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1 TELEFAX Questo messaggio è composto da 5 pagine compresa la presente. In caso di cattiva ricezione chiamare il numero Da: DISTRETTO INTEGRATO TURISTICO DELLA PROVINCIA DI TERNI A: Spett.le Fijlkamumbria Comitato Regionale Umbria A.P.D. Yamashita Judo Club Data: 6 novembre 2012 OGGETTO: Offerta ricettiva Campionato Nazionale CSEN Judo Terni Palatennistavolo 8/9 dicembre 2012 In riferimento alla Vs gentile richiesta con la presente siamo ad rinviare l offerta riservata all organizzazione per l accoglienza e la gestione del soggiorno dei partecipanti all evento in oggetto che si terrà a Terni dall 8 al 9 dicembre p.v.. La proposta se da Voi accolta positivamente, dovrà essere controfirmata e inviata per accettazione al consorzio. L occasione ci è gradita per inviare Cordiali Saluti. Ditt soc. cons. p.a. IL PRESIDENTE Dott. Gabriele Giovannini Piazzale F Fatati n 6 Collestatte Piano Terni T F info@umbriaexperience.it - ATTENZIONE: Privacy Policy D.Lgs. 196/2003 Le informazioni contenute in questo messaggio fax sono di carattere privato e confidenziale esclusivamente rivolte al destinatario sopra indicato. Nel caso aveste ricevuto questo messaggio di fax per errore, vi comunichiamo che ai sensi del suddetto decreto è vietato l uso, la diffusione, distribuzione o riproduzione da parte di ogni altra persona. 1

2 A) DISPONIBILITA ACQUISITE Le disponibilità acquisite corrispondono ad un totale di circa 500 posti letto per la notte di sabato 8 dicembre. In questa fase abbiamo coinvolto come da Vs esplicita richiesta le strutture ricettive tre e quattro stelle di Terni, Narni e San Gemini. Qualora la previsione degli arrivi fosse maggiore rispetto all offerta attuale il consorzio può procedere al coinvolgimento di: ulteriori alberghi di altri territori strutture extralberghiere A garanzia della copertura del fabbisogno abbiamo provveduto a richiede alle strutture partecipanti all offerta un opzione al 30 novembre p.v. Ricordiamo che tra il Consorzio e le strutture ricettive partecipanti all offerta esiste un accordo commerciale in forza del quale le singole strutture ricettive non possono singolarmente applicare il prezzo riservato al Ditt per l evento in oggetto. B) OFFERTA RICETTIVA Al fine di favorire una maggior facilità di proposizione al richiedente degli alberghi localizzati fuori Terni si è ritenuto opportuno proporre una tariffa articolata in ragione della diversa localizzazione territoriale delle strutture ricettive rispetto al luogo di gara.lo schema tariffario proposta seguirà pertanto la seguente articolazione territoriale: tariffa A tariffa B tariffa C Terni centro e città Narni e San Gemini Terni - casa per ferie La convenzione viene proposta sia in pernottamento e prima colazione che in mezza pensione. Solo ai fini di conoscenza per la Vs organizzazione si inviano i prezzi netti hotel (Tabella A ). Tab. A - tariffe nette hotel a persona al giorno in b/b BB tip. camera TARIFFA A ( terni centro e città) TARIFFA B ( narni e san gemini) TARIFFA C ( terni) *** **** *** **** Casa per ferie SGL DUS DOPPIA TRIPLA QUADRUPLA Si fa presente che alle tariffe nette hotel andranno aggiunti Euro 5 Iva compresa a presenza (Tabella B ), così suddivisi: euro 2,50 IVA compresa a presenza quale contributo all organizzazione per il sostegno dei costi organizzativi; euro 2,50 IVA compresa a presenza riconosciuto al DITT come quota forfettaria per la copertura dei costi organizzativi per la gestione delle prenotazioni. 2

