Concorso Premiamo i risultati DOCUMENTO DI PARTECIPAZIONE

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1 Ministero per la pubblica amministrazione e l innovazione Concorso Premiamo i risultati DOCUMENTO DI PARTECIPAZIONE - 1 -

2 PREMESSA Il documento di partecipazione ha come oggetto la progettazione esecutiva del piano di miglioramento gestionale presentato sinteticamente in fase di candidatura. Esso va predisposto, dalle amministrazioni ammesse alla seconda fase del concorso, seguendo le indicazioni contenute nel presente formulario strutturato in domande aperte, domande con alternative di risposta e istruzioni per la compilazione. Il formulario deve essere compilato con cura in ogni sua parte e corredato della firma del responsabile della candidatura. Nel caso di dubbi interpretativi si suggerisce di rivolgersi all help desk del concorso per chiarimenti. Il documento risultante non dovrà superare nel suo complesso (compresa la copertina) le 20 pagine e non dovrà essere allegata alcuna documentazione aggiuntiva. La trasmissione del documento di partecipazione va effettuata esclusivamente: in formato PDF entro e non oltre le ore 24 del giorno 19 Novembre 2008 con inoltro all indirizzo di posta: La valutazione del documento, per l ammissione alla fase successiva, riguarderà nuovamente la coerenza con gli obiettivi del concorso e la presenza di tutti gli elementi richiesti necessari a valutare la fattibilità operativa degli interventi di miglioramento da realizzare

3 PIANO DI MIGLIORAMENTO GESTIONALE COMUNE DI SIANO Provincia di Salerno UFFICIO GESTIONE DEL TERRITORIO Firma del responsabile della candidatura Geom. Vincenzo Leo - 3 -

4 PRIMA SEZIONE ANAGRAFICA Denominazione del Piano S.I.G.E.F. Sistema Informativo per la Gestione dell Emergenza Frana Responsabile: Cognome: Leo Nome: Vincenzo Telefono: / Ruolo: Coordinatore Generale Area Gestione del Territorio Referente: Cognome Caiazza Nome: Vito Telefono: / Ruolo: Ing. Ufficio COC (Centro operativo comunale) Durata dell intervento in mesi : 9 Periodo di realizzazione: da 01/01/2009 a 30/09/2009 Eventuali Risorse destinate, escluse le retribuzioni del personale coinvolto 1 : Ammontare complessivo: di cui: - a carico dell Amministrazione/ufficio: a carico di altre Fonti (indicare quali).. Non sono previste risorse 1 Vanno indicate solo le risorse finanziarie effettivamente disponibili e/o già stanziate in bilancio - 4 -

5 SECONDA SEZIONE SCENARIO DI RIFERIMENTO 1 ORIGINE DEL PIANO 1.1. L intervento è riconducibile alle strategie politiche e/o di gestione espresse in: (sono possibili più risposte) documenti di programmazione generale dell amministrazione (es. Peg, Direttiva annuale, altra documentazione, ecc.) piani di miglioramento/programmi settoriali è un iniziativa autonoma del proponente x altro (specificare) Miglioramento del piano di evacuazione per rischio idraulico attualmente in atto, redatto con Delibera di Giunta Comunale n. 13 del 01/02/ La decisione di intervenire sull ambito scelto deriva da: (sono possibili più risposte) autovalutazione sullo stato dell organizzazione effettuata con l utilizzo di metodologie appropriate (es: modelli Caf, Efqm, gruppi di qualità, ecc.) risultati di indagini di customer satisfaction analisi dei reclami raccolti in modo sistematico specifica indagine realizzata da personale interno specifica indagine realizzata da consulenti indicazioni di uno degli organi interni di valutazione e/o di audit richiesta del vertice (politico o amministrativo) x altro (specificare) Analisi condotta dal COC (centro operativo comunale). Il COC è un organo a cui partecipano diverse strutture (Comune, ASL, Forze dell ordine, Associazioni di volontariato, Telecom ed altre società di gestione dei servizi di rete idrica, fognaria, elettrica, gas metano) ed è costituito da 9 funzioni: Tecnico scientifica, Sanità, Volontariato, Materiali e mezzi, Servizi essenziali, Censimento danni a persone e cose, Strutture operative locali, Telecomunicazioni, Assistenza alla popolazione e attività scolastica. Il COC è diventato operativo in seguito agli eventi franosi che hanno colpito i comuni di Siano, Sarno, San Felice a Cancello, Quindici e Bracigliano il 5 e 6 Maggio Il piano è connesso con altre attività di miglioramento: sì, già realizzate x sì, in corso sì, già programmate NO Se sì, specificare sinteticamente l oggetto degli interventi Attività annuale di informazione sui rischi idrogeologici e di simulazione del fenomeno con prove di evacuazione Motivo prevalente dell intervento: (una sola risposta) carenza di un servizio/processo esigenza di rispondere a nuove domande di altri uffici/servizi esigenza di rispondere a nuove domande di utenti o stakeholder esigenza di ridurre i costi - 5 -

