Guida Rapida Portale Web Logista Italia

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1 Guida Rapida Portale Web Logista Italia Il servizio on-line gratuito per inviare i tuoi ordini tabacco! Crea ed invia velocemente e comodamente il tuo ordine Accedi al Portale Web da qualsiasi PC Prepara l ordine anche se non sei connesso a Internet tramite il modulo Excel: è più comodo dell U88 Accedi al catalogo prodotti e listino prezzi sempre aggiornati Conosci la quantità e l importo della merce in arrivo il giorno prima della consegna Vuoi imparare ad utilizzare il Portale Web? Aderisci al servizio gratuito di FORMAZIONE DEDICATA ed usufruisci così di tutti i benefici del Portale: contatta il numero verde di Logista Italia digita la sequenza di numeri: ti risponderà un operatore a te dedicato prendi un appuntamento e riceverai un supporto in linea gratuito per l utilizzo delle funzionalità e per la preparazione di un ordine tabacco

2 1 ATTIVA GRATUITAMENTE IL PORTALE WEB Richiesta utenza / password Accedi al Portale di Logista Italia e digita il seguente indirizzo: Richiedi gratuitamente i codici di accesso al Portale, accedendo alla sezione Abilita la tua rivendita all acquisto dei prodotti on-line ( ). Nella schermata che ti appare, dovrai compilare il modulo di richiesta seguendo i vari passaggi (alcuni campi sono obbligatori come ad es. ). Dopo aver terminato le attività richieste, riceverai entro 48h una di conferma con il codice utenza e potrai così accedere al Portale Web per utilizzare i servizi a te dedicati. Autenticazione & schermata principale Entra nell Area Clienti (1), posiziona il mouse sulla casella Utente e digita la tua utenza; allo stesso modo inserisci la password generica che ti viene assegnata nell apposita casella (2); clicca su Entrare (3) per accedere alla schermata principale del Portale e sostituisci la password impostandone una tua personale. 1 Quando inserisci la Password fai attenzione ad inserire correttamente le lettere maiuscole e minuscole 2 3 Ricorda che il manuale utente completo è disponibile sul Portale nell area Help Punto 1 Attiva gratuitamente il Portale web

3 2 CREA IL TUO ORDINE Conosci la data limite Da qualsiasi sezione del Portale puoi controllare la data limite di invio ordine. Al centro della schermata appare una scritta a scorrimento che ti indica il giorno limite per l invio del prossimo ordine ordinario e quanti giorni ti restano per farlo. Accedi all area Ordini Scegli Ordine (1) dalla barra di navigazione per accedere alla pagina di creazione ordine. Puoi scegliere tra due tipologie d ordine: quello Ordinario, automaticamente selezionato quando entri nell area Ordine, oppure quello Straordinario, da selezionare premendo sull apposito pulsante (2). Inoltre, sempre in questa sezione, hai la possibilità di modificare o annullare un ordine salvato ed ancora modificabile. Creazione Ordini Per la compilazione dell ordine hai a disposizione tre diverse modalità: da file Excel, Manuale e Modello. Creazione Ordine Ordinario da file Excel Per utilizzare questa modalità di inserimento ordine, è necessario scaricare dalla Home Page o dalla pagina Help il Catalogo Prodotti. Apri il modello, inserisci i prodotti e le quantità che vuoi ordinare e poi salvalo sul tuo PC. 1 2 Seleziona la Data consegna (3) dei prodotti tra quelle proposte dal menù a tendina, in coerenza con il tuo piano di levata. Dalla sezione Importa file Excel, clicca il tasto Sfoglia (4) e seleziona il percorso dal quale puoi caricare il file appena salvato premendo Carica (5). 3 E infine possibile aggiungere o eliminare uno o più prodotti con le apposite funzionalità Cerca prodotti e Cancella prodotti. ATTENZIONE: Utilizza il Catalogo Prodotti per inviare l ordine da Portale Web e ridurrai notevolmente i tempi di creazione del tuo ordine!!! Infatti il file Excel, come il modello U88 contiene la lista dei prodotti (codici AAMS e descrizione) sempre aggiornata, basta aggiungere solo la quantità. Una volta compilato il modulo Excel potrai salvarlo e poi caricarlo nuovamente ogni volta che vorrai sul Portale Web. Ricorda che in alternativa puoi semplicemente caricare un file excel con le due colonne: codice AAMS, Quantità con i valori che vuoi inserire nell ordine 4 5 Punto 2 Crea il tuo ordine

