Gestione Automatica e Manuale degli Appuntamenti: un Confronto

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1 Gestione Automatica e Manuale degli Appuntamenti: un Confronto Risparmiare Tempo e Denaro Adottando un Sistema di Prenotazione Online Appointment-Plus Manual vs. Automated Appointment Scheduling 1

2 Contenuti Introduzione GestireIeIcalendarizzareIappuntamentiIeIprenotazioniIèIunaIcomponenteIimportanteInelle operations di aziende di ogni dimensione, dalle multinazionali quotate in Borsa fino I alle piccoleieimedieiimpreseinelisettoreideiiservizi.iperitutteiquesteiaziende,iilisoftwareidi prenotazioneionlineihaisemplificatoieiautomatizzatoiilisuddettoiprocesso. Lag Scomodità gdelgmetodogtradizionalegdiggestionegdegligappuntamenti PerImolteIaziende,IgestireIappuntamentiIeIprenotazioniInonIèIcosìIsempliceIcomeIappare. SpessoIèIunIcompitoIgravosoIlaIcuiIgestioneIrichiedeIparecchioItempoIeIrisorse.IPuòItalvoltaI avereiuniimpattoinegativoisulleioperationsidiiun'aziendaieiimpedirleidiiesprimereiappienoiil proprioipotenziale. PerchégGestiregOnlineglegPrenotazioni IlIsoftwareIdiIprenotazioneIonlineIèIdiventatoIloIstrumentoIpiùIefficaceIedIefficienteIper gestireiappuntamentiieiprenotazioni,icosìicomeileiinformazioniidiicontatto.inonisoloioffrei funzionalitàiavanzateiperiagevolareieifacilitareiiliprocessoidiiprenotazioneionline,ièianche sempreiaccessibile,iaiutaileiaziendeiairimanereiinicontattoiconiiipropriiclientiieipermette diiottenereiunisignificativoirisparmioidiitempoieidenaro. CosagCercaregingungSoftwaregdigPrenotazionegOnline PerImigliorareIilIprocessoIdiIprenotazioneIèIimperativoIscegliereIilIfornitoreIdiIserviziIpiù adatto.icaratteristicheidelisoftware,iserviziiprofessionaliiaccessori,isicurezza,icostoieisupporto clientiipossonoivariareidaiunifornitoreiall'altro,iperiquestoiprimaidiiscegliereiuniservizioiè necessariaiun'analisiiapprofonditaideiipropriibisogniispecificiieidelleifunzionalitàidelisistema. SuperSaaS Italia Gestione Automatica e Manuale degli Appuntamenti: un Confronto 2

3 Introduzione Calendarizzarehappuntamentihehprenotazionihèhunhcompitohimportantehinhtuttehlehorganizzazioni: dallehmultinazionalihfinohallehpiccolehehmediehaziendehdelhsettorehservizi.hmentrehilhprocessohdi prenotazionehèhevolutohneglihannih-hdalhprenderehappuntamentihahtelefonohehinserirlihinhunwagenda cartaceahfinohahutilizzarehunhcalendariohelettronicohstilehgooglehohmicrosofthoutlookh-hilhcompito inhséhrimanehnoiosohehdispendiosohperhtuttehquellehaziendehchehancorahcontinuanohadhaffidarsiha questihmetodihdatatihehinefficienti.h Lehprenotazionihonlinehhannohsemplificatohehautomatizzato ihprocessihperhunhampiohnumerohdihquestehorganizzazioni. Economiche:hacessibilihehgeneralmentehfacilihdahusare: questehapplicazionihhannohcambiatohcompletamentehil modohinhcuihlehaziendehpianificanohehgestisconohihloro appuntamentihehlehlorohprenotazioni:hcosìhcomehilhmodo inhcuihihlorohclienti:hstudentihohpazientihprenotanohihloroh servizi. Questohebookhspiegheràhinhdettagliohihbeneficihderivanti dallwabbandonarehunwagendahcartaceahohunhcalendarioh elettronicohstilehgooglehperhpassarehahunhsoftwarehdihprenotazionehonline. Online scheduling applications economiche, accessibili e di solito facili da usare queste applicazioni hanno modificato completamente il modo in cui le aziende gestiscono gli appuntamenti. La "Scomodità" di Gestire gli Appuntamenti in Modo Tradizionale Allwapparenza:hlahgestionehdeglihappuntamentihehdellehinformazionihdihcontattohindividuali èhabbastanzahsemplice.hdihfatto:hunwanalisihpiùhapprofonditahdihcomehunwaziendahgestiscehi proprihappuntamentihehprenotazionihriveleràhquanto inefficacehehcostosohpuòhesserehquestohcompito.hew quindihnellwinteressehdellwaziendahesaminarehilhmodo inhcuihgestiscehlahpropriahagendahehtenerehinhconto alcunehvalutazionihchehconseguonohdahtalehprocesso. Questehvalutazionihincludono: SuperSaaS Italia Gestione Automatica e Manuale degli Appuntamenti: un Confronto 3

