (per esempio: un cliente che prenota per il periodo 15-25/10 alloggia nella camera 101 dal 15 al 20 e nella camera 102 dal 20 al 25) oppure nel caso in cui un cliente occupi più camere con permanenza differente (per esempio: la camera 101 per 7 giorni, dal 14 al 18/11; la camera 102 per 4 giorni, dal 16 al 19/11). È infatti possibile prenotare un numero teoricamente infinito di camere per ciascun cliente ottenendo un unico conto finale alla fine del soggiorno. Quindi, occorre inserire l arrangiamento utilizzando le seguenti sigle corrispondenti al sistema italiano: PC = pensione completa; MP = mezza pensione; BB = per- 208

9 Unità didattica 2 nottamento e prima colazione; PN = pernottamento; AP = appartamento (attiva il listino a camera anziché il listino a persona (vedi Fig. 12). Fig. 12 Anche l arrangiamento di un medesimo cliente può essere suddiviso in maincourante inserendo l indicazione delle nuove tariffe (vedi Fig. 13). Fig. 13 Successivamente, saranno inseriti i dati necessari al calcolo della retta giornaliera. Dal: data dell arrivo effettivo del cliente. Al: data della partenza effettiva del cliente (si intende che il cliente partirà nel giorno indicato e, in quello stesso giorno, renderà la camera disponibile per l arrivo di un altro cliente; il conteggio della pensione, perciò, si fermerà al giorno precedente la data indicata per la partenza). 209

10 Modulo 5 Giorni: i giorni totali della permanenza. Adulti: il numero degli adulti a prezzo intero. Adulti sc., Bam. I, Bam. II: numero degli adulti e dei bambini (questi ultimi suddivisi in due categorie) che usufruiscono di sconto; per ognuno di essi deve essere indicata anche la percentuale di sconto di cui usufruisce. Lo sconto è predisposto nel listino riduzioni sotto la voce listino prezzi, ma, all occorrenza, può essere modificato. Gli sconti in percentuale dovranno essere inseriti indicando il valore diviso 100 (per esempio, per inserire una percentuale di sconto pari al 20%, occorre digitare 0,20); per inserire una gratuità pari al 100%, occorre inserire al posto della percentuale l importo in euro della gratuità (per esempio: se la tariffa giornaliera è pari a 45,00 euro, per inserire una gratuità per un bambino occorrerà scrivere 45 nella relativa casella di sconto). Prezzo: viene visualizzato il prezzo predefinito (quello inserito nella cartella apposita sotto la voce listino prezzi ) in base al trattamento specificato. Se la prenotazione cade a cavallo di periodi con prezzi diversi, vengono indicati automaticamente la data del cambio tariffa, la nuova tariffa a persona e la nuova retta; come sempre, questi dati possono essere confermati o modificati a piacere. Retta: quando compilando la griglia relativa al soggiorno, in questa casella viene visualizzata la retta giornaliera comprensiva dei supplementi e delle riduzioni così come risulta dai dati impostati sul totale delle persone cui fa riferimento la prenotazione. Pacchetto (vedi Fig. 14): se in questa casella, contrassegnata dalla lettera P, viene inserita la lettera S, la retta riportata a fianco non è considerata giornaliera bensì retta pacchetto, valida per l insieme dei giorni indicati sulla riga. Per esempio, indicando una retta di 500 euro a pacchetto dal giorno 01/12/06 al giorno 04/12/06, la cifra complessiva per tutti e tre i giorni è pari a 500 euro che verranno addebitati il primo giorno. Questa opzione risulta molto utile per i prezzi praticati in momenti particolari (per esempio, tre giorni nei periodi di Capodanno, Carnevale, Pasqua, vacanze invernali, Ferragosto ecc.) nei quali non è possibile definire una retta giornaliera. Fig

