L ORGANIZZAZIONE DEI FLUSSI DOCUMENTALI: LINEE GUIDA PER IL MANUALE DI GESTIONE

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1 L ORGANIZZAZIONE DEI FLUSSI DOCUMENTALI: LINEE GUIDA PER IL MANUALE DI GESTIONE

2 Il Manuale di Gestione Descrive il sistema di gestione e di conservazione dei documenti e fornisce le istruzioni per il corretto funzionamento del servizio. 1) (DPCM 31 ottobre 2000,art. 5, comma

3 Il Manuale di Gestione, in Ogni Dipartimento, Ufficio Extradipartimentale e Municipio, Descrive: Il sistema di gestione documentale a partire dalla protocollazione della corrispondenza in ingresso/uscita e interna I livelli di abilitazione dei soggetti interni ed esterni che a diverso titolo interagiscono con l Area Organizzativa Omogenea (AOO)

4 AMBITI IN CUI OPERA IL MANUALE La migrazione dei flussi cartacei verso quelli digitali, ovvero, in via transitoria, i flussi cartacei in rapporto al protocollo informatico I livelli di esecuzione, le responsabilità ed i metodi di controllo dei processi L'uso del Titolario e del Piano di Conservazione dei Documenti Le modalità di accesso alle informazioni da parte degli aventi titolo nel rispetto delle norme sulla trasparenza amministrativa

5 IL PROTOCOLLO DELL AREA ORGANIZZATIVA OMOGENEA L Area Organizzativa Omogenea è strutturata in più Unità Organizzative articolate in Uffici e Servizi, con un sistema di protocollazione unico Il Regolamento degli Uffici e Servizi del Comune di Roma, adottato con Deliberazione G.C. 29 ottobre 2002 n. 621 e sue successive modifiche ed integrazioni stabilisce il numero delle Aree Organizzative Omogenee La maggior parte delle AAOO utilizza il protocollo informatico, in modalità WEB accentrata o decentrata, avvalendosi del supporto del Dipartimento Risorse Tecnologiche Servizi Delegati Statistica

6 ACCESSO AL PROTOCOLLO INFORMATICO Il Protocollo Informatico è sottoposto al controllo del responsabile del protocollo informatico. Le abilitazioni e livelli di accesso alle funzionalità del Prodotto del Protocollo informatico, ovvero dell applicativo sviluppato dall amministrazione per implementare il servizio di protocollo informatico (visualizzazione, inserimento, modifica, annullamento dei dati) sono attribuite ai dipendenti nelle diverse UU.OO con atto del Direttore dell Area Organizzativa Omogenea.

7 Servizio per la tenuta del protocollo informatico e per la gestione dei flussi documentali Dipartimento Risorse Tecnologiche Servizi Delegati - Statistica UFFICIO PROTOCOLLO UFFICIO ARCHIVIO

8 Compiti del Servizio per la Tenuta del Protocollo e la Gestione dei Flussi Documentali (in collaborazione con la Struttura Competente in Materia Informatica, le Unità Organizzative Responsabili e i Responsabili dei Procedimenti) Predisporre ed aggiornare il Manuale di gestione Stabilire i criteri minimi di sicurezza del sistema Predisporre il piano di sicurezza informatica Controllare la procedura delle misure di sicurezza Garantire la conservazione delle copie in luoghi differenti Organizzare la gestione dei flussi Garantire la registrazione, classificazione e indicizzazione Garantire le funzioni del registro di protocollo Autorizzare l uso del registro di emergenza

9 Compiti del Servizio per la Tenuta del Protocollo e la Gestione dei Flussi Documentali (in collaborazione con la Struttura Competente in Materia Informatica, le Unità Organizzative Responsabili e i Responsabili dei Procedimenti) Vigilare sulle correttezza delle registrazioni Autorizzare le operazioni di annullamento Stabilire il versamento dei documenti cartacei Predisporre il piano di conservazione dei documenti Curare la conservazione dell Archivio Stabilire i livelli di accesso ai documenti Gestirne la registrazione, l accesso e la conservazione Offrire consulenza per lo scarto e la conservazione