4 Risorse necessarie per gestire gli appuntamenti LaIgestioneIdiIappuntamentiIeIprenotazioniInelImodoItradizionaleIrichiedeIforzaIlavoro, siaiessaiilireceptionisticheirispondeialitelefono,iuniamministratoreialleipreseiconiun'agenda cartacea,ioiunaipersonaidiisupportoicheisiioccupaidiifareileitelefonateidiipromemoria.iquesta modalitàimanualeiportaiconiséiilirischioidiiuniaumentoideiicostiioperativi,iadiesempioisotto formaidiistraordinariioidiipersonaleiaggiuntivoicuiiassegnareilaigestioneideliprocessoidi prenotazioneioil'assistenzaiinideterminatiicompitiicheialtriiimpiegatiinonipossonoicompletare poichéilailoroiattenzioneièidedicataiallaigestioneidelleiprenotazioni.iunairapidaianalisiideii compitiiquotidianiidelloistaffieiilitempoidedicatoiaiciascunoipuòirivelareiililivelloidiiimpegno diiogniiimpiegatoinellaigestioneidiiappuntamentiieiprenotazioni. IlIseguenteIscenarioIpuòIaccadereIinIaziendeIdiIqualsiasiIdimensione:Iun'attività,Isopraffatta daliflussoicostanteidiitelefonateidaiparteidiiclientiicheivoglionoiprenotareiuniappuntamento,i deveisuddividereiall'internoidelisuoistaffiilitempoinecessarioiperigestireimanualmenteile chiamate.iciascuniindividuoihaiiisuoicompitiidaisvolgere,imailairichiestaidiioccuparsiidelle prenotazioniiprendeiilisopravventoirispettoiadialtriiimpegniiche,idiiconseguenza,inonipossono ricevereil'attenzioneinecessaria.ilaiproduttivitàineisoffreieil'aziendaièicostrettaiadiassumereiun altroidipendenteicheisiioccupiidelleiprenotazioniioidiaisupportoiaiisuoiicolleghiiinicompitiiche questiiultimiihannoitrascurato.ituttoiciòihaiuniimpattoiimmediatoisullairedditivitàidell'azienda poichéilaibustaipagaisupplementareihaiaumentatoiiicostiioperativi. Telefonate Costanti, Mancata Produttività, Aumento dei Costi, Mancato Guadagno Clienti Infastiditi, Ore d'ufficio Ridotte, Impiegati Frustrati, Operatività Inefficente SuperSaaS Italia Gestione Automatica e Manuale degli Appuntamenti: un Confronto 4

5 Tempo necessario per gestire gli appuntamenti InPmoltePaziendePlùinserimentoPinPagendaPdiPappuntamentiPePprenotazioniPrichiedePsoloPpochi minuti,pilpcheppuòpsembrarepnullapnellùeconomiapgeneralepdellepoperations.pmapmoltiplicateli perpglipappuntamentipeplepprenotazionipdipunpgiornop-pchepnellepgrandipaziendeppossonopessere centinaiapopmigliaiap-pepquestopsemplicepcompitopsiptrasformapinpunpproblemapperpsupervisori, managerpepstaff.pquestapmaggioreprichiestapdiptempoppuòpcostringereplepaziendepapdedicarnepmeno adpaltrepprioritàpoppurepadpaumentarepipcostipoperativipconpassunzionipoporepdipstraordinario. Prendiamo,PadPesempio,PlùufficioPorientamentoPdiPunPcollegePconPunoPstaffPdiPpochePpersone.P QuestePdevonoPnonPsoloPincontrarePgliPstudentiPePgestirePlePloroPrichieste,PmaPanchePrispondere alptelefono,pcontrollarepeprisponderepallep ,pascoltarepipmessaggipinpsegreteriapopprenotare appuntamentipaglipstudentipchepsonopvenutipdippersona.pquesto,pinpmedia,ppuòprichiederepdap3pa 4PminutiPperPappuntamento.PMoltiplicaPperPcentinaiaPoPmigliaiaPdiPstudenti,PePottieniPlePrisorse necessariepperpquestopcompito.pquesteprisorsepsarebberopstatepmeglioputilizzatepperpincontrare glipstudenti,psviluppareppercorsipdiporientamentopopsvolgerepaltrepmansionipamministrative. Operatività limitata APmenoPchePunùaziendaPnonPrimangaPapertaP24PorePalPgiorno, ipclientippossonopprenotarepsolopinpunapfinestrapdiptempop limitata.pquestopnonpsoloprappresentapunppossibilepproblema perpchipprenotap-ppotrebbepinfattipnonpesserepinpgradopdi contattareplùaziendapnegliporaripdùufficiopstandardp-pmap equivalepanchepapmancatepvenditepperplùaziendapdurante ilpperiodopdipchiusura. A meno che un'azienda non rimanga aperta 24 ore al giorno, i clienti possono prenotare solo in una ristretta finestra di tempo. UnPottimoPesempioPdiPaziendaPconPoperativitàPlimitataPèPlaPPubblicaPAmministrazionePche offrepservizipaipcittadini.pancorapdippiùprispettopadpaziendepprivate,pquestipufficiphannopdip solitopunùoperativitàplimitata,papvoltepsolopdippocheporepalpgiorno.pciòppuòpesserepunpproblema P perpqueipcittadinipchepnonppossonopprenotarepilploropappuntamentopdurantepgliporaripdi aperturapdeglipuffici.pinoltre,panchepquellipcheppossono,pdevonopspessopsopportareplunghe attesepperppoterpparlarepconpunpqualsiasipfunzionario,pdalpmomentopchepinpquegliporaripsonop tuttipbombardatipdiptelefonate.pquestopcreapdisagiopalpcittadinopepappesantiscepilplavorop perpilppersonalepdellùufficioppubblico. SuperSaaS Italia Gestione Automatica e Manuale degli Appuntamenti: un Confronto 5