11 Unità didattica 2 Prestazione iniziale: prestazione iniziale di cui il cliente usufruisce. È possibile inserire una delle seguenti voci: P = pranzo; B = colazione; C = cena. Questa operazione non genera alcun tipo di automatismo, né nei calcoli degli addebiti né nelle stampe di disponibilità o di previsione delle presenze. Prestazione finale: prestazione finale di cui usufruisce il cliente. È possibile inserire una delle voci previste anche per la prestazione iniziale. Neppure questa indicazione genera alcun tipo di automatismo, né nei calcoli degli addebiti né nelle stampe di disponibilità o di previsione delle presenze. Ora di arrivo: indicazione dell orario di arrivo del cliente (facoltativa). Caparra: ammontare della caparra o del deposito versati dal cliente. La somma viene detratta dal conto finale (si veda più avanti). Note pr.: note sulla prenotazione, relative, cioè, a eventuali richieste o caratteristiche specifiche del cliente. Queste note possono essere stampate nelle liste prenotazioni, arrivi, pianta del giorno e appaiono anche sul quadro prenotazioni. Note mc : note di maincourante, relative, cioè, a particolari condizioni commerciali (tariffe) che possono o devono essere applicate e appaiono evidenziate in maincourante nella scheda addebiti cliente. Scadenza opzione: è una data dopo la quale la prenotazione si può considerare scaduta. Le prenotazioni che contengono una scadenza opzione sono evidenziate nel quadro prenotazioni (in corsivo sottolineato) e nel prospetto disponibilità delle camere che appare effettuando una nuova prenotazione (sfondo grigio); esse sono cancellabili automaticamente dal quadro prenotazioni una volta superata la data della scadenza e sovrapponibili dalla prenotazione effettiva quando e se ricevuta. A fianco della casella di inserimento delle note, appare la casella Colore, che assegna il colore al cliente nel quadro prenotazioni. Attribuire un determinato colore al cliente permette di suddividere le prenotazioni in tipologie in base alle caratteristiche che l utente riterrà più opportune (per esempio, si può attribuire il rosso ai clienti inviati da un agenzia, il giallo ai clienti privati ecc.). Inoltre, nell archivio Agenzie/Ditte è possibile abbinare a ciascuna Agenzia un colore predefinito che sarà utilizzato in Gestione prenotazioni. Il programma assegna in automatico il colore giallo; se si desidera utilizzarne altri, è sufficiente cliccare sulla casella e selezionare un colore diverso dalla tavola dei colori. Infine, è possibile anche aggiungere colori personalizzati cliccando sul pulsante DEFINISCI COLORI PERSONALIZZATI e utilizzando la tavolozza che consente di creare nuove tonalità. A fianco della casella relativa alla scelta del colore, compare il pulsante per gli addebiti automatici. È possibile impostare in automatico l addebito sui conti di determinati extra o supplementi specifici (per esempio, garage, tessera club ecc.) che saranno indicati separatamente sul conto. Gli addebiti automatici possono essere reimpostati, anche prima dell arrivo del cliente, cliccando sul pulsante. Occorre inserire il periodo cui si riferisce l addebito (che può coincidere o meno con l intera prenotazione) e selezionare il tipo di addebito, operazione possibile solo se è stato compilato il listino extra nelle Tabelle. L addebito automatico, effettuato contemporaneamente a quello della retta giornaliera, viene sempre eluso il giorno della partenza del cliente. In caso di rette a pacchetto, anche gli addebiti automatici vengono applicati a inizio del periodo e non giornalmente. La casella conto separato deve essere spuntata qualora la prenotazione preveda un conto separato in una camera. Attivare questa casella, pur non essendo obbligatorio (il conto verrebbe separato ugualmente se a una stessa camera si riferissero più prenotazioni), risulta importante affinché il programma calcoli correttamente le disponibilità delle camere e degli allotment (e non consideri come overbooking un conto separato). 211