3 Tab. B - tariffe al cliente a persona al giorno in b/b (comprensive di contributo organizzazione e Ditt) tip. camera TARIFFA A ( terni centro e città) BB TARIFFA B ( narni e san gemini) TARIFFA C ( terni) *** **** *** **** Casa per ferie SGL DUS DOPPIA TRIPLA QUADRUPLA Il pasto comprende : primo secondo contorno dolce/frutta ½ minerale Valorizzazione pasto(da aggiungere alle tariffe soggiorno sopra riportate) : - Tariffa A e B (alberghi***/**** Terni e Narni) 18,00 a persona - Tariffa C (casa per ferie) 15,00 a persona C) GESTIONE PRENOTAZIONI La gestione delle prenotazioni alberghiere verrà assicurata esclusivamente dal DITT, che dovrà costituire l unico punto di riferimento per la gestione operativa; solo attraverso tale modalità sarà possibile applicare le tariffe convenzione DITT. La modalità di gestione delle prenotazioni sarà la seguente; 1. un link sul sito dell organizzatore dell evento rimanderà al nostro portale nel quale sarà inserita l offerta alberghiera relativa alla manifestazione. Al fine di garantire un equa distribuzione delle presenze fra le strutture associate, il Ditt acquisirà la richiesta dei partecipanti (All. 1 Scheda di prenotazione alberghiera ) ed attraverso il principio della SPALMATURA PARZIALE provvederà ad assegnare le camere tra le strutture ricettive socie aderenti all offerta in base alla categoria alberghiera selezionata, alla localizzazione e nel rispetto di eventuali richieste specifiche effettuate dal cliente. Nella salvaguardia dei parametri sopra descritti, il Ditt gestirà le prenotazioni sulla base dell allotment concesso da ogni hotel fino all esaurimento delle disponibilità. Il Consorzio si occuperà poi di trasmettere la scheda di conferma prenotazione alla struttura ricettiva (per consentire l annotazione di tutti i dati finanziari) e contestualmente all interessato con tutti i dati relativi all albergo assegnato il quale a sua volta si farà carico di gestire il successivo contatto con il prenotante per definire direttamente tutte le condizioni afferenti la transazione economica relativa al servizio. La fase di acquisizione delle garanzie da apportare per la prenotazione effettuata e quella delle modalità di pagamento, è infatti di esclusiva pertinenza delle strutture ricettive, a questo proposito al cliente verrà comunicato che sarà discrezione / compito della struttura ricettiva contattarlo direttamente per richiedere le eventuali garanzie a fronte della prenotazione (es estremi carta di credito). 2. Il cliente all arrivo nella struttura ricettiva prenotata, presenterà la scheda di conferma prenotazione che la struttura ha già ricevuto in copia dal Ditt (con questa modalità non viene emesso il voucher in quanto la conferma di prenotazione diventa essa stessa voucher) 3

4 La gestione del booking da parte del DITT comporterà inoltre le seguenti attività: acquisire dai partecipanti eventuali modifiche del booking derivanti da cancellazioni o annullamenti inviare a scadenza regolare i planning aggiornati alle strutture ricettive per un confronto curare la fase rendicontativa relativamente alla fatturazione tra l organizzazione e le strutture ricettive D) GARANZIE E MODALITA DI PAGAMENTO Il pagamento dell intera quota soggiorno hotel, comprensiva del contributo organizzazione e del Ditt, verrà effettuata direttamente dal cliente all arrivo presso la struttura ricettiva. E) ANNULLAMENTI Nessuna penale è richiesta per gli annullamenti che interverranno fino a 48 ore prima dell arrivo Addebito del costo della prima notte per gli annullamenti comunicati entro le 48 ore antecedenti le ore del giorno di arrivo Dopo le ore del giorno d arrivo verrà richiesto il 100% dell importo totale della prenotazione NO SHOW : rientrano in tale casistica gli arrivi previsti per i quali non è stata data alcuna comunicazione di annullamento da parte dei partecipanti entro le ore del giorno di arrivo. In questo caso verrà riconosciuto l importo totale della prenotazione alberghiera PARTENZE ANTICIPATE: vale la stessa modalità prevista per gli annullamenti ESTENSIONE DELLE PRENOTAZIONI: nel caso in cui i partecipanti senza preavviso dovessero decidere di anticipare l arrivo o prolungare il soggiorno o di usufruire dei pasti, l hotel interessato provvederà autonomamente a gestire la richiesta applicando comunque le tariffe concordate F) FATTURAZIONE L hotel rilascerà idonea documentazione a secondo del regime fiscale del cliente dell intero importo della prenotazione alberghiera. A fine evento, il quadro di riepilogo delle prenotazioni, verrà rimesso alle strutture per una valutazione di confronto e per poter emettere le fatture finali da parte di tutti i soggetti interessati. Il Ditt provvederà pertanto ad inviare direttamente dalla A.P.D. Yamashita Judo Club un report finale degli arrivi e delle presenze per permettere alla stessa di emettere le fatture agli alberghi per l acquisizione degli importi dovuti. Qualsiasi altra variabile non espressamente trattata nella proposta non potrà essere né interpretata né sottointesa dalle strutture ricettive, ma dovrà trovare espliciti chiarimenti in eventuali integrazioni. IMPORTANTE : Al fine di avere un quadro di valutazione il più puntuale possibile sull andamento delle prenotazioni, si richiede formalmente all organizzazione di fornire al Ditt un vostro report finale relativo alle strutture ricettive utilizzate per il soggiorno dei partecipanti. Il monitoraggio incrociato delle prenotazioni ci consentirebbe di avere per il futuro gli strumenti per capire le motivazioni secondo le quali i partecipanti vanno fuori consorzio e ci permetterebbe nel contempo di migliorare e modificare l offerta / convenzione sia Vs beneficio che a quello del Ditt e dei suoi associati. 4

5 LETTO, APPROVATO E SOTTOSCRITTO PER ACCETTAZIONE A.P.D. YAMASHITA JUDO CLUB Campionato Nazionale CSEN Judo Terni Palatennistavolo 8/9 dicembre 2012 DATA NOME E COGNOME LEGALE RAPPRESENTANTE TIMBRO E FIRMA Cordiali Saluti. Terni lì 6 novembre