6 esigenza di migliorare il clima organizzativo x altro (specificare) rendere più sicuro il piano di evacuazione esistente attraverso un sistema informatico di comunicazione diretta con la popolazione 1.5. Definizione del problema Illustrare il problema che l intervento intende affrontare. La descrizione deve in particolare evidenziare a quali bisogni l intervento vuole dare risposta sia dal punto di vista dei portatori di interesse implicati, che dell amministrazione/ufficio. Rendere più efficace e rapido il piano di evacuazione esistente attraverso una precisa conoscenza della condizione familiare ed abitativa dei nuclei residenti nella zona a rischio, ed un sistema di comunicazione che in tempo reale sia in grado di segnalare criticità e consenta di stabilire le priorità di intervento in fase di evacuazione. Garantire la sicurezza dei cittadini e la gestione efficiente del centro di accoglienza per una corretta pianificazione dei servizi socio assistenziali (numero di posti letto, pasti e bevande, generi di prima necessità) e tecnici (mezzi di trasporto). 2 ELABORAZIONE DEL PIANO 2.1. La progettazione ha coinvolto: (sono possibili più risposte) utenti (interni/esterni) del servizio/processo di lavoro su cui si interviene altri portatori di interesse x responsabili del settore/dei settori su cui si interviene personale del settore/dei settori su cui si interviene x personale che sarà impegnato a realizzare l intervento x altro COC (centro operativo comunale), responsabile dei servizi informatici Specificare come è stato garantito tale coinvolgimento: Riunioni a cui hanno partecipato i responsabili delle 9 funzione del COC, i responsabili ed il personale dei settori dell Amministrazione comunale coinvolti ( Servizi demografici, Servizi Sociali, Gestione del territorio, Affari generali) ed il responsabile dei servizi informatici In fase di progettazione ci si è avvalsi dei seguenti elementi di analisi del problema (indicatori di criticità): (sono possibili più risposte) dati di indagine sugli utenti o stakeholder (specificare quali): Conduzione di un indagine campionaria sul livello di conoscenza da parte della popolazione delle procedure di gestione dell emergenza frana dalla quale è emersa la necessità di sensibilizzare e stimolare la partecipazione della cittadinanza attraverso nuovi sistemi di comunicazione. dati di funzionamento (specificare quali): Dati derivanti dalle passate gestioni delle fasi di allarme ed evacuazione (criticità nelle comunicazioni; efficienza nell organizzazione del personale addetto e dei mezzi; riscontro delle priorità di intervento; durata complessiva della fase di evacuazione) Altro (specificare) - 6 -