4 Creazione Ordine Ordinario Manuale Seleziona la Data consegna (6) dei prodotti tra quelle proposte dal menù a tendina in coerenza con il tuo piano di levata. Inserisci i prodotti che intendi ordinare scrivendo nelle celle il Codice AAMS e la Quantità KgC (7) e premi Invio sulla tua tastiera. Le altre colonne si compileranno automaticamente e visualizzerai per ogni prodotto: - Unità minima ordinabile - Prezzo Lordo - Aggio - Prezzo netto Se non conosci i codici AAMS di uno o più prodotti puoi selezionare Cerca prodotti (8). La funzionalità di ricerca prodotti è utile perché ti consente di inserire in ordine molti prodotti contemporaneamente, senza l obbligo di ricordare a memoria ogni singolo codice AAMS. Nella schermata che appare ricerca un prodotto per Descrizione o per Tipologia (9) e premi Avvia Ricerca (10). Clicca su uno o più prodotti ed Aggiungi e ritorna all ordine (11) per tornare all ordine ed impostare le quantità per i prodotti selezionati, oppure premi Aggiungi e cerca ancora (12) per aggiungere nell ordine i prodotti selezionati e rimanere nella schermata per effettuare altre ricerche. Invece, se premi Ritorna all ordine (13) verrai reindirizzato alla schermata di compilazione ordine e nessun prodotto verrà aggiunto al tuo ordine Se premi su un codice AAMS tra quelli ricercati, puoi visualizzarne la scheda di dettaglio con la foto del prodotto, i dati generali e quelli relativi al prezzo. Una volta aggiunti i prodotti che hai ricercato, dovrai solo perfezionare il tuo ordine inserendo le quantità che vuoi ordinare per ogni prodotto (14). Premi il tasto Calcola Totale (15) per visualizzare la quantità totale che hai inserito ed il valore totale dell ordine ( /kg). Terminato l inserimento dei prodotti con le rispettive quantità, ti consigliamo di controllare l ordine creato prima di effettuarne l invio. Per esempio, se vuoi eliminare uno o più prodotti dall ordine, puoi selezionarli e premere il pulsante Cancella prodotti (16) Punto 2 Crea il tuo ordine

5 Creazione Ordine Ordinario tramite Ordine Modello Questa funzione ti permette di caricare l ultimo ordine ordinario inviato ( ULTIMO ORD <data> ), oppure un ordine modello che hai precedentemente creato nella sezione Modello sulla barra di navigazione. Seleziona la Data consegna (17) dei prodotti tra quelle proposte dal menù a tendina in coerenza con il tuo piano di levata. Per la tua levata post ferie hai anche a disposizione la Data consegna speciale (18) Premi il pulsante Carica ordine modello (19) presente nella sezione Dettaglio ordine per accedere all ultimo ordine ordinario che hai inviato e all elenco dei modelli che hai salvato in precedenza. 19 Da questa schermata puoi visualizzare il dettaglio dell ordine modello prescelto selezionando direttamente il relativo nome (20) e successivamente ritornare all ordine premendo il tasto Chiudi (21). Per scegliere l ordine che intendi utilizzare per l ordine corrente, seleziona la relativa casella di spunta e premi Conferma selezione (22) In questo modo i prodotti e le relative quantità del modello verranno aggiunte nella pagina di creazione dell ordine. E infine possibile aggiungere o eliminare uno o più prodotti con le apposite funzionalità Cerca prodotti e Cancella prodotti. 21 Ordine KgC inevasi In caso di KgC inevasi, il Portale ti propone di inserirli nell ordine successivo. Superata la data di levata, accedendo alla sezione Ordini ti apparirà un messaggio che ti propone di inserire i prodotti inevasi nell ordine successivo. Puoi disattivare questa opzione nella sezione personalizza in alto a destra. ATTENZIONE: Le variazioni eventualmente apportate all ordine da inviare non si applicano all ordine modello caricato, che manterrà intatto l elenco dei codici AAMS con le relative quantità. Punto 2 Crea il tuo ordine

