Presupposti per una sana gestione di progetti

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1 Presupposti per una sana gestione di progetti Conferenza Hermes Manno, 16 novembre 2006 Sonia Boutari, PMP

2 Indice 1 2 I progetti: più successi o più fallimenti? Management di progetto: il COSA (WHAT) 3 Benefici di una metodologia rivolta ai progetti 4 La metodologia Hermes: il COME (HOW) ed il PMBOK 5 Conclusione Sonia Boutari, PMP Conferenza Hermes Manno, 16/11/06 2

3 Principali cause di fallimento dei progetti... Analisi dei rischi Risorse Umane ed altre Team di progetto Investimenti Pianificazione Modifiche Fallimento del progetto Management della informazione Bonus / Penalità La direzione aziendale Costi Tempi Capo Progetto Sonia Boutari, PMP Conferenza Hermes Manno, 16/11/06 3

4 nel mondo informatico Secondo lo Standish Group Chaos Study, 2001 Soltanto 28% dei progetti informatici riescono nel rispetto dei tempi e budget previsti (erano16% nel 1994) I motivi di successo: Utilizzo di processi di management Utilizzo di strumenti per il monitoraggio e controllo dell avanzamento lavori Maggiori competenze dei capi progetto In particolare: 97% hanno un capo progetto assegnato ufficialmente 58% utilizzano uno specifico sistema di misura 46% utilizzano una metodologia di management di progetto Sonia Boutari, PMP Conferenza Hermes Manno, 16/11/06 4

5 altre testimonianze Gartner Inc. (proiezione valida per gli USA) 75 Miliardi $ spesi annualmente in progetti informatici che falliscono Principale motivo di fallimento : mancata metodologia di management di progetto (fonte: PM Solutions The Value of Project Management 2002) Helion S.A. (Polonia) - editore L applicazione dei principi di management di progetto ha permesso 30% riduzione dei costi operativi 60% crescita di mercato 30% riduzione del time-to-market (fonte: PM Network Septembre 2006) Sonia Boutari, PMP Conferenza Hermes Manno, 16/11/06 5

6 Indice 1 2 I progetti: più successi o più fallimenti? Management di progetto: il COSA (WHAT) 3 Benefici di una metodologia rivolta ai progetti 4 La metodologia Hermes: il COME (HOW) ed il PMBOK 5 Conclusione Sonia Boutari, PMP Conferenza Hermes Manno, 16/11/06 6

7 Il Management di progetto Quali correnti? Varie scuole di pensiero, associazioni, approcci... IPMA, APM, AFNOR, PMI,... TOC (Theory of Constraints), extreme project management, Agile project management,... Tra le maggiori associazioni: Project Management Institute (PMI ) fondato nel 1969 Oltre membri in circa 120 Stati (sui cinque continenti) Oltre capi progetto con certificazioni (PMP (1) o CAPM (2) ) Innumerevoli pubblicazioni professionali La pubblicazione del PMBOK tradotto in circa 12 lingue (poco meno di 2 millioni di copie vendute ad oggi) Il sito: (1) PMP: Project Management Professional (2) CAPM: Certified Associate in Project Management Sonia Boutari, PMP Conferenza Hermes Manno, 16/11/06 7

8 Il Management di progetto Lo standard del PMI Il Project Management Body of Knowledge o PMBOK Una guida strutturata che contempli le migliori pratiche per il management di progetti (progetti singoli) Applicabile a tutti i tipi di progetti, in qualunque tipo di azienda ed in qualsiasi industria / settore Un punto di riferimento autorevole per la disciplina di management di progetto Uno standard ANSI alla sua terza versione (2004) Il PMBOK non pretende essere ne esauriente ne esaustivo Sonia Boutari, PMP Conferenza Hermes Manno, 16/11/06 8