10 Organizzazione dei documenti nel sistema di classificazione e conservazione Accesso alle informazioni nel rispetto della privacy Disponibilità, integrità e riservatezza del registro di protocollo Servizio dei flussi documentali dipartimentali Reperimento delle informazioni circa l iter di lavorazione dei documenti Corretta registrazione dei documenti in entrata/uscita e interni Informazioni sul collegamento di ciascun documento agli altri

11 I Documenti ANALOGICI Su supporto cartaceo Su altro supporto fisico DIGITALI Firma Digitale oppure Firma Elettronica oppure Identificazione con c.i. elettronica o carta nazionale dei servizi oppure Conformi all interoperabilità dei sistemi di protocollo informatico

12 La Protocollazione IN ENTRATA Per i documenti indirizzati alla AAOO da persona fisica o giuridica IN USCITA Per i documenti indirizzati dalla AAOO a persona fisica o giuridica INTERNA Per i Documenti in circolazione interna alle AAOO fra Servizi e Uffici del Comune di Roma Ad ogni singolo documento viene assegnata una marcatura temporale, un numero progressivo che lo identifica in modo univoco, la segnatura archivistica (in base al Titolario o Indice di Classificazione, l ufficio di competenza e il fascicolo di pertinenza (fascicolazione).

13 Il Registro di Protocollo Fa fede per il ricevimento e la spedizione di un documento e produce effetti giuridici All interno delle AAOO è unico Nell ambito del protocollo informatico è costituito dall elenco delle informazioni inserite con l operazione di registrazione di protocollo

14 La Registrazione al Protocollo Informatico Contiene Dati Obbligatori Dati Aggiuntivi Data Mittente Destinatario Oggetto Tipologia Numero e Tipo degli Allegati Classificazione d Archivio Fascicolazione Data della Messa agli Atti Data dello scarto

15 Ma Può Anche Contenere Alcuni Dati Facoltativi. Ora e minuto di arrivo del documento Numero e data assegnati dal mittente Attivazione del modello recante dati prefissati Note da ricollegare al documento Numero identificativo associato ad una data Flag che segnala la riservatezza Data di evidenza Destinatari per conoscenza Mezzo di ricezione e trasmissione Indirizzo del mittente fra i destinatari Tipo di documento Tipo di sottodocumento Distinta dei documenti da spedire ad un unico destinatario

16 E Dalla Registrazione Sono Esclusi Gazzette Ufficiali Bollettini Ufficiali Notiziari P.A. Giornali, Riviste e Libri Materiali Pubblicitari Atti preparatori interni Offerte, listini o preventivi non richiesti Inviti a manifestazioni che non attivino procedimenti Allegati a lettera Richieste di ferie e permessi Ricevute di ritorno di raccomandate A.R. Bollettini di pagamento di tributi e contravvenzioni Documenti illegibili o privi di mittente Documenti che non rivestono alcuna rilevanza giuridica e amministrativa

17 Inoltre Seguono una Registrazione Particolare Ordinanze del Sindaco Deliberazioni di Giunta e Consiglio Determinazioni Dirigenziali Ordini di Servizio

18 E Se il Procollo Informatico non Dovesse Funzionare. IL REGISTRO D EMERGENZA Si rinnova ogni anno solare Contiene il numero del protocollo informatico interrotto e un numero proprio E attivato dal Responsabile dell Ufficio Protocollo Le protocollazioni manuali devono essere riportate nel protocollo informatico entro cinque giorni dal ripristino del sistema

19 Il Titolario e il Piano di Conservazione La classificazione viene effettuata in base al Titolario e Piano di Conservazione ovvero al sistema di partizioni logiche, gerarchicamente ordinate, predisposto sulla base dell analisi delle funzioni delle UU.OO/Servizi/Uffici, adottato dalla AOO

20 Indici per la Classificazione dei Documenti TITOLO Individua le macrofunzioni delle UU.OO della AOO. Ad ogni U.O. corrisponde un solo titolo d archivio. CLASSE Individua specifiche competenze rientranti nella macrofunzione descritta dal titolo, è assegnata dall Ufficio o Funzionario Responsabile SOTTOCLASSE Attribuisce alla classificazione un ulteriore livello di specificazione nell ambito della classe, è assegnata dall Ufficio o Funzionario Responsabile