12 Modulo 5 Cliccando sul pulsante LETTERA AUTOMATICA DI CONFERMA PRE- NOTAZIONE (la cui icona presenta una W ), è possibile predisporre in automatico una lettera in formato Word; oppure, cliccando sul pulsante POSTA ELET- TRONICA, una sulla quale sono riporti in automatico gli estremi della prenotazione inseriti automaticamente in un documento oppure in un messaggio di posta elettronica. Questa funzione è altamente personalizzabile e consente a ciascun operatore di predisporre una propria lettera (o ) di conferma (recante l intestazione, il logo, le forme di cortesia ecc.) da integrare con il programma. Se la data di apertura della scheda prenotazione coincide con quella dell arrivo del cliente, il pulsante ASS. CAMERA consente di aprire una finestra di dialogo dove viene richiesto Si vogliono inserire le schedine di P.S.?. Cliccando sul pulsante SÌ è possibile aprire la finestra Pubblica Sicurezza e la cartella Gestione schedine (vedi oltre). Cliccando sul pulsante NO la finestra Pubblica Sicurezza si chiude e si torna alla finestra relativa alle prenotazioni. Una volta completata la compilazione della scheda di prenotazione, occorre confermare tutti i dati cliccando su OK. In questo modo (cioè dopo avere assegnato la camera e digitato il tasto OK) si avvia anche l apertura immediata del conto del cliente in maincourante e, da questo momento in poi, sarà possibile inserire gli eventuali addebiti extra sul conto dell ospite. Se, invece, l apertura della scheda di prenotazione non coincide con il giorno di arrivo del cliente, è importante ricordare di non assegnare la camera fino all effettivo arrivo del cliente in hotel. Se è stato inserito un importo nel campo Caparra, il programma chiede se occorre emettere documento fiscale oppure contabilizzare la cifra e, in questo caso, in quale data, al fine di ottenere l esatta corrispondenza di cassa nella chiusura contabile. Se non si desidera contabilizzare l acconto, occorre cliccare su Annulla alla richiesta di contabilizzazione. Se si emette una ricevuta fiscale per la caparra, al momento della partenza del cliente l importo della caparra sarà automaticamente defalcato dal suo conto in maincourante e i riferimenti alla r/f emessa per la caparra evidenziati sul documento. Negli altri casi, l importo del conto equivarrà al totale risultante dalla maincourante e la caparra sarà detratta solo dall importo da registrare a cassa (e, di conseguenza, dalla voce corrispettivo pagato ) (vedi Figg ). Fig

13 Fig. 16 Unità didattica 2 A PPLICAZIONE 1 Inserisci in Hotel Automation le seguenti richieste di prenotazione e procedi all apertura dei conti per i soli clienti la cui prenotazione coincide con l arrivo presso il Grand Hotel del Viaggiatore (per il momento, lascia in sospeso la gestione delle schedine di notifica). Prenotazioni del giorno 28/06/06 Sig. MASSIMO BATTISTINI richiede una camera matrimoniale dal 28/06/06 al 10/07/06 in regime di mezza pensione: le quotazioni sono come da listino ufficiale. È un cliente piuttosto difficile, che desidera una camera molto confortevole, meglio se SUITE. Sig.ra EMILIA SALVESTRINI richiede una camera doppia e una camera matrimoniale a partire dal pomeriggio di oggi (28/06/06) per 5 notti in pensione completa: le tariffe sono quelle del listino ufficiale. Gli ospiti si fermano a pranzo. Sig. ROBERT SMITH prenota una camera singola e una camera tripla a partire dal giorno 30/06/06 e fino al 18/07/06 in pensione completa al costo di 132,00 a persona (si tratta di una quotazione speciale proposta dal direttore del Grand Hotel del Viaggiatore a questo cliente che è un suo caro amico). Sig.ra MARIE ANATOLE prenota due camere doppie e una matrimoniale dal giorno 29/06/06 al 15/07/06 in regime di mezza pensione. Le quotazioni sono come da listino ufficiale. È una scrittrice. 213

14 Modulo 5 La gestione delle schedine di notifica Selezionando la voce Pubblica Sicurezza si apre una finestra composta da cinque schede: la prima che appare è Gestione schedine e consente l inserimento dei dati necessari alla compilazione della schedina di P.S. L inserimento avviene in automatico anche quando, finito di compilare la scheda di prenotazione, si risponde cliccando sul SÌ alla richiesta Si vogliono inserire le schedine di P.S. ora? (vedi Fig. 17). Fig. 17 Qualora la schedina non sia stata compilata nella fase di stesura della scheda di prenotazione, digitando il cognome del cliente il programma ne avvia la ricerca visualizzando una tabella contenente l indicazione dei clienti che hanno un cognome uguale o simile al suo: occorrerà selezionare il cognome desiderato cliccando due volte sull anagrafica. Così facendo, la schedina viene compilata con i dati inseriti in precedenza qualora il cliente abbia già soggiornato presso l hotel. I dati da inserire nella prima parte della scheda sono, nell ordine, i seguenti. Cognome. Nome. Indirizzo. Città. Provincia (obbligatoria per i clienti di nazionalità italiana). Nazione: il dato, indispensabile per la compilazione della Tavola Istat, sarà inserito cliccando sulla freccia posta a fianco della casella e selezionando la sigla corrispondente (memorizzata precedentemente nella tabella Nazioni del menu Tabelle ); la nazione in oggetto è quella di provenienza del cliente e potrebbe non coincidere con quella della sua cittadinanza (per esempio, nel caso di un cliente di cittadinanza italiana residente all estero). Cittadinanza. Sesso. Luogo di nascita. Data di nascita. Tipo di documento: il dato sarà inserito cliccando sulla freccia posta a fianco del- 214