9 Management di progetto Il PMBOK alias il COSA Il management di progetto: È l applicazione di conoscenze, competenze, strumenti e tecniche alle attività di gestione di progetto per realizzarne gli obiettivi Si compie con l utilizzo e l integrazione di processi di avvio, pianificazione, esecuzione, monitoraggio e controllo, e chiusura Comprende: Identificazione dei requisiti Definizione di obiettivi chiari e raggiungibili Bilanciamento tra requisiti di qualità, ampiezza dello scopo, tempi e costi impartiti Adeguamento delle specifiche, dei piani e dell approccio alle aspettative e preoccupazioni delle parti coinvolte nel e dal progetto Sonia Boutari, PMP Conferenza Hermes Manno, 16/11/06 9

10 Management di progetto L approccio del PMBOK Il management di progetto è definito attraverso: 9 Aree di Conoscenza 5 Gruppi di Processi 44 singoli processi sparsi nei 5 Gruppi Il PMBOK ha un approccio per processi (processbased) I Gruppi di Processi sono applicabili Sia ad una fase di progetto Sia all insieme del progetto I Gruppi di Processi s interfacciano tra loro ma possono anche sovrapporsi L insieme dei processi utilizzati nello svolgimento di un progetto costituisce il ciclo di vita del management di progetto Sonia Boutari, PMP Conferenza Hermes Manno, 16/11/06 10

11 Lo standard del PMBOK Le Aree di Conoscenza Scopo Tempi Integrazione 9 Aree di Conoscenza Costi Approvvigionamenti Qualità Rischi Comunicazioni Risorse Umane Sonia Boutari, PMP Conferenza Hermes Manno, 16/11/06 11

12 Lo standard del PMBOK I Gruppi di Processi Definizione ed autorizzazione del progetto o di una sua fase Avvio Pianificazione Definizione e precisazione degli obiettivi nonchè pianificazione delle azioni del progetto Rilevamento e controllo delle azioni di progetto nonchè definizione di azioni correttive Monitoraggio e Controllo Esecuzione Coordinamento delle persone ed altre risorse durante lo svolgimento del progetto Chiusura Formalizzazione dell accettazione di quanto prodotto e chiusura del progetto Sonia Boutari, PMP Conferenza Hermes Manno, 16/11/06 12

13 PMBOK - Aree di Conoscenza, Gruppi di Processi e Processi (esempio) Avvio Pianificazione Esecuzione Monitoraggio e Controllo Chiusura 7. COSTI del PROGETTO 7.1 Stima dei costi 7.2 Calcolo del budget 7.3 Controllo dei costi 8. QUALITÀ del PROGETTO 8.1 Piani ficazione della qualità 8.2 Applicazione della Quality Assurance 8.3 Applicazione del controllo della qualità 9. RISORSE UMANE del PROGETTO 9.1 Pianificazione delle risorse umane 9.2 Costituzione della squadra di progetto 9.3 Guida dello sviluppo della squadra di progetto 9.4 Direzione della squadra di progetto 10. COMUNICAZIONI del PROGETTO 10.1 Pianificazione delle comunicazioni 10.2 Diffusione dell informazione 10.3 Raccolta dei dati e distribuzione dei rapporti sullo stato del progetto 10.4 Gestione delle parti coinvolte nel progetto Sonia Boutari, PMP Conferenza Hermes Manno, 16/11/06 13

14 PMBOK Il singolo processo Avvio Pianificazione Esecuzione Monitoraggio e Controllo Chiusura 7. COSTI del PROGETTO 7.1 Stima dei costi 7.2 Calcolo del budget 7.3 Controllo dei costi Dati in Entrata (es.) Costi iniziali Informazioni sull avanzamento lavori Richieste di modifica accettate. Strumenti e Tecniche (es.) Analisi delle performance rilevate (i.e. Cost Performance Index) Revisione delle performance del progetto (i.e. EV, Trend Analysis)... Dati in Uscita (es.) Revisione delle stime Azioni correttive da intraprendere. Sonia Boutari, PMP Conferenza Hermes Manno, 16/11/06 14