7 TERZA SEZIONE CARATTERISTICHE DELL INTERVENTO 1 GLI OBIETTIVI 1.1 Con l intervento si punta ad un miglioramento principalmente nell area: (scegliere l area di interesse prevalente e indicare minimo una risposta nell area scelta) del contesto: integrare le amministrazioni valorizzare la comunità rinnovare il rapporto centro/periferia del problema: cogliere le esigenze degli utenti interpretare la missione analizzare la situazione, definire obiettivi X della soluzione: coinvolgere il personale x utilizzare tecnologie e metodi x gestire le risorse economiche del risultato: controllare i risultati valutare gli effetti consolidare e diffondere le buone pratiche 1.2 L intervento si basa prioritariamente su: (una sola risposta) innovazione nelle modalità di applicazione di norme di legge ottimizzazione nell uso delle risorse umane e/o materiali per ottenere maggiore efficienza (es. risparmi) gestione innovativa di funzioni per valorizzare le risorse umane, per responsabilizzare i ruoli direttivi, per sviluppare una cultura organizzativa orientata ai risultati, ecc. modifica dei processi organizzativi per migliorare la gestione modifica dei ruoli per migliorare il benessere del personale modifica delle modalità di erogazione dei servizi e della relazione con i clienti altro (specificare) - 7 -

8 1.3 Descrivere gli obiettivi Obiettivi generali (finalità cui mira globalmente il piano) Rendere più rapida ed efficace la procedura di evacuazione nei territori soggetti a rischio idrogeologico. Obiettivi specifici (obiettivi operativi in cui è possibile scomporre l obiettivo generale, anche in relazione alle diverse fasi di realizzazione previste, compresa la descrizione delle realizzazioni previste) Monitorare costantemente le condizioni socio-demografiche dei nuclei familiari residenti nelle zone a rischio. Sensibilizzare la popolazione stimolando la conoscenza e la partecipazione al piano di miglioramento. Raggiungere un grado di automazione informativa durante la fase di emergenza che consenta di velocizzare gli interventi e di realizzare risparmi economici. 1.4 Descrivere i risultati attesi Descrivere i cambiamenti/impatti attesi sui destinatari intermedi e finali dell intervento come conseguenza del raggiungimento degli obiettivi del piano di miglioramento Garantire maggiore sicurezza per i cittadini. Favorire la partecipazione dei cittadini. Gestire in modo efficiente le risorse e il personale coinvolto. 1.5 Descrivere il prodotto finale dell intervento Descrivere cosa si intende realizzare per raggiungere i risultati attesi. Realizzazione di un portale web per la gestione dei dati relativi ai nuclei familiari e l interazione tra questi ultimi e l Amministrazione comunale. Realizzazione di un sistema telefonico automatico di comunicazione bidirezionale tra il COC e i responsabili dei nuclei familiari che gestisca in tempo reale le informazioni utili ad una gestione efficace della fase di allarme e di evacuazione

9 2 LE ATTIVITA PREVISTE 2.1. Descrivere le attività, articolate in fasi, con indicazione degli output attesi e dei relativi indicatori di realizzazione per ciascuna attività Fasi Attività Output attesi Indicatori di realizzazione Fase 1 Individuazione dei nuclei familiari residenti nella zone a rischio, attraverso interrogazione del database dei residenti e verifica incrociata con il database dei contribuenti Tarsu. Certezza dei dati % di casi anomali (che presentano inesattezze ed incongruenze) sul totale dei dati estratti Fase 2 Realizzazione di un questionario per la raccolta delle informazioni necessarie alla conoscenza del nucleo familiare e della relativa abitazione (es.: bambini, persone anziane, diversamente abili, animali, mezzi propri di trasporto, disponibilità di alloggio alternativo in caso di evacuazione, recapiti telefonici dell ospitato e dell ospitante, verifica dell accessibilità delle abitazione - strade di accesso, ingressi, seminterrati, ecc.). Redazione di una guida informativa sugli obiettivi, le fasi e le procedure del piano di evacuazione da distribuire alla cittadinanza. Completezza e congruità del questionario Chiarezza e praticità della guida % delle domande non risposte % dei dati raccolti e non previsti (a seguito di test con intervista su un campione di nuclei familiari) % delle risposte esatte sul totale formulate (a seguito di successiva intervista telefonica a campione) Fase 3 Realizzazione e promozione di un portale web per la gestione dei dati relativi ai nuclei familiari e l interazione tra questi ultimi e l Amministrazione comunale. Il portale, oltre a divulgare i contenuti della guida informativa, avvisi e comunicazioni e a consentire la richiesta di informazioni, consentirà ai responsabili dei nuclei familiari l acceso ad un area privata per l' aggiornamento dei dati. Successo dell'attività di promozione. Numero di accessi al sito Numero di contatti al sito per richiesta informazioni - 9 -