6 Insoddisfazione dei clienti NellaCsocietàCodiernaCiperconnessaCdaCInternet,CnonCoffrireCunEalternativaCwebCallaCclassica prenotazionecviactelefonocpuòcrappresentarecuncdisagiocpercicclienti.cquesticultimi,cnoncsolo desideranocavereclacpossibilitàcdiceffettuarecoperazioniconlinecqualicprenotazioniceciscrizioni,c macseclocaspettano.cincalcuniccasi,cpotrebberocandarecaccercarecdallacconcorrenzacciòcchecnoi noncoffriamocloro. ConsideriamoCunaCcatenaCdiCpalestreCcheCriceveCabitualmenteCprenotazioniCperCunaCserieCdiC servizi.cpurtroppoctalicprenotazionicpossonocessereceffettuatecsoltantocdurantecglicoraricdicc aperturacdeiccentri,cecquestocpuòcrisultarecscomodocpercicclienti.cacpeggiorarecleccose contribuisconocancheccerticclienticchecconcordanocleclezionicdirettamentecconcglicistruttoric senzacpassarecdallacreception.cgrancpartecdellacclientelacècconnessacacinternetc24corecal giornocviaclaptopcecsmartphone.cecdesideracpotercprenotareconlineciccorsicoclecsessionicsenzac doverctelefonare.cpercmolticdicloro,cquestacmancanzacdicunealternativaconlinececilcdisagio checnecconseguecsonocmotivicsufficienticperciscriversicincunealtracpalestra. Perché le Prenotazioni Online SebbeneCesistanoCaltreCalternativeCperCgestireCilCprocessoCdiCprenotazioneCappuntamenti, C ilcsoftwarecdicprenotazioneconlinecècsenzacdubbiocleopzionecpiùcefficacecedceconomicacper ognictipologiacdeazienda,cacprescinderecdaicservizicchecdevonocprenotare. SuperSaaS Italia Gestione Automatica e Manuale degli Appuntamenti: un Confronto 6

7 Funzionalità Avanzate Levcaratteristichevpresentivneivsoftwarevdivprenotazionevonlinevchevautomatizzano,vsemplificano evmiglioranovilvprocessovdivprenotazionevsonovsemplicementevindisponibilivnellevmodalità tradizionalivdivgestionevdeglivappuntamenti.vtalivcaratteristichevincludono:v Totale autonomia di prenotazione, ovvero il cliente prenota il proprio appuntamento quando e come preferisce, 24 ore al giorno Dandovallevpersonevlavpossibilitàvdivprenotarevonlinevivproprivappuntamenti,vlevaziendevevivloro staffvpossonovliberarevunaenormevquantitàvdivtempovchevaltrimentivsarebbevstatovutilizzatovperv risponderevalvtelefono,vrisponderevav vevmessaggivinvsegreteria,vpiuttostovchevavgestire manualmentevunaagendavcartaceavovunvcalendariovelettronico. 90% Ora Prenotano Online Prenotarevonlinevquandovevcomevsivvuolevèvunvcomportamento chevivclientivadottanovrapidamente.vpervesempio,vunvgruppovdi counselingvhavvistovunvimmediatovcambiamentovnelvmodovinvcui ivsuoivclientivfissanovglivappuntamenti:voltrevilv90-voravlovfavonline. Promemoria automatici via e SMS Un gruppo di counseling ha visto un immediato cambiamento nel modo in cui i clienti fissano gli appuntamenti: oltre il 90% di loro ora lo fa online. Diversivstudivhannovmostratovchevpromemoriavdivqualsiasivtipo possonovridurrevnotevolmentevilvnumerovdivno-show,vautentico flagellovdivmoltevaziende.vmavavmenovdivautomatizzarevtalev processo,vunavpersonavdivstaffvdevevspenderevtempovavcontattarev ciascunvclientevpervtelefono,v vovaltrivmezzivdi comunicazione.vavsecondavdelvnumerovdivappuntamentivov prenotazionivricevute,vquestovcompitovpuòvaverevunveffetto importantevsullavproduttivitàvcomplessiva.vunvpromemoria v inviatovautomaticamentevdavunvsoftwarevdivprenotazionevonline nonvrichiedevtempovovrisorsevaggiuntivevevpuòvridurrevdivoltre ilv50-vilvtassovdivno-show.vpuòvanchevridurrevilvnumerovdivchiamatev invarrivovdavpartevdivclientivchevvoglionovverificarevsevilvlorov prossimovappuntamentovèvstatoveffettivamentevprenotato. SuperSaaS Italia Gestione Automatica e Manuale degli Appuntamenti: un Confronto 7

8 Inviare'promemoria'appuntamenti'può'contribuire'in'maniera'decisiva'a'riempire'il' calendario'prenotazioni.'considera'questi'esempi'di'vita'reale: I'counselor'presso'un'comprensorio'scolastico'hanno'ridotto'in'maniera'significativa le'cancellazioni'last-minute'e'i'no-show'grazie'ai'promemoria' 'spediti'a'genitori e'alunni. Un'gruppo'di'praticanti'infermieri'ha'di'fatto'eliminato'i'no-show'grazie'ai'promemoria ' automatici. Conservazione dei dati e reportistica I'dati'relativi'a'prenotazioni'e'appuntamenti,'compresa'l'anagrafica'clienti'o'altri'dettagli'di un'servizio'specifico,'sono'importanti'per'molte'organizzazioni,'che'li'utilizzano'a'scopo'di analisi'e'reportistica.'un'sistema'di'prenotazione'online'elimina'il'bisogno'di'conservare'tali dati'in'file,'cartelle'o'fogli'di'calcolo'separati'dal'momento'che'sono'archiviati'e'aggiornati in'totale'sicurezza'all'interno'del'sistema'stesso.'in'alcuni'casi,'il'sistema'di'prenotazione dispone'di'funzionalità'standard'che'permettono'di'creare'report'facilmente,'invece'di'dover' raccogliere'ed'elaborare'manualmente'cifre'e'dati. Le'opzioni'relative'alla'reportistica'possono'variare,'ma'di'solito'i'report'mostrano'dettagli su'appuntamenti/prenotazioni,'clienti'e'tasso'di'riempimento'dei'calendari.'alcune'aziende necessitano'di'report'settimanali,'mentre'altre'aggiornano'i'dati'ogni'mese'o'anno.'di'solito i'software'di'prenotazione'permettono'di UnQdistributoreQsanzionatoQdaQunaQdittaQdi trasportiqperqaverqtenutoqinqstand-byqunqmezzo perqunqtempoqsuperioreqaqquelloqconcordato, puòqoraqcontestareqlaqsanzioneqpoichéqil sistemaqdiqprenotazioneqonlineqdelqportoqpuò mostrareql'oraqdiqarrivoqeqdiqpartenzaqdelqmezzo. QuestoQsiQtraduceQinQunQrisparmioQpariQaQ 100Q-Q 200QperQincidente. scegliere'un'intervallo'di'date,'soluzione che'elimina'la'necessità'di'cercare'i'dati manualmente'in'un'database. Un'accurata'archiviazione'dei'dati'può risultare'utile,'specialmente'quando'le circostanze'richiedono'tempi'rapidi.'ad esempio,'un'distributore'sanzionato'da una'ditta'di'trasporti'per'aver'tenuto'in attesa'un'mezzo'per'un'tempo'superiore' a'quello'concordato,'può'ora'contestare SuperSaaS Italia Gestione Automatica e Manuale degli Appuntamenti: un Confronto 8