15 Lo standard del PMBOK Deming ed i Gruppi di processi Rappresentazione dei Gruppi di Processi secondo il modello di Deming per sottolineare l interazione che esiste tra questi gruppi Controllo e Monitoraggio Plan Do Pianificazione Avvio Chiusura Act Check Esecuzione (Fonte PMBOK Guide - Third edition) Sonia Boutari, PMP Conferenza Hermes Manno, 16/11/06 15

16 Lo standard del PMBOK I limiti del progetto Limiti del progetto Controllo e Monitoraggio Pianificazione Consegne del progetto Utilizzatori Iniziatore / Mandante del progetto Dati in entrata al progetto Avvio Chiusura Clôture Esecuzione Registrazioni del progetto Attivo organizzativo (Fonte PMBOK Guide - Third edition) Sonia Boutari, PMP Conferenza Hermes Manno, 16/11/06 16

17 Lo standard del PMBOK Applicazione dei gruppi di processi Gruppi di processi del progetto Ciclo di vita Fase Fase Fase (Fonte PMBOK Guide - Third edition) Sonia Boutari, PMP Conferenza Hermes Manno, 16/11/06 17

18 Il management di progetto Che cosa offre il PMBOK? Ciascuno dei 44 singoli processi è descritto con i suoi: Dati in entrata Strumenti e tecniche più idonei Dati in uscita Non tutti i processi ne tutti i rispettivi dati, tecniche e strumenti sono utilizzabili da tutti i progetti, e proprio in questo consiste la flessibilità dello standard Gli strumenti e le tecniche non sono descritte esaurientemente; sono fornite indicazioni generali, al fine di dare la possibilità di selezionare quelli più adatti al caso Le attività di management di progetto sono di supporto ad un management di portafoglio di progetti e ad un programma, e ciò consente la sua integrazione con altri processi Sonia Boutari, PMP Conferenza Hermes Manno, 16/11/06 18

19 Indice 1 2 I progetti: più successi o più fallimenti? Management di progetto: il COSA (WHAT) 3 Benefici di una metodologia orientata ai progetti 4 La metodologia Hermes: il COME (HOW) ed il PMBOK 5 Conclusione Sonia Boutari, PMP Conferenza Hermes Manno, 16/11/06 19

20 Metodo e metodologia, in generale Metodo e metodologia sono spesso usati indistintamente Per la precisione: Metodo = insieme ordinato di principi, di regole, di passi che permettono di ottenere un determinato risultato Metodologia = insieme di metodi e di tecniche consoni ad una determinata disciplina Al management di progetto, una metodologia offre: Uno specifico quadro di lavoro (processi repetibili, linee guida, tecniche di lavoro) Non trascurabili prospettive di successo Sonia Boutari, PMP Conferenza Hermes Manno, 16/11/06 20

21 Una metodologia è utile al capo progetto, all azienda... Per il capo progetto Maggiore visibilità e quindi possibilità di controllo Maggiore garanzia di rispetto dei tempi, del budget e di un buon livello di qualità Attitudini e azioni attive piuttosto che reattive Costituzione di una squadra e non di un gruppo di persone Disponibilità di dati su esperienze precedenti Per l azienda Possibilità di consolidare i dati di vari progetti possibilità di paragone tra progetti simili Corretta interpretazione delle informazioni Capacità di stabilire propri benchmarks Sonia Boutari, PMP Conferenza Hermes Manno, 16/11/06 21

22 ed al gruppo di management di progetto La metodologia consente alle squadre di progetto e alle loro interfacce di: Utilizzare un lessico comune Uniformare l approccio alla gestione delle singole attività Assicurare un massimo di qualità Migliorare le performance personali Facilitare la comunicazione Contribuire a mantenere la memoria delle esperienze fatte Accrescere le probabilità di riuscita del progetto Sonia Boutari, PMP Conferenza Hermes Manno, 16/11/06 22

