FileMaker Pro 11. Esercitazioni

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1 FileMaker Pro 11 Esercitazioni

2 FileMaker, Inc. Tutti i diritti riservati. FileMaker, Inc Patrick Henry Drive Santa Clara, California FileMaker è un marchio di FileMaker, Inc. registrato negli Stati Uniti e in altri Paesi. Il logo della cartella dei file è un marchio di FileMaker, Inc. Tutti gli altri marchi appartengono ai rispettivi proprietari. La documentazione di FileMaker è protetta da copyright. Non è permesso fare copie o distribuire questa documentazione senza previa autorizzazione scritta di FileMaker. È possibile utilizzare la presente documentazione soltanto unitamente a una copia del software FileMaker concessa in licenza. Tutte le persone, le società, gli indirizzi e gli URL elencati negli esempi sono fittizi e ogni riferimento a persone, società, indirizzi o URL esistenti è puramente casuale. Gli autori sono elencati nei documenti Riconoscimenti forniti insieme con questo software. I prodotti di terze parti e gli URL sono citati unicamente a scopo informativo e non costituiscono obbligo o raccomandazione. FileMaker, Inc. non si assume alcuna responsabilità nei confronti delle prestazioni di questi prodotti. Per ulteriori informazioni, visitate il nostro sito Web all'indirizzo Edizione: 01

3 Sommario Lezione 1 Principi di base di FileMaker Pro Uso di queste esercitazioni 9 Posizione dei file di esempio 10 Principi di base sui database 10 Che cos'è un database? 10 Perché utilizzare un database? 10 Organizzazione di un database 10 Come vengono visualizzati i dati dei campi? 10 Nozioni base di FileMaker Pro 11 Informazioni sulle modalità di FileMaker Pro 11 Per ulteriori informazioni 12 Lezione 2 Uso delle informazioni Apertura di un database e spostamento tra i record 13 Visualizzazione di informazioni in modi diversi 14 Visualizzazione di un formato diverso 15 Visualizzazione dei formati come moduli, liste e tabelle 16 barra degli strumenti e barra formato 18 Funzioni dei pulsanti della barra degli strumenti 18 Personalizzazione della barra degli strumenti 18 Salvataggio di una copia del file Esempi 19 Per ulteriori informazioni 19 Lezione 3 Ricerca e ordinamento di record Utilizzo della ricerca rapida per ricerche in un database 21 Ricerca di record basata sui criteri di un singolo campo 22 Ricerca di record basata sui criteri di più campi 23 Ricerca di record corrispondenti a più criteri nello stesso campo 23 Cercare i record che corrispondono a una serie di criteri nello stesso campo 24 Restrizione della ricerca 25 Salvataggio di una richiesta di ricerca per l'uso futuro 26 Record trovati con una ricerca salvata 26 Ordinamento dei record individuati 27 Aggiunta di un nuovo record in Visualizza come lista 28 Per ulteriori informazioni 28

4 4 Esercitazioni di FileMaker Pro Lezione 4 Creazione di un database e immissione di record Creazione di un database semplice 29 Campi 29 Creazione di un database 29 Immissione di dati nel database 31 Creazione del primo record 31 Creazione di un altro record 31 Copia dei dati mediante trascinamento 31 Modifica dei dati di un record 32 Inserimento di dati in Visualizza come modulo 32 Eliminare un record 32 Inserire un file in un campo Contenitore 33 Per ulteriori informazioni 33 Lezione 5 Personalizzazione dei dati visualizzati Formati e tabelle 35 Personalizzazione dei formati 35 Ridimensionamento, spostamento e aggiunta di un campo 36 Selezione e ridimensionamento di un campo 36 Spostamento di un campo 37 Aggiunta di un campo 38 Aggiunta di un pannello struttura a schede 39 Visualizzazione di un numero come valuta 41 Aggiunta di un colore ad un pannello a schede 41 Modifica delle dimensioni e del colore del testo 41 Aggiunta di elementi grafici al formato 42 Per ulteriori informazioni 42 Lezione 6 Creazione di elenchi, etichette postali e lettere Creazione di un elenco a colonne 43 Creazione di etichette postali 44 Formati Etichette 44 Creazione di un formato Etichette 44 Creazione di una lettera modello 46 Formati lettera 46 Creazione di un formato vuoto di una pagina 46 Personalizzazione della lettera con il nome della società 48 Aggiungere la formula di chiusura 49 Per ulteriori informazioni 50