6 ATTENZIONE: Per la tua levata post ferie hai a disposizione la funzionalità Data consegna speciale. Al rientro dalle ferie, una volta l anno, puoi usufruire di una levata ordinaria anche in un giorno diverso da quello istituzionale di prelievo. Creazione Ordine Straordinario Per creare un ordine straordinario, clicca sul tasto Ordine (23) dalla Home Page e seleziona l opzione Straordinario (24). Per la creazione dell ordine straordinario hai a disposizione tre diverse modalità di compilazione: Manuale, da file Excel e Modello. Puoi creare un ordine straordinario con la stesse modalità dell ordine ordinario. Seleziona dal calendario la Data consegna (25) dell ordine straordinario che può essere inviato entro le ore 11 o 12 del giorno precedente alla data di consegna Invio dell ordine Una volta controllato l ordine, per inviarlo premi il tasto Salva ordine (26) e successivamente scegli Accetto (27) nella finestra di avviso di conferma, contenente le informazioni di riepilogo. Utilizza la funzionalità Salva Ordine Modello per salvare l ordine che hai preparato indipendentemente dalla modalità di inserimento scelta. Potrai così utilizzarlo per modificare e inviare nuovamente l ordine Una volta inviato l ordine, è possibile conservarlo nell elenco ordini modello (fino a 10) cliccando su Salva Ordine Modello (28) e successivamente su Proseguire in modo da utilizzarlo per gli ordini successivi. Inoltre, è possibile effettuare una stampa dell ordine selezionando Anteprima di stampa (29) e di seguito Stampa Punto 2 Crea il tuo ordine

7 3 MODIFICA & ANNULLA IL TUO ORDINE Modifica e annulla ordine In questa sezione puoi visualizzare il dettaglio di un ordine salvato, modificare o annullare un ordine ancora modificabile ed infine visualizzare il dettaglio di eventuali prodotti di un ordine evaso che saranno parzialmente o totalmente non consegnati. Per effettuare una delle operazione sopra descritte, accedi alla sezione Ordine (1) dalla Home Page e scegli l opzione Modifica (2). 1 2 Per ricercare un ordine che intendi modificare, puoi effettuare una ricerca generica oppure puoi specificare dalla sezione Ricerca Ordine uno o tutti tra i seguenti criteri: 4 3 Numero dell ordine; Data di consegna; Tipologia dell ordine. (3) e quindi premere il tasto Avvia Ricerca (4). ATTENZIONE: È possibile annullare o modificare esclusivamente gli ordini creati da Portale e con lo stato di lavorazione Modificabile, cioè con data limite per l invio non scaduta. Seleziona l ordine desiderato e potrai visualizzarne il dettaglio (5). 5 Annullamento Dopo aver selezionato l ordine prescelto, premi il pulsante Annulla ordine (6) e nella finestra di avviso che compare, conferma l annullamento dell ordine. 6 Puoi visualizzare un ordine annullato nella lista degli ordini con l indicazione Annullato da rivendita nella colonna Stato di lavorazione. Ricorda che un ordine annullato non è più modificabile né recuperabile Punto 3 Modifica & Annulla il tuo ordine

8 Modifica Dopo aver selezionato l ordine desiderato, premi il pulsante Modifica (7) per accedere al dettaglio dell ordine. In questa sezione puoi effettuare le seguenti attività: Modificare la Data consegna, scegliendo dal menù a tendina un altra data di consegna; Modificare la Quantità (KgC) di uno o più prodotti, sovrascrivendo le nuove quantità sulle precedenti; Eliminare uno o più prodotti, selezionando i codici AAMS e quindi premendo il tasto Cancella prodotti (8); Escludere il servizio di Trasporto Garantito (se si è aderenti al servizio), selezionando Escludi Trasporto ; Aggiungere uno o più prodotti, selezionando la casella di spunta dei codici AAMS e premendo il tasto Cerca prodotti (9); Annullare l ordine, premendo il tasto Annulla ordine (10) Stato ordine Premendo Stato ordine (11) puoi verificare in qualsiasi momento lo stato di lavorazione del tuo ordine e i dati di dettaglio e riepilogo. Le informazioni più importanti che potrai controllare sono quelle relative alla quantità ordinata e alla quantità consegnata. Ricorda inoltre che i prodotti evidenziati in grassetto sono oggetto di prenotazione. 11 ATTENZIONE: Per maggiori informazioni sulle prenotazioni prodotto visita la sezione Info / Report Prenotazioni Una volta terminate le modifiche desiderate, seleziona il tasto Salva Ordine (12) per salvare l ordine con le nuove modifiche apportate. 12 Punto 3 Modifica & Annulla il tuo ordine

