Servizio Associato di Ufficio protocollo e archivio Comuni di Boissano e Toirano

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1 Servizio Associato di Ufficio protocollo e archivio Comuni di Boissano e Toirano Indice Presentazione della carta 1. chi siamo e come lavoriamo Responsabile Sig. Giovanna Paola Danesi tel servizigenerali@comune.toirano.sv.it Personale Modalità e strumenti di lavoro Principi garantiti con la carta 2. Rapporto con i cittadini Attività Trasparenza Tutela Moduli 1. CHI SIAMO E COME LAVORIAMO Personale L Ufficio Protocollo-Archivio del Comune di Toirano e del Comune di Boissano, gestito in forma associata ed accentrata, ha sede presso la Residenza Municipale di Toirano, Via Braida 35. L organizzazione che si occupa di erogare i servizi è composta da: 1) istruttore cat. D, collaboratori cat. B.

2 2) Responsabile del servizio. La responsabilità della qualità del servizio appartiene all Unità Operativa Semplice Protocollo e Archivio Responsabile del Servizio: Sig.ra DANESI Giovanna Paola (resp. gest. Associata serv. Demografici ed affari generali dei Comuni di Toirano e Boissano) Responsabili di procedimento: Sig. ROSSO Marcello, Sig.ra MATTOSCIO Gianna (Toirano), Sig. CAVALLARO Alessandro (Boissano). COMUNE DI TOIRANO: COMUNE DI BOISSANO: (A BOISSANO c è ancora CRISTINA come resp. del procedimento. Io ci metterei Alessandro, giusto??) Modalità e strumenti di lavoro Standard sulla Qualità del servizio Al fine di rendere chiari i ruoli di ogni soggetto interessato ed affinché, sia il personale che i Cittadini del Comune di Toirano abbiano parametri oggettivi di riferimento, sono introdotti standard per la prestazione del servizio. Tali standard costituiscono lo strumento di verifica sia dell efficienza che dell efficacia del servizio, oltre che il riferimento per la misura del grado di soddisfazione dell utenza. Continuità e regolarità del servizio Il Comune di Toirano e quello di Boissano si impegnano a garantire la continuità e la regolarità del servizio secondo la tempistica indicata successivamente, tenuto conto che, nell ottica di gestione associata del servizio tra i due Comuni, è stato accentrata la protocollazione presso il Comune di Toirano. Per il funzionamento del servizio protocollo, si individuano, oltre alle attrezzature di rito, fra gli strumenti indispensabili alla regolare gestione il manuale ed il titolario contenenti le regole tecniche rispettivamente per la protocollazione e l archiviazione della corrispondenza. Il conseguimento di questi obiettivi di continuità e regolarità è favorito da: - una programmazione degli interventi che l Ente è tenuto ad osservare; una programmazione dei controlli sulla regolarità di erogazione del servizio e la predisposizione di quanto necessario per la soluzione di eventuali anomalie. In caso di situazioni anomale, l intervento, tenendo conto della tipologia del servizio, avviene, di norma, nel più breve tempo possibile, salvo casi di forza maggiore.