5 Sommario 5 Lezione 7 Semplificazione dell'immissione dei dati Inserimento di dati utilizzando le liste valori 51 Definizione di una lista valori 51 Assegnazione di una lista valori a un campo e visualizzazione dei valori come pulsanti opzione 52 Creazione di valori con un campo di calcolo 53 Creazione di un campo di calcolo 53 Verifica del calcolo 55 Inserimento automatico di un numero di serie 55 Creazione di un campo per i numeri di serie 55 Per ulteriori informazioni 56 Lezione 8 Automazione di operazioni con pulsanti e script Esecuzione di un'operazione utilizzando un pulsante 57 Creazione del pulsante 57 Esecuzione di una serie di operazioni con uno script 58 Informazioni sugli script 58 Creazione di uno script per l'anteprima del formato Etichette 58 Assegnazione di uno script a un pulsante 59 Cambio nome del pulsante 59 Testare il pulsante 60 Per ulteriori informazioni 60 Lezione 9 Creazione ed esecuzione di resoconti Resoconti riassunto 61 Creazione di un resoconto dinamico nella visualizzazione come tabella 61 Analisi dei dati nella visualizzazione come tabella 61 Nascondere i dati non necessari nel resoconto 61 Raggruppamento e ordinamento dei dati e definizione di un campo Riassunto 62 Etichettatura e formattazione di dati raggruppati 63 Utilizzo di un assistente per creare un resoconto con dati raggruppati 64 Formati per resoconti a riassunto parziale 65 Creazione di un resoconto a riassunto parziale 65 Utilizzo di un assistente per creare un resoconto con dati raggruppati e totali 68 Creazione di un resoconto a riassunto parziale con totali 69 Salvataggio e invio di un resoconto come file PDF 73 Per ulteriori informazioni 73

6 6 Esercitazioni di FileMaker Pro Lezione 10 Creazione di grafici dai dati Creazione di un grafico a linee 75 Creazione di un database semplice 75 Aggiungere campi di testo alla tabella dei risultati azionari mensili 75 Aggiungi record al database 75 Creazione di un grafico a linee 76 Cambiare la formattazione del grafico su Spezzata 77 Visualizzare il grafico in modo Usa 77 Per ulteriori informazioni 78 Lezione 11 Creazione di database relazionali Visualizzazione del record correlato di un file 79 Definizione di una relazione per un'altra tabella 79 Visualizzazione dei dati di un record correlato 80 Visualizzazione di un elenco di record correlati 81 Creazione di un portale per la visualizzazione dei record corrispondenti 81 Aggiunta di campi e formattazione del portale 82 Per ulteriori informazioni 83 Lezione 12 Condivisione e scambio dei dati Condivisione dei dati 85 Abilitazione della condivisione in rete di FileMaker 85 Apertura di un file remoto 87 Scambio di dati 88 Salvataggio e invio dei dati 88 Formati di file supportati per l'importazione/esportazione 88 Importazione dei dati 88 Importazione di dati nel file Esempi 89 Per ulteriori informazioni 90 Lezione 13 Protezione dei dati in FileMaker Pro creazione di account e password 91 Account 91 Creazione di un set di privilegi 93 Set di privilegi 93 Creazione di un set di privilegi personalizzato 93 Per ulteriori informazioni 94