9 lagsanzionegpoichégilgsistemagdigprenotazionegonlinegdelgportogpuògrivelareglcoragdigarrivo egquellagdigpartenzagdelgmezzo)gquestogsigtraducegingungrisparmiogparigag 1UUg(g 2UUgperg incidente) E-marketing Dalgmomentogcheglege(mailgdigclientiAgpazientiAgsociAgstudentigetc)gsonogelementigchiavegdigogni campagnagdige(mailgmarketingagungsoftwaregdigprenotazionegonlinegpuògesseregilgmodogpiùg semplicegegconvenientegdiggestiregtaligindirizzigeagsegnecessarioagdigsincronizzarligcongilgfornitore digservizigmarketing)gpoichéggligutentigchegritornanogdigsolitogaggiornanogigproprigindirizzig ag unaglistagcreatagattraversogungsistemagdigprenotazionegonlinegsaràgnormalmentegpiùgaggiornata diguncanalogaglistaggestitagagmanogingungfogliogdigcalcologogingungaltrogfile)gconservaregquesti indirizzig gingungsoftwaregdigprenotazionegliberagtempogpreziosogperglogstaffagtempogcheg altrimentigandrebbegdedicatogallaggestionegdellagmailingglist) InoltreAgungampiogventagliogdigattivitàgbasategsugservizig(gdaigcentrigbenesseregaigparrucchieriAg dallegpalestregagligstudigfotograficig(ghannogfattogfaregalgpropriogmarketinggungsaltogdigqualità integrandogungpulsantegfprenotagorafgnelleglorognewslettergegnelleglorog )gaffiancandogil pulsantegdigprenotazionegagscontiagofferteagpromozionigegcouponagpossonoggeneraregpiù appuntamentigbegquindigpiùgvenditeigpoichégigclientigsonogpiùgpropensigagprenotareglìgegingquel momentogpiuttostogchegdovergusciregdallagnewslettergpergprenotaregaltrove)g Pagamento online PoichégmoltigservizighannogungcostoAgtante aziendegpreferisconogfarsigpagaregdaigpropri clientignelgmomentogstessogingcuigquestig prenotano)gancorgdigpiùgoggigrispettogagieria legpersonegsonogagpropriogagiogagpagare onlinegcongcartagdigcreditogegsonogdisposte agfornireginformazionigriservategagun sistemagdigprenotazionegsicurogegaffidabile) UnCaziendagpuògtrarregbeneficiogdagquestag funzionalitàgingdiversigmodi)gingprimisgbegpiù importanteiagunagpersonagchegpagagungservizio SuperSaaS Italia Gestione Automatica e Manuale degli Appuntamenti: un Confronto 9

10 mentrezlozprenotazèzpiùzdifficilezchezdiaz:buca:zezinzquestozmodozriducezilztassozdizno5show ezgarantiscezchezglizslotzoccupatizrimanganoztali%zsecondariamente0zunzsistemazdizpagamento onlinezautomaticozpuòzsemplificarezlezprocedurezcontabilizezridurrezilznumerozdizinterventi manualiznecessarizperzelaborarezezregistrarezizpagamenti% Altre caratteristiche Nelztenerezilzpassozconzizprogressizdellaztecnologiazezizbisognizdeizclienti0zizsistemizdizprenotazione onlinezhannozsviluppatozcaratteristichezaggiuntivezcomplementarizazquellezprimarie%ztrazqueste:z Plug5in0zsincronizzazionizezintegrazionizconzaltrezapplicazionizdizusozcomunezqualiz 5 calendarizelettronici0zgestionalizdizcontabilità0zpiattaformezdizcms% WebzappzchezoffronozunWinterfacciazpiùzusabilezperzsmartphonezezdispositivizportatili Prenotazionizmultiplezperzintervallozdiztempo0zcaratteristicazimportanteznelzcasozdizcorsi ezattivitàzdizgruppo% Una Società Online SecondozlWInternetzWorldzStatistics0zcizsonozoltre O%3QQ%QQQ%QQQzdizutentizInternetznelzmondo0zilz55QC inzpiùzrispettozalzoqqq%zewzunazpercentuale importantezdiztuttazlazpopolazionezmondiale%zquesti z utentiznonzleggonozsolozlw zozguardanozfotozdi famigliazsuiznetworkzsociali%zognizgiornozeffettuano ancheztransazionizonlinezcomezfissarezappuntamentiz ezprenotazioni%zconzizsuddettiznumerizinzcostante crescita0zlezaziendezdevonozadattarsizazquestaz espansionezoppurezperderezclienti0zpazientizetc%z5z ezlezvenditezcorrelatez5zazvantaggiozdizqueizcompetitor chezinvecezoffronozlazpossibilitàzdizprenotarezonline% Ci sono oltre utenti Internet nel mondo Tuttezlezaziendezchezvoglionozcontinuarezazprosperarezdevono offrireztransazionizonline0zcompresezprenotazionizezappuntamentiz SuperSaaS Italia Gestione Automatica e Manuale degli Appuntamenti: un Confronto 10