9 4 SALVA IL MODELLO & ACCEDI ALL ARCHIVIO Modello Questa sezione ti permette di visualizzare e gestire l elenco degli ordini modello, fino ad un massimo di 10 ordini tipo, da te creati in base alle tue necessità e pronti per essere caricati ed inviati. Inoltre hai la possibilità di visualizzare ed utilizzare l ordine ULTIMO ORD <data> che si crea automaticamente e che è uguale all ultimo ordine ordinario che hai inviato. Per accedere a questa funzione, premi il tasto Modello (1) dal menù principale e seleziona: Crea ordine modello (2), scrivendo il nome scelto nella casella Nome ordine modello per procedere con l inserimento dei codici AAMS e delle quantità dei prodotti desiderati; Modifica ordine modello (3), per aggiungere o eliminare uno o più prodotti e per variarne le quantità (Kgc); Cancella ordine modello (4), per eliminare un ordine già esistente Archivio Questa sezione ti consente di visualizzare: gli ordini tabacco e le fatture tabacco. Per visualizzare gli ordini tabacco che hai effettuato, seleziona Archivio (5) dalla Home Page e verrai reindirizzato all Archivio Ordini (6). Dalla schermata che ti appare, potrai visualizzare e/o scaricare un ordine in archivio premendo sul corrispondente pulsante Scarica il documento 6 5 Pagina 1 di 2 Dep.Fisc. DFL di MILANO Numero ordine Rivendita N Comune Pantigliate Tipo levata Ordinaria Titolare Rossi Data Consegna Cod.Tit Riga Cod.AAMS Descrizione Quantità(Kgc) Per visualizzare e/o scaricare una copia della fattura tabacco in archivio, sempre dalla sezione Archivio della Home Page, seleziona Archivio fatture tabacco (7) e premi sul corrispondente pulsante Scarica il documento. Se invece, desideri conoscere i dettagli di una fattura senza visualizzarne il relativo file, premi il pulsante Dettaglio fattura (8) PORDOTTO 1 1, PORDOTTO 3 0, PORDOTTO 4 0, PORDOTTO 5 0, PORDOTTO 6 0, PORDOTTO 7 0, PORDOTTO 8 0, PORDOTTO 9 1, PORDOTTO 10 4, PORDOTTO 11 0, PORDOTTO 12 1, PORDOTTO 13 0, PORDOTTO 14 1, PORDOTTO 15 0, PORDOTTO 16 1, PORDOTTO 17 0, PORDOTTO 18 0, DAVIDOFF CLASSIC*AST20 0, DAVIDOFF GOLD*AST20 0, DIANA AZZURRA KS*AST20 0, DIANA BLU KS *AST10 0, DIANA BLU KS*AST20 3, DIANA BLU KS*CART20 0, DIANA ROSSA KS*AST10 0, DIANA ROSSA KS*AST20 2, DIANA ROSSA KS*CART20 1, DIANA SLIM BLU*AST20 1, DUNHILL RED SLIM*AST20 0, FORTUNA RED*AST20 0, KENT BLUE*AST20 0, L&M RED LABEL KS*AST20 0, LUCKY STRIKE BLUE*AST20 0, LUCKY STRIKE GUSTO AUT.*AST20 COL. ROSSA 0, LUCKY STRIKE RED*AST20 1, LUCKY STRIKE RED*CART20 0, MARLBORO GOLD 100S *AST20 0, MARLBORO GOLD KS*AST10 1, MARLBORO GOLD KS*AST20 6, MARLBORO GOLD KS*CART20 1, MARLBORO GOLD TOUCH KS*AST20 0, MARLBORO KS*AST10 0, MARLBORO KS*AST20 3, MARLBORO SILVER*AST20 1, MEINE SORTE CLASSIC*AST20 0, MERIT 8 100S*AST20 GIALLO 0, MERIT BAY KS*AST20 0, MERIT BIANCA SLIM*AST20 0, MERIT KS*AST10 GIALLO 1, MERIT KS*AST20 GIALLO 3, MERIT*CART20 0,400 Punto 4 Salva il modello & Accedi all archivio

