Manuale per l Utente del Protocollo Informatico

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1 Rif.: HOWTO_Dispensa_Protocollo_essenziale_v10.doc pag. 1 Manuale per l Utente del Protocollo Informatico

2 Rif.: HOWTO_Dispensa_Protocollo_essenziale_v10.doc pag. 2 Accesso al Programma Per accedere al programma si deve premere due volte l icona di SicraWeb Menu, potrebbe essere di due tipi. oppure Al centro dello schermo appare la finestra di caricamento di SicraWeb Menu che esegue anche l aggiornamento della procedura quando disponibile. Completata la fase di aggiornamento è richiesta l autenticazione (Login) per l accesso al server e all applicazione: digitare il nome dell utente e la relativa password che vi saranno state precedentemente assegnate.

3 Rif.: HOWTO_Dispensa_Protocollo_essenziale_v10.doc pag. 3 Premere per entrare nel sistema oppure per abbandonarlo (Logoff). Scegliendo compare la maschera di accesso dell utente al sistema. Completata la procedura di connessione appare il menu principale di SicraWeb: selezionare Affari Generali.

4 Rif.: HOWTO_Dispensa_Protocollo_essenziale_v10.doc pag. 4 Nell area di lavoro degli Affari Generali scegliere la procedura Protocollo Informatico.

5 Rif.: HOWTO_Dispensa_Protocollo_essenziale_v10.doc pag. 5 Oppure dal Menu File scegliere Applicazioni e click con il tasto destro del mouse su Protocollo Informatico

6 Rif.: HOWTO_Dispensa_Protocollo_essenziale_v10.doc pag. 6 Nella barra dei menu compaiono le voci relative alla gestione del protocollo informatico. NOTA: E possibile configurare sicraweb in modo che acceda immediatamente ad una applicazione predefinita scelta dall utente. Per far ciò basta selezionare il menu Opzioni, menu Parametri Utente Spuntare la casellina apri all avvio applicazione e dal menu selezionare l applicativo desiderato (nel nostro caso Protocollo Informatico ), Premere il pulsante con il dischetto per salvare.

7 Rif.: HOWTO_Dispensa_Protocollo_essenziale_v10.doc pag. 7 Panoramica della maschera del Protocollo Per la gestione completa del protocollo informatico è stata predisposta una finestra di consultazione che si attiva tramite il menu Protocollazione -> Gestione Protocollo. Da questa finestra è possibile eseguire tutte le principali operazioni relative alla registrazione ed alla consultazione del protocollo informatico. Barra dei bottoni Barra dei menu Barra delle Ricerche Bottone Filtro Elenco protocolli Bottone aggiorna Nome Utente A.O.O corrente

8 Rif.: HOWTO_Dispensa_Protocollo_essenziale_v10.doc pag. 8 Registrazione dei Protocolli Per registrare un protocollo sia esso in ENTRATA, USCITA o INTERNO si opera allo stesso modo per accedere alla maschera di registrazione. Partiamo dal protocollo in ENTRATA: Dal menu Protocollazione -> Gestione Protocollo, cliccare sul pulsante Prot. Entrata e apparirà la seguente schermata su cui si andranno ad inserire i dati: Iniziando dall alto: Oggetto: Digitare l oggetto del protocollo. Suggerimenti: a) LEGGERE BENE TUTTO IL DOCUMENTO DA PROTOCOLLARE; b) analizzare il contenuto del documento per capire di cosa si tratta; c) SINTETIZZARE l argomento del documento in una frase completa, chiara e non troppo sintetica. Si consiglia di usare almeno 30 caratteri per scrivere l oggetto.

9 Rif.: HOWTO_Dispensa_Protocollo_essenziale_v10.doc pag. 9 Mittente: Digitare il nome del mittente (SOLO il nome), nei campi successivi si potranno (NON è OBBLIGATORIO) inserire l indirizzo, Città, CAP, Provincia ed . Assegnatore: selezionare dalla lista il responsabile dell assegnazione del prootocollo che si stà registrando. Altri Mittenti: inserire gli eventuali altri mittenti intervallati da una virgola. Ufficio dest.: non inserire nulla. Ricevuto il/alle ore: inserire data e ora di ricezione del protocollo nel caso in cui tale protocollo stia venendo registrato in dato successiva all effettiva ricezione (es. Bandi di gara per appalti, fax ricevuti fuori dell orario di lavoro). Prot. Mittente/data: inserire l eventuale protocollo mittente. Conoscenza: non inserire nulla. Tipo Documento: selezionare dalla lista il tipo di documento Classificazione: selezionare dalla lista il tipo di classificazione Fascicolo: non usare Finita la compilazione dei campi, sono OBBLIGATORI i campi segnalati nella maschera con un * rosso, si clicca sul pulsante di salvataggio numero progressivo e la data. e il programma registrerà il protocollo dandogli il

10 Rif.: HOWTO_Dispensa_Protocollo_essenziale_v10.doc pag. 10 Vediamo ora il protocollo in USCITA: Dal menu Protocollazione -> Gestione Protocollo, cliccare sul pulsante Prot. Uscita e apparirà la seguente schermata su cui si andranno ad inserire i dati: Iniziando dall alto: Oggetto: Digitare l oggetto del protocollo. Suggerimenti: a) LEGGERE BENE TUTTO IL DOCUMENTO DA PROTOCOLLARE; b) analizzare il contenuto del documento per capire di cosa si tratta; c) SINTETIZZARE l argomento del documento in una frase completa, chiara e non troppo sintetica. Si consiglia di usare almeno 30 caratteri per scrivere l oggetto. Destinatario: Digitare il nome del destinatario (SOLO il nome), nei campi successivi si potranno (NON è OBBLIGATORIO) inserire l indirizzo, Città, CAP, Provincia ed . Altri Destinatari: inserire gli eventuali altri destinatari intervallati da una virgola. Ufficio Mittente: selezionare dalla lista l ufficio che sta spedendo il protocollo.