11 LeIaziendeIcheIpassanoIaIunIsistemaIdiIprenotazione onlineialipostoidiiunaiproceduraimanualeivedonoispessoi unicambioidiiabitudiniiimmediatoineiiloroiclientiè UnIgruppoImedicoIhaIriportatoIunItassoIdiIprenotazioni onlineivicinoiali100piinipazientiiconietàiinferioreioiuguale I ai40iannicimentreiuniagenziaidiiviaggiidichiaraicheiili90p deiisuoiiclientiipreferisceiprenotareionlineè InIsintesi:IsiaIiIclientiIattualiIcheIquelliIpotenzialiIsono sempreipiùitempoionlinecieileiaziendeidevonoifarei altrettantoè Un gruppo medico riporta un tasso di quasi il 100% di prenotazioni online tra i suoi pazienti Più Contatto con i Propri Clienti L-automazioneIdeiIprocessiIfruttoIdiIunIsistemaIdiIprenotazioneIonlineIvaIbenIoltreIilIrendere laiproceduraidiiprenotazioneipiùiefficaceieilineareèipermetteiancheialleiaziendeidiimantenersi piùieimeglioiinicontattoiconiiipropriiclientièimentreiquestiifissanoiappuntamentiieiprenotazionii onlineciiidatiidailoroiinseritiiòi citelefonociindirizzoiòivengonoicustoditiialisicuroinelisistemac facilmenteiaccessibiliidall-aziendaèiquestoisignificaipoteridialogareiconiloroiconipiùifacilitàc adiesempioiviaimarketingielettronicoioiconimessaggiismsioccasionaliiperimantenereiaperta laicomunicazioneèie-iunimetodoieccellenteipericostruirecimantenereieisviluppareiunaibaseifedele diiclientiè Più Risparmio di Denaro InIgeneraleCIautomatizzareIunIprocessoIportaIcomeIconseguenzaIunIrisparmioIdiIdenaroèICiòI èiparticolarmenteiveroiperiaziendeicheiadottanoiunisistemaidiiprenotazioneionlineciiniquanto possonoicosìievitareidiiassegnareipersonaleiallaigestioneidiiquestoicompitoinoiosoèil-aziendai puòiinoltreirisparmiareisugliistraordinariiedievitareil-assunzioneidiiunairisorsaiaggiuntivaiche siioccupiidiigestireiappuntamentiieiprenotazioniioidiaisupportoiinialtreiareeiimpattateidaiuni processoidiiprenotazioneimanualeieidispendiosoèiinoltreciunisistemaidiiprenotazioneionline puòisostituireioperatoriidiicallòcenterioiaddettiiallaireceptioniutilizzatiidalleiaziendeipiùigrandii cheiricevonoiquotidianamenteiunielevatoinumeroidiiappuntamentiieiprenotazioniè SuperSaaS Italia Gestione Automatica e Manuale degli Appuntamenti: un Confronto 11

12 Esempi di risparmio finanziario in aziende che utilizzano un sistema di prenotazione online: Un'importante azienda risparmiah h1wwwhalhgiornohottimizzandohi calendarihdelhpersonalehaddettohal carico-scaricohinhbasehaglihorarihdi consegnahdellehmercié Un'azienda distributrice risparmia h5wwhmh h/wwwhdihstraordinarihahsettimana poichéhpuòhpianificarehmegliohilhsuohstaff portualehconoscendohconhesattezzahlsora diharrivohdeihmercantilié é Un gruppo medico risparmiah h4whah visitahperhognihpazientehchehprenota onlinehilhpropriohappuntamentoé Un centro di addestramentohalhgolf risparmiahcentinaiahdiheurohahsettimana dahquandohtuttihglihstudentihprenotano onlinehlehlezionié Un centro massaggi ehlahsuahretehdi sedihdistaccatehrisparmiah h1hmh h5hper transazionehsehihclientihprenotano onlinehinvecehchehattraversohil centralinoé Analizzandohinhquestihterminihunhsistemahdi prenotazionehonlineèhilhritornohsullsinvestimentohtroiq puòhesserehsignificativoéhperhesempioèhun'azienda chehnecessitihdihunahsegretariahperhgestirehgli appuntamentihinhmanierahtradizionalehdovrà aggiungerehunahmediahdih h15wwwhallsannohsul librohpagahtvalorehmediohcomehindicatohdahfonte histatqéhquestahfigurahehilhrelativohcostohnon sarannohpiùhnecessarihconhlsadozionehdihun sistemahdihprenotazionehonlineé Unhaltrohaspettohpositivohdeihsistemihdihprenotazioneh onlinehchehpuòhincrementarehihguadagnihèhlsinvio automaticohdih hehmessaggihsmshcomehpromemoria deglihappuntamentiéhprenotazionihehappuntamentih nonhrispettatihrappresentanohunhmancatohguadagnoè poichéhaltrihclientihpagantihavrebberohpotutoh prenotarehinhqueglihorariéhihpromemoriahpossono ridurrehnotevolmentehilhtassohdihnomshowèhfacendohin modohchehihclientihrispettinohglihimpegnihpresié Risparmio di Tempo Automatizzandohilhprocessohdihprenotazione dallsiniziohallahfineèhunhsistemahdihprenotazione onlinehpuòhridurrehdrasticamentehilhtempohnecessarioh perhgestirehappuntamentihehprenotazioniéhquesto equivalehahmenohtempohpassatohdallohstaffhal telefonohohahrisponderehah hohmessaggihin segreteriahtelefonicahlasciatihdaihclientiéhperhquelleh aziendehchehricevonohognihsettimanahcentinaia ohmigliaiahdihappuntamentihehprenotazionièh lsimpattohdihunhsistemahdihprenotazionehonlineh èhdihsolitohimmediatoé SuperSaaS Italia Gestione Automatica e Manuale degli Appuntamenti: un Confronto 12