21 La Creazione del Fascicolo Apposizione del numero di protocollo sul documento Invio del fascicolo agli atti Apposizione di Titolo, Classe e Sottoclasse Chiusura del fascicolo dopo la chiusura del procedimento amministrativo Inserimento nel fascicolo di riferimento in ordine cronologico o creazione di un nuovo fascicolo

22 ...Ma non Dimenticare Di apporre al fascicolo una camicia sulla quale vengono riportati: Intestazione dell ufficio produttore Indice di classificazione dei documenti Oggetto del procedimento Data e numero di protocollo del primo e dell ultimo documento inserito

23 Il Repertorio Il Repertorio o lista dei fascicoli raggruppati in serie corrispondenti alle partizioni del Titolario e Piano di Conservazione della AOO deve contenere: La data di apertura L indice di classificazione completo Il numero di catena del fascicolo La data di chiusura L oggetto L annotazione dello status (messa agli atti, invio allo scarto)

24 Accessibilità al Protocollo Informatico Ad ogni utente del protocollo informatico, in base al servizio/ ufficio di appartenenza e al livello di competenze vengono assegnati: Una credenziale di accesso costituita da una componente pubblica che permette la sua identificazione da parte del sistema (user ID) e una privata o riservata di autenticazione Una autorizzazione di accesso (profilo) al fine di limitare le operazione di protocollo e di gestione documentale alle sole funzioni necessarie e indispensabili a svolgere le attività di competenza dell Ufficio a cui l utente appartiene

25 Per il Versamento in Archivio Il responsabile del procedimento verifica: La conclusione della pratica L annotazione nel repertorio L indicazione della data di chiusura L apposizione della classificazione al fascicolo.e dopo Distrugge copie e fotocopie che è possibile eliminare Compila l elenco di versamento

26 Nell Archivio Il responsabile dell Ufficio Riceve periodicamente e almeno una volta l anno i fascicoli conclusi Controlla che il materiale sia chiuso e cartellinato con le segnature archivistiche Aggiorna il registro e l inventario topografico

27 Il Piano di Conservazione e lo Scadenzario di Scarto Sono individuate tipologie di atti destinati alla conservazione permanente in base alla rilevanza amministrativa e/o storica Per le altre tipologie di atti viene individuato lo scadenzario di scarto che stabilisce i termini temporali di conservazione in base alla graduale perdita di rilevanza amministrativa e alla non acquisizione di quella storica

28 La Procedura di Scarto E avviata su richiesta delle Unità Organizzative Responsabili o dal Responsabile dell Ufficio Archivio E sottoposta dal Direttore della AOO al parere della Commissione Consultiva per lo Scarto di Atti che si riunisce presso l Archivio Capitolino E successivamente autorizzata con D.D. dello stesso Direttore, previo nulla-osta della Soprintendenza Archivistica per il Lazio L eliminazione degli atti avviene mediante cessione del materiale cartaceo alla Croce Rossa Italiana

29 Accesso agli Atti e Consultazione L accesso ai documenti amministrativi è garantito ai richiedenti per curare i propri interessi o svolgere ricerche storiche La domanda viene presentata all Ufficio Relazioni con il Pubblico (URP) La consultazione si effettua durante gli orari di apertura al pubblico dell URP in una sala appositamente predisposta La richiesta è evasa non oltre 30 giorni dalla presentazione della domanda

30 L Archivio della AOO Gli Uffici possono chiedere in ogni momento i fascicoli conservati nell Archivio La richiesta è redatta su un apposito modello La movimentazione del materiale è consentita solo agli addetti del Servizio Archivistico Il Responsabile del servizio compila il registro di carico e scarico

31 CREDITS Contenuti, riduzione in schede e veste grafica a cura di: Laura Francescangeli Nicola Immediato Gloria Ludovisi Piero Santoni Archivio Storico Capitolino Servizio II: Consulenza Archivi Correnti e di Deposito, Commissione Scarto e Attività Didattiche per le Scuole

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