7 Sommario 7 Lezione 14 Backup dei database Esecuzione del backup del database 95 Quando eseguire il backup 95 Per ulteriori informazioni 96

8 8 Esercitazioni di FileMaker Pro

9 Lezione 1 Principi di base di FileMaker Pro Benvenuti alle esercitazioni di FileMaker Pro. Questa esercitazione descrive le modalità di gestione delle informazioni in FileMaker Pro. Verrà illustrato l'uso di FileMaker Pro per le seguenti operazioni: 1 individuazione e ordinamento delle informazioni 1 creazione e immissione di record in un database semplice 1 creazione di etichette postali 1 creazione di calcoli, pulsanti e script 1 creazione ed esecuzione di resoconti 1 visualizzazione di dati in un grafico 1 creazione delle relazioni tra tabelle del database di FileMaker Pro 1 spiegazione del modo in cui i file possono essere condivisi con altri utenti in rete o su Internet 1 protezione delle informazioni del database assegnando account utenti e set di privilegi ed effettuando il back up del database L'esercitazione dura circa cinque ore e può essere eseguita in una sola sessione oppure in diverse sessioni di durata più breve. Uso di queste esercitazioni Queste lezioni si basano sul database dei soci di un'agenzia di viaggi fittizia detta Associazione viaggi aziendali. I soci possono compiere viaggi d'affari risparmiando sui costi di viaggio; le spese dell'associazione sono compensate dalle quote di iscrizione annuale. FileMaker Pro viene usato per tenere traccia dei nomi, degli indirizzi e dello stato di appartenenza dei soci, nonché per creare etichette e lettere modello per contattarli. Si consiglia di completare le lezioni in sequenza, in quanto le ultime presumono la conoscenza dei concetti introdotti nelle lezioni precedenti. Il file Esempi utilizzato si evolve man mano che vengono effettuate le lezioni. In questa esercitazione si presume che l'utente abbia una discreta conoscenza del sistema operativo in uso nel computer. Per completare le esercitazioni è necessario saper aprire file, individuare cartelle ed eseguire altre operazioni che richiedono una certa familiarità con il sistema operativo del computer. Poiché il miglior metodo di apprendimento delle funzioni di FileMaker Pro consiste nell'usare l'applicazione, in ogni lezione si richiede di eseguire un'attività pratica che permette di passare da un menu all'altro, di spostarsi tra le schermate e di capire gradatamente i concetti. Il file incluso in questa esercitazione serve a illustrare le funzioni di FileMaker Pro e, come tale, potrebbe non essere adatto come modello per ulteriori sviluppi. Nota Alcune procedure richiedono di utilizzare un menu di scelta rapida. Per visualizzare un menu di scelta rapida (menu contestuale), fare clic con il tasto destro del mouse su un oggetto o su un'area per visualizzare un elenco di comandi. Se il mouse del Mac ha un solo tasto, per visualizzare il menu di scelta rapida occorre tenere premuto Ctrl e fare clic. (Sul Mac è possibile cambiare la configurazione del mouse in Preferenze di Sistema). Per inviare il feedback su questa guida, visitare il sito documentation_feedback.html.