13 Adèesempio"èunoèstudioèdiècounselingècheèhaèiniziatoèaèutilizzare unèsoftwareèdièprenotazioneèonlineèhaèvistoèdaèsubitoèridursièdel è è 75éèleètelefonate"èconèconseguenteèpiùètempoèperèaltreèprioritàP Unèaltroèesempioèèèunècentroèabbronzaturaènonèpiùèinègradoèdi gestireèleè3ttèchiamateèeèmessaggièquotidianièconèrelativoèmancato guadagno;èoraègestisceèsoloèunaèmanciataèdiètelefonateèpoichéèi clientièprenotanoèonlineèleèsessionip Un istituto sede d'esami ha visto ridursi del 75% il numero di telefonate da parte degli studenti Altrièesempièincludono: Unèistitutoèsedeèd'esamièhaèvistoèunaèriduzioneèdelè75éèdièchiamateèdaèparteèdièstudenti UnoèstudioèmedicoèrisparmiaècircaèòTèoreèlaèsettimanaèavendoèridottoèilènumeroèdi prenotazioniètelefonicheèeèrelativeèrichiamateèdièpromemoria Unèpoliambulatorioèrisparmiaè8èGèòTèoreèsettimanalièdiètempoèlavorato Inoltre"èaziendeècheèconduconoècampagneèdelètipoè0ilèdealèdelègiorno0ècomeèGrouponèo Privaliaèhannoèricavatoènotevolièbeneficièdaèunèsistemaèdièprenotazioneèonline"èpoichéèmolte nonèriesconoèaètenereèilèpassoèconèl'eccezionaleèvolumeèdiètelefonateèeè ècheèquestiè portalièproduconopèperèalcunièdièloro"èilèsuccessoèottenutoèèèstrettamenteècollegatoèalèsistemaè utilizzatoèperèricevereèleèprenotazionièonlineèdaiènuovièclientipèunaècatenaèdièpalestreèhaèstimato inèmigliaiaèdièeuroèilèrisparmioèottenutoèconèleèprenotazionièonlineèrispettoèalècostoèdièunè impiegatoèpartgtimeèduranteèilèperiodoèdièvaliditàèdelèdealp Accessibilità Unèsistemaèdièprenotazioneèonlineèèèaccessibileèalloèstessoèmodoèdièunèsitoèwebèoèdièunaèpagina suèunèsocialènetworkpètuttoèciòècheèèèrichiestoèèèunaèconnessioneèinternetègèmoltoèdiffusaèoggièg nonèimportaèseèviaèpcèdesktop"èlaptop"ètabletèoèsmartphonepèquestaècaratteristicaènonèsolo permetteèalèclienteèdièvedereèièservizi"èlaèloroèdisponibilitàèeèdièprenotareèinètotaleèautonomia" maèconsenteèancheèadèamministratorièdièsistemaèeèsuperuserèdièaccedereèaiècalendarièquando sonoèfuoriècasaèoèfuorièufficiopèquestoècontrastaèfortementeèconèleèapplicazionièormaièobsoleteè è venduteèinèscatola"èinstallateèeèaccessibilièsoloèsuèunèsingoloèpcèdesktopèoèsuèunaèsingolaèretep è SuperSaaS Italia Gestione Automatica e Manuale degli Appuntamenti: un Confronto 13

14 ICbeneficiCdiCutilizzareCunCsoftwareCaccessibileCviaCInternetCpossonoCessereCdiCvastaCportata.CPer esempioacunacimportantecscuolacguidacconcdiversicistruttoricchecfinocadcoggicdovevanoctornare C incsedectracunaclezionececlqaltracpercvederecglicappuntamenticsuccessivi.cglicstessicistruttoricpossono oracaccedereconlinecallecpropriecagendeacrisparmiandoctempocecbenzina.cunqaziendachacriferitoc uncrisparmiocdictempocdicduecorecalcgiornocpercciascuncistruttorececuncrisparmiocmediocdicbenzina paricac600ceuroclqannocpercistruttore. Cosa Cercare in un Software di Prenotazione Online ConsideratoCilCruoloCchiaveCcheCappuntamentiCeCprenotazioniChannoCnelleCaziendeCdiCognCtipoC ecdimensioneacècimportanteccondurrecunqaccuratacvalutazionecpreliminarecriguardantecnoncsolo glicspecificicbisognicdicclienticecpersonalecaziendaleacmacanchecdeicdiversicfornitoricpresenticsulc C mercatocecdeicservizicdaclorocofferti.ceccomecsemprecincambitocsaascòsoftwarecascacservicemacvi sonocdiversicelementiccheclecaziendecdovrebberocvalutarecprimacdicscegliernecuno. Caratteristiche e funzionalità QuesteCsonoCleCpietreCmiliariCdiCunCsistemaCdiCprenotazione onlinecefficaceacquindicècimportanteccheclqaziendacabbiacuna ideacpreventivacdicciòcchecvuolecottenerececdeicprocessicchec vuolecottimizzarececautomatizzare.cmentrecalcunecaziende possonoctrarrecbeneficiocanchecsolocdallecfunzionalitàcstandard presenticnellacmaggiorcpartecdeicsistemicécqualiclqautonomiacdi prenotazionececicpromemoriacautomaticicviac cecsmscécaltre necessitanocdicfunzionalitàcaggiuntiveccomecquellecespostecincprecedenza.callqiniziocalcuni requisiticpotrebberocnoncesserecevidentiacspecialmentecpercquellecaziendecchecutilizzavano uncmetodocdicprenotazionectradizionalecocchecnoncnecutilizzavanocalcuno.cuncperiodocdicprovac gratuitococunacdemocpossonocesserecdicgrandecaiutocpercscoprirecalcunicdeicrequisiticnascosti poichécpermettonocallqaziendacdictestarecilcsistemacecscoprirectuttecleccaratteristichececfunzionalità checessochacdacoffrire. SuperSaaS Italia Gestione Automatica e Manuale degli Appuntamenti: un Confronto 14