10 Fase 4 Invio comunicazione a recarsi presso gli uffici demografici per la compilazione del questionario. Visita a domicilio presso i nuclei familiari che non hanno risposto all invito e definizione della data per realizzare l intervista. Realizzazione delle interviste, distribuzione della guida informativa e dei codici univoci di comunicazione per confermare l imminente evacuazione volontaria presso la famiglia ospitante o presso il centro di accoglienza. Inserimento dei dati sul portale da parte dell incaricato comunale presso l ufficio oppure attraverso computer portatile con connessione umts durante la visita a domicilio. Grado di partecipazione dei nuclei familiari % di interviste realizzate presso gli uffici rispetto al totale delle interviste Fase 5 Sviluppo, test e collaudo di un sistema basato su centralino PBX software per la gestione delle comunicazioni telefoniche in entrata ed in uscita. Il sistema effettuerà l invio di sms di allerta e le telefonate di notifica degli stati di preallarme, allarme ed evacuazione (gli sms e le telefonate automatiche ricorderanno anche i codici univoci di comunicazione) ai responsabili dei nuclei familiari e l invio dei fax di notifica alle funzioni del coc e agli organi sovracomunali. Il sistema riceverà altresì le telefonate dei responsabili dei nuclei familiari che comunicheranno il rispetto della procedura oppure evidenzieranno particolari problemi digitando rispettivamente il codice univoco di comunicazione oppure telefonando al numero verde dove gli operatori / un risponditore automatico gestiranno le chiamate / registrerà le telefonate e le inoltrerà via al centro di coordinamento.sulla base delle risposte ricevute si sarà in grado intervenire dando priorità ad i casi più problematici da evacuare (Es.: il capo famiglia ha chiamato perché è malato e non può trasferire il nucleo presso i centri di accoglienza o presso l ospitante in precedenza comunicato), conoscere i nuclei che stanno seguendo la procedura (cioè sono in procinto di recarsi presso il centro o presso gli ospitanti) e predisporre i servizi tecnici e sociali nei centri di accoglienza (posti letto, pasti e bevande, servizi igienici e sanitari). Funzionamento del sistema, delle procedure di comunicazione ed efficacia degli interventi di evacuazione Durata dell evacuazione simulata % delle comunicazioni ricevute sul totale del campione % delle comunicazioni gestite sul totale ricevuto

11 2.2 Definire il livello di miglioramento atteso per ciascun risultato previsto Risultati attesi (vedi domanda 1.4) Garantire maggiore sicurezza per i cittadini Indicatore (descrizione e unità di misura) Efficacia dell evacuazione durata totale della fase di evacuazione % di casi critici evacuati durante la prima ora rispetto al totale dei casi critici Target durata massima di due ore Evacuazione del 90 % dei casi critici durante la prima ora Migliorare l efficienza della gestione delle risorse e del personale coinvolto Risparmio nella pianificazione e nella gestione dei centri di accoglienza % dei posti letto, dei pasti e delle bevande predisposti rispetto alle persone effettivamente accolte nel centro. scostamento del 10% rispetto al numero effettivo degli ospitati Favorire la partecipazione dei cittadini Livello di gradimento, partecipazione ed utilità percepita dai cittadini % rispetto al totale dei nuclei familiari che hanno interagito con il sistema durante la fase di allarme percentuale minima del 75% dei nuclei familiari