10 10 Esercitazioni di FileMaker Pro Posizione dei file di esempio Il file di esempio contiene dati dell'associazione viaggi aziendali e consente di esercitarsi a creare gli elementi del database descritti in ogni lezione. Se si ha la necessità di ricominciare, si consiglia di sostituire il file Esempi esistente con una nuova copia. Se è stato installato il file Esempi, questo si trova in: FileMaker Pro 11/Italiano Extra/Esercitazioni oppure FileMaker Pro 11 Advanced/Italiano Extra/Esercitazioni È inoltre possibile scaricare il file di esempio dal sito Web di FileMaker all'indirizzo: Principi di base sui database Che cos'è un database? Per database si intende un metodo di organizzazione e di analisi delle informazioni. A volte si usano i database anche senza rendersene conto. Un'agenda, un elenco di parti o la propria rubrica sono database. Perché utilizzare un database? I vantaggi derivanti dalla memorizzazione delle informazioni in un file di database sono molteplici. Un database non è solo un contenitore di informazioni, ma consente di organizzare e analizzare le informazioni in vari modi. Ad esempio, con un database è possibile raggruppare le informazioni per creare resoconti, ordinare i dati per creare etichette postali, tenere un inventario oppure trovare rapidamente una determinata fattura. I database computerizzati offrono ulteriori vantaggi rispetto a quelli cartacei: velocità, affidabilità, precisione e la possibilità di automatizzare numerose operazioni ripetitive. Organizzazione di un database Un file di database è organizzato in una o più tabelle. Le tabelle memorizzano i record. Ogni record è costituito da un insieme di campi. Supponiamo di avere una rubrica sotto forma di file di database di FileMaker Pro. Ciascun elenco della rubrica costituisce un record in una tabella Rubrica. ogni record contiene informazioni quali nome, indirizzo, città, e così via. Tutte queste informazioni (nome, indirizzo e città) sono memorizzate in un campo a parte. Come vengono visualizzati i dati dei campi? FileMaker Pro visualizza i campi nei formati. Ogni formato si basa su una sola tabella, e visualizza i record di tale tabella. Supponiamo che il database abbia una tabella Attività oltre alla tabella Rubrica. Un formato che si basa sulla tabella Rubrica visualizza i campi e i record che provengono dalla tabella Rubrica. Un formato che si basa sulla tabella Attività visualizza i campi e i record che provengono dalla tabella Attività.

11 Lezione 1 Principi di base di FileMaker Pro 11 Nozioni base di FileMaker Pro FileMaker Pro è un'applicazione per piattaforme diverse. È possibile aprire i file di FileMaker Pro creati in Mac su un computer in cui è installato Windows e viceversa. A differenza della maggior parte dei programmi di elaborazione testi o di fogli di calcolo, FileMaker Pro salva automaticamente il lavoro. Di conseguenza, è importante considerare attentamente le azioni da eseguire quando si apportano determinate modifiche ai file, soprattutto se si eliminano dei record. Una volta eliminati i record, infatti, questi vengono completamente rimossi dal database. Come si vedrà nella lezione Lezione 14, è importante creare regolarmente una copia di backup dei propri file. Le copie di backup consentono di risparmiare molte ore di lavoro nel caso in cui i file vengano perduti o danneggiati oppure in caso di eliminazione involontaria dei record. Informazioni sulle modalità di FileMaker Pro In FileMaker Pro sono disponibili quattro modi. 1 Utilizzare il modo Usa per immettere i dati e visualizzare i record. 1 Utilizzare il modo Trova per individuare un record o un gruppo di record. 1 Utilizzare il modo Formato scheda per specificare come verranno visualizzate o stampate le informazioni. 1 Utilizzare il modo Anteprima per visualizzare un'anteprima delle pagine per stamparle. Una volta aperto un database, è possibile passare da un modo all'altro usando il menu Visualizza (pulsanti nella barra degli strumenti e nella barra formato) o il menu a tendina del modo visualizzato nella parte inferiore della finestra dell'applicazione. Per passare da un modo all'altro utilizzare i pulsanti della barra degli strumenti e della barra formato Per passare da un modo all'altro, utilizzare il menu a tendina

12 12 Esercitazioni di FileMaker Pro Per ulteriori informazioni Per ulteriori informazioni su concetti fondamentali di FileMaker Pro, vedere i capitoli 1 e 2 nella Guida per l'utente di FileMaker Pro. Si possono trovare informazioni esaustive concernenti le procedure e i concetti nella Guida di FileMaker Pro. Per accedere alla Guida di FileMaker Pro, selezionare il menu Guida > FileMaker Pro. Per accedere al Centro Informativo FileMaker, selezionare il menu Aiuto > Centro risorse.