3 Completezza ed accessibilità alle informazioni L Ufficio Protocollo-Archivio comunica con il personale ed i cittadini attraverso gli strumenti indicati nel successivo punto, e si impegna a far in modo che tali strumenti siano chiari, comprensibili ed accessibili al pubblico. Per favorire la conoscenza dei servizi erogati, l Ente mette a disposizione dei cittadini le informazioni sul servizio prestato e le indicazioni in merito alla modalità, ai criteri e ai tempi di erogazione. Reclami, Segnalazioni e Suggerimenti Il reclamo è la segnalazione di una difformità tra quanto previsto nella carta dei servizi e quanto effettivamente erogato. I reclami del cittadino riguardanti i servizi erogati devono pervenire all ufficio URP in forma scritta. I reclami, prima di essere accolti, sono soggetti alla valutazione della fondatezza da parte dell ufficio URP. Successivamente sono inoltrati agli uffici competenti i quali sono tenuti a formalizzare una risposta scritta entro 30 giorni. Il cittadino può segnalare il reclamo utilizzando qualsiasi altra forma scritta. E suo compito fare il possibile per descrivere chiaramente tutti gli elementi utili alla individuazione del problema o della segnalazione. Le segnalazioni e i suggerimenti del personale sono trasmessi direttamente all ufficio Protocollo-Archivio a mezzo di comunicazioni interne, mediante l applicativo di Halley informatica, ovvero mediante posta elettronica. Validità delle Carta e dei Servizi Questo documento approvato dagli organi deliberanti del Comune di Toirano e da quelli del Comune di Boissano, ha validità triennale. Il documento può essere revisionato in funzione di modifiche e aggiornamenti della normativa di riferimento, degli strumenti e degli atti formali di pianificazione annuale e delle modalità di erogazione dei servizi regolamentati. Principi garantiti con la carta Eguaglianza L erogazione dei servizi effettuata dal Comune di Toirano e dal Comune di Boissano, si basa sul principio di eguaglianza dei cittadini. Le regole che determinano il rapporto fra il Cittadino e le due Amministrazioni Comunali sono uguali per tutti a prescindere dal sesso, razza, religione ed opinioni politiche. Le due Amministrazioni Comunali si impegnano a prestare particolare attenzione, sia nel rapporto diretto che in quello indiretto, nei confronti dei soggetti portatori di handicap, anziani e cittadini appartenenti a fasce sociale deboli.

4 Imparzialità Nei confronti dei cittadini vengono adottati criteri di obiettività, giustizia e imparzialità. Continuità Viene garantito l impegno ad erogare i servizi in maniera continuativa e senza interruzioni, tenendo opportunamente conto dell orario di lavoro degli addetti e della cause di forza maggiore. Vengono adottati i provvedimenti necessari per ridurre al minimo la durata di eventuali disservizi. Partecipazione Viene garantita la partecipazione del cittadino alla prestazione del servizio pubblico, sia per tutelare il diritto ad una corretta erogazione del servizio fornito dai due Comuni, sia per favorire la collaborazione tra le Amministrazioni e le rispettive comunità locale. Efficacia ed efficienza Il Comune di Toirano ed il Comune di Boissano, si impegnano a perseguire l obiettivo del continuo miglioramento dell efficacia e dell efficienza del servizio, adottando le soluzione tecnologiche, organizzative e procedurali più idonee al raggiungimento dello scopo. 2. RAPPORTO CON I CITTADINI 2.1 Attività Archivio L Ufficio Protocollo si occupa della gestione dell Archivio corrente. Nell archivio comunale sono conservati tutti i documenti trattati dall Amministrazione Comunale, che, una volta definito il procedimento a cui si riferiscono, devono essere archiviati per la loro consultazione, secondo precise regole stabile dalla legge. Coloro che sono interessati alla consultazione di atti presso l archivio comunale possono presentare domanda in carta semplice all Ufficio Protocollo, con l indicazione precisa dei documenti da consultare e ricercare ed indicando lo scopo della ricerca che deve corrispondere ad un diritto soggettivo. La consultazione e la ricerca verranno effettuate in orario da concordare con il referente dell archivio. Posta L Ufficio protocollo accentrato presso il Comune di Toirano, che svolge i compiti per entrambi i Comuni, utilizzando l applicativo gestionale omogeneo, ma con archivi informatici separati, provvede anche alla consegna all ufficio di Poste Italiane territorialmente competente, di tutte le comunicazioni in partenza,