23 Le posizioni rispetto all uso di una metodologia sono varie I sostenitori dichiarano Essere più atti a rispettare tempi / costi / qualità Riuscire spesso ad ottimizzare l uso delle risorse Inquadrare meglio le esigenze ed attese dei clienti Gestire con maggiore consapevolezza gli aspetti problematici Gli insoddisfatti lamentano Un eccesso di lavoro Una eccessiva lentezza a reaggire alle richieste di cambiamento Una causa di disattenzione rispetto agli obiettivi del progetto Chi ha ragione e chi ha torto? Sonia Boutari, PMP Conferenza Hermes Manno, 16/11/06 23

24 Una metodologia deve essere adattabile Una metodologia di management di progetto: Non si deve applicare indiscriminatamente Non deve trasformarsi in un iter amministrativo Non deve prevalere sullo spirito di iniziativa Il capo progetto deve poterla ritagliare secondo le esigenze dettate: Dal tipo di progetto Dal ciclo di vita del progetto Sonia Boutari, PMP Conferenza Hermes Manno, 16/11/06 24

25 Metodologia Quali principali caratteristiche Una metodologia deve essere un mezzo capace di adattarsi al livello di rigore richiesto dal management di un progetto Le tecniche di management di progetto ed il livello di rigore devono essere consoni agli specifici rischi ed opportunità di ciascun progetto Una metodologia flessibile fornisce quindi la possibilità di rispondere ai soli requisiti di complessità del progetto, ritagliandola su misura Sonia Boutari, PMP Conferenza Hermes Manno, 16/11/06 25

26 I suggerimenti di J. Charvat (Project Management Methodologies, 2003) Complexity Use light methodology Use heavy methodology Very High Program High Large A Large B Large C Medium Medium A Medium B Medium C Low Small A Small B Small C Time 1-2 mo 2-6 mo 6-12 mo mo > 2 years Sonia Boutari, PMP Conferenza Hermes Manno, 16/11/06 26

27 La scelta della metodologia Le aziende implementano una metodologia: Sia acquistandola da un altra azienda Sia sviluppandola Sia personalizzando una metodologia presente sul mercato L uso di una metodologia non idonea può avere conseguenze disastrose: Slittamenti Problemi di comunicazione Totale affidamento alle sole capacità della metodologia per il successo del progetto Spreco di tempo e di risorse per attività amministrative non utili Sonia Boutari, PMP Conferenza Hermes Manno, 16/11/06 27

28 Indice 1 2 I progetti: più successi o più fallimenti? Management di progetto: il COSA (WHAT) 3 Benefici di una metodologia rivolta ai progetti 4 La metodologia Hermes: il COME (HOW) ed il PMBOK 5 Conclusione Sonia Boutari, PMP Conferenza Hermes Manno, 16/11/06 28

29 Tipi di metodologie Numerose metodologie a volte costose, complesse o rigide Due tipi: La metodologia SDM (Systems Development Methodology): suggerisce le tappe da seguire per creare un prodotto informatico spesso comprende alcune funzionalità di management di progetto La metodologia PMM (Project Management Methodology): stabilisce come pianificare, organizzare e controllare tutte le attività svolte nelle varie fasi del SDM È idonea a qualunque tipo di progetto (non solo informatico) Sonia Boutari, PMP Conferenza Hermes Manno, 16/11/06 29

30 Il PMBOK e Hermes: Il COSA ed il COME Il PMBOK tratta del COSA - un procedimento basato sulle migliori pratiche conosciute I processi di management e le verifiche necessarie I tipi di dati che servono ai vari processi e quelli che si otterrebbero al termine della loro esecuzione I tipi di strumenti e di tecniche di appoggio ai processi Hermes stabilisce il COME : la messa in pratica Un procedimento per processi con traguardi per le prese di decisioni Degli strumenti e tecniche già implementate, da utilizzare Dei ruoli e responsabilità definiti per le parti in gioco La natura dei dati e dei risultati da ottenere Sonia Boutari, PMP Conferenza Hermes Manno, 16/11/06 30