13 Lezione 2 Uso delle informazioni La visualizzazione, l'immissione o la modifica di dati si effettua nel modo Usa. Questo è il metodo più semplice per interagire con il database. In questa lezione si svolgeranno le seguenti operazioni: 1 apertura di un database che contiene già alcuni dati 1 spostamento da un record a un altro 1 visualizzazione di informazioni in modi diversi cambiando formato 1 analisi delle differenze tra Visualizza come modulo, Visualizza come lista e Visualizza come tabella 1 barra degli strumenti 1 salvataggio di una copia del database Apertura di un database e spostamento tra i record Per aprire il database di esempio: 1. Aprire la cartella Esercitazioni sul disco rigido. Per la posizione della cartella Esercitazioni, vedere capitolo 1, "Posizione dei file di esempio." 2. Aprire Esempi.fp7. 3. Avvertenza: 1 Il database è nel modo Usa. Per impostazione predefinita, all'apertura di un database FileMaker Pro è nel modo Usa. 1 La barra degli strumenti indica che nel database di esempio vi sono 29 record. Viene visualizzato il primo record.

14 14 Esercitazioni di FileMaker Pro Record visualizzato correntemente Numero di record totali Icona del libro Cursore Il menu a tendina del modo indica il modo corrente 4. Fare clic sulla pagina destra dell'icona del libro per avanzare di un record alla volta e fare clic sulla pagina sinistra per tornare indietro di un record alla volta. 5. Trascinare il dispositivo di scorrimento a destra e rilasciarlo per avanzare di un certo numero di record in un solo passo. Trascinare il dispositivo di scorrimento a sinistra e rilasciarlo per tornare indietro di un certo numero di record. Per andare ad un record specifico nel database, è inoltre possibile fare clic sul numero di record corrente, digitare il numero di record desiderato e quindi premere Invio (Windows) o Return (Mac OS). Suggerimento Il menu Record fornisce anche i comandi per spostarsi tra i record. Scegliere il menu Record > Vai al record e scegliere Successivo, Precedente oppure Vai a. Visualizzazione di informazioni in modi diversi Sebbene le informazioni vengano inserite una sola volta in FileMaker Pro, è possibile utilizzarle in vari modi. I vari formati consentono di visualizzare alcuni campi o tutti i campi. Poiché non è necessario visualizzare tutti i campi in ciascun formato, l'uso di formati diversi rappresenta un metodo efficace per gestire o stampare soltanto le informazioni necessarie per l'esecuzione di una determinata operazione.

15 Lezione 2 Uso delle informazioni 15 Steve Williams 789 Ninth Avenue New York, NY Gentile Sig.ra Sophie, Elenco dei numeri di telefono Juanita Alvarez Michelle Cannon Andre Common Marie Durand Jean Durand William Johnson John Lee Patrick Murphy Le Nguyen Kentaro Ogawa Mary Smith John Smith Sophie Tang Steve Williams Betty Wilson Grazie per aver scelto la nostra società per prenotare una crociera. Nutriamo grande stima per la Sua attività e siamo lieti di poterle essere utili. Per ulteriori informazioni sulle prenotazioni, La invitiamo a contattarci, saremo felici di soddisfare le Sue richieste. Distinti saluti Mario Rossi È possibile disporre i dati in modo diverso con vari formati Visualizzazione di un formato diverso Per vedere alcuni formati, utilizzare il file appena aperto. 1. Fare clic sul menu a tendina dei formati nella barra formato. Viene visualizzato un elenco dei formati disponibili nel file. Formato menu a tendina 2. Notare il segno di spunta vicino al formato d'immissione dati, e cioè il formato corrente. Il formato Immissione dati mostra la maggior parte dei campi della tabella Soci. Campi