11 Rif.: HOWTO_Dispensa_Protocollo_essenziale_v10.doc pag. 11 Conoscenza: cliccare sul pulsante Conoscenza, apparirà una maschera per aggiungere uffici per conoscenza cliccare sul pulsate + e selezionare cliccando DUE volte con il mouse sull ufficio desiderato dalla lista che apparirà. Per eliminare un ufficio dalla lista selezionare l ufficio scelto e cliccare sul pulsante X. Per terminare cliccare sull icona della x in alto a destra. Tipo Documento: selezionare dalla lista il tipo di documento Classificazione: selezionare dalla lista il tipo di classificazione Fascicolo: non usare

12 Rif.: HOWTO_Dispensa_Protocollo_essenziale_v10.doc pag. 12 In ultimo vediamo il protocollo INTERNO: Dal menu Protocollazione -> Gestione Protocollo, cliccare sul pulsante Prot. Interno e apparirà la seguente schermata su cui si andranno ad inserire i dati: Iniziando dall alto: Oggetto: Digitare l oggetto del protocollo. Suggerimenti: a) LEGGERE BENE TUTTO IL DOCUMENTO DA PROTOCOLLARE; b) analizzare il contenuto del documento per capire di cosa si tratta; c) SINTETIZZARE l argomento del documento in una frase completa, chiara e non troppo sintetica. Si consiglia di usare almeno 30 caratteri per scrivere l oggetto. Altri Destinatari: inserire gli eventuali altri destinatari intervallati da una virgola. Ufficio Mittente: selezionare dalla lista l ufficio che sta spedendo il protocollo. Ufficio dest.: selezionare dalla lista l ufficio che sta ricevendo il protocollo.

13 Rif.: HOWTO_Dispensa_Protocollo_essenziale_v10.doc pag. 13 Conoscenza: cliccare sul pulsante Conoscenza, apparirà una maschera per aggiungere uffici per conoscenza cliccare sul pulsate + e selezionare cliccando DUE volte con il mouse sull ufficio desiderato dalla lista che apparirà. Per eliminare un ufficio dalla lista selezionare l ufficio scelto e cliccare sul pulsante X. Per terminare cliccare sull icona della x in alto a destra. Tipo Documento: selezionare dalla lista il tipo di documento Classificazione: selezionare dalla lista il tipo di classificazione Fascicolo: non usare

14 Rif.: HOWTO_Dispensa_Protocollo_essenziale_v10.doc pag. 14 Ricerche di Protocolli In sicraweb ci sono TRE tipi di ricerca, tralasciando il più semplice vedremo i due piu importanti. Maschera di Ricerca: A questa maschera si accede selezionando il menu Ricerca -> Criteri di Ricerca ricerca:, apparirà la maschera dove dovranno essere inseriti i parametri per la

15 Rif.: HOWTO_Dispensa_Protocollo_essenziale_v10.doc pag. 15 Inserimento Anagrafiche L inserimento dell anagrafica del Mittente/Destinatario deve essere redatta con PARTICOLARE cura, essa infatti, grazie al nuovo programma sicraweb, diverrà disponibile anche agli altri programmi quali ICI, Anagrafe ecc Quindi prima di vedere come inserire tali anagrafiche vediamo le linee guida su come compilarle. Regola Numero 1: Nell indicare la denominazione del mittente/destinatario è escluso l utilizzo di abbreviazioni e punteggiature ESEMPI SAGA S.P.A. è SAGA SPA U.L.S.S. 13 è ULSS 13 SIG. PINCO PALLINO è PINCO PALLINO POP. DI VICENZA è BANCA POPOLARE DI VICENZA ASS. GENERALI è ASSICURAZIONI GENERALI Regola Numero 2: PRIMA DI CREARE UNA NUOVA ANAGRAFICA VERIFICARE CHE NON ESISTA GIA Regola Numero 3: Quando si crea una NUOVA anagrafica inserire anche l indirizzo.

16 Rif.: HOWTO_Dispensa_Protocollo_essenziale_v10.doc pag. 16 La maschera di inserimento delle anagrafiche è questa I campi da compilare per poter registrare una anagrafica sono: Nuova data di validità: o si scrive a mano la data oppure si clicca DUE colte con il tasto sinistro nul campo bianco di fianco e apparirà automaticamente la data. SE PERSONA FISICA COMPILARE: Cognome, Nome SE PERSONA GIURIDICA COMPILARE: Nominativo

17 Rif.: HOWTO_Dispensa_Protocollo_essenziale_v10.doc pag. 17 Tipologia di soggetto: Scegliere tra persona fisica o persona giuridica anche a seconda di quanto si è compilato in precedenza Recapito di residenza: Nuova data di validità: o si scrive a mano la data oppure si clicca DUE colte con il tasto sinistro nul campo bianco di fianco e apparirà automaticamente la data. Indirizzo: digitare il COMUNE DI RESIDENZA (es. Teolo oppure Padova) e poi premere il tasto TAB della tastiera e il campo Indirizzo si sbloccherà per poter inserire i dati, quindi inserite la via con eventuale numero civico NON USANDO LE PUNTEGGIATURE! compilare il campo solo nel caso ci fosse. NON E OBBLIGATORIA!

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