15 Servizi professionali QuestaUcaratteristicaUpuòUdavveroUfareUlaUdifferenzaUtraUsoftwareUdiversi:UspecialmenteUseUlaU aziendauintendeuespandereuilusistemaudiuprenotazioneuonlineuoltreuleusueufunzionalitàustandardk EsempiUdiUtaliUserviziUincludonoUl/integrazioneUconUaltriUserviziUwebUoUconUretiUeUsistemiUesistenti:UU sviluppoudiuinterfacceugraficheuùguidupersonalizzateueuassistenza tecnicaueucommercialeudedicatakulaumaggioruparteudeiufornitoriu diusoftwareudiuprenotazioneuonlineunonuèuinugradoudiusoddisfare taliurichieste:ueccouperchéuquestauvalutazioneuèuimportanteu soprattuttouperugrandiuaziendeucheurichiedonousistemiualtamente scalabiliueuconfigurabilikuinuquesteucircostanzeuèuspessoumegliou contattareuilufornitoreuperucapireuqualiusonouleusueucapacitàue se-comeupuòusoddisfareudeiubisogniuspecificikk Sicurezza QuestaUèUsenzaUdubbioUunaUdelleUvalutazioniUpiùUimportantiUdatoUilUflussoUdiUinformazioniUprivate qualiunomi:uindirizzi:unumeriudiutelefonoueuindirizziu ucheuviaggianoucostantementeusullaureteu U U InternetkUDettoUquesto:UèUnell/interesseUdell/aziendaUverificareUleUcredenzialiUdiUsicurezzaUdel providerusaasuprimaudiustipulareuunucontrattououunuabbonamentouconuluikuareeucheurichiedono attenzioneuincludono: IUprotocolliUdiUsicurezzaUstandardU ProcedureUdiUbackPupUdeiUdati ProcedureUdiUfailoverUinUcasoUdiUmalfunzionamenti LaUmaggiorUparteUdeiUproviderUSaaSUdiUbuonaUreputazioneUcondividerannoUvolentieriUconUiUloroU potenzialiuclientiuleumisureudiusicurezzaucheusonousolitiuapplicare;uèucompitoudell/aziendauclienteu eudeiusuoiurappresentantiuraccogliereuleuinformazioniuauquestoupropositok SuperSaaS Italia Gestione Automatica e Manuale degli Appuntamenti: un Confronto 15

16 Costo ComeqavvieneqconqlaqmaggiorqparteqdelqsoftwareqSaaSNqilqcostoqdiqunqsistemaqdiqprenotazioneq onlineqpuòqvariareqmoltonqdaqserviziqcompletamenteqgratuitiqadqapplicazioniqpiùqrobusteqche richiedonoqunqpagamentoqmensile.qlaqmaggiorqparteqdelleqapplicazioniqgratuiteqoqlowrcostqnonq offronoqiqserviziqeqleqfunzionalitàqpresentiqinqquelleqdiqfasciaqpiùqaltanqlaqqualqcosaqvaqconsiderataq inqfunzioneqdelleqspecificheqnecessitàqdellaazienda.qciòqèqparticolarmenteqveroqperqleqmedieqe grandiqaziendenqcheqspessoqrichiedonoqserviziqaggiuntiviqcomeqquelliqmenzionatiqinqprecedenza. ComeqdiceqilqvecchioqadagioNqètantoqpaghiNqtantoqottieniè.qEdqèqcertamenteqilqcasoqquandoqparliamo diqsoftwareqdiqprenotazioneqonline. ComeqregolaqgeneraleNqilqsoftwareqSaaSqhaqdiqsolitoqunqprezzoqabbordabileqeqsiqadattaqaqbudgetq diqogniqtipo.qmoltiqfornitoriqpropongonoqlaqformulaqèpayrasryourgoènqovveroqpaghiqperqquanto R consuminqsenzaqvincoliqoqcontrattiqaqlungaqscadenza.qalcuniqoffronoqunoqscontoqrqadqesempioqunq meseqgratuitoqrqseqsiqpagaqinqanticipoqunainteraqannualità. Supporto StoricamenteNqiqfornitoriqdiqsoftwareqnonqhannoqmaiqoffertoqunqrobustoqservizioqdiqsupportoqclientiNq affidandosiqspessoqalleqfaqqsuiqloroqsitiqwebnqaiqmanualinqalqsupportoqtelefonicoqaqpagamentoqeqalla speranzaqcheqilqdipartimentoqitqdellaaziendaqclienteqavesseqlaesperienzaqeqleqcompetenzeqperqinstallaren q impararenqgestireqeqmanutenereqilqsoftwareqacquistato.qnaturalmentenqquestaqèqunaeventualitàqpiuttosto raraqnellaqmaggiorqparteqdelleqaziende. LAavventoqdelqsoftwareqinqmodalitàqSaaSqhaqcambiatoqleqcoseNqeqoraqleqaziendeqricevonoqmaggioreq supportoqsiaqtecnicoqcheqcommerciale.qrestaqilqfattonqcomunquenqcheqilqlivelloqdiqtaleqsupportoqpuò variareqparecchioqinqfunzioneqdelqfornitore.qalcuniqfornisconoqsupportoqtelefonicoqinqtempoqrealen mentreqaltriqistruisconoqiqpropriqclientiqaqcontattarliqviaq nqalleqqualiqsiqimpegnanoqaqrispondere entroqunqdeterminatoqlassoqdiqtempo. MentreqperqcerteqapplicazioniqSaaSqpuòqessereqsufficientequnqlivelloqdiqsupportoqbaseNqquestoqdi solitoqsiqrivelaqnonqadattoqalqsoftwareqdiqprenotazioneqonlinenqdataqlaqsuaqimportanzaqnellaoperativitàq diqunaazienda.qcheqsiqtrattiqdiqunqproblemaqtecnicoqoqdellaqnecessitàqdiqparlareqconqunqoperatoreqper SuperSaaS Italia Gestione Automatica e Manuale degli Appuntamenti: un Confronto 16