16 16 Esercitazioni di FileMaker Pro 3. Scegliere il formato Lista associazioni dal menu a tendina Formato. Questo formato mostra ogni record su una riga di un elenco a colonne. Notare che il formato Lista associazioni contiene solo quattro dei campi presenti nel formato Immissione dati. Poiché il numero di campi presenti in questo formato è inferiore, alcuni dati non sono visualizzati. I dati, tuttavia, non sono stati rimossi dal database. Il formato Lista associazioni visualizza solo quattro dei campi presenti nel formato Immissione dati 4. Aprire il menu a tendina dei formati e tornare al formato Immissione dati. I dati non sono stati persi. Visualizzazione dei formati come moduli, liste e tabelle È possibile visualizzare i formati in tre modi diversi: come modulo, come lista e come tabella. 1 Il modulo visualizza il formato corrente riportando un record alla volta. 1 Visualizza come lista visualizza il formato corrente come una lista, riportando un record sotto l'altro. 1 La visualizzazione come tabella mostra più record alla volta all'interno di una griglia. Generalmente è possibile cambiare formato (Visualizza come modulo, Visualizza come lista e Visualizza come tabella) quando il database si trova nel modo Usa.

17 Lezione 2 Uso delle informazioni 17 Visualizza come Modulo Visualizza come Lista Visualizza come Tabella Il formato Lista associazioni visualizzato come modulo, poi come lista e infine come tabella Passare dalla visualizzazione come modulo, come lista e come tabella di uno stesso formato per vedere le differenze. 1. Nel file Esempi passare al formato Lista associazioni. Sono visualizzati molti record in forma di lista. 2. Fare clic su Visualizza come modulo nella barra formato. Appare un solo record visualizzato nello stesso formato. La modifica riguarda soltanto l'opzione di visualizzazione. 3. Fare clic su Visualizza come tabella nella barra formato. La funzione Visualizza come tabella consente di visualizzare più record alla volta all'interno di una griglia. 4. Fare clic su Visualizza come lista nella barra formato per tornare alla visualizzazione come lista.

18 18 Esercitazioni di FileMaker Pro barra degli strumenti e barra formato La barra degli strumenti nella parte superiore della finestra di FileMaker Pro consente di accedere rapidamente ai comandi di menu di FileMaker Pro utilizzati di frequente. I pulsanti predefiniti sulla barra degli strumenti variano a seconda del modo. È possibile aggiungere e rimuovere i pulsanti per personalizzare la barra degli strumenti. La barra formato sotto la barra degli strumenti consente di passare rapidamente da un formato all'altro e da una visualizzazione all'altra. Gli altri comandi sulla barra formato variano a seconda del modo attivo. barra degli strumenti Barra formato barra degli strumenti e barra formato nel modo Usa Funzioni dei pulsanti della barra degli strumenti 1 Spostare il puntatore sui pulsanti della barra degli strumenti. Per ogni pulsante viene visualizzato un testo con la descrizione della funzione. Personalizzazione della barra degli strumenti È possibile utilizzare la barra degli strumenti così come si presenta oppure aggiungere/rimuovere i pulsanti. Per aggiungere un pulsante alla barra degli strumenti: 1. Fare clic sul menu Visualizza > Personalizza barra degli strumenti. 2. Eseguire una delle seguenti operazioni: 1 Windows: Nella finestra di dialogo selezionare la scheda Comandi. 1 Mac OS: Procedere dal punto Trascinare Stampa dalla lista dei comandi (Windows) o dalla finestra di dialogo (Mac OS) nella barra degli strumenti. Per rimuovere un pulsante dalla barra degli strumenti: 1 Trascinare il pulsante Ordina dalla barra degli strumenti alla finestra di dialogo. Per ripristinare la barra degli strumenti in modo che visualizzi solo i pulsanti predefiniti: 1. Eseguire una delle seguenti operazioni: 1 Windows: Nella scheda Barre degli strumenti, selezionare barra degli strumenti, fare clic su Reimposta e poi su OK. 1 Mac OS: Trascinare il pulsante predefinito dalla finestra di dialogo alla barra degli strumenti. Il pulsante Stampa viene rimosso e il pulsante Ordina viene ripristinato. 2. Terminata l'operazione, fare clic su Chiudi (Windows) o Fine (Mac OS) nella finestra di dialogo.