12 3 LE RISORSE UMANE COINVOLTE 3.1. Indicare se è prevista la costituzione di un gruppo di lavoro per la elaborazione e realizzazione del piano Si No 3.2 Se si, indicare: N. componenti del gruppo di lavoro 6 Caratteristiche del gruppo di lavoro Ruolo Compiti Gg/impegno Dirigenti 1 Indirizzo, controllo e verifica degli obiettivi strategici e del rispetto dei tempi e del budget. Attività decisionale e direzione 30 Funzionari 4 Altro personale 1 (referente informatico) amministrativa. Definizione dei questionari e raccolta delle informazioni. Definizione della campagna informativa. Controllo e report sull'andamento generale del piano. Presidio e partecipazione all'implementazione ed al collaudo dei sistemi informatici (portale e sistema pbx) Indicare l eventuale apporto di altri soggetti (personale di altri uffici dell amministrazione (specificare numero, ruolo e funzioni) Tre funzionari dell'ufficio anagrafe parteciperanno alla fase di censimento della popolazione residente nelle zone a rischio frana ed effettueranno le interviste

13 4 LE PARTNERSHIP E LE COLLABORAZIONI 4.1.Indicare tipologia e modalità di collaborazione di eventuali partnership (altre amministrazioni, altri soggetti) Si intende avvalersi dei servizi di una o più aziende con comprovata esperienza nello sviluppo e nella gestione di sistemi PBX software interattivi e nello sviluppo di portali web dinamici. 4.2 Indicare se sono previste consulenze e quali sono le attività che saranno garantite dalla consulenza

14 5 DIREZIONE E VALUTAZIONE 5.1. Indicare le modalità previste per il presidio dell intervento e il raccordo con i vertici dell ufficio/amministrazione Considerate le dimensioni ridotte del Comune, la prevalenza delle attività umane (fase di censimento e di comunicazione) ed il fatto che esse siano svolte dagli stessi componenti del team, si ritiene che non ci siano particolari esigenze di presidio se non per le attività di carattere informatico. Per queste, il responsabile informatico del Comune, lavorerà assieme ai fornitori e seguirà le fasi di acquisto delle attrezzature, di sviluppo, di test e di collaudo dei sistemi Descrivere le modalità di coordinamento delle attività Per gli stessi motivi elencati al punto precedente, si ritiene che il modo più semplice ed efficace per garantire il coordinamento delle attività sia rappresentato da meeting settimanali dei componenti del team. 5.3 Descrivere le modalità previste per seguire l andamento delle attività nel corso della realizzazione e verificare gli eventuali scostamenti rispetto ai risultati attesi. Ciascun componente del team, durante i meeting settimanali, dovrà compilare un apposito modulo in cui indicare le attività svolte e le attività previste per la settimana successiva e potrà condividere i risultati attesi e conseguiti, evidenziare le criticità e proporre suggerimenti. In questo modo si conoscerà l'andamento del piano e si potranno discutere e valutare collegialmente gli effetti che di volta in volta particolari circostanze possano avere sullo svolgimento delle attività, sul rispetto dei risultati e dei tempi programmati, adottando le conseguenti decisioni. 5.4 Descrivere le modalità di comunicazione (interna ed, eventualmente, esterna) previste per far conoscere l intervento e i suoi esiti La comunicazione interna è assicurata dai meeting del team. La comunicazione eterna verrà effettuata attraverso il porrtale del Comune, il portale ad hoc che è parte del piano e attraverso incontri pubblici con la cittadinanza prima, durante e a conclusione del piano

15 6 FATTORI CRITICI DI SUCCESSO 6.1 Descrivere i fattori critici di successo dell intervento e cioè i principali problemi che si ritiene si dovranno affrontare per ottenere i risultati attesi Il fattore critico di successo è rappresentato dalla partecipazione della cittadinanza e, di conseguenza, dall efficacia delle attività di comunicazione e di sensibilizzazione sulla finalità della sicurezza. Solo comprendendo che il piano è finalizzato alla loro sicurezza, i cittadini seguiranno diligentemente le procedure garantendo i raggiungimento dei risultati attesi. Diversamente, sebbene il sistema e le procedure siano correte, la mancata partecipazione dei cittadini determina il fallimento del piano. 7 ARTICOLAZIONE TEMPORALE DEL PIANO 7.1 Inserire il Gannt relativo alla tempistica del piano FASE I FASE II MESI FASE III FASE IV FASE V

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