15 Unità didattica 2 la casella e selezionando la voce corrispondente oppure digitando l iniziale o parte del nome del documento che si desidera selezionare (per esempio, P per patente, PASS per passaporto, C per carta d identità, T per Tessera ecc.). I vari tipi di documento devono essere stati predefiniti nell apposita voce Tipi documenti del menu Tabelle. Numero: numero del documento selezionato. Rilasciato il: data del rilascio del documento. Da: autorità da cui è stato rilasciato il documento (talvolta nel campo può essere inserito anche semplicemente il luogo del rilascio sottintendendo autorità quali il Comune, la Prefettura ecc.) (vedi Fig. 18). Fig. 18 Tutti i dati suddetti rimangono memorizzati nell anagrafica del cliente indipendentemente dai suoi soggiorni. Nella seconda parte della scheda ( Nuova schedina ), invece, sono inseriti i dati relativi alla permanenza che, nell ordine, sono i seguenti. Arrivo: data di arrivo del cliente (proposta automaticamente quella del giorno in cui è svolta l operazione). Partenza: data della presunta partenza del cliente, dato obbligatorio ai fini della stampa del Modello Istat. N. camera: numero della camera attribuita al cliente (dato non obbligatorio). N. schedina: numero della schedina attribuito automaticamente in fase di stampa della schedina definitiva. N. componenti: numero totale dei nominativi inseriti in schedina compreso il capo schedina ; è infatti consentita, nel caso di un nucleo familiare, la compilazione di una sola schedina contenente i dati completi del capofamiglia e l indicazione degli altri membri (limitatamente al cognome, al nome, alla data e al luogo di nascita) quali componenti il nucleo. Se il numero dei componenti il nucleo è superiore a cinque, la schedina viene gestita come quella relativa a gruppo organizzato. Rif. gruppo: occorre inserire nel campo un dato identificativo del gruppo (il suo nome o quello del capogruppo); il dato è obbligatorio in presenza di un nucleo i cui componenti siano in numero maggiore di

16 Modulo 5 L ultima sezione della schedina è riservata alla griglia per l inserimento di altri componenti, di ciascuno dei quali occorre inserire il cognome e il nome, il numero della camera assegnata, il luogo di nascita, la provincia e/o la nazione di residenza, la data di nascita. Questi dati sono obbligatori: la mancata o l inesatta compilazione dei campi nazione/provincia comporta l impossibilità di stampare i Modelli Istat. Si ricordi che, in presenza di un gruppo organizzato, qualora si preferisca evitare di inserire i dati di tutti i componenti del gruppo (in quanto non si necessita di un elenco e/o di un prospetto della situazione clienti camera per camera), è possibile ugualmente confermare la schedina: in questo caso, apparirà una richiesta di completamento automatico autorizzando il quale il programma inserirà componenti fittizi al solo scopo di fornire dati corretti per i Modelli Istat. Qualora non vengano inseriti tutti i nominativi richiesti e non si confermi il completamento automatico della schedina, il numero dei componenti inizialmente indicato sarà rettificato e uniformato a quello dei componenti effettivamente inseriti (vedi Fig. 19). Fig. 19 Terminata la compilazione, è possibile stampare la schedina immediatamente premendo il pulsante STAMPA oppure limitarsi a registrarla cliccando su OK per poi stamparla in un secondo momento. A questo punto, sul video comparirà una schedina vuota destinata a un nuovo inserimento. È possibile compilare schedine al computer anche se si gestisce il quadro prenotazioni manualmente e non sono presenti nominativi di clienti nell anagrafica. In questo caso, occorrerà digitare tutti i dati richiesti all apertura della finestra Gestione schedine. A PPLICAZIONE 1 In riferimento alla precedente Applicazione, e inserendo anche dati a piacere, compila le schedine di notifica dei clienti arrivati in data 28/06/06 presso il Grand Hotel del Viaggiatore. 216