19 Lezione 2 Uso delle informazioni 19 Salvataggio di una copia del file Esempi La copia del file Esempi verrà utilizzata nelle lezioni successive. Per salvare una copia del file Esempi: 1. Selezionare il menu File > Salva copia con nome. 2. Selezionare la cartella Esercitazioni per salvarvi la copia. Come nome file viene inserito automaticamente Copia_esempi.fp7. 3. Fare clic su Salva. 4. Una volta terminata la lezione, chiudere il file Esempi originale selezionando il menu File > Chiudi. Per ulteriori informazioni In questa lezione è stato aperto un database, sono stati usati i record, si è passati tra i formati, si sono apprese le differenze tra le visualizzazioni come modulo, come lista e come tabella e sono state descritte la barra degli strumenti e la barra formato. È stata inoltre creata la copia di un database contenente dei dati. Per ulteriori informazioni su FileMaker Pro, vedere il capitolo 2 della Guida per l'utente di FileMaker Pro.

20 20 Esercitazioni di FileMaker Pro

21 Lezione 3 Ricerca e ordinamento di record Il database è una raccolta di record. A volte si utilizzeranno tutti i record del database (ad esempio per inviare il catalogo annuale a tutti i clienti). Ma spesso si lavorerà con sottogruppi del database (ad esempio, le persone che provengono da una determinata città oppure i record che rientrano in un determinato intervallo di date). In FileMaker Pro, il processo di individuazione di record corrispondenti a criteri particolari è detto ricerca di record. Una volta individuati i record desiderati, è possibile disporli in modo diverso eseguendone l'ordinamento. L'ordinamento dei record può essere crescente o decrescente. In questa lezione si tratteranno i seguenti temi: 1 utilizzo del modo Usa per trovare i record che hanno: 1 dati corrispondenti in qualsiasi campo usando la ricerca rapida 1 dati corrispondenti in un solo campo 1 utilizzo del modo Trova per: 1 trovare record che contengono dati corrispondenti in più campi specifici 1 ricerca di criteri corrispondenti a un intervallo di dati 1 restrizione delle ricerche con l'omissione di record 1 salvataggio e modifica di una richiesta di ricerca e utilizzo di una nuova richiesta per individuare vari record 1 ordinamento dei record in ordine ascendente (da A a Z) e aggiunta di un nuovo record nel nuovo ordine Nota Prima di iniziare questa lezione, verificare di avere a disposizione il file Copia_esempi.fp7. Per informazioni su come accedere alla cartella Esercitazioni e fare una copia di Esempi.fp7, vedere la lezione 2. Utilizzo della ricerca rapida per ricerche in un database La ricerca rapida offre un modo semplice per cercare in tutti i campi del formato corrente. Nel database dell'abbonamento, trovare tutti i record dei soci che si chiamano John e vivono nel Regno Unito. 1. Aprire Copia Esempi.fp7 situato nella cartella Esercitazioni. 2. Notare che il database è nel Modo Usa e che il formato attivo è Immissione dati. È possibile utilizzare la ricerca rapida per cercare testo comune situato in diversi campi di un database. 3. Digitare John Regno Unito nella casella di testo di ricerca rapida nell'angolo superiore destro della barra degli strumenti. Digitare qui il testo da cercare