5 occupandosi dell affrancatura della corrispondenza, condividendo l infrastruttura già in dotazione al Comune di Toirano, facendo compartecipare nelle spese di gestione, pro-quota, anche il Comune di Boissano, nonché alla compilazione di tutta la modulistica relativa. Atti in deposito L Ufficio Protocollo, svolge anche la protocollazione degli atti in deposito presso la casa comunale, la cui cura e gestione è tuttavia affidata all ufficio messi comunali, che ne curerà la gestione conformemente alle disposizioni di legge vigenti. Attività di Front-Office Chiunque abbia necessità di inviare atti o documenti di qualsiasi tipo (richieste, segnalazioni, dichiarazioni, ecc) al Comune di Toirano ed al Comune di Boissano, può, in alternativa al servizio postale, consegnarli direttamente al Protocollo Generale accentrato presso il Comune di Toirano, ovvero trasmetterli all indirizzo di PEC del Comune di Toirano, comune.toirano.sv@halleycert.it, ovvero all indirizzo dell ufficio protocollo: municipio@comune.toirano.sv.it ovvero all indirizzo PEC del Comune di Boissano protocollo@pec.comune.boissano.sv.it. Gli utenti che consegnano personalmente un documento IN UNO DEI DUE COMUNI possono richiedere al personale dell Ufficio che lo riceve, di porre un timbro su una copia dell atto per attestare l avvenuta ricezione da parte del Comune con la relativa data, ovvero di fornire una ricevuta a mezzo stampa, dal programma gestionale, una volta inserito il documento protocollato. Nel timbro potrebbe non essere indicato il numero di protocollo, poiché la registrazione potrebbe avvenire in un momento successivo, compatibilmente con le altre attività svolte dall addetto adibito all ufficio protocollo. Tutti gli interessati possono ottenere le informazioni relative agli estremi di registrazione degli atti da essi inviati al Comune di Toirano ed al Comune di Boissano, e sull effettivo ricevimento dei documenti da parte dei vari uffici comunali. Protocollo L Ufficio Protocollo-Archivio è l Ufficio che certifica l arrivo e la partenza di ogni documento da e per ognuno dei due Comuni: si occupa pertanto della ricezione e trasmissione di quella in partenza. Tutti i documenti in arrivo e in partenza sono soggetti alla protocollazione, che si esegue registrando il documento con un numero progressivo, data e una serie di altre informazioni che consentono poi una corretta archiviazione ed individuazione del documento stesso. Il numero di protocollo consente infatti di individuare ciascun documento in maniera inequivocabile e gli altri riferimenti permettono di rintracciarlo agevolmente fra gli atti di ogni Comune, in qualsiasi momento. Il protocollo viene gestito con un sistema informatizzato, attraverso un software gestionale.

6 L Ufficio Protocollo del Comune di Toirano e quello del Comune di Boissano, hanno adottato un Manuale di Gestione che disciplina la tenuta del Protocollo Informatico per la gestione dei documenti all interno dell Amministrazione comunale, cui ad ogni buon conto si rimanda, per quanto attiene alla dettagliata disamina delle operazioni di protocollazione. Di norma, l attività relativa alla protocollazione avviene nel seguente modo: la posta in arrivo, perviene all ufficio, sia attraverso la consegna diretta a mano da parte del cittadino durante il normale orario di apertura al pubblico, sia tramite il portalettere incaricato da Poste Italiane, sia tramite fax, sia tramite la PEC dell Ente, sia tramite posta elettronica ordinaria, alle caselle attive presso il Comune di Toirano. La corrispondenza che perviene al protocollo in modalità cartacea, viene protocollata, scannerizzata ed alla stessa viene applicata un etichetta contenente il codice a barre, prodotta tramite la stampantina in dotazione all ufficio protocollo. In tal modo, la riproduzione informatica del documento viene automaticamente smistata tramite la procedura Halley, agli uffici di appartenenza, così come manualmente avviene per il cartaceo, in maniera tradizionale, con la materiale consegna alla persona individuata dal responsabile di ogni servizio, una volta al giorno. Per quanto riguarda invece le comunicazioni che pervengono a mezzo PEC alla casella istituzionale del Comune, o per il Comune di Toirano, per posta elettronica normale alla casella municipio@comune.toirano.sv.it, esse vengono direttamente acquisite tramite il software applicativo del protocollo informatico, e protocollate automaticamente, inglobando come documentazione ad esse accluse, gli eventuali allegati presenti nel messaggio pervenuto. Per quanto riguarda le mails che pervengono nelle caselle comunali in dotazione a ciascun ufficio di ciascun Comune, sarà invece cura degli appartenenti a tali uffici, girarle per la protocollazione alla suddetta casella municipio@comune.toirano.sv.it (per Toirano) e protocollo@pec.comune.boissano.sv.it (per Boissano) laddove sia da essi ritenuto opportuno e necessario, in base alla natura del contenuto delle stesse (come definito nel manuale del servizio protocollo). Analoga procedura è utilizzata per la documentazione cartacea in partenza, che verrà consegnata all ufficio protocollo, il quale provvederà, con ogni possibile sollecitudine, alla registrazione del documento e all invio. Per quanto riguarda la protocollazione della corrispondenza da inviare a mezzo o PEC, ogni ufficio è abilitato ad effettuare tale operazione, direttamente tramite il software protocollo informatico e non con Outlook Express o Outlook di Microsoft, seguendo le semplici istruzioni in dotazione, con possibilità di accludere file di documentazione in formato elettronico ovvero firmati digitalmente. In tal modo la corrispondenza inviata, verrà acquisita direttamente nel database del programma gestionale del protocollo, salvata e conservata regolarmente. Si sottolinea la necessità di ricorrere sempre maggiormente all utilizzo di posta elettronica e PEC e di ridurre al massimo gli invii cartacei a mezzo posta, in quanto più costosi, meno duttili e veloci e che comportano un maggior dispendio di carta.