17 Unità didattica 2 Stampa Modelli Istat I Modelli Istat relativi al rilevamento statistico delle presenze possono essere differenti da provincia a provincia ed è possibile pertanto scegliere quale modello stampare. Scegliendo il Modello C/59 oppure C/60, i dati richiesti sono, nell ordine, i seguenti. N.: viene visualizzato il numero progressivo del modello attribuito automaticamente. Del: data del giorno cui si riferisce la stampa. Presenti nella notte precedente: numero degli ospiti presenti nella notte preceden- te al giorno della compilazione (valore proposto in automatico). Stampa definitiva: occorre cliccare in corrispondenza della casella qualora si tratti di una stampa definitiva del modello. Il modello C/59 può contenere l indicazione dei clienti italiani suddivisi per regione oppure per provincia, a seconda del sistema adottato nella regione in cui si trova l hotel: questa selezione deve essere impostata nei parametri, nel menu Sistema alla voce Configurazione. Inoltre, l incolonnamento dei valori sul modulo C/59 o C/60 è programmato in base ai parametri delle stampanti. Per quanto riguarda il modulo C/59, il sistema richiede se si desidera ottenere una Stampa oppure su un File.txt. La stampa su file del modulo C/59 è realizzata secondo il tracciato predisposto dalla regione Marche, che prevede la consegna periodica (ogni 15 o 30 giorni) su floppy o a mezzo posta elettronica dei dati statistici. Affinché il file venga generato correttamente, occorre inserire in SISTEMA CONFIGURAZIONE i codici Istat relativi all albergo, al comune di residenza e all APT di riferimento (tutti codici forniti dall APT). Chi dispone del modulo software opzionale per la stampa grafica delle schedine di notifica può stampare tramite una stampante laser o a getto di inchiostro il Modello C/59 direttamente su un foglio A4 bianco (il modulo sarà ricreato graficamente in tutte le sue parti). Questa opzione è attivabile in SISTEMA CONFIGURAZIONE STAMPANTI TAB. C59/C60 spuntando la casella Stampa grafica. Qualora occorra stampare il modello Tavola di spoglio A, i dati richiesti sono, nell ordine, i seguenti. Mese: occorre selezionare dalla lista il mese cui riferire il documento da stampare. Tipo di stampa: è possibile scegliere tra le opzioni Stampa tavola, per effettuare la stampa su carta bianca, oppure file txt. L elaborazione su file è realizzata secondo il tracciato predisposto dalle Province di Rimini e Forlì che richiedono dati statistici su supporto magnetico o a mezzo posta elettronica. Essa deve obbligatoriamente essere realizzata ogni mese prelevando automaticamente i dati dalle schedine definitive del mese in esame. La lista dei presenti all ultimo giorno del mese precedente è consultabile e/o modificabile nell apposita finestra in SISTEMA CONFIGURAZIONE RIPORTI TAV. SPOGLIO. L elaborazione della tavola in stampa anziché su file produce un prospetto recante i dati riassuntivi del mese equivalente a quello elaborato a livello provinciale. La stampa può essere eseguita più volte in Prova, ma deve essere eseguita almeno una volta in Definitiva, spuntando l apposita casella. Una volta eseguita la stampa definitiva di un mese essa non può più essere richiesta (salvo ripristinare alcune condizioni, come spiegato oltre). Per eseguire la stampa su carta della Tavola di spoglio A mediante una stampante laser o a getto di inchiostro, spuntare la casella Stampa Grafica (vedi Fig. 20). 217