31 La metodologia Hermes alias il COME Sonia Boutari, PMP Conferenza Hermes Manno, 16/11/06 31

32 Hermes ed il PMBOK ciclo di vita del management di progetto Avvio Pianificazione * Iterazione Esecuzione Chiusura Controllo Sonia Boutari, PMP Conferenza Hermes Manno, 16/11/06 32

33 Hermes ed il PMBOK...fasi / ciclo di vita del progetto Ciclo di vita Fase Fase Fase Fase Fase Fase Sonia Boutari, PMP Conferenza Hermes Manno, 16/11/06 33

34 Hermes ed il PMBOK. stessi criteri di successo H E R M E S Tempistica Costi Specifiche + Qualità PMBOK Sonia Boutari, PMP Conferenza Hermes Manno, 16/11/06 34

35 Le similitudini Lo standard ANSI (il PMBOK ) e la metodologia assodata (Hermes) mostrano come: I tradizionali processi di management di progetto definiti dal PMBOK sono applicati anche da Hermes Gli stessi criteri di successo di un progetto sono riconosciuti da entrambi Tuute le caratteristiche aggiuntive di Hermes non possono che accrescere le probabilità di successo di un progetto (informatico o meno) Sonia Boutari, PMP Conferenza Hermes Manno, 16/11/06 35

36 Hermes come metodologia per altri progetti? Se il PMBOK conviene a qualsiasi tipo di progetto, perchè non sarebbe lo stesso anche per la metodologia Hermes? La metodologia Hermes comprende: Un iter metodico (passi, risultati/consegne, ruoli e controlli) Innumerevoli strumenti e tecniche utilizzabili con poca o nessuna modifica Un corredo di documentazione, abbondante, tradotta e gratuita Una certificazione che garantisce la qualità del suo utilizzo Sonia Boutari, PMP Conferenza Hermes Manno, 16/11/06 36

37 Indice 1 2 I progetti: più successi o più fallimenti? Management di progetto: il COSA (WHAT) 3 Benefici di una metodologia rivolta ai progetti 4 La metodologia Hermes: il COME (HOW) ed il PMBOK 5 Conclusione Sonia Boutari, PMP Conferenza Hermes Manno, 16/11/06 37

38 A cos altro può servire una metodologia? Una metodologia di management di progetto: Aggevola il cammino verso una certificazione di tipo aziendale (i.e. CMMI) Fornisce supporto alla realizzazione di un management di portafoglio di progetti e di programmi Rappresenta un fattore importante di crescita della maturità dell azienda Garantisce l allineamento dei progetti sulle strategie aziendali Sonia Boutari, PMP Conferenza Hermes Manno, 16/11/06 38

39 Quali vantaggi per il capo progetto? L impiego di una metodologia per il capo progetto significa, tra l altro: Percorrere nell ordine le tappe del management di progetto Non dover convincere superiori e colleghi quanto al valore delle tecniche di management di progetto Poter scambiare esperienze con altri capi progetto (della stessa azienda o meno) Favorire la propria crescita professionale Sonia Boutari, PMP Conferenza Hermes Manno, 16/11/06 39

40 Metodologia Le cautele Una metodologia non è un toccasana per tutti i problemi di progetto Una metodologia deve essere accompagnata da: Un effecttivo contributo/supporto della direzione aziendale Delle competenze Una sua accettazione da parte di tutti Una metodologia è un componente chiave che consente l identificazione di tutto quanto sia necessario al progetto Sonia Boutari, PMP Conferenza Hermes Manno, 16/11/06 40

41 Allora, quali presupposti per una sana gestione di progetti? CERTIFICAZIONI Processi aziendali REGOLAMENTI LEGISLAZIONE CONTESTO TEMPI RISORSE Specifiche e Qualità PERSONALE CONOSCENZE COMPETENZE Processi del progetto METODOLOGIE Sonia Boutari, PMP Conferenza Hermes Manno, 16/11/06 41

42 E per concludere Sonia Boutari, PMP Conferenza Hermes Manno, 16/11/06 42

43 Sonia Boutari, PMP Conferenza Hermes Manno, 16/11/06 43