7 Tempistica I tempi previsti per il servizio di protocollo sono i seguenti: Protocollo immediato (durante il normale orario di apertura dell ufficio) Protocollo entro 48 ore dal ricevimento Protocollo entro il giorno successivo alla consegna Viene assegnato immediatamente il protocollo alla seguente documentazione: - Richieste emissione ordinanza - Denuncia pratica sismica - CDU urgente - Offerte per partecipazione a procedure di gara - Incontro urgente per Sindaco ed Amministratori - Documenti urgenti di pubblica sicurezza - Tutta la documentazione che prevede un riscontro entro una scadenza ravvicinata onde evitare un pregiudizio per l Ente Tutta la restante documentazione Tutta la posta in partenza La richiesta di protocollare urgentemente documentazione che non rientra tra quella indicata nella presenta Carta dei Servizi, ovvero al di fuori del normale orario di apertura dell ufficio protocollo, deve essere fronteggiata, di norma, direttamente dall ufficio richiedente, tramite la procedura informatizzata, in modo da non arrecare pregiudizio alla normale attività dell ufficio protocollo, il cui addetto NON espleta esclusivamente tale mansione, essendo anche incaricato di procedimenti inerenti il servizio segreteria. L erogazione del servizio avviene negli orari indicati all esterno dei locali dell ufficio protocollo-archivio e riportati sul sito Internet del Comune di Toirano (gestione accorpata ed unificata per i due Comuni), 6 *** volete inserire qualcosa anche per Boissano??? O si lascia così?? I cittadini, il personale ed i colleghi sono tenuti rispettare tali orari. Al di fuori dell orario stabilito, coloro che hanno necessità di far protocollare pratiche in arrivo od in partenza, potranno deporle nelle apposite vaschette, posti nell ufficio stesso. Ogni ufficio comunale è dotato di collegamento informatico al software gestionale del Protocollo, onde consentire, alla bisogna in caso di urgenza, la protocollazione in arrivo, in partenza, nonché di prassi, la consultazione di ogni pratica e l invio di e PEC protocollate. 2.2 TRASPARENZA L Ufficio Protocollo-Archivio, nei limiti definiti dalle disponibilità tecniche, economiche e organizzative, si impegna a garantire la realizzazione dei servizi nel rispetto di quanto definito nella Carta dei Servizi.

8 2.3 TUTELA Le violazioni ai principi della Carta dei Servizi possono essere segnalate all URP come reclami. In funzione della tipologia di reclamo presentato e delle eventuali azioni correttive predisposte nei termini indicati, l ufficio competente riferisce sull esito degli accertamenti compiuti, sulle azioni intraprese e sui tempi previsti per la loro attuazione