18 Fig. 20 Modulo Elenchi di Pubblica Sicurezza Cliccando sulla casella PS, è possibile selezionare tipi diversi di elenchi. 1. Clienti arrivati Mostra l elenco dei clienti arrivati nel giorno indicato e dei quali è già stata stampata la schedina di notifica. L elenco, che può essere richiesto con diverse modalità di ordinamento, è visualizzabile premendo il pulsante ANTEPRIMA e può essere stampato premendo il pulsante STAMPA. Qualora lo si ritenga utile, è possibile specificare anche la data di partenza. I dati contenuti nell elenco sono, nell ordine, i seguenti. N.: numero progressivo della schedina. Cam.: numero della camera. Nominativo: nome e cognome del cliente. Pax : totale delle persone cui si riferisce la schedina. Residenza: città di residenza del cliente. Arrivo: data di arrivo del cliente. Partenza: data di partenza del cliente. Cliccando sulla casella Dati Anagrafici, per ogni nominativo sarà aggiunta una riga recante i relativi dati anagrafici presenti sulla schedina (luogo e data di nascita, dati del documento ecc.): in tal modo, l elenco arrivi può essere consegnato alle autorità di P.S. in luogo delle schedine nei comuni dove tale pratica è consentita. 2. Clienti partiti Mostra l elenco dei clienti partiti nel giorno indicato, purché ne sia stata stampata la schedina nel giorno dell arrivo. L elenco, che può essere richiesto con diverse modalità di ordinamento, è visualizzabile premendo il pulsante ANTEPRIMA e può essere stampato premendo il pulsante STAMPA. I dati contenuti nell elenco sono, nell ordine, i seguenti. N.: numero progressivo della schedina. Cam.: numero della camera. Nominativo: nome e cognome del cliente. Pax : totale delle persone cui si riferisce la schedina. Residenza: città di residenza del cliente.

19 Unità didattica 2 Arrivo: data di arrivo del cliente. Partenza: data di partenza del cliente. 3. Clienti registrati Mostra l elenco dei clienti registrati (cioè, di quelli le cui schedine sono stampate in modalità definitiva) nel periodo desiderato. Per ottenere l elenco occorre digitare nel campo contrassegnato dalla dicitura Dal la data di inizio del soggiorno e in quello contraddistinto dalla dicitura Al la data di fine del soggiorno. L elenco, che può essere richiesto con diverse modalità di ordinamento, è visualizzabile premendo il pulsante ANTEPRIMA e può essere stampato premendo il pulsante STAMPA. I dati contenuti nell elenco sono, nell ordine, i seguenti. N.: numero progressivo della schedina. Cam.: numero della camera. Nominativo: nome e cognome del cliente. Pax : totale delle persone cui si riferisce la schedina. Residenza: città di residenza del cliente. Arrivo: data di arrivo del cliente. Partenza: data di partenza del cliente. 4. Clienti presenti Mostra l elenco di tutti i clienti presenti nel giorno specificato. L opzione TIPO ELENCO (pulsante posto a fianco dell indicazione del giorno di riferimento) consente di scegliere fra un elenco PROVVISORIO oppure DEFINITIVO. L elenco, che può essere richiesto con diverse modalità di ordinamento, è visualizzabile premendo il pulsante ANTEPRIMA e può essere stampato premendo il pulsante STAMPA. I dati contenuti nell elenco sono, nell ordine, i seguenti. N.: numero progressivo della schedina. Cam.: numero della camera. Nominativo: nome e cognome del cliente. Pax : totale delle persone cui si riferisce la schedina. Residenza: città di residenza del cliente. Arrivo: data di arrivo del cliente. Partenza: data di partenza del cliente. Fig

20 Modulo 5 Compleanno clienti alloggiati Mostra l elenco dei clienti il cui compleanno cade nella data richiesta. L elenco, che può essere richiesto con diverse modalità di ordinamento ma che viene compilato in relazione ai soli clienti alloggiati in albergo al momento dell operazione o che lo sono stati nel corso dell anno, è visualizzabile premendo il pulsante ANTEPRIMA e può essere stampato premendo il pulsante STAMPA. I dati contenuti nell elenco sono, nell ordine, i seguenti. N.: numero progressivo della schedina. Cam.: numero della camera. Nominativo: nome e cognome del cliente. Pax : totale delle persone cui si riferisce la schedina. Residenza: città di residenza del cliente. Arrivo: data di arrivo del cliente. Partenza: data di partenza del cliente. Qualunque sia l elenco selezionato, per la sua visualizzazione a tutto schermo è sufficiente cliccare sul pulsante ANTEPRIMA; se si desidera un ingrandimento graduale, si può agire sulle frecce poste a fianco del pulsante ZOOM; per spostarsi da una pagina all altra, occorre utilizzare le frecce poste a fianco della casella di inserimento in corrispondenza della dicitura Pagina. Per procedere alla stampa direttamente dall anteprima, cliccare sul pulsante STAMPA. A PPLICAZIONE 1 Esegui una stampa dell elenco dei clienti presenti presso il Grand Hotel del Viaggiatore nella notte del 28/06/