22 22 Esercitazioni di FileMaker Pro 4. Premere Invio (Windows) o Return (Mac OS). Il risultato della ricerca rapida è il gruppo trovato. Il grafico a torta nella barra degli strumenti mostra il gruppo trovato come una porzione di tutti i record presenti nel database. Grafico a torta Numero di record nel gruppo trovato Numero totale di record presenti nel database 5. Fare clic sull'icona del libro o sul dispositivo di scorrimento per visualizzare i due record nel gruppo trovato. La ricerca rapida restituisce i record di John Lee (campo Nome) di Johns Circle (campo Indirizzo 1) in Regno Unito (campo Paese) e William Johnson (campo Cognome) in Regno Unito (campo Paese), ma non di John Smith, il cui record non contiene il testo "Regno Unito" in nessun campo. Questo tipo di ricerca è comunemente detta AND perché i record devono contenere sia "John" sia "Regno Unito". Ricerca di record basata sui criteri di un singolo campo È possibile utilizzare un menu di scelta rapida per trovare dati corrispondenti in un determinato campo. Ora trovare tutti i soci di New York. 1. Fare clic su Mostra tutto nella barra degli strumenti per ripristinare il gruppo trovato per tutti i record. Il grafico a torta mostra nuovamente che il gruppo trovato contiene 29 record. Nota Non è necessario fare clic su Mostra tutto prima di eseguire un'altra ricerca dato che FileMaker Pro, per impostazione predefinita, ricerca i record in tutto il database. 2. Trascinare il dispositivo di scorrimento a sinistra per visualizzare il primo record del database (Mary Smith, Stati Uniti). 3. Fare clic con il pulsante destro del mouse (Windows) o fare clic tenendo premuto Controllo (Mac OS) sul campo Città. 4. Dal menu di scelta rapida selezionare Cerca Record corrispondenti. Scegliere questa voce dal menu di scelta rapida

23 Lezione 3 Ricerca e ordinamento di record 23 La richiesta di ricerca restituisce i record di quattro soci chi vivono a New York. Il grafico a torta mostra che il gruppo trovato è diventato di 4 record. Numero di record in questo gruppo trovato 5. Fare clic sull'icona del libro per visualizzare ciascuno dei quattro record del gruppo trovato. Ricerca di record basata sui criteri di più campi È possibile ricercare i record corrispondenti a più criteri, ad esempio i membri americani che sono anche nuovi soci. Qui si crea di nuovo una ricerca AND. Per eseguire una ricerca AND nel modo Trova, digitare ogni criterio di ricerca direttamente nell'apposito campo. Per ricercare tutti i membri che vivono negli Stati Uniti e che sono nuovi soci: 1. Fare clic su Trova nella barra degli strumenti. FileMaker Pro passa al modo Trova. Nel modo Trova, creare una richiesta di ricerca utilizzano i campi contrassegnati con l'icona. Specificare i criteri di ricerca direttamente nei campi della richiesta. 2. Digitare USA nel campo Paese. 3. Digitare Nuovo nel campo Abbonamento. 4. Fare clic su Esegui la ricerca nella barra degli strumenti. La richiesta di ricerca restituisce un gruppo di due record relativi a due soci che vivono negli Stati Uniti. Ricerca di record corrispondenti a più criteri nello stesso campo A volte è necessario cercare record corrispondenti a più criteri di uno stesso campo, Ad esempio nel caso della ricerca di tutti i soci di New York o Londra. Questo tipo di ricerca è detta comunemente ricerca OR, perché il gruppo trovato sarà costituito dai record corrispondenti a uno dei criteri di ricerca. Per eseguire una ricerca OR in FileMaker Pro, è necessario utilizzare più richieste di ricerca. 1 Digitare il primo criterio di ricerca nel campo appropriato della prima richiesta. 1 Creare una seconda richiesta di ricerca e specificare il secondo criterio nello stesso campo. Quando si fa clic sul pulsante Trova, FileMaker Pro recupera tutti i record che corrispondono ai criteri immessi. Per individuare tutti i membri che vivono a New York o a Londra: 1. Fare clic su Trova nella barra degli strumenti. 2. Digitare New York nel campo Città.

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