17 Mentre per certi servizi SaaS può essere sufficiente un livello di supporto base, questo di solito si rivela non adatto a sistemi di prenotazione online......avere la possibilità di parlare con il proprio fornitore SaaS è spesso fondamentale. unaìdomandaìoìunìdubbioeìavereìlaìpossibilitàìdiìparlareìcon ilìproprioìfornitoreìsaasìèìfondamentale.ìnellaìfaseìdiìricerca diìunìproviderìèìimportanteìverificareìqualeìtipoìdiìsupporto inìtempoìrealeìfornisceìisiaì ìcheìtelefonoìvannoìbenet. ì Unìaltraìcaratteristicaìcheìcontraddistingueìunìbuonìfornitore SaaSìèìilìtrainingìsulìsistema.ìCosììcomeìilìsoftwareì"inìscatola" cheìsiìacquistaìneiìnegoziìdiìinformaticaìpuòìrisultareìoscuro alìclienteìlaìprimaìvoltaìcheìprovaìaìutilizzarloeìancheìilìsoftware web-basedìpuòìrisultareìallùinizioìdiìdifficileìcomprensioneìse nonìvieneìaccompagnatoìdaìunaìoìpiùìsessioniìdiìtraining. Iìfornitoriìaffidabiliìdiìsoftwareìdiìprenotazioneìonlineìfanno trainingìaiìpropriìclientiìquandoìinizianoìaìusareìilìservizioeìsi accertanoìcheìilìsistemaìsiaìconfiguratoìcorrettamenteeìcheìil clienteìabbiaìfamiliarizzatoìconìleìfunzionalitàìdelìsistemaìe cheìalleìdomandeìposteìdalìclienteìsiaìstataìdataìunùadeguata risposta. InìaggiuntaEìunìfornitoreìSaaSìserioìeffettueràìdegliìupgradeìperiodiciìdelìsoftwareìperìmantenere ilìservizioìalìtopìdellaìqualità.ìtaliìupgradeìsonoìdiìsolitoìautomaticiìeìnonìrichiedonoìalcunaìazione daìparteìdelìcliente;ìquandoìunìutenteìaccedeìalìservizioìdopoìunìaggiornamentoeìleìmodifiche sonoìsubitoìinìessere.ì Affidabilità e credibilità ComeìconìaltriìprogrammiìSaaSEìviìsonoìoggiìsulìmercatoìdiversiìsistemiìdiìprenotazioneìonline. MoltiìsonoìnatiìdallaìseraìalìmattinoEìaìmoltiìmancaìlùesperienzaEìlùaffidabilitàìeìlaìcredibilitàì necessarieìperìaffrontareìiìprocessiìdiìprenotazioneìdiìmolteìaziende.ìeùìquindiìdiìfondamentaleì importanzaìstudiareìattentamenteìciascunìcandidatoìfornitoreìdiìsistemiìdiìprenotazioneìonline primaìdiìprendereìlaìdecisioneìfinale. SuperSaaS Italia Gestione Automatica e Manuale degli Appuntamenti: un Confronto 17

18 SebbeneUfissareUappuntamentiUeUprenotazioniUpossaUsembrareUunUcompitoUuniversale,UilUmodo inucuiuun aziendauinterpretaueugestisceuquestouprocessouvariautrauleucentinaiaudiuindustrieucheu abitualmenteugestisconouprenotazioniueuappuntamenti.ue UimportanteUconsiderareUesempi realiudiucomeuilusoftwareudiuprenotazioneuonlineusiucomportauinuunouspecificousettore,umotivouperu cuiuiurappresentantiudell aziendauclienteudovrebberouchiedereualufornitoreudiuessereuascoltati.use disponibili,uchiedeteualufornitoreureferenzeuinuunouspecificousettoreueufateviudireudaulorouseuil serviziouèuaffidabile,useuèufacileudauusare,ucomeulougiudicanouiulorouclientiueudipendenti,ucomeuhauu miglioratoulaulorouoperatività,ueventualiuproblemiuouùbandierineurosseùudiucuiudovresteuessereua conoscenza,ueufateuloroututteuleupossibiliudomandeucheuriteneteuutiliuperuscegliere.u UnUaltroUindicatoreUimportanteUèUdaUquantoUtempoUilUfornitore èusulumercato.uaziendeuimprovvisateudiusolitounonuduranoua lungo,ueuilufattoudiuessereusulumercatoudaumoltoutempouè unaubuonauindicazioneucheuilufornitoreusaasuèuaffidabileueuha piùuprobabibilitàudiuresistereualutestudelutempo....essere sul mercato da un lungo periodo di tempo è una valida indicazione che il fornitore SaaS è affidabile e ha i numeri per resistere al test del tempo. Conclusioni IUprogressiUtecnologiciUhannoUcontagiatoUgranUparteUdelleUindustrieUeUlaUloroUoperatività.ULa pianificazioneueulaugestioneudiuprenotazioniueuappuntamentiunonufaueccezione.usistemiucollaudatiu diuprenotazioneuonlineusonouormaiudisponibiliuperututtiuiutipiudiuattivitàueuperututteuleunecessità,uau prescindereudagliuobiettiviudiubusiness,udalunumeroudiuimpiegatiueudalubudgetuaudisposizione. QuestaUtecnologiaUpuòUtrasformareUunUprocessoUspessoUnoiosoUeUdispendiosoUeUpuòUpermettere alleuaziendeudiuoperareuconupiùuefficenza,upiùuefficacia,upiùuprofittabilità. Per saperne di più sul software di prenotazione online e come può rendere più efficente il tuo processo di prenotazione, visita USuperSaaSUItalia,U2013 SuperSaaS Italia Gestione Automatica e Manuale degli Appuntamenti: un Confronto 18