10 ALTRE FUNZIONALITÀ Area Messaggi Dalla Home Page, attraverso il menù principale, puoi accedere alla sezione Area Messaggi (1), dove è possibile visualizzare on-line le comunicazioni inviate da Logista relative ad informazioni commerciali ed operative utili per la tua rivendita. 1 Contabilità L accesso alla sezione Contabilità (2) ti permette di visualizzare la tua situazione contabile relativamente a: Riepilogo del fido concesso, (limite fido, fido residuo disponibile per la levata in corso, data di stipula dell accordo con l Ente garante, eventuale stato di escussione), solo se sei affidato 2 Modalità di pagamento Eventuali fatture non pagate alla scadenza Conosci il giorno prima della consegna l esatto ammontare da pagare per il tuo ordine! Statistiche Attraverso questa sezione è possibile visualizzare le statistiche di acquisto della tua rivendita a partire dalla data di adesione al Portale, accedendo alla sezione Statistiche (3) dal menù principale. Puoi conoscere i 10 prodotti più acquistati, selezionando l opzione Ranking prodotti più acquistati dal menù a tendina nella sezione Tipo statistica, oppure visualizzare il Fatturato per tipologia di prodotto (sigari, sigarette, trinciati...) (4) e le informazioni sulla quantità, totale lordo, netto ed aggio per ciascuna tipologia scelta. Quando hai selezionato la ricerca che vuoi effettuare, inserisci il Periodo da valutare e premi Calcola (5) FOCUS Altre Funzionalità

11 ALTRE FUNZIONALITÀ Info Questa sezione ti aiuta a visualizzare e/o modificare tutte le informazioni di riepilogo utili per la gestione della tua rivendita. In particolare, premendo Info (6) dalla barra del menù principale, accederai a I miei dati (7), contenente i dati anagrafici relativi alla tua rivendita, i dati della persona di contatto e della persona delegata. Puoi modificare autonomamente i dati di contatto, premendo il tasto Modifica (8) e scrivendo i dati nelle caselle corrispondenti Mantieni sempre aggiornati i tuoi dati di cellulare e mail per essere sicuro di ricevere tutte le comunicazioni da Logista Inoltre, è possibile indicare nella sezione Ferie Rivendita il periodo di ferie della tua rivendita, in modo da non ricevere comunicazioni da Logista Italia durante tale periodo Nell area Piano di Levata (9) è possibile reperire le informazioni relative alle tempistiche che regolano l invio degli ordini ordinari, in particolare il Limite Invio Ordine Ordinario e la Data di Consegna relative alla tua rivendita, mentre premendo il tasto Catalogo (10), accederai alla terza sezione, dove potrai consultare direttamente tutte le informazioni relative all elenco prodotti completo con i codici AAMS e i relativi prezzi sempre aggiornati Infine, selezionando il Report prenotazioni (11), avrai la possibilità di visualizzare le tue prenotazioni prodotto. Puoi ricercare le prenotazioni che desideri per dati di prenotazione, dati evasione e produttore e successivamente premere Avvia Ricerca (12). Hai inoltre la possibilità di esportare il dettaglio della prenotazione direttamente in un foglio Excel premendo Esporta su file Excel (13) FOCUS Altre Funzionalità

12 Scopri il Portale Web! Il Portale è il primo strumento dedicato esclusivamente al tabaccaio che ti permette di gestire i tuoi ordini in modo semplice, flessibile e sicuro comodamente dal tuo PC. Vantaggi Utilizza gratuitamente il Portale e potrai avere: Accesso immediato a molti servizi offerti (ad es. creazione, modifica e annullamento ordini, statistiche di acquisto); Flessibilità nella gestione dell ordine: possibilità di ordinare da ogni luogo; facilità nel modificare i tuoi ordini; possibilità di utilizzare e salvare fino a 10 modelli; immediatezza nel verificare lo stato di avanzamento e la disponibilità dei prodotti richiesti; Accesso ad informazioni costantemente aggiornate; Catalogo con foto prodotti; Gestione del Trasporto Garantito; Listino prezzi gratuito e sempre aggiornato. Scegliendo di utilizzare il Portale per i tuoi ordini, Logista ti accompagnerà nelle tue attività quotidiane. Infatti hai a disposizione una serie di strumenti e servizi che ti supporteranno e ti aiuteranno a svolgere in maniera facile e veloce tutte le attività. Assistenza Puoi ottenere tutte le informazioni di cui hai bisogno tramite: un dettagliato manuale utente che puoi scaricare e stampare direttamente on-line dalla Home Page la demo on-line delle principali funzionalità e brevi filmati che mostrano come utilizzarle l sempre a disposizione per rispondere alle tue richieste Logista ti mette inoltre a disposizione un servizio gratuito di assistenza personalizzata raggiungibile dal numero verde , che ti accompagna nell utilizzo delle principali funzionalità del Portale (selezionando direttamente in sequenza i pulsanti 1, 2, 1). Contattandoci avrai operatori dedicati che ti guideranno nell utilizzo del Portale, in particolare nella gestione dei tuoi ordini.

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